Revidert disposisjon for digitalisering i Vest- Telemark. 4. april 2018

Transkript

1 Revidert disposisjon for digitalisering i Vest- Telemark 4. april 2018 Justert kjøreplan etter møte i Vest-Telemarkrådet 13. mars 2018

2 Innholdsfortegnelse Samandrag 1 Digitalisering 1 Mål 1 Målsetting Løysing 2 Forankring 2 Finansiering 2 Tilsettingsprosess Organisering av samarbeidet Organisering av kommunal og interkommunal tjenesteproduksjon Vertskommunemodellen (Kommunelova 28) 3 3 Interkommunalt samarbeid (Kommunelova 27) Fellesprosjekt i Vest-Telemark 5 Kort om prosjekta 5 4 Orden i eget hus Digital kommunikasjon: 5 6 Velferdsteknologi Aktuelle samarbeidsområde 8 Etablere stilling 8 Aktuell strategi/styring 10 Status i Vest-Telemark: 10 DIGIVEST Budsjett 12 Kostnadar 12 Finansiering 12 Forankring 13 Kjøreplan 13 Lenker og kjelder Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark

3 Samandrag Digitalisering Digitalisering er meir enn teknologi 1 og nokon meiner den største utfordringa kommunen står ovanfor er å klare å tilpasse seg når samfunnet endrer seg og utfordrar kommunens eigen agenda. Digitalisering består av 80% organisasjonsendring og ny praksis og 20% teknologi. Ein bør gå inn i digitaliseringsprosessen med ein felles haldning om at digitalisering dreier seg i hovedsak om ny kunnskap i organisasjonen altså organisasjonsendring, der presset for innovasjon og endring kjem frå «marknaden» og «kundene», som i større grad ynskjer å bidra til tenesteutviklinga i kommunen. Ein kan sei at digitalisering er forenkling, fornying og forbetring med brukaren i sentrum 2. Samanheng mellom IKT-drift og digitalisering Digitalisering er eit samansett fagområde, og strategi og styring må sjåast i lys av digitaliseringas kompleksitet. Dette dokumentet er basert på ei forståing om at digitalisering innehar ulike «lag» som må sjåast i samanheng: Teknologi Applikasjonar Informasjon Forretning Organisasjon 80% Teknologi 20% Digitaliseringsprosess Teknologi 80% Organisasjon 20% Eksterne kostnader Organisasjon 80% Teknologi 20% Tidsfaktor Illustrasjon - sammenheng mellom digitaliseringsprosess, kostnadar og tidsfaktor. Erfaringsbasert, utforma av Grunde Seltveit, IKT-leiar i Tokke kommune. Mål Målet med dokumentet er å konkretisere vidare arbeidet knytt til digitalisering i Vest-Telemark. Målsetting Målsettinga med felles arbeid for digitalisering er å få til ein styringsmodell for samarbeid på tenesteutvikling knytt til digitalisering Presentasjon «Digitalisering i Kongsbergregionen», Britt Inger Kolset Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 1" av 14 "

4 Løysing Felles regionalt arbeid med digitalisering har vore tema i både Vest-Telemarktinget, Vest-Telemarkrådet og i Rådmannsutvalet. Rådmennene har fylgjande tilråding: Ein bør etablere ei eiga stilling i høve arbeid med felles digitaliseringsprosjekt. Ein må definere aktuell strategi/styring av vidare arbeid. Forankring Kongsbergregionen har erfaring med digitalisering, og peiker spesielt på to område som må til for å jobbe raskare med digitalisering: Leierane (særskilt mellomleiarar) i kommunane må ha betre strategisk IKT-kompetanse Kommunane må bli betre på å hente ut gevinstar God politisk og administrativ forankring i alle deltakende kommunar må ligge til grunn for arbeidet med digitalisering. Finansiering Kommunane må være villige til å finansiere utvikling og drift av felles digitaliseringsarbeid i framtida. Det leggast opp til at finansieringa av stilling for digitalisering skal inngå i budsjett for Vest-Telemarkrådet i den kommande 3-års perioden, og kan inngå aktuelle prosjektoppgåver knytt til digitalisering. Dette dekkjast gjennom driftsbudsjett og prosjektfinansiering frå mellom anna Fylkesmannen der det fylgjer krav om gjennomføring av felles tiltak. Ein legg til grunn at kommunane fylgjer opp med tilstrekkeleg prioritert intern personalkapasitet og eventuelle andre naudsynte investeringar med eigenfinansiering for å gjennomføre arbeidet. Det er vesentleg at kommunane er villige til å bidra særleg med organisatoriske ressursar, og ein må forvente direkte kostnadar knytt til gjennomføring av felles tiltak - slik ein ser tilsvarande samarbeid gjennomfører sitt samarbeid på digitalisering. Tilsettingsprosess Det tilrådast å tilsette digitaliseringskoordinator i 100% stilling. Stillinga skal innebære både som administrativ ressurs i styringsmodell knytt til samarbeid med tjenesteutvikling og som koordinator for fagleg samarbeid på personvern i Vest- Telemark. Tilsettingsprosessen bør leiast av rådmannsutvalet i Vest-Telemark i samarbeid med regionrådsleiar for Vest-Telemarkrådet. Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 2" av 14 "

5 Organisering av samarbeidet Rådmennene i Vest-Telemark fekk i oppdrag å utgreie to alternativ til organisering av samarbeidet knytt til digitalisering frå Vest-Telemarkrådet i møtet 13. februar 2018: 1) Gjennom VTR 2) Gjennom vertskommunemodellen Organisering av kommunal og interkommunal tjenesteproduksjon Kommuneforlaget har gjeve ut litteratur knytt til temaet. Boka «kommunalt eierskap - roller, styring og strategi» er utgjeven 2011 skriven av Vibeke Resch-Knudsen er det sett opp figur som skildrer ulike organisasjonsformer slik: Vertskommunemodellen (Kommunelova 28) Resch-Knudsen (2011:30) skildrer denne modellen slik: «Vertskommunesamarbeid passer betre ved myndighetsutøving på område ein anser som kommunens kjernevirksomhet, og der det er trong for dedikerte ansatte.» Det er fleire måtar å gjennomføre eit vertskommunesamarbeid på, mellom anna med at ein delegerer til ein anna kommune (vertskommune) å utføre oppgåver og treffe avgjersler i enkeltsaker og andre typer saker som ikkje er av prinsipiell betydning. Då må kommunestyret sjølv gje instruks til sin rådmann om å delegere sin mynde til å treffe vedtak i enkeltsaker til rådmannen i vertskommunen. Val av vertskomsunemodell i høve til samarbeid på digitalisering: Styrker: Ein vil kunne delegere mynde til gjennomføring i regi av ein av kommunane, slik vil ein kunne gjennomføre fellestiltak med kort beslutningsprosess. Den tilsette vil inngå i eit større miljø, sjølv om det ikkje er fagleg kan det sosiale arbeidsmiljøet bety mykje for trivsel og arbeidskapasitet. Svakheiter: Vertskommunen har ingen faste rammer for samarbeidet, og må løpande avklare med dei øvrige kommunane for gjennomføring av tenesteutviklinga. Det kan også oppstå spørsmål om vertskommunen er dedikert for fellesskapet, og om ressursane er rettferdig fordelt. Det kan også være ein svakhet om det foregår parallelle samarbeidsprosesser i andre organisasjonar/interkommunale samarbeid slik at vertskommunen må delta i dialog på fleire arenaer og slik ha mindre tid til gjennomføring av faktisk tenesteutvikling. Det kan også være krevjande for dei deltakande samarbeidskommunane å påvirke arbeidet under vegs, sidan ein vel å delegere mynde til vertskommunen. Vertskommunen vil også kunne få utfordringar med å gjennomføre oppgåver på tjenesteutvikling inn i organisasjonen til dei andre kommunane - som jo er eit viktig ledd i arbeidet med digitalisering. Konklusjon: Vertskommunemodellen er best egna til samarbeid om kommunens kjernevirksomhet, og er ikkje vurdert til å vere den beste organisasjonsforma som styringsmodell for samarbeid på tjenesteutvikling og digitalisering. Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 3" av 14 "

6 Interkommunalt samarbeid (Kommunelova 27) Resch-Knudsen (2011:27) innleier kapittelet om interkommunalt samarbeid slik: «Interkommunalt samarbeid kan være avtalemessig samarbeid mellom kommuner uten klar lovhjemmel, samarbeidsløsninger organisert med hjemmel i kommuneloven eller rene selskaper. Ofte trekkes stordriftsfordelene frem som begrunnelse for etablering av interkommunalt samarbeid; rimeligere tjenester, bedre mulighet for utvikling av tjenesteområdet og bedre tilgang til kvalifisert arbeidskraft. Men samarbeid innebærer at kommunen gir fra seg kontroll, og at beslutningsmyndigheten blir flyttet fra de folkevalgte organene til andre organer. Dette kan for de folkevalgte anses som et styringstap. Helhetlig styring av kommunen blir også vanskeligere om kommunen deltar i en rekke samarbeidstiltak, og om disse samarbeidene har ulik form og er inngått med ulike kommuner. Det kan medføre dårlig oversikt for de folkevalgte og dermed liten grad av mulighet til å påvirke. For å løse dette har enkelte regionråd initiert utarbeidelsen av en oversikt over samarbeidene som er igangsatt i regionen.» Styrker: Ved å legge arbeidet med digitaliseringa til regionrådet vil arbeidet inngå i ein etablert samarbeidsstruktur. Det er organisatorisk kort veg mellom øvrige samarbeid i regionen og kommunane, og vil få ein naturlig tett kontakt med både ordførarar og rådmenn i sitt dagleg arbeid. Sidan arbeidet ikkje er knytt til kjerneverksemda i kommunen, er det ein fordel at samarbeidet knyttast så nært til kommunen som råd. Interkommunalt samarbeid er det «nærmaste» ein kjem integrert del av kommune (ref. figur 1 - Organisering av kommunal og interkommunal tjenesteproduksjon). Videre vil utarbeiding av budsjett og ekstern finansiering følge etablerte rutiner i samspel med dei øvrige regionsamarbeida og mellom anna Fylkesmannen og Fylkeskommunen. Svakheiter: Dersom arbeidet med digitalisering opplevast som ein ekstern aktivitet for kommunane, vil effekten av arbeidet svekkast. Nær kontakt og forankring til administrativ og politisk leiing er avgjerande. Ein anna svakhet kan være at det er eit lite miljø i administrasjonen, og dette kan være sårbart for dei som er tilsette. Konklusjon: Andre tilsvarande samarbeid vi er kjent med har valgt å legge digitaliseringsarbeidet tett til regionsamarbeidet. Arbeidet vil krevje forpliktande utvikling og endring i kommunens dagleg drift, og må knyttast så tett til kommunens leiing, både administrativt og politisk som råd. Rådmennene i Vest-Telemark tilrår å nytte interkommunalt samarbeid som organisasjonsform for samarbeid med digitalisering mellom vest-telemarkkommunane, og legge prosjektstillinga til Vest- Telemarkrådet. Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 4" av 14 "

7 Fellesprosjekt i Vest-Telemark Planlagte tiltak vil danne grunnlag for tilsetting av dedikert person knytt til digitalisering i Vest-Telemark. Fellesprosjekt Prosjekt Budsjett (i heile 1000) Finansiering Prosjektstatus Start Slutt Orden i eget hus 1400 Skjønnsmidler og VTR Digital kommunikasjon 1800 Skjønnsmidler, VTR og eigeninnsats frå kommunane Velferdsteknologi Skjønnsmidler og eigeninnsats frå kommunene. Pågår. Fellesprosjekt i Telemark. PA: Kongsbergregionen - planlagt pilot i VT frå august Planlagt. Eigendel frå kommunane er sett til 100 per kommune (totalt 600 ). Pågår. Knytt til arbeid med innføring av mobil omsorg. Andel skjønnsmidlar: Digitalisering og velferdsteknologi 910 Skjønnsmidlar Planlagt - ikkje finansiert. Sett i VTR sitt budsjett for å jobbe målretta med digitalisering i VT. Søknadsfrist 1. Februar Kort om prosjekta Orden i eget hus (henta frå prosjektplanen): Dette prosjektet handler om å utvikle et felles verktøy for å etablere nødvendige oversikter over hvilken informasjon som ligger lagret i hvilke systemer slik at strategiske satsinger og endringer kan gjøres bedre planlagt. Verktøyet som utvikles vil kunne bidra til en standardisering og effektivisering av nødvendige kartleggingsprosesser i den enkelte kommune og gi et meget godt grunnlag for videre digitalisering og effektivisering. Det er forutsatt at hver kommuneregion får oppfølging fra ekstern utviklingspartner med minst 100 timer hver for å sikre at gjennomføring/pilotering i kommuneregionen lykkes og bidrar til felles utviklingsmål. Framdriftsplan - Pilot for Vest-Telemark: august - oktober Skissert kostnad i årlig drift: 5.000,- per kommune og 1,5 kr i utviklingsbidrag per innbygger. Organisering Prosjekteigar: Midt-Telemarkrådet, Vest-Telemarkrådet, Kongsbergregionen og Grenlandssamarbeidet Prosjektansvarlig (PA): Håvard Fossbakken Prosjektleder (PL): Telemark kompetanse as v/ Erling Rønnekleiv Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 5" av 14 "

8 Digital kommunikasjon: Med kort frist bad Fylkesmannen i Telemark om søknad for gjennomføring av tiltak innanfor tema digital kommunikasjon. Mandat som vart utforma bør justerast og gjennomførast i den heilskaplege planen for digitalisering. Utfordring som skal løysast Gjennomføringa skal sjå på konkrete tiltak innanfor digitalisering, og etablere digitaliseringsstrategi og forpliktande samarbeid på digitalisering for kommunane i Vest-Telemark. Ei utfordring som vil krevje ekstra fokus, er at det er «to driftsmijø» på IKT, og desse må også etablere godt samspel for at kommunane kan samarbeide på tenestenivå. Tiltaksplan Tiltak Forklaring Budsjett T1 Arbeidet med digitaliseringsstrategi i Vest-Telemark. Planlegging og forankring med politiske vedtak i alle kommunane 450 T2 Digital dialog mellom IKT-driftsmiljø i VT. 300 T3 «Digifrid» - pilot med «robotisering» av tenester i dialog med innbyggerane. 550 T4 Utrulling av «orden i eget hus» i Vest-Telemark. 300 T5 Automatisere lokale av innkjøp basert på felles rammeavtaler (løpende avrop) 200 Sum 1800 Kostnadar knytt til prosjektleiing er fordelt på budsjettet i tiltaka. Organisering PA: Jan Myrekrok PL: Ole Dalen Arbeidsgruppe: Fylgjer tiltaksplan Styringsgruppe: Rådmannsutvalet Tidsrom Start: Slutt: Velferdsteknologi 2017 Dette prosjektet er basert på søknad til Fylkesmannen for bruk av skjønnsmidler i Planen vart laga med tanke på trong for fellesprosjekt innan helsesektoren, og er så langt konkretisert til innføring av mobil omsorg som pågår i kommunane. Det vil være trong for status og justering før prosjektet kan sjåast på som ferdigstillt, og er derfor tatt med i denne oversikten. Det er viktig at alle delar av den kommunale verksemda er del av digitaliseringsprosessen, og helsesektoren er ein av dei store og viktige områda ein ser mykje endring og utvikling på. Prosjektskildring Konkretisering av arbeidet som starta med fellesmøte i Vrådal 16. September Har element knytt til IT teknisk, helsefagleg og organisasjonsutvikling (ikkje eit reint helse- eller it arbeid). Ei rekke av moglege samarbeid som var diskutert i styringsgruppa for Interkommunalt samarbeid i VT vart avgrensa til helserelaterte prosjekt. Desse områda var peika på i styringsgruppa : Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 6" av 14 "

9 Helse Kommunepsykolog Legevakt (natt/helg) Ergoterapeut Samfunnsmedisin/miljøretta helse Jordmor NAV (hjelpemiddelsentralen) Ein vil nytte det etablerte samarbeidet med regional samhandlingskoordinator som prosjetleiar til arbeidet. Ein vil også søkje samarbeid med fylkeslegen - særleg innan velferdsteknologi. Tidsrom Start: Slutt: Organisering PA: Jan Myrekrok, Rådmann i Vinje kommune PL: Sissel Bitustøyl, samhandlingskoordinator i Vest-Telemark Arbeidsgruppe: Etablerast Styringsgruppe: Rådmannsutvalet Referansegruppe: HTV og HVO knyttast inn ved trong Økonomistyring Det førast prosjektrekneskap på eksterne kostnadar i regi av Vinje kommune (prosjektadministrasjon). Ressursbruk Budsjett: Kjøp av tenester: ,- Eige arbeid i kommunane og samhandlingskoordinator: ,- Totalt: ,- kr Finansiering Skjønnsmidlar frå Fylkesmannen: ,- kr Eigenfinansiering i kommunane og VTR: ,- kr Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 7" av 14 "

10 Aktuelle samarbeidsområde Samarbeidsområde må inngå i avtala knytt til digitalisering. Ein kan sjå for seg ein tilsvarande modell som Kongsbergregionen der ein tar utgangspunkt i ein felles digitaliseringsstrategi, og fastsett årlege handlingsplanar med tilhørende budsjett som finansierast av kommunane og eventuelle prosjekt med eksterne bidrag. Under er aktuelle område for samarbeid på digitalisering i Vest-Telemark. Etablere felles digitaliseringsstrategi. Informasjonssikkerhetsplan. Nye krav til personvern - på legg frå 28. mai Dersom det ikkje dekkjast av digitaliseringsstrategi: videreutvikle eksisterande konfigurasjonsstyret med felles IKTstrategi og innkjøpsstrategi (videreutvikling av konfigurasjonsstyre). Fokus på skule. Arbeide for samarbeid med Telemark Fylkeskommune. Samarbeid med omringnliggande regionar (Kongsbergregionen og Midt-Telemark). KS læring, bistå kommunane i bruk. Koordinere fellessaker knytt til digitalisering, og førebu og fylgje opp saker til rådmannsutvalet i samarbeid med ITansvarlege og andre fagpersoner i kommunane. Utforme søknadar på identifiserte område for digitalisering - søke ekstern medfinansiering på vegne av kommunane. Etablere stilling Det er ynskje om å etablere ei eiga stilling i høve arbeid med felles digitaliseringsprosjekt. Ein stilling i 100% knytt til digitalisering vil i 2018 hovudsakleg knyttast til konkrete tiltak og påbegynne arbeidet med overordna systematisk arbeid knytt til digitalisering. Stillinga skal også dekke trong for fagleg koordinering knytt til personvern for Vest- Telemarkkommunane. Tiltak som skal gjennomførast med med finansiering frå skjønnsmidler og øvrig budsjett frå Vest- Telemarkrådet. Stillinga skisserast slik: Prosjektstilling: 100%. Arbeidsgjevaransvar: Vest-Telemarkrådet Styringsgruppe for stillinga: Rådmannsutvalet i Vest-Telemark Varighet: 3-årig prosjektperiode frå våren 2018 til våren Budsjett: per år (justerast der det ikkje er heile kalenderår: 2018 og 2021). Budsjett Fast løn - 100% Sosiale kostnadar (estimert til 30% av lønskostnad) Andre kostnadar*, og direkte kostnadar til kontor, utstyr og reiser Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 8" av 14 "

11 * Tar høgde for noko auka lønnskostnad og rom for dekning av eksterne kostnader knytt til stillinga. Forventa tilsetting: 4. mnd. etter utlysing, tidlegast 15. mai Utlysing: Ei prosjektstilling kan utlysast etter vedtak i styret til Vest-Telemarkrådet. Kostnadane for prosjektet dekkast av prosjektfinansiering og driftsbudsjett til Vest-Telemarkrådet. Ekstern finansiering til tiltak: Med denne modellen for samarbeid, vil ein kunne rekne med å kvalifisere til finansiering av konkrete prosjekt framover. Eigenkapitalen kommunane legg i dette samarbeidet bør kunne inngå som andel i framtidig ekstern finansiering med tilsvarande storleik. Etablering av ein slik felles stilling vil derfor kunne tilføre både midlar og arbeidskraft til kommunane framover der det er definert konkrete utviklingsprosjekt. Oppgåver Det er naturleg at oppgåvene for ei slik stilling knyttast til vedtekne samarbeidsområde. Oppgåvene må endrast i takt med trong og organisering av felles arbeid knytt til digitaliserings i Vest-Telemark med årlege handlingsplanar og eventuelle prosjektbaserte innføringsløp. Ein må forvente at ei felles stilling knytt til digitalisering må kunne bistå kommunane med kompetanse på fleire ulike fagområde. Stillinga skal også dekke trong for fagleg koordinering knytt til personvern for Vest- Telemarkkommunane. Målsettinga med stillinga er å etablere styringsmodell for samarbeid på tenesteutvikling knytt til digitalisering i Vest-Telemark. Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 9" av 14 "

12 Aktuell strategi/styring Digitalisering er eit samansett fagområde, og strategi og styring må sjåast i lys av digitaliseringas kompleksitet. Dette forslaget til definering av styring/strategi er basert på fylgjande syn på samanhengar knytt til digitalisering: Lag 1 - TEKNOLOGI dreier seg om servere, nettverk og maskiner Lag 2 - APPLIKASJON handler om funksjonalitet og integrasjoner Lag 3 - INFORMASJON nyttast i prosessar Lag 4 - FORRETNING er knytt til arbeidsprosesser, organisasjon m.m. Status i Vest-Telemark: Lag 1 - Dette er grunnlag for all digitalisering, og er knytt til teknologi og interaksjon med menneska og tenestene kommunen leverer. Det knyttast også til det ein tradisjonellt kallar «IKT» og det er nyleg skrive ein rapport på korleis Vest- Telemarkkommunane kan samarbeidet på dette området (sjå rapporten Digitalisering og IKT drift Interkommunalt samarbeid VT). Lag 2 - Kommunane har i lang tid samarbeida med anskaffing av programvare og integrasjonar av denne. Det er rådmennene med støtte frå IKT-ansvarlege som har jobba med dette gjennom det såkalla «konfigurasjonsstyret» som er knytt til møta i Rådmannsutvalet. Kommunane har i stor grad like applikasjonar (viktig at kommunane knytt til seg kompetanse for å velje rett programvare). Lag 3 - Vest-Telemark deltek i utviklinga av fellesprogram for kartlegging av informasjon (prosjektet «3Orden i eget hus»), med planlagt pilotering i august-okotber Det foreligg ingen samla oversikt på kva for informasjon som er lagra eller nyttast i kommunane i Vest-Telemark. Lag 4 - Det er ikkje vedteken at kommunane skal standardisere arbeidsprosessar og organisasjon (samanslåing). Ein må kartlegge i kva grad dette er naudsynt og ynskjeleg for å oppnå god effekt ved samarbeid på digitalisering. 3 Dette prosjektet handler om å utvikle et felles verktøy for å etablere nødvendige oversikter over hvilken informasjon som ligger lagret i hvilke systemer slik at strategiske satsinger og endringer kan gjøres bedre planlagt. Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 10 " av 14 "

13 DIGIVEST Styring fylgjer tilråding i rapporten «Digitalisering og IKT drift» skriven av Torbjørn Dybdahl med modellen «Digivest». Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 11 " av 14 "

14 Budsjett Budsjettet tek føre seg kun denne planen, og må forventast å endre seg frå Hovedhensikten er å etablere ei samla oversikt på etablerte prosjekt og skissere kostnad for ei eventuell felles stilling knytt til digitalisering i Vest-Telemark. For meir detaljar, sjå avsnitta «etablere stilling» og «fellesprosjekt finansiert gjennom VTR». Kostnadar Skildring Tilsetting - prosjektstilling kr kr kr kr Prosjekt: Orden i eget hus kr Prosjekt: Digital kommunikasjon kr Prosjekt: Velferdsteknologi 2017 kr Prosjekt: Digitalisering og velferdsteknologi* (kostnad til stilling dekkas inn her for 2018). kr Framtidige prosjekt (skisse på forventa omfang*) kr kr kr kr kr kr kr * omfang er skisse, og er ikkje vurdert i rådmannsutvalet eller diskutert med fagpersonar i Vest-Telemark. Finansiering Kjelde Kommunale midlar til stilling kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 Kommunal eigenandel (arbeid i organisasjonane - 20/80**) kr kr kr kr Eksterne fellesprosjekt med finansiering kr kr kr kr Frie midlar til fellestiltak med finansiering frå VTR Stilling: koordinator for digitaliserings finansiert i budsjetta til VTR Kommunale midlar - tiltaksmidlar for gjennomføring av tjenesteproduksjon / digitalisering kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr ** Digitalisering består av 80% organisasjonsendring og ny praksis og 20% teknologi. Innsatsen til organisasjonane er her tallfesta med ein høg sum, og peiker på den reelle kostnaden ved endringsprosessar knytt til digitalisering og tenesteutvikling. Kostnaden er eigeninnsats frå tilsette i kommunane. Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 12 " av 14 "

15 Forslag til kostnadsdeling: Modell for kostnadsdeling fylgjer etablert fordeling frå samarbeidet i Vest-Telemarkrådet. Forslag til fordeling for kostnadar knytt til felles satsing på digitalisering i Vest-Telemark Kommune Fast fordeling %-vis innbyggerandel %-andel Kostnadsdeling Fyresdal kr ,31 % kr kr Nissedal kr ,42 % kr kr Tokke kr ,72 % kr kr Kviteseid kr ,23 % kr kr Seljord kr ,02 % kr kr Vinje kr ,29 % kr kr Vest-Telemark kr ,00 % kr kr Forankring Planen for videre arbeid skal opp i Vest-Telemarkrådet, og forankrast i kommunane. Digitalisering vil være ein krevjande prosess, der politisk og administrativ leiing har ei aktiv rolle for å legge tilrette for endringsprosesser og styring. Kjøreplan Dato Oppgave 3. januar Sak i rådmannsutvalet 30. januar Møte i AU - sak til VTR 13. februar Handsaming i Vest-Telemarkrådet 16. februar Drøfting i rådmannsutvalet 13. mars Hansaming i Vest-Telemarkrådet 13. mars Godkjenning frå styret i Rådet for tilsetting (sjå delegeringsreglement for VTR) Ultimo mai** Kommunane har forplikta* seg til å delta i arbeid med felles med digitalisering 1. juni** Tidspunkt for utlysing av stilling 1. oktober Tiltreding av stilling knytt til digitalisering i Vest-Telemark *Om kommunane ikkje forplikter seg til å delta i arbeidet, må stillinga knytt til digitalisering knyttast til gjennomføring av prosjekt, og nyttast som ressurs for kommunane med alternativ handlingsplan. Der kommunane har ulike ynskje om framdrift og deltaking, må ein fastsette korteis dette handterast i ei forpliktande avtale. ** Rådsmøtet vart det i saka foreslått endring frå ultimo april til utltimo mai. Dette forskyver kjøreplanen. Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 13 " av 14 "

16 Lenker og kjelder Lenker: Prosjektplan: Orden i eget hus, PL Erling Rønnekleiv Sluttrapport: Digitalisering og IKT drift Interkommunalt samarbeid VT, skriven av Torbjørn Dybdahl Presentasjon: «Digitalisering i Kongsbergregionen», av Britt Inger Kolseth Mandat: «Digital kommunikasjon 2017» Mandat: «Velferdsteknologi 2017» Kjelder: Artikkel «Digitalisering er mer enn teknologi» av Arlid Haraldsen på nettsida digi.no : kommentar-digitalisering-er-mer-enn-teknologi/ Bøker: Gotvassli, K. (2015). Kunnskap, kunnskapsutvikling og kunnskapsledelse i organisasjoner. Bergen: Fagbokforlaget. Resch-Knudsen (2011). Kommunalt eierskap - roller, styring og strategi. Kommuneforlaget. Digitalisering Revidert disposisjon for digitalisering i Vest-Telemark side 14 " av 14 "