Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 13/156 Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Sakliste 035/13 036/13 037/13 038/13 039/13 040/13 041/13 042/13 043/13 044/13 045/13 046/13 047/13 048/13 Godkjenning av protokoll fra møte den Forvaltningsrevisjon - Spesialundervisning - Orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling - Tilbakemelding fra rådmannen Orientering til kontrollutvalget vedr. innhenting av pristilbud på skogsrydding Orientering til kontrollutvalget vedr. bygging av Hemnsjel oppvekstsenter Sikkerhet på skoleturer - Orientering til kontrollutvalget Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport vedr. brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid - Orientering til kontrollutvalget Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor Avtaler mellom Kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Forslag til møteplan for 1. halvår 2014 Referatsaker Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 035/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/156-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Forvaltningsrevisjon - Spesialundervisning - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget E-post fra rådmannen, datert Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning 2. Kontrollutvalgets sak 31/2011 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning (kontrollutvalgets møte ). 3. Kontrollutvalgets sak 6/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning rådmannens oppfølging (kontrollutvalgets møte ). 4. Kontrollutvalgets sak 38/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning Tilbakerapportering fra rådmannens (kontrollutvalgets møte ). Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 31/2011 ble forvaltningsrevisjonsrapporten Tilpasset opplæring og spesialundervisning behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av desember Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Forvaltningsrevisjonen har belyst tre problemstillinger: 1. Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? 2. Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? 3. Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PP- tjeneste som sikrer tidlig innsats? 4

5 Revisjonens konklusjon Problemstilling 1: Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? Revisor vil generelt konkludere med at kommunen har kjennskap til prinsippet om tilpasset opplæring, undervisningen som gis i kommunen bygger også på denne forutsetningen og rektorene gjennomfører tilpasset opplæring for sine skoler i samsvar med dette. Men det er rom for forbedring, og da særlig med tanke på involvering fra skoleeier i en systematisk tilnærming til tilpasset opplæring helhetlig i kommunen. Det som savnes er å utarbeide målsettinger for tilpasset opplæring og rapportere på disse i et helhetlig system til skoleeier. Dette med tanke på den ordinære undervisningen tilpasses de behovene elevene har og skoleeier arbeider systematisk for å sikre at undervisningen i størst mulig grad utføres i samsvar med intensjonene til regelverket. Det er viktig for skolene og skoleeier har høy bevissthet i valg av virkemidler i den ordinære undervisningen da dette kan ha betydning for behovet for spesialundervisning senere i undervisningsløpet til elevene. Vi ser at det er en sammenheng mellom antall enkeltvedtak om spesialundervisning og muligheten skolene har til å drive tilpasset opplæring i undervisningen som gis. En opprettholdelse eller ytterligere økning av enkeltvedtak for spesialundervisning, kan få som konsekvens at skolene i mindre grad greier å opprettholde/øke graden av tilpasset opplæring, som vi har sett i denne undersøkelsen. Det er derfor viktig at kommunen som skoleeier har en aktiv rolle i å følge med utviklingen fremover i et systemfokus både med målsettinger, rapportering, evaluering og tiltak for å tilpasse opplæringen med fokus på elevenes behov. Problemstilling 2: Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? Undersøkelsen viser at kommunen har prosedyrer og rutiner for hvordan vedtak om spesialundervisning fattes og det er vårt inntrykk at disse følges. Dette er med å sikre at enkeltvedtak for spesialundervisning fattes i samsvar med intensjonene til regelverket. Men om dette skjer i hver enkelt sak kan vi ikke konkludere med innenfor rammen av denne forvaltningsrevisjonen. Det har kommet frem informasjon om at tidsfrister og spesifisering av vedtak ikke praktiseres i samsvar med regelverket noe kommunen må se nærmere på. Vi ser at det rapporteres om andel vedtak for spesialundervisning til skoleeier noe som er positivt, men stiller spørsmålet om skoleeier i denne sammenheng ivaretar det systematiske arbeidet god nok. Vi savner at det settes mål og at det rapporteres på disse i et helhetlig system til skoleeier, slik at dette er i samsvar med kravene i opplæringsloven. Problemstilling 3: Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PP- tjeneste som sikrer tidlig innsats? Gjennom undersøkelsen har revisor sett at PP-tjenesten, barnehager og skoler har kjennskap til prinsippet om tidlig innsats og at det i større grad settes i gang tiltak for barn med klare behov i dag enn tidligere. Det er etablert flere rutiner som sikrer samhandling mellom de involverte parter i dette arbeidet. Men det er fortsatt rom for forbedring i barnehagene for tidlig innsats, spesielt for barn med bekymringer som ikke er klart definert. Dette gjelder både for samhandling med PP-tjenesten og for å sette i gang tiltak og hjelp til barna slik at kommunen ivaretar intensjonen med tidlig innsats. I denne sammenheng savnes et fagforum hvor alle 5

6 ansatte i barnehagene deltar, for å sikre at de har et felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. Revisors anbefalinger: På bakgrunn av vurderinger og konklusjoner i undersøkelsen vil revisor anbefale kommunen å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen, da denne har en høy andel i kommunen sammenlignet med andre. I tillegg sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet, noe som mangler i dag. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 31/2011: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte i sak 53/2011 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember

7 Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av har rådmannen gitt en grundig tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 7.2 samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten. Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i møte den i sak 6/12. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren På grunn av mange saker til kontrollutvalgets møte 26. september ble rådmannens orientering utsatt til utvalgets møte i desember. Utvalget vedtok følgende i sak 31/12 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune: Kontrollutvalget ønsker orientering om status vedr. Kommunestyresak 53/2011 Forvaltningsrevisjon - Tilpasset opplæring Rådmannen ble i brev av bedt om å gi en ny orientering i kontrollutvalgets møte Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak i sak 38/12: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha saken til oppfølging Rådmannen er i brev av bedt om å gi en ny orientering i kontrollutvalgets møte (følger vedlagt). Rådmannen har i e-post av og (følger vedlagt) bedt om en utsettelse på tilbakemeldingen til kontrollutvalgets pga. at ingen fra administrasjonen kunne stille i utvalets møte og orientere om saken. På bakgrunn av dette ble orienteringen utsatt til kontrollutvalgets møte i desember. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 7.2, samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten, eller om de anser at anbefalingene er gjennomført og kommunestyrets vedtak er fulgt opp. 7

8 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 53/2011 Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset, kommunestyresalen. Kontrollutvalget har også bedt om en orientering fra komitèleder Morten Myking, rådmannens orientering vil derfor bli lagt etter Myking sin orientering. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

9 Fra: Kai Terje Dretvik Sendt: 25. september :56 Til: Eva J Bekkavik Kopi: Åge Røe Emne: SV: Orientering til kontrollutvalget! 7. oktober er både Åge og jeg på reise og kan derfor ikke delta i Kontrollutvalget. Det er også høstferie så jeg får problemer med å finne noen andre i skoleverket som kan orientere om dette. Kan saken utsettes til neste møte? kait 9

10 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling - Tilbakemelding fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 037/13 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Vedlegg E-post fra rådmannen, datert E-post fra Kontrollutvalgets sekretariat, datert Utrykt vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling Kontrollutvalgets sak 27/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling Kommunestyrets sak 72/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 27/2012 ble forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS formulerte følgende problemstilling for prosjektet: Er det lagt til rette for god og effektiv saksbehandling innen rammeområde Teknisk, landbruk og miljø i Snillfjord kommune? Problemstillingen ble besvart ved hjelp av to delproblemstillinger: 1. Er det lagt til rette for god saksbehandling? 2. Er saksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Revisjonens konklusjon Er det lagt til rette for god og effektiv saksbehandling innen rammeområde Teknisk, Landbruk og miljø i Snillfjord kommune? Revisors hovedkonklusjon er at Snillfjord kommune har utfordringer, og at det bare til en viss grad er lagt til rette for å kunne drive god og effektiv saksbehandling. Enheten har god kompetanse og det er stort sett lagt til rette for kompetanseutvikling. Både når det gjelder kompetanseutvikling og opplæring av nytilsatte, ser det ut til at kommunen har noe manglende planmessighet på området. Revisor ser at flere oppgaver ikke blir utført, og det kan se ut til at stor saksmengde og vakanser gjør at kapasiteten kan være noe mangelfull ut i fra dagens forutsetninger. Kommunen oppfyller blant annet ikke lovens krav om å føre tilsyn for å avdekke regelbrudd. Enheten ser for en stor del ut til å mangle et kvalitetssystem hvor det legges vekt på felles rutiner og retningslinjer. 10

11 Selv om det er en god kultur for samarbeid, gjør dette at revisor må stille spørsmål ved om den interne kvalitetssikringen er god nok. Det er viktig at ansatte behersker saksbehandlingssystemet og at potensialet i dette utnyttes på en best mulig måte. Det kan se ut til at kommunen kunne tjent på en gjennomgang av fordeling av oppgaver mellom fellestjenesten og TLM. Likeså vil samarbeid og erfaringsutveksling mellom virksomheter/enheter kunne bidra på en positiv måte i organisasjonen. De etiske retningslinjene er ikke levende i det daglige. Revisors inntrykk er allikevel at de ansatte har et bevist forhold til etiske problemområder. Revisors anbefalinger: utarbeide rutiner for kvalitetssikring sørge for at saksbehandlingssystemet fungerer etter hensikten gjennomgå arbeidsprosesser og styringssystem av saksbehandling i TLM for å utnytte kompetanse og kapasitet mer effektivt. legge til rette for samarbeid og erfaringsutveksling virksomhetene i mellom etablerer rutiner for å kunne føre tilsyn med byggesaker Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 27/2012: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte i 2013 og en ny skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte i sak 72/2012 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte i 2013 og en ny skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Rådmannens tilbakemelding Kontrollutvalgets sekretariat har i e-post av bedt rådmannen om å orientere på kontrollutvalgets møte På kontrollutvalgets møte , i sak 3/2013, ga Mildrid V. Mæhle, personalsjef, en orientering og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Det er gitt opplæring innen arkiv og saksbehandling. Alle med personal og økonomiansvar er nå med på utvidet ledermøte (hver 6. uke) hvor bl.a. saksbehandling er tema. Bemanningen på teknisk avdeling er god. Arbeidsoppgaver blir delegert mer (rendyrker hva hver enkelt skal jobbe med) slik at det er tydeligere hva hver enkelt skal jobbe med. Revisjonens påpekning om at Snillfjord kommune ikke oppfyller lovens krav om å føre tilsyn for å avdekke regelbrudd er det ikke sett noe på enda. Dette vil kontrollutvalget få tilbakemelding på i september

12 Det forelå ingen skriftlig tilbakemelding fra rådmannen til kontrollutvalgets møte 7. oktober. Utvalget vedtok følgende i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune (møte ): Kontrollutvalget har ikke mottatt noen skriftlig tilbakemelding innen utgangen av september jr. vedtak kommunestyrets sak 72/2012 FR-rapport Saksbehandling. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding innen 21. oktober Rådmannen har i e-post av (vedlegg) bedt om en utsettelse til 1. desember, kontrollutvalgets leder og nestleder ville ikke gi forlenget frist jf. e-post av (vedlegg) Kontrollutvalgets sekretariat har ikke, pr , mottatt skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Hvis kontrollutvalget får en orientering fra rådmannen i sitt møte 2. desember, så må utvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt Uteblir tilbakemeldingen så må utvalget ta stilling til om saken skal settes opp til utvalgets første møte i 2014 eller om det skal sendes orientering til kommunestyret om manglende oppfølging av kommunstyrets vedtak i sak 72/

13 Fra: Kai Terje Dretvik Sendt: 23. oktober :55 Til: Kopi: Eva J Bekkavik; Roar Grindvold; Egil Arve Hov; Åge Røe; Arild Monsen; Anders Johan Krokstad Emne: Rapportering til kontrollutvalget Kontrollutvalget har bedt om skriftlig rapportering ang 1. oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport saksbehandling 2. godkjenning Hemnskjel oppvekstsenter Av forskjellige årsaker har det ikke vært mulig å overholde de frister som kontrollutvalget har satt. Rapporten om saksbehandling er påbegynt men ikke ferdig skrevet. Rapporten om Hemnskjel skole er ennå ikke påbegynt. Det bes om at det gis en utvidet frist til 1. desember på begge rapportene. Administrasjonen vil forsøke å prioritere arbeidet i siste halvdel av november. Med hilsen Kai Terje Dretvik Rådmann Snillfjord kommune 13

14 Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 29. oktober :21 Til: 'Kai Terje Dretvik'; oddvarlian@hotmail.com; 'John Geir Stoelan' Kopi: Roar Grindvold; Egil Arve Hov; Åge Røe; Arild Monsen; Anders Johan Krokstad Emne: SV: Rapportering til kontrollutvalget Viktighet: Høy Hei Jeg har snakket med kontrollutvalgets leder og nestleder, de ønsker ikke å gi forlenget frist på skriftlig rapportering til kontrollutvalget vedr. Hemnskjel oppvekstsenter og Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling. Begrunnelsen er at frist for tilbakemelding på forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i utgangspunktet var 30. september Begrunnelsen vedr. Hemnskjel oppvekstsenter er at det som etterspørres er historiske dokumenter og ingen ny rapport. Mvh Eva KonSek Midt-Norge IKS Telefon: Privat:

15 Orientering til kontrollutvalget vedr. innhenting av pristilbud på skogsrydding Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 038/13 Eva J. Bekkavik 033, 12/132-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Tilbakemelding vedr. innhenting av pristilbud Saksutredning Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 7. oktober 2013 sak 026/13 - Orientering til kontrollutvalget vedr. salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalget fikk orientering av Morten Myking, leder komitè I vedr. salg av kommunal eiendom og utbygging av boligfelt. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig orientering fra rådmannen innen 30. oktober om hvordan pristilbudene på skogsryddingen i gamle Hyllberget er innhentet (jf. kommunestyrevedtak i sak 49/13) Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en skriftlig orientering fra rådmannen. Rådmannens skriftlige orientering ble mottatt av kontrollutvalgets sekretariat (vedlagt) I formannskapets møte (sak 139/13) orienterte rådmannen vedr. prisinnhentingen. Det er fra KOMITE I konkludert med at det ikke er flere aktuelle til å foreta oppdraget. Oppdraget ligger under Ordfører foreslo at rådmannen informerer kommunestyret om at arbeidet er igangsatt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens skriftlige orientering. Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre. 15

16 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/132-6 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte 7. oktober 2013 ble det under sak 26/2013 Orientering til kontrollutvalget vedr. salg av kommunale eiendommer, vedtatt å be rådmannen om en skriftlig orientering vedr. innhenting av pristilbud på skogsrydding i gamle Hyllberget. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig orientering fra rådmannen innen 30. oktober om hvordan pristilbudene på skogsryddingen i gamle Hyllberget er innhentet (jf. kommunestyrevedtak i sak 49/13). Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

17 Notat Til Kopi til Fra: RÅD//KTD Kai Terje Dretvik RÅD//AGE Åge Røe RÅD/TNM/AJM Arild Johan Monsen Roar Santi Grindvold Saksnr./Arkivkode 13/ Sted Snillfjord Dato BOLIGPROSJEKT TILBAKEMELDING Viser til e-post av , og din anmodning om at jeg tok kontakt med Morten Myking for en redegjørelse mht. hva som har skjedd i forbindelse med skogryddingen på Hyllberget. Morten Myking var innom i dag, og opplyste at dette er et tilbud som komiteen har innhentet. Komiteen har kun forespurt en om tilbud, da det ikke var andre som var ledige. De anså at kostnadene under var under ,-, og at en da kunne gå til direkteanskaffelse uten nærmere tilbudskonkurranse. Kopi av tilbudsbrev er lagt i saksmappa. Komiteen har så gitt muntlig tilsagn ut fra fullmakt til Marius Forren, og anmoder nå Rådmannen om å inngå avtale med denne om arbeidene. Dette til orientering: Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

18 Orientering til kontrollutvalget vedr. bygging av Hemnsjel oppvekstsenter Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 039/13 Eva J. Bekkavik 033, 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg E-post fra rådmannen, datert E-post fra Kontrollutvalgets sekretariat, datert Saksutredning På kontrollutvalgets møte 7. oktober 2013 ble det under sak 34/2013 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om et skriftlig svar innen 14 dager på følgende spørsmål: Foreligger godkjenning av bygget? Hvilke kontroller og godkjenninger har vært gjenomført? Har Snillfjord kommune skriftlig dokumentasjon på at bygget er satt opp etter plan, lov og forskrift? Hvordan har prosessen vært i etterkant av ferdigstillelse av bygget? Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en skriftlig orientering fra rådmannen. Rådmannen har i e-post av (vedlegg) bedt om en utsettelse til 1. desember, kontrollutvalgets leder og nestleder ville ikke gi forlenget frist jf. e-post av (vedlegg) Kontrollutvalgets sekretariat har ikke, pr , mottatt skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Hvis kontrollutvalget får en orientering fra rådmannen i sitt møte 2. desember, så må utvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre. 18

19 Fra: Kai Terje Dretvik Sendt: 23. oktober :55 Til: Kopi: Eva J Bekkavik; Roar Grindvold; Egil Arve Hov; Åge Røe; Arild Monsen; Anders Johan Krokstad Emne: Rapportering til kontrollutvalget Kontrollutvalget har bedt om skriftlig rapportering ang 1. oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport saksbehandling 2. godkjenning Hemnskjel oppvekstsenter Av forskjellige årsaker har det ikke vært mulig å overholde de frister som kontrollutvalget har satt. Rapporten om saksbehandling er påbegynt men ikke ferdig skrevet. Rapporten om Hemnskjel skole er ennå ikke påbegynt. Det bes om at det gis en utvidet frist til 1. desember på begge rapportene. Administrasjonen vil forsøke å prioritere arbeidet i siste halvdel av november. Med hilsen Kai Terje Dretvik Rådmann Snillfjord kommune 19

20 Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 29. oktober :21 Til: 'Kai Terje Dretvik'; oddvarlian@hotmail.com; 'John Geir Stoelan' Kopi: Roar Grindvold; Egil Arve Hov; Åge Røe; Arild Monsen; Anders Johan Krokstad Emne: SV: Rapportering til kontrollutvalget Viktighet: Høy Hei Jeg har snakket med kontrollutvalgets leder og nestleder, de ønsker ikke å gi forlenget frist på skriftlig rapportering til kontrollutvalget vedr. Hemnskjel oppvekstsenter og Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling. Begrunnelsen er at frist for tilbakemelding på forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i utgangspunktet var 30. september Begrunnelsen vedr. Hemnskjel oppvekstsenter er at det som etterspørres er historiske dokumenter og ingen ny rapport. Mvh Eva KonSek Midt-Norge IKS Telefon: Privat:

21 Sikkerhet på skoleturer - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 040/13 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget - Sikkerhet på skoleturer Rutiner for å ivareta barnas sikkerhet ved turer Orienteringer til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en skriftlig orientering vedr. Formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Hva har Snillfjord kommune gjort for å forhindre at slikt skjer igjen? Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en skriftlig orientering. Skriftlig tilbakemelding fra rådmannen ble mottatt av kontrollutvalgets sekretariat (vedlagt) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens skriftlige orientering. Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre. 21