MØTEINNKALLING. Faste medlemmer melder ev. forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf ,

Transkript

1 Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Dato: Møtested: Trysil rådhus, Kommunestyresalen Tidspunkt: 09:00 Faste medlemmer melder ev. forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf , Vararepresentanter møter bare når de blir innkalt som følge av forfall. Program: - Urpremiere på næringsavdelingens tre filmer; Bo i Trysil, Etablere seg i Trysil og Næringslivet i Trysil. - Status i arbeidet med delegeringsreglement v/personalkonsulent Lasse Bolstad - Status arbeidet med evaluering av administrativ struktur v/rådmann Jan Sævig 1

2 SAKSLISTE: Saksnr Innhold PS 17/54 Referatsaker RS 17/9 Protokoll fra møte i formannskapet PS 17/55 Bredbåndsutbygging i Trysil kommune - Vegen videre og omfang av kommende anbudsutlysning PS 17/56 Statlig friluftsområde Grimsåsen - garanti egenandel for tilretteleggingstiltak PS 17/57 Fastsetting av lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager i Trysil PS 17/58 Organisering og struktur i helse-, omsorgs- og sosialsektoren konsekvensanalyse PS 17/59 Omdisponering tidligere tildelte skjønnmidler PS 17/60 Regulativ for godtgjørelse til folkevalgte 2018 PS 17/61 Møteplan for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg 2018 PS 17/62 Eiendomsskatt skattegrunnlag og skattesats PS 17/63 Årsbudsjett 2018 og økonomiplan PS 17/64 Forslag til revidert investeringsbudsjett og endret låneopptak for 2017 Underskrift leder:

3 PS 17/54 Referatsaker RS 17/9 Protokoll fra møte i formannskapet

4 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 29025/2017 Arkiv: N64 Vår saksbehandler: Gro Svarstad Bredbåndsutbygging i Trysil kommune Omfanget av kommende anbudsutlysning og vegen videre Saksnr Utvalg Møtedato 17/55 Formannskapet Øvrige saksdokumenter: 1. Notat vedrørende videre plan for investering av avsatte midler til bredbåndsutbygging i Trysil kommune, datert Tildelingsbrev Tilskudd til bredbåndsutbygging 2017, Nasjonal kommunikasjonsmyndighet, datert Tildelingsbrev Tilskudd til bredbåndsutbygging 2017, Hedmark fylkeskommune, datert Rådmannens innstilling: 1. Trysil kommune lyser nå ut de områdene som fikk støtte fra Nkom- og fra Hedmark fylkeskommune, dvs Landsjøåsen- Langtjenåsen- Galåsen og Støa- Linnes i tillegg til områdene som er spesifisert i alternativ 6 (Myrvang-Heggeriset og tilstøtende områder til Jordet og Slettås). 2. Vinter/vår 2018 søker Trysil kommune Nkom og Hedmark fylke om støtte til nye utbyggingsprosjekter, som eventuelt omfatter hele kommunen. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 4

5 Bakgrunn I formannskapsmøtet orienterte bredbåndskontakt Marianne Fjelltveit om status i bredbåndutbygginga i Trysil og tanker om vegen videre. Følgende ble protokollert fra møtet: Bredbåndskontakten ønsket et klarsignal fra formannskapet om å lyse ut utbygginga Myrvang- Heggeriset samtidig med de to prosjektene Trysil har fått hhv. Nkom-midler og fylkeskommunalt tilskudd til i år; Landsjøåsen-Langtjernåsen-Galåsen og Støa-Linnes. Utbygginga Myrvang-Heggeriset forutsetter at Engerdal blir med, og at resten av midlene Trysil kommunestyre har bevilget 5 millioner kroner kan puttes inn i prosjektet. Anders Nyhuus,(H) mente at det innebar at saken dreide fra orientering til realitetsbehandling og ville ha sin habilitet vurdert siden han er medeier i selskapet som selger bredbåndkontakt-tjenestene til kommunen. Formannskapet ønsket ikke å ta stilling til saken før de får en egen sak til politisk behandling i neste formannskapsmøte, og tok derfor heller ikke stilling til Nyhuus sitt habilitetsspørsmål.» Status i Trysil. Nexia rapporten redegjør årlig for status i kommunene når det gjelder høyhastighetsbredbånd. Her oppgis det at ca 47 % av husstandene i Trysil har tilgang til høyhastighetsbredbånd. Dette stemmer ikke med målinger som er gjennomført i Trysil. Disse viser at ca 30% av husstandene har høyhastighetsbredbånd. Situasjonen er dermed enda dårligere enn antatt. Pågående utbygging. Områdene Slettås-Jordet og Vestby fikk i 2016 innvilget Nkom- midler til utbygging. Områdene ble lagt ut på anbud vinteren 2017, Telenor er utbygger, arbeidet med prosjektering av utbygginga er på det nærmeste ferdig og arbeidet settes nå i gang. Salg er gjennomført med en oppslutning på over 85 %. Jordet vil samtidig bli bygd ut kommersielt. I 2017 er det innvilget midler til to nye områder i Trysil: Landsjøåsen- Langtjernåsen og Galåsen og Støa Linnes. Det første med midler fra Nkom og det siste med fylkeskommunale midler. Avsatte midler til bredbåndsutbygging. Trysil kommune har hittil satt av til sammen kr 10.6 mill kr til utbygging av bredbånd. Av disse er ca kr 5.1 mill bundet opp i de fire ovennevnte prosjektene, se oversikten nedenfor. I tillegg er det brukt kr til arbeid med søknader, koordinering, planlegging og møtevirksomhet. Det betyr at det gjenstår ca 5 mill kr. Rådmannen ønsker en avklaring om hvordan disse midlene skal brukes i forbindelse med kommende anbudsutlysning. Alternativer for videre utbygging. Utbygging av høyhastighetsbredbånd til alle husstander i Trysil er kostnadsberegnet til 89 mill kr. Basert på estimatene for enkeltområder og de estimatene som har blitt gjort i forbindelse med Nkomsøknader, er det satt opp seks alternativer for anvendelse av de resterende 5 mill. I disse prosjektene forutsettes det at Trysil kommune dekker all offentlig støtte da disse ikke er prioritert i forhold til støtte, verken fra Nkom eller Hedmark fylke. Støtte pr husstand i disse prosjektene varierer fra kr til kr og antall husstander som får bredbånd varierer fra 111 til 200. De ulike alternativene er nærmere presentert i tabellen nedenfor. 5

6 Alternativ 1: Buflodgrenda-Flendalen og Myrvang-Engerneset (felles med Engerdal) Det ble søkt om Nkom midler til disse to prosjektene i år, men de nådde ikke opp i konkurransen. Kostanden for kommunen, dvs. tilskudd til prosjektet, er på 3,045 mill og vil kunne dekkes innenfor rammen av 5 mill. Prosjektet Myrvang til Heggeriset forutsetter at Engerdal kommune er klar for å gå ut på anbud uten støtte fra Nkom eller fylket. Engerdal kommune bekrefter i mail datert 16. november 2017 at de er med på en felles utlysning for dette området. Alternativ 2 Dette er områdene som ligger inntil det som i dag bygges ut i Jordet (kommersielt) og fra Jordet til Slettås med støtte fra Nkom. (Jordet NV, Jordet N, Jordet Ø, Jordet S og Stenersæter). Det er flere forhold som taler for å prioritere utbygging her: Synergieffekt med eksisterende utbygging. Utbygging i tilstøtende områder på et senere tidspunkt vil komme langt nede på en utbyggers prioriteringsliste pga. lite kundegrunnlag. Tilbudet i disse områdene kan bli dårligere da mange får fiber og det ikke lengre er et interessant område for andre leverandører pga manglende kundegrunnlag. Dette bekrefter en innbygger som har vært i kontakt med sin leverandør angående oppgradering av bredbånd Det er stort fokus fra innbyggerne i dette området og mulighet for høy take-rate er stor. Kostanden for kommunen, dvs. tilskudd til prosjektet, er på 3,98 mill og vil kunne dekkes godt innenfor rammen av 5 mill. Alternativ 3 Dette alternativet er det samme som Alternativ 2 med Eltdalen som tillegg. Om man ser på kartet, er det naturlig å innlemme Eltdalen i utbyggingen av Jordet og Slettås. 6

7 Utfordringen er at utbygging i Eltdalen vil ha en relativt høy kostnad pr husstand, og vil kreve ca 6,5 mill i støtte fra kommunen, dvs 1.5 mill mer enn det som er tilgjengelig pr i dag. Fritidsboligene/hyttene i området er ikke tatt med i regnestykket. Medregnet disse kan tilskuddsbehovet kunne endre seg fordi bidraget fra utbygger kan bli høyere. Alternativ 4: Nybergsund-Flermoen-Storbekken Dette er også et prosjekt som det ble søkt Nkom-støtte til, men som ikke nådde opp i konkurransen. Denne strekning er interessant med tanke på Scandinavian Mountains Airport. Dette er et prosjekt derm kommunen må gå inn med 5 mill for å få realisert. Imidlertid kan det være andre måter å finansiere dette, blant annet gjennom et eget Interregprosjekt. Det er tatt kontakt for å avklare om dette er mulig. Alternativ 5: Øst- og vestsiden av Osensjøen Dette var også et av søkeområdene til Nkom i 2017, men som heller ikke nådde opp. Prosjektet forutsetter at Åmot kommune også er interessert i å gå videre med dette uten støtte fra Nkom eller Hedmark fylke. Det er gjort relativt lite kartlegging av dagens tilstand i området. Alternativ 6 Dette kombinerer alternativ 2 (tilstøtende områder til dagens utbygging i Jordet og Slettås) og området Myrvang til Heggeriset. Her vil det være synergieffekt av videreføring av fiber fra Jordet Ø og nordover. Det kan også åpne for at husstander mellom Jordet og Myrvang kan få bredbånd. Utbygging i hele kommunen Estimering av kostnadene ved en total utbygging av de resterende ikke-kommersielle områdene i kommunen viser en kostnad på 66,5 mill. Av dette er det estimert at en offentlig støtte på rundt 34,4 mill er nødvendig. Det betyr i tillegg til de 5 mill som p.t. er tilgjengelig, er det behov for ytterligere 29,5 mill for at hele kommunen skal ha tilgang til høyhastighets bredbånd. Det er da ikke tatt hensyn til stordriftsfordeler, det baserer seg på 100 % take-rate, fritidsboliger er ikke medregnet og det er heller ikke tatt hensyn til utbygging i tilgrensende kommersielle områder etc. En total utbygging vil medføre størst kost-nytte-effekt. Utbyggere er interessert i prosjekt med mer enn 500 kunder. Det er en fordel å kunne planlegge utbygging i et større område over lenger tid. Det kan forventes stordriftsfordeler som bidrar til å redusere kostnadene. Kommunen kan da også gå ut til sine innbyggere, næringsdrivende og hytteeiere og tidfeste når et område kommer til å få høyhastighetsbredbånd. Videre vil det vil da ikke være behov for å sette av ressurser til innhenting av støtte og utlysning av prosjekter hvert år. Kommunens kostnader Ser man på et worst case -scenario rundt total utbygging over en 5-årsperiode der det ikke er medregnet støtte fra verken Nkom eller Hedmark fylkeskommune vil det kreve 6 mill kr pr år i perioden

8 Om man antar at det innvilges støtte fra Nkom, som i mange prosjekter ligger rundt 1/3 av total utbyggingssum (som her ligger på 56 mill), utgjør dette rundt 15 mill. Dette gir et best case scenario der tilskuddsbehovet fra kommunen utgjør 15 mill, dvs kr 3 mill pr år fra Det mest sannsynlige scenarioet er at kommunen må bruke ca 20 mill i løpet av en femårsperiode, dvs kr 4 milll pr år. Konklusjon. Å velge områder som ligger inntil områder som allerede skal bygges ut kommersielt eller med offentlig støtte, vil være en stor fordel kostnadsmessig. Med dette som utgangspunkt vil rådmannen anbefale følgende: 1. Trysil kommune lyser nå ut de områdene som fikk støtte fra Nkom- og fra Hedmark fylkeskommune, dvs Landsjøåsen- Langtjenåsen- Galåsen og Støa- Linnes i tillegg til områdene som er spesifisert i alternativ 6 (Myrvang-Heggeriset og tilstøtende områder til Jordet og Slettås). Støtten fra Trysil kommune pr husstand for alternativ 6 er i samme størrelsesorden som gjennomsnittlig tilskudd pr husstand for utbygging i hele kommunen. Områdene er heller ikke definert som «indrefileter» eller naboområder til disse. Utlysning av disse områdene nå, gjør ikke resten av kommunen mindre attraktiv for potensielle utbyggere ved senere utlysninger. 2. Vinter/vår 2018 søker Trysil kommune Nkom og Hedmark fylke om støtte til nye utbyggingsprosjekter, som eventuelt omfatter hele kommunen. 8

9 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 29172/2017 Arkiv: K11 Vår saksbehandler: Bjørn Myhre Statlig friluftsområde Grimsåsen - garanti egenandel for tilretteleggingstiltak Saksnr Utvalg Møtedato 17/56 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Håvi-Kubekkteigen statlige friluftsområde - godkjenning av Grimsåsen som erstatningsareal Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: Trysil kommune garanterer for et tilsvarende beløp som Miljødirektoratet tilbyr som støtte for tilretteleggingstiltak i statlig friluftsområde Grimsåsen, begrenset oppad til kr Eventuelle midler tas fra frie disposisjonsfond. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 9

10 Bakgrunn Miljødirektoratet har i brev av innvilget Trysil kommunes søknad om å erstatte Kubekkteigen med Grimsåsen som statlig sikret friluftsområde. I Miljødirektoratets svar på søknaden ønsker de også å medvirke til at Grimsåsen raskt kan tilrettelegges slik at området blir mer tilgjengelig og attraktivt for flere brukergrupper. Det tilbys inntil kr i støtte for tilrettelegging. Dette gis under forutsetning av at Trysil kommune bidrar med tilsvarende beløp og at tiltakene omfattes av en godkjent forvaltningsplan. I budsjettet for 2017 disponerer ikke rådmannen midler som kommunestyret har bevilget til et slikt formål. Dette er bakgrunnen for at saken må behandles i kommunestyret. Miljødirektoratet skriver bla følgende i sitt svarbrev: Grimsåsen er delvis tilrettelagt for friluftsliv, men kommunen har tanker om ytterligere tilrettelegging av området. Områdets størrelse og kvaliteter medfører at det kan tilrettelegges på en naturvennlig måte for ulike friluftslivsaktiviteter til ulike årstider og sosialt samvær og medføre at området blir mer tilgjengelig og attraktivt for flere brukergrupper. Miljødirektoratet ønsker å medvirke til at dette raskt kan realiseres, og tilbyr derfor inntil kr i tilsagn om støtte til tilrettelegging. Støtten gis på vilkår om at Trysil kommune bidrar med et tilsvarende beløp (50 %), og at tiltakene omfattes av en godkjent forvaltningsplan. Tilsagnet utbetales etter at tiltakene er gjennomført og det foreligger attestert/revidert regnskap. Frist for gjennomføring av tiltak er 1. november 2019, og vi om tilbakemelding om det er ønskelig med slik støtte innen 15. desember Ett av Miljødirektoratets vilkår for frafalling av servitutt på Håvi-Kubekkteigen, er at det foreligger en forvaltningsplan som viser planlagte tilretteleggingstiltak i området. Vurdering For å kunne tilrettelegge tiltak i Grimsåsen, må det lages en forvaltningsplan for området. Planen vil inneholde aktuelle tiltak og det vil være behov for å finne finansiering til disse tiltakene. Det er også mulig å søke andre instanser om medfinansiering. Kommunen har relativt god tid på å utarbeide en forvaltningsplan og det vil være viktig å sørge for medvirkning både i planarbeidet og også for å kunne realisere tiltak. Fristen for å benytte seg av Miljødirektoratets tilbud om støtte til tilrettelegging er relativt kort, Trysil kommune må derfor raskt søke om støtte fra Miljødirektoratet og samtidig garantere for en like høy egenandel, uten at det foreligger en forvaltningsplan. Trysil kommunes egenandel for å kunne søke om støtte fra Miljødirektoratet er begrenset oppad til kr Rådmannen vurderer det slik at det er behov for økonomiske virkemidler for å kunne realisere tiltak i Grimsåsen. Gjennom å garantere for et beløp på inntil kr , så vil dette utløse tilsvarende beløp fra Miljødirektoratet og være et godt utgangspunkt for å kunne tilrettelegge noen tiltak for å gjøre Grimsåsen mer tilgjengelig og attraktivt for flere brukergrupper. Konklusjon Trysil kommune garanterer for et tilsvarende beløp som Miljødirektoratet tilbyr som støtte for tilretteleggingstiltak i statlig friluftsområde Grimsåsen, begrenset oppad til kr Eventuelle midler tas fra frie disposisjonsfond. 10

11 Trysil kommune Postboks TRYSIL Trondheim, Deres ref.: 2017/ /2017 Vår ref. (bes oppgitt ved svar): 2016/6970 Saksbehandler: Ann Jori Romundstad Håvi-Kubekkteigen statlige friluftsområde i Trysil kommune - godkjenning av Grimsåsen som erstatningsareal Miljødirektoratet godkjenner Grimsåsen (deler av eiendom gnr. 36 bnr. 3 og 1 og hele gnr. 36 bnr. 125) i Trysil kommune som erstatningsareal for deler av Håvi-Kubekkteigen friluftslivsområde (gnr. 37 bnr. 25 og 70) som dermed kan brukes til annet enn friluftslivsformål for allmennheten. Bakgrunn for saken Trysil kommune søker i brev av 3. oktober 2017 om godkjenning for at en del av Håvi-Kubekkteigen statlige friluftslivsområde i Trysilfjellet (480 daa) i framtiden benyttes til annet enn friluftslivsformål for allmennheten. Som erstatning tilbyr kommunen Grimsåsen (437 daa) som sikres som friluftslivsområde for allmennheten. Kommunen har tidligere tilbudt et område ved Glomma i Trysil sentrum som erstatningsareal for Håvi-Kubekkteigen. Området ble ikke ble godkjent da det ikke ble vurdert å utgjøre en reell vekst til friluftslivstilbudet i kommunen. Kommunen tilbyr nå deler av Grimsåsen med beliggenhet nær sentrum i Trysil som erstatningsareal. Grimsåsen er et større turområde som omfatter en gammel lysløype og merkede turstier. Området er et nærturområde for barnehage, skoler og for mange bosatte i området, og området brukes hele året. Fylkesmannens tilrådning Fylkesmannen mener at arealet er egnet som erstatningsareal. Området er noe tilrettelagt, og kommunen har tanker om videre tilrettelegging. Området er stort og variert nok til at det kan tilrettelegges på en naturvennlig måte med aktiviteter til ulike årstider. Miljødirektoratet sin vurdering Utgangspunktet for forvaltningen av statlig sikrede friluftslivsområder er at områdene er sikret for allmennhetens friluftslivsutøvelse for all framtid. Ut fra dette skal omdisponering av statlig sikra friluftslivsområder i prinsippet ikke forekomme. Dette er i seg selv god nok grunn til ikke å akseptere annen bruk av områdene, og omdisponering av statlige friluftslivsområder skal i prinsippet ikke skje. Miljødirektoratet kan likevel gi samtykke til omdisponering dersom det foreligger spesielle forhold som f.eks. tungtveiende samfunnstjenlige eller allmennyttige hensyn, f.eks. der omdisponering bedrer forholdene for utøvelse av friluftsliv i området. Ved behandling av søknader knyttet til erstatningsareal er områdets egnethet som friluftslivsområde og beliggenhet sentralt for godkjenning av området. Postadresse: Postboks 5672, Torgarden, 7485 Trondheim Telefon: 03400/ Faks: E-post: post@miljodir.no Internett: Organisasjonsnummer: Besøksadresser: Brattørkaia 15, 7010 Trondheim Grensesvingen 7, 0661 Oslo Besøksadresser Statens naturoppsyns lokalkontorer: Se

12 Når det gjelder Grimsåsen så vurderer vi likhet med fylkesmannen at erstatningsarealet vil gi allmennheten bedre muligheter til å utøve friluftsliv sammenlignet med Håvi-Kubekkteigen. Grimsåsen er et nærmiljøområde som er lett å nå for mange, og som har naturkvaliteter som gjør området attraktivt som friluftslivsområde. Grimsåsen ligger nær barnehage, barne- og ungdomsskole som har behov for areal egnet til undervisningsformål og aktivitet. Håvi-Kubekkteigen er et utfartsfriluftslivsområde nær fritidsboliger og heisanlegg, og som ikke er tilrettelagt for allment friluftsliv. Området vurderes derfor som mindre tilgjengelig og attraktivt som friluftslivsområde for bosatte i Trysil. Miljødirektoratet vektlegger også at kommunen har tanker om videre tilrettelegging for friluftsliv i Grimsåsen. Vi vurderer at gjennomføring av kommunens planer vil utgjøre en reell vekst til friluftslivstilbudet i kommunen, og vil på dette grunnlag godkjenne at arealet i Håvi- Kubekkteigen omdisponeres til annet enn friluftslivsformål. Vilkår for frafalling av servitutt på Håvi-Kubbekkteigen: Miljødirektoratet vil gi erklæring med samtykke til sletting av eksisterende servitutt så snart det aktuelle arealet i Håvi-Kubekkteigen er fradelt med eget bnr, og vi har mottatt følgende dokumenter for Grimsåsen: 1. Kopi av tinglyst skjøte. Vi forutsetter at Grimsåsen vil inngå i Grimstad statlige friluftslivsområde (gnr. 36 bnr. 126) at det derfor ikke er behov for å tinglyse en ny servitutt for Grimsåsen. 3. Matrikkelutskrifter med tilsvarende opplysninger som i tidligere målebrev. 4. Grensene for området levert på digital form (for eksempel etter oppmåling), i standard kartformat (SOSI). SOSI-filen skal vise det sikrede friluftslivsområdets ytre grense og ellers være rensket for andre opplysninger (som interne eiendomsgrenser, høydekurver, bygninger osv.). 5. En forvaltningsplan som viser planlagte tilretteleggingstiltak i området. Mal for forvaltningsplan er lagt ut på Miljødirektoratets nettsider Tilbud fra Miljødirektoratet om støtte til tilrettelegging Grimsåsen er delvis tilrettelagt for friluftsliv, men kommunen har tanker om ytterligere tilrettelegging av området. Områdets størrelse og kvaliteter medfører at det kan tilrettelegges på en naturvennlig måte for ulike friluftslivsaktiviteter til ulike årstider og sosialt samvær og medføre at området blir mer tilgjengelig og attraktivt for flere brukergrupper. Miljødirektoratet ønsker å medvirke til at dette raskt kan realiseres, og tilbyr derfor inntil kr i tilsagn om støtte til tilrettelegging. Støtten gis på vilkår om at Trysil kommune bidrar med et tilsvarende beløp (50 %), og at tiltakene omfattes av en godkjent forvaltningsplan. Tilsagnet utbetales etter at tiltakene er gjennomført og det foreligger attestert/revidert regnskap. Frist for gjennomføring av tiltak er 1. november 2019, og vi om tilbakemelding om det er ønskelig med slik støtte innen 15. desember I tilfelle er det ønskelig at aktuelle brukergrupper får mulighet til å medvirke i planleggingsfasen. Vi anmoder derfor kommunen om å samarbeide med skole, barnehage og frivillige organisasjoner og andre med interesser innen uorganisert fysisk aktivitet. Vi viser forøvrig til Friluftsrådenes Landsforbund veileder knyttet til friluftsporter som er tilrettelagte friluftslivsområder som i tillegg er innfallsporter til større natur- og friluftslivsområder Vi gjør også kommunen oppmerksom på at kommunens generelle mulighet for å søke fylkeskommunen om støtte til tilrettelegging for friluftsliv i statlig sikrede friluftslivsområder. Årlig søknadsfrist er 1. februar og vilkår er godkjent forvaltningsplan. 12 2

13 Hilsen Miljødirektoratet Dette dokumentet er elektronisk godkjent Terje Qvam seksjonsleder Ann Jori Romundstad seniorrådgiver Tenk miljø - velg digital postkasse fra e-boks eller Digipost på Kopi til: Fylkesmannen i Hedmark Postboks Hamar Hedmark fylkeskommune Fylkeshuset 2325 Hamar 13 3

14 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 28256/2017 Arkiv: A10 Vår saksbehandler: Berit Helen Haget Fastsetting av lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til ikkekommunale barnehager i Trysil Saksnr Utvalg Møtedato 17/29 Hovedutvalg for oppvekst og kultur /57 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager i Trysil Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: 1. Lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager i Trysil vedtas i henhold til vedlagte dokument. Behandling i Hovedutvalg for oppvekst og kultur : Votering: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Innstilling i Hovedutvalg for oppvekst og kultur : Lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager i Trysil vedtas i henhold til vedlagte dokument. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 14

15 Bakgrunn Barnehageloven med forskrift om tildeling av tilskudd til private barnehager setter en minimumsforpliktelse for kommunalt tilskudd. Forpliktelsen gjelder beregning/utbetaling av tilskudd til private barnehager som ble godkjent før 2011 og ut fra barn som har barnehageplass pr 15. desember før tilskuddsåret. Dersom kommunen ønsker å gå ut over forskriftens bestemmelser så må dette fastsettes i lokale retningslinjer. Kommunen har «Retningslinjer om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikkekommunale barnehager for Trysil kommune», men disse er ikke oppdatert etter endringer i lovverket, dvs. at det ikke er samsvar mellom nasjonale bestemmelser og lokale føringer. Derfor må det gjøres nytt vedtak om lokale retningslinjer om tildeling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager. Det er naturlig at saken behandles av Hovedutvalget for oppvekst-og kultur som har barnehager som et av sine hovedområder, men ut fra kommunens delegeringsreglement pkt. 5.2 må saken også behandles av formannskap og kommunestyret. Vurdering Forslag til Lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager utarbeidet ut fra barnehageloven med forskrift med siste endringer som gjelder fra Ut over behovet om å oppdatere de lokale retningslinjene etter nasjonalt lovverk vurderes det som riktig og hensiktsmessig at de lokale retningslinjene gir føringer om at det også gis endret kommunalt tilskudd til nye barnehageplasser som tas i bruk etter BASIL-rapportering (KOSTRA-rapportering) pr Dette synes særlig relevant med tanke på vedtak om kommunens barnehagegaranti og at kommunen nå står i en situasjon der det; først og fremst for vårhalvåret, er behov for flere plasser i aksen Nybergsund og Innbygda. Private barnehager har søkt om å opprette flere plasser for deler av barnehageåret for å bidra til at kommunen kan ivareta barnehagegarantien. Dette forutsetter kommunalt tilskudd for plassene. Det vurderes som rimelig at kommunen gir tilskudd for plassene som blir godkjent og tatt i bruk. Tilsvarende foreslås at tilskudd reduseres dersom plasser ikke benyttes. Konklusjon Rådmannen innstiller til at kommunen fastsetter lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til ikkekommunale barnehager i henhold til vedlagte forslag. 15

16 Barnehagene Vår ref.: 2017/ /2017 Saksbehandler: Berit Helen Haget Dato: Telefon: Arkiv: A10 Faks: Lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager i Trysil Formål og virkeområde Lokale retningslinjer for tildeling av tilskudd til private barnehager i Trysil kommune er utarbeidet i tråd med barnehagelovens 14 med Forskrift om tildeling av tilskudd til private barnehager, med siste endringer I beregningen av det kommunale tilskuddet til de private barnehagene legges barnehagelovens forskrift til grunn og med de lokale retningslinjene i tillegg. Nasjonale bestemmelser 1 Vedtak om tilskudd Kommunen skal uten ugrunnet opphold fatte vedtak om tilskudd til private barnehager én gang i året, i samsvar med forskrift om tilskudd til private barnehager. Kommunen skal uten ugrunnet opphold fatte nytt vedtak om tilskudd til private barnehager hvis det følger av lokale retningslinjer eller det foreligger store aktivitetsendringer etter Vedtak om sats Kommunen skal fatte vedtak om satser til barnehager innen 31. oktober i året før tilskuddsåret. Dette vedtaket følger reglene om enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Lokale merknader og bestemmelser 1. Tilskudd til pedagogisk bemanning I hht. forskriftens 5a skal kommunen gi tilskudd til pedagogisk bemanning til private ordinære barnehager per heltidsplass. Trysil kommune gjør oppmerksom på departementets merknad om at tilskuddet gis til private ordinære barnehager. Hensikten med tilskuddet er å sikre at private barnehager får kompensert økte utgifter som følge av nye forskriftskrav til styrket pedagogisk bemanning, samtidig med kommunene. Når kostnadene til styrket pedagogisk bemanning gir utslag i kommunenes tilskuddssats, vil denne bestemmelsen oppheves. 2. Tilskudd til nye barnehager 14 i barnehageloven gir kommunen finansieringsansvaret for de ikke-kommunale barnehagene. Kommunen kan selv bestemme om de ønsker å gi tilskudd til barnehager som er godkjente etter overgangen til rammefinansiering 1. januar Kommunen gjør oppmerksom på at - det utbetales ikke tilskudd til barn ut over barnehagens godkjenning - søknader om tilskudd til nye barnehager behandles politisk 16

17 3. Endring i antall barn i barnehage I hht. 12 i forskriften for tilskudd til private barnehager skal eier av barnehage hvert år rapportere antall barn, barnets alder og oppholdstid i barnehagen pr.15.desember. I tillegg til BASIL-rapportering pr 15.desember skal private barnehager hver måned rapportere til Trysil kommune om antall barn, barnas alder og oppholdstid innen utgangen av måneden rapporteringen gjelder. Rapportering skjer på fastsatt skjema. 4. Tilskudd som følge av stenging/nedleggelse Dersom barnehagen blir stengt med hjemmel i barnehageloven 16, eller av andre grunner holdes stengt i mer enn én kalendermåned utover vanlig ferieavvikling, er ikke barnehageeier berettiget til å motta driftstilskudd. Barnehageeier skal umiddelbart melde fra til kommunen dersom hele eller deler av en barnehage holdes midlertidig stengt sammenhengende i mer enn én kalendermåned utover vanlig ferieavvikling. Tilskuddet gis ut den måneden barnehagen ble stengt. Dersom en barnehageeier velger å avvikle i barnehagens drift er barnehageeier ikke lenger berettiget til å motta driftstilskudd. Det gis driftstilskudd ut den siste driftsmåneden. Barnehageeier må umiddelbart melde fra til kommunen dersom barnehagen legges ned. Meldingen skal skje skriftlig. Ved nedleggelse midt i året kan barnehagen ha fått utbetalt driftstilskudd utover siste driftsmåned. For mye utbetalt tilskudd skal tilbakebetales. 5. Tilskudd som følge av annen aktivitetsendring Dersom antall barn i barnehagen endres med et eller flere i forhold til tilskuddsgrunnlaget skal tilskuddet justeres. Endringen må være varig, dvs. vare sammenhengende og i mer enn én kalendermåned. Seneste årsmelding eller rapportering danner grunnlag for vurderingen av om antallet barn er endret. Kommunen skal i disse tilfellene beregne tilskuddet til de private barnehagene på nytt. Det beregnes tilskudd for hel plass og hel måned. 6. Utbetaling av tilskudd Det utbetales tilskudd forskuddsvis hvert kvartal ut fra rapportering i BASIL pr Endret tilskudd som følge av pkt. 3 og 5 korrigeres på utbetaling for neste kvartal, og fortrinnsvis innen regnskapsåret. Utbetalinger som følge av endring i antall barn gjennom året beregnes ut fra hel plass. Det forutsettes at plassen er tildelt tidligst fra datoen foreldrene har søkt om barnehageplass fra, og at barnet har tatt plassen i bruk. Det utbetales ikke tilskudd til barn utover barnehagens godkjenning. 7. Ikrafttredelse Forskriften trer i kraft 1. januar Fra samme tidspunkt oppheves Retningslinjer om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager for Trysil kommune (av ). Lokale retningslinjer for private barnehager i Trysil kommune vedtas av kommunestyret. 17

18 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 28271/2017 Arkiv: 035 Vår saksbehandler: Trygve Øverby Organisering og struktur i HOS-sektoren Konsekvensanalyse Saksnr Utvalg Møtedato 17/15 Arbeidsmiljøutvalget /21 Hovedutvalg for helse og omsorg /58 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Konsekvensanalyse av strukturforslag i HOS-sektoren 2 Grafisk fremstilling av planstrategi og struktur i HOS-sektoren Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: Modell C (scenario C) som beskrevet i saksfremlegget blir den nye strukturen for HOS-sektoren fra Stillingene som omsorgssjef og helsesjef utgår. Det opprettes 4 stillinger som enhetsledere for hjemmetjenesten, sykehjemmet, boligtjenesten og enhet for Familie. Avdelingslederstilling ved fysio/ergoterapi omgjøres til enhetsleder med samme portefølje. Avdelingslederstilling ved legesentret omgjøres til enhetsleder for Legesenter og beredskap med samme portefølje. Økonomikonsulent-stilling økes fra 70 % til 100 % stilling. Sykehjem-konsulent-stilling økes fra 80 % til 100 % stilling. Finansieringen skjer innenfor rammen som beskrevet og innarbeides i budsjett Salderingsvirkning for 2019 blir kr ,- som innarbeides i økonomiplan Eventuell overtallighet i forbindelse med innføring av ny struktur blir håndtert i henhold til Trysil kommunes reglement for omstilling og nedbemanning. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget : Rådmannen og kommunalsjef Trygve Øverby innledet om saken. Kommunalsjefen la fram et forslag fra drøftingsmøte tidligere om at ordningen bør evalueres etter at det har gått ett år. Utvalget sluttet seg til dette. Uttalelse i Arbeidsmiljøutvalget : 18

19 Utvalget ønsker at tiltaket evalueres innen juni Behandling i Hovedutvalg for helse og omsorg : Kommunalsjefen foreslo en presisering i første setning av rådmannens innstilling: vedlegget til settes inn før saksutredning, altså som beskrevet i vedlegget til saksfremlegget. Det ble enstemmig akseptert. Tilleggsforslag fra Ap v/randi Sætre: Ny struktur evalueres innen 1. juli Votering: Rådmannens innstilling med Sætres endringsforslag enstemmig vedtatt. Innstilling i Hovedutvalg for helse og omsorg : Modell C (scenario C) som beskrevet i vedlegget til saksfremlegget blir den nye strukturen for HOSsektoren fra Stillingene som omsorgssjef og helsesjef utgår. Det opprettes fire stillinger som enhetsledere for hjemmetjenesten, sykehjemmet, boligtjenesten og enhet for familie. Avdelingslederstilling ved fysio-/ergoterapi omgjøres til enhetsleder med samme portefølje. Avdelingslederstilling ved legesentret omgjøres til enhetsleder for legesenter og beredskap med samme portefølje. Økonomikonsulentstilling økes fra 70 % til 100 % stilling. Sykehjemkonsulentstilling økes fra 80 % til 100 % stilling. Finansieringen skjer innenfor rammen som beskrevet og innarbeides i budsjett Salderingsvirkning for 2019 blir kr som innarbeides i økonomiplan Eventuell overtallighet i forbindelse med innføring av ny struktur blir håndtert i henhold til Trysil kommunes reglement for omstilling og nedbemanning. Ny struktur evalueres innen Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 19

20 Bakgrunn Man viser til vedtak i hovedutvalg for helse og omsorg i forbindelse med saksfremlegg om prinsippskisser til ny struktur i HOS-sektoren. Det ble bedt om en økonomisk og personellmessig konsekvensanalyse av de tre fremlagte scenariene. Kommunalsjefen i HOS-sektoren nedsatte en arbeidsgruppe bestående av 3 avdelingsledere, en fra personalavdelingen, administrativ koordinator, en hovedtillitsvalgt og ham selv. Dessverre hadde ikke personalavdelingen anledning til å delta. Selve mandatet: «Kommunalsjefen fremmet en sak om effektivitet og struktur i Hovedutvalget for helse og omsorg Mellomledernivået i sektoren var informert og bedt om å gi innspill. Hovedtillitsvalgte hadde i forkant blitt informert om saken og det var holdt et drøftingsmøte med generell tilslutning til saksfremleggets konklusjoner. Dette ble referert i hovedutvalgsmøtet. Hovedutvalg for Helse og Omsorg fattet følgende vedtak (noe forandret fra rådmannens innstilling): «1. Hovedutvalg for helse og omsorg slutter seg til at det utarbeides forslag til ny struktur for sektoren. 2. Hovedutvalg for helse og omsorg er opptatt av i enhver sammenheng å sette bruker og dens tjenester i fokus. Hovedutvalget slutter seg til at administrasjonen involverer de ansatte og utarbeider konsekvensanalyser for de aktuelle modellene: a) Økonomiske og lønnsmessige konsekvenser b) Personalmessige konsekvenser c) Avdelingsleder, fagleder, koordinator og merkantiles framtidige funksjoner 3. Det forutsettes at endelig forslag ses i sammenheng med funnene i rasjonaliseringsprosjektet.» Arbeidsgruppe «Konsekvensanalyse» skal således forholde seg til dette vedtaket med å vurdere konsekvenser av de forskjellige struktur-alternativene. Forståelse av oppdraget: Arbeidsgruppen må ta utgangspunkt i saksfremlegget som ligger til grunn, hvor det allerede foreligger momenter av konsekvensanalyse. Det påpekes at man ikke skal levere en komplett organisasjonsmodell med fullt ferdige funksjonsbeskrivelser, men vurdere de direkte økonomiske og personalmessige konsekvenser av alternativene. Hva gjelder punkt c må dette sees i sammenheng med anbefalingene fra rasjonaliseringsprosjektet. Hva gjelder «involvering av ansatte» tolkes dette primært som de ansatte som blir umiddelbart berørt av mulige endringer i strukturen.» (Sitat slutt fra mandatbeskrivelsen.) Arbeidsgruppen har hatt fem møter hvorav ett heldagsmøte. Kommunalsjefen har tillatt at man har gått noe utover det opprinnelige mandatet i det man også har sett på et fjerde scenario så vel som spørsmålet om fag-utvikling og organiseringen av dette i sektoren. Arbeidsgruppens rapport er vedlagt. Vurdering Man viser til tidligere saksfremlegg til hovedutvalgsmøtet for den prinsipielle analysen og den vedlagte rapport fra arbeidsgruppen for konsekvensanalyse. Arbeidsgruppen har sett på de økonomiske og personellmessige konsekvenser av fire modeller (scenarier), hvorav den siste (scenario D) er en variasjon av scenario C. Arbeidsgruppen mener at scenario C gir det beste, og også det mest økonomiske svar på de fire hovedutfordringer/krav man stiller, selv om det er noe usikkerhet knyttet til hvilke områder 20

21 effektiviseringsgevinsten skal tas ut på. En prosess på dette vil bli iverksatt så fort den foreslåtte struktur er på plass. Arbeidsgruppen har lagt vekt på følgende krav til ny struktur: At strukturen mest mulig reflekterer de utfordringer som er identifisert i kommunens og dermed sektorens planstrategi At strukturen er oversiktlig, forståelig, gir et overkommelig kontrollspenn og sikrer hurtig og korrekt informasjon At strukturen er økonomisk bærekraftig og effektiv over tid At strukturen øker management-kapasiteten i sektoren Kommunalsjefen vil spesielt fremholde viktigheten av det første punkt: at en fremtidig struktur i størst mulig grad reflekterer de utfordringer (i det vedtatte planverk) som Trysil kommune og sektoren har identifisert og vil ha fokus på fremover. Dette er en vurdering utfra et faglig og profesjonelt ståsted og dette scenario C er gitt en grafisk fremstilling i vedlegget. Finansiering Rapporten har også utredet den mulige finansiering av de forskjellige scenarier og det henvises til rapporten for detaljer om dette. Forholdet til rasjonaliseringsprosjektet er behandlet, i og med at en fagkoordinator-stilling der ligger som salderingstiltak. Konklusjon 1) Modell C (scenario C) som beskrevet i saksfremlegget blir den nye strukturen for HOS-sektoren fra ) Stillingene som omsorgssjef og helsesjef utgår. 3) Det opprettes 4 stillinger som enhetsledere for hjemmetjenesten, sykehjemmet, boligtjenesten og enhet for Familie. 4) Avdelingslederstilling ved fysio/ergoterapi omgjøres til enhetsleder med samme portefølje. 5) Avdelingslederstilling ved legesentret omgjøres til enhetsleder for Legesenter og beredskap med samme portefølje. 6) Økonomikonsulent-stilling økes fra 70 % til 100 % stilling. 7) Sykehjem-konsulent-stilling økes fra 80 % til 100 % stilling. 8) Finansieringen skjer innenfor rammen som beskrevet og innarbeides i budsjett ) Salderingsvirkning for 2019 blir kr ,- som innarbeides i økonomiplan ) Eventuell overtallighet i forbindelse med innføring av ny struktur blir håndtert i henhold til Trysil kommunes reglement for omstilling og nedbemanning. 21

22 KONSEKVENSANALYSE DIVERSE STRUKTUR-SCENARIOER I SEKTOREN FOR HELSE-, OMSORG-, og SOSIAL. INNHOLDSFORTEGNELSE 1) Bakgrunn. Mandat og arbeid i gruppen. 2) Nå-situasjonen i sektoren 3) Andre elementer fremkommet under arbeidet 4) Forholdet til rasjonaliseringsprosjektet 5) Stabsfunksjoner 6) Effektiviseringstiltak uansett valgt scenario 7) Krav og konsekvenser til strukturen. a) Konsekvenser av scenario A (personell, økonomi) b) Konsekvenser av scenario B (personell, økonomi) c) Konsekvenser av scenario C (personell, økonomi) d) Konsekvenser av scenario D (personell, økonomi) 8) Avslutning Vedlegg: Skisse av hvordan scenario C-struktur speiler planstrategien (utfordringsbildet) 1) Bakgrunn 22

23 Man viser til vedtak i hovedutvalg for helse og omsorg i forbindelse med saksfremlegg om prinsippskisser til ny struktur i HOS-sektoren. Det ble bedt om en økonomisk og personellmessig konsekvensanalyse av de tre fremlagte scenariene. Kommunalsjefen i HOS-sektoren nedsatte en arbeidsgruppe med følgende sammensetning og mandat: Organisering - Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Tittel Navn Leder Kommunalsjef Trygve Øverby HOS Personalkonsule nt Lasse Bolstad LØP Deltakere Avdelingsleder hj.tj. Stina V Brenden HOS Avdelingsleder sykehjem Inger Lise Tannåneset HOS Avdelingsleder Bergetunet Jane B Hoel HOS Admin.koordinato r Sølvi Sletten HOS Hovedtillitsvalgt Marit Nerby HTV Dessverre kunne ikke Lasse Bolstad delta grunnet arbeidssituasjonen i LØPs-avdelingen, og det var ikke mulig å finne erstatter for ham i det tidsperspektiv som forelå. Selve mandatet: «Kommunalsjefen fremmet en sak om effektivitet og struktur i Hovedutvalget for helse og omsorg Mellomledernivået i sektoren var informert og bedt om å gi innspill. Hovedtillitsvalgte hadde i forkant blitt informert om saken og det var holdt et drøftingsmøte med generell tilslutning til saksfremleggets konklusjoner. Dette ble referert i hovedutvalgsmøtet. Hovedutvalg for Helse og Omsorg fattet følgende vedtak (noe forandret fra rådmannens innstilling): «1. Hovedutvalg for helse og omsorg slutter seg til at det utarbeides forslag til ny struktur for sektoren

24 Hovedutvalg for helse og omsorg er opptatt av i enhver sammenheng å sette bruker og dens tjenester i fokus. Hovedutvalget slutter seg til at administrasjonen involverer de ansatte og utarbeider konsekvensanalyser for de aktuelle modellene: a) Økonomiske og lønnsmessige konsekvenser b) Personalmessige konsekvenser c) Avdelingsleder, fagleder, koordinator og merkantiles framtidige funksjoner 3. Det forutsettes at endelig forslag ses i sammenheng med funnene i rasjonaliseringsprosjektet.» Arbeidsgruppe «Konsekvensanalyse» skal således forholde seg til dette vedtaket med å vurdere konsekvenser av de forskjellige struktur-alternativene. Forståelse av oppdraget: Arbeidsgruppen må ta utgangspunkt i saksfremlegget som ligger til grunn, hvor det allerede foreligger momenter av konsekvensanalyse. Det påpekes at man ikke skal levere en komplett organisasjonsmodell med fullt ferdige funksjonsbeskrivelser, men vurdere de direkte økonomiske og personalmessige konsekvenser av alternativene. Hva gjelder punkt c må dette sees i sammenheng med anbefalingene fra rasjonaliseringsprosjektet. Hva gjelder «involvering av ansatte» tolkes dette primært som de ansatte som blir umiddelbart berørt av mulige endringer i strukturen.» (Sitat slutt fra mandatbeskrivelsen.) Arbeidsgruppen har hatt fem møter hvorav ett heldagsmøte. Kommunalsjefen har tillatt at man har gått noe utover det opprinnelige mandatet i det man også har sett på et fjerde scenario så vel som spørsmålet om fag-utvikling og organiseringen av dette i sektoren. 2) Nåsituasjonen Hovedintensjonen med opprettelse av kommunalsjefstillinger i 2012 var å få kontroll med økonomibalansen i Trysil kommune. Et uttalt bidrag til dette var å fjerne virksomhetsledernivået i de nye sektorene kommunalsjefene skulle lede. Hvor gjennomtenkt dette var i fra et rent management-perspektiv og dermed indirekte et effektiviserings-motiv, især for en stor sektor som HOS-sektoren, kan diskuteres. Det ble i alle fall forhåpentligvis en betydelig avlastning for rådmannen. For helse og omsorgssektoren skjedde ikke avviklingen av virksomhetsledere fullt ut. (Det gjaldt også andre sektorer). Man gikk fra tre (og rett før kommunalsjef-introduksjonen fire) virksomhetsledere til to («supervirksomhetsledere» med to store regnskapsansvar/områder for hver leder). De to stillingene ble omdefinert til henholdsvis helsesjef og omsorgssjef. Disse to stillingene ble volummessig meget store, og især helsesjef-stillingen meget mangslungen. Med en ny 24

25 kommunalsjef-stilling og en for kommunesektoren ny innehaver av stillingen, kan man si at de to stillingene oppfylte rollen som bærere av både tradisjon, kompetanse og arbeidsinnsats. Samtidig førte dette til en betydelig asymmetri i stillingers volum (især personell-antall/område) rundt kommunalsjefens bord. Sektoren har i dag 16 avdelingsledere på neste nivå, fordelt med 10 avdelinger hos helsesjefen og 6 avdelinger hos omsorgssjefen. Avdelingslederne har delansvar for fag, personell og økonomi for sine respektive avdelinger. I tillegg rapporterer sosialsjef, enhetsleder for psykisk helse, kommuneoverlegen og leder av tjenestekontoret til kommunalsjefen. Kommuneorganisasjonen som helhet (ikke bare helse og omsorgssektoren) har ikke tilstrekkelig tilpasset/definert delegasjon, arbeidsoppgaver og ansvar etter innføring av kommunalsjefsnivået. Det kan således se ut som om man på et overordnet nivå ikke fullt ut har utnyttet det nye ledernivå som kommunalsjefene representerte spesielt i de sektorer hvor man har beholdt virksomhetsledernivået (i HOS sektoren ikledd nye titler). Sektoren er meget stor og mangslungen. Den har også vokst, både med oppgaver fra staten (KAD-senger; økt trykk etter samhandlingsreformen; kommunepsykolog), fra andre kommuner (barnevern Engerdal) og internt (flyktningkonsulent m m; økning av EM-avdeling). Samtidig er trykket på innovasjon og kompetanseoppbygging stort. Man favner fra barn- og unge til eldreomsorg. I rent volum representerer sektoren mer enn halvparten (varierende mellom 50% og 55%) av kommunens budsjett, om man regner brutto eller netto. Den tverrsektorielle tjenesteytende delen har også lidd av en viss asymmetri. Sektorsjefen kan noen ganger ha følt at vel meget av den tverrsektorielle fremdriften knyttet til tjenesteyting og utvikling har falt på ham. I en kompetanseorganisasjon som sektoren er, utgjør personellet den viktigste resultatfremmende ressurs. Dette kan fremstå som en truisme eller noe selvsagt, men er like fullt et helt fundamentalt forhold, som dessverre ikke alltid, verken analytisk, strukturelt eller tidsmessig gjenspeiles i Trysil kommunes rekrutteringsprosesser, spesielt hva gjelder nøkkelstillinger. En organisasjon som ikke tar dette forhold på dypeste alvor kan ikke forvente gode resultater. Budsjett og hjemler for 2018 Sektoren har per forslag til budsjett 2018 et brutto- bilde på 333 millioner kroner. Antall årsverk er for budsjett (og antall ansatte er 492). Oversikt årsverk på de forskjellige ansvarsområder de siste 4 år: Ansvar Budsjett 2018 Admin og 5,70 10,00 10,85 12,00 10,20 tjenestekontor Sykehjem 84,65 96,39 101,14 108,65 120,08 Boligtjeneste 69,50 62,80 63,70 69,71 70,31 inkl avlastning Helse 39,37 44,76 46,71 54,22 44,94 Hjemmetjeneste 69,80 85,31 97,65 104,98 109,84 NAV kommune 8,80 8,80 9,80 11,80 8,50 Psykisk helse ,70 25

26 Sektor totalt 277,82 308,06 329,85 361,36 374,57 Sektoren har vært i kontinuerlig vekst de siste fem år, i det vesentlige knyttet til økte behov og nye oppgaver. Veksten har flatet ut i inneværende år. Det har ikke vært en tilsvarende vekst i den rent administrative del av sektoren; snarere har den blitt redusert i forsøkene på å balansere budsjettene med salderingstiltak gjennom årene. Strukturforslaget søker i noen grad å bøte på dette forholdet. Sektorens administrative sammensetning er nå slik (faktoren 1,35 i høyre kolonne dreier seg om de pensjons/arbeidsgiveravgifts-forhold som legges til lønn). Administrasjon: Stillingsstørrelse Lønn pr. 1.november 2017 X 1,35 Kommunalsjef 100 % Kr ,- Kommuneoverlege 50 % Kr ,- Administrativ koordinator 100 % Kr ,- Sum: Kr ,- Kr ,- Tjenestekontoret: Stillingsstørrelse Lønn pr. 1.november 2017 X 1,35 Tjenestekontor, Leder + 3 årsverk 100% Kr ,- Kr ,- Enhet for psykisk helse og rus: Stillingsstørrelse Lønn pr. 1november 2017 X 1,35 Leder/ 100 % Kr ,- Kr ,- Kommunepsykolog NAV sosial: Stillingsstørrelse Lønn pr 1. november 2017 X 1,35 Sosialsjef 100 % Kr ,- Kr ,- 26

27 Helse: Stillingsstørrelse Lønn pr. 1. november 2017 X 1,35 Helsesjef 100 % Kr ,- Ledende helsesøster 100 % Kr ,- Leder legesenter 100 % Kr ,- Leder barnevern 100 % Kr ,- Leder EM avdelingen 100 % Kr ,- Leder fysio- og ergoterapiavdelingen Leder sykehjem korttid 100 % Kr ,- 100 % Kr ,- Leder sykehjem langtid 100 % Kr ,- Leder sykehjem langtid 100 % Kr ,- Leder sykehjem demensomsorg 100 % Kr ,- Kjøkkensjef 100 % Kr ,- Fagkoordinator 100 % Kr ,- 27

28 Økonomikonsulent 70 % Kr ,- Konsulent 80 % Kr ,- Sum: Kr ,- Kr ,- Hjemmetjenesten Stillingsstørrelse Lønn pr. 1. november 2017 X 1,35 Omsorgssjef 100 % Kr ,- Leder hjemmetjenesten avd. 1 Leder hjemmetjenesten avd.2 Leder hjemmetjenesten avd % Kr ,- 100 % Kr ,- 100 % Kr ,- Leder hjemmetjenesten avd % Kr ,- Leder boligtjenesten % Kr ,- Bergetunet Leder boligtjenesten 100 % Kr ,- Hagebæk Fagkoordinator 100 % Kr ,- Konsulent 100 % Kr ,- 28

29 Sum: Kr ,- Kr ,- Totalt for sektoren Kr ,- Kr ,- Dette dreier seg om lønnskostnader, som er den altoverveiende del av admin/utviklingsbudsjettet. Her er det ikke tatt høyde for den prosent-del lederstilling blant dem som er primært fagsjefer og bedriver en del klientrettet virksomhet (det gjelder ledende helsesøster, ledende fysioterapeut, leder for tjenestekontoret, kommunepsykolog og sosialsjef). Dette oppveies av at deler av fagleder (assisterende avdelingsleder)-skiktet også har noen rent administrative plikter. Uansett lar det seg ikke gjøre å regne ut helt nøyaktig hva lederfunksjonene inkl. stab/støtte-funksjonene koster. Men dette gir en indikasjon: 22,3 mill kr av en brutto omsetning på 333 mill. kr utgjør ca. 7 % i lønnskostnader for administrasjon og utvikling/innovasjon. (I tillegg kommer selvsagt sektorens evt. andel av nødvendig sektor-relatert administrasjon i rådhus-regnskapet.). Det kan ikke sies å være høyt, især ikke i en personalintensiv virksomhet som HOS-sektoren er. (Dette er ikke det samme som KOSTRA-tall og deres bakgrunn, i det en rekke fagrelaterte stillinger regnes mot andre KOSTRA-tjenester enn administrasjon.) 3) Andre elementer fremkommet under arbeidet a) «Faget» I løpet av analysen kom det frem at sektoren har mange stillingskategorier hvor elementet «fag» inngår, men kanskje ikke en helhetlig strategi for «faget»: Fag-koordinator Fagleder (assisterende avdelingsleder) Medisinsk-faglig ansvarlig (kommuneoverlegen) Fag-ansvarlige ledere (barnevern, ledende helsesøster, ledende fysioterapeut, kommunepsykolog, sosialsjef) Diverse andre koordinatorer per fag/diagnose-område (demenskoordinator; kreftkoordinator, som også har startet fagutvikling generelt for sykehjemsansatte) Alle andre ledere i linjen har også fagansvar (fra kommunalsjef til avdelingsleder) Dette kan ikke fullt ut gjennomgås i denne strukturanalysen, men det blir et viktig tema å definere, så vel innholdsmessig som hierarkisk, i et videre helhets- og effektiviserings-perspektiv, når den nye strukturen er på plass. Et viktig moment her er at den største sårbarheten i dag i de store og personalintensive avdelinger er at det rent faglige blir lidende i det mesteparten av 29

30 ledelsestiden går til rent driftsmessige aktiviteter innen personaloppfølging, logistikk og økonomi. Her må fag-løsningene sees i sammenheng med dette, og være distinkt forskjellige fra fag-løsningene som velges i de mindre personalintensive avdelingene/enhetene. I de personalintensive avdelingene kan det i dag synes naturlig at deler av fagfunksjonen ivaretas av andre enn avdelingsleder (f.eks. fagleder i avdelingen), mens for de andre avdelinger kan det tenkes at fagleder-stillingen kan ivaretas av avdelingsleder/enhetsleder i samspill med «spesialister» på sektornivå (p.t. diverse «koordinatorer»). Med et scenario med økt antall enhetsledere, kan det tenkes at denne dynamikken endres. Hele feltet krever en ny gjennomgang hvor fagutvikling blir sett i sammenheng med strukturen, samhandlingen og de økonomiske realiteter. b) Ytterligere scenarier I analysen kom det frem et ytterligere scenario, som er en variasjon av Scenario C, men med inndeling av sykehjem/hjemmetjeneste på en alternativ måte, etter aksen demens-omsorg og «annen hjemmetjeneste/sykehjemsavdelingen». Den kan virke spennende, og muligens kan den vurderes i en senere fase. I den nåværende endringsfase og med de kapasitetsbegrensninger som gjelder, er det for omfattende i denne omgang å gå for dette scenariet, men det tas med under scenariegjennomgangen. 4) Forholdet til rasjonaliseringsprosjektet Tiltakene i rasjonaliseringsprosjektet inngår som sektorens (rådmannens) salderingsforslag i budsjett Kommunalsjefen har sittet i styringsgruppen og fulgt prosjektet tett. Man har latt tiltaket om saldering av en 100 % stilling som fagkoordinator inngå der, selv om man godt kunne hevde at det hørte mer naturlig inn i struktur/effektiviserings-saken. Det som kan sies er at sektoren i løpet av 2017 har hatt fagkoordinator-stilling i hjemmetjenesten vakant i 80 % (som salderingstiltak), mens de resterende 20 % er brukt som fagkoordinator i hjemmetjenesten. Dette har vært vanskelig, og det har ikke vært mulig å benytte den andre fagkoordinatoren (i helse-området) tilsvarende, i det hans tid i stor grad har blitt benyttet til ymse oppgaver i stab/assistanse til helsesjefen. I en fremtidig modell er det derfor avgjørende at den gjenværende ressursen på 100 % brukes sektorvidt og i en mer rasjonell funksjon knyttet opp mot utvikling, internkontroll, lovverk, dataanalyse og folkehelse. Man vil gi stillingen benevningen utviklingsrådgiver. 5) Stabs- og støtte-funksjoner Relativt uavhengig av scenario tenker man seg en stabs- og støtte-funksjon med følgende posisjoner (dette tar også høyde for at stab/støtte fra rådhuset mot linjefunksjonen er avklart ved at kommunalsjefen(e) blir delegert full myndighet innenfor tilsettingsprosedyrer og annen personaladministrasjon). 30

31 100 % økonomikonsulent (budsjett/regnskap/attestering) (p.t. 70 %) 100 % personalkonsulent (som nå) 100 % administrativ koordinator (som nå) 350 % tjenestekontor/koordinerende enhet (50% mindre enn nå) Kommuneoverlege i 50% som medisinsk-faglig rådgiver/ansvarlig. (som nå) 100 % utviklingsrådgiver (kap 5) (internkontroll, lovverk, folkehelse, data-analyse) (ny, men tilsvarende stillingen som den gjenværende 100 % fagkoordinator) 100 % sykehjemkonsulent (nå 80 %; knyttet til sykehjemadministrasjon) 6) Effektiviseringstiltak uansett Det som gjenstår etter rasjonaliseringsprosjektet er følgende salderingsmuligheter som kan legges inn i denne struktur/effektiviserings-saken: 100 % stilling i NAV kommune (effektivisert pga kortere åpningstid, digitalisering og generell rasjonelt arbeid). 50 % stilling ved Tjenestekontor (Dette har vært realiteten som salderingstiltak i 2017; tidligere leder hadde 40 % permisjon.). Siden sommeren 2017 har man sett nøye på om kontoret kan fungere med 3,5 årsverk. Det ser ut til å gå, især fordi man har en konstituert leder i 100 % stilling, uten permisjon, noe som gir bedre kontinuitet i arbeid og oppfølging. En videre forutsetning for at denne bemanningsreduksjonen skal fungere er at arbeidsgiveroppgavene knyttet til brukerstyrte personlige assistenter flyttes fra tjenestekontoret til linjen der hvor tjenesten ytes. Dette mener man vil være både mer naturlig og gi en mindre arbeidsbelastning ved kontoret, også fordi turnuskompetansen og ansettelseskompetanse fra før ligger i linjen. Det vil kunne føre til noe merarbeid i linjen/øvrig stab, men det ansees mulig å innarbeide dette i eksisterende stillingsressurs. 50 % stilling ved legesentret i forbindelse med omlegging til turnus/legevaktsformidling/legesenteret (behov for helsesekretærer) Ytterligere potensial for innsparing under scenario 3 (og 4): Det må være en ytterligere målsetting, i lys av den ovennevnte fag-innholdsdiskusjonen i kap.3 og den økte management-tid og rolleavklaring som følger av økt antall enhetsledere, at det innspares i effektivisering kr ,- i løpet av 2018 og i løpet av Det bemerkes bl.a. at det vil være naturlig, i alle nye enheter i sektoren å gå igjennom rolle- og oppgavefordeling først mellom enhetsleder og avdelingsledere og videre i hver avdeling tilsvarende gjennomgang mellom avdelingsleder og evt. assisterende avdelingsleder (fagleder) og koordinatorer. Man vil ikke peke ytterligere på spesifikke stillinger eller oppgaver i denne omgang, men 31

32 anser det som gjennomførbart sektoren sett under ett å skulle makte en innsparing på kr per avdeling. Det ønskes ellers styrket økonomifunksjonen med 30 % og sykehjemkonsulent med 20 %, d.v.s. 50 % til sammen (0,5 årsverk). Forhold til LØPS-avdelingen: i dag er det en stilling dedikert mot HOS-sektoren; man anser at dette ikke blir nødvendig i fremtiden: når linje/stab er avklart i henhold til ny arbeidsgiverpolitikk og andre merkantile stillinger i HOS-sektoren er noe styrket, kan dette tenkes å gi en innsparing i LØPS-avdelingen. Dette er ikke diskutert/avklart og tas ikke med i beregningsgrunnlaget her. TOTALT innsparing i egen sektor virkning i 2018, før detaljvurdering av de forskjellige scenarier. Scenario A og B: 1,5 årsverk full virkning 2018 (NAV, tjenestekontor, legesenter minus øk./sykehj.) Totalt er dette for ,5 årsverk: kr ,- x 1,35 x 1,5: kr ,- For 2019 er virkningen den samme: kr ,- Scenario C og D: 1,5 årsverk full virkning 2018 (NAV, tjenestekontor, legesenter minus øk./sykehj.) For 2018 er dette 1,5 årsverk: kr ,- x 1,35 x 1,5: kr ,- For 2018 et effektivitetsmål på kr ,- Totalt for 2018 kr ,- For 2019 blir virkningen: kr kr ; kr ,- 7) Krav og konsekvenser til strukturen. Før man går i gjennom de enkelte scenarier og konsekvenser for personell og økonomi, er det naturlig å nevne de krav og føringer som legges for en struktur som skal fungere i en så stor og kompleks sektor som denne: At strukturen mest mulig reflekterer de utfordringer som er identifisert i kommunens og dermed sektorens planstrategi 32

33 At strukturen er oversiktlig, forståelig, gir et overkommelig kontrollspenn og sikrer hurtig og korrekt informasjon At strukturen er økonomisk bærekraftig og effektiv over tid At strukturen øker management-kapasiteten i sektoren a) Konsekvenser av Scenario A (personell og økonomi) Scenario A Man hitsetter fra tidligere saksfremlegg følgende betraktning: To kommunalsjefer istedenfor de to store stillingene, men inndelingen ville da være: Eldreomsorgen og De øvrige tjenester. Fordel: dette skaper omtrent like store sektorer, og gir især eldreomsorgen («gode pasientforløp») den koordinering og helhet den trenger, men f.eks. legetjeneste vil bli liggende i annen sektor. Man vil også spare en stilling, men må kanskje etablere to staber og vil ellers bli avhengig av eller forutsette «godværsforhold» mellom de to sektorledere. Dessuten vil man måtte dele på den politiske sekretær-funksjonen til hovedutvalget, eller gi en av dem hovedansvaret. Plassering av kommuneoverlege og tjenestekontor vil kunne by på problemer. Modellen vil kunne klare seg med kun et ledernivå under, men kommunalsjefen ville lett bli svært absorbert i drift til forkleinelse for strategisk lederskap i rådmannens ledergruppe. Den største ulempen er at det kan bli svært vanskelig å skape og bevare en helhetstenkning. Figur 1: Viser hvordan en organisering med to kommunalsjefer kan se ut Rådmann Kommunalsjef Eldreomsorg Kommunalsjef "Annet" Avdelingsledere Avdelingsledere I mer detalj: Økonomi: Det inndras 3 stillinger + inndekning fra kap 6 ovenfor Kommunalsjef Kr ,- Kr Omsorgssjef Kr ,- Kr ,- 33

34 Helsesjef Kr ,- Kr ,- Inndekning for scenario A/B (kap. 6 ovenfor) Kr ,- Kr ,- Subtotal Kr ,- Kr ,- Etablere 2 kommunalsjefstillinger: Kommunalsjef eldreomsorg Kr ,- Kommunalsjef «annet» Kr ,- Ekstra stab-etablering 3,4 årsverk a kr Kr (kr ,- X 1.35 x 3,4) Subtotal Kr Netto utgift rent matematisk, for 2018: Kr ,- Netto tap rent matematisk, for 2019: Kr ,- Konsekvenser for personell Stab/støtte-funksjoner: Tjenestekontor vil i denne situasjon mest naturlig legges i stab til ny kommunalsjef for Eldreomsorg. Dette vil kunne ha positive effekter for gode pasientforløp i eldreomsorgen. Imidlertid vi den andre sektorsjefen lett føle seg «overkjørt». Det kunne tenkes at en saksbehandler for tjenestekontoret ble satt direkte til PU-området innenfor denne «andre» sektor. Her ligger også koordinerende behov (koordinator/individuell Plan) knyttet mot barn ig unge og psykisk helse/rus. I det hele tatt kan det tenkes at den effektiviseringsgevinst man nå ser knyttet til tjenestekontor og som resulterer i forslaget om en reduksjon på 0,5 årsverk, vil mistes i en uryddig «tjene-to herrer»- situasjon som lett vil oppstå ved scenario A. Den samme problematikk knytter seg til i hvilken stab kommuneoverlegen skal ligge. Typisk er kommuneoverlegens samfunnsmedisinske rolle nå knyttet til begge de mulige sektorer. Hun vil lett oppleve samme «tjene-to-herrer»-situasjon. Hva gjelder fagkoordinator-rollen (evt. ny utviklingsrådgivere) og de merkantile funksjoner vil man få samme situasjon idet hver kommunalsjef vil trenge faglig/utviklings-støtte og hver kommunalsjef vil i denne modellen mest sannsynlig også trenge merkantil stab innen økonomi/personell/administrasjon. Det er beregnet at behovet for antall årsverk stab og støtte med dette vil øke fra 5,6 årsverk til 8,0 årsverk. Oppsummering: Man får en sømløshet innad i eldreomsorgen, men mister den direkte integreringen med legetjenesten, som vil bli liggende under en annen kommunalsjef Det blir kort vei mellom kommunalsjef og avdelingsledere, filtrene blir borte. Avd. lederne får større ansvar Kommunalsjefen vil i denne modellen lett dras mot drift til forkleinelse for strategisk arbeid Kommuneoverlegens plassering er uklar, likeså tjenestekontoret 34

35 Man må definere hvilken kommunalsjef som skal ha hovedansvar som hovedutvalgssekretær Man får ingen matematisk gevinst for 2018, men en liten gevinst for Utgiftene kan fort komme til øke ved f.eks. økt behov for koordinering ved tjenestekontoret og andre «tjene-to-herrer»-kostnader. Ikke minst forutsetter modellen et meget godt samarbeid mellom de to kommunalsjefer, og kan som sådan kanskje beskrives som en «godværs-modell». b) Konsekvenser av Scenario B (personell og økonomi) Man hitsetter følgende fra saksfremlegget: En kommunalsjef som nå, men uten helsesjef og omsorgssjef, dvs. at nåværende avdelingsledere ville alle rapportere formelt til kommunalsjefen: For å avlaste kommunalsjefen noe, forutsetter dette etablering av en stabsjef-stilling med sektoroppgaver knyttet til oppfølging av økonomirapportering og rekruttering. Avdelingslederne ville tilsvarende kunne avlastes noe ved hjelp av denne funksjonen, mens de formelt ville har fullt ansvar for regnskap og budsjett. Dette ville bety at man sparer en stilling, men vil kanskje måtte la «støtteapparatet» (ass.leder/koordinator) rundt avdelingsledere i de personalintensive avdelinger foreløpig få bli intakt. Man ville kunne etablere sterke strukturerte avdelingsledernettverk for eldreomsorg og for barn og unge, som ville kunne ytterligere avlaste management-tid for kommunalsjefen ved at nettverkene velger en representant til å sitte i et hyppigere møteforum hos kommunalsjefen enn en tenkt månedlig avdelingsleder-samling for hele sektoren. Men det kan også tenkes at avdelingslederfunksjonen ville kreve så mye at det ville være behov for styrking av både assisterende funksjon og koordinator-funksjon. Hovedproblemet vil likevel være et spenn på ca. 20 personer for kommunalsjefen å følge opp. Mange av avdelingslederne har i dag meget store ledelsesområder og vil trenge betydelig oppfølging. Selv om dette kan være mulig i en kjent situasjon (hvor kommunalsjefen nå kjenner sine pappenheimere), vil det kunne være ganske krevende for en etterfølger å overta (jfr. rasjonale i sin tid ( ) for å avlaste rådmannen en tilsvarende oppfølging av virksomhetsledere som ble etablert i en flat struktur på tidlig 2000-tall). 35

36 Figur 2: Viser eksempel på organisering med en kommunalsjef med stab, uten helsesjef og omsorgssjef Rådmann Kommunalsjef Kommuneoverlege Stabssjef inkl. Tjenestekontor Avdelingsledere Scenario B Økonomi: Det inndras 2 stillinger og inndekning kap 6 ovenfor Omsorgssjef Kr ,- Kr ,- Helsesjef Kr ,- Kr ,- Inndekning kap 6 ovenfor Kr ,- Kr ,- Subtotal Kr ,- Kr ,- Det etableres en stabssjef/assisterende kommunalsjef-funksjon til kr ,- Assisterende avdelingsledere x 4 (?) a kr kr ,- Behov for 5 koordinatortillegg (?) a kr ,-. kr ,- Subtotal: kr ,- Netto tap rent matematisk 2018: kr ,- Netto tap rent matematisk 2019: kr ,- Sentrale stab/støtte funksjoner: Kommuneoverlegen i 50 % som før i stab til kommunalsjefen. Tjenestekontoret forblir som før og tas ned med 0,5 årsverk. Fagkoordinator (ny betegnelse utviklingsrådgiver) med ansvar for internkontroll og kvalitet m.m. i 100 % stilling (1 fagkoordinator-stilling salderes) Merkantile stillinger som beskrevet i kapittel 6. Stabsfunksjonene vil måtte dekke noe flere oppgaver som omsorgssjef og helsesjef tidligere har ivaretatt, men vil kunne arbeide mer effektivt under en ledelse (stabssjefen). Når stabssjefens ansvar defineres med primært ansvar for drift og økonomi, og fast stedfortreder-funksjon, vil det gjøre strukturen mindre sårbar. 36

37 Avdelingslederne vil få større ansvar, blant annet for noen av dem saksfremlegg til politisk behandling. Det økte ansvaret vil kunne utløse behov for assisterende avdelingsleder i full lederstilling ved noen avdelinger Man vil antagelig måtte definere koordinatorer (5 stykker) som støtte til avdelingslederne for faglig oppfølging (a. kr ,-). Oppsummerende: Avdelingslederne vil vippe oppover i driften og mister litt grepet nedover. Avdelingen «styrer seg selv», noe som kan bli mindre effektivt (dyrere). Det er stor forskjell på avdelingene; de store kommer til å bli mest sårbare Kostnadsusikkerhet i en flat struktur Meget stort oppfølgingsspenn både for kommunalsjef og stabssjef. Andre fordyrende elementer: Nødvendig å etablere egen turnuskonsulent med definert ansvar for drøftingsmøter, turnus-planlegging? Tilsvarende egen IKT/Visma/kommunikasjons-konsulent? Samarbeidet kan bli vanskelig mht. informasjonsflyt. c) Konsekvenser av Scenario C (personell og økonomi) C) En kommunalsjef som nå. De to store stillingenes ansvar deles opp og det etableres et nivå under kommunalsjefen av enhetsledere med flere og mindre enheter, og en annen inndeling enn i dag. Kontrollspennet for kommunalsjef blir enklere enn ved modell B, samtidig som området per enhetsleder blir mindre og dermed både mer håndterlig, mindre asymmetrisk og totalt sett større ledelseskapasitet. Det vil da dreie seg om alt i alt 8 enheter for: Hjemmetjeneste Bolig-tjeneste Sykehjem Legesenter og beredskap Enhet for familie (Barnevern, EM-avd., helsestasjon og skolehelsetjeneste) Forebygging og rehabilitering (fysio- og ergo-terapi) Sosialtjenesten Enheten for psykisk helse. Hva skal enhetslederens ansvar og myndighet være? Enhetslederen skal ha fullt delegert ansvar for fag, personell, økonomi og helhetstenkning innenfor sin enhet. Dette inkluderer å følge med på lovverk og andre føringer og bistå i vurderingen og utarbeidelsen av politiske saksfremlegg. 37

38 Dessuten vil tjenestekontorets leder og kommuneoverlegen være medlemmer av kommunalsjefens ledergruppe. Mange sammenlignbare kommuner har en noenlunde tilsvarende struktur. Figur 3: Viser eksempel på organisering med en kommunalsjef, stab og enhetsledere Kommunalsjef Kommuneoverlege Stab. inkl tjenestekontor Sosialtjeneste Psykisk helse Legevakt og beredskap Familieenhet 3 avdelinger Boligtjeneste 2 avdelinger Hjemmetjeneste 4 avdelinger Sykehjem 5 avdelinger Forebygging og rehabilitering Økonomi: Det inndras 2 stillinger pluss inndekning fra kap 6 ovenfor Omsorgssjef Kr ,- Kr ,- Helsesjef Kr ,- Kr ,- Inndekning kap 6 ovenfor Kr ,- Kr ,- Subtotal Kr ,- Kr ,- Det etableres 4 nye enhetslederstillinger: Enhetsleder hjemmetjeneste 1,2,3,4 avd. Kr ,- Enhetsleder sykehjem Kr ,- Enhetsleder PU Hagebæk, Bergtunet Kr ,- Enhetsleder Familie barnevern, EM avd. Kr ,- helsestasjon Oppgradering fra avd. leder til enhetsleder x 2 Kr ,- Subtotal Kr ,- Netto gevisnt rent matematisk for 2018: kr ,- Netto gevinst rent matematisk for 2019: kr ,- 38

39 Sentrale funksjoner innen stab/støtte blir som beskrevet i kapittel 6. Kommuneoverlege 50 %. Forvaltning/tjenestekontor/koordinerende enhet 3,5 årsverk. Internkontroll/administrasjon, 2 stillinger, utviklingsrådgiver og administrativ koordinator, samt 3 merkantile, alle i 100 % stilling. Her blir det viktig å definere ansvar for rådgivning innenfor økonomi, personalforvaltning, internkontroll og faglig kvalitet. Evt etablere turnus/drøftings-konsulent på sikt Evt etablere IKT/kommunikasjons-konsulent på sikt Personellkonsekvenser Som ved de andre modellene bortfaller de to store stillingene. Endringene betyr primært at: a) De store områdene (hjemmetjeneste; sykehjem; boligtjenesten) får mer managementtid. Det bør kunne lette situasjonen for avdelingsledere under disse, og utløse effektiviseringsgevinster på sikt b) Familie-enheten vil oppleve betydelig mer management-kapasitet, i det den får en 100 % ledelsesfunksjon mot nå ca. 20 %. c) De avdelingsledere som evt. rykker opp til enhetsledere får en ny situasjon (som i dag lederen for sosialtjenesten og enhet for psykisk helse har; i det et ledd i hierarkiet faller bort og relasjonen og dialogen med kommunalsjef blir direkte.) d) En noe styrket merkantil stab (0,50 årsverk) vil også bidra til å lette presset på ledelsestid. Oppsummerende: Modellen ansees å være den som svarer best på de sentrale utfordringer knyttet til ny struktur, uten å forandre for meget. d) Konsekvenser av Scenario D (personell og økonomi) Scenario D (en hybrid av modell C) Modellen dreier seg om å dele opp de to foreslåtte stillingene som enhetsleder sykehjem og enhetsleder hjemmetjeneste under scenario C, på en annen måte, ved å skille ut arbeide med demens-omsorg som egen enhet med sin egen «omsorgstrapp» på tvers av hjemsykehjems-aksen, og la «resten» forbli en mer rendyrket hjemmetjeneste. Enhetsleder - demensomsorg Enhetsleder «resten» «hjemmetjeneste/noen sykehjemsavd» 39

40 Enhetsleder demensomsorg: Østhagen bofellesskap Hjemmetjenesten avd. 3 Dagsenter Trysil sykehjem 4. avd. Borgtun Enhetsleder «resten»: Hjemmetjenesten avd. 1, 2 og 4 Trysil sykehjem 2. avd. Trysil sykehjem 3. avd. Økonomi: Økonomisk (rent matematisk) vil den være definert omtrent som scenario C og gå innenfor rammen, antagelig med grei gevinst for Dette er imidlertid usikkert da en slik endring er meget betydelig, og vil vær forbundet med ganske stor risiko, i en situasjon hvor sektoren allerede er under stort økonomisk press i tillegg til den pågående faglige dynamikk som følge av fortsatt nye sentrale føringer. Personell Personellmessig vil denne modellen by på en del utfordringer i det de tradisjonelle hjemmetjeneste/sykehjems-modellene «sitter i veggene». Samtidig utfordrer modellen nettopp den tradisjonelle tenkningen. Det er en modell som man kan tenke seg å utrede i mer detalj som en neste mulig fase i utviklingen av en moderne sektor. Oppsummering: Modellen vil fremme samarbeid på tvers av tradisjonell inndeling av avdelingene Modellen krever imidlertid en meget stor endring, i tillegg til den struktur-endring som foreslås under scenario C. 8) Avslutning Arbeidsgruppens arbeid er avsluttet. Selv om det ikke tilligger mandatet å anbefale den ene eller den annen modell, vil gruppen påpeke at det er betydelige svakheter/sårbarheter ved scenario A og B, mens scenario D kanskje er for omfattende i sektorens nåværende situasjon. Man synes at scenario C, så vel økonomisk som organisatorisk er en realistisk modell, som det også går an å bygge videre på. Den synes å score godt på alle de fire kriterier som er fremsatt: At strukturen mest mulig reflekterer de utfordringer som er identifisert i kommunens og dermed sektorens planstrategi At strukturen er oversiktlig, forståelig, gir et overkommelig kontrollspenn og sikrer hurtig og korrekt informasjon At strukturen er økonomisk bærekraftig og effektiv over tid At strukturen øker management-kapasiteten i sektoren 40

41 Vedlegg: Sammenheng mellom planstrategi og struktur i sektoren HJEMMETJENESTE SYKEHJEM PLAN STRATEGI Boligplan I N N B Y G G E R N E LEGESENTER OG BEREDSKAP FYSIOTERAPI/ REHABILITERING PSYKISK HELSE BOLIGTJENESTE SOSIALTJENESTE KOMMUNAL- SJEF og STAB FAMILIE FRIVILLIGSENTRAL 41

42 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 28796/2017 Arkiv: 233 Vår saksbehandler: Gerard Kort Omdisponering tidligere tildelte skjønnsmidler Saksnr Utvalg Møtedato 17/59 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Notat i forhold til skjønnsmidler Svar på/rapportering ordinært skjønnstilskudd fordeling av tilbakeholdt beløp Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: Tildelte skjønnsmidler på kr ,- som ble tildelt i 2012 for «analyse av tjenesteproduksjon» og «elektronisk dokumentutveksling», som ble avsatt på konto , omdisponeres til formål «omstillingsprosjekt Trysil kommune». Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 42

43 Bakgrunn Rådmannen har meldt inn behov for omstillingsmidler til å forberede en mer effektiv organisasjon. Dette vil henge sammen med rasjonalisering av drifta i Trysil kommune, siden vi har sett at vi ikke klarer å budsjettere med et positivt netto driftsresultat for Trysil er nødt til å se på sin egen interne organisasjon og prioritere de aktiviteter som er nødvendig i forhold til dagens krav ut fra lov- og regelverk. En organisasjon blir aldri utlært og det er alltid aktiviteter som blir utført som en kan se nærmere på for en vurdering om de passer i en slanket organisasjon. Effektivisering gjennom elektronisk dokumentutveksling har vi satset mye på de siste årene, og slikt sett er det ikke riktig å si at Trysil ikke har brukt midler til dette formålet. Videre forbedring av elektronisk dokumentutveksling med eksterne aktører er alltid til stede og vil også pågå i Trysil kommune har ikke fått tildelt skjønnsmidler for disse effektiviseringsprosjekter i 2017 eller 2018, grunnet nedprioriteringer til favør for andre prosjekter hos Fylkesmannen. Ved en gjennomgang av tidligere avsatte skjønnsmidler har vi sett at noen av midlene ikke ble brukt opp. Dette gjelder for en søknad fra 2012 for «analyse av tjenesteproduksjon» og «elektronisk dokumentutveksling i SÅTE» Beløpet som står reservert på kontoen er på kr ,- Saksbehandler har sjekket med Fylkesmannen om de har problemer med en omdisponering av formålet fra opprinnelige formål til «omstillingsprosjekt Trysil kommune». Fylkesmannen ser positivt på dette og har ingen innvendinger. Midlene er tildelt og skal ikke føres tilbake dit. Vurdering En mener at formålet med «omstillingsprosjekt Trysil kommune» er tilnærmet det samme som det opprinnelige formålet, nemlig analyse av tjenesteproduksjonen og effektivisering av dokumentutveksling. Uansett må disse midlene bli brukt til et godt formål og når vi i tillegg ser behov for noen tilførte midler til et konkret prosjekt, mener en at det letteste er å omdisponere disse midlene til det nye formålet. Konklusjon Midlene fra konto , til sammen kr ,- brukes til «omstillingsprosjekt Trysil kommune» og påløpte kostnader til prosjektet kan dekkes med bruk av disse midlene. 43

44 Skjønnsmidler I de senere årene har det vært flere prosesser hvor Trysil kommune har analysert KOSTRAtall. Dette arbeidet er blitt gjort med og uten eksterne konsulenter. I 2010 hadde vi en total organisasjonsgjennomgang med bistand fra Odd Glasø Knutsen i Utviklingspartner AS. I 2011 var det en prosess rettet mot sektoren for pleie og omsorg med Kurt Orre i Konsulentfirmaet Kurt Orre. Trysil kommune ønsker å komme et skritt videre fra å analysere KOSTRA-tall til å gå inn i selve tjenesteproduksjonen, feks ved å se på skjønnsutøvelse i forbindelse med tildeling av tjenester (vedtak), utføring av tjenester og organisering av dette. Vi sitter med nok analysemateriell, men klarer ikke å gjennomføre nødvendige endringer med økonomiske virkninger som gir utslag i reduserte utgifter og endringer i KOSTRA-tall. Kommunestyret har for 2012 vedtatt en ny politisk og administrativ organiseringen. Endringen går fra en flat organisasjonsstruktur til en hovedutvalgsstruktur. Det er opprette tre hovedutvalg, og en administrativ organisering i forhold dette. Kommunestyre Rådmann Formannskap Stab og støtte Oppvekst og kultur Helse og omsorg Plan og næring Kommunalsjef Oppvekst og kultur Kommunalsjef Helse og omsorg Kommunalsjef Plan og næring Rekruttering og tilsetting av kommunalsjefer vil skje i løpet av våren I tillegg har kommunestyret bevilget midler til en controller som vil plasseres under Stab og støtte. Disse grepene er gjort for å få en mer helhetlig styring og ledelse (politisk og administrativ) innenfor de forskjellige sektorene. Disse endringene vil i seg selv kreve en del ressurser før de får full effekt. Det vil ta noe tid før kommunalsjefene får nødvendig innsikt og kunnskap om organisasjonen og tjenesteproduksjonen. Som et tiltak for å redusere denne tiden ønsker Trysil kommune å hente inn eksterne ressurser som kan bistå kommunalsjefene med innhenting av informasjon om tjenesteproduksjon. Hensikten med eksterne ressurser er å få inn ekstern kompetanse som kan se på tjenesteproduksjonen/utøvingen i et faglig, nøytralt og objektivt perspektiv, og som kan bidra til en refleksjon blant ansatte over egen praksis i utøvelse av sine tjenester. En ekstern konsulent vil nødvendigvis ikke være nok, ettersom det her er snakk om mange forskjellige fagområder. Det vil være aktuelt å kjøpe tjenester fra andre kommuner som har 44

45 KOSTRA-tall som tilsier at de arbeider mer rasjonelt og effektivt, og tjenester fra andre kompetansemiljøer. Trysil kommune har en svært anstrengt økonomi og behov for en rask omstilling. Innføring av kommunalsjefer og controller er noen av de synlige tiltakene kommunen selv går inn med i dette arbeidet. Det er ønskelig med kroner i skjønnsmidler fra Fylkesmannen for å finansiere aktivitet/tiltak i analyse av selve tjenesteproduksjonen/utøvelsen basert på analyser i tidligere KOSTRA-analyser/rapporter. I denne rammen kan kommunen få tilgang på inntil 30 uker hvor ekstern kompetanse går inn i selve tjenesteproduksjonen for å analysere og gi direkte tilbakemelding på områder som kan effektiviseres og rasjonaliseres. 45

46 Trysil kommune Økonomiavdelingen Fylkesmannen i Hedmark Kommunalavdelingen Vår ref. 2011/ /2012 Att. Øystein Engen Deres ref. 12/605 ØE Postboks 4034 Arkiv Hamar Saksbehandler David Sande Direkte telefon Telefaks Dato Svar på/rapportering ordinært skjønnstilskudd fordeling av tilbakeholdt beløp Viser til brev av hvor Trysil kommune fikk melding om tildeling av skjønnsmidler til to prosjekter; Nærmere analyse av tjenesteproduksjon og elektronisk dokumentutveksling (SÅTEkommunene). I forhold til prosjektet med nærmere analyse av tjenesteproduksjonen vises det til notat som fulgte med søknaden datert Kommunalsjefer og controller ble ansatt på våren/sommeren 2012 og har nå tiltrådd sine stillinger. Kommunalsjefene har brukt høsten og budsjettarbeidet til å bli kjent med sine respektive organisasjoner og vil i løpet av første halvår 2013 gjennomføre nærmere analyse av tjenesteproduksjonen. Midlene er fordelt mellom sektorene og det er helse og omsorg som vil ha størst fokus, her er det avsatt kr ,- til analysearbeidet, Resterende midler vil bli brukt på de øvrige sektorene. Økonomi Det er ikke er påløpt utgifter til ekstern bistand i prosessen enda, og midlene vil bli avsatt til fond slik at de er disponible til formålet i Statusrapport prosjekt EDU elektronisk dokumentutveksling - i SÅTE Prosjektet har vist oss at det er potensiale til mer effektiv dokumentutveksling mellom oss kommuner og Fylkesmannen. Prosjektet ikke helt i mål og vi har ikke offisielt gått i drift med løsningen for alle fire SÅTE kommunene mot Fylkesmannen. Det er testet og overført dokumenter elektronisk, men det gjenstår dessverre fremdeles noen feilmeldinger. Det å være pilot forårsaker ofte at en må finne ut av uforutsette hendelser og feilmeldinger. Og det har vi opplevd i dette prosjektet. Det er flere parters programvare involvert og det var på forhånd ikke tilsvarende oppsett med fire samarbeidskommuner på dette, så vi har gjennom prosjektet måtte finne veien i samarbeid mellom partene. Ikke minst å finne ut av hvilke versjoner av programvaren som er den vi trenger. Fylkesmannen måtte f.eks gjøre en større oppgradering av sitt sakssystem. Flere oppgraderinger og oppdateringer har vært nødvendig gjennom Postadresse: Postboks 200, 2421 Trysil E-post: postmottak@trysil.kommune.no Giro: Telefon: Org.nr: MVA 46

47 prosjektperioden, alle av dem har fjernet noen feilmeldinger og vi står nå kun igjen med noen få. Vi ønsker å sikre kvaliteten og stabiliteten noe mer før vi går i permanent drift. Økonomi Tildelte midler i prosjektet er gått til det de er planlagt til, slik som kjøp av programvare og konsulenttimer, arbeidsmøter, feilsøking og testing, samt prosjektledelse. Det er lagt inn flere timer i SÅTE samarbeidet enn estimert i søknaden, slik er det ofte å være pilot. Spesielt gjelder det gjennomgang av oppsett, samt test og feilsøking. Status for prosjektet er at vi er nesten i mål og vi gleder oss til driftsetting. Spørsmål vedr. SÅTE-prosjektet stilles Prosjekt og fagleder i SÅTE Connie Bjørseth, tlf og e-post connie.bjorseth@asp-hedmark.no. Øvrige spørsmål kan sendes til undertegnede. Med hilsen David Sande Økonomisjef Dette brevet er elektronisk godkjent og sendes derfor uten signatur. Evt. svar på dette brevet bes sendt postmottak@trysil.kommune.no merket 2011/2177. Intern kopi til: Connie Bjørseth Kristian Trengereid Jo Stuan Trygve Øverby Bjørn Myhre 47

48 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 29380/2017 Arkiv: 082 Vår saksbehandler: Grete Myrvold Rydje Regulativ for godtgjørelse til folkevalgte 2018 Saksnr Utvalg Møtedato 17/60 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Godtgjørelse til folkevalgte kommunestyrets vedtak Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: Regulativ for godtgjørelse til folkevalgte beholdes uendret i Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 48

49 Bakgrunn Regulativ for godtgjørelse til folkevalgte ble sist revidert av kommunestyret Vurdering Rådmannen ser ingen forhold som gir grunn til å endre regulativet nå. Konklusjon Regulativ for godtgjørelse til folkevalgte beholdes uendret i

50 REGULATIV FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE I TRYSIL KOMMUNE 50

51 2 Vedtatt av Trysil kommunestyre den , sak 08/13 Endringsprotokoll: Endret av: Saksnr dato: Trysil kommunestyre PS 12/ Trysil kommunestyre PS 13/ Trysil kommunestyre PS 15/ Trysil kommunestyre PS 16/ Trysil kommunestyre PS 16/

52 3 Innholdsfortegnelse 1. Ordførers godtgjørelse Varaordførers godtgjørelse Formannskapets godtgjørelse Hovedutvalgenes godtgjørelse Kommunestyrets godtgjørelse Kontrollutvalgets godtgjørelse Stemmestyrenes godtgjørelse Andre utvalgs godtgjørelse Frikjøp Dekning av tapt arbeidsfortjeneste Merutgifter/omsorgsarbeid Kjøre-/skyssgodtgjørelse Kostgodtgjørelse nattillegg Etterlønn ordfører Tilskudd til partiene Kompetanseutvikling Ikrafttredelse Justering av regulativet

53 4 1. Ordførers godtgjørelse Trysil kommune skal ha ordfører på heltid. Ordførerens godtgjørelse settes til 90 % av stortingsrepresentantenes godtgjørelse og justeres fra den dato Stortinget bestemmer at ny godtgjørelse for stortingsrepresentantene skal gjelde. I tillegg får ordfører dekket tjenestetelefon. 2. Varaordførers godtgjørelse Trysil skal ha varaordfører i 40 % stilling med kontor i rådhuset. Utgangspunktet for varaordførers godtgjørelse er 80 % av ordførerens godtgjørelse. Inkludert i stillingen er funksjonene som varaordfører i formannskap og kommunestyre og stedfortreder for ordfører samt eventuelle andre verv i hovedutvalg og/eller andre råd, styrer, utvalg og nemnder som utløser godtgjørelse i henhold til Regulativ for godtgjørelse til folkevalgte i Trysil kommune. Varaordførers godtgjørelse justeres samtidig med ordførers godtgjørelse. 3. Formannskapets godtgjørelse Faste formannskapsmedlemmer og varamedlemmer får kroner per møte de deltar i. Telefon- og datagodtgjørelse er inkludert i godtgjørelsen. Varamedlemmer som kun møter i deler av møtet, f eks ved inhabilitet, godtgjøres med 100 kroner per påbegynte time. 4. Hovedutvalgenes godtgjørelse Med hovedutvalg menes: - Hovedutvalg for helse og omsorg - Hovedutvalg for forvaltning og teknisk drift - Hovedutvalg for oppvekst og kultur Utvalgsleder får kroner per møte han/hun deltar i. Utvalgsmedlemmer og varamedlemmer får kroner per møte de deltar i. Varamedlemmer som kun møter i deler av møtet, f eks ved inhabilitet, godtgjøres med 100 kroner per påbegynte time. 5. Kommunestyrets godtgjørelse Kommunestyremedlemmer får kroner per kommunestyremøte de deltar i. Møtende varamedlemmer i kommunestyret får kroner per møte. Varamedlemmer som kun møter i deler av møtet, f eks ved inhabilitet, godtgjøres med 100 kroner per påbegynte time. 6. Kontrollutvalgets godtgjørelse Leder for kontrollutvalget får godtgjørelse tilsvarende leder for hovedutvalg. Utvalgsmedlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget får godtgjørelse tilsvarende medlemmer og varamedlemmer i hovedutvalgene. 7. Stemmestyrenes godtgjørelse Ved oppmøte på valgdagen får stemmestyrenes medlemmer samme møtegodtgjørelse som kommunestyrets medlemmer. Stemmestyrets leder får dobbel møtegodtgjørelse valgdagen (mandag). Både medlemmer og leder får dobbel møtegodtgjørelse for oppmøte på søndagsvalg. På møter med kommunens valggruppe får stemmestyrene 100 kr per påbegynte time per møte. Evt dokumentert tapt arbeidsfortjeneste, jf pkt 10, kommer i tillegg. 53

54 5 8. Andre utvalgs godtgjørelse Trysil kommunes oppnevnte representanter i fond, legater, stiftelser og IKS forutsettes godtgjort og dekket gjennom den enkelte organisasjons reglement. Kommunalt ansatte eller politikere som er valgt i kraft av sin stilling eller verv oppebærer ikke møtegodtgjørelse fra kommunen i slike sammenhenger. Ledere av øvrige utvalg får en godtgjørelse på kr per møte. Medlemmer og møtende varamedlemmer i øvrige utvalg får en godtgjørelse på 500 kr per møte. Øvrige utvalg gjelder: - Eldreråd - Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne - Takstnemnd for eiendomsskatt - Overtakstnemnd for eiendomsskatt - Heimevernsnemnda - Samarbeidsutvalg i skoler og barnehager - Øvrige politisk oppnevnte utvalg 9. Frikjøp Folkevalgte kan etter eventuell søknad frikjøpes hos vedkommendes arbeidsgiver for inntil et beløp som tilsvarer kommunens utgifter til fast godtgjørelse til den folkevalgte. Folkevalgte som får godtgjør, har ikke rett på feriepenger. Dette innebærer at ordfører og andre frikjøpte ombud som får godtgjør, får årsgodtgjørelsen fordelt i 12 like månedlige utbetalinger Skal folkevalgte få feriepenger på linje med tilsatte, må kommunestyret fatte særskilt vedtak om dette. 10. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste Legitimerte krav dekkes med inntil 400 kr per time, maks 7,5 timer per dag. Medgått reisetid mellom hjemsted og møtested kan regnes inn i timene det kreves tapt arbeidsfortjeneste for. For arbeidstakere skal tap legitimeres med attest fra arbeidsgiver. For selvstendig næringsdrivende regnes legitimert tap i inntekt ut fra pensjonsgivende inntekt basert på siste års likning. Dokumentasjon fra regnskapsfører, revisor eller tilsvarende for faktisk tap i arbeidsinntekt i det konkrete møtet, vil også godkjennes. (Timesats = pensjonsgivende inntekt/1950 timer.) Dokumentasjon sendes til og godkjennes av rådmannen en gang per år. Justering av satser skjer med virkning fra den datoen dokumentasjonen er mottatt av rådmannen. Ulegitimerte krav dekkes med 100 kroner per time og maks 750 kroner per dag. 11. Merutgifter/omsorgsarbeid Legitimerte krav dekkes fullt ut. Ulegitimerte krav dekkes med inntil 35 kr per møtetime. Legitimerte krav for dekning av ledsagerkostnader for funksjonshemmede dekkes fullt ut. 54

55 6 12. Kjøre-/skyssgodtgjørelse Skyssutgifter mellom hjemsted og møtested utover 4 km en veg dekkes slik: - Egen bil etter Statens regulativ - Passasjertillegg etter Statens regulativ. Alle andre reiseutgifter må legitimeres med bilag. Folkevalgte som må reise fra arbeids- eller studiested får dekket reiseutgifter etter samme regler som nevnt ovenfor. Det forutsettes at møtedeltakerne samordner skyss til møtene så langt det lar seg gjøre. 13. Kostgodtgjørelse nattillegg Det gis ikke kostgodtgjørelse for deltakelse i møter, seminarer eller andre sammenkomster som arrangeres innenfor kommunegrensen. For deltakelse i møter, konferanser eller seminarer utenfor kommunegrensen dekkes kost og overnatting etter Statens regulativ. 14. Etterlønn ordfører Ordfører mottar etterlønn i 1½ måned dersom vedkommende har en jobb å gå tilbake til etter endt tjeneste, og i 3 måneder dersom vedkommende ikke har en jobb å gå tilbake til. 15. Tilskudd til partiene Samlet partistøtte er 16 % av ordførerens godtgjørelse fordelt slik: - Grunnstøtte per parti: 1/10 av partistøtten fordelt på partier representert i kommunestyret. - Støtte per kommunestyremedlem per 1. januar i tildelingsåret: 9/10 av partistøtten fordelt på antall representanter i kommunestyret. 16. Kompetanseutvikling Det avsettes kroner per år til kommunestyrets medlemmer for kompetanseutvikling (deltakelse på kurs, konferanser og liknende). Midlene utdeles til kompetanseutvikling med et maksimalt årlig beløp på per kommunestyrerepresentant. Midlene disponeres av ordfører. 17. Ikrafttredelse Regulativet gjøres gjeldende fra Justering av regulativet Satsene justeres 1.1. hvert år i tråd med kommunestyrets budsjettvedtak. 55

56 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 29379/2017 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Grete Myrvold Rydje Møteplan for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg 2018 Saksnr Utvalg Møtedato 17/61 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: Møteplan for hovedutvalg, formannskap og kommunestyre 2017: Utvalg/ Oppvekst og Forvaltning og Helse og Formannskap Kommunestyre Måned kultur teknisk drift omsorg Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 13. Alle møter begynner kl. 9. Kommunestyresalen er fast møterom. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 56

57 Bakgrunn I fjor ble møteplanen sendt rett til kommunestyret. Det endte med at man bare klarte å vedta møteplanen for første halvår. Rådmannen velger derfor å fremme saken også for formannskapet i år slik at ev. usikkerheter og ønsker om endringer kommer på bordet før kommunestyrets sluttbehandling. Vurdering Rådmannen foreslår at møteplanen bygges på cirka samme lest som i fjor, hvilket betyr: Antall møter som i 2017 Hovedutvalgsmøtene legges til samme uke de månedene alle skal ha møter; oppvekst og kultur på tirsdag, forvaltning og teknisk drift på onsdag og helse og omsorg på torsdag. Første hovedutvalgsmøte på høsten må ikke komme for nær sommerferien. Det skal være minst 14 dager mellom formannskap og kommunestyre som har tirsdag som møtedag unntatt julemøtet som legges til torsdag i uke 50. Ingen møter berammes i skolens vinterferie, påskeferie og høstferie eller i første uka i elgjakta. I 2018 er vinterferien i uke 8 ( februar), påskeferien i uke 13 (26. mars-2. april), Kristi Himmelfartsdag er 10. mai, 17. mai er på en torsdag, 2. pinsedag er 21. mai. Siste skoledag er 22. juni. Elgjakta starter tirsdag 25. september i uke 39. Første elgjaktuke varer følgelig til og med mandag 1. oktober i uke 40. Skoleruta 2018/2019 er ikke klar, men rådmannen går ut fra at første skoledag er mandag 20. august og at høstferien kommer i uke 41 ( oktober) som vanlig. Konklusjon Møteplan for hovedutvalg, formannskap og kommunestyre 2017: Utvalg/ Oppvekst og Forvaltning og Helse og Formannskap Kommunestyre Måned kultur teknisk drift omsorg Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 13. Alle møter begynner kl. 9. Kommunestyresalen er fast møterom. 57

58 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 29199/2017 Arkiv: 232 Vår saksbehandler: Ella Moren Eiendomsskatt skattegrunnlag og skattesats Saksnr Utvalg Møtedato 17/62 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Lov om eigedomsskatt i kommunane 2 Eiendommer med fritak 2017 Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: 1. I hht eiendomsskattelovens 2 og 3 skrives det ut eiendomsskatt på faste eiendommer i hele kommunen for skatteåret Skattesats på 7 videreføres i Skattegrunnlaget økes med 10 % i henhold til budsjettframlegget for 2018 som viser til økonomiplan Eiendomsskatten kreves inn i 2 terminer. 5. Eiendommer med fritak etter eiendomsskattelovens 5 og 7 punkt a) og b) godkjennes. 6. Trysil kommune legger opp til en kontortaksering Det legges videre opp til en full taksering med gjennomføring i løpet av Ny taksering skal finne en fullverdig og rettferdig taksering for eiendomsskatt og vil være gjeldende fra Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 58

59 Bakgrunn Utskriving av eiendomsskatt er hjemlet i Lov om eigedomsskatt i kommunane (Esl) av nr 29. Trysil kommune har fra og med 2007 skrevet ut eiendomsskatt for alle eiendommer i hht ESL 2 og 3. Vurdering Kommunestyrets årlige vedtak om eiendomsskatt Kommunestyret skal hvert år vedta satser og regler for eiendomsskatt for neste år jf Esl 10. Skattesatsen skal være fra 2 til 7 av takstgrunnlaget, jf Esl 13. Skattesatsen i Trysil kommune har fra 2014 vært 7 i hht vedtak i kommunestyret Takstgrunnlag for beregnet skatt skal for bolig, fritidsbolig og våningshus (landbrukseiendom) bestemmes etter m 2 -pris, bygningsstandard og beliggenhet (sone) i kommunen. For bolig, fritidsbolig og våningshus er m 2 -pris i 2017 kr Garasje, uthus og anneks beskattes med 25 % av beløpet, dvs kr pr m 2. Næring og verk/bruk beskattes etter kapitalisering av antatt leiepris eller substansverdi som består av anskaffelseskost minus slit og elde. Tomter er ikke beskattet, selv om Esl gir anledning til det. Offentliggjøring og innkreving av eiendomsskatten Skattelistene legges ut elektronisk til offentlig ettersyn på kommunens hjemmeside og papir ved servicetorget 3 uker fra 1. mars hvert år. Eiendomsskatten faktureres i to terminer pr år. 1. termin med forfall i mars og 2. termin med forfall i oktober. Krav om innbetaling for eiendomsskatt og vann/avløp sendes på felles faktura. For 2017 er det fakturert inntekt fra eiendomsskatt med ca 29 mill. Pr november 2017 er det ca skattepliktige eiendommer i kommunen. Disse fordeler seg på boliger (2.326), fritidsboliger (6.261), landbruk (1.310), næring (227) verk/bruk (32). Det forventes ca 80 nye skatteobjekter i Verdsetting, omtaksering og kontorjustering Verdisetting og taksering/omtaksering dekkes av Esl 8 A-3 og 8 A-4. Takstgrunnlaget og skattebeløpene har økt over tid som følge av kommunestyrets vedtak om kontorjustering, Esl 8 A-4, i 2011 (8 %), 2015 (10 %) og 2016 (10 %). Alle økninger er beregnet ut fra opprinnelig m 2 -pris som i 2007 var kr for bolig/fritidsbolig/landbruk. I kommunestyrets vedtak i desember 2016 ble det vedtatt at kommunen skal foreta omtaksering av alle eiendommer i kommunen i Nytt takstgrunnlag skal danne grunnlaget for utskriving av eiendomsskatten i Det er i budsjettsammenheng lagt til grunn en ny kontorjustering med 10% gjeldende fra Omtaksering, eiendomsskatt 2018 Kommunestyrets vedtak i desember 2016 om ny taksering for alle eiendommer i Trysil er igangsatt. Eiendomsskattekontoret har sammen med Abakus AS utarbeidet anbudsdokument. Dokumentet er lagt ut på Doffin Finn A Abrahamsen er innleid som prosjektleder på kommunens vegne. Han har gjort et grundig arbeid med forberedelser slik at takseringen kan starte så snart vi har avtale med det/de firma/firmaer vi mener er best egnet til vårt formål. Etter råd fra Abakus AS ble det valgt å bruke formen «anbudsforespørsel med forhandlinger», for å sikre at vi velger tilbyder med rett kompetanse. På grunn av formen er det krav om at forespørselen må ligge ute et visst antall uker, og at forespørselen må legges ut i to trinn, kvalifisering og tilbud. 59

60 Frist for å levere svar på kvalifikasjonsgrunnlaget er Deretter inviteres de best kvalifiserte tilbyderne til å gi sitt beste tilbud. Fristen for å gi tilbud er Etter forhandlinger velges den best egnede tilbyderen den Tilbyderne kan gi tilbud på taksering av boliger og næring eller en av delene. Vi kan derfor komme til å velge én eller to tilbydere. Etter en kort periode med prøvetaksering vil arbeidet være i gang i uke 9 i Takseringen skal være sluttført ved utgangen av september Konklusjon I hht eiendomsskattelovens 2 og 3 skrives det ut eiendomsskatt på faste eiendommer i hele kommunen for skatteåret Skattesats på 7 videreføres i Skattegrunnlaget økes med 10 % i henhold til budsjettframlegget for 2018 som viser til økonomiplan Eiendomsskatten kreves inn i 2 terminer. Eiendommer med fritak etter eiendomsskattelovens 5 og 7 punkt a) og b) godkjennes. Trysil kommune legger opp til en kontortaksering Det legges videre opp til en full taksering med gjennomføring i løpet av Ny taksering skal finne en fullverdig og rettferdig taksering for eiendomsskatt og vil være gjeldende fra

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69