EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: 09:00 Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 042/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /12 Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, 044/12 Årsplan for kontrollutvalget /12 Rutiner - oppfølging politiske vedtak 046/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /12 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte L MERKNAD: Byggesakssjef Jarle Valle vil redegjøre nærmere for sak 41/12 Rådmann møter i forbindelse med sak 42/12 Egersund, 30. november 2012 Sølvi Ege Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgsekretær Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til Målfrid Espeland på telefon eller mobil maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no evt til kommunens sentralbord tlf Side 1 av 67 Side 1 av2

2 Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4. Side 2 av 67 Side 2 av2

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 12/2182 Journalpostløpenr.: 12/28692 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 042/12 Kontrollutvalget Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak : Protokoll fra formannskapets møte den godkjennes. Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Protokollen KON doc Side 3 av 67

4 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 12:30 Sak fra / til: 034/12-041/12 Følgende medlemmer møtte: Sølvig Ege KrF Svein Olav Tengesdal - SP Harald Oddsen Havsø - H Dag Rune Skår - FrP Eling Hjørungnes - AP Følgende medlemmer hadde forfall: Følgende varamedlemmer møtte: Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Fra sekretariatet: Ingrid Bergum Fra Rogaland Revisjon IKS: Annbeth M. Mathiassen Fra administrasjonen: Rolf Skåra, leder Psykisk helsetjeneste Merknader til møtet: Rolf Skåra redegjorde for sak 036/12 - Status for rusmiddelboligene på Bakkebø. Sølvi Ege Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgssekretær Side 4 av 67

5 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Sølvi Ege (KrF) Leder Harald Oddsen Havsø (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) Dag Rune Skår (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) Saksliste: 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. Martin Liland (SV) 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) ---- o ---- Sak nr. Sakstittel L 034/12 Plan for selskapskontroll /12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /12 Status for rusmiddelboligene på Bakkebø 037/12 038/12 039/12 Stedlig Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune svarbrev fra skatteoppkreveren Forslag til prosjektmandat forvaltningsrevisjon for kommunen som planmyndighet - arealplanlegging Forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling 040/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /12 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Side 5 av 67

6 034/12: Plan for selskapskontroll Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Plan for selskapskontroll for perioden vedtas med følgende prioritering: Dalane Miljøverk IKS 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for selskapskontroll i perioden. 3. Kontrollutvalget vurderer behovet for forvaltningsrevisjon (kontroll av selve aktiviteten i selskapet) ved bestilling av den enkelte selskapskontroll Kontrollutvalget Møtebehandling: Det ble fremlagt nytt dokument i saken i møtet: Oversikt over Eigersund kommunes eierposisjoner fra Tore Oliversen SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet tillegg til punkt 3; «Selskapskontrollen søkes samordnet med de andre eierkommuners kontrollutvalg» Votering: Forslag til vedtak med Tengesdals tilleggsforslag til pkt. 3 enstemmig vedtatt. KON-034/12 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Plan for selskapskontroll for perioden vedtas med følgende prioritering: Dalane Miljøverk IKS 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for selskapskontroll i perioden. 3. Kontrollutvalget vurderer behovet for forvaltningsrevisjon (kontroll av selve aktiviteten i selskapet) ved bestilling av den enkelte selskapskontroll. Selskapskontrollen søkes samordnet med de andre eierkommuners kontrollutvalg. Vedtaket er enstemmig. 035/12: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Side 6 av 67

7 Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Protokollen enstemmig godkjent KON-035/12 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 036/12: Status for rusmiddelboligene på Bakkebø Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: SØLVI EGE (Krf) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget oppfordrer formannskapet til snarlig å invitere Rolf Skåra, leder for psykisk helsetjeneste, til en orientering om rusomsorgen i sitt møte. For øvrig tas redegjørelsen til orientering». Votering: Eges forslag enstemmig vedtatt KON-036/12 Vedtak: Kontrollutvalget oppfordrer formannskapet til snarlig å invitere Rolf Skåra, leder for psykisk helsetjeneste, til en orientering om rusomsorgen i sitt møte. For øvrig tas redegjørelsen til orientering. Vedtaket er enstemmig. 037/12: Stedlig Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune svarbrev fra skatteoppkreveren Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Side 7 av 67

8 Kontrollutvalget Møtebehandling: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget ber rådmannen om å gjennomføre Skatteetatens pålegg gitt i brev av 25. juni 2012 inntatt punkt «Intern kontroll» og punkt «Rutinebeskrivelse» innen 1. januar For øvrig tas rapporten til orientering.» Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt vedtatt. KON-037/12 Vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å gjennomføre Skatteetatens pålegg gitt i brev av 25. juni 2012 inntatt punkt «Intern kontroll» og punkt «Rutinebeskrivelse» innen 1. januar For øvrig tas rapporten til orientering Vedtaket er enstemmig. 038/12: Forslag til prosjektmandat forvaltningsrevisjon for kommunen som planmyndighet - arealplanlegging Forslag til vedtak : Avgjøres av kontrollutvalget Kontrollutvalget Møtebehandling: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Saken utsettes» Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-038/12 Vedtak: Saken utsettes. Vedtaket er enstemmig. 039/12: Forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling Forslag til vedtak : Kontrollutvalget vedtar prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av området byggesaksbehandling. Side 8 av 67

9 Kontrollutvalget Møtebehandling: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til tilleggsproblemstilling til prosjektmandatet; «Hvor mange saker behandles i gjennomsnitt per stillingshjemmel i løpet av året Forslag til forbedring fra brukerne/kundene Blir det utført tilsyn i byggesaker, og hva er i så fall rutinene knyttet til tilsyn Hvordan fungerer publikumskontakten? Hvordan blir saksbehandlingen organisert, og skilles det eksempelvis mellom enkle og kompliserte saker? Hvordan fungerer kommunens delegasjonsreglement i byggesaker, f.eks i forhold til andre sammenlignbare kommuner. Arbeidsomfanget begrenses til innenfor 250 timer.» HARLD O. HAVSØ (H) fremmet følgende forslag til tilleggsproblemstilling til prosjektmandatet; «I hvilket omfang benyttes innleide konsulenter i forbindelse med byggesaksbehandlingen, og hvilke vurderinger blir gjort i forhold til denne bruken med tanke på habilitet og eventuelt uheldige sammenblanding av roller.» Votering: Tengesdal sitt forslag enstemmig vedtat. Havsø sitt forslag enstemmig vedtatt. KON-039/12 Vedtak: Forvaltningsrevisjon av området «Byggesaksbehandling» vil kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Hvordan fungerer kommunens internkontroll og kvalitetssystem for byggesaker? Hvilke regler har kommunen for etikk og likebehandling ved byggesøknader? I hvilken grad er brukerne fornøyde med byggesaksbehandlingen? I hvilken grad blir negative vedtak/avslag fra administrasjonen omgjort ved den politiske klagebehandlingen? Hva slags saker gjelder dette? Hvor lange saksbehandlingstider har kommunen for byggesaker? Hvordan kommer Eigersund ut i forhold til andre kommuner mht. saksbehandlingstidene? I hvilken grad blir de lovmessige tidsfrister for saksbehandlingen overholdt? Har kommunen hatt gebyrtap på grunn av for lang saksbehandlingstid? Hvilke grep gjøres for å overholde tidsfristen, særlig i forhold til saker som kan medføre gebyrtap? Hvilke effekter har ny plan- og bygningslov (byggesaksdelen) hatt for kommunen? Hvor mange saker behandles i gjennomsnitt per stillingshjemmel i løpet av året Forslag til forbedring fra brukerne/kundene Blir det utført tilsyn i byggesaker, og hva er i så fall rutinene knyttet til tilsyn Hvordan fungerer publikumskontakten? Hvordan blir saksbehandlingen organisert, og skilles det eksempelvis mellom enkle og kompliserte saker? Side 9 av 67

10 Hvordan fungerer kommunens delegasjonsreglement i byggesaker, f.eks i forhold til andre sammenlignbare kommuner I hvilket omfang benyttes innleide konsulenter i forbindelse med byggesaksbehandlingen, og hvilke vurderinger blir gjort i forhold til denne bruken med tanke på habilitet og eventuelt uheldige sammenblanding av roller. Arbeidsomfanget begrenses til innenfor 250 timer. Vedtaket er enstemmig. 040/12: Referatsaker til kontrollutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. 1. Plan for forvaltningsrevisjon Vedlagt følger kommunestyrets vedtak knyttet til Plan for forvaltningsrevisjon med enkelte endringer i forhold til kontrollutvalgets vedtak. 2. Behandling av kontrollutvalgets budsjett Administrasjonen har oversendt spørsmål til Fylkesmannen vedrørende behandlingen av kontrollutvalgets budsjett. Fylkesmannen har gitt sin tilbakemelding og mener rådmannen kan foreta endringer i kontrollutvalgets budsjett i forbindelse med budsjettbehandlingen i Formannskapet. Kontrollutvalgets sekretariat har gitt sin kommentar. E-post utvekslingen fremlegges til orientering til kontrollutvalget. 3. Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjon av området Anskaffelser Vedlagt følger kommunestyrets vedtak knyttet til behandling av forvaltningsrevisjon av området Anskaffelser. 4. Administrasjonens kommentarer til behandling av forvaltningsrevisjonsrapport Anskaffelser Vedlagt følger tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende behandling av forvaltningsrapporten Anskaffelser i kommunestyret. Som det fremgår ble ikke rådmannens kommentarer fremlagt for kommunestyret ved behandlingen, og således ble det flere uklarheter knyttet til behandlingen av rapporten. E-post-korrespondansen fremlegges til orientering. Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Forvaltningsprosjekt Anskaffelser.doc.pdf RE: Spørsmål ang. budsjett til Kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon pdf SV: Kommentarer til forvaltningsrapport om anskaffelser Side 10 av 67

11 Kontrollutvalget Møtebehandling: Sakene tas til orientering. Votering: KON-040/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 041/12: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet : Kontrollutvalget Møtebehandling: 1. Rutiner for oppfølging av politiske vedtak ELIN HJØRUNGNES (AP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget ber Rådmannen om å redegjøre for hvilke rutiner Eigersund kommune har i forhold til oppfølging og iverksetting av politiske vedtak i neste møte i kontrollutvalget 10. desember 2012». Votering: Hjørungnes forslag enstemmig vedtatt. 2. Vedrørende byggesak 11/ Tillatelse til tiltak - Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og 1034 (Berentsens Mineralvandfabrik AS, Jernbaneveien 28) Harald O. Havsø (H) erklærte seg ugild og trådte ut idet han er nevø til den ene parten i saken, grunneier, jfr. fvl. 6, første ledd, bokstav b. Det fremkom ikke merknader til saken. Det var ikke innkalt vararepresentant og kontrollutvalget var 4 representanter under behandling av saken SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget ber Rådmannen ved byggesakssjefen, om å redegjøre for saksforholdet i byggesak 11/25419 (Tillatelse til tiltak - Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og 1034 (Berentsens Mineralvandfabrik AS, Jernbaneveien 28) i neste møte i kontrollutvalget 10. desember 2012». Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. Side 11 av 67

12 KON-041/12 Vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Rådmannen om å redegjøre for hvilke rutiner Eigersund kommune har i forhold til oppfølging og iverksetting av politiske vedtak i neste møte i kontrollutvalget 10. desember Kontrollutvalget ber Rådmannen ved byggesakssjefen, om å redegjøre for saksforholdet i byggesak 11/25419 (Tillatelse til tiltak - Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og 1034 (Berentsens Mineralvandfabrik AS, Jernbaneveien 28) i neste møte i kontrollutvalget 10. desember Vedtaket er enstemmig. Side 12 av 67

13 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FA-L42 Arkivsaksnr.: 12/2302 Journalpostløpenr.: 12/30522 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 043/12 Kontrollutvalget Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Sammendrag: Kontrollutvalget ba i møtet 22. oktober om redegjørelse fra Byggesakssjefen vedrørende saksforholdet i byggesak 11/ Byggesakssjefen har redegjort for saken og saksgangen i et internt notat som ligger vedlagt. Når det gjelder klagen fra Havsø m.fl. så er den til behandling hos Fylkesmannen, slik at saken er ikke endelig avgjort. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Vedrørende byggesak om gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Parter i saken: Ingen Side 13 av 67

14 Internt notat Mottakere: Kontrollutvalgssekretariatet Vedrørende byggesak om gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Vår ref.: 12/30045 / 11/441 / GBR-46/579, GBR-46/990, GBR-46/1034, Dato: FA-L42 Saksbehandler: Tom Grøsfjell Telefon: Mobiltelefon: E-post: tom.groesfjell@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget fattet følgende vedtak under spørsmål/orienteringer i møte : Kontrollutvalget ber Rådmannen ved byggesakssjefen, om å redegjøre for saksforholdet i byggesak 11/25419 (Tillatelse til tiltak Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og 1034 (Berentsens Mineralvandfabrik AS, Jernbaneveien 28) i neste møte i kontrollutvalget 10. desember Miljøutvalget vedtok den utvidelse av gang- og sykkelveg i sjø i forhold til dagjeldende reguleringsplan vedtatt , endret i en mindre reguleringsendring Kommunestyret vedtok Miljøutvalgets innstilling den som sak KS-094/10. Byggesakssjefen mottok den søknad om utvidelse av gjærhus og utfylling i sjø på eiendommen gnr. 46 bnr. 579 m.fl. Det ble den som sak BMD 220/11 gitt tillatelse til tiltak som omsøkt i tråd med gjeldende reguleringsplan. Arnfinn Havsø med flere anførte i skriv av at de ikke hadde blitt varslet om reguleringsarbeidet som resulterte i kommunestyrets vedtak om reguleringsendring. Byggesakssjefen kontaktet tiltakshaver Berentsens Mineralvandfabrik AS og ansvarlig søker Kristiansen & Selmer-Olsen AS i skriv av der en gjorde oppmerksom på at byggetillatelsen var beheftet med en saksbehandlingsfeil som kunne medføre at tillatelsen ble omgjort. En ba i tillegg tiltakshaver å stoppe utfyllingsarbeidene for den del som var omtvistet. Tiltakshaver v/ advokat Stordrange redegjorde for saken slik tiltakshaver ser den i skriv av og Det ble her opplyst at det ikke utføres arbeider utover den tidligere reguleringsgrensen. Planteknisk utvalg behandlet i møte den som sak PTU-045/11 henvendelsen fra Arnfinn Havsø med flere. Arealformålsgrensene vist i plankart godkjent den ble videreført. Kommunestyret vedtok den som sak KS-124/11 Planteknisk utvalg sin innstilling. Kommunestyrets vedtak ble påklaget, men vedtaket ble opprettholdt av kommunestyret i møte som sak KS-041/12. Klagen ligger ennå til behandling hos Fylkesmannen i Rogaland. Med vennlig hilsen Jarle Valle Byggesakssjef Side 14 av 67

15 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-146 Arkivsaksnr.: 12/2312 Journalpostløpenr.: 12/30597 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 044/12 Kontrollutvalget Årsplan for kontrollutvalget 2013 Sammendrag: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til årsplan for kontrollutvalget for Den bygger på samme mal som Ved utarbeidelse av planen er det tatt utgangspunkt i kontrollutvalgets lovfestede arbeidsoppgaver, vedtatte planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll samt de oppgaver som vi allerede er kjent med at vil komme i De tiltak kontrollutvalget igangsetter i 2013 må i tillegg ses i sammenheng med kontrollutvalgets budsjett. Budsjett for kontrollutvalget blir endelig vedtatt av kommunestyret 17. desember d.å. Forslaget til plan fremlegges for godkjenning av kontrollutvalget, og vil bli oversendt kommunestyret til orientering med kontrollutvalgets eventuelle endringer. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak : 1. Kontrollutvalget vedtar den fremlagte årsplanen for Årsplanen oversendes kommunestyret til orientering. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. ~ o ~ Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Årsplan for kontrollutvalget Eigersund 2013.pdf Parter i saken: Side 15 av 67

16 ÅRSPLAN KONTROLLUTVALGET EIGERSUND KOMMUNE 2013 Deloitte Advokatfirma AS 29. november 2012 Side 16 av 67

17 Deloitte Advokatfirma AS INNHOLD 1. Innledning Mål for kontrollutvalget i Eigersund kommune Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalgets oppgaver Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Budsjett for kontroll og tilsyn Andre oppgaver...6 Vedlegg: Oversikt kontrollutvalgets møter 2013 Side 17 av 67 2

18 Deloitte Advokatfirma AS 1. Innledning Det er kommunestyret som har det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret skal velge et kontrollutvalg som skal ha ansvaret for kontroll og tilsyn på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold som har tilknytning til kommunens virksomhet, så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn. Utvalget utøver sitt tilsyn med administrasjonen ved å ha tilgang til alle dokument, herunder også de som er unntatt offentlighet. I tillegg kan rådmannen inviteres til å gjøre rede for saker til kontrollutvalget. Tilsynet med det politiske nivået blir utøvd ved at utvalget har møterett i alle politiske utvalg, herunder også når møter blir holdt for lukkede dører eller det er saker som blir behandlet som er unntatt offentlighet. Det er likevel to viktige avgrensinger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske vurderinger 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar for kommunestyret 2. Mål for kontrollutvalget i Eigersund kommune Kontrollutvalgets mål er på vegne av kommunestyret å påse at kommunen følger de lover og regler som gjelder, samt at kommunestyret sine vedtak følges opp. I tillegg er kontrollutvalgets mål å påse at kommunens drift er målrettet og effektiv samt etisk forsvarlig til det beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt både med kommunestyret og det politiske miljøet, samt med kommunens administrasjon. Gjennom denne dialogen ønsker kontrollutvalget å få innspill som kan brukes til det beste for kommunen. Det er også viktig for kontrollutvalget at også kommunens innbyggere tar kontakt med utvalgets medlemmer, dersom de mener det er forhold som utvalget bør se nærmere på. 3. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Møtene i Kontrollutvalget i Eigersund holdes for åpne dører. I tillegg blir innkalling med saksliste og protokoller lagt ut på kommunens internettside. Innkalling og protokoll blir også sendt til ordfører og rådmann. Kontrollutvalget har fastlagt sin møteplan for hele året, og har for 2013 planlagt 6 møter. Ekstra møte kan holdes ved behov. Møteplanen er også tilgjengelig på kommunens internettsider. Det er Deloitte Advokatfirma AS som er sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat i samarbeid med leder av utvalget sender ut innkalling til møtene til Side 18 av 67 3

19 Deloitte Advokatfirma AS utvalgsmedlemmene. Sekretariatet har ansvar for at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalget sine vedtak blir fulgt opp og satt i verk. 4. Kontrollutvalgets oppgaver 4.1 Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre gi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. Denne uttalelsen skal oversendes formannskapet før det gjøres innstilling til kommunestyret i saken. Kontrollutvalgets tilsyn inkluderer i tillegg: Følge opp kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin i løpet av året via kommunens tertialrapportering Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll Følge opp revisors arbeid via revisors rapportering i forbindelse med årsoppgjøret og i forbindelse med orientering om planlegging av kommende revisjons år Få årlig en orientering om skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skatteetaten og oppfølging av disse Forvaltningsrevisjon Kommunen skal årlig gjennomføre forvaltningsrevisjon av sin virksomhet i følge Forskrift om kontrollutvalg 9. Prosjekt for forvaltningsrevisjon blir bestilt av kontrollutvalget i tråd med vedtatt plan. Kontrollutvalget har i 2012 utarbeidet ny plan for forvaltningsrevisjon for planperioden Planen er vedtatt av kommunestyret, men med delegert myndighet til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen bygger på en overordnet analyse, samt vurderinger av hva som er vesentlighets og risikoområder. Kontrollutvalget planlegg følgende aktiviteter i løpet av 2013: Bestille forvaltningsrevisjon for 2013/2014 i tråd med gjeldende plan og budsjett. Bestillingsprosessen skjer i to trinn: Først velger utvalget hvilket område for forvaltningsrevisjon som man ønsker nærmere utreding av på bakgrunn av vedtatte plan. Det bes om en bestilling av prosjektmandat fra Rogaland Revisjon til neste møtet. Deretter behandles prosjektmandat og det gis en bestilling om utførelse av revisjonen i henhold til mandatet med eventuelt kontrollutvalgets egne merknader og korrigeringer/tillegg. Behandle rapporter om forvaltningsrevisjoner etter hvert som disse foreligger. Kontrollutvalget har i bestilling revisjon av området «Byggesaksbehandling». Rapporter om forvaltningsrevisjon blir videresendt kommunestyret for sluttbehandling fortløpende. Det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret i disse sakene. Side 19 av 67 4

20 Deloitte Advokatfirma AS Rapporter følges opp etter behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om oppfølgingen. Oppfølging i 2013 vil først være av forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser». På slutten av året vil kontrollutvalget vurdere om det er behov for rullering av plan for forvaltningsrevisjon. Eventuell rullering av planen vil bli gjort i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (eierskapskontroll), jfr. Forskrift om kontrollutvalg 13. Kontrollutvalget skal med bakgrunn i vedtatt plan bestille selskapskontroll i de selskaper det gjelder. Kontrollutvalget har i 2012 laga ny plan for forvaltningsrevisjon for planperioden Planen er ikke endelig vedtatt av kommunestyret enda. Selskapskontroll er sammensatt av to deler: Den obligatoriske delen av selskapskontroll er eierskapskontroll. Denne må kontrollutvalget gjennomføre. Denne kontrollen går ut på å se til hvordan kommunen utøver sitt eierskap i selskap de deltar i. Ut over dette kan kontrollutvalget velge om de vil gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskap kor de har hjemmel til dette. For å sikre en effektiv ressursutnyttelse og av hensyn til selskapene har kontrollutvalgene en praksis med at den største eieren som oftest tar initiativ til å initierer kontrollene. Kontrollutvalget planlegg følgende aktiviteter i 2013 på området: Vurdere når kontrollutvalget skal bestille eierskapskontroll og eventuelt forvaltningsrevisjon av Dalane Miljøverk IKS. Det må tas kontakt med kontrollutvalgene i de andre eierkommunene, Bjerkreim og Sokndal, om samkjøring av prosessen. Behandle rapporter om selskapskontroll. Kontrollutvalget har en selskapskontroll i bestilling, og rapporten er trolig klar for behandling til første møtet i 2013; «Interkommunalt arkiv (IKA) IKS». Rapporter om selskapskontroll blir videresendt kommunestyret for sluttbehandling. Det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret i disse sakene. Rapport som vil bli oversendt i 2013 er «Interkommunalt arkiv (IKA) IKS». Rapporter følges opp etter behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om oppfølgingen. På slutten av året vil kontrollutvalget vurdere om det er behov for rullering av plan for selskapskontroll. Eventuell rullering av planen vil bli gjort i 2014 Side 20 av 67 5

21 Deloitte Advokatfirma AS 4.4. Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget er ansvarlige for å fremme budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Departementet har uttalt at dette forslaget kun kan endres politisk i forbindelse med budsjettbehandlinga. Siden Kontrollutvalget er direkte underordna kommunestyret skal kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behovet for kontroll- og tilsynsarbeidet alltid følge med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet Andre oppgaver Kontrollutvalget kan be om orientering om kommunens drift innenfor de enkelte tjenesteområdene som et ledd i tilsynet med kommunen. Egersund, 10. desember 2012 Sølvi Ege Leder av Kontrollutvalget Side 21 av 67 6

22 Deloitte Advokatfirma AS Vedlegg til Årsplan: Oversikt kontrollutvalgets møter i 2013 Oversikten inneholder kjente saker. Tidspunkt for behandling av de enkelte sakene kan bli endret. Møte 1: 4. februar 2013 Rapport selskapskontroll Interkommunalt Arkiv IKS Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 3. tertial 2012 Bestilling av forvaltningsrevisjon; Arealplanlegging Integrering Møte 2: 15. april 2013 Uttalelse til Eigersund kommunes regnskap/årsmelding for 2012 Skatteregnskapet for 2012 Oppfølging forvaltningsrevisjon «Anskaffelser» Møte 3: 10. juni 2013 Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett Rapport forvaltningsrevisjon Byggesaksbehandling Revisors uavhengighetserklæring for 2012 Møte 4: 23. september 2013 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 Behandling av forvaltningsrevisjon Møteplan for 2013 Oppfølging av merknader i revisors årsoppgjørsnotat Budsjettoppfølging Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 2. tertial 2012 Forberedelse av bestilling av forvaltningsrevisjon «Tema avklares» Orientering fra revisor om strategi for revisjonsåret 2013 Møte 5: 21. oktober 2013 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt for levering i 2014 avklart møte september. Møte 6: 11. desember 2013 Kontrollutvalgets årsplan for 2014 Vurdering av rullering av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Side 22 av 67 7

23 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 12/2315 Journalpostløpenr.: 12/30601 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 045/12 Kontrollutvalget Rutiner - oppfølging politiske vedtak Sammendrag: Kontrollutvalget ba i møtet 22. oktober om redegjørelse fra Rådmannen vedrørende rutiner knyttet til oppfølging og gjennomføring av politiske vedtak. Informasjonssjef Leif Broch har utarbeidet et notat vedrørende administrasjonens rutiner knyttet til politiske vedtak. Notat følger vedlagt saken. Den gir oversikt over de interne rutinene. Det kan merkes at det ikke fremgår hvordan de politiske organer blir informert eller fulgt opp i forhold til status eventuelt restanse i forhold til de politiske vedtak som er vedtatt. Rådmannen vil møte og redegjøre nærmere for rutinene. På grunn av at Fylkesmannen skal avholde tilsyn i kommunen vil Rådmannen deltakelse kunne være noe begrenset. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. ~ o ~ Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Rutiner for oppfølging av politiske vedtak Side 23 av 67

24 Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 U Rådmannen Rutiner for oppfølging av politiske vedtak Parter i saken: Ingen. Side 24 av 67 2

25 Internt notat Kontrollutvalget Rutiner for oppfølging av politiske vedtak. Vår ref.: 12/30556 / 10/1644 / FE-047 Dato: Saksbehandler: Leif E. Broch Telefon: Mobiltelefon: E-post: leif.broch@eigersund.kommune.no Kommunen bruker arkivrutinene for saksbehandlingssystemet for å følge opp alle typer dokumenter, herunder politiske saker. Alle arkivverdig post føres i saksbehandlingssystemet i en arkivsak som har en ansvarlig saksbehandler. I tillegg har alle dokumenter, herunder politiske saker, en ansvarlig saksbehandler. Alle dokumenter som ikke er ferdigbehandlet, dvs avskrevet i saksbehandlingssystemet, står på restanselisten for den enkelte saksbehandler. Dette er opplysninger som fremkommer lett synlig i saksbildet i systemet. Fra arkivreglementet: und_kommune.pdf Arkivverdig post: Arkivuverdig post: Saksansvarlig: Saksbehandler: Restanseliste: Aktive saker: Avsluttede saker: Post som skal tas vare på for ettertiden. Innkommen post som ikke er arkivverdig, arkivuverdig post, skal dermed ikke arkiveres, men kastes/makuleres. Vedkommende som står oppført som ansvarlig for hele saken (saksmappen), og han/hun er ansvarlig for at saken som helhet blir fulgt opp og avsluttet. Vedkommende som står oppført som ansvarlig for det enkelte dokument i en sak. Liste over dokumenter hos den enkelte saksbehandler som ikke er ferdigbehandlet. Saker som er under behandling. Saker som er ferdigbehandlet. En sak kan åpnes av arkivet dersom det er behov for det. RESTANSELISTER LISTER OVER AKTIVE SAKER. Arkivtjenesten avdeling Restanselister og liste over Aktive saker på hver saksbehandler tas jevnlig ut (min. en gang pr. kvartal). Listene sendes saksbehandler til kontroll / eventuell oppfølging. Kopi av listene, evt samlelister, sendes til avdelingssjef/enhetsleder for kontroll. For sentraladministrasjonen tas det ut samlet oversikter for den enkelte enhet som sendes enhetsleder for kontroll. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 25 av 67

26 Avdelingssjef / enhetssjef. Saksbehandler Avdelingssjefer og enhetssjefer i sentraladministrasjonen får ut lister for sine avdelinger/enheter for kontroll / eventuell oppfølging. Restanselisten: Saksbehandler gjennomgår listen og sørger for oppfølging eller avskriving av det enkelte dokument i henhold til gjeldende rutine. Aktive saker: Saksbehandler gjennomgår listen og sørger for at saker som er ferdigbehandlet blir meldt tilbake til arkivet for avslutting/lukking. Det påhviler den enkelte saksbehandler å sørge for at restanselisten til enhver tid er så liten som mulig og at antallet aktive saker ikke er større enn det er påkrevd til enhver tid. Det er en mindre forskjell i de skriftlige rutinene ved at listene/kontrollen nå skal tas elektronisk og ikke tas ut i egne oversikter lengre. Årsaken er dette er opplysninger som nå er lett tilgjengelig i systemet og ikke som tidligere da det kun var arkivet som kunne ta ut oversiktene. Rutinene skal revideres i samarbeid med Interkommunalt Arkiv gjennom en planlagt oppdatering av arkivplanen 1 kvartal I utgangspunktet er det ikke planlagt andre endringer på dette feltet enn at det blir presisert at listene tas ut elektronisk. Når en politisk sak er ferdigbehandlet politisk og vedtaket påført, sendes det en elektronisk flaggmelding til saksbehandler om at saken nå er klar til ekspedering. Deretter er det opp til saksbehandler å varsle parter mv., avskrive saken og om nødvendig avslutte saksmappen. Oppfølging av vedtak som kommer i referatsaker og/eller andre saker, dvs et vedtak som ikke har et eget saksforelegg, gjelder følgende rutiner: Særutskrift referatsaker/spørsmål-orienteringer med vedtak: Arkivet får en særutskrift av vedtaket dvs en utskrift pr. nytt forhold. Arkivet skanner inn dokumentet der det hører hjemme evt oppretter ny sak. Saken fordeles til saksbehandler som inngående dokument. Deretter gjelder arkivrutinene. Dette gjør at samtlige vedtak og dokumenter alltid har en ansvarlig saksbehandler. Med vennlig hilsen Leif E. Broch Informasjonssjef Kopi til: Wenche Berge Andreassen Ketil Helgevold Arkivleder Rådmann Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 26 av 67

27 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 12/2181 Journalpostløpenr.: 12/28691 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 046/12 Kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Sammendrag: Kopi av ulike skriv/meldinger som utvalget skal orienteres om. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. 1. Innkalling til Representantskapsmøte i Dalane Miljøverk IKS Vedlagt følger møteinnkallingen med saksliste til representantskapsmøte til orientering 2. Møteinnkalling til Havnestyret Møteinnkalling til Havnestyret Møteinnkalling til Havnestyret Vedlagt følger møteinnkalling med saksliste samt protokoll. Dersom utvalgsmedlemmer ønsker å motta saksdokumentene i tillegg tar dere kontakt så vil jeg oversende disse. Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Innkalling til representantskapsmøte Havnestyremøte pdf Havnestyremøte pdf Møteinnkalling havnestyrets møte Side 27 av 67

28 Side 28 av 67

29 Side 29 av 67

30 Side 30 av 67

31 Side 31 av 67

32 Side 32 av 67

33 Side 33 av 67

34 Side 34 av 67

35 Side 35 av 67

36 Side 36 av 67

37 Side 37 av 67

38 Side 38 av 67

39 Side 39 av 67

40 Side 40 av 67

41 Side 41 av 67

42 Side 42 av 67

43 Side 43 av 67

44 Side 44 av 67

45 Side 45 av 67

46 Side 46 av 67

47 Side 47 av 67

48 Side 48 av 67

49 Side 49 av 67

50 Side 50 av 67

51 Side 51 av 67

52 Side 52 av 67

53 Side 53 av 67

54 Side 54 av 67

55 Side 55 av 67

56 Side 56 av 67

57 Side 57 av 67

58 Side 58 av 67

59 Side 59 av 67

60 Side 60 av 67

61 Side 61 av 67

62 Side 62 av 67

63 Side 63 av 67

64 Side 64 av 67

65 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 12/2183 Journalpostløpenr.: 12/28693 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 047/12 Kontrollutvalget Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Sammendrag: Spørsmål/Orienteringer som kommer i møtet. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Spørsmål/orienteringer i møtet : Side 65 av 67

66 Oversikt over kontrollutvalgets faste medlemmer for valgperioden Kontrollutvalget 5 representanter Telefon E-post Leder: Sølvi Ege Eigesveien Hellvik KrF solvi.ege@gmail.com Nestleder: Harald Oddsen Havsø Gamleveien Egersund H harald_havso@yahoo.com ARBEIDERPARTIET 1 representanter AP Elin Svanes Hjørungnes Beverveien Egersund AP elin-svanes.hjorungnes@fiskeridir.no FREMSKRITTSPARTIET 1 representanter Dag Rune Skår Bruviksveien Egersund FrP rune@lino.as HØYRE 1 representanter Nestleder: Harald Oddsen Havsø Gamleveien Egersund H harald_havso@yahoo.com KRISTELIG FOLKEPARTI representant Leder: Sølvi Ege Eigesveien Hellvik KrF solvi.ege@gmail.com SENTERPARTIET 1 Representant Svein Olav Tengesdal Åseveien Egersund SP s-ola-te@online.no Vararepresentanter i rekkefølger: Lisebeth Kjos-Hansen, Nysundveien Egersund V lisebeth@rodvelt.no Martin Liland Granveien Egersund SV martin.liland@gmail.com Kenneth Pedersen Ruskebakken 13 B 4375 Hellvik KRF kenped@live.com Lilly Remme Brunel Prestegårdsveien Egersund H lilly.br@dabb.no Bitten Fugelsnes Aarstadgaten Egersund AP bittenfu@online.no Side 66 av 67

67 Politisk sekretariat Sekretariatet har bl.a ansvaret for å yte service til kommunens folkevalgte, og har også sekretariatsfunksjonene for Kommunestyret, Formannskapet, Planteknisk utvalg, Administrasjonsutvalget, Felles brukerutvalg og Særskilt klagenemnd. Det er politisk sekretariat som har det praktiske ansvaret for oppsett av sakslister, utsendelse av saksdokumenter, protokoll m.m. Ønsker du kopi av saksdokumenter til noen av sakene i kommunestyret, formannskap eller noen av utvalgene, evt at du har andre spørsmål angående politiske utvalg, kan du kontakte oss i sekretariatet. Du finner også saksdokumenter til det enkelte møte på kommunens internettsider under Saksdokumenter til politiske utvalg (med vedtak) Her kan du gå inn på den enkelte sak (uten vedlegg) eller gå inn i en stor (pdf) fil med de komplette saksdokumenter med samtlige vedlegg. Faglige spørsmål om enkelte saker bør rettes til den enkelte saksbehandler. Dersom du ikke vet hvem som er saksbehandler, vil vi hjelpe deg frem til rette vedkommende. Organisatorisk ligger politisk sekretariat i Seksjon interne tjenester i Sentraladministrasjonen, men ordføreren har instruksjonsrett overfor sekretariatet. I sentraladministrasjonen ligger også overformynderiet som er det politiske organ som forvalter umyndige personers økonomi. Dette er politisk ledet av to folkevalgte og har egen sekretær. Styret for Eigersund Havn KF har sin sekretariatsfunksjon hos havnesjefen, som holder til i Havnebygget i Strandgt 2. Kontrollutvalget har sin sekretariatsfunksjon hos Deloitte Advokatfirma AS Stavanger. Adresse / telefonnr. m.m. Postadresse: Politiske sekretariat, Eigersund kommune Besøksadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Rådhusets 4 etasje, Bøckmans gate 2, 4270 Egersund. Telefaks: Navn Direkte telefon E-post Sekretær for utvalg Sekretariatsleder Leif E Broch / Mob.: leif.broch@eigersund.kommune.no Kommunestyre, Formannskap, Særskilt klagenemnd. Politisk sekretær Randi Haugstad Mob.: randi.haugstad@eigersund.kommune.no Planteknisk utvalg, Felles brukerutvalg. Arbeidsmiljøutvalget, Politisk sekretær Målfrid Espeland Mob.: maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Politisk sekretær Irene Randen Mob.: irene.randen@eigersund.kommune.no Administrasjonsutvalget, gjeldsrådgivning, avlønning og økonomi. Andre politiske utvalg/organ som ikke har sekretariatsfunksjon hos politisk sekretariat. Geir Melby kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget Knut Seglem knut.seglem@egersund.havn.no Sekretær for styret for Eigersund havn KF Sekretær Ingebjørg ingebjorg.hestnes@eigersund.kommune.no Sekretær for overformynderiet Hestnes Side 67 av 67