Referat. Agenda. Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - møte i referansegruppa

Transkript

1 Referat Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - møte i referansegruppa Stad: Fyresdal Næringshage Dato: Fredag 24. mars 2017 Kl.slett: Deltakarar: Anne Vadder Midtbø, HTV Tokke Gunn Siri Vindal, HVO Tokke Liv Sigrun Årlid, HTV Vinje Svein Ekre, HVO Vinje Ingrid Felle HTV Nissedal Anne Mette Momrak, HTV Fyresdal Kristi Skare, HVO Kviteseid Sigbjørn Tvitekkja, HVO Seljord Ketil Kiland (PA), rådmann Fyresdal Ole Dalen (ADM./PL), Vest-Telemarkrådet Forfall: Hilde Momrak, HVO Fyresdal Gro Heidi Vestgarden, HTV Kviteseid Vigdis Øverland, HTV Seljord Torbjørg Johansen, HVO Nissedal Referat: Ole Dalen Agenda 1) Status frå arbeid i gruppene 2) Dialog og tilbakemelding frå dei tilsette/tillitsvalde 3) Vidare framdriftsplan og arbeid, og rolla til HVO og HTV i styringsgruppa.

2 Sak 1 Status frå arbeid i gruppene 2 Presentasjon på møtet Møtet føregikk i ein åpen dialog, og det forelå presentasjon med status og videre framdrift som Ketil Kiland (PA) og Ole Dalen (ADM./PL) la fram. Presentasjonen er vedlagt referatet. Dei tillitsvaldes representasjon i prosjektet Dei tillitsvalde er representert i styringsgruppa og lokaliseringsgruppa gjennom ein person som møter for alle hovudvernombod (HVO) og ein for alle hovudtillitsvalde (HTV). Desse er peika ut av dei tillitsvalde og er Svein Ekre (HVO) og Anne Mette Momrak (HTV). Etter møtet vart det informert at framover vil Ingrid Felle (vara) møte for Anne Mette Momrak. Justering av møtetidspunkt og innvolvering av dei tillitsvalde Arbeidet i gruppene er i rute i høve til opphaveleg plan, og alle rapportane vil føreligge til 1. April Etter dette sender arbeidsgruppene rapportane til styringsgruppa, der HTV og HVO er representert. Rapportane med kommentar frå arbeidsgruppene skal førebuast i styringsgruppa samla, før lokaliseringsutvalet skal møtast. For å få ein god innvolvering i alle kommunane, og sikre ein prosess der medlemmene i styringsgruppa får delt planane til dei andre kommunane for så igjen å gje ein tilbakemelding frå den einskilde kommune krev det god nok tid mellom ferdige rapportar til styringsgruppemøte. Tilbakemeldinga frå møtedeltakerane var at det er nødvendig å justere møtetidspunkt for å få ein god prosess. Dei tillitsvalde vil også ha eit eige møte i forkant av styringsgruppe-møtet, der Ole Dalen deltek for å svare på eventuelle spørsmål frå prosjektarbeidet. Møtestad: Fyresdal Næringshage Tidspunkt: 27. April, kl 09:00-11:30 Konklusjon: PA vil finne eit møtetidspunkt til styringsgruppa som gjev dei tillitsvalde nok tid til å innvolvere organisasjonane før møte i styringsgruppa.

3 Sak 2 Dialog og tilbakemelding frå dei tilsette/tillitsvalde God innvolvering i gruppene I møtet kom det fram at dei tilsette som er direkte innvolvert i aktuelle endringar - kjenner seg godt ivaretekne i prosessen. Til dømes har alle tilsette som er berørt i gruppa "Økonomi" fått deltatt i felles samling, og har fått snakka saman i grupper. Dei har også fått møte med konsulentane etter oppsummeringa frå dette arbeidet. Eit forbetringspotensiale frå prosjektleiar si side, er å dele denne kunnskapen med dei tillitsvalde, for dei har hatt liten innsikt i korleis gruppene har jobba - og korleis dei tilsette har vore ivaretekne. I møtet var dei tillitsvalde tilfreds med måten prosessen har vore gjennomført på så langt. Lite spørsmål til dei tillitsvalde Dei tillitsvalde har ikkje fått henvendingar knytt til prosessen - noko ein kan sjå på som eit godt tegn. Samstundes er det trong for god informasjonsflyt, og ein ser at også dei tilsette må ta litt ansvar for å finne informasjon om dei ynskjer å oppdatere seg på prosessane som går. Sak 3 - Vidare framdriftsplan og arbeid, og rolla til HVO og HTV i styringsgruppa. 3 Framdriftsplan 1. Kommunane fastsett styringsgruppe som jobber med meir interkommunalt samarbeid 2. Styringsgruppa prioriterer tiltak 3. Val av deltaking på tiltaksplanar og deltakerar i arbeidsgruppene (kommunane) 4. Val av leverandør i arbeidsgruppene 5. Utgreiing m/rapport. 6. Møte med referansegruppa (m/ PA og PL) 24. mars Rapportane handsamast i arbeidsgruppene, og sendast til styringsgruppa (1. april 2017) 8. Møte i styringsgruppa - (2. mai 2017) 9. Møte i lokaliseringsutvalet (23. mai 2017). 10. Styringsgruppa samanstiller rapportane og konkluderer, og sender tilråding til kommunane (24. mai 2017). 11. Kommunane handsamer sak om meir forpliktande interkommunalt samarbeid i Vest- Telemark. 12. Eventuel oppstart av nytt samarbeid

4 Prosesskart 4 Prosjektskisse Styringsgruppa ber PA og PL lage tiltaksplanar. 21. oktober 2016 Tiltaksplanar Kommunane melder tilbake i kva av dei fem tiltaka dei vil delta i. 16. desember 2016 Arbeidet i tiltaksplanane gjennomførast 16. desember april 2017 Orientering i VT Tinget 25. april 2017 Styringsgruppa sender rapportane til lokaliseringsutvalet (2. mai 2017) Lokaliseringsutvalet handsamer rapportane (23. mai 2017) Styringsgruppa sender sak med rapportane til kommunane (24. mai 2017) Handsaming i kommunane 1. juli desember 2017 Vedtekne samarbeid startar 1. januar 2018 Styringsgruppe HVO og HTV ivaretek arbeidstakarinteressene i prosessen. For å ha ein rasjonell styringsgruppe, var det nødvendig at det var vald eitt hovudvernombod og ein hovudtillitsvald for alle kommunane. Referansegruppe Alle kommunane er representert i referansegruppa, og kan uavhengig av møter, spele inn spørsmål eller ta opp saker i prosjektet, samt at dei vert trekt inn i prosjektarbeidet ved trong. Les meir om generell prosjektorganisering og rollene her:

5 Referansegruppa 23. mars 2017

6 Organisering Prosjekteigar: Kommunane i Vest-Telemark Lokaliseringsutval: Ordførerar og rådmenn Styringsgruppe: Rådmennene i Vest- Telemark, ein hovudtillitsvald og eitt hovedvernombod Prosjektansvarleg: Ketil Kiland Prosjektleiar: Referansegruppe: Hovudtillitsvald og hovudvernombod frå kvar kommune. Kjell Gunnar Heggenes Arbeidsgrupper: Fastsettast etter trong Eksterne utgreiingar og prosess: Leigast inn etter behov

7 Organisering Styringsgruppe: Rådmannsutvalet i VT, HTV Anne Me5e Momrak, HVO Svein Ekre. Rådmennene involverer poli>sk nivå i sin kommune. PA: Ke>l Kiland PL: Kjell Gunnar Heggenes Referansegruppe: Hovud>llitsvald og hovudverneombod frå kvar kommune. PA og PL har dialog med referansegruppa i prosessen. Lokaliseringsutval: Er samanse5 av ordførarane og rådmennene i kommunane. Utvalet er kny5 >l arbeidet med lokaliseringsplan for interkommunale samarbeid.

8 Politiske vedtak Stadfesta i styringsgruppa Kommune IKT Økonomi Landbruk Næring Kraftsakkomp. Fyresdal X X X X X Kviteseid X X X X X Nissedal X X X X X Seljord X X X X X Tokke X X X X X Vinje X X

9 IKT Budsjett: 200 Ekstern konsulent: Torbjørn Dybdahl, tidligere prosjektleder og direktør for DDV (det digitale vestre agder). Arbeidsgruppe: Jan Myrekrok, Rådmann i Vinje kommune (leiar) Øystein Tveit, Rådmann i Kviteseid kommune Per Dehli, Rådmann i Seljord kommune / Ketil Kiland (for 3kom) Grunde Seltveit, IKT-leiar i Tokke kommune Sten Andersen - organisasjonssjef i Vinje kommune Bjørn Olav Haukelidsæter, IKT-ansvarleg i Kviteseid kommune Jan Arvid Setane, (for 3kom) Status: Rapport ferdig 1. april

10 Status 1. Mandat: Leiar og PL får mandat 2l å gjennomfører møte med ekstern konsulent før ny:år for å 2nge plan for gjennomføring. Arbeidet bør ha to fokus: A. Modell for etablering av samarbeid i Vinje, Tokke og Kviteseid B. Mogleg inngangspunkt, konsekvenser, fordeler og ulemper for Seljord, Nissedal og Fyresdal ved å 2ltre de:e samarbeidet. 2. Utgreiing av ekstern konsulent gjennomførast (pågår). 3. Møte med referansegruppa (m/ PA og PL) (mars) 4. Avslu:ande møte med konklusjon i arbeidsgruppa. Oversending av rapport 2l styringsgruppa (6. april)

11 Økonomi: løn skatt - rekneskap - innkjøp Budsjett: 200 Ekstern konsulent: Telemarkforsking, Kjetil Lie. Arbeidsgruppe: Øystein Tveit, Kviteseid (leiar) Kjersti Bergland, Fyresdal Hallgeir Brekke, Seljord Tjøstov Djuve, Tokke Jarle Brun Olsen, Nissedal Siste møte i arbeidsgruppa:

12 Status 1. PL kallar inn og førebur første møte i arbeidsgruppa. 2. Agenda for fyrste møte i arbeidsgruppa: A. Ferdigs2lle kravspesifikasjon og 2ldelingskriterier for minikonkurranse. Ta inn innkjøp - innvolvering med Vinje. B. Dato for neste møte med agenda: val av leverandør og oppstart av utgreiing 3. Val av leverandør: Telemarkforsking. PL frå leverandør: Kje2l Lie 4. Møte med referansegruppa (m/ PA og PL) 5. Utgreiing av ekstern konsulent er ferdig (1. april). 6. Avslu:ande møte i arbeidsgruppa (27. april) 7. Ferdig rapport oversendast 2l styringsgruppa (1. april)

13 Landbruk utmark jord skog - miljø Budsjett: 175 Ekstern konsulent: Telemarkforsking, Bent Aslak Brandtzæg og Audun Torsteinsen. Arbeidsgruppe: Sverre Sæter (leiar) Gunhild Austjord Elin Skaalid Knut Olav Heddejord Thor Christiansen John Olav Lia Siste møte i arbeidsgruppa:

14 Status 1. PL kallar inn og førebur første møte i arbeidsgruppa. 2. Agenda for fyrste møte i arbeidsgruppa: A. Ferdigs2lle kravspesifikasjon og 2ldelingskriterier for minikonkurranse. B. Dato for neste møte med agenda: val av leverandør og oppstart av utgreiing. 3. Val av konsulent: Telemarkforsking, Bent Aslak Brandtzæg 4. Rapport ferdig: 5. Møte med referansegruppa (m/ PA og PL) 6. Avslu:ande møte i arbeidsgruppa. (24. mars) 7. Rapport ferdigs2lles fra konsulent (1. april) 8. Konklusjon følger oversending av rapport 2l styringsgruppa (1. april)

15 Næring - reiseliv Budsjett: 175 Ekstern konsulent: Ernst & Young, Trine Riis Groven. Forslag til arbeidsgruppe: Per Dehli (leiar) Gunhild Austjord Asbjørn Storrusten Elisabeth Lid Edvard Nesland Hildegunn Rønningen Siste møte i arbeidsgruppa: (4. april)

16 Status 1. PL kallar inn og førebur første møte i arbeidsgruppa. 2. Agenda for fyrste møte i arbeidsgruppa: A. Ferdigs2lle kravspesifikasjon og 2ldelingskriterier for minikonkurranse. B. Dato for neste møte med agenda: val av leverandør og oppstart av utgreiing. 3. Val av leverandør og oppstart - Ernst & Young 4. Møte med referansegruppa (m/ PA og PL) 5. Rapporten ferdigs2llast (24. mars) 6. Avslu:ande møte med konklusjon i arbeidsgruppa. Oversending av rapport 2l styringsgruppa (4. april)

17 Kompetansebygging på kraftsaker Budsjett: 50 Ekstern konsulent: Arbeidsgruppe: Ketil Kiland (leiar) Sverre Sæter Olav Bjørn Bakken Torunn Raftevold Rue Lothar Edel Kjell Gunnar Heggenes (PL) Referansegruppe: Rune Lødøen, Gry Åsne Aksvik Terje Bakka, Hans Kristian Lehmann Siste møte i arbeidsgruppa:

18 Status 1. Møte i arbeidsgruppa 9. februar 2. Møte i arbeidsgruppa med referansegruppa 7. mars 3. Rapport ferdig 17. mars, skriven av Olav Bjørn Bakken, Tokke kommune

19 Lokaliseringsutval Budsjett: 200 Medlemmar: Jon Rikard Kleven Erik Skjervagen Halvor Homme Halfdan Haugan Tarjei Gjelstad Jaran Felland Ketil Kiland (leiar) Øystein Tveit Sverre Sæter Jan Myrekrok Kari Gro Espeland John Kleiv / Hans Kristian Lehmann Svein Ekre, HVO Ingrid Felle, HTV Møte i lokaliseringsutvalet: ikkje fastsett

20 Framdriftsplan 1. Kommunane fastse: styringsgruppe som jobber med meir interkommunalt samarbeid 2. Styringsgruppa prioriterer 2ltak 3. Val av deltaking på 2ltaksplanar og deltakerar i arbeidsgruppene (kommunane) 4. Val av leverandør i arbeidsgruppene 5. Utgreiing m/rapport. 6. Møte med referansegruppa (m/ PA og PL) 24. mars Rapportane handsamast i arbeidsgruppene, og sendast 2l styringsgruppa (1. april 2017) 8. Møte i styringsgruppa - (2. mai 2017) 9. Møte i lokaliseringsutvalet (23. mai 2017). 10.Styringsgruppa samans2ller rapportane og konkluderer, og sender 2lråding 2l kommunane (24. mai 2017). 11. Kommunane handsamer sak om meir forpliktande interkommunalt samarbeid i Vest- Telemark. 12. Eventuel oppstart av ny: samarbeid

21 Prosesskart Prosjektskisse Styringsgruppa ber PA og PL lage tiltaksplanar. 21. oktober 2016 Tiltaksplanar Kommunane melder tilbake i kva av dei fem tiltaka dei vil delta i. 16. desember 2016 Arbeidet i tiltaksplanane gjennomførast 16. desember april 2017 Orientering i VT Tinget 25. april 2017 Styringsgruppa sender rapportane til lokaliseringsutvalet (2. mai 2017) Lokaliseringsutvalet handsamer rapportane (23. mai 2017) Styringsgruppa sender sak med rapportane til kommunane (24. mai 2017) Handsaming i kommunane 1. juli desember 2017 Vedtekne samarbeid startar 1. januar 2018

22 vt-radet.no