DigiBarnevern. Behovsliste for kommunale barnevernsløsninger. Versjon 0.7

Transkript

1 DigiBarnevern Behovsliste for kommunale barnevernsløsninger Versjon 0.7 I forbindelse med etablering av ny saksbehandlingsløsning for kommunalt barnevern er det utarbeidet to dokumenter, Behovsbeskrivelse og Behovsliste. Dette dokumentet, Behovslisten, er ment å være en overordnet beskrivelse av behovet uten stor grad av beskrivelse og kontekstinformasjon. Behovsbeskrivelsen er ment å beskrive behovet i det kommunale barnevernet i større grad, dette for å gi forståelsen for behovet som vi mener leverandører av kommunale barnevernsløsninger bør kjenne til. Det forutsettes at leverandører setter seg inn i begge dokumentene. Dette dokumentet er under arbeid, og gjeldende versjon 0.7 er en foreløpig høringsversjon. Siste versjon er til enhver tid tilgjengelig her 1. Alle deler av dokumentet vil kunne endres før ferdigstilling. 1

2 Dokumentinformasjon Tittel: DigiBarnevern Behovsbeskrivelse for kommunale barnevernsløsninger Versjon: 0.7 Dato: Forberedt av: Godkjent av: Kommunalt delprosjekt i DigiBarnevern med støtte fra andre delprosjekter Dokumentversjonshistorikk Dato Versjon Beskrivelse 4/ Høringsversjon 8/ Utkast til dialogkonferanse med leverandører og andre interessenter.

3 Behovsliste for saksbehandlingsløsning i det kommunale barnevernet Barnevernsfaglige arbeidsprosesser: Det skal legges til rette for at lovkrav knyttet til barnevernets arbeid overholdes gjennom å gi ansatte oversikt over pålagte aktiviteter, varsler knyttet til hendelser og frister, og verktøystøtte og veiledning for å kunne møte lovkrav. Det skal tilbys brukervennlig og fleksibel arbeidsflytstøtte for alle prosesser som nevnt i behovsbeskrivelsen. IT-løsningen må implementere Barnevernsfaglig kvalitetssystem i arbeidsprosessene, slik at ansatte får faglig støtte ved behov. Det skal legges til rette for at barn, unge og foresattes medvirkning i deres barnevernssak er synlig i IT-løsningen. Løsningen skal kunne motta meldinger fra nasjonal portal for bekymringsmelding og umiddelbart distribuere dem til mottaksansvarlige i barnevernet. Det skal legges til rette for opptak, import og bruk av audiovisuelt materiale i IT-løsningen, slik at ansatte kan bruke dette i sin kontakt med familien, og slik at dette arkiveres på riktig måte ut fra hva som er formålet med dette materialet. Det må legges til rette for at barnevernet kan loggføre hendelser uten tilknytning til et registrert barn. Denne loggen kan brukes både til forebyggende arbeid, beredskap og evt. andre teamaktiviteter. Tiltaksutførelse barnevern: Det skal legges til rette for at ansatte som er tiltaksutførere i ulike saker, har nødvendige verktøy for å følge opp tiltakene og kunne ha dialog med kontaktpersoner, uten at tiltaksutfører har tilgang til øvrig informasjon om i IT-løsningen. Det skal legges til rette for at kommunene kan administrere et eget register over tilgjengelige lokale tiltak, som kan knyttes til barna og benyttes i styringen av tiltaksarbeidet. Beskyttet tilsyn etter lov om barn og foreldre: Det skal være mulig å registrere sak om beskyttet tilsyn på samværsforelder. 1

4 Samhandling: Det skal være mulig å lett samhandle med andre ansatte i barnevernet om informasjon i IT-løsningen. Det skal legges til rette for at ansatte kan samhandle med barn, unge og foresatte gjennom innbyggertjenestene (ligger utenfor denne løsningen) i IT-løsningen i tillegg til samhandling med samarbeidsparter. Det er en fordel om ledere og teamledere har mulighet for enkelt å følge med på ansattes aktiviteter i saker. Det er en fordel om all samhandling skjer i IT-løsningen uten at det er nødvendig å skifte til eksterne kontorstøtteverktøy. Dokumenthåndtering: Det skal være mulig å dokumentere arbeidet i barnevernet iht. Informasjonsmodellen beskrevet i behovsbeskrivelsen, på en slik måte at dokumentasjonsplikten i lovverket overholdes. IT-løsningen skal legge til rette for at ansatte kan håndtere partsinnsyn i sakene på en brukervennlig måte. IT-løsningen skal kunne generere saksuttrekk fra en barnevernssak til eksterne brukere som f.eks. kommuneadvokat o.l., som må kunne bearbeide materialet for bruk i fylkesnemnd/domstol. Det skal legges opp til stor grad av strukturert/skjemabasert dokumentasjon for økt fokus på fleksibilitet og gjenbruk av informasjonen. Kontorstøtteverktøy: Det skal legges til rette for at ansatte i barnevernet kan håndtere dokumenter, sende og motta meldinger, jobbe med oppgavelister, booke møter og se hverandres timeplaner. Det er en fordel om alt dette håndteres innenfor IT-løsningen uten bruk av eksterne kontorstøtteverktøy. Arbeidsprosesstøtte: Det skal legges til rette for håndtering av aktiviteter, milepæler, faser, oppgaver og dokumentasjonskrav i ulike former knyttet til prosessene som beskrevet i behovsbeskrivelsen. Det skal legges til rette for effektive og fleksible godkjennings- og signeringsrutiner i de tilfeller der samhandling vanskeliggjøres grunnet manglende samtidig arbeidstid. 2

5 Beslutningsstøtte: Det skal legges til rette for at IT-løsningen kan presentere informasjon for å støtte den ansatte i beslutninger i de ulike stedene i arbeidsprosessen. Det skal legges til rette for en løsning som hjelper ansatte med å kategorisere og etablere sammenheng mellom innsamlet informasjon, barnevernsfaglige vurderinger og beslutninger. Det er en fordel om denne informasjonen kan presenteres i et bredt utvalg av former, fra enkel tekst, via video til mer omfangsrike tjenester. Det er en fordel om løsningen kan plukke opp og presentere spesielt relevant kunnskap den ansatte bør kjenne til på saksnivå basert på empiri og faglighet. Barnevernfaglig kvalitetssystem (BFK): Det skal legges til rette for full implementasjon og løpende oppdateringer av informasjon i Barnevernfaglig kvalitetssystem som beskrevet i behovsbeskrivelsen. Veiledning, opplæring og kompetanse: Det skal legges til rette for kontekstavhengige læringsressurser i løsningen for kompetanseheving innenfor fag og IT-løsningen. Det skal legges til rette for veiledning gjennom hjelpetekster fra Barnevernsfaglig kvalitetssystem i løsningen som beskrevet i behovsbeskrivelsen. Det skal legges til rette for at man kan dele læringsressurser og informasjonselementer med andre ansatte. Det skal legges til rette for at man kan dele læringsressurser og andre informasjonselementer med barn, unge og foresatte gjennom KS Min side. Det er en fordel om IT-løsningen åpner for kreativ bruk av informasjon i løsningen for oversikt, læring og innovasjon. Registrering, søk og gjenfinning: Det skal legges til rette for at det er raskt og enkelt å finne relevant informasjon i løsningen. Det skal legges til rette for informasjonsgjenfinning på tvers av kommuner i tilfelle der kommuner har avtalefestet samarbeid. Det skal legges til rette for å kunne holde oversikt over oppdatert kontaktinformasjon til barnets relasjoner og kommunens samarbeidsinstanser. Det er en fordel om den ansatte har anledning til å skreddersy utvalgskriterier for senere bruk. 3

6 Mobilitet: Det skal legges til rette for at ansatte i barnevernet kan jobbe utenfor kontoret og at IT-løsningen kan benyttes på ulike enheter. Det er en fordel om løsningen utformes slik at mobile grensesnitt er oppgavefokuserte og kontekstavhengige. Beredskaps- og akuttfunksjon: Det skal legges til rette for skreddersydde løsninger for ansatte med beredskaps- og akuttfunksjon i kommunalt barnevern som beskrevet i behovsbeskrivelsen. Internkontroll og logging: Det skal legges til rette for detaljert logging av all aktivitet i IT-løsningen. Det skal legges til rette for at alle logger tilgjengeliggjøres i IT-løsningen for bruk i internkontroll. Logger skal også tilgjengeliggjøres for eventuell overføring til andre løsninger. Statistikk og rapportering: Barnevernet skal kunne foreta lovpålagt rapportering, og tilgjengeliggjøre grunnlagsdata til rapporteringsbanken som beskrevet i behovsbeskrivelsen. Det skal legges til rette for at ansatte kan få oversikt over egne nøkkeltall, og kunne drille ned i underliggende enkeltsaker. Det skal legges til rette for at ansatte i barnevernet kan lage rapporter som inneholder økonomi- og fagdata, med valgfrie utvalgskriterier. Det skal legges til rette for at data fra IT-løsningen tilgjengeliggjøres for videre bruk i andre systemer i kommunen. Det er en fordel om informasjon kan fremstilles på ulike måter i IT-løsningen for presentasjon og formidling. 4

7 Økonomi: Det må legges til rette for at kostnader knyttet til barnevernets vedtak kan administreres av barnevernet. Det skal legges til rette for at barnevernet har en fullstendig reskontro pr barn. Utbetalinger må kunne foretas uten at sensitiv informasjon overføres til kommunens økonomi- og HR-system. Det skal legges til rette for kontrollerbare utbetalingsprosesser som fanger opp forsøk på manipulering. Det skal legges til rette for at man effektivt og løpende kan følge opp budsjett og regnskap, utarbeide økonomiske prognoser og analyser. Arkitektur: Løsningen skal tilfredsstille relevante føringer i digitaliseringsrundskrivet 2. Det skal legges opp til bruk av nasjonale felleskomponenter (KS FIKS, ID-porten, Digital postkasse til innbyggerne, Kontakt- og reservasjonsregisteret, esignering og Altinn). Det er en fordel om IT-løsningen konstrueres modulbasert med åpne grensesnitt som muliggjør bruk av tredjepartskomponenter som supplement til løsningen. Informasjonsarkitektur: IT-løsningen skal benytte informasjonsmodellen som beskrevet i behovsbeskrivelsens vedlegg. Brukervennlighet: Det skal legges til rette for at ansatte i barnevernet opplever mestring i møte med løsningen. IT-løsningen skal oppleves intuitiv og brukervennlig med god responstid og effektive verktøy for å utføre oppgaver i barnevernet. Det skal legges til rette for at ansatte i barnevernet får god støtte til å holde oversikt over oppgaver/aktiviteter og informasjon nødvendig for å utføre barnevernsarbeidet. Det er en fordel om løsningen utformes med kreative og effektive verktøy slik at ansatte sparer tid på dagligdagse oppgaver

8 Det skal legges til rette for at IT-løsningen kan skjule ikke-relevante deler fra grensesnittet for roller som ikke har behov for disse. Systemtilgjengelighet, kapasitet og ytelse: Det skal legges til rette for en løsning som alltid er tilgjengelig for de ansatte i barnevernet. Det skal legges til rette for en løsning hvor svartider oppleves som gode og ikke påvirkes av belastningen på løsningen. Det skal være mulig å gjenopprette slettede data på en enkel måte. Selvbetjent systemkonfigurasjon: Det skal legges til rette for at systemkonfigurasjon skal kunne utføres i kommunen av brukere med riktig rettighetsnivå. Det skal legges til rette for varslings- og godkjenningsrutiner ved endringer av systemegenskaper. Integrasjoner og informasjonsutveksling: Det skal legges til rette for bruk av standardiserte nasjonale integrasjonstjenester og bruk av definerte standarder for meldingsutveksling. Det skal legges opp til at bytte av tilliggende systemer ikke krever endringer i løsningen. Det skal legges opp til at interne og eksterne brukere føler trygghet ved at kommunikasjonskanaler og utveksling av informasjon er sikre. Arkiv: IT-løsningen skal følge lover og regler for arkivering. IT-løsningen skal kunne arkivere til kommunens lokale arkivsystem. Informasjonssikkerhet og personvern: IT-løsningen ivaretar informasjonssikkerhet og skal følge lover og forskrifter. Særlig viktig er: Norm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgstjenesten 3, Rammeverk for autentisering og 3 6

9 uavviselighet i elektronisk kommunikasjon med og i offentlig sektor 4 og Datatilsynets veileder for Programvareutvikling med innebygd personvern 5. Det skal legges opp til et fleksibelt tilgangs- og rolleregime som gjør at informasjonstilgang kan skreddersys tjenstlig behov. Det legges opp til at IT-løsningen veileder ansatte i barnevernet innenfor beste praksis for informasjonssikkerhet og personvern. Tilgangsstyring: Det skal legges til rette for brukervennlig, fleksibel og effektiv tilgangsstyring i løsningen. Det skal være mulig å ta akuttilgang der tjenstlig behov krever dette. Det skal legges til rette for varslingsrutiner sendt til relevante ansatte i barnevernet ved endringer av tilganger. Det skal legges til rette for effektive verktøy for internkontroll av tilganger både fra ansatt-, saks- eller dokumentperspektivet. Fleksibel organisasjonsstruktur: Det skal legges til rette for en løsning tilpasset ulik organisasjonsstruktur som beskrevet i behovsbeskrivelsen (kommunestørrelse, antall ansatte og enheter/team/nivåer, oppgavefordeling per rolle, kommunesamarbeid, barnevernsvakt osv.). Det skal legges til rette for at arkivering og rapportering skjer etter gjeldende regler uavhengig av organisering. Det skal legges til rette for god og sømløs informasjonsutveksling innad i barnevernet uavhengig av organisering. Det skal legges til rette for at endring av kommunestruktur og kommunesammenslåinger håndteres i løsningen på en effektiv måte. Test-vennlighet: Det skal legges til rette for selvbetjente testmiljøer med fiktive, men realistiske data for funksjonell testing og kurs

10 Migrering og konvertering av data: Det skal legges til rette for en løsning der man kan importere historiske data for bruk i videre saksbehandling. Det skal legges til rette for at alle data fra løsningen kan tilgjengeliggjøres på et strukturert og standardisert format. 8