Halden kommune. Bakgrunn for søknaden. Kontaktperson: Øyvind Stokseth. E-post:

Transkript

1 Halden kommune Kontaktperson: Øyvind Stokseth E-post: Telefon: Bakgrunn for søknaden Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2017: Halden kommune fortjener innovasjonsprisen fordi kommunen er svært opptatt av å utvikle og finne innovative løsninger og arbeidsmetoder. Halden kommune arbeider analytisk for å være i stand til å tilfredsstille innbyggernes og samfunnets krav til automatikk med forenklede systemer. Vi har innsett at innovasjon er nødvendig for å kunne betjene innbyggerne når vi i tiden fremover vil få en demografisk utvikling med mange flere eldre som har behov for kommunale tjenester. I dag koster hver innbygger i Halden kr ,- for normale tjenester, men vi forvente at denne kostanden blir 50 % høyere pr. innbygger i Vi kan derfor ikke fortsette å gjøre alt på samme måte fremover. Intensjonen i kommunen er at bevist nytenkning og innovativ satsing kan gi kommunen økonomiske besparelser over tid fordi det er muligheter til å forenkle og automatisere mange arbeidsprosesser. Halden kommune ble Robek-kommune i 2012 etter å ha hatt Norges største akkumulerte underskudd. Det var ikke en enkelt faktor som medførte dette, men derimot at kommunen hadde generelt for store utgifter sett i forhold til inntektsgrunnlaget. Dette førte til at kommunen ble tvunget til å tenke nytt på mange områder. I Halden kommune er det flere bedrifter som arbeider svært strategisk med å utvikle innovative løsninger, de fleste av disse er tilknyttet næringsklyngen Norwegian Center of Expertice (NCE). Kommunen har derfor tett samarbeid med flere av kompetansebedriftene fra NCE med å etablere nye systemer som vil kunne bidra til bedre tjenester for innbyggerne. Vi samarbeider også med forskningsavdelingen på Høgskolen for å finne frem til effekten av løsninger vi har satt i drift. I tillegg har vi blant annet et pilotsamarbeid med Telenor når det gjelder utvikling av narrowband IoT ( Kommunen deltar i sammen med enkelte bedrifter i NCE klyngen i forprosjektet «Grønne byer» som har fått støtte fra Innovasjon Norge i Hensikten er å utnytte eksisterende data og koble disse med nye datakilder for å skape nye miljøteknologiske tjenester på tvers av siloer og domener. Samtidig med at kommunen arbeider strategisk med å utvikle innovative løsninger for innbyggere, er vi kontinuerlig opptatt av å tenke nytt for å se om det er andre måter enkelte ansatte kan jobbe på for å effektivisere arbeidsdagen. I 2017 ble Halden kommune kåret av Norkart A/S til årets kommune med begrunnelsen «Halden kommune er en svært framoverlent kommune. Kommunen har de siste årene snudd en dårlig økonomisk situasjon blant annet ved et sterkt fokus på digitalisering og automatisering». Innen renovasjon har kommunen satset på bistand fra studenter fra Høgskolen i Østfold på å utvikle nye systemer. En av løsningene er en app som viser fyllingsgrad i sanntid for de ulike miljøstasjonene i kommunen. I hver miljøstasjon sitter en sensor som sender informasjon om fyllingsgrad over

2 mobilnettet til en server i kommunens lokaler. En utvidet versjon av samme løsning benyttes av de som har ansvar for å tømme miljøstasjonene. Tidligere kunne miljøstasjoner bli tømt på tross av liten fyllingsgrad og kommunen hadde ikke mulighet til å kontrollere når tømminger ble utført, men nå har kommunen full kontroll og det ønskes ikke at en miljøstasjon tømmes før den har 80 % fyllingsgrad. Løsningen bidrar til bedre informasjon til kommunens innbyggere, besparte kostnader til kommunen ved færre tømminger og et grønt bidrag ved at det nå kun utføres tømminger på stasjoner der dette er nødvendig. Etter at renovasjonsappen ble lansert på vårparten i fjor fikk kommunen en ide om at denne løsningen også kunne bli benyttet ved festivaler og større arrangementer i Halden. Både under Allsang på Grensen og Tons of Rock ble systemet benyttet. For studentene er utvikling av slike løsninger svært nyttig læring. Det kan ellers nevnes at kommunen benytter metoden innovativ anskaffelse for å få på plass nødvendig velferdsteknologi til kommunens nye store demenshjem Bergheim som er midt i byggeprosessen. Beskriv kort hvordan dere jobber systematisk med innovasjon i kommunen: I Haldens «Næringsplan for » er det nedfelt et mål om at kommunen skal være den mest innovative kommunen i Norge. Dette målet gjelder kommunen som helhet - kommunen som organisasjon må ikke nødvendigvis håndtere dette alene. Kommunen er derfor opptatt av å bidra til å støtte opp om innovative initiativer fra ulike bedrifter i kommunen samtidig som vi prøver å skape et miljø internt i organisasjonen der alle oppfordres til nytenkning både når det gjelder løsninger og arbeidsmetoder. Ved innføring av nye systemer og løsninger har kommunen sett behov for å tenke på tvers av kommunalavdelinger og enheter for å unngå den klassiske segmentsplittelsen som lett oppstår i kommuner. Vi har opprettet en innovasjonsgruppe i hver av kommunalavdelingene som skal ha månedlige møter for å diskutere mulige nye og pågående prosjekter. Lederne for disse gruppene, samt kommunes hovedansvarlige for innovasjonsarbeid, skal månedlig møtes i et råd for å diskutere hvilke nye ideer som bør legges frem for Rådmannens ledergruppe. Alle ansatte blir dessuten oppfordret til å melde inn nye ideer på løsninger eller arbeidsmetoder. Kommunen har i januar 2018 hatt en egen innovasjonsdag for ledere, prosjektledere og rådgivere i kommunen. Hensikten var å informere om pågående innovasjonsprosjekter i tillegg til å skape entusiasme for innovasjon og endringer i arbeidsmetoder. Sammen med Innoco har Halden kommune utviklet et rammeverk for innovasjonsarbeidet som sikrer involvering av berørte interessenter, fremdrift og gjennomføring. Halden kommune har inngått et 3-årig samarbeid med Smart Innovation Norway i med fokus på Smart City konseptet. Kommunen leier i denne perioden en seniorrådgiver fra Smart Innovation Norway i 40 % stilling som prosjektleder for vår Smart-City satsingen hvor innovasjon er sentralt. Halden kommune er opptatt av å hjelpe gründere til å realisere sine ideer. I 2012 etablerte kommunen sammen med Fredrikstad kommune og Høgskolen i Østfold aksjeselskapet Drivhuset Østfold. Drivhuset Østfold er et gratis tilbud for unge mennesker som ønsker hjelp med å utvikle sin drivkraft for entreprenørskap. Gjennom personlig veiledning, kurs, tilgang til kontorlandskap og et motiverende miljø gir Drivhuset verktøyene som trenges for å utvikle en ide til en forretningsmulighet. Kommunen arrangerer også månedlig «Ordførerens frokostmøte» hvor 2 til 3 lokale bedrifter og organisasjoner får presentere sine løsninger for næringslivet. Hensikten er å stimulere til nyskapning og kompetanseoverføring.

3 Halden kommune samarbeider ellers med mange kommuner med hensyn på erfarings-, kompetanseutveksling og innovasjon. Vi har pågående et robotprosjekt i samarbeid med Sarpsborg kommune. I Robotprosjektet skal det utvikles en virtuell robot som skal automatisere søknadsbehandlingen i Helse og Omsorgssektoren. Løsning 1: Det digitale løftet i Haldenskolen Beskriv løsningen med to setninger: Grunnskolene i Halden har kartlagt egen skole med hensyn på digital kompetanse, fysiske forutsetninger og motivasjon, og deretter har de laget egne planer for hvordan de skal kunne bli en digital skole. Lærerne har selv skapt innovasjon i undervisningen. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang?: I Halden kommune har det vært store forskjeller mellom skolene når det gjelder hva slags bøker som benyttes, hvordan undervisning drives og tilgang på IT-utstyr. På en skole, Hjortsberg skole, var det 7 elever pr. PC, mens en annen skole, Prestebakke skole, hadde 2 elever pr. PC. I lenge tid har også grunnskolene i Halden kommune hatt resultater som ligger under landsgjennomsnittet på nasjonale prøver. Ledelsen i kommunen kom frem til at det måtte tenkes nytt når det gjelder måten undervisning drives på. På bakgrunn av dette ble det avsatt investeringsmidler til maskinpark og utstyr i Det ble imidlertid satt et krav fra ledelsen om at alle skolene måtte endre sin undervisning og at dette skulle dokumenteres. Hva består løsningen av - hva er nytt?: Det ble kjøpt inn mye nytt IT-utstyr i 2017 slik at dette ikke skulle begrense muligheten for å endre undervisningen i digital retning. Alle lærere fikk ny standard bærbar PC med likt oppsett slik at både drift, support og erfaringsutveksling blir enklere. Det ble kjøpt inn Ipad til alle 1. klassinger og det ble kjøpt inn en touch-pc til alle elever i 4., 5. og 8. klassetrinn. Utstyret skal beholdes i 3 år og det vil årlig bli kjøpt inn nytt utstyr etter samme modell. Alle gamle lærer-pcer og elev-pcer ble samlet inn for å bli rullet på nytt og disse ble deretter delt ut til de elever som ikke fikk nytt utstyr. I tillegg ble det kjøpt inn mye nytt AV-utstyr slik at alle klasserom har minst en prosjektor. For å sikre at digitale læremidler blir driver for vedvarende læring har vi valgt å involvere politikere, lærere, elever, foresatte og skoleledere slik at de har felles forståelse for hva digital læring innebærer og nødvendigheten av at Haldenskolene endres i digital retning. Å anskaffe maskinvare er en ting, å sikre eierskap og motivasjon hos de som skal ta dem i bruk er nødvendig for å kunne utvikle nye arbeidsformer. Når vi skulle endre undervisningen i skolene var vi opptatt av at skolene selv måtte være de viktigste drivere i denne prosessen. Innovasjonsgruppen kalte jevnlig inn til samlinger og workshops hvor skolene ble veiledet og motivert. På hver samling deltok en representant fra Innoco som inspirator og mentor. Vi var opptatt av at skolene i Halden skal være mest mulig homogene når det gjelder mål, undervisningsform og undervisningsverktøy, men den enkelte skole kunne selv styre hvordan dette best kunne implementeres på egen skole. Kommunen inngikk et pilotsamarbeid med applikasjonsleverandøren Poio som leverer et spill som lærer elever bokstaver og senere å lese. I alle 1. klasser blir dette spillet nå benyttet som primærverktøy for leseopplæring. Kommunen inngikk også et samarbeid med Høgskolen i Østfold når det gjelder utvikling av den «Digitale Haldenskolen». Forskningsavdelingen på Høgskolen skal forske på effekten Poio har på leseferdighetene fremfor tradisjonell opplæring. I tillegg vil de undersøke i hvilken grad elever får økt

4 motivasjon og kompetanseheving når undervisning endres i digital retning. Lærerutdanningen på Høgskolen vil dessuten benytte Haldenskolene som arena for å utdanne lærerstudenter med hensyn på digital undervisning. Høgskolen har fått prosjektmidler til dette arbeidet. Høgskolen vil også bidra med hjelp med hensyn på hvilke digitale ferdigheter kreves for å gi god nok digital undervisning og hvordan vi kan tilstrebe at denne kompetansen kommer på plass. Målsettingen er å finne frem til hvilke lærere som har behov for kompetanseheving og hvordan opplæringen bør utføres for disse lærerne. I løsningen har opplæring av personale, testing og skalering av de digitale læremidlene vært viktig. Det må legges til rette for prosesser som sikrer at de involverte er med og «forstår» behovet for ny teknologi. Prosjektet med den digitale endringen styres sentralt, men drives frem lokalt av den enkelte skole ved hjelp av tilrettelegging og inspirasjon fra prosjektledelsen. Løsningen har lagt grunnlag for bedre lærings -og delingskultur i Halden kommune. Løsningen har bidratt til at læreverk og undervisningsopplegg nå kan benyttes på tvers av skolene. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert?: Det ble i 2016 opprettet en innovasjonsgruppe for skolesektoren som fikk i oppdrag å styre en digital innovasjonsprosess. Innovasjonsgruppen bestod av en lærer med høy digital kompetanse, faglederen for skole samt prosjektlederen fra «Innovasjon og Utvikling». Gruppen arbeidet systematisk med å analysere nåsituasjon og hvordan arbeidet kan forankres både hos kommunens ledelse, rektorer, lærere og foresatte. Det ble inngått avtale med bedriften Innoco for bistand til dette arbeidet samt å gi inspirasjon og kompetanse til skolene. Det ble også opprettet en lisensgruppe som fikk i oppdrag å finne hvilke digitale læreverk som skolene i Halden skulle benytte. Lisensgruppen hadde jevnlige møter og la før skolestart frem et ønske om hvilke verktøy i form av app-er, webtjenester og e-bøker som skulle benyttes. Samtidig var vi gjennom en anbudsprosess for å anskaffe en ny moderne LMS-plattform, hvor det blant annet var krav om enkel kommunikasjon og tettere samarbeid med foresatte. Det ble også vektlagt at det skulle være enkelt å benytte LMS for lærerne og at LMS skulle være kompatibel med Office365 som benyttes i hele kommunen. Prosjektet ble avsluttet oktober 2017 med en presentasjon fra ulike skoler til politikere og kommunens ledelse om hva de hadde utført og planer for veien videre. Hver enkelt skole hadde fått i oppdrag å lage en presentasjon som skulle sendes inn til en jury som skulle kåre de 4 beste presentasjonene. Skolene følger nå sine lokale planer og det jobbes i langt større grad på tvers av fagmiljøene i skolene. Vi er i dialog med foresatte med hensyn på hvor detaljert skolearbeidet skal kunne følges via løsningen. Politikere og administrasjonen har fulgt prosjektet hele veien og de har også kommet med ønsker og krav. Alle skoler har nå endret sin undervisning og tilbakemeldingene fra alle rektorene og IKT-ansvarlige er at den digitale undervisningen fungerer svært bra. Prosess Hvor langt har dere kommet?: Prosjektet er avsluttet. Vi er imidlertid klar over at vi systematisk må jobbe videre både fordi det på mange områder er forbedringspotensial og fordi den digitale hverdagen ikke står stille. Vi er derfor nå i oppstarten av et oppfølgingsprosjekt. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert?: Prosjektet har endret den generelle holdningen fra lærere og rektorer fra negativitet til stor positivitet når det gjelder å benytte digital undervisning. Generelle tilbakemeldinger tyder på at også elever og foresatte er svært positive til at skolene er blitt mer digitale. Klasseforstanderne melder at

5 1. klassingene har lært å lese langt tidligere enn foregående kull når de nå benytter lesespillet Poio til lese- og bokstav læring. Dette har ført til et uforutsett problem som medfører at vi må skaffe læreverk for mer avansert lesing til 1. klassingene. Disse positive ringvirkningene har vi ikke dokumentert, men forskningsavdelingen ved Høgskolen i Østfold er gang med å undersøke om dette kan dokumenteres. Halden kommune har i mange år hengt etter landsgjennomsnittet på nasjonale prøver, men i år ble dette endret. Det ble stort medieoppslag da Gimle skole nå for første gang på svært mange år fikk gode resultater på nasjonale prøver. Rektor for skolen vektla det digitale løftet i Haldenskolene som en viktig årsak til denne forbedringen. Halden kommunes tre ungdomsskoler er i løpet av januar 2018 nummer 1, 2 og 3 i Kikoras landsoversikt når det gjelder matematikkoppgaver løst per elev. Dette gir en god indikasjon på at det digitale løftet har skapt motivasjon hos elevene. Det er et stort positivt engasjement fra skolene vedrørende det digitale løftet og det etterspørres til stadighet om nye applikasjoner eller tjenester. Prosjektet har også medført at skolene selv driver mye av utviklingen uten at det styres eller initieres fra sentralt hold. Samarbeidet mellom skolene er blitt langt tettere både fordi det jobbes med et felles mål om å utvikle skolene i digital retning og fordi ensartet undervisningsmateriale gjør det enklere å overføre både kompetanse og undervisningsmetoder. Ny LMS plattform medfører også at samhandling mellom skole og foresatte blir mye enklere. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)?: Lokalavisen i Halden har laget en stor artikkel om det Digitale løftet i Haldenskolene. Artikkelen ble svært positivt vinklet med fokus på at elever satt musestille med øreklokker på Ipad for å spille lesespillet Poio. NRK har omtalt prosjektet i lokalradio og de laget et TV-innslag på snaut 3 minutter som ble sendt på NRK Østfold. Også NRK valgte å fokusere på at elever nå kan lære å lese på en helt annen måte enn tidligere. Kommunen har skrevet om prosjektet ved flere anledninger på Facebook og kommunens nettside. Foresatte har blitt informert både via skolenes nettsider og via skriv sendt med den enkelte elev. Politikere har blitt informert om prosjektet i kommunestyret i tillegg til det de har fått av informasjon gjennom media. Hvor forankret dere arbeidet?: Kommunestyret Ordfører Rådmann Brukere/innbyggere Egen virksomhet Annen virksomhet Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)?: I kommunen er det opprettet en innovasjonsgruppe for hver av kommunalavdelingene. I denne løsningen har innovasjonsgruppen for skole ledet prosjektet i samarbeid med kommunens sentrale leder for innovasjon. I alle innovasjonsgruppene skal det avholdes møter minimum en gang per måned, men i dette prosjektet har det vært behov for å ha møter langt hyppigere. I flere av møtene med eksterne har også kommunens leder for digitalisering deltatt.

6 Kommunens overordnede ønske om å være Norges mest innovative kommune har gjort at gjennomføringen av prosjektet enklere har fått den nødvendige forankring og positivitet. Prosessene det har blitt arbeidet etter i prosjektet tilsvarer måten det overordnet jobbes på i andre innovasjonsprosjekter i kommunen. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)?: Første store utfordring i prosjektet oppsto på en workshop hvor alle rektorer og IKT-ansvarlige deltok. På grunn av en misforståelse av en prosjektleder ble det hevdet på denne workshop, som var rett før skolestart, at Rådmannen satt krav til at alle læreres digitale kompetanse måtte kartlegges før noe utstyr ble utlevert skolene. Dette kravet ville da vært umulig å innfri innen skolestart. Men det var ikke korrekt at Rådmannen hadde satt dette som et krav. Misforståelsen ble kjapt oppklart ved at Rådmannen umiddelbart ble kontaktet. Det var rett før flere av rektorene ville forlate workshopen i protest på grunn av dette og stemningen angående prosjektet var akkurat da dårlig. Det var også en utfordring at den opprettede lisensgruppen brukte langt lengre tid på å finne frem til ønskede lisenser enn planlagt. De første ukene i høstsemesteret manglet det derfor mye programvare på Ipadene og PCène. Innføring av ny læringsplattform har også bydd på utfordringer. Det ble tidlig satt opp kursdager for lærerne i samarbeid med skoleledelsen, men når de første kursene skulle arrangeres var det få tilstede fordi mange av skolene hevdet de ikke hadde nok tid til å kunne gå på kurs. Imidlertid forsto etter hvert både rektorer og lærere nytteverdien av kurs og dette ble da etter hvert prioritert. Det var også litt skuffende at fraværsmodulen som ble solgt inn til oss ved anskaffelse ikke vil være på plass før våren Da vi inngikk pilotsamarbeidet med programleverandøren Poio ble det bestemt at vi skulle få programmet uten kostnad det første året. Imidlertid ble det en utfordring å benytte installasjonsfila. Denne distribueres gjennom kjøp via Apple og de har en forhåndsbestemt minimumspris. Problemet ble til slutt løst ved at Poio satte ned alle priser til maksimum i løpet av en svært kort forhåndsbestemt periode hvor vi da fikk bestilt lisensene. Kommunen mottok 1200 elev-pcer 3 uker før skolestart. Det var på forhånd gjort beregning av hvor lang tid de ville ta å rulle ut og distribuere disse til skolene ved å ta tiden på absolutt alle aktiviteter som ville måtte utføres. Men IT fikk store serverproblemer i noen dager og det var da en risiko for at ikke alle utrullinger ville være ferdig innen skolestart. Forsinkelse ble imidlertid tatt igjen ved at vi innførte delvis skiftarbeid fra IT i en liten periode slik at utrullingen ikke bare pågikk i normal arbeidstid, men i store deler av døgnet. Løsning 2: Virtuell korttidsavdeling - VKA Beskriv løsningen med to setninger: Pasienter som er ferdigbehandlet i spesialisthelsetjenesten og som trenger tett oppfølging i etterkant, kan bli fulgt opp hjemmefra den første tiden etter utskrivelse fra sykehuset. Målet er at noen pasienter kan unngå opphold på kommunal korttidsplass. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang?: Halden kommune har store økonomiske utfordringer i tillegg til den demografiske utviklingen med flere eldre og kronisk syke som en også ser på nasjonalt plan. Kommunen trenger derfor en beredskap for å kunne møte disse utfordringene. Vi tror at en godt planlagt og hensiktsmessig

7 utbredelse av velferdsteknologi vil føre til en mer effektiv og ressursbesparende måte å jobbe på. Målet er at de menneskelige ressursene benyttes der dette trengs mest, og at teknologi kan overta der fysisk tilstedeværelse hos pasientene ikke er nødvendig for å oppnå trygghet. Det medfører store samfunnsøkonomiske kostnader å ha pasienter på sykehus eller kommunal plass. Pasienter blir vurdert utskrivningsklare tidligere enn før, og behandlingsansvaret overføres til kommunene. Dersom velferdsteknologi kan gi enkelte pasientgrupper mulighet til å være i sitt eget hjem fremfor i institusjon, vil dette gi store besparelser. Halden kommune tok derfor tak i en utfordring som både er egen, men også høyst aktuell for andre kommuner og for spesialisthelsetjenesten. Underveis har prosjektet derfor blitt fulgt med stor interesse fra andre kommuner, spesialisthelsetjenesten, utvikler-/innovasjonsmiljøer og akademia. Hva består løsningen av - hva er nytt?: Målet med løsningen er pasienter som blir tidlig utskrevet fra sykehus kan oppleve det trygt å komme direkte hjem til egen bolig og gjennom teknologiske løsninger få videre behandling og oppfølging der. Mange kommuner er kommet langt, - og lenger enn Halden, i å implementere ulik type velferdsteknologi i tjenestene. VKA er imidlertid et konsept der en vektlegger tjenestedesign og tjenesteinnovasjon vel så mye som teknologien. Teknologien blir virkemiddel for å få til en ønsket endring. Gevinsten ligger i den etablerte samhandlingskjeden mellom pasientkoordinator som møter sykehuset, responssenteret som håndterer og ruter innkomne signaler og hjemmesykepleien som utfører alt ved hjelp av teknologi som binder disse aktørene sammen. Det ligger en nyhet i at man i Halden har valgt en åpen plattform som toppsystem for å kunne aggregere data fra mange systemer og kilder. VKA benytter samme plattform som kommunen ellers benytter i Smart City- satsningen. I VKA vil ulike enheter ute i kommunen sende informasjon til et responssenter i legevakten. Pasienter som skrives ut fra sykehus, og som trenger oppfølging, blir kartlagt allerede i sykehuset og informert om tilbudet av kommunens pasientkoordinator. Pasienten skrives inn i VKA, og responssenteret og hjemmesykepleien får digital melding om dette gjennom en app. Hjemmesykepleien reiser hjem til pasienten med en koffert inneholdende en Ipad, digital trygghetsalarm og en gateway, og er ansvarlig for å installere utstyr og å lære pasienten hvordan utstyret fungerer. Pasientene kan ved å trykke på en stor grønn knapp på Ipaden kontakte responssenteret for en videosamtale. Løsningen er enkel og intuitiv, og tjenesten har sammen med utviklerne designet løsningen og testet den med noen brukere tidlig i prosessen. For akutte behov benytter pasienten trygghetsalarmen. I responssenteret er det satt opp en større skjerm der en kartløsning viser hvor aktuelt utstyr/pasient befinner seg når en pasient tar kontakt. Når en pasient trykker på trygghetsalarm eller Ipad går det alarm i responssenteret som også varsles over høyttaler. Om pasienten har benyttet Ipad, vil vakthavende sykepleier snakke med pasienten via videosamtale. Det vil da være mulig for sykepleier å vurdere tilstanden til pasienten både ut fra hva pasienten sier og ved observasjon. Om trygghetsalarm er benyttet, eller dersom det anses nødvendig etter en videosamtale, vil vakthavende sykepleier via systemet sende et oppdrag til en ansatt i hjemmesykepleien om å besøke pasienten. Den ansatte i hjemmesykepleien mottar oppdraget via en app på sin telefon, og han/hun må enten kvittere ut at oppdraget er mottatt eller alternativt sende oppdraget videre via app til en annen i hjemmesykepleien. Saksgangen vises i sanntid på skjermen til vakthavende sykepleier i responssenteret, slik at det er kontroll på om pasienten får umiddelbar assistanse. Etter at kommunen nå har fått erfaringer fra første fase i prosjektet, vil løsningen bli utvidet med ytterligere velferdsteknologi slik at helsestatus til pasientene kan vises i sanntid på skjerm i responssenteret. Sensorer som måler blodtrykk, puls, blodsukker samt spirometri er eksempler på hva som nå er aktuelt å integrere i løsningen. En vil med dette kunne ivareta flere pasientgrupper, og

8 de med kroniske lidelser vil være en viktig målgruppe for VKA. Som trygghetsskapende tiltak vil også andre typer data enn medisinske målinger inngå i løsningen. Sensorer som registrerer når det sist ble åpnet kjøleskap eller tappet vann fra kran i beboerens hjem, vil kunne tegne et brukermønster og det vil kunne varsles avvik fra dette mønsteret. Dette kan være sikkerhetstiltak for aleneboende brukere med kroniske lidelser og sårbar helsetilstand. Det vil da kunne gå alarm til legevakten, basert på kriterier, uten at pasienten selv har tatt kontakt. Det spesielle med vår løsning, er at plattformen har mange bruksområder. Smarte vannmålere, energistyring av bygg og måling av luftkvalitet er eksempler. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert?: Det ble inngått en forpliktende konsortiumavtale mellom Halden kommune og NCE. Firmaet esmart fra NCE har vært ansvarlig for å utvikle løsningen. Partene stiller gjensidig krav til fremdrift og måloppnåelse. Det ble utarbeidet milepælsplan for oppdraget der avvik ble meldt styringsgruppen ved rådmannen eller ledelsen ved NCE. Dette er å betrakte som interne kontrollaktiviteter og internrevisjon. Det ble i kommunen opprettet en kommunal prosjektgruppe bestående av leder for kommunikasjon- og service, en spesialrådgiver fra IT, en rådgiver fra koordinerende fellestjenester og en rådgiver fra administrasjon helse og omsorg. Kommunens prosjektgruppe hadde annenhver uke møter med esmart. Høgskolen, som er ansvarlig for brukerrelatert følgeforskning, deltok på noen av disse møtene. Styremøter har blitt avholdt jevnlig for å kontrollere prosjektets status. I tillegg har det blitt avholdt svært mange møter mellom partene uten at de har hatt faste intervaller. Kommunens prosjektgruppe har annenhver uke hatt faste møter med leder fra legevakt, hjemmesykepleien og pasientkoordinator for å gi status og få innspill på videre utvikling. Det ble gjennomført opplæring med ansatte på legevakt og i hjemmesykepleien i flere omganger i tett samarbeid med esmart. Første fase er nå over, og prosjektet Virtuell korttidsavdeling ble satt i drift i 2017, med leder for hjemmebaserte tjenester som ansvarlig. Etter at prosjektet gikk over i ordinær drift i 2017, legger avtale med NCE/eSmart opp til fase 2 for videreutvikling og skalering. Alle kommunens trygghetsalarmer skal over på den digitale plattformen våren Samtidig utvides tilbudet i Virtuell korttidsavdeling fra 10 rullerende plasser i full drift,- til 50 plasser. Det kobles til 50 vannmålere som skal bidra til å sikkerhetsløsning, og en er i gang med å tilrettelegge for e-lås i flere omsorgsboliger. Det foreligger også opsjon om elås + som innebærer fjernåpning av dører fra responssenteret. Kartløsningen utvikles videre med tanke på kjøreruter i hjemmesykepleien og til eventuell lokalisering av trygghetsalarmer med GPS løsning. Det utvikles en pårørende- app for digital kommunikasjon mellom tjenestene og pårørende. Prosess Hvor langt har dere kommet?: Prosjektet er avsluttet i første fase som medfører at løsningen er i ordinær drift, men løsningen videreutvikles nå i fase 2. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert?: Virtuell korttids avdeling vil gi stor verdi ved besparte kostnader på liggedøgn i sykehus og kommunal plass, og mange pasienter vil ønske å bo hjemme heller enn på en institusjonsplass dersom de får den nødvendige trygghet og oppfølging. Effektene vil kunne måles på sikt når tiltakene skaleres, og det vil være gode indikatorer for å måle bruk av plassene når det gjelder økonomisk og kvalitetsmessig gevinst. Tiltaket er å betrakte som en beredskap i forhold til fremtidig økning av eldre i befolkningen, og bør også ses opp mot nasjonal satsning på hverdagsrehabilitering for denne målgruppen. Prosjektet ble etablert som et FoU-prosjekt og Høgskolen i Østfold har utført følgeforskning på hvordan ansatte, pårørende og pasienter opplever nytte av løsningen. Høgskolen leverer en sluttrapport i disse dager.

9 Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)?: Virtuell korttidsavdeling og løsninger knyttet til denne, er blitt godt markedsført i Halden kommune, i regionen og landet. Flere media har omtalt prosjektet og løsningen i tillegg til at kommunen aktivt har gått ut med informasjon til blant annet Helsedepartementet, sykehuset i Østfold og andre ulike instanser. Den 3. mars 2017 gjennomførte kommunen en konferanse for å vise frem løsningen. Alle kommuner i Østfold, Sykehuset i Østfold, Fylkesmannen, Helseministeren, Microsoft og ulike media ble invitert. Det ble laget en video ved Nordic Media Lab som brukes i mange sammenhenger til å vise hvordan løsningen fungerer for både pasient og helsepersonell. Sykehuset Østfold deltar i filmen, og det gjør også representant fra Microsoft. Konseptet Virtuell korttidsavdeling er ment å dekke en generell utfordring alle kommuner og spesialisthelsetjenesten har, og som vil forsterkes med fremtidig vekst i eldrebefolkningen. I regionen initieres det nå et samarbeid om å se på felles løsninger knyttet til konseptet. Hvor forankret dere arbeidet?: Kommunestyret Rådmann Egen virksomhet Annen virksomhet Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)?: Prosjektet og løsningen «Virtuell korttidsavdeling» var første grep kommunen gjorde i samarbeid med NCE for å utvikle nye innovative løsninger på samtlige kommunalområder. Plattformen løsningen bygger på, vil kunne benyttes som basis i helt andre typer løsninger. Det sentrale i plattformen er at ulike sensorer skal kunne sende informasjon i sanntid til et responssenter. Å ta ut gevinster ved å aggregere ulike typer og store mengder data for så å kunne predikere og planlegge tjenester til befolkningen, er en klar målsetting. For enkelte typer data kan det også bli aktuelt å sende informasjonen rett inn i kommunens nåværende fagsystemer. NCE og Halden kommunen har i 2017 inngått en SaaS avtale for videre samarbeid om nye løsninger. Samarbeidet mellom næringsliv, akademia og offentlig virksomhet gir samlet kunnskap som den enkelte aktør ikke besitter alene, - og dette har gitt oss læring i forhold til hvordan innovasjonsprosesser kan og bør foregå for å skaffe solide og fremtidsrettede løsninger. Arbeidet må også ses i sammenheng med Smart City satsningen som er pågående i Halden kommune, og til Halden kommunes digitaliseringsstrategi. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)?: Det har vært en del utfordringer i prosjektet. Problemene har først og fremst vært relatert til tekniske feil eller begrensinger i løsningen, men brukerfeil hos de som har tatt i bruk teknologien har også vært årsaken til noen problemer. En utfordring som ble avdekket underveis i prosessen, er at 3G dekningen innendørs er relativt dårlig i Halden. Ny software gjør at 4G nå kan benyttes, og dette medfører langt bedre innendørsdekning fra mobilnettet. Det har også vært problemer med forsinkelse på signaler og dårlig lyd. Endret konfigurasjonsoppsett har rettet opp disse problemene. Mange ting som fungerte fint i testmiljøet fungerte ikke like fint i praksis. Kommunen har lært at det er viktig å sette av mye tid til testing før en løsning skal settes i drift og at testing må gjøres under

10 helt like forhold som operativ løsning. Konseptet Virtuell korttidsavdeling handler først og fremst om tjenesteinnovasjon og forbedringsarbeid. Å utvikle nødvendig eierskap til løsningene og motivere ansatte til å ta i bruk teknologien krever kontinuerlig oppfølging fra ledelse og støttefunksjoner. På tross av mye opplæring, opplevde man utfordringer i implementeringen. Halden kommune valgte bevisst å gå inn i et utviklingsarbeid med «uprøvde» løsninger, mens ansatte i større grad ønsket mindre av «prøving og feiling». Et viktig tiltak etter denne erkjennelsen, er at det nå er utpekt og frigjort ressurs i både hjemmesykepleie og ved responssenter som kan arbeide direkte med driften, skape motivasjon og være pådrivere til videre utviklingsarbeid.