MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Torsdag 17. september 2015 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Torsdag 17. september 2015 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 015/15 Referatsaker 016/15 Orientering fra rådmannen vedrørende sykefravær 017/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 018/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 019/15 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 021/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 022/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 023/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 024/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Steinkjer, Bjørn Madslangrud/s/ leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 015/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet 1 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapsmøte 2 KomSek Trøndelag IKS Orientering om planlagt opplæring 3 Kommunal og moderniseringsdepartementet av kontrollutvalg Val av formannskap/fylkesutval, ordførar/fylkesordførar, varaordfører m.m. Vedlagt Vedlagt Ikke vedlagt 4 Regionrådet i Værnesregionen Møteprotokoll Ikke vedlagt 5 KomSek Trøndelag IKS Oppsummering etter felles møte for kontrollkomiteen og kontrollutvalgene i Værnesregionen Vedlagt 6 Magnar Lundemos minnecup Betydningen av store arrangement i Meråker Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 15/ OPPSUMMERING ETTER FELLES MØTE FOR KONTROLLKOMITEEN OG KONTROLLUTVALGENE I VÆRNESREGIONEN Sted: Stjørdal rådhus, møterom NAV Dato: 12. juni 2015, kl. 10:00-15:00 Fra kontrollkomiteen og kontrollutvalgene var følgende personer tilstede: Fra Stjørdal: Alf Kaspersen, Håvard Steen Moa, Elin Helene Friheim, Inger Johanne Overvik Uthus og Espen Teigen Fra Frosta: Jens Hagerup og Kari Berge Fra Malvik: Per Walseth Fra Meråker: Bjørn Magnus Madslangrud og Eva Lien Fra Selbu: Arnstein Trøite og Marit Stokke Fra Tydal: Toralf Øverås, Astrid Jensen og Kari Slungård Ellers møtte Arne Henrik Ulvin, Stjørdal Politikammer (sak 19/15) Sidsel Storvik Nilsen, Stjørdal kommune (sak 21/15) Roar Vikvang, NAV Værnes (sak 20/15) Petter Olden, NAV Værnes (sak 20/15) Sissel Overvik Holmberg, Stjørdal kommune (sak 22/15) Kristin Hognestad, Stjørdal kommune (sak 23/15) Gunbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 24/15) Gunn Havdal, Stjørdal kommune (sak 25/15) Ragnhild Wesche Kvål, Selbu kommune (sak 26/15) Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Marte Bjørnelv, Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Mali Kristin H. Østerås, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS

17 Bakgrunn for samlingen Det har i lengre tid vært et ønske om at kontroll og tilsynsarbeidet i Værnesregionen blir koordinert. Kontrollkomiteen i Stjørdal har derfor de 3 siste år invitert kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene til felles orienteringer knyttet til områder der Stjørdal kommune er vertskommune. Dette legger til rette for en effektiv utnyttelse av administrasjonens ressurser, samtidig sikrer en at kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner får den samme informasjon. Kostnadsutviklingen innenfor spesialundervisning og barnevern har over tid vært urovekkende. Regionrådet avga i sitt desember møte en tilrådning til kontrollkomiteen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten. På denne bakgrunn var temaet for denne samlingen det barne- og familierettede arbeid i Værnesregionen. Orienteringsprogrammet for samlingen var omfattende - men målrettet for å gi svar på hvilke utfordringer en har og hvor disse er, samt nødvendige tiltak. Program for samlingen 10:00-10:30 Orientering fra Politiet 10:30-11:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten 11:00-11:30 Orientering fra helsestasjon(ene) 11:30-12:00 Orientering fra enhet barn og ungdom 12:00-12:30 Lunsj 12:30-13:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning 13:00-13:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern 13:30-14:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn og unge" 14:00-14:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 14:30-15:00 Kaffe og diskusjon Kontrollkomiteen i Stjørdal behandlet i etterkant bl.a. sak vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til barnevern/barn- og familierettet arbeid - med utgangspunkt i de fremkomne opplysninger. Kontrollkomiteen gjorde for øvrig følgende vedtak: 1. «Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet.»

18 Oppsummering og sammenstilling av de gitte orienteringer Barneverntjenesten tilkjennega i likhet med de øvrige innledere en bevissthet om hva tjenesten selv kan og bør gjøre for å videreutvikle og forbedre det arbeid som gjøres. Slik en oppfattet det var det en samstemmighet om at utfordringene må møtes med bedre arbeid på systemnivå. Det må også formuleres klare målsettinger, som vil innebære krav om bedre sektorovergripende samarbeid og koordinering. Slik en oppfattet det var det også enighet om at det må utarbeides felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester. I dette ligger det også et behov for en gjennomgang av hvor ansvar og myndighet er plassert. Dette gjelder både oppover og nedover i linjen, men også på tvers av sektorgrensene. Aktørene må forpliktes i større grad enn i dag. Nedenstående figur ble benyttet for å illustrere de ulike tiltakenes plass i behovspyramiden: Det ble redegjort for at barnevernet har og må ha ansvaret i situasjoner hvor tvangstiltak etter barnevernsloven skal vurderes. De ulike aktørene vil i varierende grad virke på lavere nivå i behovspyramiden, og det ble understreket at fokuset i langt større grad må rettes mot de forebyggende og korrigerende tiltak (trinn 1 og 2). Dette for å motvirke behovet for langt mer kostbare barnevernstiltak i senere fase. Det er viktig å være oppmerksom på at det er straffbart å unnlate å gripe inn når et barn er i en prekær situasjon (omsorgssvikt, mobbing mv.) De presentasjonene som ble benyttet i forbindelse med de enkelte orienteringer følger som vedlegg. For ytterligere informasjon vises det til disse.

19 Oppsummering Det overgripende spørsmål synes derfor å være; skal vi rigge kommunene for omsorgsovertakelser, eller skal vi rigge kommunene slik at flest mulig av disse sakene kan unngås. På denne bakgrunn bør enhver stille seg spørsmålene: Hvilke målsettinger arbeider min kommune etter mht. det barne- og familierettede arbeid. I hvilken grad er min kommune rigget for å forebygge og for å korrigere en skjev utvikling hos barn og unge - slik at antallet saker hvor barnevernet må kobles inn kan reduseres. Felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester, herunder ansvarsavklaringer vil kunne bidra til økt likebehandling, bedre koordinerte tjenester og forbedret kostnadskontroll. Systemrettet arbeid bør opprioriteres. Dette utviklingsarbeidet vil for øvrig også ha betydning for bruken av spesialundervisning mv. Innlederne signaliserte tydelig at en har fokus på endrings- og utviklingsbehovet. Tiltak og endringer som krever politiske prioriteringer må - og vil etter det en forstår - bli lagt fram for politisk behandling fortløpende.

20 MAGNAR LUNDEMOS MINNECUP Til Meråker formannskap; Meråker /aug Bård Langsåvold Bjørn Aasvold Trond Marius Slungård Egil Haugbjørg John Magnar Høiseth Rådmann Henrik Vinje BETYDNINGEN AV STORE ARRANGEMENT I MERÅKER Minnecupkomiteen hadde møte på Rådhuset tirsdag Følgende møtte: Ole Bernhard Larsson, Jan Arve Almåsbakk, Rune Teveldal, Rita Govasmark, Mimmi Raaen Sandmæl, Kjell Steinar Grytbakk, Morten Eidem, Svein Karsten Henden, Einar Olav Ringen, Olav Johannessen. Guttorm Stormo og Arve Bjørnås hadde meldt forfall. Minnecupkomiteen har en følelse av at Meråker kommune ved politikerne og administrasjonen ikke tar arrangementet for hedring av Magnar Lundemo seriøst. Vi føler en form for forfordeling, ingen positive tilbakemeldinger eller noe engasjement i forhold til tiltaket. På møtet ble vi enige om å sende et skriv til formannskapets medlemmer og rådmann samt kopi til kontrollutvalget der vi reiser en del spørsmål som vi ønsker svar på og om det er liv laga å fortsette med Minnecupen? SAK: Meråker kommunes interesse for å støtte opp om store arrangement. Det er over 28 år siden Magnar Lundemo døde. Med hans bortgang mistet vi en av norsk idretts mest markante personer. Magnars engasjement og idrettsglede gjenspeiles gjennom den entusiasme som i dag preger de idrettslige aktiviteter i Meråker. IL Varden ønsket å hedre Magnars innsats ved å arrangere et stort idrettsarrangement med deltakere både fra inn- og utland samt at dette skulle gi positive ringvirkninger for idrett og næringsutviklingen i kommunen og samtidig ivareta anleggene på Vardetun. I 1988 startet idrettslaget Magnar Lundemos Minnecup, ei fotballturnering som har befestet seg som ei av landets største og mest populære i sitt slag. Med Rosenborg Ballklubbs stjernegalleri i spissen for 24 lag, ble Minnecupen sparket i gang 6. og 7. februar Turneringa har vært gjennomført hvert år siden, en del år også med dame- og aldersbestemte lag. Over 300 forskjellige klubber har vært med. Enkelte år har det deltatt mellom 70 og 80 lag fordelt på to til tre helger med 1200 spillere samt ledere og 1000

21 tilskuere i hallen. Arrangementstaben var enkelte år på vel 100. I løpet av de 28 åra Minnecupen har vært arrangert, har det vært over deltakere/tilreisende i Meråker. Arrangement er viktig for idrettsbygda Meråker. Det trekker folk til bygda som legger igjen penger i det lokale næringslivet som hotell, spisesteder, varehandel, busstrafikk m.fl. Her er det viktig med godt samarbeid mellom arrangør og Meråker kommune blant anna når det gjelder markedsføring og god omtale. Det er noen spørsmål vi stiller til politikerne og rådmann som vi ønsker snarlig svar på for å få avklart om det er aktuelt å fortsette med Magnar Lundemos Minnecup: 1. I 2012 hadde Minnecupen 25 års markering og i den forbindelse orienterte vi politikere om jubileet og forespurte om et tilskudd. Vi fikk til svar at det ville bli foreslått et tillegg på ,- kroner i budsjettet for Under budsjettmøtet ble dette forslaget enstemmig vedtatt. Pengene ble ført på konto til kulturmidler. Vi fikk beskjed om å sende søknaden til SSOK. I svaret fra kultursekretær Frode Aune står det bl.a.: «Minnecupen treffer ikke i stor grad Meråker kommunes satsing på målgruppene; tiltak for barn og unge eller tiltak for bedring av den lokale folkehelsa.» Er dere enige i det? Det ble gjort et administrativt vedtak med et tilskudd på 3.000,- kroner. Her fulgte kulturadministrasjonen ikke politikernes vedtak. Fikk Frode beskjed om at ,- kroner var øremerket Minnecupen? Minnecupkomiteen forespør om kulturkonsulentens saksopplysning er i samsvar med politikernes holdning til dette arrangementet? 2. For arrangementet i 2015 søkte Minnecupen ved Olav Johannessen formannskapet om et tilskudd på ,- kroner. Vi er kjent med at SKI-gruppa fikk ,- kroner i 2014 og søkte om tilsvarende løp for I svar fra kulturkonsulenten etterlyste han regnskap og budsjett. I brev av til Aune forespør Johannessen om det er lik praksis for alle søknader? Når Minnecupen får svar på dette, vil ny søknad med vedlegg sendes. I kommunestyremøtet etterlyste Kjell Steinar Grytbakk svar på henvendelsen. Det ble svart at brev var sendt. Olav Johannessen benekter å ha mottatt dette brevet. Grytbakk fikk en kopi av brevet etter møtets slutt som var skrevet av kulturkonsulenten til Johannessen der det bl.a. står: «Som svar på dette erkjenner Meråker kommune å kunne ha hatt ulik praksis tidligere. «Kulturplanen for » sier ingenting om at disse vedleggene må være

22 vedlagt,» I skriv av , dagen etter vi fikk svaret, sendte Minnecupen ny søknad til formannskapet og ordfører med kopi til Frode Aune, Gunhild Warø, Rune Frengen og Henrik Vinje. Det var vedlagt regnskap for 2013 og 2014 samt budsjett for Regnskapene føres av Meråker Regnskapskontor. Saken ble behandlet i KSOK og i Formannskapet I saksopplysningene skrives blant anna: «Regnskap fra tidligere år og budsjett for årets arrangement var ikke vedlagt i søknaden. Etter flere purringer oversendte idrettslaget noen dokumenter. Disse fremstår som ufullstendige.» Søknaden ble sendt dagen etter mottatt skriv. Vi kan ikke se å ha fått flere purringer. Hvor er disse sendt? Hva er det som er ufullstendig? Vi har ikke mottatt noe skriv på dette. Ut fra kulturkonsulentens saksopplysninger har han ikke fått vedleggene; regnskap for 2013 og 2014 samt budsjett for De ble sendt formannskapet/rådmannen. Hvorfor har ikke rådmannen oversendt vedleggene i skrivet av til kulturkontoret? Det ser ut til at komitemedlemmer og formannskapet har fått usanne opplysninger før saken ble behandlet? Vi er kjent med at SKI fikk ,- kroner i 2014 og ,- kroner i 2015, til sammen ,- kroner og det er kjempebra. Vi spør hva er grunnen til at Magnar Lundemos Minnecup ikke er verdig et bidrag? 3. Klubbhuset på Vardetun ble bygd i 1980 og hadde behov for oppussing. I den forbindelse ønsket vi å gjøre ett av de fire klosettene til handikaptoalett. Fylkets kulturavdeling støttet dette tiltaket. Det vises til befaring. Tegninger, kostnadsoverslag og finansieringsplan ble laget. Forhåndsgodkjenning ble mottatt og spillemiddelsøknad sendt. Arbeidet er utført. I ettertid vil kulturkonsulent Frode Aune ikke godkjenne at bare ett av de fire klosettene gjøres universell, alle fire skal være RWC. Dette vil kreve store investeringer, muligens bygge nytt klubbhus eller tilbygg på hver ende. Vi mener det må være bedre med ett klosett for rullestolbrukere enn ingen. Denne saken er flere ganger tatt opp med fylkeskommunens kulturavdeling, de som godkjenner spillemiddelsøknadene. De godkjenner at vi har bare ett klosett med universell utforming i klubbhuset. Vi har hatt kontakt med Gunleif Krogstad som har hatt en ledende funksjon innen Norges Handikapforbund, han mener det må være nok med ett handikaptoalett. Det vises

23 også til to skriv fra Gisle Løseth i fylkeskommunen datert og som godkjenner at bare ett av klosettene får RWC status. Likevel vil Aune ikke godkjenne dette. Det er meget uheldig for idretten i bygda at vi mister spillemidler på dette grunnlag. Ønsker Meråker kommune å ha en strengere praksis enn andre kommuner når det gjelder krav til opprusting av anlegg og bygningsmasse? 4. Vardetun Arena. Vi må også nevne den storstilte utbyggingen på Vardetun med kunstgressbane og friidrettsanlegg til 8-9 millioner kroner. Et anlegg som brukes av bygdas barn og ungdom, og ikke minst elevene ved Meråker videregående skole i 7 8 måneder av året. Idrettslaget har forespurt Meråker kommune om tilskudd til dette anlegget uten å få positivt svar. Vi har heller ikke fått reklameskilt fra kommunen på Vardetun. Vi måtte betale Meråker kommune nær ,- kroner for lån av maskiner i forbindelse med anlegg av kunstgressbanen. Hva er grunnen? Magnar Lundemos Minnecup er trolig det største arrangement i Meråker kommune med deltakere. Vi har forventet et godt og aktivt samarbeid mellom Minnecupkomiteen og Meråker kommune ved politikerne/rådmann om dette arrangementet. Vi føler at vi ikke har tillit fra administrasjonen og politikere i det arbeidet vi gjør. Derfor stiller vi spørsmål hva er årsaken til det? Har det noe med engasjementet i forhold til Magnar Lundemo å gjøre, fortjener han ikke den oppmerksomheten? Er vi ikke de rette personer til å jobbe for et så stort arrangement til kommunen? Svar på disse spørsmål ønskes snarest. Med hilsen Minnecupkomiteen Jan Arve Almåsbakk, Ole Bernard Larsson, Morten Eidem, Kjell Steinar Grytbakk, Rita Govasmark, Mimmi Raaen Sandmæl, Svein Karsten Henden, Rune Teveldal, Einar Olav Ringen, Olav Johannessen, Guttorm Stormo, Arve Bjørnås Kopi Kontrollutvalget v/ Bjørn Madslangrud.

24 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 016/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE SYKEFRAVÆR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 27/14 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende sykefraværet. Det vil her være naturlig at sykefraværet brytes ned bl.a. på langtids- og korttidsfravær, samt tidsserier for den enkelte sektor med sammenlignbare tall for andre kommuner. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

25 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 017/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 017/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 27/14 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

26 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 018/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNEREFORMEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 018/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 27/14 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

27 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 019/15 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.

28 KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Kjøp av sekretariatstjenester og revisjon er budsjettert iht. vedtak i de 2 selskapenes representantskap i De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. Det er som for tidligere år lagt inn kr som vil muliggjøre deltagelse på konferanser eller lignende for kontrollutvalgets medlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2016 som for tidligere år. En har satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden : Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunenes innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. 2

29 Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

30 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 020/15 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 020/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Meråker kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

31

32

33

34 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 021/14 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 021/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Meråker kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

35 Kontrollutvalget Meråker kommune v/komsek Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Deres ref.: Vår ref.: Uro Saksnr.: 15/1321 Arkiv: O Dato: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Meråker kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

36 Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Meråker kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Meråker kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

37 Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Meråker kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Meråker kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Meråker kommune Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, Unni Romstad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

38 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 022/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets årsplaner Saksopplysninger En evaluering av kontrollutvalgets virksomhet kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering Ved slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode synes det naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

39 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 023/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode , og nye kontrollutvalg vil være valgt i løpet av høsten. På bakgrunn av dette, ønsker derfor regnskapsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er: saker som de mener bør følges opp av det nye kontrollutvalget noen fokusområder utvalget mener revisor bør gå spesielt inn på (risikoer for feil i regnskapet, svakheter i internkontrollen, misligheter etc) noe revisor bør endre/forbedre andre forhold utvalget vil vektlegge Vurdering For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for revisor å høre hva det sittende kontrollutvalget har av innspill å gi til det nye kontrollutvalget. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

40 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 024/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR HHV. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 024/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode , og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. I løpet av høsten skal de nye kontrollutvalgene starte arbeidet med den overordnede analysen og for plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon (kontrollutvalgsforskriftens 10) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Selskapskontroll (kontrollutvalgsforskriftens 13) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. På bakgrunn av dette ønsker derfor forvaltningsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er forhold utvalget mener er viktig å formidle videre til det nye utvalget.

41 Vurdering Bestemmelsen i forskriftens 13 om overordnet analyse ifm. selskapskontroll er ny. Erfaringen generelt er at kommunenes oppfølging av eierskap i selskaper er varierende. For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for forvaltningsrevisor å høre om det sittende kontrollutvalget har innspill til den overordnede analysen som skal gjøre ifm forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2