Årsmøte i Oscarsborg Festnings Venner 2018

Transkript

1 Årsmøte i Oscarsborg Festnings Venner 2018 Innkalling til årsmøte 2018 Styrets årsberetning for 2017 Årsregnskap 2017 og revisors beretning Fastsettelse av kontingent Orientering om styrets planer og budsjett for kommende år Valg iflg vedtektenes 6 Innkomne saker

2 Innkalling til årsmøte i OFV 2018 Det innkalles til ordinært årsmøte Torsdag 1. mars 2018 kl i Havnefortet, Oscarsborg Festning Båtavgang Sundbrygga kl Vedlagt oversendes: Styrets årsberetning Revidert regnskap Styrets forslag til arbeidsplan 2018 Styrets forslag til budsjett 2018 Valgkomiteens innstilling ÅRSMØTE 1. Åpning v/lederen 2. Godkjenning av innkallingen 3. Godkjenning av dagsorden 4. Valg av møteleder 5. Dagsorden a. Valg av referent b. Valg av 2 representanter til å undertegne protokollen sammen med referenten c. Styrets årsberetning d. Årsregnskap og revisors beretning e. Fastsettelse av kontingent f. Orientering om styrets planer og budsjett for kommende år g. Valg iflg. vedtektenes 6 h. Innkomne saker Etter årsmøtet blir det enkel servering. Etter årsmøtet fortsetter vi med et medlemsmøte med følgende temaer/saker: 1. Orientering ved Kommandant Per Egil Grimstad på Oscarsborg Festning. 2. Orientering ved festningsforvalter Hilde Falck Olsen på Oscarsborg Festning. 3. Orientering ved Tore Glenne om Museumsprosjektet ved Oscarsborg museum. Styret ønsker alle OFV medlemmer velkommen, og vi håper på god oppslutning. Drøbak, 16. februar 2018 For styret i OFV Rita Hirsum Lystad leder 2

3 Årsberetning for Oscarsborg Festnings Venner 2017 Styret og øvrige verv Leder Nestleder/sekretær Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Revisor Dugnadsleder Valgkomite Rita Hirsum Lystad Hilde Herberg Kirsten Færgestad Torild Stumo Espen Ege Nils Einar Nesdam Børre Moe Jon Lundberget Svein Moen Mette Høiland Øyvind Solli Styret har fått bistand til regnskapsføring fra Svein Moen. Styrets virksomhet Styret har hatt 9 styremøter i Kommandant Per Egil Grimstad og festningsforvalter Hilde Falck Olsen møter fast. Styrets arbeid har vært konsentrert om foreningens virksomheter og arrangementer. Styrets leder/nestleder har hatt løpende kontakt med kommandant og festningsforvalter. Oppfølging av Styrets arbeidsplan 2017 Strategiplanen er basert på OFVs vedtekter og er grunnlag for styrets årlige arbeidsplan som presenteres årsmøtet. 3

4 Styrets arbeidsplan 2017: Ny strategiplan Oppfølging av samarbeid med Norges Miljø- og Biovitenskapelige Universitet (NMBU) om masteroppgave Kommandanthagen Fortsette arbeidet med kartlegging og istandsettelse av avstandsmerk(er) i samarbeid med Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk Avtale med Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk om vedlikehold av avstandsmerker *Salg av Verneplan, Oscarsborg forteller historie og Blücher *Utføre praktiske oppgaver i forbindelse med arrangementer *Ansvar for Festningsmarsjen og gjennomføre denne i et samarbeid med Frognsmarkas Venner og Frogn Historielag *Utføre oppgaver for Oscarsborg befestninger, herunder prioritere Museumsprosjekt for utvikling av Oscarsborg museum *Etter avtale vedlikehold av uteområder i samarbeid med Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk, herunder hogst på Heer skanse, Kringerud Mitraljøsestasjon, Seiersten skanse, Veisvingbatteriet, Kopås og Husvik etter behov *Medlemstreff *Planlegge ball 2018 *Prioritering: Styret prioriterer hvilke saker som skal gjennomføres/arbeides med. Salg av Verneplan, Oscarsborg forteller historie og Blücher formidling Blücher boken er utsolgt både fra OFV og forlaget. Det er solgt bøker ved alle OFVs stand. Festningsmarsjen Festningsmarsjen 2017 ble en suksess i flott vær med 240 deltagere. Marsjen ble i år gjennomført med OFV som hovedansvarlig i samarbeid med kommandanten, Frogn historielag og Frognmarkas venner med støtte fra Frogn kommune. Turmarsjen er 12 km lang og går fra Heer skanser via hovedbatteriet på festningen til toppbatteriet på Håøya. Historisk formidling ble gitt på 15 ulike steder. 4

5 5

6 Oppgaver for Oscarsborg befestninger herunder prosjekt for utvikling av Oscarsborg museum «Museumsprosjektet» Museumsprosjektet status Første del av oppgraderingen av museet er gjennomført. Offisiell åpning var 31. mai med inviterte gjester. På tre storskjermer vises tidslinjen i festningens historie, 1905 anleggene og de viktigste kommandantene. Det er etablert et eget rom med 1905 utstilling. Angrepet 9. april 1940 vises med ny animasjon og nytt amfi for publikum. Audovisuelt utstyr er i bruk til fremstillingene. Tekst og tale er også på engelsk og tysk. Kostnad kr som ble finansiert av DNB Sparebankstiftelsen og venneforeningens egne midler. Det er satt opp en plakett med informasjon om giverne. Prosjektleder er Tore Glenne. Det arbeides nå med søknader om tilskudd av midler til resterende del av oppgraderingen av museet. OFV tar sikte på å ferdigstille prosjektet våren

7 7

8 8

9 prosjektleder OFV, Tore Glenne nestleder OFV Hilde Herberg Museumsprosjektet - Tildeling av gave fra DNB Sparebankstiftelsen og Sparebank 1 Stiftelsen Østfold Akershus Vi mottok i desember 2017 ny gave fra Sparebankstiftelsen DNB på kroner, og gave fra Sparebank 1 Stiftelsen Østfold Akershus på kroner. Med disse midlene er vi i stand til å gjennomføre fase 2. Nestleder Hilde Herberg takker for gave fra DNB Sparebankstiftelsen 9

10 Sosiale medier / synliggjøring Hjemmeside Facebook-side Vervebrosjyre oscarsborgvenn.no har vært i aktiv bruk. har vært i aktiv bruk. er utarbeidet av Åsmund Lindal og Jan Ketil Steine. Grasrotandelen Som medlem av Grasrotandelen mottok vi i 2017 kr i bidrag fra Norsk Tipping. Vi oppfordrer alle medlemmene til å benytte denne mulighet til å støtte OFV ved tipping og lottospill, og ber om at man sprer informasjon til venner og kjente. Det ligger informasjon om Grasrotandelen på hjemmesiden. 8. mai markering OFV markerte freden ved oberst Birger Eriksens byste i Badeparken i Drøbak. leder OFV Rita Hirsum Lystad og kommandant Per Egil Grimstad Kommandant Per Egil Grimstad representerte Oscarsborg Festning Venner og la ned blomster ved oberst Birger Eriksens grav på Æreskirkegården på Vår Frelsers Gravlund. Flott seremoni sammen med Norske Reserveoffiserers Forening. 10

11 Medlemstall Status ved utgangen av 2017 var medlemstallet: Totalt antall er: Familie Livsvarige Æresmedlemmer Det er arbeidet med rekruttering ved alle arrangementer og aktiviteter der OFV har vært tilstede. Foreningens virksomhet Festningsballet Festningsballet ble gjennomført med 90 deltakere. Det var en vellykket aften med taler, god middag, polonaise og dans. Leder Torild Stumo taler 11

12 toastmaster Bent Jahre Gode historier blir fortalt av Brit Moe. Overrekkelse av Røde Kors flagg som tilhørte urmaker Reidar Rønningen som var med i hjemmestyrkene på Oscarsborg den

13 Andre arrangementer / aktiviteter / representasjon OFV deltok også på: 7. mai 2017 Markering på Håøya Markering på Håøya OFV representert. Kommandant Per Egil Grimstad inviterte til tur til Håøya for å hedre de falne. 13

14 OscarsborgOperaen OFV var representert. Gardens dag OFV var representert. 14

15 15

16 Medlemstreff 15. juni i hagen til oberst Birger Eriksens hjem Det ble en historietime, reker og sosialt samvær. Oldebarn av oberst Birger Eriksen Festningsforvalter Hilde Falck Olsen 16

17 styremedlem OFV Nils Nesdam og guide/historieforteller vertsskap Eva Mellquist Oppsummering 2017 har vært preget av Museumsprosjektet, deltakelse på ulike aktiviteter, informasjon om OFV og medlemstreff. Takk til alle aktive medlemmer og også til alle som ikke alltid kan delta, men som gjennom sitt medlemskap støtter foreningen og dens formål. Vi takker også for et utmerket samarbeid med kommandant Per Egil Grimstad og guidene, festningsforvalter Hilde Falck Olsen og øvrige medarbeidere og kontakter på Festningen. Drøbak, 16. Februar 2018 For styret Rita Hirsum Lystad styreleder (s) 17

18 Årsregnskap 2017 OFV Driftsregnskap 2017 Regnskap Budsjett Medlemskontingent , , ,00 Medlemskontingent forskuddsbetalt , Salg av bøker , , ,00 Nesten ikke bøker igjen 3960 Grasrotandel Norks Tipping , , , Andre inntekter 0,00 201,00 0, Renteinntekter 2 419, ,00 Sum inntekter , , , Driftsmateriell 700,00 500, Porto 381,00 500, Internett/hjemmeside 7 950, , ,00 Plan:Omlegging hjemmesiden 7320 Reklamekostnader , , , Kostnader kontingentinnkreving 5 676, , ,00 Plan: Investere i nytt regnsk.system 7370 Medlemsmøter 7 934, , , Kontingent Frogn kulturråd 300,00 300, Kostnader styremøter 9 579, , , Årsmøtekostnader 3 504, ,00 Øreavrunding 0,91 Kontorkostnader 3 391,00 Div. utgifter/blo,mmster 6 020,00 Sum kostnader , , ,00 Foreningens driftsoverskudd , , ,00 Overskudd Festningsmarsjen per ,40 Overskudd Festningsmarsjen , ,00 Overskudd fra Prosjekt "Oppgradering museet" 9 032,38 0,00 Overskudd festningsballet 7 192,00 0,00 SUM overskudd overføres til egenkapital , ,00 18

19 OFV BALANSE 2017 Eiendeler Bevegelse Bankbeholdning - driftskonto , , Bankbeholdning (Vipps-Museet) 0, , Bankbeholdning - sparekonto , ,89 Sum eiendeler , , ,81 Egenkapital og gjeld 2050 Annen egenkapital , ,67 Festningsmarsjen ,40 Årets overskudd ,43 SUM egenkapital , , , Leverandørgjeld 0,00-825,37 Oppgradering museet, ikke avsluttet prosjekt ,99 Del av salg fra Museet (tilhører Forsvarsbygg) 1 477,08 Forskuddsbetalt festningsballet 0, ,00 Forskuddsbetalt medlemskontingent 0, ,00 SUM gjeld , , ,71 SUM egenkapital og gjeld , , ,81 Kontroll 0,00 0,00 19

20 OFV Prosjekt og aktiviteter 2017 Festningsmarsjen 3210 Innbetalt fra deltakerne , Bidrag fra Akershus Fylke , Bidrag fra Frogn Kommune 9 000,00 SUM inntekter , Rekvisita 2 504,83 Transport inkl. ferje ,00 Annonsering 1 667,25 Innkjøp av pins 5 995,00 SUM kostnader ,08 Overskudd overført driftsregnskapet ,47 Oppgradering av Museet Saldo ,99 Betalt fra foreningens driftskonto ,61 Overskudd etter avsluttet prosjekt, overført driftsregnskapet 9 032,38 Festningsballet Innbetalt fra deltakerne ,00 Tilskudd fra Forsvarsbygg ,00 Tilskudd for 2016 og 2017 SUM inntekter ,00 Hotellets regning vedr. servering ,00 Hotellets kreditnota ,00 Musikk 9 000,00 Andre kostnader 166,00 SUM kostnader ,00 Overskudd, overført til driftsregnskapet 7 192,00 20

21 Revisors beretning REVISJONSBERETNING ÅRET 2017 Oscarsborgs Venners Forening Foreningens virksomhet utløser ikke arbeidsgiveransvar og er heller ikke berørt av Merverdiavgiftsloven. Foreningen håndterer ikke kontanter. Revisjonsarbeidet har vært å kontrollere regnskapet samt å vurdering attestasjonsrutiner, regnskapsmessig behandling av prosjekter, kontroll av medlemsregisteret, samt vurdert hensiktsmessigheten av nåværende regnskapssystem. I samråd med regnskapsfører og styret vil prosjekter i fremtiden driftsføres når prosjektet (eller delprosjekter) er avsluttet slik det er gjennomført i årets regnskap. Inntektsføringen av medlemskontingenter omfatter nå kun betalte kontingenter. Styret vurderer å kjøpe inn et nytt regnskapssystem for å forenkle det regnskapsmessige arbeid og for å få på plass en hensiktsmessig attestasjonsrutine som hittil er mangelfull. Regnskapets bankkonti er avstemt mot bankens årsoppgave. Årets resultat er kr ,43 inkludert overskudd fra prosjekt og aktiviteter slik det fremgår av driftsregnskapet. Etter min mening er regnskapet nå utarbeidet etter prinsippet om god regnskapsskikk. Jeg anbefaler derfor årsmøtet å godta regnskapet slik det er presentert. Drøbak den, 16. februar

22 Fastsettelse av kontingent Kontingenten foreslås uendret kr Orientering om styrets planer og budsjett for kommende år Styrets forslag til arbeidsplan 2018 Utføre oppgaver for Oscarsborg befestninger, herunder prioritere Museumsprosjekt for utvikling av Oscarsborg museum Ny strategiplan Fortsette arbeidet med kartlegging og istandsettelse av avstandsmerk(er) i samarbeid med Forsvarsbygg Festningene Avtale med Forsvarsbygg Festningene om vedlikehold av avstandsmerker Salg av Verneplan og Oscarsborg forteller historie Delta og utføre praktiske oppgaver i forbindelse med arrangementer, herunder: o Ansvar for Festningsmarsjen o Delta på minnemarkering på Håøya o Ansvar for markering 8. mai ved oberst Birger Eriksens byste Etter avtale vedlikehold av uteområder i samarbeid med Forsvarsbygg Festningene, herunder hogst på Heer skanse, Kringerud Mitraljøsestasjon, Seiersten skanse, Veisvingbatteriet, Kopås og Husvik etter behov Medlemstreff Planlegge ball 2019 Det er opp til nytt styre hvilke saker som skal prioriteres. 22

23 Styrets forslag til budsjett 2018 Regnskap Budsjett Medlemskontingent , , ,00 Medlemskontingent forskuddsbetalt , Salg av bøker , , ,00 Nesten ikke bøker igjen 3960 Grasrotandel Norks Tipping , , , Andre inntekter 0,00 201,00 0, Renteinntekter 2 419, ,00 Sum inntekter , , , Driftsmateriell 700,00 500, Porto 381,00 500, Internett/hjemmeside 7 950, , ,00 Plan:Omlegging hjemmesiden 7320 Reklamekostnader , , , Kostnader kontingentinnkreving 5 676, , ,00 Plan: Investere i nytt regnsk.system 7370 Medlemsmøter 7 934, , , Kontingent Frogn kulturråd 300,00 300, Kostnader styremøter 9 579, , , Årsmøtekostnader 3 504, ,00 Øreavrunding 0,91 Kontorkostnader 3 391,00 Div. utgifter/blo,mmster 6 020,00 Sum kostnader , , ,00 Foreningens driftsoverskudd , , ,00 Overskudd Festningsmarsjen per ,40 Overskudd Festningsmarsjen , ,00 Overskudd fra Prosjekt "Oppgradering museet" 9 032,38 0,00 Overskudd festningsballet 7 192,00 0,00 SUM overskudd overføres til egenkapital , ,00 23

24 Valg iflg vedtektenes 6 Valgkomiteens innstilling Styrets sammensetning valgkomiteens innstilling: Navn Funksjon Periode Kommentar Rita Hirsum Leder år igjen Torild Stumo Styremedlem år igjen Hilde Herberg Styremedlem år igjen Hans Petter Aksnes Styremedlem Ny Ragnar Dahl Styremedlem Ny Nils Einar Nesdam Styremedlem Gjenvalg Styret konstituerer seg selv med unntak av leder som velges av årsmøtet. Drøbak, 16. februar 2018 Mette Høiland (s) Øyvind Solli (s) Svein Moen (s) Styrets forslag til revisor Revisor: Børre Moe Drøbak, 16. februar 2018 for styret Rita Hirsum Lystad (s) styreleder Styrets forslag til valgkomite Styret innstiller følgende kandidat til valgkomiteen for perioden : Svein Moen (2 år 1 år igjen, ikke på valg) Mette Høiland (1 år på valg) Øyvind Solli (1 år på valg) Drøbak, 16. februar 2018 for styret Rita Hirsum Lystad (s) styreleder 24

25 Innkomne saker Sak fra Ole Reidar Gjems Til Oscarsborg Festnings Venner v/ Medlemmer/styret Hei Rita, Jeg nevnte for deg ideen om formålstjenlig båtinnehav og her er nærmere beskrivelse av forslaget om å bygge opp en base av enkle båter til glede for medlemmer, styret og samarbeidspartnere i OFV. Vedlagt er opplistet en del punkter som beskriver forslaget hovedsakelig nedtegnet av forslagstilleren som utgangspunkt for videre foredling og vurdering av foreningen. Foreløpige stikkord er: 1. Båtene skal styrke medlemmenes anledning til oftere og lettere ha adkomst til foreningens byggverk, innretninger og naturomgivelsene omkring disse. Dette skal igjen styrke kjennskap, kunnskapsnivå og affeksjon rundt festningsverkene og deres betydning i historisk, nåtid og fremtidig rolle. 2. Båtene skal gi foreningen en bredere appell for eksisterende og nye medlemmer. 3. Båtene skal gi partsinnehaverne (hovedbrukerene) meningsfull rekreasjon, mosjon (både alene og sammen med andre) samt sosiale opplevelser i et felleskap som skal bli til glede for mange. 4. Lavbudsjett, delingsøkonomi og vedtekter skal sikre daglig drift nær opp til selvfinansiering. 5. Økonomi, aktivitetsnivå og brukeropplevelser skal kunne følges opp og måles av drifts- kommitteen (partshaverne) og rapporteres til styret. Som det fremgår er det foreslått en prøveperiode med minst 2 båter, hver med 2 partsinnehavere, en gjennomarbeidet driftsavtale og vedtekter for båtenes bruk, også vedrørende foreningens øvrige medlemmer og styre. Jeg ber om råd om hvordan denne prosessen kan komme videre. Er det en styresak? Er det en generalforsamlingssak? Undertegnede har erfaring profesjonell deling av feriesteder og nylig 12 års med ledelse av opprettelse, drift og avvikling av båtsameie med 2 eierfamilier. Har også dårlige erfaring fra uregulerte sameier av bolig- og hytte- eiendommer og håper at min bakgrunn kan være av nytte ved det videre arbeid i konkretiseringen av båtprosjektet. Det antas at første båt er «fulltegnet» med undertegnede og et medlem til. Rekruttering til båt nr 2 og ev. videre foreslås med en mer åpen venteliste for å lodde stemning og da mer i regi av styret eller oppnevnt «Maritim- komite». b. Hittil kan vel skissene betegnes som «soloutspill». Det er ønskelig at videre detaljering og 25

26 fremdrift er i takt med ønsker, behov og tilbakemeldinger fra medlemmer og styre. Videre er vel formaliteter rundt foreslått ønsket om båtplass å anta som en styre/formannsoppgave. Båt- test for å finne båttype likeså. Undertegnedes deltagelse i Maritim- komiteen tilbys, men settes ikke som forutsetning. Kontakt meg gjerne for ytterligere info, diskusjoner eller lignende. Mvh Ole Reidar Gjems Museumsveien 11 N Drøbak gjems- or@online.no Vedlegg: PDF: Visjoner om båter i Oscarsborg Festnings Venner (Første skisse) 26

27 Visjoner om båter i Oscarsborg Festnings Venner. Av: Ole Reidar Gjems 18. august 2017 Sendt som e-postvedlegg til styret. Punkter om anskaffelse og bruk av båt: 1. Foreningen skal ha tilgjengelig små og lette båter til glede for gamle og nye medlemmer samt styre til sin vanlige drift og ved dugnader. 2. Behov: a. Medlemmers behov/ønske om enkeltvis eller gruppevis helårs adkomst til Bergholmen, Håøya, Kaholmene, Storskjær, Småskjær, avstandsmerker etc. b. Stedene er preget av vanskelig adkomst, begrensede fortøying-muligheter for vanlige fritidsbåter og komplisert/dyrt å benytte kollektive og sjeldne transportmuligheter. 3. Båttype: a. Enkle, men gode og sjødyktige robåter (f.eks finske) b. Doble sett åregafler, men robar også for en person c. Plass for 3-5 personer d. Motor ikke del av båt-konseptet, men plass for å feste liten (to til tre hester elmotor) e. Skal kunne trekkes på land av en person og snus av to. 2. Plassering/fast hjemmeplass: a. På Drøbaksiden: Ved siden av vårt Klubbhus på Forsvarets strand for et begrenset antall båter. Ingen bryggeplass forutsettes. b. Etterhvert eventuelle båter/plasser på Kaholmene og Hurumsiden. c. Låsing utenom bruk 3. Profilering: a. Emblem på skutesiden med foreningens logo 27

28 Styrets innstilling: 1. Styret vurderer at saken ikke faller naturlig inn under OFVs formål, og at OFV som frivillig forening ikke kan ta et ansvar for denne type båtdrift. 2. Styret ber Årsmøtet avgjøre saken. 28

29 Vedtekter Vedtekter for Oscarsborg Festnings Venners ble vedtatt på årsmøtet den og revidert på årsmøtene , , , , , , og Status Oscarsborg Festnings Venner (OFV) er en landsomfattende og uavhengig støtteforening basert på frivillig medlemskap. Foreningen vil arbeide i nært samarbeid med kommandanten på Oscarsborg Festning, Oscarsborg Museums leder og Festningsforvalteren. 2 Foreningens formål Foreningens formål er å arbeide for å verne om Oscarsborg Festning og dens historiske anlegg støtte driften av Oscarsborg Museum ved aktiv arbeidsinnsats og tilskudd av midler inntjent gjennom medlemskontingent, gaver og kulturarrangementer styrke interessen for, og kunnskapen om festningen og dens historiske og kulturelle betydning medvirke til sammenkomster for foreningens medlemmer og andre spesielt interesserte. 3 Medlemskap Som medlemmer kan opptas personer, bedrifter og institusjoner som ønsker å støtte OFVs formål. Bedriftsmedlemmer og institusjoner har ikke stemmerett og er ikke valgbare til tillitsverv. Medlemskapet inndeles i følgende kategorier: 1. Familiemedlemskap: Medlemskapet kan lyde på en eller to personer. 2. Livsvarig Familiemedlemskap: Familiemedlemskap med engangsinnbetaling. 3. Bedriftsmedlemskap: Bedrifter og institusjoner. 4. Æresmedlemmer. Som familiemedlemmer, jfr. Pkt. 1 og 2 regnes enslige og par, samt hjemmeværende barn. Kun ett familiemedlem kan avgi stemme ved eventuelt valg. 4 Kontingent Kontingenten fastsettes av årsmøtet. 5. Styret 29

30 Styret består av leder pluss fem styremedlemmer. Styret kan oppnevne prosjektledere etter behov. Kommandanten på Oscarsborg Festning, samt lederen av Oscarsborg Museum og Festningsforvalteren, har møte- og talerett på styremøtene. De skal holdes løpende orientert om styrets og foreningens virksomhet. Styret er beslutningsdyktig når leder/nestleder og minst halvparten av styremedlemmene er til stede. Vedtak fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet er lederens i dennes fravær nestlederens stemme avgjørende. Styret fører protokoll fra sine møter. Styret sammenkalles når lederen beslutter det, eller når minst to styremedlemmer krever det. Det holdes minst fire styremøter i året. Styret konstituerer seg selv og velger nestleder, sekretær og kasserer. Kontingenter og innsamlede midler disponeres og forvaltes av styret. Styret kan ikke uten etter spesiell fullmakt forplikte medlemmene økonomisk ut over kontingenten. 6 Valg Lederen velges særskilt for to år. Halvparten av styremedlemmene velges hvert år. Deres funksjonstid er to år. Valgkomiteen består av tre medlemmer som foreslås av Styret og velges av årsmøtet. Valgperioden er på 2 år med mulighet for gjenvalg i inntil 2 nye perioder. Det bør tilstrebes at personer som går ut av styret velges inn i valgkomiteen. Valgkomiteen foreslår bare unntaksvis kandidater til egen komité. 7 Revisjon Revisor velges av, og gir innberetning til årsmøtet. 8 Årsmøtet Årsmøtet avholdes på Oscarsborg hvert år etter styrets bestemmelse innen 15. mars. Kunngjøring skjer skriftlig til medlemmene med minst 14 dagers varsel. Sammen med innkallingen sendes revidert årsregnskap, styrets årsberetning, styrets planer for virksomheten og styrets arbeidsbudsjett for kommende år. Det gis en redegjørelse om de saker som eventuelt skal behandles på årsmøtet utover de vedtektsfestede. Saker som medlemmene ønsker behandlet herunder også forslag til vedtektsendringer må være styret ihende før 1. februar. Bare saker som er nevnt i innkallingen, kan behandles. Protokoll fra møtet føres av en referent som velges ved møtets begynnelse. Protokoll fra møtet underskrives av referenten og to medlemmer som velges ved møtets begynnelse. Utskrift av protokoll sendes samtlige medlemmer. Årsmøtet ledes av møteleder som velges ved møtets begynnelse. Årsmøtet skal behandle: a) Styrets beretning. b) Årsregnskap og revisors beretning. c) Valg iflg. vedtektenes 6. d) Fastsettelse av kontingent. e) Øvrige saker som er nevnt i innkallingen. f) Orientering om styrets planer og arbeidsbudsjett for kommende år. 30

31 Ved avstemming har hvert medlem én stemme. Skriftlig fullmakt kan gis. Alle saker avgjøres ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet er styrelederens stemme avgjørende. Endring av vedtektene krever 2/3 flertall. 9 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte avholdes når styret finner det nødvendig, eller når minst 1/5 av medlemmene skriftlig krever det. For innkalling og forretningsorden gjelder reglene for ordinært årsmøte. 10 Oppløsning Forslag om oppløsning behandles på samme måte som vedtektsendringer. Vedtak om oppløsning må fattes med 2/3 flertall på to påfølgende ordinære årsmøter. Ved oppløsning disponeres midlene i samsvar med foreningens formål. Vedtekter for tildeling av æresmedlemskap 1. Æresmedlemskap kan tildeles foreningens medlemmer og andre personer eller sammenslutninger. 2. Æresmedlemskap kan tildeles den som har gjort seg særskilt fortjent til påskjønnelsen ved sin innsats for å fremme OFVs formål som er å verne om Oscarsborg Festning og dens historiske anlegg samt øke interessen og kunnskapen om festningens historiske og kulturelle betydning. 3. Forslag om tildeling av æresmedlemskap vurderes av OFVs styre som foretar tildelingen etter enstemmig vedtak i beslutningsdyktig styremøte. 4. Æresmedlemskap innebærer kontingentfritak som medlem i OFV. 5. Som et synlig bevis på æresmedlemskapet tildeles den utnevnte et diplom hvorav det fremgår hvilken innsats som i særlig grad ligger til grunn for utnevnelsen. 6. Overrekkelsen av diplomet foretas i en forsamling hvor flest mulig av OFVs medlemmer er samlet, f.eks. på årsmøtet eller på det årlige festningsballet. OFVs vedtekter ble vedtatt på årsmøtet den og revidert på årsmøtene , , , , , , og