VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Tirsdag 14. september 2010 Tid: Kl 10:00 Sted: Herredshuset møterom 3 etg. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE 012/10 Referatsaker 013/10 Orientering fra rådmannen vedr. det nye finansreglementet 014/10 Orientering fra revisor om revisors syn på det nye finansreglementet 015/10 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæring 016/10 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /10 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon IKT i samkommunen 018/10 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall 019/10 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Følge byggingen av ny barne- og ungdomsskole med svømme- og flerbrukshall 020/10 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /10 Orientering fra revisor 022/10 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2011 Verdal/Steinkjer, Lasse Hegge Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf E-post: paul.stenstuen@komsek.no

2 SAK 012/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Referat 1 KomSek Trøndelag IKS 2 Innherred samkommune 3 KomSek Trøndelag IKS KomRev Trøndelag IKS KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av årsoverskudd 2009 Årsregnskap/Årsberetning 2009 Verdal kommune svar på revisjonsnotat Invitasjon til fagdag om kommunal egenkontroll Vedlagt Vedlagt Tidligere utsendt til medlemmene Referatene tas til orientering. SAK 013/10 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDR. DET NYE FINANSREGLEMENTET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 056/10 2. Kommuneloven med forskrifter

3 SAK 014/10 ORIENTERING FRA REVISOR OM REVISORS SYN PÅ DET NYE FINANSREGLEMENTET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg 3. Kommunestyrets sak 056/10 4. Kommuneloven med forskrifter Kontrollutvalget ba revisor den , sak 004/10, om en orientering om revisors vurdering av forslaget til nytt finansreglement for kommunen. Revisor vil som anmodet gi en orientering møte. SAK 015/10 OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Saken legges fram uten forslag til vedtak. Revisors uavhengighetserklæring (legges fram i møtet) Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven

4 Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor vil legge fram sin egenvurdering i møte. SAK 016/10 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2010 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2010 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.

5 SAK 017/10 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON IKT I SAMKOMMUNEN Kontrollutvalget Paul Stenstuen 017/ Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes kontrollutvalget i ISK til videre behandling. Rapport 1719/1721-1/2010 IKT i samkommunen utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 007/10 2. Brev datert fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev datert til KomRev Trøndelag IKS 4. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet IKT i samkommunen 5. Kontrollutvalgets sak 025/09 6. Kommunestyrets sak 101/08 7. Kontrollutvalgets sak 028/08 8. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 9. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10. Forskrift om kontrollutvalg 11. Kommuneloven Kontrollutvalget valgte å prioritere IKT mht. forvaltningsrevisjon etter en henvendelse fra administrasjonen. Her ble kontrollutvalget anmodet om å vurdere kostnadene knyttet opp mot IKT. Kontrollutvalget ba revisor utarbeide forslag til prosjektplan i sak 022/09. I sitt forslag til prosjektplan skisserte revisor følgende problemstilling for prosjektet: Skiller samkommunen seg fra andre kommuner når det gjelder kostnader til IKT? Vi ser på: Regnskapsføring Kostnadsnivå Innkjøpsordning/avtaler Avgrensning Telefoni og kopiering er vanskelig sammenlignbart, og telefoni utelates også fordi det omfatter ansattes telefonavtaler Revisor anslo prosjektets totale tidsforbruk internt hos seg til 360 timer. Forslaget til prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget i møte den , sak 008/10. Kontrollutvalget gjorde da slikt vedtak:

6 1. Kontrollutvalget ber revisor iverksette forvaltningsrevisjonsprosjekt IKT i samkommunen 2. Kontrollutvalget ber om at prosjektet spisses noe i forhold til kontrollutvalgets fokusområder. Revisor har nå ferdigstilt prosjektet, og har avlevert sin rapport. I revisors rapport heter det bl.a. på side 4: IKT-kostnader er lite tilgjengelig i dagens systemer for rapportering, og det er derfor uoversiktlig hva dette utgjør av kostnader for kommunene. Dette er det enighet om på nasjonalt plan, men det er foreløpig lite som er gjort på området. Vi har på tross av mangler laget en sammenlikning, med en lang rekke forbehold, som vi mener kan gi en pekepinn på hvordan samkommunen ligger an i forhold til nabokommunene når det gjelder kostnadsnivå. Resultatene fra sammenlikningsanalysen viser at samkommunen til tross for økning i driftsutgiftene har lyktes med å holde et kostnadsnivå som er akseptabelt i forhold til nabokommunene. Samkommunen har stordriftsfordeler både når det gjelder innkjøp og driftsmåte i forhold til andre samarbeidsordninger. IKT-enheten drives samlet fra ett kontor og har oversikt over det meste som foregår av innkjøp innenfor IKTområdet i de to kommunene som utgjør Innherred samkommune. Under pkt. 6 konklusjon gir revisor uttrykk for at Vi mener at på bakgrunn av de forholdene vi har vurdert at målsettingene for felles IKT- tjeneste i Innherred samkommune er oppfylt. Revisor anbefaler videre kommunene om å etterspørre fremtidige KOSTRA-tall for IKTområdet. Revisor gir imidlertid også uttrykk for at det er viktig at kommunene har oppdaterte oversikter over hva og hvor mye som driftes, slik at enhetskostnadene blir korrekte og kan gi et sikrere grunnlag for sammenligninger over tid og med andre kommuner. Det vises for øvrig til revisors rapport i sin helhet. Rapporten ble for øvrig behandlet av kontrollutvalget i Levanger den , sak 019/10. Levanger kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes kontrollutvalget i ISK til videre behandling.

7 Vurdering Revisor finner, på bakgrunn av de undersøkelser som er gjort, å kunne konkludere med at IKT-enheten har lyktes med å holde et kostnadsnivå som er akseptabelt sett i forhold til nabokommunene, og for at målsettingene i forbindelse med etableringen av en felles IKTtjeneste i Innherred samkommune synes å være oppfylt. Det er av flere årsaker viktig at en har oppdaterte oversikter over hvor mye som driftes, hva som driftes og for hvem. I denne sammenheng vil dette kunne bidra til at en vil kunne utarbeide mer presis styringsinformasjon. En vil derfor anbefale at dette blir prioriterert. Eventuelle svakheter knyttet til datagrunnlaget er en gjennomgående problemstilling i forbindelse med analysearbeid. Slike svakheter kan bl.a. skyldes et magert datatilfang og/eller skjevheter i dette. Som eksempel her kan nevnes at en eventuell uensartet regnskapsmessig rapportering vil kunne introdusere skjevheter i datagrunnlaget. I tillegg bør en være oppmerksom på at det kan være forhold knyttet til den enkelte kommune som vil kunne medføre ulikheter i produksjonen av de ulike tjenester. En bør derfor utvise en viss varsomhet ved fortolkningen. Prosjektet ble bestilt av kontrollutvalgene i Verdal og Levanger. IKT-enheten er imidlertid organisatorisk underlagt samkommunestyret, og det er levert en felles rapport. Kontrollutvalget i Levanger valgte å oversende rapporten til kontrollutvalget i samkommunen til videre behandling. En vil derfor anbefale at kontrollutvalget i Verdal treffer tilsvarende vedtak. SAK 018/10 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON VERDALSØRA BARNESKOLE, VERDALSØRA UNGDOMSSKOLE, FLERBRUKSHALL OG SVØMMEHALL Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Kommunestyret Kontrollutvalget slutter seg til rapporten, og ber rådmannen gripe tak i de avdekkede forbedringspunkter. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten til orientering. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon /2010 Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall

8 Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 008/10 2. Kontrollutvalgets sak 025/09 3. Kommunestyret , sak 101/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget , sak 026/07 5. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 6. Forskrift om kontrollutvalg 7. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 8. Kommuneloven Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i sak 008/10 Forvaltningsrevisjon - prosjektplan : 1. Kontrollutvalget ber revisor iverksette prosjektet Ny barne og ungdomsskole Verdalsøra med svømme- og flerbrukshall en gjennomgang av planlegningsfasen og anbudsprosessen som første fase. 2. Fase nr. 2 i prosjektet skal blant annet omfatte rapportering, prosjekt- og økonomistyring i byggefasen. 3. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan for fase 2 så raskt som mulig. Revisor har utarbeidet rapport for første fase av prosjektet som følger vedlagt. Revisor har vurdert følgende: Er saksutredningen forsvarlig? Er anbud og innkjøp gjennomført i samsvar med lov og regelverk? Er samspillfasen gjennomført som forutsatt? Har kommunen oppnådd forventede fordeler av samspillmodellen gjennom utviklingsfasen? Revisor har fokusert på perioden fra mars 2009 fram til beslutningsvedtak i mai 2010, og har i all hovedsak benyttetdokumentanalyse og verifiserte intervju i undersøkelsen. På denne bakgrunn finner revisor å kunne konkludere med: Det er gjennomført forsvarlig saksutredning. Investeringsreglementets bestemmelser om utredning gjennom forprosjekt er fulgt, og forprosjektene har vært gode grunnlag for utarbeiding av beslutningsgrunnlag/saksutredning. Saksutredningene er presentert på en oversiktlig måte, og inneholder relevant informasjon. Beskrivelse av økonomiske konsekvenser av utbyggingen ser ut til å være ivaretatt., og investeringen har vært forankret i kommunens økonomiplaner. Vårt inntrykk er at sentral kunnskap om innkjøpsregler ikke er kommunisert godt nok ut i organisasjonen.

9 Revisors gjennomgang har avdekket at Verdal kommune har foretatt innkjøp uten konkurranseutsetting, men at kommunen i hovedsak har gjennomført design- og priskonkurransen med prekvalifisering og kjøp av byggherretjeneste etter regelverket. Revisor har avdekket mangelfull forståelse av hvordan en anbudsprotokoll ved innkjøp skal utformes, og dermed også hvilke funksjoner den skal fylle Verdal kommune har gjennomført en samspillfase/prosjekteringsperiode som har klart å kombinere mål og funksjoner for utbyggingen, kostnadskontroll og brukermedvirkning på en god måte. (Rapporten side 4) På bakgrunn av sin gjennomgang anbefaler revisor følgende: Verdal kommune bør innskjerpe reglene om offentlig innkjøp og sørge for at kunnskap om reglene er kjent i tilstrekkelig omfang i organisasjonen Verdal kommune har fått mye ros for brukermedvirkningen i dette prosjektet og bør systematisere erfaringene slik at de kan brukes ved senere prosjektarbeid Verdal kommune bør fokusere på arkivering og journalføring av prosjektdokumenter; dette er særlig viktig når eksterne aktører opptrer på vegne av kommunen. (Rapporten side 26) Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Vurdering En slutter seg til revisors vurderinger og anbefalinger. SAK 019/10 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET FØLGE BYGGINGEN AV NY BARNE- OG UNGDOMSSKOLE MED SVØMME- OG FLERBRUKSHALL Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Kontrollutvalget ber revisor iverksette forvaltningsrevisjonsprosjekt Følge byggingen av ny barne- og ungdomsskole med svømme- og flerbrukshall iht. fremlagte prosjektplan. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Følge byggingen av ny barne- og ungdomsskole med svømme- og flerbrukshall

10 Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 008/10 2. Kontrollutvalgets sak 025/09 3. Kommunestyret , sak 101/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget , sak 026/07 5. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 6. Forskrift om kontrollutvalg 7. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 8. Kommuneloven Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i sak 008/10 Forvaltningsrevisjon - prosjektplan : 1. Kontrollutvalget ber revisor iverksette prosjektet Ny barne og ungdomsskole Verdalsøra med svømme- og flerbrukshall en gjennomgang av planlegningsfasen og anbudsprosessen som første fase. 2. Fase nr. 2 i prosjektet skal blant annet omfatte rapportering, prosjekt- og økonomistyring i byggefasen. 3. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan for fase 2 så raskt som mulig. Revisor har utarbeidet forslag til prosjektplan. Her skisserer revisor problemstillinger avgrensninger for prosjektet. Revisor anslår prosjektets totale tidsforbruk internt hos seg til 230 timer. Det vises revisors forslag til prosjektplan følger vedlagt i sin helhet. Vurdering Revisors forslag til prosjektplan synes å ivareta kontrollutvalgets vedtak på en god måte. SAK 020/10 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2010 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 020/ Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2010 til orientering.

11 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår Ikke trykte vedlegg Ingen Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i 1. halvår 2010 for kommunestyret, formannskapet og driftskomiteen. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har kommentarer til enkelte av sakene, men finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen er bra, og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger. Vurdering Rapporten kan tas til orientering. SAK 021/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Paul Stenstuen 021/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Revisor har anmodet å få gi en orientering om en sak under arbeid. Revisor vil gi orienteringen i møte.

12 SAK 022/10 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Kommunestyrets sak 101/08 Plan for forvaltningsrevisjon 4. Kommunestyrets sak 133/08 Plan for selskapskontroll 5. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.

13 KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2011 og økonomiplan for perioden i møte den 10. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2011 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden : Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at et eventuelt

14 fortsatt sterkt fokus på kommunens internkontroll kan løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonssjefen. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets budsjett og anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær