Nye Asker å bygge en ny kommune

Transkript

1 Nye Asker å bygge en ny kommune Lars Bjerke, prosjektrådmann 8 februar 2019

2 Aktuelle temaer Megatrender Zynk rapport Felles møter, prosesser og saker Plan og styring Risiko og sårbarhet Viken region 2

3 Raus I Nær I Modig I Skapende

4 Foreløpig administrativ plan Fase 1 Forberedelser Kunnskapsgrunnlag Grunnlagsdokument Organisasjonsplan Selskapene Fase 2 Rekruttering Toppledergruppe Selskapene Innbyggertorg Finansieringssystem Gevinstrealisering Fase 3 Effektuering - Intern organisering - Innplassering ledere - Organisering HR - Nye lokaler - Harmonisering - Kommuneplanstrategi Fase 4 Ny drift og avvikling Kommuneplan Økonomiplan Innplassering ansatte Innflytting nye lokaler Reglementer Tjenestebeskrivelser Kvalitetssystem IKT-implementering Avvikling IKT utfordringsbilde - ros IKT arkitektur og infrastruktur IKT implementering Ikt leveranse modell IKT strategi IKT drift 4

5 Hovedprosjekter program og porteføljestyring Nr. Hovedprosjekt Ansvarlig direktør 1 Administrativ organisering Lars Joakim 2 Økonomi og styring Randi 3 Digitalisering Lars Joakim 4 Demokrati og medvirkning Kristin og Tuss 5 Lokalisering fase 2 Ragnar 6 Eierskap og selskaper Randi 7 Kommuneplan Per 8 Kommunikasjon Lars Joakim 9 Samfunnssikkerhet og beredskap Per 10 Forskrifter og reglementer Lars Joakim 11 Tjenesteområdene Alle 5

6 Tjenesteområdene Utarbeide relevante politiske saker til fellesnemnda Alle 4. kvartal Detaljorganisering av virksomheter og avdelinger Alle 4. kvartal Rekruttering av ledere og innplassering av ansatte Alle 4. kvartal Sikre implementering av IKT-systemer Alle 4. kvartal Gjennomføre flytting i tråd med overordnet plan Alle 4. kvartal Utarbeide forslag til faglige reglementer og forskrifter Alle 4. kvartal Utarbeide prosesser og rutiner i Simpli Alle 4. kvartal Utarbeide tjenestebeskrivelser i Nasjonal tjenestekatalog Alle 4. kvartal Sikre forsvarlig internkontroll i virksomheter og avdelinger Alle 4. kvartal Detaljbudsjettering - virksomheter og avdelinger Alle 4. kvartal Sikre en effektiv tjenesteproduksjon i tråd med HP Alle 4. kvartal Gjennomføre vedtak om harmonisering av tjenestene Alle 4. kvartal Avklare og reforhandle eksterne avtaler og selskaper Alle 4. kvartal Etablere medbestemmelsesordninger i tjenesteområdet Alle 2. kvartal Sikre løpende informasjon til ansatte Alle 4. kvartal Bygge felles kultur og møteplasser Alle 4. kvartal Etablere relevant samarbeid med eksterne aktører Alle 4. kvartal 6

7 Innplassering av ledere og ansatte Direktører: mars mai 2018 Virksomhetsledere: juni oktober 2018 Avdelingsledere: november februar 2019 Ansatte: mars juni 2019 Utvalgskrets I Stillingsprofil I Kartleggingssamtale I Vurdering I Innstilling I Drøfting I Beslutning 7

8 Nye Asker smart city and citizens FN studietur 5 til 7 juni i København Malmø området 8

9 Å være leder handler ikke om å være seg selv, men om å fylle en lederrolle Roller og rolleforståelse

10 Mobility Leadership Built environment & architecture Green business & innovation

11 Nye Asker megatrender

12 Stordataanalyse for KS KS om 5 år - sterke trender og svake signaler Asker kommune 16. januar 2019 Claus Sonberg, partner

13 Hva er Q-ball? 50 millioner websider 20 millioner tweets Flerdimensjonal sentimentanalyse Forventningsbasert prediktiv algortime 13

14 14 Sterke trender Fire etablerte trendklynger som vil vokse mellom 2018 og 2023

15 15 Polarisert samfunn, økende eliteskepsis Urbanisering og teknologisk skifte Endret klima, presset natur Svakere stater, sterkere konflikt

16 16 Svake signaler Ting vi ikke ser eller tenker på

17 17 Transhumanisme Meningsfull økonomi Ikke-vestlige verdier Anti-modernitet Digitalt backlash Demokrati på retur

18 Nye Asker møter og prosesser

19 Politiske fellesmøter for Asker, Røyken og Hurum 19

20 Oversikt over saker 8. mars 5. april 10. mai 14. juni 30. august 27. september REU Overføring av enedommer til selskap Egenkapital til nye Askers pensjonskasse Temaplan SmartCity mandat og prosess Folkevalgtopplæring og lederutviklingsprogram Ordfører kjede i nye Asker Forslag til økonomi- og handlingsprogram Fra gammel til ny kommune Formelle rammer knyttet til overgangen Forslag til planprogram med høringsinnspill Temaplan for medborgerskap mandat og prosess Visuell Identitet Digitalisering og informasjonssikkerhet Forslag til kommuneplanens samfunnsdel Samferdselsanalyse - Næringsanalyse - Drifts- og investeringsanalyse Næringsplan mandat og prosess Medbestemmelsesordning i nye Asker Langtids Drifts- og Investeringsanalyse Økonomi- og handlingsprogram strategiske mål og rammer Grenser for skole og barnehager i nye Asker ROS-analyse for beredskap i nye Asker Finansreglement Beredskapsplan i nye Asker REU Åpningsbalanse med egenkapital og m.m. Gevinstrealisering indikatorer og metode Mandat for utslippsfri ferge Arbeidsgiverpolitikk i nye Asker Lokale forskrifter oversikt og fremdriftsplan Kommunikasjonsstrategi og utgivelsesplan for innbyggermagasin i 2020 Forsalg til nærdemokratiske ordninger sendes på høring Kommunikasjonsplan for innbyggertorg Politisk organisering i nye Asker samlet sak Programkomitéens program- og budsjettforslag for kulturåret 2020

21 Politiske fellesmøter Asker Kommunestyrene 5. februar 21. mai Formannskapene 5. mars 30. april Velferd 13. februar 29. april Røyken Oppvekst 12. februar 30. april Medborgerskap/Samfunnstjenester 14. februar 29. april Hurum Plan- og bygningsråd 13. mars 8. mai 21

22 Politisk organisering Aktiviteter Feb Mars April Mai Juni Fellesnemnda FN-seminar februar Reglementer FN-møte 8. mars Tema: Nærdemokratiske ordninger FN-møte 5. april Sak: Nærdemokratiske ordninger FN-møte 10. mai Politiske Organisering FN-møte 14. juni Samlet sak om politisk organisering og nærdemokratiske ordninger Innbyggermedvirkning 11. Februar og 11. mars Workshop med innbyggerpanel om nærdemokratiske ordninger 9. april 21. mai Høring om nærdemokratiske ordninger Øvrige politiske prosesser 5. mars Felles formannskap Politisk organisering mars Seminar GLF og FN Politisk organisering 30. april Felles formannskap Politisk organisering 21. Mai Felles kommunestyret Politisk reglement Formannskap 4. juni kommunestyrene 11 juni. Innspill til sak: politisk organisering

23 Planprogram og kommuneplanens samfunnsdel Aktiviteter Feb Mars April Mai Juni Aug Sept Fellesnemnda FN-møte 5. april Planprogram m. Høring FN-møte 27. sept. Forslag til kommuneplanens samfunnsdel Asker, Røyken og Hurum kommuner 1 feb. 20. mars Høring Planprogrammet ligger ute til offentlig ettersyn og høring i kommunene 4. juni Formannskap Planprogram m. høring 11. juni Kommunestyrene Endelig behandling planprogram Innbyggermedvirkning 11. februar, 11. mars og 8. april Workshop med innbyggerpanel om Kommuneplan og FNs bærekraftsmål 4. april Dialogmøte med frivilligheten 6. mai Dialogmøte med næringsliv Øvrige politiske prosesser 12. februar 8. mai Fellesmøter for formannskap, komitéer og utvalg Innspill til kommuneplanen

24 Økonomiplan og handlingsprogram Aktiviteter Feb Mars April Mai Juni Aug Sept Fellesnemnda FN 1. februar Rapport om Harmonisering FN 10. mai Strategiske mål og økonomiske rammer for HP FN 14. Juni Strategiske mål og økonomiske rammer for HP FN 27. sept. Forslag til økonomi og handilgsprog. Asker, Røyken og Hurum kommuner Øvrige politiske prosesser 12. februar 8. mai Fellesmøter for formannskap, komitéer og utvalg Innspill til kommuneplanen, økonomi og handlingsprogram mars Seminar fn og gruppelederforum Harmonisering Formannskap 4. juni kommunestyrene 11 juni. Innspill til: strategiske mål og økonomiske rammer for HP Inndelingslova 26. Fellesnemnda tredje ledd: «Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk»

25 Tema knyttet til politisk arbeid i 2019 Torsdag 7. februar

26 Torsdag 7. februar Folkevalgtopplæring Presentasjon av Promethevs Arbeidsplasser og møterom for folkevalgte Programkomiteen Ordførerkjede Visjonsprosessen

27 Folkevalgtopplæring for perioden I regi av Asker kommune I regi av KS I regi av eksterne konsulenter eller samarbeidspartnere

28 Kommunestyret 9. oktober Velkomstmøte/introduksjonsmøte. Utdeling av utstyr, adgangskort, fotografering mm. Presentasjon av rådmann, ledergruppen og politisk sekretariat. Gjennomgang av kjøreplan for konstituerende møte

29 Konstituering av kommunestyret 15. oktober Godkjenning av valget Valg av medlemmer til formannskapet Godkjenne kommunevåpen Valg av ordfører og varaordfører Valg av medlemmer til kontrollutvalget Valg av leder og medlemmer til faste utvalg Valg av representanter til KS Godkjenning av reglement Valg av revisor Valg av kontrollutvalgssekretariat.

30 Kommunestyret 19. oktober Bli-kjent-tur. Busstur rundt og gjennom Asker 22. oktober Opplæring i møteledelse for utvalgsledere og nestledere Uke 44 og 45 Gjennomgang av reglement ved første møte i råd og utvalg. Presentasjon av tjenesteområder, delegerings- og fullmaktsstrukturer

31 Hefte om folkevalgtopplæring Skal redigeres og tilpasses ny periode : Ledelse og styring Plan- og styringssystem Administrativt styringssystem Internkontroll Årshjulet Reglementer

32 OL-programmet for Asker kommunes ledere Effektmål: Ledere i Asker jobber systematisk med utvikling av ønsket organisasjonsstruktur Asker har et lederskap som leder i samme retning Ledere i Asker arbeider systematisk med omstillings-, endrings- og implementeringsprosesser Kommunen er effektiv og omstillingsdyktig, og har fokus på ressursoptimalisering

33 OL- programmet forts. Modulens tema: Visjon, verdier, felles kultur og identitet Lederprinsipper og digital-, innovasjons- og endringsledelse Medarbeiderskap Strategisk ledelse og implementering

34 KS opplæringsprogram Fasilitert av KS Går over to dager ( oktober) Om roller og rolleforståelse, samspill med administrasjonen, samhandling med innbyggere Arbeidsgiverrollen, etikk, habilitet mm Programmet er under utvikling

35 Kontorarbeidsplasser og møterom til kommunestyret 2019 Underetasjen i Asker rådhus

36 Kommunestyresalen

37 Formannskapssalen, Venskaben

38 Formannskapssalen, Venskaben

39 Underetasjen Egen inngang Heis fra vestibylen Kjøkken med kaffemaskin Kopimaskin Landskap med plass til 8 10 arbeidsplasser Flere enkeltkontorer Flere møterom Toaletter

40 Egen inngang

41 Heis og innvendig trapp

42 Nyrenoverte lokaler

43 Korridor med møteplass

44 Tre av flere kontorer

45 Landskap for 6/møterom

46 Landskap 8 plasser

47 To av flere møterom

48 Kopimaskin, kjøkken og toaletter

49 Programkomiteen for Kulturåret 2020

50 Hovedmål og delmål Kulturåret 2020 Kulturåret 2020 skal bidra til at innbyggerne opplever fellesskap og identitetsfølelse i den nye kommunen. Kulturåret 2020 skal skape aktivitet og attraktive arrangementer som vil gi mange besøk Kulturåret 2020 skal bidra til at flere opplever og deltar i kulturaktiviteter Kulturåret 2020 skal synliggjøre det frivillige og det profesjonelle kulturlivet i kommunen 50

51 Mandat Programkomiteen skal utarbeide en kulturkalender for hele året 2020 som viser etablerte og nye arrangementer. Lag og foreninger, profesjonelle aktører og utøvende kunstnere skal inviteres til å komme med forslag og ideer til samarbeidsprosjekter og tiltak. Forslaget legges frem for fellesnemnda i juni 2019 Fellesnemnda er styringsgruppe 51

52 Kulturkalender Hver måned sitt preg, fanger opp særskilte dager, sesonger, faste arrangementer Bygger på Hvalstrandfestivalen, Trebåtfestivalen og Factory Light Festival «Åpningsarrangementet» legges til formiddag og dagene etter Mange innspill er registrert; geologi, lokalhistorie, konserter, fanfare, Askersang, matfestival, natur- og kulturarrangementer, vandreteater, kirkesafari, teaterbåt, guidede turer, kart, bruk av nye arenaer Organisasjoner oppfordres til å samarbeide med profesjonelle Informasjonstiltak igangsettes: magasin, nett, e-poster osv Kommunale ressurser styres inn i Kulturåret 2020

53 Visjon og verdier Intensjonsavtalen Satsningsområder i KP Verdier: Raus, nær, modig og skapende Løfter: Målene i HP, lovgrunnlag FN s bærekraftsmål Kommunevåpen Ordførerkjede Visuell identitet Visjon

54 Visjon: Intensjonsavtalen Gode bomiljø og oppvekstsvilkår, trygge lokalsamfunn, bærekraftig økonomi og gode tjenester Sterk regional posisjon Naturlig etableringskommune for næringsliv Overta oppgaver fra stat og region Fremtidsrettet, innovativ og ansvarsbevisst med helhetlig syn Legger til rette for mangfold, inkludering og integrering Gode og tillitsfulle nærdemokratiske ordninger Attraktiv arbeidsgiver Flersenterkommune med stedsutvikling Foregangskommune for lavutslippsamfunnet Bevisst miljøpolitikk Bærekraftig bruk av kyst- og fjordressurser og den blå- og grønne naturen Tar vare på kulturminner og kulturmiljø og kulturlandskap Prioriterer folkehelse og tidlig innsats 56

55 Om visjon Visjonen skal være ambisiøs, men samtidig uttrykke tiltro til at visjonen kan gjøres til virkelighet En god visjon bør virke inviterende. Jo flere som blir invitert med, desto bedre En god visjon utfordrer det bestående En god visjon uttrykker et høyt prestasjonsnivå kombinert med ideologiske og verdimessige overtoner Jo enklere en visjon er, jo bedre. Enkle visjoner kan også kommuniseres via logo, og reklamemateriell mens lengre visjoner krever fremføring av budskapet

56 Anslagsvis: Asker, et bærekraftig samfunn. Vi styrer utviklingen basert på verdiene: Raus, nær, modig, skapende Asker, sammen om et bærekraftig samfunn Sammen oppnår vi en bærekraftig samfunnsutvikling med trygge lokalsamfunn og grønne muligheter mellom to fjorder Sammen skaper vi en bærekraftig fremtid

57 Visjonsprosessen Januar Februar Mars April Mai Juni Juli Augu st Sept. Oktober Nov. Des. Janua r Februar Mars 7/2 4/3, 8/3 1/4, 8/4, 24/4 6/5 14/6 27/ /11 Fellesnemda: Oppstart videre visjonsarbeid. Adm. ledersamling Fellesnemda: Vedtar foreløpig forslag Dialogmøter: - Ungdomsråd - Innbyggerpanel - Frivillighet Dialogmøter : - Næringsliv Fellesnemda oppsummere dialogmøter Fellesnemd a: Vedtar forslag til kommunepl anens samfunnsd el med forslag til visjon Kommunestyret konstituere s Formannskape t 1. gangsbehandling av kommuneplan ens samfunnsdel med visjon Offentlig ettersyn Offentlig ettersyn Formannskape t 2. gangsbehandling av kommuneplan ens samfunnsdel med visjon Kommunestyret gjør vedtak av kommuneplanens samfunnsd el med visjon Administrative forberedelser Dialog med sivilsamfunn Administrative forberedelser Høring Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 59

58 Nye Asker kommune Politiske reglementer Fellesnemnda 8. februar 2019 Juridisk rådgiver Trine Groven

59 Reglement om organisering KL 5-13 Reglement for folkevalgte organer (NY) a) organets virkeområde og eventuelle vedtaksmyndighet b) tidsperioden som organet er opprettet for c) eventuelle andre sentrale bestemmelser om organets virksomhet KL 6-1 Ordførers myndighet og oppgaver Ordfører får forslagsrett i alle folkevalgte organer (NY) a) treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning? b) treffe vedtak i hastesaker (KL 11-8)? c) opprette utvalg som skal forberede ikke-prinsipielle saker? KL 13-1 Rådmannens myndighet og oppgaver a) treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning Hvilke saker er det i vår kommune?

60 Konstituerende møte (KL 7-1) Vedtas ved konstitueringen : > Reglement for kommunestyret > Reglement for (og valg) formannskapet (for 4 år) > Reglement for (og valg) - ordfører/varaordfører (for 4 år) > Reglement for (og valg) kontrollutvalget > Reglement for (og valg) - hovedutvalgene (fire utvalg) > Reglement for (og valg) - planutvalget > Reglement for (og valg) - klageutvalget

61 Øvrige organer reglement og valg Kan utsettes til kommunestyret : > Reglement for og valg til eldrerådet > Reglement for og valg til ungdomsrådet > Reglement for og valg til råd for personer med funksjonsnedsettelse > Vedtekter og valg av representantskap til IKS ABBR, ABV, Glitrevannverket > Vedtekter og valg av styre til KF Røykenbadet KF, Hurum Eiendomsselskap KF > Reglement for Partssammensatt utvalg

62 Reglement for delegering KL 5-14 Reglement for delegering og innstilling Delegering er «maktfordelingen» innad i kommunen Politiske beslutninger som angår lokalsamfunnet mål- og middel valg, prioritering, fordeling av goder og byrder Vedtak som kun angår part(er) i en sak > Delegeringssperrer i loven «kommunestyret selv» > Delegering til andre folkevalgte organer Kommuneloven gir vid adgang til delegering til organer Kommunestyret selv avgjør til hvilket organ > Delegering til enkeltpersoner > «viktig at prinsipielle saker behandles av folkevalgte organer og at vedtak treffes der» «Hva som er av prinsipiell betydning må fastsettes ikke bare ut fra vedtakets karakter og konsekvenser, og ut fra kommunens størrelse, men også ut fra en vurdering av i hvilken utstrekning de viktige skjønnsmessige sider av den aktuelle avgjørelsen må anses klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis.»

63 Reglement for saksbehandling KL Reglement for saksbehandling > Mye er direkte lovregulert: møteprinsippet (strammes inn), innkalling og saksliste, møtebok, møteoffentlighet, inhabilitet, utvidet innsynsrett og taushetsplikt, spørsmål til leder, vedtaksførhet og avstemninger, lovlighetskontroll > Kommunestyret skal vedta nærmere regler for: adgang til fjernmøter ( 11-7), til å treffe vedtak i hastesaker ( 11-8) > Kommunestyret kan vedtak nærmere regler for: godkjenning av møtebok protokolltilførsel forslag til ny sak på dagsorden (tidligere interpellasjon) forretningsorden; taletid, replikkordskifte mm oversendelser mindretallsanke spørsmål til rådmannen osv.

64 Økonomiforvaltningen > KL 14-1 Grunnleggende krav: «Kommuner skal forvalte økonomien slik at den økonomiske handleevnen blir ivaretatt over tid» > KL 14-2 Kommunestyret skal vedta: a) økonomiplanen og årsbudsjettet b) årsregnskapene og årsberetningene c) finansielle måltall for utviklingen av økonomien (NY) herunder måltall for gjeldsgrad frem i tid d) regler for økonomiforvaltningen (økonomireglement) e) regler for finans og gjeldsforvaltningen (finansreglement) Bestemmelser om finansiell risiko (KL 14-13) Bestemmelser om avkastningsmål (KL 14-13) > KL 26-1 Eierskapsmelding a) Prinsipper for eierstyring b) Oversikt over selskaper, foretak mm c) Formålet med eierskapet til virksomhetene i b)

65 Rettigheter og plikter for folkevalgte KL kap. 8 Rettigheter og plikter: > 8-1 Rett og plikt til å delta i møte > 8-2 Rett til fri fra arbeid > 8-3 Dekning av utgifter og økonomisk tap - forskrift Dekning av reiseutgifter Dekning av påførte utgifter Dekning av tapte inntekter (dokumenterte/ikke-dokumenterte) > 8-4 Arbeidsgodtgjøring - forskrift > 8-5 Godtgjøring ved frikjøp > 8-6 Ettergodtgjøring - forskrift > 8-7 Pensjonsordning (kan-bestemmelse) > 8-8 Rett til sykepenger (hovedbeskjeftigelse) > 8-9 Rettigheter ved yrkesskade - (hovedbeskjeftigelse) > 8-10 Permisjoner - forskrift

66 Nye Asker kommune Folkevalgtes arbeidsvilkår Asker kommune Fellesnemnda 8. februar 2019 Juridisk rådgiver Trine Groven

67 Ordfører og varaordfører > Ordfører Godtgjøring 100 % av B Telefon mm 1 % av B > Totalt > Varaordfører Godtgjøring 20 % av B Formannskap 10 % av B Andre møter 3 % av B Telefon mm 1 % av B Variabel godtgj x > Totalt

68 Formannskapet + leder plan/bygg > Godtgjøring 17 % av B > Formannskap 10 % av B > Andre møter 3 % av B > Telefon mm 1 % av B > Variabel godtgj x > Totalt

69 Formannskapet + leder hovedutvalg > Godtgjøring 10 % av B > Formannskap 10 % av B > Andre møter 3 % av B > Telefon mm 1 % av B > Variabel godtgj x > Totalt

70 Formannskapet + gruppeleder Godtgjøring 10 % av B ,1 % av B per medlem Formannskap 10 % av B Andre møter 3 % av B Telefon mm 1 % av B Variabel godtgj x > Totalt

71 Formannskapet > Formannskap 10 % av B > Andre møter 3 % av B > Telefon mm 1 % av B > Variabel godtgj x > Totalt

72 Hovedutvalg eller plan/bygg > Hovedutvalg > Godtgjøring 1 % av B > Andre møter 3 % av B > Telefon mm 1 % av B > Variabel godtgj x > Totalt > Plan/bygg > Godtgjøring 8 % av B > Andre møter 3 % av B > Telefon mm 1 % av B > Variabel godtgj x > Totalt