SAKLISTE Sak nr. Sakstittel. oppfølging sak 002/12 i kontrollutvalget 020/12 Redegjørelse oppfølging av kommunestyrevedtak

Transkript

1 HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 8. oktober 2012 Møtetid: Kl Møtested: Høylandet kommune. Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som vedtatt i kommunestyret. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Høylandet kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 019/12 Redegjørelse og status for hvordan Høylandet kommune møter samhandlingsreformen oppfølging sak 002/12 i kontrollutvalget 020/12 Redegjørelse oppfølging av kommunestyrevedtak 021/12 Referatsaker 022/12 Rapport vedrørende gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår /12 Revisjonsstrategi /12 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring 025/12 Budsjett for kontroll og tilsyn /12 Eierskapskontroll IKS Namdal Rehabilitering IKS 027/12 Besøk på kommunal avdeling / institusjon Eventuelt Grong Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS

2 SAK 019/12 REDEGJØRELSE OG STATUS FOR HVORDAN HØYLANDET KOMMUNE MØTER SAMHANDLINGSREFORMEN OPPFØLGING SAK 002/12 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 019/ Kontrollutvalget tar den gitt informasjon til orientering. Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Kontrollutvalget ble i møte den , sak 002/12 gitt en redegjørelse for hvordan Høylandet kommune møtte samhandlingsreformen og status for dette. Samhandlingsreformen i kortversjon fra Helse- og omsorgsdepartementet ble sendt som vedlegg. Etter redegjørelsen vedtok kontrollutvalget å få en oppfølging og status i kontrollutvalgets møte den 24. september Dette møtet ble utsatt til 8. oktober. En oppfølging og status er etterspurt i møtet SAK 020/12 REDEGJØRELSE OPPFØLGING AV KOMMUNESTYREVEDTAK Kontrollutvalget Gunnhild Berg 020/ Kontrollutvalget tar den gitt informasjon til orientering. Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å få en redegjørelse angående administrasjonens og kommunestyrets oppfølging av kommunestyrevedtak. Det ble ytret ønske om dette i utvalgets møte den En redegjørelse ble ønsket gitt i september. Dette møtet ble utsatt til 8. oktober. En oppfølging og redegjørelse er etterspurt i møtet.

3 SAK 021/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 021/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at møteinnkallinger og møteprotokoller publiseres på kommunens hjemmeside slik at de blir tilgjengelig for allmennheten jf. KL 32.3 SAK 022/12 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET I FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 1. HALVÅR 2012 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 022/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret for orientering og henstiller om at kommunestyret fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyrett tar rapporten til orientering 2. Kommunestyret ber om at revisors hovedkonklusjon og anbefalinger følges opp 1. Alltid angis hjemmel i saker som behandles i formannskapet og kommunestyret. 2. Bør påse at medlemmer underskriver møteprotokollen Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 1. halvår 2012, datert Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår 2012 for formannskapet og kommunestyret.

4 Målsettingen med denne gjennomgangen er å vurdere At vedtak som er av vesentlig økonomisk betydning, ikke er i strid med sentrale bestemmelser i kommuneloven og sentrale forskrifter At vedtaket er fattet av riktig organ i henhold til kommunens delegasjonsreglement og økonomireglement At saksutredningen ikke har vesentlig mangler mht. økonomi og økonomiske konsekvenser At det angis hjemmel i saker som vedtas av formannskap At habilitet blir vurdert og at varamedlemmer innkalles i henhold til kommunens reglement for formannskap og kommunestyre Revisjonen skal ikke vurdere om politiske vedtak er hensiktsmessige. Rådmannens svar på høringsutkastete er tatt med i rapporten. Revisors hovedkonklusjon / anbefaling tilsier at saker som behandles i formannskapet bør det alltid angis hjemmel. I tillegg til lovhjemler er det nødvendig å angi hvor i delegasjonsreglementet det er angitt at formannskapet kan behandle saken, d.v.s. eksakt angivelse av kapittel / punkt i reglementet. Revisor har ingen kommentarer til saker behandlet i kommunestyret 1. halvår 2012, men det etterlyses saksnummer. Rådmannen sine kommentarer tilsier at det er feil i kommunestyreprotokollen. Saksnummer som etterlyses finnes ikke. Etter ønske fra kontrollutvalget har revisor gjennomgått underskrifter av møteprotokoller. 3 møter i formannskapet og to i kommunestyret mangler underskrifter av en møtedeltaker. Viser til rapporten i sin helhet og revisors hovedkonklusjon / anbefaling. SAK 023/12 REVISJONSSTRATEGI 2012 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 023/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Deles ut i møtet Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon 4. Internasjonal revisjonsstandard ISA Internasjonal revisjonsstandard ISA 315

5 Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2012 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. SAK 024/12 OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget Gunnhild Berg 024/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. 1. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Høylandet kommune. Deles ut i møtet Ikke trykte dokument Ikke trykte vedlegg 6. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 8. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon.

6 Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor sin årlige egenvurdering vil bli delt ut i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Ny vandelsattest kan fremskaffes hvis kontrollutvalget ønsker det. SAK 025/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 025/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2013 for kontroll- og tilsynsvirksomheten, med en total ramme på kr ,- Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til detaljbudsjett 2013 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Høylandet kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.

7 Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2011 er alle tall i 2012-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2013 som for tidligere år med 4 møter og ett besøk. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 14. mai budsjett 2013 og økonomiplan KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 14. mai budsjett 2013 og økonomiplan Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2013) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar

8 grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll / kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må utvalget anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontrollog tilsynsarbeidet. SAK 026/12 EIERSKAPSKONTROLL NAMDAL REHABILITERING IKS Kontrollutvalget Gunnhild Berg 026/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefalinger i rapporten. 2. Rapporten Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret har merket seg revisors anbefalinger og ber om at disse følges opp. 3. Kommunestyret understreker viktigheten av at kommunens eierrepresentanter aktivt følger opp sin rolle i de ulike selskap kommunen har eierinteresser i. Rapport fra Telemark kommunerevisjon IKS: Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. KS Anbefalinger for eierstyring, selskapsledelse og kontroll. 2. Plan for selskapskontroll Plan for selskapskontroll, vedtatt av kommunestyret , sak 42/08 4. KU-sak 023/10,

9 Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i møte , sak 010/08, Plan for selskapskontroll med Namas vekst som prosjekt nr. 1 Planen ble vedtatt av kommunestyret den , sak 42/08. Planen ble rullert av kontrollutvalget i møtet den , sak 015/10. Ved rullering av planer høsten 2010 ønsket flere kommuner eierskapskontroll i Namdal Rehabilitering IKS som første prioritet. Høylandet kontrollutvalg vedtok å slutte seg til denne kontrollen. Vedtak om rullering av plan for selskapskontroll ble fattet den som sak 008/12. Det ble startet selskapskontroll i selskapet i Kontrollen som er utført av Telemark kommunerevisjon IKS ble avsluttet i 2012, og rapport etter kontrollen ble mottatt av sekretariatet den 15. juni Vedlagt rapport, oversendt fra KomRev Trøndelag IKS , erstatter tidligere rapport. Ny oversendelse vedligger grunnet endringer i utformingen av rapporten. Innhold i rapporten er ikke endret av KomRev Trøndelag IKS Selskapet har avgitt høringssvar til rapporten den Høylandet kommune har også avgitt høringssvar til rapporten den Kommentarer er tatt med i rapporten. I alt 15 kommuner har eierandel i Namdal Rehabilitering IKS. 11 av disse er deltakere i den utførte selskapskontrollen av selskapet. Om rapporten Rapporten starter med et sammendrag av Bakgrunn for selskapskontrollen Metode Funn og vurderinger av selskapet Funn og vurderinger av eierkommunen Anbefalinger Eierskapskontrollens metode omfatter intervju og dokumentanalyse. Eierskapskontrollen tok sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunenes eierinteresser i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Faktabeskrivelsene i rapporten omhandler de avtalemessige forhold, - forpliktelser vis a vis offentlige instanser, - juridiske forhold, - organisasjon og miljø, - selskapets økonomiske utvikling, - representantskapet, - styret, - revisor og framtidsutsikter. Viser til dettet i rapportens kapittel 2. Selskapets formål er definert i selskapsavtalen, og Namdal Rehabilitering driver interkommunalt rehabiliteringssenter i Namdalen med sikte på tilrettelegging for rehabilitering, primært av eiernes innbyggere. Revisors vurderinger av selskapet og eierkommunene kommer frem i rapportens kapittel 3.

10 Med utgangspunkt i de hovedfunn som er gjort i eierskapskontrollen anbefaler revisor at eierne sørger for at Namdal Rehabilitering IKS - Får på plass rutiner som sikrer offentlighetsloven følges - Tar ut bestemmelsen i selskapsavtalen som begrenser de ansattes representant i styret - Følger selskapsavtalens bestemmelser ved opptak av lån/driftskreditt - Opplysninger i notene til årsregnskapet om at bygningene er pantsatt tas ut av notene - Vurderer å utarbeide styreinstruks og etiske retningslinjer - Endrer rutinene i forbindelse med møter i representantskapet slik at o Innkalling sendes med minst fire ukers varsel o Eierkommunenes kontrollutvalg varsles o Kun eierkommunenes valgte representanter har stemmerett o Møteleder underskriver protokollen at Høylandet kommune som eierkommune - Har en politisk behandling i forkant av representantskapsmøte - I samråd med selskapet avklarer både innhold og tidspunkt for rapportering / informasjon fra selskapet som eierkommune Vurderinger Hovedinntrykket er at eierkommunene har fulgt opp sine eierinteresser i Namdal Rehabilitering IKS tilfredsstillende. Det er i midlertidig mulig å forbedre enkelte rutiner. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. SAK 027/12 BESØK PÅ KOMMUNAL INSTITUSJON / AVDELING Kontrollutvalget Gunnhild Berg 027/ Kontrollutvalget ønsker å besøke barnehagen i XX.XX (dato fastsettes i møtet) Andre saksdokumenter ikke vedlagt () Saksfremlegg Kontrollutvalget ønsket ved behandling av Årsplan for 2012, sak 028/11 (møte ) å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Det ble ikke avklart hvilke avdeling

11 eller institusjon kontrollutvalget ønsket å besøke. Jf. årsplan er det lagt opp til et besøk i september Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk. Kontrollutvalget vedtok i møte den å besøke barnehagen i juni Forespørsel ble sendt administrasjonen. Tilbakemelding ble ikke gitt og i samråd med kontrollutvalgets leder ble besøket utsatt. Det er ønskelig med et besøk høsten 2012, og dato fastsettes i møtet. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær