STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: FREDAG 18. SEPTEMBER 2015 TID: KL. 09:00 STED: STJØRDAL RÅDHUS MØTEROM VÆRNES Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 028/15 Referatsaker 029/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 030/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 031/15 Vurdering av anførsler knyttet til Stjørdal museum KF - oppfølging av kommunestyrets sak 40/15 032/15 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 034/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 035/15 Evaluering av kontrollkomiteens virksomhet 036/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 037/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Eventuelt Sak 32/15 vil bli ettersendt. Steinkjer, Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf /

2 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 028/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 028/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet 1 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapsmøte 2 KomSek Trøndelag IKS Orientering om planlagt opplæring 3 Kommunal og moderniseringsdepartementet av kontrollutvalg Val av formannskap/fylkesutval, ordførar/fylkesordførar, varaordfører m.m. Vedlagt Vedlagt Ikke vedlagt 4 Regionrådet i Værnesregionen Møteprotokoll Ikke vedlagt 5 KomSek Trøndelag IKS Oppsummering etter felles møte for kontrollkomiteen og kontrollutvalgene i Værnesregionen Vedlagt 6 KomRev Trøndelag IKS Orientering til kontrollkomiteen i Stjørdal angående status for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Fides AS og SKU AS Vedlagt 7 Pårørendeforeningen Stjørdal Bo-senter Ang. kommunens forhold som utleier og driftsansvarlig ved Stjørdal Bosenter. Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16 Fra: Vegard Wist Sendt: 7. september :38 Til: Paul Ivar Stenstuen Kopi: Unni Romstad; Marit Aursjø Emne: Status forvaltningsrevisjoner Stjørdal Orientering til kontrollkomiteen i Stjørdal angående status for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Fides AS og SKU AS: SKU AS: Byggeprosjektet er nå gjennomført, og det virker som både kostnadsrammen (717 millioner) og tidsfristen (mai 2015) ble overholdt. Vi er i gang med å fullføre forvaltningsrevisjonsrapporten som fulgte byggeprosjektet, det gjenstår å ta et oppsummerende møte med SKU AS. Rapporten vil forhåpentligvis være klar for behandling i kontrollkomiteen i novembermøtet. Fides AS: Selskapskontrollen ble forespeilet ferdig til septembermøtet. Vi er i all hovedsak ferdig med både datainnsamling og rapportskriving, men vi venter på verifisering og tilsending av noen detaljer. Det er først og fremst administrasjonen i kommunen, ikke selskapet, som lar vente på seg. Rapporten vil derfor ikke bli lagt fram for kontrollkomiteen før i novembermøtet. Med vennlig hilsen Vegard Wist Forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Tlf

17 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 15/ OPPSUMMERING ETTER FELLES MØTE FOR KONTROLLKOMITEEN OG KONTROLLUTVALGENE I VÆRNESREGIONEN Sted: Stjørdal rådhus, møterom NAV Dato: 12. juni 2015, kl. 10:00-15:00 Fra kontrollkomiteen og kontrollutvalgene var følgende personer tilstede: Fra Stjørdal: Alf Kaspersen, Håvard Steen Moa, Elin Helene Friheim, Inger Johanne Overvik Uthus og Espen Teigen Fra Frosta: Jens Hagerup og Kari Berge Fra Malvik: Per Walseth Fra Meråker: Bjørn Magnus Madslangrud og Eva Lien Fra Selbu: Arnstein Trøite og Marit Stokke Fra Tydal: Toralf Øverås, Astrid Jensen og Kari Slungård Ellers møtte Arne Henrik Ulvin, Stjørdal Politikammer (sak 19/15) Sidsel Storvik Nilsen, Stjørdal kommune (sak 21/15) Roar Vikvang, NAV Værnes (sak 20/15) Petter Olden, NAV Værnes (sak 20/15) Sissel Overvik Holmberg, Stjørdal kommune (sak 22/15) Kristin Hognestad, Stjørdal kommune (sak 23/15) Gunbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 24/15) Gunn Havdal, Stjørdal kommune (sak 25/15) Ragnhild Wesche Kvål, Selbu kommune (sak 26/15) Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Marte Bjørnelv, Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Mali Kristin H. Østerås, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS

18 Bakgrunn for samlingen Det har i lengre tid vært et ønske om at kontroll og tilsynsarbeidet i Værnesregionen blir koordinert. Kontrollkomiteen i Stjørdal har derfor de 3 siste år invitert kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene til felles orienteringer knyttet til områder der Stjørdal kommune er vertskommune. Dette legger til rette for en effektiv utnyttelse av administrasjonens ressurser, samtidig sikrer en at kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner får den samme informasjon. Kostnadsutviklingen innenfor spesialundervisning og barnevern har over tid vært urovekkende. Regionrådet avga i sitt desember møte en tilrådning til kontrollkomiteen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten. På denne bakgrunn var temaet for denne samlingen det barne- og familierettede arbeid i Værnesregionen. Orienteringsprogrammet for samlingen var omfattende - men målrettet for å gi svar på hvilke utfordringer en har og hvor disse er, samt nødvendige tiltak. Program for samlingen 10:00-10:30 Orientering fra Politiet 10:30-11:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten 11:00-11:30 Orientering fra helsestasjon(ene) 11:30-12:00 Orientering fra enhet barn og ungdom 12:00-12:30 Lunsj 12:30-13:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning 13:00-13:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern 13:30-14:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn og unge" 14:00-14:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 14:30-15:00 Kaffe og diskusjon Kontrollkomiteen i Stjørdal behandlet i etterkant bl.a. sak vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til barnevern/barn- og familierettet arbeid - med utgangspunkt i de fremkomne opplysninger. Kontrollkomiteen gjorde for øvrig følgende vedtak: 1. «Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet.»

19 Oppsummering og sammenstilling av de gitte orienteringer Barneverntjenesten tilkjennega i likhet med de øvrige innledere en bevissthet om hva tjenesten selv kan og bør gjøre for å videreutvikle og forbedre det arbeid som gjøres. Slik en oppfattet det var det en samstemmighet om at utfordringene må møtes med bedre arbeid på systemnivå. Det må også formuleres klare målsettinger, som vil innebære krav om bedre sektorovergripende samarbeid og koordinering. Slik en oppfattet det var det også enighet om at det må utarbeides felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester. I dette ligger det også et behov for en gjennomgang av hvor ansvar og myndighet er plassert. Dette gjelder både oppover og nedover i linjen, men også på tvers av sektorgrensene. Aktørene må forpliktes i større grad enn i dag. Nedenstående figur ble benyttet for å illustrere de ulike tiltakenes plass i behovspyramiden: Det ble redegjort for at barnevernet har og må ha ansvaret i situasjoner hvor tvangstiltak etter barnevernsloven skal vurderes. De ulike aktørene vil i varierende grad virke på lavere nivå i behovspyramiden, og det ble understreket at fokuset i langt større grad må rettes mot de forebyggende og korrigerende tiltak (trinn 1 og 2). Dette for å motvirke behovet for langt mer kostbare barnevernstiltak i senere fase. Det er viktig å være oppmerksom på at det er straffbart å unnlate å gripe inn når et barn er i en prekær situasjon (omsorgssvikt, mobbing mv.) De presentasjonene som ble benyttet i forbindelse med de enkelte orienteringer følger som vedlegg. For ytterligere informasjon vises det til disse.

20 Oppsummering Det overgripende spørsmål synes derfor å være; skal vi rigge kommunene for omsorgsovertakelser, eller skal vi rigge kommunene slik at flest mulig av disse sakene kan unngås. På denne bakgrunn bør enhver stille seg spørsmålene: Hvilke målsettinger arbeider min kommune etter mht. det barne- og familierettede arbeid. I hvilken grad er min kommune rigget for å forebygge og for å korrigere en skjev utvikling hos barn og unge - slik at antallet saker hvor barnevernet må kobles inn kan reduseres. Felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester, herunder ansvarsavklaringer vil kunne bidra til økt likebehandling, bedre koordinerte tjenester og forbedret kostnadskontroll. Systemrettet arbeid bør opprioriteres. Dette utviklingsarbeidet vil for øvrig også ha betydning for bruken av spesialundervisning mv. Innlederne signaliserte tydelig at en har fokus på endrings- og utviklingsbehovet. Tiltak og endringer som krever politiske prioriteringer må - og vil etter det en forstår - bli lagt fram for politisk behandling fortløpende.

21 Fra: Kaspersen, Alf Sendt: 8. juli :36 Til: Paul Ivar Stenstuen Kopi: Bjørn Kristoffersen Emne: VS: Ang. brev Viser til mail fra Bjørn Kristoffersen styreleder pårørendeforeningen Stjørdal Bo-senter, som etterspør lovlighet ved og om kommunen har en forsvarlig forvaltningspraksis mot beboerne i bo-sentret på flere berørte områder. Ber om at dette settes opp som referatsak på neste møtet, med en diskusjon om videre saksbehandling av spørsmålene. Regner med at vi tar en forberedende drøfting av dette på vårt internmøte den 18 august. Alf Kaspersen Fra: Bjørn Kristoffersen [mailto:bjorn.m.kristoffersen@gmail.com] Sendt: 8. juli :09 Til: Kaspersen, Alf Emne: Re: Ang. brev Stjørdal Kommune Kontrollkomiteen v/komiteleder Alf Kaspersen Ang. kommunens forhold som utleier og driftsansvarlig ved Stjørdal Bosenter. Gjelder kommunale vedtak om leieforhold i forhold til brukernes rettigheter til informasjon, samt utgifter til mat, parkering og adgang til fellesstuer. I tillegg noen uklarheter i forhold til mulige bortfall av fremtidige rettigheter i eldreomsorgen. Kommunestyret med virkning fra og med 1. mai 2014 valgte på grunn av stram økonomi å legge ned bemanningen for helg- og helligdager på kantina, samt bebudet at det fra skal oppgradere kostabonnementet fra kr til kr Ber om at kontrollkomiteen er oss behjelpelig med å besvare noen spørsmål ved å tolke arkivsak 05/01573 vedrørende STJØRDAL BOSENTER HUSLEIETAKSTER. I tillegg Serviseerklæringen av ( ), leiekontrakt og VEDTAK OM KOSTABONNEMENT Reg. nr. 4810/2015. Spørsmål som ønskes besvart og fulgt opp i de tilfeller kommunen har begått feil. * Har kommunen rett til å benytte de (nå 10) ledige parkeringsplassene som pårørendeforeningen mener beboerne betaler driftsutgifter for, uten at brukerne får refundert utgifter. * Har kommunen rett til å benytte en fellesstue i 2. etasje til personalrom som pårørendeforeningen mener beboerne betaler driftsutgifter for, uten at brukerne får refundert utgifter. * Er det en riktig eller feil tolkning av serviceerklæring og leieavtale når kommunen i samband med salderingsdebatten 19. juni 2014 ovenfor beboerne uttalte at betjent kantine i helgene ikke var et lovpålagt tilbud. * Kan kommunen pålegge kostabonnentene å motta og betale for både middag og dessert og seriøst hevde at dette fra skal være å betrakte som en og samme bestilling. * Kan personale i likhet med at de i dag uten videre tar i bruk og benytter fellesstue og parkeringsplasser, også trekke dette litt lengre ved gebyrfritt å benytte seg av den maten som blir overflødig fra dagens levering fra Sentralkjøkkenet. * Kan mengde mat da for enkelte abonnenter reduseres til levering av halve porsjoner når det over tid viser seg at levering fra Storkjøkkenet er for stor.

22 Og har abonnenten i slike tilfeller krav på å kunne forhandle om å få redusert prisen på sitt abonnement, slik at den står i forhold til det reelle daglige forbruket. * Hvem har myndighet til å utarbeide serviceerklæringer. Og kan disse utarbeides uten samtykke med, eller at leietakere er representert eller informert. * Er det kommunen alene som uten videre i forhold til sin økonomi kan vedta at helge- og helligdagsdrift av bosenterkantinene innen sin kommune ikke er å betrakte som et lovpålagte tilbud. * Kommunen som utleier og plikter i forhold til informasjonsflyt etter vedtak som griper inn i leietakernes økonomi og sosiale hverdag. * Er ansettelse av aktivitør noe leietakerne kan kreve, eller er dette et ikke lovpålagt tilbud. * I hvor stor grad kan en kommune benytte seg av organisert bruk av frivillige for å imøtekomme innholdet i en leiekontrakt og en serviceerklæring. Stjørdal 8. juli Bjørn Kristoffersen Styreleder Pårørendeforeningen Stjørdal Bosenter Innherredsveien 53 d 7503 Stjørdal Tlf juli 2015 kl skrev Kaspersen, Alf <alf.kaspersen@forsvarsbygg.no>: Ja men det var ikke noe vedlegg med i mailen, da må du ha glemt det. For ingenting sto om saken i mailen jeg fikk. Alf K Fra: Bjørn Kristoffersen [mailto:bjorn.m.kristoffersen@gmail.com] Sendt: 8. juli :48 Til: Kaspersen, Alf Emne: Re: Ang. brev Hei! Brevet er ikke sendt pr. post. Slik jeg forsto deg var det godt nok å bare henvise til saksnr. o.l. Hvis det er vedlegg du mener å vil ha, kan jeg vel ordne dette. Men som sagt er det kun e-post som er benyttet til nå. Håper pårørendeforeningens problemstillinger blir behandlet, og at vi får noen oppklarende svar på det vi mener er på grensen til urettferdig behandling. Takker for at jeg fikk snakket med deg, og håper på tilbakemeldinger hvis det er noe, og at saken kan behandles den 18. september. Mvh. Bjørn Kristoffersen :38 GMT+02:00 Kaspersen, Alf <alf.kaspersen@forsvarsbygg.no>: Hei Det er greit å sende det til meg og jeg oversender det til sekretariatet. Det er jeg som «bestemmer» hva vi skal behandle på kontrollkomitemøtene. Er brevet sendt pr post?

23 Det var ikke med noe vedlegg. Alf K Fra: Bjørn Kristoffersen [mailto:bjorn.m.kristoffersen@gmail.com] Sendt: 8. juli :18 Til: alfkaspersen@forsvarsbygg.no; Kaspersen, Alf Emne: Ang. brev Hei! Har nettopp oversendt brev til kontrollkomiteen via deg. Ber om tilbakemelding i fall dette er formulert feil før det oversendes sekretariatet for videre behandling. Mvh. Bjørn Kristoffersen

24 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 029/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNEREFORMEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 029/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14 Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra administrasjonen etter en på forhånd fastsatt plan gir administrasjonen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollkomiteen gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

25 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 030/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 030/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14 Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra administrasjonen etter en på forhånd fastsatt plan gir administrasjonen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollkomiteen gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

26 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 031/15 VURDERING AV ANFØRSLER KNYTTET TIL STJØRDAL MUSEUM KF - OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS SAK 40/15 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 031/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen konstaterer at det ikke foreligger særbudsjett og særregnskap for foretaket og forutsetter at dette blir utarbeidet for fremtiden. 2. Kontrollkomiteen registrerer at grensesnittet mellom Stjørdal museum KF, Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS og kommunen kan oppfattes som noe uklart. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar saken til etterretning, og ber ordføreren ta initiativ til en klargjøring av roller, ansvar og oppgavefordeling, samt saksgang knyttet til Stjørdal museum KF. Vedlegg 1. Referat etter møte med styrets leder, ordfører og rådmannen den Fratreden fra vervet som styremedlem i Stjørdal Museum KF, datert Jorun Lundemo 3. Søknad om fritak fra verv, datert Oddvar Vigdenes Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollkomiteens sak 18/15 2. Kommunestyrets sak 40/15 Saksopplysninger Kommunestyret har bedt kontrollkomiteen vurdere de anførsler som Jorun Lundemo og Oddvar Vigdenes kommer med i sine brev datert henholdsvis den og den , jf. sak 40/15 «Suppleringsvalg - Stjørdal Museum KF- Valg av nytt styremedlem» den

27 Jorun Lundemo gir mht. sitt ønske om fratreden den uttrykk for at hun føler at styret er fratatt muligheten til å skikke vervet på en forsvarlig måte. Dette begrunnes med følgende: «Mye informasjon, beslutninger og fremdrift er overført til en prosjektgruppe med uklart mandat og uten noen reell form for styring fra styret. Dette gjør at jeg opplever oss som "gisler", ikke et virkelig styre, VI som styremedlemmer blir informert om beslutninger og kostbare tiltak i ettertid slik at vi ikke har mulighet til å gripe inn før disse gjøres. Selv om vi har et formelt ansvar for å forvalte oppgavene på vegne av Stjørdal kommune blir vi ikke satt i stand til det gjennom saker som kommer til styrebehandling. Styreleder evner ikke å involvere styret i helt sentrale prosesser annet enn å gi kortfattet informasjon ETTER at irreversible beslutninger er satt ut i live. Som eksempel kan nevnes større kostnader til prosjektering(arkitekt blant annet) uten at styret er involvert i forkant av beslutningen.» Oddvar Vigdenes begrunner sitt ønske om fratreden slik: «Min avgang er begrunnet i mine erfaringer fra styrearbeidet og styrets rolle slik det har fungert de tre siste årene. Styret har manglet gode debatter på aktuelle saker og er frakoplet beslutningsfullmakt for bergkunstmuseet i Hegra. Dette er for meg en styreform som jeg i fortsettelsen ikke kan være en del av.» Kommunestyrets vedtak ble lagt fram for kontrollkomiteen i møte den , sak 15/18. Kontrollkomiteen gjorde slikt vedtak: 1. «Referatene tas til orientering. 2. Kontrollkomiteen viser til referatsak 4 og ber sekretær legge fram sak i neste møte. Kontrollkomiteen ber om at det blir avholdt et møte mellom kontrollkomiteens leder, sekretær, ordfører, rådmann og styreleder i forkant.» Det ble avholdt møte med styrets leder, ordfører og rådmannen den for å gå igjennom saken. Temaer det ble orientert om i møte: Særbudsjett og særregnskap for det kommunale foretaket Grensesnittet mellom Stjørdal museum KF, Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS og kommunen roller, ansvar og oppgavefordeling, jf. Stjørdal museum KF sine vedtekter Styrets arbeid, saksgang og saksforberedelser Prosjektgruppens mandat I etterkant av møte ble det utarbeidet et oppsummerende notat som har vært på høring hos møtedeltakerne, se vedlegg 1. Det vises til dette i sin helhet.

28 Vurdering En registrerer at fremtidig organisering av Stjørdal museum KF er under utredning, og en legger til grunn at det vil bli fremlagt sak til politisk behandling med det første. Kontrollkomiteen må allikevel forholde seg Stjørdal museum KF slik det nå er organisert - inntil det eventuelt er truffet et nytt vedtak. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

29 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 15/ OPPSUMMERING ETTER MØTE VEDRØRENDE STJØRDAL MUSEUM KF Sted: Stjørdal rådhus, møterom Værnes Tid: 18. august 2015, kl. 14:00-15:00 Følgende personer var tilstede: Ordfører Ivar Vigdenes, Styreleder Joar Håve, Rådmann Kjell Fosse, Økonomisjef Stjørdal kommune Roar Størset Kontrollkomiteens leder Alf Kaspersen og Kontrollkomiteens sekretær Paul Stenstuen Oppsummering Kontrollkomiteens leder og kontrollkomiteens sekretær ble orientert om bakgrunnen for at det ikke er utarbeidet særbudsjett og særregnskapet for Stjørdal museum KF. Betydningen av ryddighet omkring dette ble understreket. Jorun Lundemo og Oddvar Vigdenes sine anførsler, som nevnt nedenfor, er iht. styrets leder ikke blitt tatt opp i styret. Prosjektgruppen som Jorun Lundemo viser til er bredt sammensatt og er nedsatt av styret. Prosjektgruppens leder er Joar Håve. Det er ikke utarbeidet et skriftlig mandat for prosjektgruppen. Prosjektgruppens oppgave har vært å avklare uklarheter og å nøste opp i løse tråder for å bidra til fremdrift i prosjektet. Kommunestyret vedtok ved budsjettbehandlingen for 2015 bl.a. at det skal utredes hvorvidt en organisering av Stjørdal museum som KF er hensiktsmessig. Kontrollkomiteens leder og kontrollkomiteens sekretær ble orientert om tanker omkring mulig fremtidig organisering av museumsdrift og om utviklingsarbeidet. Betydningen av klare roller og klare ansvarsforhold ble understreket. Det ble videre orientert om igangsatte prosesser for å avklare den fremtidige organisering og grensesnittet mot SNK AS. Rådmannen vil fremme sak til kommunestyret om dette.

30 Temaer det ble orientert om i møte Særbudsjett og særregnskap for det kommunale foretaket Grensesnittet mellom Stjørdal museum KF, SNK AS og kommunen roller, ansvar og oppgavefordeling, jf. Stjørdal museum KF sine vedtekter Styrets arbeid, saksgang og saksforberedelser Prosjektgruppens mandat Bakgrunn for møte Kommunestyret har bedt kontrollkomiteen vurdere de anførsler som Jorun Lundemo og Oddvar Vigdenes kommer med i sine brev datert henholdsvis den og den , jf. sak 40/15 «Suppleringsvalg - Stjørdal Museum KF- Valg av nytt styremedlem» den Jorun Lundemo gir mht. sitt ønske om fratreden den uttrykk for at hun føler at styret er fratatt muligheten til å skikke vervet på en forsvarlig måte. Dette begrunnes med følgende: «Mye informasjon, beslutninger og fremdrift er overført til en prosjektgruppe med uklart mandat og uten noen reell form for styring fra styret. Dette gjør at jeg opplever oss som "gisler", ikke et virkelig styre, VI som styremedlemmer blir informert om beslutninger og kostbare tiltak i ettertid slik at vi ikke har mulighet til å gripe inn før disse gjøres. Selv om vi har et formelt ansvar for å forvalte oppgavene på vegne av Stjørdal kommune blir vi ikke satt i stand til det gjennom saker som kommer til styrebehandling. Styreleder evner ikke å involvere styret i helt sentrale prosesser annet enn å gi kortfattet informasjon ETTER at irreversible beslutninger er satt ut i live. Som eksempel kan nevnes større kostnader til prosjektering(arkitekt blant annet) uten at styret er involvert i forkant av beslutningen.» Oddvar Vigdenes begrunner sitt ønske om fratreden slik: «Min avgang er begrunnet i mine erfaringer fra styrearbeidet og styrets rolle slik det har fungert de tre siste årene. Styret har manglet gode debatter på aktuelle saker og er frakoplet beslutningsfullmakt for bergkunstmuseet i Hegra. Dette er for meg en styreform som jeg i fortsettelsen ikke kan være en del av.» Kommunestyrets bestilling ble lagt fram for kontrollkomiteen i møte den , sak 15/18. Kontrollkomiteen ba i sitt vedtak om sak i neste møte og at det ble avholdt et møte mellom kontrollkomiteens leder, sekretær, ordfører, rådmann og styreleder i forkant av dette.

31 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 033/15 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR - DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRINGEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 33/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til den oppdragsansvarlige regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Stjørdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

32 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 034/15 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 34/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til den oppdragsansvarlige forvaltningsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Stjørdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

33

34

35

36 Kontrollkomiteen Stjørdal kommune v/komsek Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Deres ref.: Vår ref.: Uro Saksnr.: 15/1320 Arkiv: O Dato: 7/9-15 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Stjørdal kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

37 Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Stjørdal kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Stjørdal kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

38 Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Stjørdal kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Stjørdal kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Stjørdal kommune Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, Unni Romstad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

39 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 035/15 EVALUERING AV KONTROLLKOMITEENS VIRKSOMHET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 035/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens årsplaner Saksopplysninger En evaluering av kontrollkomiteens virksomhet kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Komiteens primære oppgaver Har komiteen bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollkomiteen vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollkomiteen og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollkomiteen ønsker? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollkomiteen ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollkomiteens forventninger? Vurdering Ved slutten av kontrollkomiteens funksjonsperiode synes det naturlig at kontrollkomiteen foretar en evaluering av sitt arbeid. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

40 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 036/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 036/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollkomiteens funksjonsperiode , og ny kontrollkomite vil være valgt i løpet av høsten. På bakgrunn av dette, ønsker derfor regnskapsrevisor innspill fra den sittende kontrollkomite på om det er: saker som de mener bør følges opp av den nye kontrollkomiteen noen fokusområder komiteen mener revisor bør gå spesielt inn på (risiko for feil i regnskapet, svakheter i internkontrollen, misligheter etc.) noe revisor bør endre/forbedre andre forhold komiteen vil vektlegge Vurdering For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for revisor å høre hva den sittende kontrollkomiteen har av innspill å gi til den nye kontrollkomiteen. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

41 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 037/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR HHV. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 037/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollkomiteens funksjonsperiode , og ny kontrollkomite vil være på plass i løpet av høsten. I løpet av høsten skal den nye kontrollkomiteen starte arbeidet med den overordnede analysen og for plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon (kontrollutvalgsforskriftens 10) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Selskapskontroll (kontrollutvalgsforskriftens 13) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. På denne bakgrunn ønsker derfor forvaltningsrevisor innspill fra den sittende kontrollkomite på om det er forhold komiteen mener er viktig å formidle videre til den nye komiteen.

42 Vurdering Bestemmelsen i forskriftens 13 om overordnet analyse ifm. selskapskontroll er ny. Erfaringen generelt er at kommunenes oppfølging av eierskap i selskaper er varierende. For å få til en god erfaringsoverføring mellom komiteene vil det være nyttig for forvaltningsrevisor å høre om den sittende kontrollkomiteen har innspill til den overordnede analysen som skal gjøre ifm forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær