14/17 Arbeidsplan for styrets arbeid i 2017 videre arbeid fra sak 1/17

Transkript

1 Referat fra styremøte nr. 2 Styret for Valdres Brannvesen IKS Tirsdag 27. juni 2017 Møtested: KS Agenda, Haakon VIIs gt. 9, 0161 Oslo Møtetid: Tirsdag 27. juni kl Informasjon a. Styrets ansvar i IKS Brann/redning b. Helhetlig ROS lovens krav hva og hvordan c. Informasjon om rolle og forventning fra DSB d. Virksomhetsoverdragelse rettigheter og plikter Saker til behandling 6/17 Godkjenning av referat fra 1. juni /17 Ansettelse av daglig leder Plan for arbeidet 8/17 Referat fra møte med tillitsvalgte Referat fra møte med Brannsjefer 9/17 Helhetlig ROS 10/17 Etablere styringsgruppe med tillitsvalgte 11/17 Økonomisk nåsituasjon budsjett investering 18-20, og drift i 2016 og /17 Hjemmeside logo og journal/postliste 13/17 Regnskap og formuesforvaltning 14/17 Arbeidsplan for styrets arbeid i 2017 videre arbeid fra sak 1/17 14/17 Eventuelt

2 Onsdag 28. juni 2017 Møtested: Nedre Romerike Brannvesen IKS, Sykehusveien 10, 1474 Nordbyhagen Møtetid: Onsdag 28. juni kl Informasjon frå Brannsjef Jan Gaute Bjerke, styreleder Marit Ekvold frå Politiet 1. Drift av brann / redning i IKS a. Forholdet eierne og eiernes kommunebudsjett b. Styringslinjer 2. Helhetlig ROS og bruker av dette som verktøy 3. arbeidet med økonomiplaner 4. Erfaring med overtakelse av ansatte fra flere kommuner samordning av lønn og arbeidsbetingelser 5. Styrets arbeid 6. Andre erfaringer de har lyst til å dele med oss 6/17 Godkjenning av referat fra styremøte 1. juni 2017 Er undertegnet og godkjent i siste møte. Godkjent 7/17 Ansettelse av daglig leder plan for arbeidet Styreleders/Bjørg Dokken innstilling: Vi har henvendt oss til Mercuri Urval og Habberstad for å få tilbud. Bare Habberstad v/jan E. Myhre (Dokka) har respondert. Tilbudet vedlegges. Styreleder mer tilbudet om aktiv søk er unødvendig. Annonse i fagtidskrift og lokal presse/sosiale media bør treffe aktuelle kandidater. Styreleder innstiller på at vi engasjerer Habberstad innenfor de rammer som er i tilbudet, og at styreleder, styremedlem Bjørg Dokken og observatør Erik Frenning får fullmakt til å lede prosessen fram til styrebehandling.

3 Forslag til stillingsannonse gjennomgått og bearbeidet. Lønns- og arbeidsbetingelser diskutert. Styreleder får fullmakt til å inngå kontrakt med Habberstad innenfor de rammer som er i tilbudet. 8/17 Referater a. Referat fra møte med tillitsvalgte fagorganisasjoner b. Referat fra møte med brannsjefer Styret tar referatene til orientering. Formidlet en god mottakelse i begge organer. Styret tar referatene til orientering 9/17 Helhetlig ROS Styremedlem Per Einar Tveit/Kristian Damstuen sin innstilling: Vi er fremdeles i undersøkelsesfasen. Kristian har sendt ut forespørsler til sine kontakter, men mangler vel fremdeles tilbakemelding fra flere av dem. Vi har «oppdaget» at en ROS for dette fagområdet nok er mer omfattende kanskje noen har tenkt. Vi må først få utarbeidet et konkurransegrunnlag. (Dette blir nok en innkjøpssak i kategorien > < kroner.) For å få fram konkurransegrunnlaget må vi ha i en fagperson til å være med å utarbeide det. Dette hadde, i alle fall jeg, tenkt å ta opp med styret hvordan vi bør gjøre Ettersendt Styret går for en enkelt anbudsrunde for en helhetlig ROS i flere faser, og hvor styret nedsetter en styringsgruppe med Per Einar og Kristian. Det kan etableres en arbeidsgruppe med dagens brannsjefer og rep. fra de ansattes oppnevnte organ. Det tas sikte på at fase 1 er ute på tilbud 10. juli og med oppstart 15. aug. og ferdigstillelse innen 30 dager.

4 Endelig beslutning tas etter møtet med Nedre Romerike Brannvesen. Per Einar og Kristian har fullmakt til å starte opp prosessen. 10/17 Etablere styringsgruppe med tillitsvalgte Styreleder sin innstilling: a. Gruppen er etablert og består av: Vidar Hilmen, ØSK Egil Bøen, SAK Andris Kjøs, Vang Andris Stee, VSK Håvard Halvorsen, NAK Kjell Ivar Haugen, Etnedal b. Fastsettelse av møteplan, tema og deltakelse høsten 2017 Tidspunkt Tema Deltaker Deltaker Deltaker Deltaker August Ansattes lønns- Styreleder Nestleder Bjørg Marit og arbeidsvilkår Dokken Øvstebø September Helhetlig ROS Styreleder Nestleder Per Einar Tveit Oktober Driftsbudsjett Styreleder Nestleder Marit Øvstebø November Ansattes lønnsog arbeidsvilkår Styreleder Nestleder Bjørg Dokken Desember Oppstart Daglig leder Styreleder Nestleder? Marit Øvstebø Drøfting om nødvendighet og innhold i å ha lønn- og arbeidsvilkår 2 ganger. Grunnen er at møte 1 er opplysning, og møte 2 er prosess for å finne IKS-et sitt eget regelverk. Kravet til virksomhetsoverdragelse gjelder for dagens ansatte. Som innstillingen 11/17 Økonomisk nåsituasjon budsjett investering , og drift i 2016 og 2017

5 Styremedlem Marit Øvstebø/Håkon Berg Sundet sin innstilling: - Oversikt over utbetalinger og mannskap Orienteringen tas til etterretning 12/17 Hjemmeside logo og journal/postliste Nestleder Kristian Damstuen/Håkon Berg Sundet sin innstilling: Forslag til ramme og kostnad godkjennes. Notat og spørsmål om logo diskutert Journal og postliste må løses av IKS IKT Valdres vi må ha arkiv m.m Som innstilling Kreativ strek engasjeres i henhold til tilbudet. 13/17 Regnskap og formuesforvaltning Forespørsel sendt til alle kommunene med svarfrist 20. juni kl 12. Vestre Slidre, Vang og Etnedal har svart at de ikkje har kapasitet. Øystre Slidre har lagt inn anbud. Nord-Aurdal og Sør-Aurdal har ikkje respondert. Ut frå at styreleder også er rådmann i Øystre Slidre, ber han om å bli erklært inhabil i saksbehandlingen. En forutsetning for tilbudet er at vi får hele det beskrevne oppdraget. Pris 550 kroner per time eks. mva., uavhengig av type oppdrag innenfor lønn, regnskap budsjettering og personaltjenester. Medgått tid blir fakturert. Dette inkluderer møter (interne og eksterne), deltakelse på kurs o.l. knyttet til oppdraget. Satsene reguleres med virkning fra 1. januar, i samsvar med TBUs beregning av årslønnsvekst i kommunal sektor foregående år. Hver av partene kan kreve avtalen reforhandlet med ett kalenderårs varsel. Første mulige tidspunkt for reforhandling blir med virkning fra 1. januar Disse fristene gjelder også ved evt. oppsigelse av avtalen.

6 Det forutsettes enighet om innholdet i en oppdragsavtale, og at vi har kommet til enighet om denne innen 1. september Tilbudet fra ØSK godkjennes. ØL deltok ikke i behandlingen. 14/17 Arbeidsplan for styrets arbeid i 2017 videre arbeid Som innstillingen Oslo, 27. juni 2017 Øivind Langseth Kristian Damstuen Marit Øvstebø Håkon Berg Sundet Per Einar Tveit Bjørg Dokken Erik Frenning