Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 14/90 Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Lillemøterom Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 018/14 019/14 020/14 021/14 022/14 023/14 024/14 025/14 026/14 027/14 028/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Sikkerhet på skoleturer - Ny orientering til kontrollutvalget Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport vedr. brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid - Orientering til kontrollutvalget Salg av aksjer i Trønderenergi AS - Orientering til kontrollutvalget Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Bestilling av forvaltningsrevisjon Forslag til møteplan for 2. halvår 2014 Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsek, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 018/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/90-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Sikkerhet på skoleturer - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 019/14 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Sikkerhet på skoleturer Sikkerhet på turer ved oppvekstsentra i Snillfjord kommune Orientering til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en skriftlig orientering vedr. Formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Hva har Snillfjord kommune gjort for å forhindre at slikt skjer igjen? Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 40/2013. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Utvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet ved turer. Oppsummeringen legges frem på kontrollutvalgets møte i mai/juni. Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 13/2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet på turer. Utvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding innen 27. mai 2014, samt en orientering på sitt møte 10. juni Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en ny orientering. 3

4 Rådmannens skriftlige orientering ble mottatt av kontrollutvalgets sekretariat (vedlagt) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre. 4

5 Fra: Åge Røe Sendt: Til: Eva J Bekkavik Kopi: Emne: Sikkerhet på skoleturer Hei Oversender dokument som viser rektorenes svar på hvilke rutiner som følges for å ivareta elever og barnas sikkerhet ved turer. Vedleggene som de har sendt med legges ikke med her, men kan forelegges ved interesse. Regner med at det er rådmannens ansvar å kvalitetssikre disse. I tillegg til dette vil skolene bli bedt om lage rutiner for opplæring av elever i forbindelse med bruk av varmekilder. Vennlig hilsen Åge Røe kommunalsjef oppvekst Snillfjord kommune, 7257 Snillfjord < Tlf Mob E-post: aage.roe@snillfjord.kommune.no <mailto:aage.roe@snillfjord.kommune.no> 5

6 Sikkerhet på turer ved oppvekstsentra i Snillfjord kommune Oppvekstsenteret redegjør for sine rutiner som ivaretar elevenes sikkerhet med hjemmel i følgende lover og forskrifter: 1. Forskrift til opplæringsloven, 12-1, Tryggleik for elevane. 2. Forskrift om miljøretta helsevern i barnehager, skoler mv. (spesielt 4,14 og 15: Ansvar, Internkontroll, Sikkerhet og helsemessig beredskap, Førstehjelp) 3. Internkontrollforskriften ( 4 og 5, Plikt til internkontroll og Systematisk HMSarbeid, Krav til dokumentasjon) Vedr.pkt.1 Forskrift til opplæringsloven, 12-1 Hvordan sikrer skolen elevenes trygghet når de er på turer utenfor skolens område? Har skolen egne regler eller rutiner for tilsyn ved slike anledninger? Krokstadøra oppv.s. Ven oppv.s. Hemnskjela oppv.s. Sørger for forsvarlig antall voksne ut fra antall elever/barn som er med på turen. Har med mobiltelefon. Har med førstehjelpsutstyr. Foresatte får skriftlig beskjed om hvor vi er på forhånd med tidspunkter for når vi drar og når vi er tilbake på oppvekstsenteret. Har en bålansvarlig. Tar vi med kniver har vi en voksen som har ansvaret for disse og bruker dem sammen med en liten gruppe av gangen. Ansatte løfter aldri barn/elever opp til høyder de ikke kommer seg opp på selv. Vedr. pkt 2 Forskrift om miljøretta helsevern, 4, 14 og15 Virksomheten skal planlegges og drives slik at skader og ulykker forebygges. Virksomheten skal ha rutiner og utstyr for håndtering av ulykkes- og faresituasjoner. Rutinene og sikkerhetsutstyret skal være kjent for alle, herunder barn og elever. Virksomheten skal ha førstehjelpsutstyr i tilstrekkelig mengde og av tilfredsstillende standard. Utstyret skal være forsvarlig plassert. Virksomhetens eier skal sørge for at alle ansatte er kjent med hvor utstyret oppbevares og hvordan førstehjelp ytes. 6

7 Hvordan forebygger oppvekstsenteret ulykker på turer? Hvordan gjennomgår oppvekstsenteret sin beredskap for å sikre god og sikker førstehjelp hvis ulykke skulle skje? Hvordan sikrer oppvekstsenteret at alle medarbeidere kjenner oppvekstsenterets rutiner for miljø og sikkerhet. Krokstadøra oppv.s. Ven oppv.s. 7

8 Hemnskjela oppv.s Vi oppsøker ikke farlige steder (stup, bratte skrenter, dypt vann, trafikkfarlig vei). Vi snakker med barna/ elevne om turen på forhånd for hvilke regler som gjelder og for hva vi må passe oss for. Dette tas opp på samlingsstund i barnehagen og i klassemøte på skolen. Vi sørger for sikkerhetsutstyr for de ulike turene, for eksempel redningsvester til alle hvis vi skal til sjøen. Vi har hele tiden dialog med barna/elevene under turen. Vedr pkt. 3 Internkontrollforskriften, jfr 5, pkt 6 og7 I forhold til oppvekstsenterets aktivitet enten det skjer i hjemmearelaet eller på tur. Hvordan sikrer oppvekstsenteret barnets og elevens sikkerhet ved å: kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene? iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen? Har oppvekstsenteret dokumenter som viser dette? Krokstadøra oppv.s. 8

9 Ven oppv.s. Hemnskjela oppv.s. Vi reviderer handlingsplan, risikoanalyse jevnlig ved oppvekstsenteret. Reviderte planer sendes også til FDV ved Snillfjord kommune. Vi har også vernerunde hvert år. I disse planene står hvem som er ansvarlig for å rette opp avvik og forebygge evt. avvik. Disse avvikene har også frist for å bli dekket. Handlingsplan, risikoanalyse og vernerundepapirer oppbevares i interkontrollpermen. Dette er oppvekstsentra sine svar på rutiner som er gjeldende ut fra de nevnte lover og forskrifter. Vedlegg som oppvekstsentra har oversendt som utfyllende dokumentasjon kommer i tillegg. Åge Røe Kommunalsjef oppvekst 9

10 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 13/18-19 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. sikkerhet på skoleturer På kontrollutvalgets møte ble det under sak 13/2014 Sikkerhet på skoleturer Ny orientering til kontrollutvalget Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en ny orientering. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet på turer. Utvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding innen 27. mai 2014, samt en orientering på sitt møte 10. juni Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 13/2014, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

11 Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 020/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. tilsyn med arkivene Endelig rapport - Tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Snillfjord kommunes svar til Statsarkivet på foreløpig rapport Byggfaglig rapport Snillfjord kommunes svar på tilsynsrapport Tilbakmelding fra Statsarkivet Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Statsarkivet i Trondheim har, på vegne av Riksarkivaren, gjennomført et tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune den Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivloven og forskriften. Formålet med arkivloven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltninsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Statsarkivet fikk et positivt inntrykk av arkivarbeidet i kommunen. Kommunen har likevel visse utfordringer: Hovedarkivet i kjelleren i rådhuset har flere alvorlige avvik, og dette bør fases ut. Et grunnleggende fundament for å ta vare på arkivmateriale, både på kort og lang sikt, er tilfredsstillende oppbevaringsforhold. Avvikene kan resultere i tap av viktig rettighetsdokumentasjon og historisk viktige arkiv. Det kan ramme den enkelte innbygger og det kan ramme kommunen som helhet. Statsarkivet ser det som positivt at kommunen arbeider med å oppdatere arkivplanen. Flere av de avvik som ble funnet under tilsynet, går på at kommunen mangler påkrevde skrevne rutiner innenfor arkivarbeidet. Om disse utarbeides i forbindelse med revisjon av arkivplanen, vil kommunen lukke flere av de avvik som ble påpekt. Ved å lage og samle alle påkrevde rutiner i arkivplanen, vil kommunen få et overordnet og helhetlig grep om arkivarbeidet, og dermed redskap for å sikre alle sine arkiver på kort og lang sikt. 11

12 Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Rådmannen er i brev av , samt i e-post av , bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. Snillfjord kommune sin oppfølging av Statsarkivets tilsyn med arkivene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger den til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune. 12

13 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. tilsyn med arkivene På kontrollutvalgets møte ble det under sak 41/2013 Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. Snillfjord kommune sin oppfølging av tilsynet. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. Snillfjord kommune sin oppfølging av Statsarkivets tilsyn med arkivene, orienteringen gis på utvalgets møte i juni Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 41/2013, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 Snillfjord Kommune Fellestjenesten Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato Statsarkivet i Trondheim Maskinistgata Trondheim 12/ &58 Merete Lian SVAR - OVERSENDELSE AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN Viser til foreløpig rapport etter tilsyn datert av statsarkivet. Vi har nå gjennomgått rapporten og kommer med følgende opplysninger: Punkt 2.4: Vi bruker versjon 7.0c1 i K 2000 og versjon 7.0c 3 i ESAK. Tabell 2. Oversikt over arkivdeler. Arkivdel Betegnelse Fra dato Til dato Ordningsprinsip p Aa skole K-koder Aktiv K-koder/navn Aktiv Aktiv K-koder/gbnr K-koder/gbnr K-koder K-koder K-koder K-koder/navn Møtesak-07 Møtesak-12 Pers Pers-12 Skatt Aa barne- og ungdomsskole Barnehage Snillfjord Eiendomsarkiv Eiendomsarkiv Emnearkiv Emnearkiv Hovedarkiv Krokstadøra Barnehage Møtesaker Møtesaker Personalarkiv Personalarkiv Skattearkiv Aktiv Aktiv K-koder K-koder K-koder/navn K-koder/navn K-koder Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no BHG-12 Eiendom Eiendom-12 Emne-07 Emne-12 HA Kr ØRA BH Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

33 Skatt-12 Skole-12 Ven BH Ven SK Vågan BH Vågan SK Skattearkiv Barne- og ungdomsskole Snillfjord Ven barnehage Ven skole Vågan barnehage Vågan skole Aktiv K-koder K-koder/navn K-koder/navn K-koder/navn K-koder/navn K-koder/navn Punkt 2.5: Da snillfjord kommune har felles database med Hemne kommune legges rutinebeskrivelsene fra Hemne her: Rutiner: Backup av fysiske servere 1. Formål Gjøre det mulig å gjenopprette normal drift av informasjonssystemet etter avbrudd eller feil. 2. Omfang Backup av følgende fysiske servere og lagringshylle: NOHEKS NOHEKS KART-WEB KART-DB HEMNENAS Ansvarsforhold IKT-avdeling 4. Beskrivelse Aktivitet / beskrivelse Ansvar/Backupløsning Programvare Backup Exec 2010 R2 Server/Device/Medium: NOHEKS15, SAN Full - Indre_full (G:\Intern_full) SAN Diff - BTD_Indre (E:\BTD_1) HemneNAS03 (NETGEAR ReadyNAS Pro 6), Backupjobber Backup av fysiske servere til SAN - Full (lørdager kl. 01:00, uke 1 og 3 i hver måned). Backup av fysiske servere til SAN - Diff (mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 22:00 i uke 1 og 3 i hver måned) og (mandag, tirsdag, onsdag torsdag og fredag kl. 22:00 i uke 2, 4 og 5 i hver måned). Backup av fysiske servere til NAS03 - Full (søndager kl. 02:15, uke 2 og 4 i hver måned) IKT-Sjekkliste og oppbevaring av lagringsmedia Loggen etter hver backupjobb sendes på e-post til support@hemne.kommune.no. En regel i e-post klienten flytter loggene i en egen mappe "Backup logg". Loggene sjekkes hver arbeidsdag for å 33

34 kontrollere at backupen er OK. Lagringshylla (HemneNAS03) som brukes til backup er fysisk plassert på Lidalsbygget (teknisk). Det er en egen fiberforbindelse mellom Rådhuset og Lidalsbygget. Det er satt på "Flow Control" på nettverksporter som brukes av backupløsningen. 5. Henvisninger Lenker Normen, faktaark nr Sikkerhetskopi (backup) Styrende dokumenter Norm for informasjonssikkerhet, versjon 2.1 () Kapittel Personopplysningsforskr. (Forskrift) 2-12 Helseregisterloven (Lov) 16 Registrerte Utstyr Backup Exec 2010 R2 NOHEKS15 - backup Gjelder områdene: Primær: Sentraladministrasjon Sikkerhetskopiering hver dag? Ja, se rutinebeskrivelsen Lagres sikkerhetskopiene fysisk adskilt fra enhetene? Ja, se rutinebeskrivelse. Punkt 2.6: Tabell 3. Oversikt over kommunens fagsystemer System/fagområd e Fra dato Til dato Ansvarlig K2000 ESAK Gerica d.d d.d Arkiv/It Arkiv/It It Bevaring elektronisk/papi r Papir/elektronisk Elektronisk Merknad 3.2 Oppfølging av restanser. År Antall restanser Kan ikke se at vi har noen restanser på disse årene, da det ble gjort en kjempejobb med å avskrive/avslutte journalposter og avslutte det elektroniske arkivet for disse årene. Ny elektronisk arkiv-periode ble påbegynt i Disse periodene følger valgperiodene i Snillfjord kommune. 34

35 Punkt 4: Hovedarkivet vil få nye lokaler i løpet av høsten. Rommene omtalt som Landbrukarkivet, trygdekontorarkivet og bibliotekarkivet vil bli satt i stand i forhold til lov og forskrift for arkiv lokaler. Punkt 5.2: Avlevering av papirarkiv Antall hyllemeter fra Snillfjord kommune som er deponert hos IKA Trøndelag er: 30hm. Punkt 5.3: Det er ikke gjort uttrekk fra andre systemer. Tabell 1: Bortsettingsarkiv Arkivet skal fjernes fra rommet kalt hovedarkiv. Kommentarer er satt i kursiv og uthevet. Avvik i arkivlokalet i henhold til forskriftens Hovedarkiv kapittel 4. Temperatur: 19,6 grader Luftfuktighet: 33 % 4 3 Lokalet skal ikke være et tilfluktsrom Rommet har ikke status som tilfluktsrom lenger. Landbruksarkiv Temperatur: 21,6 grader Luftfuktighet: 23,6 % Tilsynelatende er lokalet et Ok tilfluktsrom. Vi ber om tilbakemelding om det fortsatt er med i beredskapsplanene Benyttes ikke som et tilfluktsrom 4 3 Lokalet skal være plassert på sikker måte Til endelig rapport ber vi om i bygningen (kan ikke skades fra bygningen / en bygningsfaglig vurdering i tilstøtende aktiviteter) (vann, brann, forhold til dette eksplosjon) Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette 4 4 Golv skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok Ok 4 4 Reoler skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok Ok 4 4 Lokalet skal ha tilstrekkelig kapasitet Fullt Fullt 4 4 Lokalet skal ha nok gulvplass til fremhenting Ok Ok 4 4 Reoler skal ikke være av brennbart materiale Trereoler Trereoler Vi skifter til stål Vi skifter til stål 4 4 Det skal ikke være lagret andre ting som reduserer tryggheten til arkivmaterialet Ok Ok 35 Dette vil bli utarbeidet

36 4 4 Arkivmateriale skal ikke stå rett på golvet Noe rett på gulv Noe rett på gulv 4 4 Arkivmateriale skal ikke inntil vegg Noe rett inntil vegg Noe inntil vegg 4 5 Lokalet skal ha fast renhold Mangler Mangler Ny rutine er laget 4 5 Lokalet skal ha fast tilsyn 4 6 Lokalet skal være sikret slik vann og fukt ikke trenger inn Ok Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette 4 6 Det skal ikke være er vannrør i lokalet 2 varmtvannsberedere og vannrør i lokalet Varmovn (rett under trereol) 4 6 & 4.7.1: Rommet skal ikke varmes opp med radiatorer / ovner (kilder med potensiell vann eller brannfare) I lokalet skal det ikke være annet elektrisk utstyr enn nødvendig El sentral, strømmåler, sikringer eller liknende skal ikke være plassert i lokalet Lokalet skal være klassifisert som egen branncelle brannmotstandsevne REI 60 Ok Sikringsskap Ok Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Teknisk mulig å lukke avviket. Ikke tilstrekkelig brannmotstandsevne Teknisk mulig å lukke avviket Ikke selvlukkende Dør skiftes Ok Mangler Kobles til ny (utbedring) av det eksisterende alarm system. Antatt ok Ikke godkjent materialer Ikke selvlukkende Det skal ikke være vindu (normalt) Ok Lokalet skal ha automatisk brannalarm Ok Det skal ikke være brukt maling, gulvbelegg og annet som fremmer brannspredning Ok Varmtvannsbereder Dører, luker osv inn til arkivlokalet skal Ikke tilstrekkelig kunne motstå åpen ild i minst 60 minutter brannmotstandsevne (ha brannmotstandsevne EI 60) Dører skal være selvlukkende Ok Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Teknisk mulig å lukke avviket. Ok Antatt ok 36

37 4 7.3 I lokalet skal det finnes håndslokkingsapparat Mangler i lokalet 4 8 Lokalet skal ha stabilt klima (gjennom hele året) Omtalt som ok av kommunen 4 8 Lokalet skal kunne varmes opp til vanlig romtemperatur (gjennom hele året) (og holdes kjølig nok om sommeren) 4 9 Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at det er fullgodt sikret mot innbrudd og at uvedkommende slipper inn Omtalt som ok av kommunen Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette 4 9 Det skal finnes regler for hvem som har tilgang til lokalet Mangler skrevne rutiner 4 9 Lokalet skal ha innbruddsalarm Mangler, finnes alarm på huset Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart! 37 fjernes. Mangler i lokalet Er anskaffet og satt opp. Omtalt som ok av kommunen Overvåking installeres Omtalt som ok av kommunen Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Teknisk mulig å lukke avviket Mangler skrevne rutiner Ny rutine ordnes Mangler, finnes alarm på huset Kobles til eksisterende alarm.

38 Med hilsen Mildrid Værnes Mæhle Kommunalsjef Personal 38

39 39

40 Snillfjord Kommune Fellestjenesten Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato Statsarkivet i Trondheim Maskinistgata Trondheim 12/ &58 Merete Lian SVAR - OVERSENDELSE AV RAPPORT ETTER TILSYN Viser til rapport etter tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune datert Snillfjord kommune har følgende plan for å lukke de avvik som fremkom i tilsynet. Avvik: 1: 2: 3: 4: Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord Beskrivelse: Arkivleder har kommet langt i å utarbeide arkivplan. Det som gjenstår vil bli lagt inn i planen i løpet av kort tid. Når arkivplanen er ferdig blir det gitt beskjed om at den er tilgjengelig på arkivplan.no Arkivplanen vil inneholde de rutinebeskrivelser som er nevnt i avvik 2. Tidsplan: Arkivplan ferdigstilles innen utgangen av januar Etter avtale med IKA Trøndelag er det levert uttrekk fra PPT og barnevern. Snillfjord kommune har ikke arkiv ansvaret for disse områdene da det er et interkommunalt samarbeid om disse tjenestene. Det er IKA som gir beskjed når vi skal foreta uttrekk. Vi har begynt arbeidet med å lukke avviket. Vi har ryddet to nye rom som skal brukes til arkiv. Rommene skal oppgraderes i forhold til arkivforskriften. Det er uteseksjonen som skal oppgradere rommene de har gitt beskjed om at de skal fullføre arbeide innen utgangen av juni 2014 Det blir tatt uttrekk når det er påkrevd. E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no Rutinene vil bli lagt i arkivplan innen utgangen av januar Ferdigstilles innen utgangen av juni Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

41 5. Arkiv leder har gått igjennom eldre og avsluttede arkiv og ryddet disse. Dette arbeidet vil ferdigstilles innen utgangen av Det er skrevet rutiner for dette. De ligger ikke i arkivplan. Rutinene vil bli lagt i arkivplan. Rutinene vil bli lagt i arkivplan i løpet av november Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart! Med hilsen Mildrid Værnes Mæhle Kommunalsjef Personal 41

42 Snillfjord kommune Postboks SNILLFJORD Deres ref. Vår ref. Dato 12/ /10974 KNKN Om kommunens tilbakemelding i etterkant av tilsynet - Snillfjord kommune Viser til plan for lukking av avvik datert Statsarkivet i Trondheim tar kommunens plan for lukking av avvik til etterretning. Vi ber om at kopi av arkivplanen, eller lenke til arkivplan.no, oversendes når denne er ferdigstilt. I henhold til kommunens plan skal dette ferdigstilles innen januar Siste frist for oversendelse til oss blir dermed Det skal samtidig dokumenteres hvordan påpekte avvik er, eller vil bli, løst. Ta gjerne kontakt med oss om dere har spørsmål. Med hilsen Knut Arild Knudsen e.f. arkivar Statsarkiv for Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland. Kontoradresse: Maskinistgata Trondheim Organisasjonsnr: Telefon: Telefaks: statsarkivet.trondheim@arkivverket.no

43 Tilsynsrapport vedr. brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 021/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. brannvernarbeid Rapport fra tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Snillfjord kommune Veiledning innenfor sentrale tema Funn som begrunner systemavvik Tilbakemelding på tilsynsrapport Tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapport for kommunene Orkdal, Skaun og Snillfjord Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har gjennomført et dokumenttilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Snillfjord kommune i andre kvartal Tilsynet er en kontroll av innsendt dokumentasjon og besvarelse av elektronisk spørreskjema Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Følgende avvik ble avdekket under tilsynet: Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Det ble ikke gitt noen anmerkninger under tilsynet. 43

44 Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Orkdal kommune, Brann- og redningsvesenet, har i brev av , gitt svar til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), svaret inneholdt også en handlingsplan. DSB har i brev av 28. oktober 2013, aksepterer tilbakemeldingen og forutsetter at brannsjefen og kommunene gjennomfører tiltakene som er fastsatt i handlingsplanen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 42/2013 (møte ): Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. strategiplan for det forebyggende brannvernarbeidet i Snillfjord kommune. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte i juni Rådmannen er i brev av , samt e-post av , bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. strategiplan for det forebyggende brannvernarbeidet i Snillfjord kommune. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger den til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune. 44

45 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. brannvernarbeid På kontrollutvalgets møte ble det under sak 42/2013 Tilsynsrapport vedr. brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. strategiplan for forebyggende brannvernarbeid. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. strategiplan for det forebyggende brannvernarbeidet i Snillfjord kommune. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte i juni Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 42/2013, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr: