Protokoll frå styremøte

Transkript

1 Protokoll frå styremøte Protokoll frå styremøte i Falkeid Idrettslag Møtenummer: 5/2017 Dato: Klokka: Stad: Troppene Til stede: Gro Sørensen, Anne Lise Waage, Bjørnar Måleng, Tom Inge Håland og Mikael Benjamin Myklebust. Andre til stede: Narve Susort til Sak 3 Status Falkeidhallen AS Asbjørn Bakken og Einar Magne Storhaug til Sak 7 Meny Aksdal Løpet Forfall: Ingen. Sakliste Sak 1 Godkjenning av protokoll frå førre styremøte Bakgrunn: Protokoll frå førre hovudstyremøte vart sendt ut ved innkallinga, samt førre møteprotokoll frå møtet mellom hovudstyret og hallkommieen. Ingen merknader har kome inn. Vedtak: Protokollen godkjennast. Sak 2 Økonomisk oversikt pr. 31. oktober 2017 Bakgrunn: Med fersk rapportar frå regnskapsførar, syner at det no er god kontroll på alle grupper. Vi byrjar sjå framover mot Forslag til vedtak: Styret har følgt med på rapportane heile året. Tala syner at det er kontroll på økonomien for Aksjon: Dagleg leiar sender ut budsjett for 2018, med resultata frå dei 2 siste åra, samt budsjett for 2017, resultat pr. 31 okt , og siste ei blank kolonne for 2018 som gruppene skal setje opp budsjettforslag i. Gruppene redgjer i korte trekk budsjettforslaget sitt. Frist for innsending av budsjettforslaget er 10 desember. Sak 3 Status Falkeidhallen AS Bakgrunn: 2014: Ekstraordinært årsmøte gav Hovudstyret fullmakt til å starte samtale med kommunen om framtidig hall på Troppene, kostnadsramme 15 mill. 2016: Ekstraordinært årsmøte den gav hovudstyret fullmakt til å starte arbeid med ny reguleringsplan for området Troppene, samt fullmakt til å starte bygging av fleirbrukshall med kostnadsramme på 21 millionar (med ei tredelt finansiering, Falkeid IL, Tysvær Kommune og

2 Tippemiddel). Det same ekstraordinære årsmøtet vedtok at netto driftskostnadar på hallen ikkje bør overskride kroner. 2017: Reguleringsplanen for Troppene vart godkjent av Kommunestyret 26 september. Falkeidhallen AS vart oppretta 4 oktober. Aksjekapital overført 11 oktober. Status finansiering: Falkeid IL, finansieringsmøte med Haugesund Sparebank gjennomført, ventar på klarsignal. Tippemiddelsøknad må inn innan november, Ingeborg og Turid er på ballen. Tysvær Kommune har lagt Falkeidhallen inn i budsjettet for 2018 Idrettsfunskjonell førehandsgodkjenning er sendt inn. Ref. møtet mellom hallkomiteen og hovudstyret den 3.oktober 2017 (som ligg ved innkallinga), må hovudstyret også ta stilling til følgande: Hallkomiteen har gjort dette sidan sist: - Entrepriseform, delt entrepriseform - Teikningar og romløysing er ferdig, utført avvikanes og Bungum - Firesafe er hyra inn til all brannteknisk prosjektering Aksjonar: Hovudstyret må ta stilling til: - Samansetning av byggekomité på bakgrunn av innstilling frå komiteen - Dagleg leiar disponering av tid/ressursar Falkeid IL vs. Falkeidhallen AS - Må opprette rekneskap for Falkeidhallen AS - Marknads- og søknadsgruppe opprettast. 3 stk. + DL. Innspel til kandidatar sendast inn til hovudstyret og Narve innan 22 november, dialog og oppretting av marknads- og søknadsgruppe må skje innan 6 desember. -Vedr. parkeringsplassen, jobbast det med å få kommunen til å få gjort dette Sak 4 VippsGO Bakgrunn: Etter å ha kome i gang med VippsGO, og sett korleis dette fungerer i praksis, så har eg sett på rapportane at det er ulike måtar folk brukar det (både dei som står i Kiosk, og dei som har betalt). Her er fordelar og ulemper med løysingane. -Ved bruk av Menyane i «Falkeidkiosken» og «Falkeidbutikken», veljer man produkta man ønskjer å kjøpe (ein kaffi, ei pølse og ein juice). Fordelar med dette er at det er lett for kunden å trykke på plussteiknet bak kvart ønska produkt, det er visuelt kva som er i butikken, og man kjøper enkelt fleire av same produkt ved å trykke fleire gangar ved kjøp av fleire av same produkt. Og ikkje minst, alt er klart og betalt når dei kjem i kassen, då er det berre for dei i kiosken å «sjekke ut» varene med ei tosifra kode. Ulempa, er at det er dyrare enn den andre mogelege løysinga, ved bruk av meny, betalar vi 2,25% gebyr på kjøpesum. Eks. ved sal på ,-, betalar vi 1125,- i gebyr til Vipps. (talet er 1/3 av budsjettert Kioskinntekter for 2017, dette fordi Vipps er 1 av 3 mogelege måtar å betale i våre kioskar) -Den andre løysinga er sjølv å rekne ut sjølv kor masse du handlar for, eller at dei i kiosken gjer det (slik som ved kontant og kortbetaling), og så tastar kunden inn beløpet og betaler. Fordelar, det er færre trykk før du er ferdig, det liknar i større grad på løysinga for Vennebetaling, noko som gjer at fleire kjenner til korleis det fungerer. Og det er rimeligare gebyr for denne løysinga, 1,75% av kjøpesum. Ved sal på ,- vil vi betale 875,- (altså

3 250 kroner mindre enn med den andre løysinga). Ulemper er at det ikkje er betalt når kunden kjem i kassa, og at beløpet må reknast ut, og dette kan medføre feil og tek lenger tid. Kioskpersonell får heller ikkje mogeligheit til å fysisk «sjekke ut» varene, og såleis «mistar kontrollen». Vedtak: Til dagleg, utan stor trafikk, tastar kundar inn beløp sjølve, og unngår menyen. På store tilstellingar som Kårstø Cup, Steinsvikrittet mm., så nyttar vi oss av menyen i Falkeidkiosken et. Dette fordi det er meir effektivt, og kioskpersonell kan ta unna fleire, raskare. Sak 5 Varslingsplan Etter den stygge ulykka hos Stegaberg for eit par veker sidan, er det kome innspel på om det finnes varslingsplan for Falkeid IL. Svaret er at det er ein på oppslagstavla ved inngangen oppe, men ingen anna plass, ei heller på nett. Viktige moment som må med: - Kva gjer ein ved alvorlege skade - Kven kontaktar man i tillegg til 113? - Kvar finn ein nøkkel til portane dersom vi må ha ambulanse inn på banen? - Kven skal vi henvise til dersom det blir nyheitsstoff Aksjon: Gro spørje røde kors om dei har enkle plakatar som syner kva vi skal gjere ved uhell/ulykker. Og korleis vi best mogeleg syner at vi har hjertestartar og kvar denne er. Gro lagar tiltaksplan, så spør vi Jan og Mona om den er ok. Mikael kjøper nøkkelskap som skal henge over hjartestartar i garderobane oppe, koden får alle trenarar og lagleiarar beskjed om å skrive på nøkkelbrikkebandet sitt. Mikael spør kommunen om å få ein ekstra nøkkel til port til grasbane og kunstgrasbane, nøkkelen er kunn til bruk ved akutt behov, og vert lagt i dette nøkkelskapet. Sak 6 Vervsfest Vervsfesten er ein årleg fest for frivillige i Falkeid IL. Dette er for å takk alle frivillige som har gjort ein formidabel jobb gjennom heile året. Aksjon: Vi arrangerer vervsfest den fredag 26 januar, frå klokka 19. Humor Bugge frå Finnøy, han er no booka Vi bestiller catering frå Meny Aksdal (Mikael fiksar). Alder 18 + og med følgje. Sak 7 Meny Aksdal Løpet Bakgrunn: Ferske tal frå regnskapsførar kjem til møtet, og vi kan på bakgrunn av dette ta ei evaluering på om Falkeid IL skal arrangere løpet også i Meny Aksdal vil avvente sponsormøtet med Falkeid IL, til vi har klargjort om vi vil forsette å arrangere løpet, eller ei. Vedtak: Det vart einstemmig vedteke at vi fortsett med Meny Aksdal Løpet i 2018.

4 I tillegg til Meny Aksdal Løpet, vart den lenge etterspurde arrangementskomiteen diskutert. Vedtak: Steinsvikritt- og Meny Aksdal løpskomiteen opprettast, og består av prosjektleiar HAW, Jostein Milje, Einar Magne Storhaug, Asbjørn Bakken, Mona Rokstad Håland og Anne Lise Waage. Sak 8 Sak frå handballgruppa Bakgrunn: Ingen saksdokument var sendt inn. Vedtak: Vi tek denne saken på neste møte. Sak 6 Eventuelt O-sak 1 Dagleg leiar har jobba sidan sist Medlemsservice, oppfølging av mann i arbeidstrening, økonomi. Sponsormøter og dialog/oppfølging av 4 nye sponsorar og 4 sponsorar med utgåande avtaler. Viktige moment frå Økonomikonferansen: Innspel på kva som må vere klart til møte med banken før lån (Eigar, budsjett, planer, kompetanse og erfaring, betjeningsevne). Vipps Faktura kan brukast ved fakturering av eigenandelar. Lønnsamheit kjenneteiknast med: kvalitet, dialog, samarbeid, gjennomføringsevne, bevisstheit om kva vi tenar pengar på og kva vi ikkje tenar på, kutt det som ikkje gjev noko attende til vårt føremål, men bruk meir tid på å auke inntektene, framfor å kutte i utgiftene. Omstilling og effektivisering av prosessar. Her er jo Klubbhandboka eit prakteksemplar, brukar vi den aktivt, brukar vi tida vår på vidareutvikling, snarare enn å finne ut av korleis ting fungerer. Kan ei omstrukturering av organisasjonen Falkeid IL, gjere at vi kan disponere resursane betre? Daglig leder samling med NFF: -Dommarhonorar, vi ligg likt med dei aller fleste på betaling av klubbdommarar på 5er (100,-), 7er (150,-) for alle i barnefotball. Men at vi ligg for lågt på ungdomsfotball (J13/G13 oppover), uansett om det er 7er, 9er eller 11er skal dommarane ha 400. Dette er gjeve beskjed om til fotballstyret. - Rekrutteringsansvarleg, dette har vi ikkje. Det bør vi ha for å fange opp nye kull og nye medlemmer. Det kan vi gjere gjennom ein rekrutteringsdag i fotball i april, og det same med handball i oktober, då kan vi nytte vår trenar og spelarutviklar som lagar opplegg, og brukar nokre trenarar på ulike stasjonar. Og med sosialt samvær på klubbhuset etterpå. Alle frå allidrett og open invitasjon til alle (nettside og FB), foreldre og barn. Så rekrutterer vi både foreldre og barn inn i FIL.

5 O-sak 2 Søkt lotteristiftelsen om lotteri til Julebasaren. O-sak 3 Purrerunde på alle som manglar Politiattest er utført, frist vart sett til 26 oktober. Mange har levert, nokre igjen. Ny purring går ut. O-sak 4 DL er borte tysdag 7 november. O-sak 5 Søkt Folkepulsen om pengar til Falkeid Aktivitetsfond, og søkt om tilsvarande beløp som i 2016 til Innebandyprosjektet «Fortsatt med». O-sak 6 Signert 2 nye sponsorar: -Falk Hageland Raglamyr har signert for 3 år ( ). Vi handlar hjå dei til gunstige prisar og dei sponsar oss. -Skilt Norovent AS har signert på løpande avtale f.o.m Skiltavtale og årleg serviceavtale. Reparerer i tillegg våre 2 ventilasjonsanlegg no. Re-signert avtale med utgåande aktørar: -Romseland og Kvam Oljeservice AS er no inne som Falk, ei auke frå O-sak 7 Søkt om midler til Falkeidhallen, frå Haugesund Sparebank sitt gåvefond. O-sak 8 Infinitum handterer pant frå «Pantebuå» vår, Mikael har bestilt naudsynt utstyr og vi er i gang. Vi merkar alle sekkar med vårt klistermerke, og bestiller henting via infinitum.no når det er fullt. Les meir under. Slik fungerer det Kunden leverer tomgodset og betjeningen sjekker pantemerke og at emballasjen er uskadd, før panten utbetales. Merk at butikken ikke får pant for bokser og flasker der strekkoden ikke kan leses, eller for emballasje som ikke har pantemerke. Tomgodset samles i sekker. Deretter forsegles sekkene, og merkes med egne etiketter fra Infinitum. Sekkene blir hentet av transportør, og er kostnadsfritt. Sekkene blir kjørt til et av Infinitums produksjonsanlegg. Her blir sekkens innhold talt opp. Det er på dette grunnlag butikken får oppgjør. Avregning og oppgjør Utbetaling vil skje etter at tomgodset er innkommet og informasjonen er bearbeidet hos Infinitum. Dette kan ta inntil to måneder. Er du tilknyttet en kjede, anbefaler vi at du tar kontakt med kjedekontoret for nærmere opplysninger om hvilke oppgjørsrutiner som gjelder for deg. Ved oppgjør får butikken en kreditnota, der det spesifiseres hvilke sekknumre kreditnotaen omfatter. Denne linjen kan se slik ut: 2090////785,789,

6 o Forklaring: 2090: Ved hvilket produksjonsanlegg sekken ble talt 785,789: Betyr sekk nummer 785 og : Betyr sekk nummer 796 til 817, altså 22 sekker Eksempelkreditnotaen inneholder altså ikke oppgjør for 4 sekker, men for 24 sekker. Bestilling av utstyr Utstyr som sekker, strips, kartonger o.l. kan enten bestilles hos kjeden du er tilknyttet, fra speditør, eller direkte via bestillingssiden. Fordeler med medlemskap Mottakene får utbetalt en håndteringsgodtgjørelse på 5 øre per boks og 10 øre per flaske, i tillegg til panten. Sekkene med tomgods hentes uten kostnad. Husk å fylle sekkene helt opp! Møteplan styret Innan utgangen av ovember med TKKK frå desember, budsjettmøte for 2018 med alle gruppeleiarane 13 desember, hovudsstyremøte Referent Mikael Benjamin Myklebust