KS-pilot Intern kontroll 21 Mars 2018

Transkript

1 KS-pilot Intern kontroll 21 Mars 2018 Foto Ole Jacob Reichelt

2

3 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll Internkontrollen må ses i sammenheng med kvalitet i tjenester, effektiv ressursbruk og god folkevalgt styring (tilråding 12) Kommunene må gjøre seg opp en mening om hvilken tenkning som skal legges til grunn for internkontrollen (tilråding 13)

4

5 Kommuner: Bærum, Drammen, Haram, Haugesund, Hå, Lillehammer, Oppegård, Os og Fusa, Rakkestad, Sarpsborg og Ålesund Forbedret egenkontroll arbeid kommunevis og på tvers Hvor er vi? Helheten Hvor vil vi, og hvordan gjør vi det? Gjennomføring Hvordan sikre oppfølging kontinuitet? Hvor er vi nå? Veien videre! MÅL Helsfyr, Oslo

6 Intensjonen med nettverket Vite hvilken kvalitet vi leverer og hvor risikoene er Skape bedre sammenheng og forståelse i organisasjonen Skape bedre kvalitet i tjenestene

7 Ønsket uttbytte for nettverksarbeidet En mer systematisk og velfungerende egenkontroll Nye arbeidsformer som fremmer forbedringsarbeid

8 KS krav til nettverkkommunene Initiert av rådmann og ordfører Felles utgangspunkt Psykiatri og rus Aktivt arbeid mellom samlingene Følgeforskning Brukes som implementering i øvrig virksomhet

9 KS PILOTNETTVERK 2017/2018 Egenkontroll og tilsyn Lillehammer

10

11 TJENESTEOMRÅDE PSYKISK HELSEARBEID OG RUSOMSORG Psykisk helse- og rusproblemer er en av de største levekårsutfordringene i samfunnet, og er en sentral årsak til sosial ulikhet. Tjenesteområdet yter individuelle og gruppebaserte tjenester til mennesker med alt fra lettere til sammensatte, psykiske- og/eller rusproblemer. Tjenesteområdet har også et eget dagtilbud og sysselsettingstilbud for målgruppen. Siden etableringen av tjenesteområdet i 2013 har det skjedd store endringer i forventninger til tjenesteleveranse og bredde i tjenestetilbudet. Det har blitt etablert nye oppfølgingstiltak, nye botiltak, og utvidet åpningstid i deler av tjenesten. Det er betydelig økning i antall henvendelser, behov for oppfølgingstjenester og økt aktivitets- og sysselsettingstilbud. Det er sentrale føringer knyttet til bruken av FIT, brukermedvirkning generelt og opptrappingsplanen for rusfeltet, samt egne planer som skal kvalitetssikre tjenesten. Tjenesteområdet har ansvar for interkommunalt samarbeid. Dette er en avtale mellom kommunene Lillehammer, Øyer, Gausdal og Ringebu. Det sees på hva slags tilbud det er hensiktsmessig og faglig riktig å tilby som felles tilbud. I samarbeid med Øyer, Gausdal og Ringebu gir tjenesteområdet ulike kurstilbud og vil også i 2018 utrede en modell (FACT)for oppfølging av målgruppen med kompliserte og sammensatte lidelser.

12 TILSYN I EGEN ORGANISASJON Rammer Gjennomføring 4 samlinger med KS i perioden juni 2017 februar Faste deltakere som er dedikert til arbeidet. Aktivt arbeid i mellom samlingene. Opprettet en arbeidsgruppe som skulle drifte prosjektet med forankring i en Styringsgruppe. Veiledning fra andre ansatte i kommunen med kompetanse på egenkontroll og tilsyn. Kontinuerlig dokumentasjon rundt arbeidet både fra samlinger og arbeidet i mellom. Tilsyn i egen organisasjon Med egne ansatte som skulle gjennomføre tilsyn i egen bedrift. Fremdriftsplan for hele prosessen. Nøye planlegging ned på detaljnivå. Forankring i hele tjenesteområde; ledermøter, teammøter, fagdager. Kontinuerlig veiledning fra kvalitetssjef i kommunen innhente og overføre kompetanse. ISO modellen Tilsynsfører og Revisorer Ekstern Revisor fra nabo kommune. Bestilling fra TO leder og avdelingsleder genuint ønske om endring, vet hvor skoen trykker. Tilsyn med Rustjenesten Åpningsmøte, Intervjuer (6 stk. ledere/ansatte) Sluttmøte. Funn og avvik basert på intervjuer og mottatt dokumentasjon fra avdelingen. Rapport gis tilbake til «Bestiller» lukkeplan.

13 Tilsynsprosess Avvik: 72% av pasientgrunnlaget har ikke en individuell plan. 7 av 10 tilfeldig utvalgte har heller ikke mottatt tilbudet om individuell plan. 8. Avslutning 1. Avklaring 2. Bestilling Benytter pasientene i Rustjenesten seg av individuell plan? Og fremkommer pasientens mål i planen for å sikre brukermedvirkning? 7. Rapport 3. Oppstart Avvik: Pasientens mål fremkommer kun delvis og brukermedvirkning er ikke tilstrekkelig ivaretatt. 6. Evaluering 4. Gjennomgang Varsel om tilsyn sendes Rustjenesten 5. Tilsynsdagen Åpningsmøte Intervjuer - Sluttmøte Rustjenesten oppfyller ikke de krav som foreligger i lovverk og føringer vedrørende individuell plan

14 TILSYN I EGEN ORGANISASJON Resultat Suksessfaktorer Positive tilbakemeldinger fra alle deltakere. Økt forståelse, kompetanse på kvalitetstenkning. Formidlet arbeidet ut til Regionen ved en ekstern revisor som ønsket å følge arbeidet videre. Oversikt over avvik og funn i egen avdeling vet hva vi må endre. forplikter. Bevissthet på områder som ikke fungerer optimalt. Verktøy til å styre tjenesten i riktig retning og øke kvaliteten på det vi leverer. Sette inn i system; 2 tilsyn pr år i forskjellige avdelinger som skal undersøke risikoutsatte områder. Utarbeidet en tilsynsmal som kan overføres til andre deler av kommunen. Fokus på kvalitet har resultert i en tjenestemal gir mer målretta og strukturerte tjenester innad i Tjenesteområde psykisk helse og rus. Dedikerte personer som skal gjennomføre arbeidet. Imøtekommende og positive kolleger. ufarliggjøre tilsynet ved mye informasjon Endringsfokus og endringsvilje innad i organisasjonen. Evne og mulighet til å prioritere, sette av tid. Tørre å bli blottlagt og sett i kortene Arbeidet må være ryddig og formelt. God forankring både oppover og nedover i systemet.

15 Hva skal vi bruke dette til?

16 Hva videre? Følge opp arbeidet i tjenesteområdet Høste erfaring fra de andre kommunene (f.eks Ålesund, Pasientforløp) Spre innhold/erfaring i organisasjonen. Motivere Søkelys på egen kontroll Kopiere KS opplegget i egen organisasjon. Dialog med tilsynsmyndigheter Nytte framfor plikt