FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Møtedato: Torsdag 21. september 2017 Møtetid: Kl. 09:00. Frosta kommunehus, Kommunestyresalen

Transkript

1 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Møtedato: Torsdag 21. september 2017 Møtetid: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus, Kommunestyresalen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 018/17 Referatsaker 019/17 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 020/17 Besøk ved Frostatunet - oppsummerende notat 021/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 022/17 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /17 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 024/17 Kontrollutvalgets arbeid høsten 2017 og /17 Selskapskontroll vedrørende Innherred Renovasjon IKS - fastsetting av temaer 026/17 Bestilling av etterlevelsesrevisjon - forslag til prosjektplan 027/17 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2018 Eventuelt Steinkjer, Frode Revhaug leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Tlf

2 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 018/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 018/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KonSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra møte i Vedlagt 2 Sykehusapotekene i Midt- Norge representantskapet Internrevisjon legemiddelbehandling Frosta kommune Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 019/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2017 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2017 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

14 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 020/17 BESØK VED FROSTATUNET - OPPSUMMERENDE NOTAT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 020/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget godkjenner det fremlagte forslag til oppsummerende notat etter besøket ved Frostatunet. Vedlegg Notat - Oppsummering etter besøket ved Frostatunet (deles ut i møte) Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 15/17 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å avlegge utvalgte enheter et besøk for å skaffe seg et inntrykk av virksomheten, og for å forsikre seg om at kommunen arbeider godt og målrettet i samsvar med de fastsatte mål. Kontrollutvalget ønsket i denne omgang å besøke Frostatunet. Besøket ble gjennomført i forkant av kontrollutvalgets møte den den Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken (sak 15/17): 1. «Kontrollutvalget tar den gitt informasjon til orientering og ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer kontrollutvalgets inntrykk. 2. Notatet legges fram til godkjenning i neste møte.» Sekretær har utarbeidet et forslag til oppsummerende notat etter besøket ved Frostatunet, se vedlegg. Vurdering Det har skjedd omfattende endringer i lovverket knyttet til kommunenes helse og omsorgstjenester de senere år. Lovendringene er gitt en tydelig faglig forankring, og det stilles nå enda større krav til respekt for den enkelte bruker og dennes funksjons- og mestringsevne.

15 Kvalitet i omsorgstjenestene blir definert i balansegangen mellom: Kompenserende tiltak for dekke inn brukernes egenomsorgssvikt men ikke mer (da dette vil innebære en overstyring av brukerne) Tiltak som tar sikte på å øke brukernes mestrings- og egenomsorgsevne, herunder aktivisering og sosialisering. Faglige kvalitetsmål gitt i lovverket Helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 angir kommunenes plikter etter loven. Forsvarlighetskravet fremgår av 4-1. Det er flere forskrifter som utdyper innholdet i kommunenes plikter. Her vil en spesielt trekke fram forskrift om en verdig eldreomsorg (verdighetsgarantien) 3: «Tjenestetilbudet skal innrettes i respekt for den enkeltes selvbestemmelsesrett, egenverd og livsførsel og sikre at medisinske behov blir ivaretatt. For å oppnå disse målsettingene skal tjenestetilbudet legge til rette for at følgende hensyn ivaretas: a) En riktig og forsvarlig boform ut fra den enkeltes behov og tilstand. b) Et variert og tilstrekkelig kosthold og tilpasset hjelp ved måltider. c) Et mest mulig normalt liv, med normal døgnrytme og adgang til å komme ut, samt nødvendig hjelp til personlig hygiene. d) Tilby samtaler om eksistensielle spørsmål. e) Lindrende behandling og en verdig død. f) Å bevare eller øke sin mulighet til å fungere i hverdagen. Omsorgen skal bidra til habilitering og rehabilitering. g) Faglig forsvarlig oppfølging av lege og annet relevant personell, som sikrer kontinuitet i behandlingen. h) Tilby eldre som bor på helseinstitusjon enerom.» Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten 6-9 angir kommunens plikter til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten. I dette ligger også en plikt til å sørge for å gjøre bruk av erfaringer fra pasienter, brukere og pårørende. Opplevd kvalitet Det vil ikke nødvendigvis alltid være sammenfall mellom den enkeltes (og eventuelt pårørendes) opplevelse av kvalitet og det objektive og faglig begrunnede kvalitetsmål. Eksempelvis. I dag skal brukerne i størst mulig grad stimuleres til å gjenvinne og å beholde sin funksjonsevne så lenge som mulig. I den grad noen oppfatter en slik begrunnet omlegging av tjenesteytingen som en svekkelse av kvaliteten på helse- og omsorgstjenestene, bør kommunen gjennom informasjonsarbeid forklare lovens og de faglige kvalitetskrav mht. helse- og omsorgstjenesten. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

16 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 021/17 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR - DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRINGEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 021/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Frosta kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vurdering Vandelsattest ble lagt fram i forbindelse med skifte av oppdragsansvarlig revisor. På det nåværende tidspunkt vurderes det ikke som nødvendig å be revisor om en fornyet vandelsattest. Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

17

18

19

20 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 022/17 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Revisor skal i samsvar med gjeldende revisjonsstandarder utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Regnskapsrevisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2017 i møtet. I forbindelse med dette vil regnskapsrevisor gi en orientering om: Regnskapsrevisors risiko og vesentlighetsvurdering. Regnskapsrevisors arbeidsmetodikk hvordan velges områder og utvalg ut for nærmere kontroll Hva regnskapsrevisor vil fokusere på for regnskapet 2017 og hva vil regnskapsrevisor ikke prioritere Regnskapsrevisors kontroll med kommunens økonomiforvaltning herunder kommunens etterlevelse av aktuelle lovregler og kommunale vedtak Regnskapsrevisors kontroll med kommunens IKT systemer Regnskapsrevisors tidsbruk mht. særattestasjoner mv. Regnskapsrevisors tidsbruk mht. rådgivning og veiledning av kommunen Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.

21 Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold og interne vurderinger hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

22 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 023/17 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til den oppdragsansvarlige forvaltningsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet. Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest skal fremlegges i forbindelse med at revisor påtar seg oppdraget, og ellers ved behov. Vurdering Vandelsattest er nylig blitt lagt fram. På det nåværende tidspunkt vurderes det ikke som nødvendig å be revisor om en fornyet vandelsattest. Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

23 Kontrollutvalget i Frosta kommune v/ KomSek Trøndelag IKS Postboks Steinkjer Deres ref.: Vår ref.: URo Saksnr.: 17/875 Arkiv: O Dato: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Frosta kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

24 Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Frosta kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Frosta kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

25 veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Frosta kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Frosta kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Frosta kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, Unni Romstad Oppdragsansvarlig revisor KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

26 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 024/17 KONTROLLUTVALGETS ARBEID HØSTEN 2017 OG 2018 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 024/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven med forskrifter 2. Forvaltningsloven Saksopplysninger Iht. kontrollutvalgets årshjul skal årsplan/møteplan for 2018 behandles i november møte. Det legges opp til at kontrollutvalget diskuterer sitt arbeid høsten 2017 og sitt arbeid i Både KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS er blitt fusjonert med de respektive selskaper i «Sør»-Trøndelag. I forbindelse med dette skal det utarbeides og fastsettes nye leveranseavtaler. Disse skal legges fram til godkjenning for de nye selskapenes eierorganer og kommunene forsommeren Vurdering Leveransene fra henholdsvis sekretariat og revisor danner viktige grunnlag for kontrollutvalgets arbeid. Revisors leveranser kan i hovedsak deles i 3 hoveddeler: 1. Regnskapsrevisjon, herunder særattestasjoner 2. Forvaltningsrevisjon/etterlevelsesrevisjon 3. Veiledning og rådgivning av og for rådmannen Revisors leveranser av regnskapsrevisjon og særattestasjoner er i stor grad regelbundet, både mht. omfang og mht. hvordan tjenesten skal utføres. Når oppdraget er gitt har kontrollutvalget derfor i realiteten små muligheter til å påvirke ressursbruken her. Kontrollutvalget kan og bør imidlertid ha en oppfatning av hvor mye forvaltningsrevisjon/etterlevelsesrevisjon kommunen bør ha. Kontrollutvalget bør også ha en oppfatning av hvor stor del av revisjonsressursen rådmannen skal kunne disponere ved råd- og veiledningsbehov.

27 Det skal utarbeides nye leveranseavtaler. Det er viktig at kontrollutvalget er involvert i disse prosessene og har synspunkter på hva utvalget mener kommunen har behov for. I forlengelsen av dette blir en dialog mellom kontrollutvalget og kommunens eierrepresentasjon i eierorganene i de 2 respektive selskaper viktig. Kontrollutvalget bør også ta stilling til hvorvidt det mener at det gis tilstrekkelig og tidsriktig styringsinformasjon, slik at utvalget kan ivareta sine oppgaver som kommunens folkevalgte organ innenfor kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget kan også diskutere eventuelle forbedringspunkter mht. til den generelle informasjon som blir gitt til kontrollutvalget. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

28 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 025/17 SELSKAPSKONTROLL VEDRØRENDE INNHERRED RENOVASJON IKS - FASTSETTING AV TEMAER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 025/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber revisor utarbeide et forslag til prosjektplan i tråd med det fremlagte diskusjonsgrunnlag. Vedlegg Diskusjonsgrunnlag, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyret 87/16 2. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 4. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Plan for selskapskontroll ble behandlet av kontrollutvalget i møte den , sak 32/16. Kontrollutvalget avga slik innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Frosta kommune , med slik prioritering av prosjekter: 1) Innherred Interkommunale Legevakt IKS 2) Innherred Renovasjon IKS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden, herunder tilføye prosjekter på listen. Kommunestyret sluttet seg enstemmig til kontrollutvalgets innstilling den , sak 87/16. Revisor har oversendt et diskusjonsgrunnlag for den forestående selskapskontroll mht. Innherred Renovasjon IKS, se vedlegg. Vurdering Denne sak er ikke en endelig bestilling av selskapskontroll - kun en bestilling av en nærmere beskrivelse av det påtenkte prosjekt. Her vil også tids- og ressursramme for prosjektet bli beskrevet.

29 Kontrollutvalget må forsikre seg om at prosjektet/prosjektplanen får en utforming som er egnet til å besvare de problemstillinger utvalget ønsker belyst. Kontrollutvalget må videre forsikre seg om at ressursbehovet til dette prosjektet ikke vil gå på bekostning av andre prosjekter kontrollutvalget eventuelt måtte vurdere å ha høyere prioritet. Kontrollutvalget kan imidlertid ta endelig stilling til disse spørsmålene når forslag til prosjektplan blir lagt fram. Saken legges med dette fram for kontrollutvalget for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

30 Fra: Sunniva Tusvik Sæter Til: Paul Ivar Stenstuen Kopi: Marte Bjørnelv Emne: Diskusjonstema for selskapskontroll av Innherred Renovasjon IKS Dato: tirsdag 22. august Hei, Paul! Som vi snakket om igår, så sender jeg deg en liste over temaene vi har diskutert. Jeg har markert selvkost i fet skrift, sammen med den obligatoriske eierskapskontrollen, da vi mener selvkost er et kjernetema i denne selskapskontrollen. Eierskapskontroll av IR; herunder Kommunens eierstyring Eierskapsmeldingen Eierskapsmelding som styringsinstrument Eierkompetanse Kommunens ulike roller: Eier, kjøper og offentlig myndighet. Kommunikasjon mellom rollene? Kommunenes mulighet for påvirkning i IRs datterselskaper Selvkost Fordeling/beregning av kostnader Alle kostnadene ved innsamling av husholdningsavfall skal dekkes ved avfallsgebyr. Avfallsgebyret betales av eierne av eiendommene som omfattes av innsamling av husholdningsavfall. Avfallsgebyret skal fastsettes på grunnlagt av selvkostprinsippet, ved at det ikke kreves inn mer fra husholdningene enn dens samlede kostnader forbundet med innsamling og behandling av avfallet. Ulike forutsetninger for henting av avfall, samme forutsetninger for behandling av avfall Lik pris, lik tjeneste à forskjellige reelle kostnader i forskjellige kommuner, men likevel samme pris. Handlingsrommet for dispensasjon fra hytterenovasjon Arbeid om felles forskrift (samarbeid om pris og tjeneste på tvers av avfallsselskap, for å hindre forskjeller) Beskrivende del i rapporten om IRs fremoverlente arbeid (oppfatning av at IR har investert i moderne avfallsbehandlingsverktøy) Kommer IR i forkant av kommende krav? Er IR mer fremoverlent enn andre renovasjonsselskap i regionen? Tømmerutiner for avfall Ha en fin dag! Med vennlig hilsen

31 Sunniva Tusvik Sæter Forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Telefon: Sentralbord:

32 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 026/17 BESTILLING AV ETTERLEVELSESREVISJON - FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 026/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber revisor påstarte arbeidet med etterlevelsesrevisjon i tråd med det fremlagte forslag til prosjektplan. 2. Etterlevelsesrevisjon er en stående bestilling til revisor og arbeidet vil strekke seg over flere perioder. 3. Kontrollutvalget ønsker ikke at det skal benyttes unødig mye ressurser på å skrive den årlige hovedrapport. Følgende punkter ansees som tilstrekkelig: a. Revisors hovedkonklusjon, med angivelse av konklusjonens begrensninger og hva den bygger på. b. Revisors eventuelle funn og forbedringspunkter. c. Revisors eventuelle anbefalinger. 4. Kontrollutvalget ber revisor holde en tett dialog om resultatene av arbeidet med kontrollutvalgets sekretær. Kontrollutvalget gir sekretær myndighet til å beslutte eventuelle nødvendige endringer av mindre vesentlig karakter. Vedlegg Forslag til prosjektplan «Kartlegging og testing av rådmannens internkontroll», KomRev Trøndelag IKS. Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyret sak 53/17 2. Kontrollutvalget sak 17/17 3. Forvaltningsloven 4. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet bestilling av etterlevelsesrevisjon i møte den , sak 17/17. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. «Kontrollutvalget slutter seg til saksbehandlers vurderinger i det vedlagte notat og ber revisor iverksette etterlevelsesrevisjon slik det er skissert i notatet. 2. Kontrollutvalget ber revisor kartlegge og teste rådmannens internkontroll som en fast del av revisors oppdrag. 3. Kontrollutvalget ber revisor årlig foreta en gjennomgang av saker behandlet i politiske organer for å kontrollere at sakene er forsvarlig utredet, at vedtak er truffet i samsvar med lov og delegert myndighet, og at vedtaket er blitt iverksatt slik som forutsatt og innen rimelig tid.

33 4. Revisor bes avgi en hovedrapport 1 gang pr. år om resultatene av sin etterlevelsesrevisjon. Over tid bør denne bli lagt fram for kontrollutvalget til behandling i forbindelse med at kontrollutvalget avgir sin uttalelse til årsregnskapet. 5. Kontrollutvalget forutsetter at kontrollutvalget blir holdt løpende orientert, både om resultatene av arbeidet og om ressursbruk og gjenstående ressurser. 6. Rapportering er en viktig del av rådmannens internkontroll. Kontrollutvalget ber derfor om en dialog med politisk og administrativ ledelse vedrørende nåværende rapportering og om rapporteringsbehovet.» Kontrollutvalget oversendte saken til kommunestyret. Kommunestyret tok enstemmig saken til etterretning i møte den , sak 53/17. Revisor har utarbeidet et forslag til plan for gjennomføring av kontrollutvalgets bestilling, se vedlegg. Revisor oppgir at en ser for seg 2 trinn: 1) «Kartlegging av rådmannens internkontroll 2) Test av internkontrollen: Gjennomgang av saker i politiske organer for å kontrollere at Saker er forsvarlig utredet Vedtak er truffet i samsvar med lov og delegert myndighet Vedtak blir iverksatt som forutsatt og innen rimelig tid» Revisor oppgir videre at en ser for seg følgende avgrensning: «Dette er en type etterlevelsesrevisjon som innebærer kontroll av hvorvidt kommunen etterlever lover og regler på et bestemt område. I forbindelse med regnskapsrevisjon kartlegger og tester revisor den økonomiske internkontrollen. Dette prosjektet avgrenses derfor mot den økonomiske internkontrollen. Testing av internkontroll vil være basert på stikkprøver. Stikkprøver vil bli foretatt på bakgrunn av et tilfeldig utvalg basert på kartlegging av internkontrollen. Det er likevel slik at vi vektlegger å gjennomføre stikkprøver i tilstrekkelig omfang i oppstartsåret Utvalget vil bli gjort blant saker som er lagt fram for følgende politiske organ i kommunen: Kommunestyret Formannskapet Komité Folk Komité Utvikling Prosjektet vil ikke undersøke lovlighet av vedtak fattet av kommunestyret.» Revisor oppgir at en forventer en ressursbruk på 285 timer. Vurdering Slik bestillingen til revisor er formulert skal etterlevelsesrevisjon være en fast del av revisors oppdrag. En oppfatter derfor det fremlagte forslag til prosjektplan som en skisse til hvordan oppdraget skal løses første år. 2

34 I vedtaket i saken nevnt ovenfor blir det forutsatt at kontrollutvalget blir holdt løpende orientert, både om resultatene av arbeidet, ressursbruk og gjenstående ressurser. En legger derfor opp til at en fra saksbehandlers side vil være tett på mht. fremdrift mv. Kontrollutvalget har ikke plikt til å kontrollere lovligheten av kommunestyrets vedtak. Dersom kommunestyret har eller er i ferd med å treffe et ulovlig vedtak har imidlertid kontrollutvalget anledning til å gjøre kommunestyret oppmerksom på dette. Kontrollutvalget må derfor ta stilling til hvorvidt en finner revisors avgrensning som hensiktsmessig og ønskelig. Saksbehandlers anbefaling fremgår av forslaget til vedtak. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

35 PROSJEKTPLAN Utarbeidet i henhold til RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon Prosjektnavn Kartlegging og testing av rådmannens internkontroll Kommune Frosta kommune Bestilling Prosjektet er bestilt av kontrollutvalget sak 017/17. Kommunestyret tok saken til etterretning i sak 53/17. Bestillingen til revisor er i henhold til vedtaket slik: 1. Kontrollutvalget slutter seg til saksbehandlers vurderinger i det vedlagte notat og ber revisor iverksette etterlevelsesrevisjon slik det er skissert i notatet. 2. Kontrollutvalget ber revisor kartlegge og teste rådmannens internkontroll som en fast del av revisors oppdrag. 3. Kontrollutvalget ber revisor årlig foreta en gjennomgang av saker behandlet i politiske organer for å kontrollere at sakene er forsvarlig utredet, at vedtak er truffet i samsvar med lov og delegert myndighet, og at vedtaket blir iverksatt slik som forutsatt og innen rimelig tid. 4. Revisor bes avgi en hovedrapport 1 gang pr. år om resultatene av sin etterlevelsesrevisjon. Over tid bør denne bli lagt fram for kontrollutvalget til behandling i forbindelse med at kontrollutvalget avgir sin uttalelse til årsregnskapet. 5. Kontrollutvalget forutsetter at kontrollutvalget blir holdt løpende orientert, både om resultatene av arbeidet og om ressursbruk og gjenstående ressurser. 6. Rapportering er en viktig del av rådmannens internkontroll. Kontrollutvalget ber derfor om en dialog med politisk og administrativ ledelse vedrørende nåværende rapportering og om rapporteringsbehovet. Utførende revisorer Prosjektleder Sunniva Tusvik Sæter Prosjektmedarbeider Johannes O. Nestvold Kvalitetssikrer Unni Romstad Ingen av de involverte revisorer vil få habilitetsproblemer ved 1

36 Vurdering av habilitet jf kommuneloven 79 og forskrift om revisjon gjennomføringen av prosjektet, jf. egenerklæringsskjema. Bakgrunn for prosjektet Kontrollutvalgets bestilling er gjort på bakgrunn av et notat av «Etterlevelsesrevisjon og rådmannens internkontroll» fra KomSek Trøndelag IKS. Formålet med internkontroll kan deles inn i flere ulike målsettinger. Et formål er etterlevelse av lover og regler for å hindre myndighetsmisbruk og/eller forebygge uønskede hendelser. Administrasjonssjefens internkontroll brukes for å beskrive det ansvaret og de oppgaver som ligger til administrasjonssjefen etter kommuneloven. Med internkontroll menes prosesser, systemer og rutiner som utformes og gjennomføres. Problemstillinger Prosjektet vil bli gjennomført i to trinn: 1) Kartlegging av rådmannens internkontroll 2) Test av internkontrollen: Gjennomgang av saker i politiske organer for å kontrollere at - Saker er forsvarlig utredet 1 - Vedtak er truffet i samsvar med lov og delegert myndighet - Vedtak blir iverksatt som forutsatt og innen rimelig tid Avgrensninger/ kommentarer Dette er en type etterlevelsesrevisjon som innebærer kontroll av hvorvidt kommunen etterlever lover og regler på et bestemt område. I forbindelse med regnskapsrevisjon kartlegger og tester revisor den økonomiske internkontrollen. Dette prosjektet avgrenses derfor mot den økonomiske internkontrollen. Testing av internkontroll vil være basert på stikkprøver. Stikkprøver vil bli foretatt på bakgrunn av et tilfeldig utvalg basert på kartlegging av internkontrollen. Det er likevel slik at vi vektlegger å gjennomføre stikkprøver i tilstrekkelig omfang i oppstartsåret Utvalget vil bli gjort blant saker som er lagt fram for følgende politiske organ i kommunen: Kommunestyret Formannskapet Komité Folk Komité Utvikling Prosjektet vil ikke undersøke lovlighet av vedtak fattet av kommunestyret. 1 Som en del av rådmannens forsvarlige utredning, har rådmannen plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksframlegg, slik at de folkevalgte kan ta hensyn til dette (Bernt og Overå, 2011). 2

37 Prosjektet vil heller ikke si noe om hvorvidt vedtak er hensiktsmessige. Kilder til revisjonskriterier Kommunelovens 23 nr. 2 (om rådmannens ansvar for internkontroll) COSO-modellen (teoretisk modell for helhetlig risikostyring) Faglitteratur om internkontroll Frosta kommunes reglementer Gjennomføring av prosjektet/metode for datainnsamling Det vil bli gjennomført et oppstartsmøte med kommunen. Datainnsamling vil foregå både gjennom dokumentanalyse og intervju. Alle intervjuer vil bli verifisert av informantene. Rapporten sendes på høring hos kommunen og rådmannens kommentarer vil framgå av rapporten. Omfanget av stikkprøvekontroll vil være basert på kartleggingen av rådmannens internkontroll (se ovenfor). Tidsplan Oppstart: September 2017 Forventet behandling i KU: I forbindelse med behandling av regnskapet for 2017 (april 2018) Planlagt ressursbruk: 285 timer Kontrollutvalget vil, i tråd med bestillingen, bli holdt løpende orientert om resultater av arbeidet og ressursbruk. Kritiske faktorer Tidspunktet for når revisjonen får tilgang til nødvendige dokumenter er en kritisk suksessfaktor for prosjektet. Dette gjelder også tidspunkt for når de vi ønsker å intervju har tid til å møte oss. Alle intervjuer skal verifiseres, og informantene gis alltid en frist for tilbakemelding. Dersom frister oversittes kan dette påvirke prosjektets framdrift. Prosjektframdriften bestemmes også av andre prosjekter i revisjonens portefølje Steinkjer, Unni Romstad Sunniva Tusvik Sæter Oppdragsansvarlig revisor Prosjektleder 3

38 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 027/17 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2018 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 027/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2018 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Budsjettvedtak i representantskapet for 2018 for KonSek Trøndelag IKS den Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.

39 Fra og med blir sekretariatsselskapene slått sammen til KonSek Trøndelag IKS, og revisjonsselskapene blir slått sammen til Revisjon Midt-Norge SA. Budsjettet for KonSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapets representantskapsmøte den med en kostnadsøkning på 5 % i forhold til forrige år. I representantskapssaken fremgår det at det er knyttet mange usikkerhetsforhold til fremtidig driftsnivå og således ikke er gjort noen grundig ny vurdering av fremtidige budsjetter. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2018 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden (alle tall i 2018 kr.): Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har over tid hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at fortsatt fokus på kommunens internkontroll kan løses innenfor den foreslåtte ramme.

40 Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær