INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 Møteinnkalling Dato: Tirsdag 1. september 2015 Tid: Kl. 10:00 Sted: Herredshuset Verdal, møterom 3. etg. NB! MERK TID OG STED Møteinnkallingen sendes kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, revisor, ordfører og administrasjonssjefen. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 010/15 Referatsaker 011/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende kommunereformen 012/15 Orientering fra enhet personal og organisasjon 013/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende arbeidsmiljø og nærvær 014/15 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 016/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 017/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 018/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 019/15 Innspill til forvaltningsrevisor - erfaringsoverføring Eventuelt Verdal/Steinkjer, Kristine Karlgård leder kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 010/15 REFERATSAKER / Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt Steinkjer

3 SAK 011/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE KOMMUNEREFORMEN / Saksbehandlerens forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre og i Levanger kommunestyre Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger har anmodet administrasjonssjefen om en orientering vedrørende kommunereformen. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Den pågående kommunereformen antas å ha stor betydning for organiseringen av det interkommunale samarbeid på Innherred. Det er derfor viktig at kontrollutvalget holder seg orientert om det pågående arbeid. Steinkjer

4 SAK 012/15 ORIENTERING FRA ENHET PERSONAL OG ORGANISASJON / Saksbehandlerens forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. s sak 19/14 2. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre og i Levanger kommunestyre Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger har anmodet om en orientering fra enhet personal og organisasjon vedrørende enhetens arbeid og fokusområder. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra administrasjonen er lagt opp slik at bredden i samkommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved samkommunens virksomhet. Steinkjer

5 SAK 013/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE ARBEIDSMILJØ OG NÆRVÆR / Saksbehandlerens forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. s sak 19/14 2. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre og i Levanger kommunestyre Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra administrasjonen vedrørende arbeidsmiljø og nærvær. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra administrasjonssjefen etter en på forhånd fastsatt plan gir administrasjonen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i samkommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved samkommunens virksomhet. Steinkjer

6 SAK 014/15 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT / Samkommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Det forutsettes at overordnet analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon for perioden kan dekkes ved en ressursavståelse fra deltakerkommunenes kontrollutvalg. 3. Forslaget oversendes administrasjonssjefen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Samkommunestyrets sak 17/13 3. Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor samkommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.

7 Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. KomRev Trøndelag IKS er samkommunens valgte revisor. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave, jf. kommunelovens kapittel 12. Det er ikke gjort unntak for samkommunene mht. dette. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres etter en plan basert på en overordnet analyse og prosjektene skal velges etter en risiko- og vesentlighetsvurdering. skal utarbeide plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Planen skal vedtas av samkommunestyret senest innen utgangen året etter valgåret. Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2016 og økonomiplan for perioden i møter den 4. mai Overføringen fra samkommunen til KomRev Trøndelag IKS er i utgangspunktet kun ment å dekke regnskapsrevisjon. Det forutsettes at overordnet analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon for perioden kan dekkes ved en ressursavståelse fra kontrollutvalgene i Verdal og Levanger. Skulle disse kontrollutvalgene allerede ha bundet opp sine ressurser må i så fall finansieringen av denne oppgaven tas opp på nytt. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av samkommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2016 som for tidligere år. Ut fra dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden : Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag : Utgifter ifm møteavvikling mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av regnskapsrevisjon Sum kjøp av tjenester fra IKS Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av samkommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110.

8 Vurdering har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet samkommunestyret. s tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunenes innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. s ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller samkommunens behov til enhver tid. har hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot samkommunens internkontroll. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at et eventuelt fortsatt sterkt fokus på kommunens internkontroll kan løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonssjefen. Honoraret for regnskapsrevisjon for 2016 ble behandlet av til KomRev Trøndelag IKS sitt representantskap i møte den Iht. gjeldende revisjonsstandarder skal revisjonsaktivitet være basert på risiko- og vesentlighetsanalyser. Det ligger med andre ord sterke føringer både i forskrift og i revisjonsstandardene at nødvendige aktiviteter skal gjennomføres. Og, at det kun er nødvendige aktiviteter som skal gjennomføres. Det forutsettes at overordnet analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon for perioden kan dekkes ved en ressursavståelse fra deltakerkommunenes kontrollutvalg. Skulle deltakerkommunenes kontrollutvalg allerede ha bundet opp sine ressurser, må i så fall finansieringen av denne oppgaven tas opp på nytt. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til samkommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer den

9 SAK 015/15 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING / Saksbehandlers forslag til vedtak tar revisors vurdering av sin egen uavhengighet til etterretning. Vedlegg Revisors uavhengighetserklæring Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Slik attest er nylig blitt fremlagt. Vurdering kan ta oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer

10

11

12

13 SAK 016/15 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING / Saksbehandlers forslag til vedtak tar revisors vurdering av sin egen uavhengighet til etterretning. Vedlegg Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Innherred samkommune Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest skal fremlegges i forbindelse med at revisor påtar seg oppdraget, og ellers ved behov. Vurdering kan ta oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer

14 Innherred Samkommune v/komsek Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Deres ref.: Vår ref.: Uro Saksnr.: 15/1217 Arkiv: O Dato: 21/ Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Innherred Samkommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

15 Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Innherred Samkommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Innherred Samkommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

16 Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Innherred Samkommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Innherred Samkommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Innherred Samkommune Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, 21/ Unni Romstad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

17 SAK 017/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET / Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg s årsplaner Saksopplysninger En evaluering av kontrollutvalgets virksomhet kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan virksomheten drives? Forholdet til samkommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og samkommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering Ved slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode synes det naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid. Steinkjer

18 SAK 018/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING / Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode , og nye kontrollutvalg vil være valgt i løpet av høsten. På bakgrunn av dette, ønsker derfor regnskapsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er: saker som de mener bør følges opp av det nye kontrollutvalget noen fokusområder utvalget mener revisor bør gå spesielt inn på (risikoer for feil i regnskapet, svakheter i internkontrollen, misligheter etc) noe revisor bør endre/forbedre andre forhold utvalget vil vektlegge Vurdering For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for revisor å høre hva det sittende kontrollutvalget har av innspill å gi til det nye kontrollutvalget. Steinkjer

19 SAK 019/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR ERFARINGSOVERFØRING / Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode , og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. I løpet av høsten skal de nye kontrollutvalgene starte arbeidet med den overordnede analysen og plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon (kontrollutvalgsforskriftens 10) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. På denne bakgrunn ønsker derfor forvaltningsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er forhold utvalget mener er viktig å formidle videre til det nye utvalget. Vurdering For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for forvaltningsrevisor å høre om det sittende kontrollutvalget har innspill til den overordnede analysen som skal gjøres ifm forvaltningsrevisjon. Steinkjer