Protokoll frå styremøte. Til stede: Arne Høyvik, Tom Inge Håland, Gro Sørensen, Odd Arne Hemmingstad og Bjørn Lindanger.

Transkript

1 Protokoll frå styremøte i Falkeid Idrettslag Møtenummer: 8/2016 Dato: Klokka: Stad: Troppene Protokoll frå styremøte Til stede: Arne Høyvik, Tom Inge Håland, Gro Sørensen, Odd Arne Hemmingstad og Bjørn Lindanger. Forfall: Maria Schille og Mikael Benjamin Myklebust Andre til stede: ingen Sakliste Sak 1 Godkjenning av protokoll frå førre styremøte Bakgrunn: Protokoll frå møtet 19 oktober. Ingen merknader har kome inn. Vedtak: Protokollen godkjennast. Sak 2 Mandat til planarbeid for ny kunstgrasbane Bakrgunn: Maria foreslår å gi Fotballstyret et mandat til å finne dedikerte folk for å jobbe videre med kunstgressbanen. Arb.oppgaver: Saksgang ift prioriteringer i kommunen. Viktig å komme inn på prioriteringslista på baner. Hallgruppa har ikke kapasitet til å gjøre begge deler og begge oppgaver bør jobbes med parallelt. Vedtak: Maria formidler dette til Elin, som tar det opp som en sak på fotballstyremøte. Sak 3 Vedr. personar som ikkje stiller på dugnad Et hjertesukk fra en trener i Falkeid, formidlet på mail til Elin: Bakgrunn: Hei! Nå før eg gir meg vil eg at Falkeid skal ta opp ein sak til,det gjelder elefanten i rommet som ingen vil snakke om,men eg vil.det går ut på at noen foreldre med foreldre fra et annet land(sikkert noen fra Norge og men ikkje på vårt lag) ikkje stiller opp på dugnad i det heile tatt,dei svarer ikkje på meldinger men på vanlige meldinger utenom dugnader svarer dei.eg var borti eit tilfelle der ein foresatt som var på FKH dugnad spurde ein av 1

2 lederene i Falkeid om at :dere ikkje kan tvinge oss til å gå på dugnad?svar då får du ta barna dine ut av idrettslaget.då er mitt spørsmål er det likt for alle dette?kan dere lage eit skriv til alle foreldre om at det forventes noe,eg meiner ikkje å stille opp på alt men om alle stiller på noe,så slepper dei som alltid må stille opp å bli utbrent.dette gjør og at ein blir lei av å vera lagleder når noen ikkje bryr seg. Maria har skrevet et svar til Elin, og skal muntlig snakke med vedkommende når hun treffer han neste gang. Vedtak: Dugnadsskrivet som ble utarbeidet ifjor ved sesongstart sendes ut på nytt. Hovedstyret vil be alle gruppestyrer om å være bevisste og legge vekt også på informasjon om viktigheten av dugnadsdeltakelse frå foreldre til utøverene i laget når vi har møter med trenere og oppmenn og foreldre. Sak 4 Trenere til G16 Elin og fotballstyret har lett lenge etter en G16trener, og har nå funnet to gutter som ønsker å trene de. Hun spør om Falkeid kan lønne disse, f.eks. å dekke kjøreutgifter inntil fordelt på de to i tillegg til at de får låne hver sin trenerjakke. Maria har svart at i utgangspunktet bør ikke Falkeid lønne aldersbestemte lag, da det fort vil føre til forholdvis store lønninger for klubben. Vi lønner dame-og herretrenerne totalt utgifter. Hvis vi en dag igjen starter med juniorlag, blir denne posten stor. Vedtak: Hovedstyret støtter opp om tidligare praksis i Falkeid og vil prinsippielt ikke støtte avlønning av trenere til aldersbestemte lag. Hovedstyret finn allikevel i dette spesielle tilfelle å kunne innrømme kjøreutgifter til kamper utenom Falkeidbanene etter kjøregodtgjørelse i felles bil, dvs. trenerene kjører felles til kamp. Styret finn også å kunne gi trenerene kvar sin trenerjakke som oppstartsbekledning, dette også i lys av at det jobbes med utredning av kostnad for laget dersom Falkeid IL gir trenerne til alle lag en trenerjakke (fotball) - eller annen trenerbekledning for andre grener. Sak 5 Dekke kjørekostnader for spillere på a-lagene Sak fra Fotballstyret: Vi i fotballen ser at vi kan være i ferd med å miste et par av våre nøkkelspillere på Damelag og A-Lag som er studenter/lærlinger pga at noen av de bor et stykke fra Troppene og har lang kjøring til og fra trening og kamper. Vi ønsker derfor å innføre en form for søknad der de få det gjelder kan søke Falkeid om å få dekket utgiftene de har på kjøring til og fra trening/kamp. Med en slik ordning vil vi kunne beholde spillere og kanskje rekruttere andre som tidligere har sagt nei pga at de ikke har mulighet til å være med. 2

3 Å dekke alle kjøre utgifter blir nok umulig men vi kan kanskje betale en tredjedel, sette et bestemt beløp pr mil eller pr dag de kjører? Håper dere kan komme med forslag. Vedtak: Hovedstyret kan ikkje dekke private utgifter til deltakelse på trening for utøvere på lagene våre. Sak 6 Julebasaren Hvordan ligger vi an, kontroll? På god veg. Har du Mikael bekreftelse fra alle at de har mottatt oversikten? Alle har kontroll på oppgåvene. Ang kakebaking: Kan Maria og Gro lage 5 hver/finne 10 stk totalt, og resten av hovedstyret komme med ei kake hver? Så fordeler vi belastningen litt. Vedtak: Daglig leder må sjekke ut oppgaver som står på listen med personnavn for prosjektet "Julemessen". Kaker er avklart med ansvarlige og baking blir fordelt ut. Hovedstyremedlem avventer avvik/hull for å kunne fordele oppgaver på hver enkelt den dagen. Sak 7 Status Verv 2017 Hovedstyret må finne en valgkomite. Oversikt over hvilke grupper som må suppleres til neste år: - Fotballstyret: Silje og Kjersti fortsetter, Geir Erik fortsetter kun hvis Elin fortsetter som leder. Hun selv er usikker, men kan vurdere ett år til om de får 2 personer ekstra inn i styret. 2-4 personer, alt avhengig av hva Elin bestemmer seg for. - Husstyret: Kjell Jostein og Janna er med 1 år til, Lena og Roald går ut. 2 stk mangler. - Sykkelstyret: Einar Magne sitter ett år til som leder, men vi bør tenke gjennom hva som skal prioriteres. Slik det er nå, har Einar Magne og Asbjørn svært liten tid til å skape interesse i sykkelgruppa. Her MÅ vi som hovedstyre ha en formening om sykkelgruppas prioriteringer. Har foreløpig ikke fått tilbakemelding fra han om hvem som sitter. I utgangspunktet er det kun Kristine som har dette året igjen. Det ble valgt inn 3 stk på forrige årsmøte. Håndballstyret: Gro går ut. Hun gir tilbakemelding på hvem som blir igjen i styret. I utgangspunktet er det 4 stk. som kun har dette året igjen. Innebandy: Stein Magnar sitter som leder. 3

4 Svømmegruppa: Johanna ønsker i utgangspunktet å være ferdig dette året, men må tenke på det. Det kan være en ide at de er to stk om det? Allidrett: Jeg har ikke spurt Ann Helen fordi sesongen akkurat er startet. Hovedstyret: Arne, Odd Arne og Bjørn går ut. Tom Inge og Gro sitter ett år til. Maria fortsetter med stor sannsynlighet ikke som leder. Usikkert om hun fortsetter i hovedstyret. Bjørn ønsker ikke å fortsette som FKH-ansvarlig. Vedtak: Hovedstyret gir gruppene ansvar for å komme med namn til nye medlemmer som kan kontaktes til verv i gruppene. Hovedstyret tenker ut kanditater til nye medlemmer i hovedstyret til neste møte i desember. Denne listen blir et utgangspunkt for å rekruttere nye hovedstyremedlemmer og supplering til nye medlemmer i gruppene. Å finne deltakere til et valgstyre ser vi på som vanskelig per i dag. Sak 8 Dekning av utgifter til spelarar på kretslag ol. Bakgrunn: Spm frå mor, skal FIL dekke utgifter til spelararar/foreldre til spelarar på kretslag ol? det er stort sett turer sørover. Vedtak: Hovedstyret dekker ikkje private utgifter til deltakelse på kretslag for utøverane. Sak 9: Eventuelt Arbeidsgiverspørsmål og medarbeidersamtaler ble diskutert. Orienteringssaker: O-sak 1 Narve og Maria har hatt et oppstartsmøte med kommunen 4.november. Vi håper å få området regulert før neste jul. Maria videresender referat når hun får det fra kommunen. O-sak 2 Dagleg leiar hovudsakleg jobba med sidan førre møte: Mykje tid har gått med til oppstart av Falkeid FFO; avtaler med 4 trenarar, politiattestar, kjøp ab nytt utstyr, besøk av avisa, deltalarlister, utarbeiding av prosedyre for bla. opptelling av deltakarara (ved oppstart, etter trening og ved henting), koordinering/registrering av betaling og samtykke til bileter, oppfølging trenarar og fordeldre, samt dokomentasjon av tiltaket til framtidig annonsering av Falkeid FFO. Sponsorlunsjar på Brasserie Brakstad, tre torsdagar, koordinering av kven kjem når, forberedelse, og formidling av informasjon til Bygdabladet og H-avis. 4

5 Planlegging og deltaking av fotballavsluttingar med innhenting av gevinstar, FKH-spelarar mm. O-sak 3 Vi fekk ein sjekk på kroner frå vår generalpartner Haugesund Sparebank på deiras Sponsortreff førre torsdag, dette fordi vi har profilert banken meget bra i året som har gått. O-sak 4 Partner Tonjer Skilt Vi har signert 3årig partneravtale med Tonjer Skilt, Dei skal profilerast med logo på treningsbuksa i klubbkolleksjonen frå Møteplan styret Møte 9/2016 Onsdag den heime hjå Maria. Referent Gro 5