Styret for Sølvberget KF

Transkript

1 Møtebok: Styret for Sølvberget KF ( ) Styret for Sølvberget KF Dato: Sted: Utsikten 4.etg. Notat:

2 Saksliste Saker til behandling 21/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF /18 Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder 9 23/18 Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel /18 Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel /18 Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem 19 26/18 Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest 21 27/18 Årsbudsjett /18 Samarbeid mellom MUST og Sølvberget 30 29/18 Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt 33 30/18 Møteplan og årshjul

3 21/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF / Protokoll Styret for Sølvberget KF : Protokoll Styret for Sølvberget KF Sølvberget KF Postadr.: Postboks STAVANGER Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no Orgnr UTVALGSSEKRETÆR ARKIVSAK ARKIVNR. DATO Anne Vikse 17/ Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Utsikten 4.etg. Møtedato: Tid: 16:30 Møtenr. Møteleder: Hilde Karlsen Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Dessuten møtte: Hilde Karlsen (H), Anne Kristin Vik Bruns (KrF), Olav T. Laake (Ap), Eirik Faret Sakariassen (SV), Linn Tønnessen (Ansattes representant), Anne Torill Stensberg (Administrasjonen), Anne Vikse (Administrasjonen) Journalister: Tilhørere: 2 1

4 21/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF / Protokoll Styret for Sølvberget KF : Protokoll Styret for Sølvberget KF Saksnr. Arkivsaksnr. 18/18 17/ Protokoll Styret for Sølvberget KF /18 18/ Madla bibliotek, ombygging og midlertidige lokaler 20/18 18/ Valbergtårnet - Overføring av forvaltningsansvar 2

5 21/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF / Protokoll Styret for Sølvberget KF : Protokoll Styret for Sølvberget KF Saker til behandling 18/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret for Sølvberget KF /18 Styret for Sølvberget KF har behandlet saken i møte sak 16/18 Møtebehandling Votering Vedtak 1. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 2. tertial 2018 til orientering. 2. Revidert driftsbudsjett vedtas i tråd med Bibliotek- og kulturhussjefens forslag. Møtebehandling Votering Vedtak Protokollen ble godkjent. [Lagre] 3

6 21/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF / Protokoll Styret for Sølvberget KF : Protokoll Styret for Sølvberget KF /18 Madla bibliotek, ombygging og midlertidige lokaler Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret for Sølvberget KF /18 Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF gir Bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å forhandle fram en ny leieavtale med Thon Eiendom for nye renoverte lokaler i Madla Amfi. 2. Styret for Sølvberget KF gir Bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å forhandle fram leieavtale i midlertidige lokaler i Madla Amfi i byggeperioden. Møtebehandling Votering Vedtak 1. Styret for Sølvberget KF gir Bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å forhandle fram en ny leieavtale med Thon Eiendom for nye renoverte lokaler i Madla Amfi. 2. Styret for Sølvberget KF gir Bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å forhandle fram leieavtale i midlertidige lokaler i Madla Amfi i byggeperioden. [Lagre] 4

7 21/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF / Protokoll Styret for Sølvberget KF : Protokoll Styret for Sølvberget KF /18 Valbergtårnet - Overføring av forvaltningsansvar Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret for Sølvberget KF /18 Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF gir Bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å gå i dialog med Stavanger kommune, kulturavdelingen om overføring forvaltningsansvaret for Valbergtårnet fra Sølvberget til MUST. 2. Styret for Sølvberget gir bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å inngå kortsiktige leieavtale med andre interessenter. Møtebehandling Votering Vedtak 1. Styret for Sølvberget KF gir Bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å gå i dialog med Stavanger kommune, kulturavdelingen om overføring forvaltningsansvaret for Valbergtårnet fra Sølvberget til MUST. 2. Styret for Sølvberget gir bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å gå i dialog med sikte på å inngå leieavtale med andre interessenter. Leieavtale skal godkjennes av styret for Sølvberget. [Lagre] 5

8 21/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF / Protokoll Styret for Sølvberget KF : Protokoll Styret for Sølvberget KF Hilde Karlsen Leder Anne Kristin Vik Bruns Nestleder Eirik Faret Sakariassen Olav T. Laake Linn Tønnessen Medlem Medlem Medlem 6

9 22/18 Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder - 18/ Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder : Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder Forslag til vedtak: Daglig leder Anne Torill Stensberg sin årslønn blir fastsatt til fra

10 22/18 Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder - 18/ Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder : Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder Lønnsforhandlinger - Kapittel for daglig leder Bakgrunn for saken Styret for Sølvberget KF behandler forhandlingsresultatet for de ansatte som er i kapittel 4 og 5 i egen sak, men forhandlingene for daglig leder gjenstår. Nestleder og daglig leder har hatt en samtale om dette, og nestleder ønsker å drøfte saken med styret før endelig lønn fastsettes. Fakta Stavanger kommune har i november gjennomført lokale forhandlinger for ledere etter Hovedtariffavtalens pkt , gjeldende per Den økonomiske ramme for lønnsoppgjøret er 2,85 %. Omregnet til datotillegg pr ble tillegget i Stavanger kommune 2,85 %. I denne beregningen er det hensyntatt overheng og lønnsglidning i tariffperioden. Direktørene i rådmannens ledergruppe ble gitt tillegg innenfor rammen på 2,85 %. Anne Kristin Bruns Nestleder Anne Vikse Saksbehandler Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2

11 23/18 Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5-18/ Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5 : Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar resultatet fra de sentrale og lokale lønnsforhandlingene i 2018 til orientering. 1

12 23/18 Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5-18/ Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5 : Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5 Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5 Bakgrunn for saken Lønnsforhandlingene for kapittel 4 ble i år avholdt sentralt. Sølvberget gjennomførte lokale lønnsforhandlinger i henhold til Hovedtariffavtalens bestemmelser for Kapittel 5. Virkningsdato var 1. mai for både kapittel 4 og kapittel 5. Fakta Lønnsforhandlingene for kapittel 4 ble i år avholdt sentralt. Sølvberget gjennomførte lokale lønnsforhandlinger i henhold til Hovedtariffavtalens bestemmelser for Kapittel 5. Virkningsdato var 1. mai for både kapittel 4 og kapittel 5. Kapittel 4 Det er bibliotekarer, saksbehandlere, konsulenter og vikarer/ekstrahjelper som er plassert i kapittel 4. Hele lønnstillegget i kapittel 4 ble i år fastsatt sentralt med et tillegg på 2,8%. Det var ikke avsatt pott til lokale lønnsforhandlinger etter HTA kapittel 4 i Føringer for forhandlingene i Kapittel 5 Føringene for forhandlingene er lagt i Sølvbergets lønnspolitiske dokument. I tillegg legges sentrale føringer i forbindelse med tariffrevisjonen og føringer fra Stavanger kommune til grunn. På bakgrunn av dette har Stavanger kommune gitt en ramme for forhandlingene på 2,85 % i kapittel 5 og 2,8% i kapittel 4 og anbefaler også at foretakene følger dette. Kapittel 5 På Sølvberget er rådgivere og ledere plassert i kapittel 5. Dette er ansvarsfulle stillinger med stor grad av selvstendig arbeid og høye krav når det gjelder utviklingsarbeid, initiativ og faglig oppdatering. Kriteriene for individuell lønn som er beskrevet i «Lønnspolitisk dokument» brukes ved avlønning av rådgivere og ledere. Forhandlingene ble gjennomført 14. november, etter at første tilbud ble gitt ut 5. november. Følgende fagforeninger deltok i forhandlingene: Fagforbundet, Bibliotekarforbundet og Samfunnsviterne. Forhandlingene ble gjennomført både med fellesmøter der alle fagforeningene var til stede og separate forhandlinger. Det ble oppnådd enighet med alle fagforeningene, innenfor en total ramme på 2,85 %. Alle som var innbefattet av forhandlingene fikk et kronetillegg på kr ,- (for 100% stilling). Tilleggene varierte fra kr kr Gjennomsnittet var kr ,-. Det var enighet om at Søylelederne skal vurderes overført til kap i løpet av I tillegg var det enighet om at det skal foretas en ny vurdering av lønn når ansatte i vikariat går tilbake til sin opprinnelige stilling. Vurdering Partene har evaluert gjennomføringen av forhandlingene, og det er enighet om at lønnsforhandlingene på Sølvberget gjennomføres på en profesjonell og ryddig måte. Lønnspolitisk dokument er et godt hjelpemiddel, og partene har et konstruktivt samarbeid for å oppnå best mulig resultat totalt sett. Det vle enighet om at lønnsforhandlingene bør starte tidligere på året og man ser at man bør komprimere tidsplanen slik at man blir raskere ferdig med forhandlingene. 2

13 23/18 Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5-18/ Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5 : Lønnsforhandlinger - HTA Kapittel 4 og Kapittel 5 Kulturhussjefen er tilfreds med at det ble oppnådd enighet med alle fagforeningene, og at det var mulig å holde seg innenfor rammen. Konklusjon Resultatet av lønnsforhandlingene er iverksatt og legges fram for styret til orientering. Anne Torill Stensberg Bibliotek- og kulturhussjef Vedlegg: Kopi av protokollene deles ut på styremøtet. Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 3

14 24/18 Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19-18/ Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 : Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 1

15 24/18 Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19-18/ Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 : Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 Bakgrunn for saken Oppsummering av Kapittel 18 og planer for Kapittel 19. A: Kapittel 18 Nøkkeltal 170 deltakarar som var med på 133 arrangement (2017: 149 på 139 arr.) publikummare (11907) 71 kjøpte festivalpass (75) Billettinntekter: ,- ( ,-) Oppsummering Kapittel 18 var fagleg og kunstnerisk vellukka, med nye stemmer, fleire originalforedrag og fruktbare prosjekt som gjekk på tvers av kunstsjangrar. Det var ein nedgang i besøkstalet, men besøket var på nivå med dei siste åra. Billettsalet sank i høve til toppåret 2017, men trenden dei siste fem åra er framleis jamnt stigande. Hovudtemaet var «samhald», eit stikkord me opplevde som fruktbart for aktuelle diskusjonar om alt frå familie til storpolitikk. Besøk 2018 synte at me framleis har et godt grep om kjernepublikummaren, og at mange kjem tilbake år etter år. Samtidig er over ein ein femtedel av dei som svarte i publikumsundersøkinga nye brukarar, noko som tydar at tilveksten held fram i høgare tempo enn for nokre år sidan. Om me trekk frå arrangementer som ikkje er typiske (t.d. boksal, Piaf på norsk og Lyden av regn), har besøkstalet vore stabilt cirka mellom 2013 og I 2017 var det ein topp på nesten 12000, før me igjen er tilbake høgt på talet. Det skal me vera nøgde med, også fordi fredagen under festivalen var prega av ein hauststorm som blei varsla i dramatiske ordelag. I følge publikumsundersøkinga var 53% av publikum på sin første, andre eller tredje festival i år. I 2016 oppga 42,3% det samme og i %. Den typiske publikummaren er rett over 50 år og ho er framleis ei kvinne sjølv om andelen respondentar som er menn har gått opp noko (kanskje er det på grunn av konserten med bob hund, som nådde ein utypisk demografi menn Bokmerke og DEMO var godt besøkt også i år. Over 3500 elever besøkte Kapittel med skulen. Me hadde i år to ulike variantar av DEMO (for vidaregåande skule) og den eine forestillinga blei strømma i sanntid til kinosal 5 grunna stor etterspurnad. 2

16 24/18 Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19-18/ Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 : Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 Billettsal Grafen under demonstrerer utviklinga i billettsalet gjennom ticketco sidan Trenden viser ein jevn og sunn stigning. Det var ein topp i 2017, som me ikkje nådde i år, men grafen illustrerer at utviklinga over tid framleis er positiv Før festivalen (t.o.m. tirsdag 23.59) Under festivalen SUM Programmet i tal At Kapittel framstår som ein breiddefestival ser me av programstatistikken. Me har ein jamn fordeling av sjangrar i det opne programmet (sjå diagram). Me har vekta om litt frå foredrag til forfattarmøte og panel, men det er nok innanfor grensa for tilfeldig variasjon. Ein litt større andel av arrangementa enn i fjor tok utgangspunkt i skjønnlitterære utgjevnader, men Kapittel er framleis ein av landets største sakprosafestivalar. Forfattarmøte/samtale Opplesing Foredrag Panelsamtale/debatt/seminar Film/konsert/dans/teater Annet Skjønnlitteratur Sakprosa 23% 4% 26% 38% 62% 21% 15% 11% Me forsøker å ha relativt jamn kjønnsfordeling. I 2018 var fordelinga 51% kvinner og 49% menn på programmet, noko som nok er den høgste kvinneandelen i historia til festivalen. Då reknar me riktignok ikkje med dei to mannebanda me hadde på besøk, Skambankt og bob hund. 3

17 24/18 Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19-18/ Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 : Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 Publikumsrespons på programmet Kvalitet er vanskelig å måla i vår sjanger, men likevel det viktigaste å evaluera. Me må lena oss på eigenevalueringer, anekdotiske omtalar, publikumsevalueringa og presseomtala når vi forsøker å skapa eit bilete av om me har truffe ei nerve med programmet. Hovudinntrykket er at me har klart å skapa gode diskusjonar og har klart å introdusera spennande forfattarar. 99% av respondentane i publikumsundersøkinga oppgjer at dei heilt eller ganske sikkert vil besøka festivalen igjen og dei skriftlege tilbakemeldingane er i stor grad positive. Det tilsvarende talet i 2017 var 91%. Forslaga frå publikum om ting som kan bli betre handler igjen mykje om kapasitet i lokalar, om lokala passar til arrangementa, kva tidar arrangementa er lagt til eller om stramme tidsskjema. Det er positivt at det er fleire som spesifikt nemner arrangementa med bob hund som eit høgdepunkt i år. Slike bookingar er utypiske for ein litteraturfestival, og noko risikable, og derfor er oppmuntrande at det lukkast både med tanke på besøkstalet og skriftleg respons. Organisasjon Arbeidet med Kapittel er i hovudsak forankra i team program og team produksjon, men også team utvikling har ei viktig rolle (spesielt med tanke på marknadsføring). Me har ein organisasjon i gjennomføringa som fungerer relativt godt, både på grunn av rutinerte enkeltpersoner og at me har blitt betre på å koordinera arbeidsoppgåvene. Me samlar ein del konkrete punkter frå evalueringa i et internt dokument. Blant dei viktigaste forbetringspunkta me har notert i år er at me generelt kan sikra endå betre avklaring av ansvar mellom Sølvberget og diverse samarbeidspartnarar. Me har framleis høg etterspurnad etter å vera frivillig og god oppslutning blant tilsette om å bidra under gjennomføringa. Timebruken for frivillige og tilsette som ikkje er med i team program og produksjon er registret som litt mindre (17%) enn i fjor, mens me trur at team program og produksjon la ned litt fleire timar samla. Det er verdt å merka seg at oppstillinga under kun viser timebruk knytt til sjølve gjennomføringa (det vil seia til dømes ikkje arbeid med kommunikasjon i team utvikling, med rekneskap, utstillinger i biblioteket eller annan timebruk gjennom året). Team program og produksjon (overslag) Festivaluka ansatte (WB) Festivaluka frivillig (WB) SUM Før 1. sept sept sept 264!Syntaksfeil,. 590 Etterarbeid 30 SUM

18 24/18 Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19-18/ Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 : Rapport frå Kapittel 18 og planar for Kapittel 19 B: Kapittel 19 Datoar for Kapittel i 2019 er 18. til 22. september. Temaet blir «kropp». Me planlegg ingen store endringer av konsept eller profil, men skal å følga opp strategien som blei vedtatt i fjor og justera programmering og planlegging basert på erfaringer frå er nasjonalt bokår, og bakgrunnen for det er at den første norske boka blei trykt for 500 år sidan. Under festivalen markerer me bokåret med nokre bokhistoriske arrangement og andre prosjekt som er knytt til året. Norsk kulturråd auka bevilginga til Kapittel frå til i Me reknar med å halda på dette nivået i statleg støtte også i Espen Røsbak Saksbehandler Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 5

19 25/18 Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem - 18/ Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem : Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF gir Bibliotek- og kulturhussjefen fullmakt til å forhandle fram en ny samarbeidsavtale med Stavangerskolene. 1

20 25/18 Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem - 18/ Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem : Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem Samarbeid med Stavanger skolene - innføring av felles biblioteksystem Bakgrunn for saken Sølvberget bibliotek og kulturhus har siden kontraktsignering 9. januar 2018 arbeidet med å utvikle og innføre et nytt felles biblioteksystem sammen med Bergen, Trondheim og Kristiansand kommune. I forkant av denne anskaffelsen fikk vi fullmakt for å tegne en avtale på vegne av de rundt 200 grunnskolene i de fire kommunene. Skolene i Stavanger går i drift med det nye biblioteksystemet i løpet av januar Avtalen som ble signert fikk også med seg de kommunene som det på dette tidspunktet var fattet vedtak om at skulle slås sammen. For Stavangers del handler dette om kommunene Finnøy og Rennesøy. Finnøy og Rennesøy går i drift med det nye biblioteksystemet i løpet av høsten Nytt felles biblioteksystem Sølvberget gikk i drift med det nye, web-baserte biblioteksystemet, Bibliofil, 22. august Løsningen var på dette tidspunktet ikke ferdigutviklet, men vi hadde på forhånd definert et sett med funksjonalitet som måtte være på plass til oppstart. Den endelige leveransen av biblioteksystemet skal etter kontrakten være klar 9. januar 2019 nøyaktig ett år etter kontraktsigneringen. Samarbeidsavtale med Stavangerskolene Det neste steget blir å rulle ut det nye biblioteksystemet på de 44 grunnskolene i Stavanger. Vi høster nå erfaringer med fire pilotskoler som alle skal gå i drift i løpet av desember. De fire pilotskolene er Kannik, Våland, Teinå og Tasta skole. De resterende 40 skolene settes i drift i løpet av januar Vi deler skolene inn i fire grupper basert på geografisk nærhet, og tar en gruppe hver uke. Dermed kjører vi både opplæring og driftsstart i samme uke, fordelt på fire uker. Sølvberget har tatt på seg prosjektledelsen for implementeringen i skolene, og har i den forbindelse utarbeidet en samarbeidsavtale med Stavanger kommune ved skolesjefen. Avtalen definerer klart at Sølvberget får dekket sine utgifter for dette arbeidet (prosjektledelse og opplæring av skolebibliotekarene) samt legger premissene for fordelingsnøkkel av driftskostnader på det nye biblioteksystemet og definerer Sølvbergets og skolenes forpliktelser i forbindelse med systemskiftet. Både Sølvberget og skolesjefen ser for seg at dette samarbeidet på sikt kan utvides når det nå etableres et felles fagsystem mellom skolebibliotek og folkebibliotek i Stavanger. Uavhengig av framtidig samarbeidsform etablerer vi nå et tettere og mer formalisert samarbeid med skolene gjennom dette prosjektet og denne samarbeidsavtalen. Bjørn Kjetil Fredriksen Saksbehandler Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2

21 26/18 Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest - 18/ Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest : Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering 1

22 26/18 Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest - 18/ Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest : Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest Bakgrunn for saken Sølvberget har i flere år arbeidet etter en matrisemodell med organisering i søyler og team. Det siste året er også de fysiske rammene kommet på plass og man har fått anledning til å starte utprøving av strukturen fullt og helt. Vi ser imidlertid at noen områder ikke får utnyttet sitt potensiale fullt ut. I tidligere sak til styret er det skrevet at organisasjonsmodellen skal være levende og at f.eks. antall team kan variere etter behov. Sak 16/ , Sølvberget ønsker å justere organisasjonen ved å opprette et nytt team som enda bedre knytter oss mot framtida og et bedre publikumstilbud, som videreutvikler Sølvberget galleri og bibliotekets samlinger og kompetanse på en bedre måte. Fakta og vurderinger Sone 2 er den største sonen/avdelingen i Sølvberget både arealmessig, i besøk, i volum på samlingen og utlån. Sonen dekker over hele 2. etasje på begge sider av den gamle hovedtrappen. Den delen som ligger i vest, på ca. 650 kvadratmeter, er det arealet vi nå ønsker å etablere som egen sone og med egen koordinator. Området er i dag den minst besøkte delen av Sølvbergets virksomhet. Sølvberget galleri trenger på lik linje med bibliotekets tilbud å aktiviseres mer gjennom formidling og arrangementsvirksomhet. For bedre å utnytte det potensialet som ligger i samhandling mellom galleridrift og biblioteksdrift ønsker vi å bygge en tettere organisering i eget team med en egen koordinator. Sølvberget galleri har ett større potensiale både når det gjelder programmering/kuratering, formidling og besøk, og er et galleri som følges av kunstmiljøet lokalt og nasjonalt med interesse. Det nye teamet, Sone 2 vest, vil da omfatter Sølvberget galleri, kunstlitteratur, film, tegneserier, poesi og verkstedet for lyd/ bilde; Studioet. Til sammen vil dette soneteamet være et viktig virkemiddel for effektivisering i bemanningen, og det vil kunne styrke den visuelle kunstformidlingen betydelig og gi arbeidet med galleriets program og formidling en bedre evne til samhandling internt og eksternt. Ved å skille ut sone 2 vest fra dagens store sone 2 legger man til rette for et tverrfaglig team med kompetanse som vil vitalisere både galleriet, verkstedet og mediesamlingen. Teamet får en tydelig grad av påvirkning på egen aktivitet, men skal og samarbeide i matrisen med øvrige team og eksterne krefter. Koordinators ansvarsområder vil omfatte organisering av det daglige arbeidet, bemanning, ansvar for å lede galleriets programråd og sammen med de ansatte i teamet utvikle og overlevere program både for galleriets, bibliotekets og studioets virksomhet. Teamets arbeidsoppgaver vil kort skissert bli: Gjennomføre vaktplaner i egen sone, formidling av bibliotekets samlinger, programlegging utstillinger, formidling i kunstgalleri, programlegging studio med fasilitering aktiviteter. I tillegg daglig pleie av samling og lokaler, montering og demontering utstillinger og delta aktivt i avvikling av arrangement og formidling. Ansatte i teamet vil rekrutteres innenfor Sølvbergets rammer og i nært samarbeid med de tillitsvalgte 2

23 26/18 Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest - 18/ Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest : Sølvbergets organisasjonsstruktur - Opprettelse av Sone 2 Vest Sone 2 øst vil fortsatt i hovedtrekk inneholde de store samlingene fag- og skjønnlitteratur for barn og unge og skjønnlitteratur på alle språk for voksne. Gjennom disse samlingene og i sonen foregår en betydelig formidlingsaktivitet gjennom året. Anne Torill Stensberg Bibliotek- og kulturhussjef Anne liv Tønnessen Saksbehandler Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 3

24 27/18 Årsbudsjett / Årsbudsjett 2019 : Årsbudsjett 2019 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Årsbudsjett 2019 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til årsbudsjett for

25 27/18 Årsbudsjett / Årsbudsjett 2019 : Årsbudsjett 2019 Årsbudsjett 2019 Bakgrunn for saken I følge Stavanger kommunes eierstrategi skal styret fastsette foretakets særbudsjett i henhold til kommunestyrets vedtak om årsbudsjett. Bystyret behandler sak om Handlings- og økonomiplan og årsbudsjett I rådmannens forslag til årsbudsjett 2019 er overføringene til Sølvberget foreslått til kr mill. I tillegg dekkes merutgifter til lønnsoppgjør. Sølvberget er i ferd med å avslutte en lang periode med endringer, ombygginger og store investeringer. Prosjektet Nye Sølvberget blir ferdigstilt i Kiellandsenteret vil åpne 18.februar 2019, og med det er en omfattende omorganisering og ombyggingsfase over. Sølvberget vil da ha publikumsaktiviteter fra 1. til 4. etg Prioriterte oppgaver og framtidsutsikter - Sølvbergets rolle fram mot byjubiléet i Følge opp tiltak i forbindelse med ny kulturplan Konsekvenser av framtidig kommunesammenslåing med Finnøy og Rennesøy, og muligheter for et tettere samarbeid mellom folkebibliotek og skolebibliotek i nye Stavanger kommune - Arbeidet med sammenslåingen av tre bibliotek starter i Det er usikkert hvordan dette vil slå ut for tjenesteområdene i biblioteksektoren i den nye kommunen. For å opprettholde et godt tjenestetilbud må det gjøres et godt utredningsarbeid i 2019 som sikrer overføringen til en god drift fra og med 1.januar Det er varslet en ny bibliotekstrategi som vil gjelde fra Det vil ha betydning for Sølvberget hvilken retning som settes i den nye strategien. - Gjennomføring av Nordisk Barnebokkonferanse 4-6.februar Gjennomføring av levekårsløftet i Kvernevik, delvis finansiert av Nasjonalbiblioteket - Åpning av Kiellandsenter 18.februar «Bokas år 2019» og Sølvbergets deltakelse under bokmessa i Frankfurt Det er grunn til å tro at de økonomiske rammene vil bli strammere i årene framover, og at samtidig som Sølvberget utvikler framtidens bibliotek og kulturhus, må det ses på ulike tiltak for omstilling og effektivisering av driften. I den forbindelse er tiltakene fra Nasjonal bibliotekstrategi viktige. Nasjonalbiblioteket har tatt en førende rolle i arbeidet med å etablere en nasjonal, digital infrastruktur. Bibliotekenes tilgang og mulighet til å drive utlån av digitale medier er basert på prøveordninger. Dagens løsninger er dyre og midlertidige. Ny Kulturmelding er sendt ut på høring og den legger opp til tilpasset regional arbeidsfordeling mellom stat og regioner. For biblioteksektoren vil regjeringens bibliotekpolitikk komme i ny bibliotekstrategi i Sølvbergets driftsinntekter i 2019 Det er Sølvbergets inntekter som legger rammene for driften. For 2019 er overføringen fra Stavanger kommune foreslått til kr 64,595 mill. Dette er en økning fra kr 63,6 mill i I tillegg dekkes merutgifter som følge av lønnsoppgjøret og kompensasjon for reguleringspremie, når dette beløpet er kjent. Kompensasjon for økte kapitalkostnader i 2019 ligger ikke inne. 2

26 27/18 Årsbudsjett / Årsbudsjett 2019 : Årsbudsjett 2019 I tillegg til overføringer fra Stavanger kommune, har Sølvberget en del andre inntekter. De viktigste inntektene i tillegg til kommunens tilskudd er: husleieinntekter, kompensasjon mva, gebyrer, erstatninger, utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket, tilskudd til fengselsbiblioteket, overføring fra Rogaland fylkeskommune og andre overføringer fra offentlige instanser, hovedsakelig til prosjekter og Kapittel. Sølvbergets totale inntekter er på dette grunnlag foreslått til kr 91,005 mill. På inntektssiden er det bare mindre justeringer. Det foreslås ingen endringer av gebyrer eller utleiepriser. Se vedlagt oversikt over prisnivå. Utgiftene til ICORN er en del av Sølvbergets budsjett. Totalt budsjett for 2019 er kr 8,072 mill, som balanseres med tilsvarende inntekter. Sølvbergets driftsutgifter i 2019 Driftsbudsjettet er satt opp i balanse, slik at utgiftene balanserer med inntektene. Sølvberget fortsetter stram kostnadskontroll og med samme nivå på driften som i Budsjettet for 2019 har noen endringer i forhold til 2018 som berører i noen grad husdrift, medieinnkjøp og noen av publikumsrettede aktiviteter. Kapitalkostnadene for 2019 er på 4,5 mill. av dette er kun 4,45 mill som er kompensert fra Stavanger kommune, og er finansieres delvis med mindre innstramninger og derfor skyver vi opptaket av det nye lånet fram i mai Sølvberget har også inngått en ny leieavtale med Stavanger Eiendom fra som ga 1,375 mill i økte husleiekostnader, samtidig med at utgifter til vaktmestertjenestene har økt. Den nye leieavtalen med Stavanger Eiendom har påført Sølvberget økte utgifter til drift. Husleieutgiftene er på 6,975 mill på grunn av ny avtale med Stavanger kommune. Utgiftene til vaktmestertjenester er økt med 0,4 mill basert på erfaringene i Sølvberget får dette beløpet delvis refundert av Odeon Kino. I kr 1000 Budsjett 2018 Budsjett LØNNSUTGIFTER DRIFTSUTGIFTER INVENTAR, UTSTYR OG MASKINER KJØP AV TJENESTER OVERFØRINGER FINANSUTGIFTER Utgifter samlet INNTEKTER REFUSJONER OVERFØRINGER FINANSINNTEKTER Inntekter samlet T o t a l t Lønnsutgifter Lønnsbudsjettet er oppdatert i forhold til planlagt personale og lønn Bruk av ekstrahjelp og vikarer er budsjettert i forhold til erfaringstall fra tidligere. Lønnsøkning som følge av lønnsoppgjøret for 2018 er lagt til med helårseffekt for

27 27/18 Årsbudsjett / Årsbudsjett 2019 : Årsbudsjett 2019 Sølvbergets pensjonsforpliktelser (KLP sin reguleringspremie, AFP osv.) blir dekket av Stavanger kommune. 31 Driftsutgifter Driftsutgifter omfatter innkjøp av rekvisita, kontormaskiner, reiser for eksterne og interne, kurs, energi, markedsføring m.m. Hoveddelen av arrangementsrelaterte kostnader er lagt inn her. Midlene til galleridrift er uendret fra forrige års budsjett. Aktivitetsbudsjettet til Internasjonalt kulturnettverk er på kr i samsvar med kommunens avtale. 32 Inventar, utsyr og maskiner Omfatter medieinnkjøp, renhold, vektertjeneste, vedlikehold og inventar, konsulent- og forfatterhonorar. Utgifter til medieinnkjøp er redusert med 0,4 mill. 33 Kjøp av tjenester Husleie til Stavanger kommune på kr 6,975 mill er den største utgiftsposten her, men vaktmesterkostnadene måtte også økes med 0,4 mill etter at Stavanger byggdrift endret sin definisjon av «brukstid» som pådro Sølvberget merkostnader i Overføringer Her føres hovedsakelig utgifter til kompensasjon av moms og tap på krav. 35 Finansutgifter Budsjettet er satt opp i forhold til eksisterende lån og forventet låneopptak i Kapitalkostnadene er budsjettert med 4,5 mill kr som er 0,8 mill lavere enn i Sølvbergets forslag til HØP Årsaken til dette er at kommunen har ikke innstilt å dekke de økte kapitalkostnadene til Sølvberget, men har forlenget låneperioden fra 10 til 15 års løp som gir lavere kostnader per termin. 36 Inntekter Her føres husleieinntekter, billettinntekter, kopieringspenger, gebyrer. Vi forventer en økt andel av gebyrinntektene i 2019 grunnet nytt biblioteksystem som vil drive inntektene inn mer effektivt. 37 Refusjoner Her føres kompensasjon av moms, refusjon på felles utgifter fra Odeon Kino, tilskudd fra Rogaland fylkeskommune, refusjon av sykepenger m.m. 38 Overføringer Gjelder tilskudd fra Stavanger kommune til Sølvberget og ICORN, samt øremerkede tilskudd fra Nasjonalbiblioteket, Norsk kulturråd, Rogaland fylkeskommune og andre offentlige organisasjoner. En del av disse inntektene er pr dato usikre, fordi det gjelder prosjektmidler det er søkt om. Budsjettet vil bli revidert når de reelle inntektene er kjent ved 1.tertial Finansinntekter Gjelder bruk av fond, dvs. inntekter som er overført fra forrige år samt motpost for avskrivinger. Denne posten revideres ved 1.tertial på grunn av investeringer i Nye Sølvberget. Forslag til investeringsbudsjett 2019 I rådmannens forslag til HØP ligger det inne et investeringsbudsjett for Sølvberget KF på kr 6,65 mill. i Dette er i tråd med forslaget fra foretaket: 4

28 27/18 Årsbudsjett / Årsbudsjett 2019 : Årsbudsjett 2019 INVESTERINGSBUDSJETT (Tall i hele 100) Budsjett 2019 KJØP IT-UTSTYR (INVESTERING) 500 ANDRE DRIFTSUTGIFTER (INVESTERINGSART) 685 KJØP IT-UTSTYR (INVESTERING) MØBLER OG INVENTAR (INVESTERING) VEDLIKEHOLD NYBYGG/BYGNINGER (INVESTERINGSART) 700 KONSULTENTTJENESTER (INVESTERINGSART) Årets finansieringsbehov Finansiert slik: LÅNEOPPTAK GODKJENT 2018, FOSKJØVET TIL LÅNEINNTEKTER (RENAA) -440 Behov for nye lån 0 Anne Torill Stensberg Bibliotek- og kulturhussjef Vedlegg: Gebyr og utleiepriser 2019 Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 5

29 27/18 Årsbudsjett / Årsbudsjett 2019 : Årsbudsjett 2019 Vedlegg Gebyr og utleiepriser 2019 Prisliste GENERELT Lånekort: Gratis Mistet lånekort: kr 30,- Fjernlån (fra andre bibliotek ): Gratis innenfor Norden GEBYR Voksne: Barn: 1. gangs gebyr kr 30,- kr 10,- 2. gangs gebyr kr 75,- kr 20,- 3. gangs gebyr (regning) kr 150,- kr 100,- Leie av lokaler Møteplassen Pris: 3000,- for lag og organisasjoner, politiske partier m.m for andre. Kjelleren Pris: 2000 for lag og organisasjoner, politiske partier m.m for andre. 6

30 28/18 Samarbeid mellom MUST og Sølvberget - 18/ Samarbeid mellom MUST og Sølvberget : Samarbeid mellom MUST og Sølvberget Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Samarbeid mellom MUST og Sølvberget Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF vedtar at man på det nåværende tidspunkt ikke kan gå inn i et samarbeid om driften av bibliotektilbudet ved MUST. 1

31 28/18 Samarbeid mellom MUST og Sølvberget - 18/ Samarbeid mellom MUST og Sølvberget : Samarbeid mellom MUST og Sølvberget Samarbeid mellom MUST og Sølvberget Bakgrunn for saken Styresak Saksnummer 18/ I konklusjonen for denne saken skriver Sølvberget: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Det legges fram en ny sak høsten 2018 som konkretiserer innhold, ansvarsfordeling og økonomi. Fakta MUST henvendte seg til Sølvberget om denne saken på mail og skisserte et ønske om samarbeid. Det er blitt avholdt en rekke møter mellom MUST og Sølvberget knyttet til en mulig overtakelse av bibliotekdriften fra MUST til Sølvberget. Arbeidet har omfattet reduksjon av samlingen, muligheter for konvertering av samlingen og deponering av deler av samlingen. I denne perioden har Sølvberget gitt råd basert på erfaring med egen samlingsstyring, både i retning Byarkivet, Nasjonalbiblioteket og kassering generelt. Sølvberget har hele tiden vært tydelige på at ingen deler av MUST sin boksamling (75000 bind) kan flyttes til Sølvberget, grunnet plassmangel og behov knyttet til egen samling. Must har ryddet mye i egen samling gjennom denne perioden. Sølvberget har også vært tydelige på at gjenværende samling må gjøres godt tilgjengelig for publikum. Parallelt har MUST og Sølvberget utviklet et formidlingssamarbeid knyttet til tilbud til barn/ barnefamilier i ferier, hvor lånekortet ved biblioteket er inngangsbillett. Dette baserer seg på prosjektmidler fra Nasjonalbiblioteket søkt av Sølvberget. Begge institusjoner har vilje og ønske om å utvikle dette samarbeidet videre, og prosjektmidler er gitt i en to-årig søknad. Vurdering Gjennom denne prosessen er det avdekket at MUST sitt bibliotek har en sterk forankring i fagbibliotektanken, og har gjennom lang tradisjon hatt sitt arbeidsfelt konsentrert mot museets ansatte og deres faglige og vitenskapelige arbeid. Sølvberget drifter et publikumsrettet bibliotek i sterk utvikling knyttet til samlingsstyring mot byens/ regionens befolkning. I tillegg står Sølvberget overfor store utfordringer i forbindelse med kommunesammenslåingen i 2020 hvor Sølvberget, Rennesøy bibliotek og Finnøy bibliotek skal finne sin samarbeidsform. Sølvberget mottok også midler på 1 million som skal brukes for å redusere barnefattigdom, og vi er allerede i gang med dette arbeidet sammen med Madla bydel og området Kvernevik. Basert på dette vurdere vi at situasjonen fremover er krevende knyttet til Sølvbergets planer for biblioteksutvikling, og at forskjellene på de to bibliotekene MUST/ Sølvberget knyttet til både drift og bruk av samlingene er så store at vi ikke anbefaler å gå inn i et samarbeid om overtakelse av biblioteksdriften ved MUST. Forslag til vedtak Sølvberget kan ikke på det nåværende tidspunkt gå inn i et samarbeid om driften av bibliotektilbudet ved MUST. 2

32 28/18 Samarbeid mellom MUST og Sølvberget - 18/ Samarbeid mellom MUST og Sølvberget : Samarbeid mellom MUST og Sølvberget Anne Liv Tønnessen Saksbehandler Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 3

33 29/18 Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt - 18/ Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt : Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt Forslag til vedtak: Gjeldende leiekontrakt med Stavanger Guideservice om leie og daglig drift av Valbergtårnet forlenges fram til

34 29/18 Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt - 18/ Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt : Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt Valbergtårnet - Forlengelse av leiekontrakt Bakgrunn for saken Sølvberget KF har bedt Stavanger kommune om igjen å vurdere om forvaltningen av Valbergtårnet skal overføres MUST (Museum Stavanger). Det er Stavanger kommune som eier Valbergtårnet, og det er Sølvberget KF som forvalter bygget. Kontrakten med Stavanger Guidservice går fram til Styret for Sølvberget behandlet saken om overføring av forvaltningsansvaret i møte Etter møtet sendte Sølvberget en henvendelse til Kulturavdelingen i Stavanger kommune og ba om at kulturavdelingen tok stilling i denne saken. (18/ ) Status for saken Det har vært møte med kultursjefen på bakgrunn av henvendelsen fra Sølvberget. Kulturavdelingen har ikke mulighet til å overføre forvaltningsansvaret av Valbergtårnet til MUST. Det er et mer langsiktig løp som må legges opp for å overføre forvaltningsansvaret. Vurdering Valbergtårnet er et viktig kulturminne i Stavanger. Dagens leieavtale har sikret at bygget er åpent for publikum i turistsesongen samt at klasser og andre kan gjøre avtaler for å få omvisning. Framover vil Sølvberget spille inn Valbergtårnet som et aktuelt sted med tanke på byjubileet i Stavanger kommune har ansatt personell som er i gang med planleggingen. For å sikre at bygget ikke stenges, bør nåværende leietaker, Stavanger Guideservice tilbys ett års leiekontrakt. Det har vært dialog med nåværende leietaker som er interessert i å drive også i I løpet av 2019 må forvaltningsansvaret avklares. Sølvberget har ikke økonomi eller kapasitet til å bemanne og drive virksomhet i Valbergtårnet. Anne Torill Stensberg Bibliotek- og kulturhussjef Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2

35 30/18 Møteplan og årshjul / Møteplan og årshjul 2019 : Møteplan og årshjul 2019 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: / Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF Møteplan og årshjul 2019 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner følgende møteplan for 2019: Tirsdag 12. februar kl Tirsdag 5. mars kl Tirsdag 14. mai kl Tirsdag 20. august kl Tirsdag 3. september kl Torsdag 12. desember kl

36 30/18 Møteplan og årshjul / Møteplan og årshjul 2019 : Møteplan og årshjul 2019 Møteplan og årshjul 2019 Bakgrunn for saken Stavanger kommune sin eierstrategi anbefaler at foretakene lager et årshjul for viktige aktiviteter, i første rekke det som krever samhandling mellom foretakene og kommunen. I denne saken er forslag til årshjul tatt inn sammen med forslag til møteplan for Forslag til møteplan 2019 Tirsdag 12. februar kl Tirsdag 5. mars kl Tirsdag 14. mai kl Tirsdag 20. august kl Tirsdag 3. september kl Torsdag 12. desember kl Årshjul for Sølvberget KF 2019 Aktivitet Milepæler Tidsfrist Behandling av regnskap Styreleder godkjenner at februar 2018 regnskapet framlegges for revisjon Eiermøter Det holdes årlige? kontaktmøter mellom foretakene og kommunalutvalgene Nordisk Gjennomføres av februar barnebokkonferanse Sølvberget Åpning av Kiellandsenter Gjennomføres av 18. februar Sølvberget Barnas Verdensdag Gjennomføres av 16. mars Sølvberget Årsberetning og regnskap Fastsettes av Sølvbergets mars styre og oversendes kommunen for behandling i bystyret Rapportering til offentlige Omtalt i eierstrategi kap. Fastsatt i aktuelle forskrifter myndigheter (KOSTRA o.l) Rapportering 1. tertial Handlings- og økonomiplan/årsbudsjett, Nye Stavanger kommune Kapittel 18 Rapportering 2. tertial Årsplan/strategiplan for Rapportering på økonomi oversendes kommunen. Styret behandler mer omfattende rapport Sølvbergets styre behandler forslag til HØP som oversendes rådmannen Gjennomføres av Sølvberget Rapportering på økonomi oversendes kommunen. Styret behandler mer omfattende rapport Fastsettes av Sølvbergets styre mai august september oktober desember 2

37 30/18 Møteplan og årshjul / Møteplan og årshjul 2019 : Møteplan og årshjul 2019 Årsbudsjett for 2019 Fastsettes av Sølvbergets styre desember Anne Torill Stensberg Bibliotek- og kulturhussjef Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 3