«Å utvikle en studiestedstruktur som bidrar til å realisere universitetets faglige strategier og ambisjonen om å bidra til regional utvikling».

Transkript

1 Mandat delprosjekt 3 «Regionens og nasjonens kompetansebehov» Oppsummering av eksterne rapporter/utredninger som beskriver utvikling i regionen og regionens og nasjonens fremtidige kunnskaps- og kompetansebehov. Bakgrunn Nord universitet har rundt ansatte og studenter, fordelt på studiestedene Stokmarknes, Bodø, Mo i Rana, Sandnessjøen, Nesna, Namsos, Steinkjer, Levanger og Stjørdal. Med nærhet til samfunns- og arbeidsliv skal Nord universitet bidra til å løse regionale, nasjonale og globale utfordringer De siste årene er det gjennomført en rekke endringer i norsk høyere utdanning og forskning med det formål å øke kvaliteten i både forskning og utdanning. Nord universitet ble opprettet 1. januar 2016 som en av flere fusjoner i universitets- og høgskolesektoren. Langtidsplanen for forskning og høyere utdanning, strukturreformen og endringene i finansieringssystemet for institusjonene er alle begrunnet i et mål om å øke den samlede kvaliteten i universitets- og høgskolesektoren, som et mål i seg selv, men også som midler for å nå andre mål for samfunnsutviklingen. Nord universitet er en viktig part i regionens langsiktige utvikling når det gjelder tilgang på kompetanse og relevant forskning for nærings- og samfunnsutvikling. For å realisere universitetets strategiske mål er det derfor også nødvendig at universitetet er tilstede med campus/studiested på ulike steder i regionen. Det skal vurderes hvordan universitetet kan imøtekomme regionale behov på en måte som skaper kvalitet for forskning og utdanning og som har økonomisk bærekraft. Nåværende campusstruktur bør ses gjennom ut fra strategiske prioriteringer, økonomisk holdbarhet og regionale behov. Dette arbeidet organiseres i et prosjekt kalt «Prosjekt Fremtidig Studiestedsstruktur». Det legges opp til bruk av ekstern konsulent for å støtte prosjektet. Målsetting med prosjekt Studiestedsstruktur: «Å utvikle en studiestedstruktur som bidrar til å realisere universitetets faglige strategier og ambisjonen om å bidra til regional utvikling». «Prosjekt Fremtidig Studiestedsstruktur» består av fem delprosjekter, og arbeidet skal ende med en endelig innstilling som leveres fra rektor til styret våren Innstillingen skal inneholde en anbefaling om fremtidig studiestedsstruktur. Oppdraget: Oppsummering av eksterne rapporter/utredninger som beskriver utvikling i regionen og regionens og nasjonens fremtidige kunnskaps- og kompetansebehov. Delprosjekt 3 er satt ut på oppdrag til ekstern konsulent. Oppdraget er å utarbeide en oppsummering og sammenstilling av eksterne rapporter/utredninger som beskriver utvikling i regionen og regionens og nasjonens fremtidige kunnskaps- og kompetansebehov. Av hensyn til fremdrift og leveranser skal det tas utgangspunkt i foreliggende eksterne utredninger. En foreløpig gjennomgang viser at det foreligger mellom 15 og 20 slike rapporter av nyere dato, utarbeidet av både nasjonale og regionale/lokale myndigheter. Med region menes Nordland og Trøndelag.

2 Utredningen skal inneholde: 1. Utredningen skal inneholde en analyse av regionens næringsmessige- og demografiske utvikling, offentlige satsinger, utvikling i arbeidsmarkedet, studietilbøyelighet og eventuelt andre forhold som er relevante for utviklingen. 2. Leverandøren skal levere en utredning som oppsummerer regionens- og nasjonens kompetansebehov innenfor universitetets fag- og profilområder. Nasjonens kompetansebehov må sees opp mot krav i tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet, og eventuelt andre utredninger på nasjonalt nivå som vurderer kunnskaps- og kompetansebehovet innenfor Nord universitets satsingsområder. Utredningen skal også peke på hvilke muligheter utviklingstrekk og kompetansebehov i regionen kan ha for videreutvikling av Nord universitets fag- og profilområder. Utredningens lengde bør være på ca sider. Utredningen skal inngå sammen med resultat av interne prosjekter, som grunnlag for Nord universitets vurdering av fremtidig studiestedsstruktur. Leverandør skal også i tillegg til utredningen levere en Powerpoint-presentasjon som presenterer utredningens hovedfunn. Rammer: Ved oppstart av oppdraget vil det bli gjennomført et oppstartsmøte der valgt oppdragstaker i samarbeid med prosjektgruppen/prosjektsekretariatet ved Nord universitet velger ut relevante rapporter og utredninger som skal inngå i utredningen. Disposisjon for rapporten diskuteres med prosjektgruppen tidlig i prosessen. Det skal avholdes et oppfølgingsmøte rundt halvveis i oppdragsperioden for eventuelle avklaringer. Ved avlevering av utredningen er det ønskelig med et møte mellom oppdragstaker og prosjektsekretariat/prosjektgruppen ved Nord universitet der hovedfunn i utredningen presenteres. Arbeidet med delprosjekt 3 skal være ferdig 15. november Mandat godkjent av prosjektgruppen 19. september 2018

3 Vedlegg 2 Innholdselementer i DP 4 Kriteriesettet Kvalitetskrav Rekrutterings potensial studenter og lærere Økonomisk bærekraft Regionale og nasjonale kompetanse behov Kriteriesettet Faglig bærekraft Bruk av ny teknologi i undervisning Demografisk utvikling Internasjonale trender

4 Vedlegg 3 Kommunikasjonsplan, prosjekt framtidig studiestedsstruktur 1) Bakgrunn Styret ved Nord universitet understreket i styrevedtak 24/18 Revidert mandat for prosjekt framtidig studiestedsstruktur at det i prosjektet skal sørges for god medbestemmelse og intern og ekstern kommunikasjon. Prosjektgruppen har ansvar for kommunikasjon i prosjektet. Prosjektsekretariatet har praktisk og koordinerende ansvar for tiltakene. 2) Mål for kommunikasjonen - Bidra til nødvendig og relevant informasjon til ansatte og studenter om fremdrift og viktige hendelser - Bidra til involvering av ansatte i hovedprosjekt og delprosjekter og sikre at synspunkter og forslag kommer frem - Bidra til forankring og legitimitet hos berørte samarbeidsparter som vertskommuner, fylker med flere - Skape trygghet om prosessen og bidra til forventningsavklaring - Sørge for korrekt og presis informasjon til offentligheten gjennom medier og andre kanaler 3) Råd for samarbeid med arbeidslivet, RSA Nord universitet gjennomførte møter i RSA Nordland 19. juni 2018 og RSA Trøndelag 21. juni I begge møter hadde rektor Bjørn Olsen en gjennomgang av prosjekt Framtidig studiestedsstruktur, med påfølgende dialog. Det er ønskelig at RSA brukes som diskusjons-/dialoggruppe for prosjektet. Framtidig studiestedsstruktur blir derfor sak på RSA-møte i november RSA Nordland har møte 7. november i Bodø, og RSA Trøndelag har møte 9. november i Levanger. Det er også ønskelig at prosjekt Framtidig studiestedsstruktur er hovedtema i RSA-møtene som planlegges gjennomført i januar Nord universitets vertskommuner er medlemmer av RSA. Det vil bli viktig å sikre at alle vertskommuner deltar i de kommende RSA-møtene, både for å sikre god dialog med hver enkelt vertskommune, men også for at de ulike kommuner og de andre aktørene i RSA diskuterer saken i samme forum. 4) Møter på studiesteder Styret ved Nord universitet vil 13. desember 2018 behandle Delprosjekt 4 Kriterier for framtidig studiestedsstruktur.

5 I tidsrommet mellom 14. desember 2018 og 1. februar 2019 foreslås det å gjennomføre interne dialogmøter ved studiesteder med bakgrunn i Delprosjekt 4. På disse møtene planlegges følgende representasjon: a) Rektoratet, enten med rektor eller en av prorektorene b) Prosjektsekretariatet, enten med leder eller medlem c) En av direktørene eller en av dekanene, etter strategisk og praktisk vurdering Det foreslås at disse møte er åpne for alle ansatte. En slik møteform anses formålstjenlig tatt sakens karakter i betraktning, og den vil kunne bidra til å sikre informasjonsoverføring og dialogmuligheter, og derigjennom legitimitet til prosjektet. 5) Informasjon på Generell informasjon, godkjente mandat og rapporter har siden mai 2018 blitt systematisert og publisert på Har gis det også mulighet for å gi innspill for eksterne gjennom e- postadressen postmottak@nord.no. 6) Informasjon på intranettet inord Generell informasjon, godkjente mandat og rapporter har siden april 2018 blitt systematisert og publisert på intranettet inord. Her gis det også mulighet for å gi innspill for interne gjennom e- postadressen innspill@nord.no. Alle innsendte innspill vil bli publisert på intranettet, slik at også andre ansatte ved Nord universitet kan lese dem. 7) Internkommunikasjon Tiltak Tidspunkt Ansvar Intranettet inord oppdateres med relevant informasjon Løpende Prosjektsekretarietet Håndtere innspill@nord.no Løpende Prosjektsekretarietet Om prosjektet i rektors informasjonsmøter Ved milepæler Rektor, med støtte fra kommunikasjonsenheten Fakultetsvis informasjon og deltakelse i delprosjekt Løpende Dekaner Møter på studiesteder Rektor, med støtte fra prosjektsekretariatet Mulighet for skriftlige innspill til DP4 Kriterisettet Prosjektsekretarietet 8) Eksternkommunikasjon Tiltak Tidspunkt Ansvar oppdateres med relevant informasjon Løpende Prosjektsekretarietet Pressekontakt Løpende Rektor/styreleder/kommunikasjonsenhet Håndtere skiftlige innspill til postmottak@nord.no Løpende Dokumentsenteret og prosjektsekretariatet RSA Nordland og RSA Trøndelag Definerte datoer i juni 2018, november 2018 og januar 2019 Rektor, koordinatorer for RSA og prosjektsekretariatet Mulighet for skriftlige innspill til DP4 Kriterisettet Dokumentsenteret og prosjektsekretariatet

6 Vedlegg 4: Vår bestilling til PwC (utdrag fra kontrakten) Delprosjekt 2 (innspill fra fakultetene om faglig organisering): Universitetet har behov for ekstern konsulent som kan bistå prosjektsekretariatet på å kjøre prosesser (2 heldagsmøter) med institusjonens ledelse. Disse prosessene skal ha utgangspunkt i innspill fra fakultetene på hvordan dagens organisering fungerer i forhold til sentrale krav i ulike styrende dokumenter, og hva som kan være en ønsket utvikling av de faglige aktivitetene framover, spesielt knyttet til forventningene om faglig konsentrasjon og distribuert utdanning. En vesentlig del av dette oppdraget er å legge til rette for god samhandling og dialog for å nå delprosjektets målsettinger. Konsulent skal bidra med å utarbeide oppsummering av innspill og ferdigstilling av rapport fra delprosjekt 2. Delprosjekt 4 (kriterier for differensiering av studiesteder): Ekstern konsulent skal sammen med prosjektsekretariatet bidra til at det utarbeides kriterier som skal legges til grunn når beslutning om framtidig studiestedsstruktur skal tas, og hvordan disse skal vektes. Dette arbeidet skal bygges på delprosjekt 1,2 og 3. Delprosjekt 4 sine vurderinger vil bli lagt ut internt slik at de ansatte kan gi innspill, og samtidig vil det bli sendt ut til vertskommuner og samarbeidspartnere slik at de også kan gi sine innspill. Delprosjekt 5: Ekstern konsulent bes om å bistå prosjektsekretariat og prosjektgruppen i arbeidet med å sikre at alle delprosjektenes leveranser/analyser/rapporter benyttes for å komme frem til et beslutningsgrunnlag som rektor kan legge frem for styret. Dette arbeidet skal bygge på alle delprosjektene, og i henhold til tidsplan skal første styresak på dette utarbeides februar Det er ønskelig at ekstern konsulent bidrar med faglige innspill og kvalitetssikring av leveransene. Andre oppgaver knyttet til prosjektet må påregnes. Det legges opp til en tett dialog mellom leverandør og prosjektgruppen/prosjektsekretariatet ved Nord universitet. Rammer: Nord universitet har etablert et prosjektsekretariat direkte underlagt prosjektgruppen (se figur 1). Denne gruppen trenger bistand innenfor prosessrådgivning og prosjektledelse. Valgt oppdragstaker og prosjektsekretariatet ved Nord universitet vil så fort som mulig i et oppstartsmøte utarbeide en foreløpig fremdriftsplan der ansvar og tidsfrister fordeles. Det må særlig legges vekt på prosjektets krav til fremdrift i henhold til sluttleveransen våren Avklaring om delleveranser gjøres fortløpende. Det skal inngås en bistandsavtale med en leverandør for bistand i delprosjektene som beskrevet over. Øvre økonomisk ramme for arbeidet er satt til NOK inkl. mva. Konsulenten(e) skal ikke ha et selvstendig ansvar for prosjektet, men bistå prosjektgruppen og prosjektsekretariatet med å sikre fremdrift i og god sammenheng mellom de like delprosjektene. Merk at bistand til delprosjekt 3 går ut som en egen tilbudsforespørsel parallelt med denne. Det må påregnes fysiske møter på en eller flere av Nord universitets geografiske lokasjoner i tillegg til SKYPEmøter.

7 Vedlegg 5: PwC sin forståelse av oppdraget: Regjeringens har satt krevende mål for strukturreformen i universitets- og høyskolesektoren. Nord universitet etableres og skal utvikle sin posisjon innenfor det nye landskapet. NOKUT har etter innledende tilsyn ved Nord universitet påpekt betydningen av en studiestedsstruktur som gir et godt læringsmiljø for studentene og gode og stabile fagmiljøer. Rektor ved Nord universitet skal våren 2019 gi en anbefaling til styret om fremtidig studiestedsstruktur som skal bidra til å møte krav fra NOKUT og til en robust faglig kvalitet i forskning og utdanning i et langsiktig perspektiv. Det er fire delprosjekt som skal utgjøre grunnlaget for anbefalingen, mens delprosjekt 5 er selve anbefalingen. Denne forespørselen gjelder bistand til delprosjekt 2,4 og 5. Nord universitet står i svært krevende prosesser. Fusjonsprosesser i UH-sektoren er utfordrende og det tar vanligvis mange år å realisere ønskede endringer. Fagmiljøene er gjerne opptatt av å trygge egen posisjon, og man kan ha strukket seg langt med lovnader for å få til fusjonen. Ulike kulturer møtes, og med varierende grad av endringsvilje. Samtidig er signalene tydelige fra departementet og NOKUT på at endringer forventes. Utmeisling og operasjonalisering av ny samlet strategi er derfor svært krevende prosesser både for styret, ledelse og medarbeiderne. For å bidra må konsulenten ha kompetanse, utvise klokskap og ha mot til å utfordre. Som konsulenter må vi forstå utfordringene, handlingsrommet og interessentene. Samtidig må vi ha klokskap og mot til å utfordre «vedtatte sannheter». For å få til gode prosesser må vi være løsningsorienterte i våre analyser og vurderinger, og kunne kommunisere både skriftlig og muntlig - på en måte som vinner respekt i fagmiljøene og ledelsen. Vi mener at PwC tilbyr et team som har svært gode forutsetninger for å fylle denne rollen. Sluttproduktene er prosjektgruppens ansvar, men estimert omfang av konsulentens bistand indikerer at konsulenten skal ta aktivt del i å utføre analyser og utforme prosjektrapporter og andre dokumenter fram til styrets behandling våren Delprosjekt 2: Fakultetene skal utarbeide notater med forslag til hvordan den faglige aktiviteten skal organiseres for å nå målsettingene. Notatene skal ikke omtale konkrete valg av studiesteder, men drøfte relevante tema. Som ekstern konsulent skal vi bidra i tilretteleggingen og fasilitering av to heldagsmøter, og utarbeidelse av rapport fra delprosjekt 2. Prosessen skal sikre at fagmiljøenes kunnskap og vurderinger utgjør et sentralt grunnlag for organisatoriske valg. Samtidig må konsulenten og prosjektgruppen kunne utfordre forslagene fra fagmiljøene, eksempelvis når det gjelder faglig og økonomisk bærekraft. Heldagsmøtene skal resultere i kriterier for organisering av faglig virksomhet. Delprosjekt 4: Prosjektgruppen skal i delprosjekt 4 med støtte av konsulenten sammenfatte og analysere faktagrunnlaget og resultatene fra delprosjektene 1, 2 og 3. Det antas at konsulenten må utføre en god del av analysearbeidet og utformingen av det skriftlige materialet. I delprosjekt 4 skal kriteriene for valg av studiestedsstruktur videreutvikles. Viktige tema vil være kvalitet i forskning og utdanning, attraktivitet for studenter og vitenskapelig personale og kostnader til infrastruktur og drift. Analysene i delprosjekt 4 kan skape behov for ytterligere innhenting av fakta. Vurderingene fra delprosjekt 4 vil bli gjort tilgjengelig internt, for vertskommuner og andre samarbeidspartnere. Gode prosesser for høringen er av stor betydning for legitimitet til prosess og resultat, og for å unngå at høringen blir en klassisk lokaliseringsdebatt istedenfor et spørsmål om hva som skaper gode fag- og læringsmiljøer. Delprosjekt 5: Det skal utarbeides 2-3 konkrete alternativer for framtidig studiestedsstruktur hvor omfang av faglig og administrativ aktivitet på alle dagens studiesteder skal beskrives. Dokumentet vil være rektor/prosjektgruppens rapportering og grunnlag for innstilling til styret om fremtidig studiestedsstruktur. For å vinne aksept i et samlet styre (og organisasjonen for øvrig) må forslaget

8 bygge på et solid faktagrunnlag. Det antas at ekstern konsulent i tillegg til kvalitetssikring vil få ansvar for å utforme vesentlige deler av forslaget i nært samarbeid med prosjektsekretariatet og prosjektgruppen som må bidra med retning, veivalg og føringer for utformingen.