Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 14:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 14:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2014/20 PS 2014/21 PS 2014/22 PS 2014/23 RS 2014/5 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Årsrapport fra Halden felles bedriftshelsetjeneste for 2013 Unntatt offentlighet Arkiv- Saksnr 2008/3379 RS 2014/6 Endelig rapport for Aktiv på Dagtid /5130 RS 2014/7 Overordnet arbeidsgiverstrategi - status pr. juni /3690 RS 2014/8 Senior- en viktig ressurs 2014/3094 RS 2014/9 Skjønnsmidler til fornying tildeling 2008/3871 PS 2014/24 Advokatbistand - tjenestemenn 2011/2382 PS 2014/25 AKAN-reglement 2008/3379 PS 2014/26 Sykefraværsstatistikk og rapporter for 1. kvartal /1996 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side2

3 Side3

4 PS2014/20Godkjenningavinnkalling PS2014/21Godkjenningavsaksliste PS2014/22Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side4

5 PS2014/23Referatsaker Side5

6 Side6

7 Side7

8 Side8

9 Side9

10 Side10

11 Side11

12 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: G / Else Marie Breda Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Utsendte vedlegg 1 Årsrapport 2013 Endelig rapport for Aktiv på Dagtid 2013 Sammendrag av saken: Vedlagt saken er endelig rapport fra Aktiv på Dagtid. I HAD- møtet ble en foreløpig rapport lagt frem. Side12

13 ÅRSRAPPORT 2013 Side13

14 Forord Økonomi Kommunene, fylkeskommunen, NAV og Norges Idrettsforbund har gjennom sin satsing på Aktiv på Dagtid og tildeling av midler vært de sentrale bidragsyterne de fem siste årene. Inntektene fra deltakerne selv, utgjør ca 25%. 48% av deltakerne hadde ikke tidligere deltatt i aktivitetene. Dette viser at det er en betydelig del som kommer til aktivitetene. Foreløpig har en ikke satt noen begrensning på varigheten på deltakelsen. Dette har vært diskutert på dialogmøte med kommunene, og er et område som en må ta standpunkt til hvis det viser seg at etterspørselen overstiger tilbudet som er tilgjengelig i dag. Dette er også tatt for seg i strategiplanen for arbeidet med videreutvikling av tiltaket i østfold. Utfordringer Forankring i kommunenes planverk er fortsatt et prioritert område. Dette i form av avtale og strategiplanen til Aktiv på Dagtid. Kommunenes bruk av tiltaket kan også forbedres, spesielt hva gjelder bruken av tilbudet for ansatte, som har behov for fysisk aktivitet. Her vil vi fortsette arbeidet med flere HMS avdelinger/pers sjefer i kommunene, slik at de får info og om hvordan dette kan benyttes. Aktivitetsomfanget Aktiv på Dagtid har i 2013 hatt 182 aktivitetsdager, det har ikke vært gjennomført aktivitet i feriene. Samt enkelte høytidsdager.s juleferie Vinterferie Påskeferie Sommerferie Høstferie Juleferie Side 2 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side14

15 Om Aktiv på Dagtid Hovedmålet har vært i samarbeid med offentlige og igangsette (varige) varierte og tilpassede aktivitetstilbud i bykommunene i Østfold, samt knyttet de andre kommunene opp mot disse aktivitetssentrene. Bidra til at mennesker mellom år som befinner seg helt eller delvis utenfor arbeidslivet, gis mulighet til å være fysisk aktive i et sosialt og lett tilgjengelig aktivitetsmiljø på dagtid. Mange personer som er potensielt aktive ser for seg et aktivitetsomfang på 2-3 gangeri uken (fra rapporten fysisk inaktive voksne i Norge/Yngvar Ommundsen-Anita A Adland). Fra å være inaktiv er dette et syvmilssteg og gjennom ApD har en i dag muligheter for varierte aktiviteter i denne aktivitetsfrekvensen som er viktig for de som har lyst til å bli mer aktive i kommunene. «Idrettsglede for alle» er visjonen for idrettspolitikken i perioden Denne visjonen utfordrer oss alle på en rekke grunnleggende forhold og sammenhenger som er viktige for norsk idrett, som integritet, likeverd, toleranse, forståelse og respekt. Hovedmålet er en grunnpilar for idretten og med dette målet har ØIK påtatt seg rollen som organisator av folkehelseaktiviteten for ulike partnere i fylket. Ved å ta del i dette arbeidet sammen med andre med samme interesser ser idretten seg som en leverandør av helse til hele befolkningen, og gir begrepet idrett for alle et innhold og mening. Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 3 Side15

16 Innhold Organisering og Ledelse Nøkkeltall Aktivitetstilbudene Årsresultat Side 4 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side16

17 Organisering og Ledelse Østfold Idrettskrets har ønske om at flest mulig skal få ta del i fysisk aktivitet. Nettopp gjennom idretten håper vi at flere skal erfare våre verdier, og få lyst til å fortsette med fysisk aktivitet også i fremtiden. VÅRE VERDIER Glede Fellesskap Helse Ærlighet Østfold Idrettskrets leder Aktiv på Dagtid og de daglige oppgavene gjennom administrasjonen på Idrettens Hus. Her gjøres avtaler med idrettslag, instruktører, treningssenter etc som danner innholdet i aktivitetstilbudet i Østfold. Dette utifra de rammer som er gjort tilgjengelig gjennom partnernes bidrag. Styringsgruppen i ApD er sammensatt av ulike aktører/partnere, som er med på å styre tilbudet og utvikle aktiviteten for fylkets målgruppe. Dette arbeidet ønskes gjennomført så tett som mulig med kommunene. En ordning hvor en rullerer på deltakelsen i gruppen kan være formålstjenlig, noe som også vil ivareta partnernes interesser og mål med deltakelsen. Dialogmøte 11. oktober Det ble invitert til dialogmøte med alle partnere i Møtet ble gjennomført på idrettens hus- Fredrikstad. Agenda for møtet var: Noen av emner som ble tatt opp var: Informasjon om ApD og dagens situasjon Årsrapport 2012 Strategiplan drøfting/diskusjon Eventuelt Møtet hadde som formål å fortsette møteplassen som ble etablert i 2012, for å få innspill og erfaringer med tilbudet fra de deltakende partnerne. Slik at tilbudet kan videreutvikles i tråd med de deltakende partnernes ønsker og mål. Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 5 Side17

18 Styringsgruppen 2013 Østfold idrettskrets : Nestleder - Mette Nordhus ØIK/Aktiv på Dagtid : Fagkonsulent - André Hansen Østfold fylkeskommune : Leder av opplæring, kultur og helsekomiteen / Styreleder Østfoldhelsa Inger Christin Torp NAV Østfold : Avdelingsleder - Leif Coward Østfold fylkeskommune : Rådgiver - Stein Cato Røsnes -deltok til 15.november, ny person inn fra fylket er: Folkehelserådgiver Elsie Brenne Sarpsborg kommune : Rådgiver rus og psykisk helse Bente Holm Sælid Fredrikstad kommune : Folkehelsekoordinator - Bent Olav Olsen Deltakende samarbeidspartnere i 2013 Østfold Fylkeskommune NAV Østfold Arbeidslivssenter Østfoldhelsa Fredrikstad, Hvaler og Råde kommune Sarpsborg kommune Moss, Rygge og Våler kommune Eidsberg kommune Askim, Skiptvet, Hobøl og Spydeberg og Trøgstad kommune Marker kommune Rakkestad kommune Halden og Aremark kommune Norges idrettsforbund 17 av 18 kommuner er nå knyttet til ApD. ØIK mottok i oktober 2013 en oppsigelse av avtalen fra Rygge kommune utfra at kommunen anså at for få benyttet tilbudet og ønsket å se på nye muligheter for denne målgruppen. Pr februar 2013 har kommunen meddelt at de ønsker å fortsette samarbeidet, og kommunens innbyggere kan igjen delta i aktivitetene. Det er mottatt melding fra Rakkestad om at de ønsker å gå ut av avtalen, det er ikke mottatt andre oppsigelser av avtalen. Dette skal i henhold til samarbeidsavtalen gjøres et år i forkant. Side 6 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side18

19 Lokalisering og ansatte Administrasjonen til ØIK og ApD har kontorsted i Idrettens Hus-Fredrikstad (Dikeveien 28-Rolvsøy). ApD har hatt 1,2 årsverk i kontorlokalene i 2013, fagkonsulent 100% samt 20% adminstrasjonskonsulent. Nøkkeltall Gjennom registreringsskjemaet til ApD er det for 2011 gjort endringer slik at en kan fortelle mer om brukerne i den enkelte kommune. Antall deltakere for årene: Antall deltakere/steder sammenlignet med 2011 og Fredrikstad, Hvaler, Råde Sarpsborg Moss, Rygge, Våler Eidsberg Askim, Spydeberg, Skiptvet og Hobøl Halden Rakkestad Marker Det er grunn til å anta at ulike sendinger fra kommunene som utsteder kort har blitt liggende eller blitt borte i postgangen. Det utarbeides nye rutiner på dette, slik at skjemaer blir sendt månedlig til Idrettens Hus-Østfoldhallen. Antagelsene er i bakgrunn av kontakt med ulike servicekontorer som melder om flere utstedelser en hva vi har registrert i årsrapporten. Aremark og Trøgstad kom inn i ordningen Tall synliggjøres først i Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 7 Side19

20 Varighet på deltakelsen Fra 2012 ble det startet registrering med hvor mange deltakere som er nye og hvor mange som deltar for første gang. Tendensen viser fortsatt at en stor andel personer som er nye også i % var nye i 2013 jfr. med 52% i Dette bidrar til at nye personer hele tiden får tilgang til aktivitetene, når andre personer slutter og eventuelt finner andre tilbud. ApD følger opp dette videre og eventuelt gjør innspill om endringer hvis tilbudet blir mindre en etterspørselen. Ny deltager i 2013 Nei 52 % Ja 48 % Andel i % i aktivitetskommunene (nærliggende kommuner) i Fredrikstad, Hvaler, Råde 27,9 27,06 Sarpsborg 30,1 30,79 Moss, Rygge, Våler 16,8 15,37 Eidsberg 4,7 4,53 Askim, Spydeberg, Skiptvet og Hobøl, (Trøgstad) 10,3 11,49 Halden (Aremark) 7,6 8,14 Rakkestad 1,2 1,10 Marker 1,4 1,46 Side 19 Side 8 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side20

21 Antall deltagere pr kommune/sted: kommune / sted Askim 144 Askim 135 IA kort/avtale kort 10 Halden 161 Halden 120 Tistedal 24 Berg 4 IA kort/avtale kort 13 Sarpsborg 611 Sarpsborg 245 Borgenhaugen 70 Skjeberg 22 Greåker 52 Yven 18 Varteig 6 Klavestadhaugen 29 Ise 6 Hafslundsøy 38 Grålum 16 IA kort/avtale kort 109 Moss 246 Moss 233 Kambo 0 IA kort/avtale kort 13 Aremark 1 Flere deltakere har deltatt fra Aremark, grunnet ikke mottatte skjemaer er ikke dette tallet riktig. Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 9 Side21

22 kommune / sted Rygge 43 Rygge 37 Dilling 5 Larkollen 1 IA kort/avtale kort 0 Eidsberg 90 Eidsberg 9 Slitu 13 Mysen 54 Hærland 1 IA kort/avtale kort 13 Fredrikstad 515 Fredrikstad 205 Gml Fredrikstad 64 Engelsviken 10 Gressvik 59 Torp 25 Sellebakk 25 Rolvsøy 32 Manstad 12 Kråkerøy 47 IA kort/avtale kort 36 Hvaler 11 Vesterøy 9 Skjærhalden /??? 2 IA kort/avtale kort 0 Side 10 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side22

23 kommune / sted Spydeberg 54 Spydeberg 31 IA kort/avtale kort 23 Skiptvet 22 Skipvet 17 IA kort/avtale kort 5 Marker 29 Ørje 27 IA kort/avtale kort 2 Våler 16 Våler 4 Sperrebotn 9 Svinndal 2 IA kort/avtale kort 1 Hobøl 8 Hobøl 1 Knapstad 1 Tomter 0 IA kort/avtale kort 6 Rakkestad 22 Rakkestad 17 Degernes 5 IA kort/avtale kort 0 Råde 11 Råde 9 Saltnes 2 IA kort/avtale kort Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 11 Side23

24 Nasjonaliteter med flest deltakere i 2013: Land Irak Somalia Kosovo Iran Sverige Danmark Bosnia Vietnam Pakistan Afghanistan Polen Eritrea andre nasjonaliteter Totalt Antall nasjonaliteter Disse tallene kan også være høyere når en del attføringsbedrifter/kurs kjøper kort som ikke er knyttet opp mot person men mot elevplass. Slik at treningskortet kan benyttes til andre personer når noen har fullført sitt kurs. Det samme gjelder for bedrifter som kjøper kort til ansatte (inkluderende arbeidsliv-ia). Her registrerer vi ikke noen person data. Ikke etnisk norske deltakere i prosent pr år: Andel/År Andel deltakere, ikke etnisk norske 17,5% 18% 23% 27% 28,7% 28,7% Side 12 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side24

25 Prosentvis fordeling kvinner og menn Kjønn/År Menn 32% 33,5% 34% 34% 34% 33% Kvinner 68% 66,5% 66% 66% 66% 67% Varighet på kommunenes deltakelse Kommune/År Fredrikstad x x x x x x x Sarpsborg x x x x x x x Moss x x x x x Våler x x x x x Rygge x x x x Askim x x x x Skiptvet x x x x Spydeberg x x x x Rakkestad x x x x x x Hvaler x x x x x Halden x x x x Eidsberg x x x x x Marker x x x Hobøl x x x Råde x x Aremark Trøgstad x x Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 13 Side25

26 Gjennomsnittalderen på brukeren Født/År Født 1959 (49 år) 1959 (50 år) 1962 (48 år) 1963(48 år) 1966 = 46 år 1965 = 49 år Deltakernes situasjon/trygdeytelse i prosent Ytelse/År Arbeidssøkende 4% 5% 10% 5,7% 6,2% 6,87% Sykmeldt 7% 9% 6% 4,2% 5,9% 4,71% Arbeidsavklaringspenger 26,5% 31,1 33,2 33,3 Attføring/Rehab 16% 23% Ufør 71% 59% 47% 45,6% 45,9% 48,0% Sos.hjelp 2% 2,5% 3,2% 3,4% 2,62% Annet 2% 2% 8% 8,9% 5,4% 4,46% Fra starten i 2007 har bildet over brukerne fått en tydeligere dreining mot deltakere som er på vei tilbake i arbeidslivet. Arbeidsmarkedstiltak/bedrifter er flere steder svært aktive, og informerer deltakerne på kursene om tilbudet gjennom ApD. Dette bidrar til at flere kommer i gang med aktivitet som kan bidra md at veien tilbake i arbeid kan bli enklere i form av bedre fysisk form og mentalt overskudd i egen selvhjelps prosess. Side 14 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side26

27 Partnerskapsavtalen med kommunene / bruk av ApD for egne ansatte Gjennom partnerskapsavtalen som ApD skriver med kommunene, forplikter de seg til å benytte ordningen rundt tilretteleggingstilskudd for egne ansatte aktivt. Dette tilbudet ser vi at er i vekst, og ApD har for 2011 gjort et eget forsøk med Sarpsborg kommune. Her har ansatte i Helse og Sosial, fortrinnsvis personer som er ansatt i turnus og mer en 50% stilling fått mulighet for deltakelse i ApDs aktiviteter. Tilbudet har vært godt tatt i mot og ca 140 ansatte har fått mulighet til å delta i tilbudet. Tilbudet har også blitt utvidet slik at det skal være så enkelt som mulig å finne tider som passer inn sammen med arbeid. Brukerundersøkelser er gjennomført og møte med enhetsledere er gjennomført. ApDs følger opp tilbudet sammen med personer fa kommunen og evaluerer fortløpende tilbudet. Bruken av tilskudd til kjøp av avtale kort for ansatte i IA bedrifter utløses etter søknad fra f.eks virksomhetsleder i kommune (IA-bedrift) gjennom IA-rådgiver i NAV. Søkeren får etter dette melding om vedtaket / tilskudd-størrelsen. Dette benyttes til kjøp av IA-AVTALEKORT for ansatte. Disse kortene kan også benyttes i forebyggende arbeid og kan benyttes av flere personer. Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 15 Side27

28 Deltageravgiften For å være definert som et lavterskel aktivitet er prisen for deltakelse en viktig faktor for å få flere inaktive til å bli aktive Personer med sykepenger: 500,- 500,- 700,- 800,- for deltakelse i hele året. Personer med andre ytelser: 200,- 250,- 375,- 400,- for deltakelse i hele året. For 2013 ble prisen justert opp med 100,- for deltagelse over et kalenderår for sykmeldte. De med andre ytelser ble justert opp med 25,-. Det er fortsatt mulig å kjøpe terminkort for vinter/vår og høst vinter. Dermed blir det en marginal økning pr termin for deltakerne. Langsiktighet ApD har nå vært i virksomhet siden oktober Fra 2010 har Gjennom arbeidet med å informere om tilbudet til ordførere og arbeidet som kommunene gjør med samhandlingsreformen, mener vi at tiltaket er midt i blinken for mange av de personer som er inne i behandlingstilbudet i kommunen. Gjennom NAV arbeidslivvsenter arbeid mot IA-bedrifter, har bedrifter i Østfold fått tilskudd til ansatte for å trene med ApDs aktiviteter. Dette har for 2011 vært positivt og ØIK har gjennom salg av disse kortene fått en høyere inntekt enn hva en budsjetterte med. For 2012 har NAV Østfold gitt signaler om at rammen på tilskudd vurderes økt hvis det er behov/etterspørsel etter dette. ØIK har gjennom egne planer med ApD i sin handlingsplan, vi arbeider kontinuerlig med å benytte oss av idrettslagene sine tilbud, og forsøke å få flere medlemmer i lagene. Dette er en langsiktig prosess, hvor også aktivitetstilbudene i lagene er viktig for at personene i ApDs målgruppe skal finne aktiviteter som passer deres form og interesse. Side 16 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side28

29 Idrettskretsens sin rolle Idrettens rolle i ApD er som bidragsyter til fysisk aktivitet gjennom idrettslige aktiviteter. ØIK arbeider for at alle skal ha mulighet til å være fysisk aktive og stimulere tilaktiviteter som kan fremme dette. Østfold idrettskrets kan og skal ikke ha ansvaret for folkehelsearbeidet i fylket, men som en bidragsyter med nettverk og kompetanse, ser ApD ut til å fungere som en god modell for å flytte personer fra inaktivitet til å bli mer aktive. Resultatet er at en får mye helse for lite. Norges Idrettsforbund arbeider med idrettens strategi for økt fysisk aktivitet i samfunnet- folkehelsestrategi for norsk idrett. Det er høringsuttalelse på denne med frist 14. mars 2014 for idrettskretser/særforbund. Aktivitetene Fra masteropgaven om ApD i Østfold (Mariann Lund Kristensen/2009) er det følgende skrevet: Pris og bredde i tilbud er avgjørende i forhold til deltakelse. Dette samsvarer med norske myndigheters føringer for å tilrettelegge for fysisk aktivitet; at redusert pris er en viktig faktor. For mange vil tilsvarene tilbud i privat regi være uaktuelt, fordi det der opereres med langt høyere priser. En av informantene svarte slik på spørsmålet om den lave prisen var av betydning: Ja, masse! Jeg syns det, hvis jeg skulle betalt mange tusen i året, så ville det hindra meg litt, det er jeg helt klar på, ja ( ) jeg hadde vel greid det, men jeg tror ikke jeg hadde prioritert det. Og dette her gjør sitt til at alle kan være med, alle har råd til dette her, så nei, jeg synes det er flott. Det brede tilbudet var viktig for å kunne finne noe som passe til egen helse og fysiske tilstand. Det kan se ut til at et bredt tilbud også fører til at deltakerne fortsetter, for ved å prøve nye ting og variere sa de at det gav inspirasjon til fortsatt å benytte tilbudet. Samtlige hadde planer om å fortsette deltakelsen i APD. Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 17 Side29

30 Type aktiviteter Akt/Sted Fr.stad Sarpsborg Askim Moss Halden Eidsberg Rakkestad Skiptvet Marker Helsestudio x x x x x x x x Svømming x x x x x Veien til Golf x x x Sykkel - inne x x x x x x x Mage/rygg x x x x Vanngym x x x x Line-dance x Sal time div x x x x x x Qi Gong Stavgang x x Sirkeltrening x x x x Body Vive Body Balance Bowling Bodu Pump Kostholdskurs Zumba x x x x x x Pilates x x x Svømmekurs kvinner x Yoga x x x Turprogram x x Crworx x Aktivitetsfrekvens Aktivitetssted Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Fredrikstad x x x x x Sarpsborg x x x x x Moss x x x x Halden x x x Eidsberg x x Askim x x x Rakkestad x x Marker x x Side 18 Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side30

31 Idrettslag som er benyttet i 2013: Kommune Idrettslag Aktivitet År Fredrikstad Friskis og Svettis Gruppe/ tr.studio 2013 Fredrikstad Huseby og Hankø Golfklubb Veien til Golf 2013 Fredrikstad Kongstensvømmerne Lær å svømme 2013 Skiptvet Skiptvet turnforening Vanngym 2013 Moss og Rygge golfklubb Veien til golf 2013 Kommunale bidrag Deltakeravgift Søknadsbaserte tilskudd Salg av IA-kort Andre tilskudd, fylke, Østfoldhelsa, NAV Total budsjett % 16 % Finansieringsnøkkel % 26 % 31 % Kommunale bidrag Deltakeravgi[ Søknadsbaserte \lskudd Salg av IA- kort Andre \lskudd, Fylke, Øs^oldhelsa,NAV Finansieringsnøkkelen viser at 16% av midlene i Aktiv på Dagtid er midler som omsøkes fra ulike hold. ApD har tidligere blitt tildelt midler gjennom IMDI, Fysisk aktivitetsmidler fra Østfold fylkeskommune samt fysisk aktivitetsmidler fra Norges idrettsforbund. Kommunenes bruk av IA-delen for egne ansatte er sentral i finansieringen. I dag er flere kommuner som benytter denne muligheten. Det er avgjørende at kommunene fortsetter å forsterke bruken av denne delen. Årsregnskap Inntekter Tilskudd ApD Deltakeravgift Salg av IA kort Totalt Kostnader Leie treningslokaler Lønn /personalkostnader Adm driftskostnader Totalt Årsresultat Årsrapport 2013 Østfold Idrettskrets Aktiv på Dagtid Side 19 Side31

32 Rapporten er skrevet av fagkonsulent i Østfold Idrettskrets André Hansen Layout og trykk: Møklegaard Print Shop - Side32

33 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Utsendte vedlegg 1 Overordnet arbeidsgiverstrategi - perspektiv 1 og 2 Overordnet arbeidsgiverstrategi - status pr. juni 2014 Sammendrag av saken: Referatsak vedr. arbeidsgiverpolitikk ble framlagt i administrasjonsutvalget Overordnet arbeidsgiverstrategi er når det gjelder innledning, målsetting, verdier samt perspektiv 1 Halden kommunens oppdrag/utfordringer og 2 Den åpne organisasjon er behandlet i rådmannens ledergruppe og drøftet med hovedtillitsvalgte Rådmannens beslutning etter drøftingen ble utsendt Overordnet arbeidsgiverstrategi er også gjennomgått med enhetslederne. Ved utarbeidingen av perspektiv 3 Lederskap og perspektiv 4 Medarbeidere er det lagt opp til gruppeprosesser der ledere og tillitsvalgte vil delta. Perspektiv 3 skal være ferdigstilt innen utgangen av 2014, mens perspektiv 4 skal være ferdigstilt innen juni Prosessen videre framgår av den uferdige delen av dokumentet. Overordnet arbeidsgiverstrategi vil bli framlagt på nytt for administrasjonsutvalget etter at hhv. perspektiv 3 og perspektiv 4 er ferdigstilt. Både retningslinjer for AKAN og ny seniorpolitikk «Senior en viktig ressurs» (jf. saker på dagsorden til dagens møte) vil være styringsdokumenter til den nye overordnede arbeidsgiverstrategien i likhet med andre styringsdokumenter nevnt i dokumentet. Når arbeidsgiverstrategien er ferdigstilt vurderer rådmannen å utarbeide en brosjyre med illustrasjoner som presenterer de viktigste momentene i den overordnede arbeidsgiverstrategien. Side33

34 Overordnet arbeidsgiverstrategi for Halden kommune Innledning Overordnet arbeidsgiverstrategi er en viktig del av kommunens omstillingsarbeid. En god og oppdatert arbeidsgiverstrategi er viktig i arbeidet med å være en god arbeidsgiver, rekruttere og beholde ønsket arbeidskraft. Tydelige roller og ansvar er spesielt viktig når det gjelder arbeidsgiverområdet. Dette gjelder mellom ledere og ansatte og tillitsvalgte, lederansvaret for de ulike nivåene og mellom politisk og administrativ ledelse. Tydelige roller og ansvar er avgjørende for å kunne følge opp innsats og resultater og ha forutsigbarhet for ansatte og ledere. Kommunens omdømme som arbeidsgiver og Halden kommunes generelle omdømme har klar sammenheng. God ivaretakelse av ansatte, opplevelse av å bli verdsatt, sett og hørt, respekt for regelverk og gode medvirkningsprosesser har betydning for kommunens omdømme og kommunens rekrutteringsevne. 1. Hovedmålsetting med arbeidsgiverstrategien Overordnet arbeidsgiverstrategi for Halden kommune skal i tillegg til å bidra til at kommunen anses som en god arbeidsgiver og at kommunen beholder og rekrutterer ønsket arbeidskraft, bidra til at kommunen gir gode tjenester til kommunens innbyggere. - bidra til tydelige roller og ansvar innenfor arbeidsgiverområdet - sikre at lov- og avtaleverk overholdes - sikre medvirkning i prosesser - være et ledd i kommunens omdømmebygging 2. Verdier som skal vektlegges i organisasjonen Rådmannen vektlegger følgende verdier i den administrative ledelsen av kommunen: - åpenhet - tillit - respekt - redelighet Side34

35 I tillegg har service overfor innbyggerne høyeste prioritet. Åpenhet skal prege all kommunikasjon i kommunen. Dette gjelder mellom ledere og ansatte, ansatte imellom, mellom ansatte og kommunens brukere og innbyggere og mellom administrasjon og politikere. Åpenhet er en nødvendig forutsetning for å skape tillit og respekt mellom de ulike partene. Tillit kan ikke kreves, men må bygges. Dette skjer gjennom samhandling preget av åpenhet og respekt. Åpenhet og respekt skal prege all samhandling mellom ledere og ansatte, ansatte imellom, forholdet til brukere og innbyggere og forholdet mellom administrasjon og politikk. Tillit må også opparbeides gjennom saksbehandling som ivaretar rettssikkerhet og likebehandling. Respekt skal vises alle uavhengig av kjønn, etnisitet, funksjonsnivå, religion og sosial status. Alle skal oppleve at de blir verdsatt, sett og hørt. Respekt er en nødvendig forutsetning for tillit. Redelighet må utvises både i ord og handlinger. Redelighet er en nødvendig forutsetning for å kunne oppnå tillit og respekt. Kommunen er til for brukerne og innbyggerne. Åpenhet, tillit, respekt og redelighet vises først og fremst gjennom god service i de ulike tjenestetilbudene og i forvaltningen. God service skal gjelde alle som mottar tjenester fra kommunen og som henvender seg til kommunen. 3. Perspektiver Perspektiv 1 - Halden kommunens oppdrag/utfordringer Tjenester Kommunens primæroppgave er å tilby grunnleggende tjenester til innbyggerne. Kommunen skal sikre at innbyggernes rettigheter ivaretas og at det tilbys likeverdige tjenester innenfor de økonomiske rammer kommunen til enhver tid har til rådighet og innenfor gjeldende lovverk. Utvikling av lokalsamfunnet Kommunens samfunnsansvar er stort, og kommunen må gå foran med et godt eksempel. Kommunen må bidra i utviklingen av lokalsamfunnet gjennom tilrettelegging og aktivt arbeid for å beholde arbeidsplasser samt å bidra til etablering av nye arbeidsplasser i lokalsamfunnet. Utvikling må også skje i et godt samarbeid med næringslivet og de ulike aktørene i lokalsamfunnet. For å sikre det økonomiske grunnlaget for velferdstjenester må kommunen på best mulig måte ivareta sitt oppdrag som lokalsamfunnsutvikler. Etikk Kommunen har som største arbeidsgiver en særstilling i lokalsamfunnet og må holde en høy etisk standard i all sin virksomhet. Kommunen må være seg bevisst sitt ansvar som modell i lokalsamfunnet. Etikk er svært viktig i dialogen og kontakten med innbyggere og brukere. Demokrati og deltakelse Side35

36 Kommunen har et særlig ansvar for å bidra til å utvikle demokratiet og øke deltakelsen i utviklingen av lokalsamfunnet. Dette gjøres ved å legge til rette for størst mulig grad av innbyggermedvirkning i utviklingsprosessene. Identitet og omdømme Kommunens omdømme som arbeidsgiver påvirker Halden kommunes generelle omdømme og omvendt. Omdømmebygging krever kontinuerlig og bevisst arbeid fra både ansatte, administrative ledere og politikere. Omdømme bygges innenfra og ut. Godt omdømme kan bidra til stolthet over egen arbeidsplass og eget arbeid som igjen kan øke engasjement og innsats i arbeidet. Rådmannen vil benytte følgende verktøy for å sikre og evaluere tjenester, lokalsamfunnsutvikling, etikk, demokrati og deltakelse og identitet og omdømme: - Høringer i viktige saker som omhandler utviklingen av lokalsamfunnet og for å sikre demokrati og deltakelse i utviklingsprosessene - Brukerdialog om velferdstjenestene, etikk i tjenesteutøvelsen og som ledd i å øke demokrati og deltakelse i samfunnsutviklingen - Brukerundersøkelser for å få en tilbakemelding på om kommunens oppdrag og utfordringer løses til innbyggernes beste og som ledd i å øke demokrati og deltakelse. Styringsdokumenter: Etiske retningslinjer, kommuneplanens samfunnsdel, fagplaner på de ulike tjenesteområdene Perspektiv 2 den åpne organisasjon I tillegg til åpenhet i kommunikasjonen mellom partene og de ulike aktørene i organisasjonen skal kommunen være en demokratisk og gjennomsiktig organisasjon. Dette skal komme til uttrykk gjennom: - Åpenhet om resultater - Åpenhet om avvik - Antikorrupsjonsarbeid Kommunen skal ivareta sitt ansvar for meroffentlighet i forvaltningen, bidra til at ytringsfrihet kan utøves og legge til rette for at både ansatte og brukere kan varsle om kritikkverdige forhold. Kommunen vil formidle positive resultater så vel som avvik og arbeide aktivt for antikorrupsjon. Kommunen ønsker innspill fra innbyggere og partnere (jf. demokrati og deltakelse/medinnflytelse) og vil tilrettelegge for dialog. Kommunen skal kontinuerlig ha fokus på å utvikle og forbedre organisasjonen. Dette vil bl.a. skje gjennom å inngå partnerskap og ved deltakelse i nettverksarbeid. Et viktig kjennemerke på den åpne organisasjon er hvorvidt kommunen lykkes innenfor arbeidet med å øke mangfold og inkludering. Kjønn, etnisitet, funksjonsnivå, religion og sosial status skal ikke være til hinder for aktiv deltakelse i lokalsamfunnet. Side36

37 Rådmannen vil benytte følgende verktøy for å bidra til at kommunen er og blir en åpen organisasjon: - Innsyn i forvaltningen - Brukerdialog - Brukerundersøkelser - Rutiner for ekstern varsling for innbyggere - Rutiner for intern/ekstern varsling for ansatte Styringsdokumenter: Etiske retningslinjer, informasjonsreglement, reglement for politiske organer og delegering i Halden kommune, retningslinjer for bruk av sosiale medier, rutiner for intern og ekstern varsling for ansatte, rutiner for ekstern varsling for innbyggere Perspektiv 3 helhetlig og utfordrende lederskap Samspill mellom politisk og administrativt lederskap spilleregler Struktur og organisering Helhet administrativt lederskap på tvers Tydelig lederansvar og resultatansvar Ansvar og myndighet Endringsvillighet Utfordrende myndiggjøre gjennom å utfordre, stille krav og støtte Utfordrende invitere medarbeider og tillitsvalgte til medvirkning Verktøy: Lederutvikling Lederavtaler Styringssamtaler Kontrollteam Styringsdokumenter: Administrativt delegeringsreglement, økonomiplan og budsjett Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av 3 ledere, 2 hovedtillitsvalgte og 2 fra personal som ivaretar ledelse og sekretariatsfunksjonen i arbeidsgruppa. Arbeidsgruppas utkast presenteres for enhetsledere og drøftes med hovedtillitsvalgte. Frist: Innen utgangen av 2014 Perspektiv 4 medarbeidere Selvstendige kunnskapsmedarbeidere Myndiggjort i lys av fag, erfaringer, holdninger, verdier, delegasjon og tillit Side37

38 Forvalter sin viten til organisasjonens beste Initierer utvikling Medarbeidertilfredshet/nærvær Læring og utvikling/kompetanseutvikling/kompetansesammensetning Rekruttere og beholde Endringsvillighet, motivasjon og lønnspolitikk Medbestemmelse Livsfasepolitikk Mangfold Likestilling - Faste/midlertidige stillinger - Heltid/deltid Verktøy: Medarbeidersamtaler Medarbeiderundersøkelser Styringsdokumenter: Tilsettings- og arbeidsreglement/tilrettingsrutiner, Lønnspolitiske retningslinjer, Permisjonsreglement, seniorpolitikk, kompetanseplan generell del, rutiner for oppfølging av sykemeldte Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av 3 hovedtillitsvalgte, 2 ledere og 2 fra personal som ivaretar ledelse og sekretariatsfunksjonen i arbeidsgruppa. Arbeidsgruppas utkast presenteres for enhetsledere og drøftes med hovedtillitsvalgte. Frist: Innen juni Prosess Skisse og tempoplan ble behandlet i rådmannens ledergruppe , framlagt i enhetsledermøte og drøftet med hovedtillitsvalgte Deler av arbeidsgiverstrategien utarbeides parallelt med og i samsvar med ledelsesutviklingsprogrammet. Ved behov nedsettes partssammensatte arbeidsgrupper som utarbeider utkast innenfor avgrensede temaer. Side38

39 Den overordnede arbeidsgiverstrategien behandles i rådmannens ledergruppe, framlegges i enhetsledermøte og drøftes i sin helhet med hovedtillitsvalgte før den behandles i hovedarbeidsmiljøutvalget, hovedutvalget for administrasjon, formannskap og kommunestyre. Revisjon KS anbefaler at kommunen reviderer sin arbeidsgiverstrategi hvert 4. år. Side39

40 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedarbeidsmiljøutvalget Utsendte vedlegg 1 Senior- en viktig ressurs 2 Stillinger med særaldersgrense Seniorpolitisk dokument Sammendrag av saken: Behovet for å utarbeide et nytt dokument ang. seniorpolitikk i Halden kommune ble stadfestet etter drøfting med HTV Det ble besluttet å nedsette en partssammensatt arbeidsgruppe som skulle utarbeide et nytt seniorpolitisk dokument. Arbeidsgruppa startet opp sent høsten 2012 og skulle etter planen vært ferdige med sitt arbeid våren Stort arbeidspress og sykdom har gjort at arbeidet har tatt lengre tid. Arbeidsgruppa har bestått av Bente Helle Quanfouh, Fagforbundet LO, Knut R. Nilsen Nito- Akademikerne, Annette K. Kjølerbakken, Delta- YS og Asle Milde, Utdanningsforbundet- UNIO. Fra administrasjonen har Toril Bjerkeli, Mette Hansen og Else Marie Breda deltatt. I tillegg til å utarbeide selve dokumentet hadde arbeidsgruppa besøk av rådgiver Mili Dzabic fra Nav arbeidslivssenter for å lære mer om temaet, seniorer i arbeidslivet og utvikling med nye pensjonsmuligheter arrangerte arbeidsgruppa et seniorrådslag hvor et utvalg seniorer, ansatte som har fylt 55 og eldre, ble invitert til en halv dag hvor tema seniorer i arbeidslivet ble diskutert. Ansatte fra alle sektorer deltok. Rådgiver Mili Dzabic hadde en innledning på seniorrådslaget også. Dokumentet «Senior- en viktig ressurs» blir en del av kommunens overordnede arbeidsgiverstrategi. I tillegg vil de konkrete tiltakene for å få ansatte til å stå lenger i jobb innarbeides i handlingsplanen som skal utarbeides etter at ny IA- avtale er undertegnet. Delmål 3 i IA- avtalen omhandler dette. RLG har behandlet dokumentet og kommet med noen mindre korrigeringer. Dokumentet er drøftet med HTV i møte B-rundskriv fra KS vedlegges for å presisere hvilke stillingskoder som omfattes av særaldersgrense. Side40

41 Side41 Side 2 av 2

42 Senior- en viktig ressurs Halden kommune ønsker å ha en seniorpolitikk som fremmer arbeid så lenge det er meningsfullt og helsefremmende for den enkelte. Dagens pensjonsordninger legger opp til at det lønner seg å jobbe, og Halden kommune vil derfor legge til rette for dette. Seniorpolitikk betyr at kommunen skal ha en strategi for å forebygge uønsket tidlig pensjonering, og gjøre det mer attraktivt å fortsette i jobb. Seniorpolitikken vil være en del av kommunens overordnede arbeidsgiverstrategi. Handlingsplan for IA- arbeidet vil inneholde de konkrete tiltakene som skal bidra til at delmål 3 i IA- avtalen nås. Noen av tiltakene er også nevnt i dette dokumentet. 1 Seniorpolitikk i arbeidslivet er viktig for samfunnet, det vil bidra til å løse arbeidskraftbehovet og til å trygge velferdssamfunnet. Eldrebølgen som kommer vil øke presset på de offentlige budsjettene og utfordre velferdstilbudet. Seniorpolitikk er viktig for Halden kommune fordi: det vil motvirke mangel på arbeidskraft det vil bli økende pleie- og omsorgsbehov og dermed økt behov for arbeidskraft seniorene innehar erfaring og kompetanse seniorene er stabil arbeidskraft rekruttering er tid- og ressurskrevende Halden kommune skal ha seniorpolitikk først og fremst for seniorenes del. Det er viktig for senioren fordi: det lønner seg økonomisk, og med dagens pensjonsordning er det fullt mulig å kombinere pensjon og arbeid. en jobb senioren trives i gir positiv effekt på helsa. Varierte, meningsfylte arbeidsoppgaver og innflytelse over egen arbeidssituasjon er helsefremmende. senioren får bedre livskvalitet, opplever mestring, kan føle deg nyttig og får være sammen med gode kollegaer. Dersom kommunen skal beholde sine seniorer, må kommunen sikre seg at ansatte i aldersgruppen år finner det attraktivt å jobbe i kommunen. Dersom ansatte velger å avslutte arbeidsforholdet ved å gå av tidligere enn pensjonsalder, vises det respekt for denne avgjørelsen. Seniorer en ressurs Forskning viser at eldre arbeidstakere er like produktive som andre, de er stabil arbeidskraft, de er vitale, kloke, erfarne, verdiskapende, de har god helse, nettverk og mange kontakter. Side42

43 Erfaring er viktig for å fatte gode beslutninger. I tillegg har seniorene ofte høy ekspertise, sosiale ferdigheter, menneskekunnskap, vurderingsevne, selvstendighet, lojalitet, gode samarbeidsevner og evne til konflikthåndtering. Alder skal aldri være et argument for at ansatte ikke fungerer, det samme kravet til jobbutførelse stilles som til andre. Seniorene har derfor krav på å få tilbakemelding på jobbutførelse på lik linje som andre. Ved nedbemanning og omstillingsprosesser skal ikke de eldste arbeidstakerne utsettes for press for å gå av. Kriteriene for utvelgelse ved nedbemanning og overtallighet gjelder. Når det gjelder ledere som blir seniorer, er det ønskelig og i mange sammenhenger nødvendig at de er tilstedeværende på full tid. Det vil bli behandlet individuelt dersom ledere ønsker spesielle tilpasninger når de er seniorer. 2 TILTAK (fullstendig oversikt over tiltak vil nedfelles i IA- handlingsplanen som skal utarbeides høsten 2014, etter at ny IA avtale er underskrevet). Samling for seniorer Tilbakemelding fra seniorene selv er at de ønsker å få informasjon om temaer som seniorpolitiske tiltak, juridiske forhold, pensjonsforhold, kosthold, livsstil m.m. Kommunen kan tilrettelegge for at slike kurs gjennomføres i samarbeid med BHT, pensjonskassene og Nav. Forebyggende tiltak Seniorene oppfordres til å benytte de mulighetene/tilbudene som kommunen har til sine ansatte. Gratis trening på treningssenter, tilbud om fysioterapeut og psykologspesialist via BHT, treningskort til Aktiv på Dagtid og andre tilbud i regi av BHT. Seniorer oppfordres til å komme med innspill til leder/verneombud/arbeidsmiljøutvalg eller til HMS-avdelingen dersom de har forslag til tiltak som kan gjennomføres. Medarbeidersamtalen med ekstra fokus på fremtiden For aldersgruppen år skal lederen i medarbeidersamtalen ta opp arbeidssituasjonen, tanker om videre arbeid og om de har spesielle ønsker for tiden frem til pensjon. Ledere skal formidle at seniorene er en ressurs. Leder skal forsøke så langt det er mulig å være fleksibel og tilrettelegge (jfr. AML 10-2, (4)). Eksempler på tiltak: Trenger utvidet fleksitid, ønsker avlastning fra enkelte oppgaver, eller bedre tid til å utføre noen oppgaver? Trenger opplæring i noe? Trenger veiledning i forhold til nye dataprogrammer? Kan seniorene være mentor for yngre ansatte? For aldersgruppen år er tema på årlig medarbeidersamtale når de planlegger å gå av med pensjon/ jobbe redusert, dette skal meldes arbeidsgiver 6 måneder før. Husk særaldersgrenser! (Se vedlegg) Side43

44 Lederopplæring-implemenetering Det gjennomføres jevnlig kurs for ledere hvor seniorpolitikken gjennomgås. Lederne får kunnskap om aldring og læring, myter og fakta, om hvordan tema tas opp i medarbeidersamtaler og hva som er leders ansvar i forhold til pensjon. Personalmøter Dokumentet «Senior - en viktig ressurs» bør være tema på personalmøte minst hvert år slik at alle ansatte på arbeidsstedet er orientert om hvilke tiltak seniorene kan benytte. Arbeidssteder med seniorer må snakke om holdninger til seniorer og tilrettelegging. Hvordan kan det tilrettelegges, hvor mye tilrettelegging er det mulig å få til? Seniorer kan trenge mer opplæring for eksempel i nye dataprogrammer, de trenger kanskje noen som spesielt følger dem opp. Seniorene kan også benyttes som veiledere/mentorer for yngre ansatte dersom de ønsker det. 3 Revisjon IA-handlingsplan revideres årlig på bakgrunn av erfaringer, kartlegging eller endring i aktivitetstilbudet. Revisjon av dette dokumentet er tema i møte med HTV og i arbeidsmiljøutvalget (HAMU) hvert 2. år. Økonomiske virkemidler På bakgrunn av kommunens svært krevende økonomiske situasjon er det ingen mulighet til å benytte økonomiske virkemidler for å holde seniorene lenger i arbeid(jf. tidligere seniorordning). De som har innvilget seniorordning fra tidligere beholder den til de går av med pensjon. Tilskudd til arbeidsplassen Avdelinger/enheter med mange seniorer kan søke om tilskudd gjennom Navtilretteleggingstilskudd, for å kunne ha fleksible ordninger eller andre tiltak spesielt rettet mot sine seniorer. Andre eksterne prosjektmidler kan også benyttes. Side44

45 Side45

46 Side46

47 Side47

48 Side48

49 Side49

50 Side50

51 Side51

52 Side52

53 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Utsendte vedlegg 1 Fornyingsprosjekter tildeling av midler 2 Brev til kommunene Prosjekter 2014 søknader_ (2) Skjønnsmidler til fornying tildeling Sammendrag av saken: Det vises til RS i administrasjonsutvalgets møte der det ble orientert om at Halden kommune hadde oversendt seks søknader om skjønnsmidler til fornying 2014 til fylkesmannen. Søknadene var prioritert som følger: 1. Ledelsesutvikling inkl. økonomistyringssystem (videreføring fra 2013) 2. En kommuniserende og åpen organisasjon (ny) 3. Helhet og sammenheng tidlig innsats (videreføring fra 2013) 4. Kompetansehevende tiltak (ny) 5. Deltakelse i ROBEK-nettverk (videreføring fra 2013) 6. Innkjøpssystem (videreføring fra 2013) Samlet omsøkt beløp utgjorde kr I tillegg var det oversendt en søknad fra Det Digitale Østfold fellesprosjektet som Halden kommune er vertskommune for. Det ble søkt om kr til dette prosjektet. Skjønnsmidler til fornying 2014 er nå tildelt. Halden kommune er tildelt skjønnsmidler til flg. prosjekter: 1. Ledelsesutvikling inkl. økonomistyringssystem kr Helhet og sammenheng tidlig innsats kr Deltakelse i ROBEK-nettverk kr Sjumilssteget kr Innkjøpssystem kr Totalt: kr Fellesprosjektet Det digitale Østfold er tildelt kr Side53

54 Side54 Side 2 av 2

55 Side55 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/378180_fix.html Page 1 of Fra: Lund, Tormod[FmosTLU@fylkesmannen.no] Dato: :07:35 Til: postmottak@kmd.dep.no; Enkerud Eva ; Gjellebæk Torleif ; Gudrun Haabeth Grindaker; Hansen Jan Lasse ; Hedum Bente ; Johannessen Geir; Johnsen Anne Kirsti; Karlsen Hans Petter; Nævra Ivar ; Olsen Jon Fredrik; Olsen Tor-Anders; Rambek Synnøve; Sjøvold Bjørn; Skaar Unni Elisabeth; Skog Alf Thode ; Solberg Kjell-Eivind ; Svagård Morten ; Tørfoss Tom-Arne; Aremark kommune; Askim kommune; Eidsberg kommune; Fredrikstad kommune; postmottak; Hobøl kommune; Hvaler kommune; Marker kommune; Moss kommune; Rakkestad kommune; Rygge kommune; Rømskog kommune; Råde kommune; Sarpsborg kommune; Skiptvet kommune; Spydeberg kommune; Trøgstad kommune; Våler kommune Kopi: *Fmos Ledergruppa; *Fmos Samordning og Beredskapsstab; 'Katrine Nikolaisen' Tittel: Fornyingsprosjekter tildeling av midler Kommunene i Østfold KMD Referansegruppa for fornyingsarbeidet TILDELING AV MIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER 2014 Vi viser til vedlagte brev og regneark som viser tildeling av midler til fornyingsprosjekter for KMD anmodes om å utbetale midlene til kommunene. I følge departementet vil det skje 5. juni. Takk for mange gode søknader og lykke til. Velkommen på Beat for beat! Vennlig hilsen Tormod Lund

56 Kommunene i Østfold Samordnings- og beredskapsstaben Deres ref.: Vår ref.: 2014/ TLU Vår dato: Skjønnsmidler til fornying i kommunene tildeling av midler til prosjekter, nettverk og moderniseringsarbeid for 2014 Vi viser til vårt brev hvor vi inviterte kommunene til å søke om midler til fornyingsprosjekter. Vedlagt følger oversikt over tildelingene. Kommunal- moderniseringsdepartementet vil utbetale midlene sammen med rammetilskuddet i juni. Interkommunale prosjekter har en vertskommune og hele tilskuddsbeløpet blir sendt dit. Merk at Sarpsborg mottar kr for Sjumilssteget som skal brukes til fellestiltak. Vi har for 2014 tildelt 7 millioner kroner til prosjekter i enkeltkommuner og 3 millioner kroner til interkommunale prosjekter. Dette er en nedgang i interkommunale prosjekter fra de siste to år. Enkelte av kommuneprosjektene er samarbeid mellom to og flere kommuner. På grunn av fellestildelingen på kr 2,5 millioner kroner til Sjumilssteget, er det mindre igjen til fordeling på andre prosjekter. Alle kommunene har meldt seg på denne satsingen for barn og unge og det er tildelt kr til hver kommune. De fire største bykommunene har fått kr hver. Tildelingene er kategorisert etter de kriterier vi satte i brevet og vi har i stor grad fulgt kommunenes egne prioriteringer. Disse skal være politisk behandlet. Vi har forsøkt å sikre videreføring for de prosjekter som ble startet i 2012 og 2013, som søkes videreført i Prosjekter som planlegges videreført må søke på nytt neste år. Nytt i år er at vi har forsøkt å kategorisere søknadene etter kriterier for innovasjon. Vi har delt inn i tre grupper i forhold til samarbeid og satt på kriterium 4 på de prosjekter vi mener har innovasjonskriteriene, Nytt, Nyttig og Nyttiggjort, i seg. Vi mottar gjerne kommentarer på dette. Kriteriene har i begrenset grad påvirket tildelingene dette året. Innovasjon og digital forvaltning Nytenking og innovasjon skal ha større fokus framover. KMD har sin innovasjonsstrategi som skal ses i sammenheng Helse- og omsorgsdepartementets St.meld nr 29 ( ) og Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: postmottak@fmos.no Side56

57 2 Morgendagens omsorg og Innovasjon i omsorg, NOU 11:2011 (Hagentvalget). KMD har også Digital agenda for Norge, St. meld nr 23 ( ). Digital forvaltning er en stor satsing framover. Prosjekter som går på drift og generell effektivisering vil framover ikke få støtte hvis de ikke har tydelige mål om innovasjon og samhandling. Vi ser et behov for at kommunene og vi bør gå sammen for å utvikle gode metoder for søknader og hvordan aktuelle samhandlingspartnere kan involveres. Kommunereformen Regjeringen lanserer i Kommuneproposisjonen for 2015 et opplegg for den varslede kommunereformen. Vi vil følge denne tett og ta nødvendige initiativ overfor kommunene. Det er i retningslinjene for skjønnstildelingen sagt at vi ikke skal støtte nye utredninger om samarbeid, og eventuelt sammenslåing, hvis dette ikke er relatert til de sentrale utredninger og den prosess som det legges opp til. Vi har i år ikke fått noen søknader her i Østfold. Beat for beat 10. og 11. juni Lærings- og erfaringsdeling er et hovedkriterium for alle fornyingsprosjektene. Erfaringkonferansen Beat for beat er en viktig møteplass i Østfold for dette. Kommunereformen vil bli bredt presentert på årets Beat for beat. Målet er å tilføre kunnskap, og å drøfte hvordan vi kan legge opp til gode prosesser i tråd med det som måtte bli vedtatt i Stortinget. Vi vil også sette spesielt fokus på innovasjon og tverrfaglig kommunikasjon og samhandling. Vi får med oss erfaringer fra Danmark på den vanskelige samhandlingen og Høgskolen i Østfold på innovasjon. Rapportering og oppfølging av prosjektene Vi oppmuntrer til å ha dialog med oss om prosjektene underveis. Når det gjelder rapportering, viser vi til det som står i søknadsbrevet. Det rapporteres når prosjektet er avsluttet, men det kan være naturlig med en underveisrapport. For de prosjektene som søker midler over flere år, må det følge en statusrapport som grunnlag for videre arbeid og søknad om prosjektstøtte. Rapporteringsskjema kan lastes ned fra vår hjemmeside. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Espen Pålsrud e.f. direktør Tormod Lund seniorrådgiver Saksbehandler: Tormod Lund Side57

58 Fylkesmannen i Østfold, TLU Skjønnsmidler til utviklingsprosjekter, tildeling for 2014 Kommunale prosjekter Søknader 2014 Kommentarer, prosjektperiode, videreføring m.m. Kategori Innovasjon og samhandling Andre kommentarer, samarbeid m.m. Tildeling 2014 Aremark Helhetlig styringssystem i Aremark kommune Sjumilssteget Askim Tidlig innsats Askimbarnehagen, Askimskolen og Familiens Hus Videreføres i 2015 og Skole, barnehage og helse Sjumilssteget Eidsberg Digitalt førstevalg for kommunens innbyggere Videreføring og Sjumilssteget Tjenestekvalitet helse og omsorg Fredrikstad Heltidskultur i helse- og omsorgstgstjenestene Fiks Fredrikstad - innbyggerforslag til forbedringer og E-bøker i Fredrikstad og Østfold Opplæring i ALERT Videreføring fra Samhandlingsreformen og utdanning av instruktører Sjumilssteget Halden L edelsesutvikling i Halden inkl økonomistyringssystem Videreføring fra Helhet og sammenheng - tidlig innsats - overgang barnehage og skole Videreføring fra Skole og helse Deltakelse i ROBEK-nettverk Videreføring fra Sjumilssteget Innkjøpssystem Videreføring fra Hobøl Organisasjonsgjennomgang Hobøl kommune Sjumilssteget Hvaler Prosjekt kontinuerlig forbedring og internkontroll TQM og Lean Sjumilssteget Marker Døgnåpent bibliotek Videreført fra Først i Østfold sammen 2 med Spydeberg Tidlig innsats-barnehage Sammen med Rømskog Sjumilssteget Moss Ertablere hybrid sky-løsning for lagring, back-up og drift innenfor IKT Videreføres i Helhetlig omstilling av helse- og sosialområdet i Moss kommune Videreføres i Sjumilssteget Rakkestad Sjumilssteget