PLAN FOR KRISEKOMMUNIKASJON FOR LEIRFJORD KOMMUNE. Del 1: Operativ plan Del 2: Sjekklister og maler Del 3: Bakgrunn, beskrivelse DEL 1 OPERATIV PLAN

Transkript

1 Dokumentdato: 1.desember 2017 Tidligere versjoner: Neste revisjon: 1.desember 2018 PLAN FOR KRISEKOMMUNIKASJON FOR LEIRFJORD KOMMUNE Del 1: Operativ plan Del 2: Sjekklister og maler Del 3: Bakgrunn, beskrivelse DEL 1 OPERATIV PLAN 1. Kriterier for iverksetting av planen Denne plan iverksettes av kriseledelsen dersom det etter en initialvurdering av situasjonen konkluderes med at den medfører et informasjons- og kommunikasjonsbehov som er større enn det den daglige driften kan dekke. Planen kan iverksettes av ethvert medlem av kriseledelsen, også uten at hele kriseledelsen har vært samlet. 2. Umiddelbare tiltak sekretariatet Så snart første medlem i sekretariatet er på plass iverksettes følgende tiltak: Tiltak Ansvar Status Iverksette loggføring. Kan evt. gjøres som taleopptak på telefon/annet inntil flere i teamet er på plass. (Taleopptak overføres til skriftlig logg) Fullføre varsling av kriseledelsen og sekretariatet Varslingslister Forberede midlertidig melding til nettside og sosiale medier. Godkjennes før publisering. Se detaljer under

2 MIDLERTIDIG MELDING Ved alle hendelser og kriser i Leirfjord kommune som vil medføre stor interesse og pågang fra media og/eller et stort og økt informasjonsbehov, skal kommunen umiddelbart publisere relevant informasjon på kommunens nettsider og på sosiale medier. Første melding vil normalt kun inneholde følgende informasjon: «Det har oppstått en hendelse (type/sted/tid), kommunen har iverksatt tiltak iht til planverk. Ytterligere informasjon vil komme så fort situasjonen tillater det.» Meldingen godkjennes av Administrasjonssjef eller fungerende øverste leder i kriseledelsen før publisering, og gjøres kjent for ordfører så raskt som mulig. Når flere medlemmer i sekretariatet er på plass vurderes følgende tiltak. Rekkefølge og prioritet tilpasses situasjonen, beslutninger koordineres med kriseledelsen, tiltakene loggføres. Oppgave Ansvar Tidsfrist Status Vurdere eierskap til krisen (Hvem har ansvaret for informasjon/kommunikasjon?) Sikre at servicetorget til enhver tid er oppdatert på situasjonen og meldinger som er publisert/skal publiseres Avklare behov for befolkningsvarsling/alarmering Iverksette medieovervåkning Forberede innspill til kriseledelsens førstemøte. Se mal for førstemøte Innledende informasjon til ansatte Avklare talspersoner internt og med andre aktører (nødetater/andre) Iverksette eventuell pårørendetelefon, publisere telefonnummer Utarbeide informasjon/budskap for ulike kanaler Publisere og oppdatere informasjon på alle relevante kanaler Avklare behov for, og innhold i, informasjon til pårørende Faktainnsamling om hendelsen Oppdateringer internt (kriseledelsen, ansatte, m.v.)

3 Finne frem ferdig produsert materiale, kart, presentasjoner, m.v. Vurdere sannsynlige utfordringer med informasjonshåndtering og kommunikasjon Vurdere behov for ekstra hjelp til drift av informasjonstjenesten, kalle inn ved behov 3. Øyeblikkelig varsling av befolkningen Kommunen har per i dag (15/12-17) ikke elektronisk system for elektronisk varsling via SMS eller talemelding. Dersom det er akutt fare for liv og helse, eller det av andre årsaker oppstår behov for øyeblikkelig varsling av,og formidling av informasjon til, befolkningen i større deler av kommunen vil den raskeste løsningen være å kombinere flere metoder: - publisering av melding på kommunens hjemmeside og Facebook-side - informasjon gjennom TV og radio og nettaviser - dør-til-dør aksjon - ringe til personer man vet bor i det aktuelle området Ved behov for publisering i media skjer dette ved koordinering med Politiet eller Fylkesmannen som anmoder om publisering. Kontaktpunkter media: Aktør Telefon NRK Nordland (Mo i Rana) NRK Nordland (Bodø) Radio Helgeland Avisa Nordland Mediehuset Helgelendingen

4 4. Kommunikasjonstiltak ved hendelser identifisert i ROS-analysen Som del av den overordnede beredskapsplanen er det, basert på den helhetlige ROS-analysen, utarbeidet tiltakskort for 16 uønskede hendelser. Tiltakskortene beskriver blant annet kommunikasjonstiltak dersom hendelsene inntreffer. Velg aktuell hendelse for å komme til gjeldende tiltakskort. (Dersom hyperlink ikke fungerer, gå til mappe/dokument XXXXXX) Hendelse 1: Influensaepedemi/-pandemi Hendelse 2: Ekstremvær - strømbrudd og brudd på EKOM-nett Hendelse 3: Ekstremvær mye nedbør, stormflo, flom, leir - og snøskred Hendelse 4: Langvarig stans i vannforsyning Hendelse 5: Fly/helikopterulykke Hendelse 6: Trafikkulykke - transport av drivstoff/utslipp på land Hendelse 7: Trafikkulykke Helgelandsbrua Hendelse 8: Trafikkulykke Toventunnelen Hendelse 9: Trafikkulykke skoleskyss Hendelse 10: Skipskollisjon/forlis - utslipp i sjø Hendelse 11: Brann - omsorgsboliger/sykehjem Hendelse 12: Brann lyng/gress/skog Hendelse 13: Brann Leirfjord Idrettshall Hendelse 14: Brann Leirfjord barne- og ungdomsskole Hendelse 15: Radioaktivt nedfall Hendelse 16: Trusler om vold/utøvelse av vold 5. Publisering på kommunenes nettsider, oppdatering sosiale medier Informasjon publiseres på hjemmesiden etter følgende policy: Situasjon Ved hendelser av typen ubetydelig, en viss fare og alvorlig Ved hendelser av typen kritisk og katastrofalt Tiltak Informasjon publiseres i nyhetsfeltet Informasjon publiseres slik at den alltid ligger på toppen av nyhetsfeltet Alle meldinger fra sentrale myndigheter med varsel om ulike forhold som kan medføre uønskede hendelser, som for eksempel melding om flom, skal publiseres på kommunens nettsider. Parallelt oppdateres Facebooksiden med tilsvarende informasjon

5 6. Områder med manglende mobildekning tiltak På grunn av manglende/dårlig mobildekning må følgende områder tas særlig hensyn til når det gjelder varsling og øvrig kommunikasjon: Eksakte områder legges inn For disse områdene må det vurderes bruk av høytalerbiler og dør-til-dør aksjoner ved behov for hurtig kommunikasjon.

6 4. AVSLUTNING 3. VARSLING 2. PLAN 1. SITUASJON 1. Mal for førstemøte/statusmøter DEL 2 SJEKKLISTER OG MALER Dato/klokkeslett: 1.1 Kartorientering (hvis relevant). Vis på kart, skriv på punkter hvis mulig Viktige steder på kartet som er relevante for hendelsen eller tiltak som omtales lengre ned i skjema (stedsnavn, veier, elver, vann, kraftlinjer, rørledninger, demninger, etc) 1.2 Hendelse Fakta om hendelsen: Hva hvor når hvorledes? Hvem og hvor mange er involvert? Egne ansatte? Punktet skal gi best mulig situasjonsforståelse På statusmøter angis endringer fra forrige møte. 1.3 Vær, føre, lys, andre faktorer som kan innvirke (ekstraordinære forhold, tidligere erfaringer fra lignende hendelser, etc.) 1.4 Potensiale (verste tilfelle utfra situasjonen og faktorer som påvirker/kan påvirke) Værmelding neste 24 timer (nedbørstype og -mengde, temperatur, vindstyrke og retning, skydekke), føre på veier og i terrenget, tid i lyse og mørke, flo og fjære, månefaser, andre faktorer som kan innvirke? Hvordan kan det utvikle seg? Konsekvenser for kommunen? For mennesker? For miljø? For verdier? Daglig drift? Omdømme? 2.1 Ansvarsfordeling Kommunens ansvar Fylkets/politiets/ andre aktørers ansvar 2.2 Våre tiltak Kort sikt/umiddelbart Lang sikt (neste døgn og videre) 2.3 Oppgaver Fordeling av oppgaver på personer med tidsfrister (Jfr punkt 2.2 kort sikt/lang sikt) 2.4 Hva trenger vi? (Ressurser) Kommunens egne Eksterne tilgjengelige 3.1 Internt Hvem må varsles i kommunen? Behov for å iverksette befolkningsvarsling? 3.2 Eksternt Hvem må varsles eksternt? 4.1 Oppsummering Oppsummering av beslutninger/oppgaver, eventuelle oppdateringer som har kommet inn i løpet av møtet, tid og sted for neste møte/samling

7 2. Mal for logg Dato og klokkeslett Aktivitet (Hva er gjort?) Utført av Status/oppfølging

8 3. Sjekkliste innkomne samtaler Dersom en ansatt ved Servicetorget mottar varsling av oppståtte hendelser per telefon eller via andre kanaler skal vedkommende sørge for å avklare følgende momenter. Fyll direkte inn i skjemaet. Spørsmål Hvem ringer? (Navn og klokkeslett noteres) Svar Telefonnummer til den som ringer? (Telefonnummer noteres) Hva har skjedd? (Noter i stikkord) Hvor har det skjedd? (Noter sted) Er noen skadd? (Noter antall skadde. Dersom innringer melder at noen er omkommet noteres de som skadde og bevisstløse) Dersom skade: Er nødetater varslet? MERK: Dersom innringer svarer nei eller ikke vet, tar ansatt i Servicetorget ansvar for å varsle nødetater: Oppgi mottatt informasjon og oppgi innringers navn og telefonnummer som kontaktpunkt på skadestedet. Andre kommentarer fra innringer

9 4. Momentliste kommunikasjon media, publikum og andre Informasjonen som gis skal være riktig, forståelig, vesentlig, kort og presis, og skal gi svar på de spørsmål journalister og publikum vil stille, men: - Gi kun verifiserbar informasjon - Ikke spekuler eller kom med egne synspunkter - Ikke diskuter skyldspørsmål - Ikke hold tilbake informasjon som kan deles - Ikke lyv - Vær klar på hvem som skal uttale seg og hvem som kan gi bakgrunnsinformasjon 5. Sjekkliste for informasjon på kommunens nettside og pressemelding - Kort om hendelsen - Når hendelsen ble oppdaget - Hvordan hendelsen ble oppdaget - Når kriseledelsen/redningsmannskapene var på plass (koordinert med Politiet/innsatsleder) - Hvor mange mannskaper som deltar (koordinert med Politiet/innsatsleder) - Hvor omfattende krisen er - Om noen er skadet/døde (koordinert med Politiet/innsatsleder) - Hvordan utviklingen av redningsarbeidet er (koordinert med Politiet/innsatsleder) - Konsekvenser per nå - Hvilke materielle verdier som står på spill, eventuelle bygninger i fare - Hvem som har fått informasjon om utviklingen: innbyggere, ansatte, presse m.fl. - Om helseberedskap som er varslet (dersom aktuelt) - Hva som er kriseledelsens videre strategi - Hvem som har ansvaret for redningsarbeidet 5.1 Eksempel på informasjon på nettsiden/pressemelding Følgende tekst kan nyttes som eksempel på informasjon som legges ut på kommunens nettside eller som pressemelding. Ferdig utarbeidet melding gjøres kjent for alle i kriseledelsen, primært gjennom førstemøte/statusmøter, samt for alt personell i Servicetorget. «En tankbil med fyringsolje på vei fra XXX til XXX har kollidert med en buss på fylkesvei 86, ved XXX. Ulykken skjedde ved 0900 tiden i morges, og ble oppdaget av en forbipasserende. Nødetatene og bergingsmannskaper er på plass ved ulykkesstedet. Tankbilen lekker olje og det er overhengende fare for forurensing av XXX. Politiet leder innsatsen på ulykkesstedet. Veien er inntil videre stengt og forventes ikke åpnet før tidligst i morgen, 13.oktober. Det finnes foreløpig ikke oversikt over antall passasjerer som var i bussen, heller ikke oversikt over eventuelt skadde eller omkomne. Kommunens kriseledelse er etablert og håndterer situasjonen i henhold til planverk. Oppdatert informasjon vil være å finne på kommunens nettside Eventuelle henvendelser til kommunen gjøres til servicetorget, telefonnummer XX XX XX XX»

10 6. Sjekkliste for pressekonferanser - Bestem tid og sted for pressekonferansen - Send ut innkalling som en kort pressemelding - Nyheter skal ikke røpes før pressekonferansen finner sted - Bestem dagsorden for pressekonferansen, hvem som skal styre den og hvem som skal sitte i panelet - Det forventes ingen servering på pressekonferanser, særlig ikke ved dramatiske hendelser - Den som styrer pressekonferansen ønsker velkommen, gir dagsorden og forteller hvem som sitter i panelet - Ordet gis til én eller flere av de som sitter i panelet - Informasjon gis etter fallende viktighet, vær kortfattet - Fakta, kart, skisser og fotografier kan gis med powerpoint- presentasjon, på tavle eller ved utdeling - Gi tydelig beskjed om tid og sted, dersom det vil bli holdt ny pressekonferanse for oppdatert informasjon - Journalistene slippes ikke til for spørsmål før presentasjonen(e) er ferdig - Journalistenes spørsmål styres av den som leder pressekonferansen - Gi journalister anledning for intervjuer og fotografering etterpå - Vurder om det kan være aktuelt å ta journalister med i en kontrollert form til innsatsområdet - Avslutt pressekonferansen når interessen avtar Se for øvrig punkt Sjekkliste for tema i pressekonferanser - Når krisen ble oppdaget - Hvordan krisen ble oppdaget - Når kriseledelsen/redningsmannskapene var på plass (koordinert med Politiet/innsatsleder) - Hvor mange mannskaper som deltar (koordinert med Politiet/innsatsleder) - Hvor omfattende krisen er - Om noen er skadet/døde (koordinert med Politiet/innsatsleder) - Hvordan utviklingen er redningsarbeidet (koordinert med Politiet/innsatsleder) - Konsekvenser - Hvilke materielle verdier som står på spill, eventuelle bygninger i fare - Hvem som har fått informasjon om utviklingen: innbyggere, ansatte, presse m.fl. - Om helseberedskap som er varslet (dersom aktuelt) - Hva som er kriseledelsens videre strategi - Hvem som har ansvaret for redningsarbeidet

11 DEL 3 BAKGRUNN Innhold DEL 1 OPERATIV PLAN... 1 DEL 2 SJEKKLISTER OG MALER... 6 DEL 3 BAKGRUNN Overordnede prinsipper for krisekommunikasjon i Leirfjord kommune Mål og hensikt Ansvarsforhold Oppgaver Retningslinjer for informasjonshåndtering og kommunikasjon Kriseledelsens sekretariat Sekretariatets oppgaver Kommunikasjonskanaler Varsling via radio Ansvar for ajourhold og oppdatering

12 1. Overordnede prinsipper for krisekommunikasjon i Leirfjord kommune Dersom en uønsket hendelse, en krise, oppstår er behandling av informasjon og bevisst bruk av kommunikasjon vesentlige elementer i håndteringen av situasjonen. Unøyaktig eller feilaktig informasjon og manglende kommunikasjon kan i seg selv bidra til å forsterke den opprinnelige krisen. Dette gjelder for all informasjonsflyt og kommunikasjon internt og eksternt, enten det dreier seg om dialog med pårørende, informasjon til media, ansatte eller innbyggerne, eller oppdateringer og rapportering til nødetatene, fylket eller andre. Samtidig vet vi at informasjonsflyten i samfunnet i dag går i voldsomt tempo. Utbredelsen av mobiltelefoner, droner og andre tekniske løsninger med kamera, kombinert med enkel og hurtig tilgang til publisering via sosiale medier, nettaviser, TV eller andre kanaler, har stor innvirkning. Bilder eller film som en tilfeldig forbipasserende tar av en hendelse, kan være tilgjengelig på motsatt side av kloden bare sekunder senere. Den første informasjonen som formidles danner utgangspunktet for omgivelsenes oppfatning av hendelsen. Ikke bare omfanget av den men ofte også spekulasjoner omkring foranledningen og hendelsesforløpet. For Leirfjord kommune innebærer dette en utfordring med hensyn til å påvirke omgivelsenes forståelse og oppfatning av situasjonen, og vi skal derfor drive et proaktivt informasjons- og kommunikasjonsarbeid ved kriser og alvorlige uønskede hendelser. Med dette menes i hovedsak at vi skal følge tre grunnleggende prinispper: - Sørge for at tilgjengelig, relevant og hensiktsmessig informasjon formidles så tidlig som mulig - Utvise nødvendig og hensiktsmessig åpenhet i kommunikasjonen - Benytte kommunikasjonskanaler som gjør at informasjonen oppleves tilgjengelig for de aktuelle mottakerne. 2. Mål og hensikt Målsetningen og hensikten med informasjonshåndteringen og kommunikasjonen i en krisesituasjon er å: Hindre at situasjonen eskalerer, herunder skape trygghet og sikkerhet, samt redusere unødig frykt/angst Forhindre spekulasjoner, rykter og feilinformasjon Sikre at kommunens innbyggere, publikum og ansatte får nødvendig informasjon om hvordan de kan og skal forholde seg i situasjonen Sikre arbeidsro for kommunens kriseledelse og annet personell som er involvert i krisehåndteringen Ivareta kommunens omdømme Kommunikasjonen skal ta utgangspunkt i de fire M er, i prioritert rekkefølge: Mennesker (liv og helse) Miljø/omgivelser Materielle verdier Marked/økonomi

13 3. Ansvarsforhold 3.1 Oppgaver Rådmannen: - I kraft av sin rolle som leder for kriseledelsen er rådmannen ansvarlig for kommunens informasjonstjeneste. I rådmannens fravær utøves ansvaret av rådmannens stedfortreder. - Rådmannen skal godkjenne innholdet i informasjon som frigis fra kommunen. Dette for å sikre at budskapet som kommuniseres samsvarer med kriseledelsens situasjonsforståelse og videre planer. Ordføreren: - Kommunens talsperson i media. - Koordinere budskapet som kommuniseres i media med rådmannen. - Samhandle med leder for sekretariatet. Leder for sekretariatet: - Ansvarlig for at informasjonen som gis i ulike kanaler og til ulike mottakere er godkjent av rådmannen. - Bistå rådmannen og ordfører med utforming av informasjon og budskap som skal kommuniseres til innbyggere, media og andre. - Koordinere informasjon mellom kommunen, nødetatene, redningsinstanser og myndigheter og bistå rådmann/ordfører - Sørge for at informasjon som er godkjent av rådmannen publiseres på hensiktsmessige kommunikasjonskanaler. - Sørge for medieovervåkning - Sørge for oppdatering av kriseledelsen med hensyn til mediedekning og øvrig informasjonsflyt vedrørende situasjonen. 3.2 Retningslinjer for informasjonshåndtering og kommunikasjon All kriserelatert informasjon som frigis fra kommunen skal godkjennes av rådmannen. Dette for å sikre at den, i alle kanaler, er korrekt og fremstår som helhetlig og koordinert. Som hovedregel vil ordfører være kommunens talsperson i media ved større hendelser og kriser. Forespørsler fra media og andre, skal derfor henvises til ordfører. I de tilfeller der nødetater eller redningsinstanser, for eksempel Politiet/lokal redningssentral (LRS), Kystverket eller Brannvesenet er involvert og er skadestedsleder, skal kommunen ikke gi operativ informasjon uten at dette er godkjent/koordinert med ledende instans. Politiet har ansvaret for liv og helse samt etterforskning, og uttaler seg derfor om omfanget av krisen: Årsak til ulykken Antall skadde og døde Navn på skadde eller døde Etterforskning

14 Eventuelle straffbare forhold Kommunal informasjon skal i slike tilfeller avgrenses til å gjelde kommunale forhold og innsats, generell samfunnsinformasjon og eventuelt videreformidling av koordinert informasjon fra ledende instans eller sentrale myndigheter. Ved hendelser som medfører stor interesse og pågang fra media og/eller et ekstraordinært informasjonsbehov, avgjør rådmannen om det skal settes inn ekstra ressurser for å bistå i informasjonshåndteringen. Forvaltningsloven, Arkivloven, Offentlighetslov og Lov om personvern, m.v. gjelder for all kommunal kommunikasjon uavhengig av kanaler. Ved internasjonale, nasjonale eller regionale hendelser der kommunen i noen grad kan bli berørt, vurderes det i hvert enkelt tilfelle om kommunen skal publisere egen informasjon eller kun henvise til andre relevante informasjonssteder. Herunder er norske myndigheters nettportal hvor viktig informasjon formidles. Ved uønskede hendelser som har et omfang eller en alvorlighetsgrad hvor det ikke er naturlig at kommunal kriseledelse settes, har leder på det nivået som eier krisen (etat/avdeling/virksomhet) også ansvaret for informasjonsarbeidet. Det forventes at det i andre beredskapsplaner i organisasjonen inngår en beskrivelse av hvordan informasjonsbehov ved kriser skal dekkes. 4. Kriseledelsens sekretariat Dersom en uønsket hendelse eller krise oppstår, varsles leder for sekretariatet som del av varslingsrutinen. I samråd med kriseledelsen vurderes om plan for krisekommunikasjon skal iverksettes, herunder om hele sekretariatet skal iverksettes. Sekretariatet består av: Leder 2 stk medarbeidere Sekretariatet kan styrkes ved å bruke annet tilgjengelig personell i kommunens administrasjon.

15 5.1 Sekretariatets oppgaver Sekretariatet samarbeider tett med kriseledelsen, kommunens administrasjon og eksterne aktører, og har ansvaret for praktisk utøvelse av informasjonshåndtering og kommunikasjon, herunder: Analyse av kommunikasjonsbehov: Avklare eierskapet til hendelsen hva er kommunens informasjons- og kommunikasjonsansvar. Vurdere behovet for informasjon i forhold til situasjonen, herunder omfanget av hendelsen/krisen Vurdere hendelsen i forhold til scenariobeskrivelser i ROS-analyse og tiltakskort i beredskapsplan. Avklare hvem som uttaler seg om hva i egen organisasjon. Føre oversikt over gradering av informasjon offentlig/unntatt offentlighet/internt Identifisere og analysere ulike målgruppe og deres informasjonsbehov, herunder vurdere behov for, og om nødvendig utarbeide, fremmedspråklig og annen spesiell informasjon. Utarbeide og ajourføre tiltak for kommunikasjon. Skaffe til veie og utarbeide bakgrunnsmateriale, kart, multimediamateriale, m.m. til internt og eksternt bruk. Utarebeide svar media og publikumssvar som kan brukes av andre som f.eks servicetorg og 1. linjepersonell. Koordinering - Bidra til kriseledelsens situasjonsforståelse - Bistå kriseledelsen/ordfører med forberedelser til møter med media. - Koordinere kommunens informasjonshåndtering med andre aktører, herunder avklare hvilke myndigheter som skal koordinere informasjon og hvem som skal uttale seg - Koordinere informasjon til ansatte, verneombud og tillitsvalgte - Ved alvorlige hendelser i skole/barnehager: Koordinere informasjon til elever og foresatte, samt informasjon som formidles gjennom Visma Flyt Skole - Ved alvorlige hendelser innen helse og omsorg: Koordinere informasjon til ulike brukere. - Samarbeide med kommunens psykososiale kriseteam om informasjon til berørte personer og/eller pårørende. - Koordinere pressekonferanser o.l. Publisering av informasjon - Formidle og publisere kriseinformasjon gjennom hensiktsmessige kanaler, herunder blant annet kommunens hjemmeside, Facebookside og evt. andre sosiale medier - Overvåke, være aktivt til stede på og gi respons på relevante sosiale medier. - Ved langvarige hendelser, vurdere om det er aktuelt å lage egen nettside med aktuelle «spørsmål og svar» Overvåking av media, sosiale medier og internett. - Iverksette medieovervåkning og aktivere automatisk søketjenester ved bruk av Google Alert og twilert.com. - Etablere mediearkiv.

16 - Holde mediekontakt oppdatert i CIM mediemodul. - Formidle informasjon som er fanget opp via ulike kanaler, herunder sosiale medier, til beredskapsledelsen. - Sikre at det ikke formidles eller blir liggende personsensitiv informasjon på kanaler som styres av kommunen. Mediestøtte - Forberede pressemeldinger og pressekonferanser som godkjennes av rådmann - Gi praktisk bistand til media, ved behov etablere mediesenter. - Skaffe oversikt over relevante fagpersoner, fortrinnsvis innad i kommunen, som kan bistå media med bakgrunns og faginformasjon. Frigiving av informasjon koordineres med rådmann. - Bistå media med aktuelt bakgrunnsmateriale, kart, multimediamateriale (bilder, video mv. til fri benyttelse ved kildehenvisning). Publikumskontakt - Iverksette bruk av servicetorget som publikumsmottak /skranke. - Bemanne servicetorget med tilstrekkelig kapasitet - Utarbeide og gi opplæring i forhåndsdefinerte media og publikumssvar med servicetorg/servicetorg. - Vurdere behov for egne kontaktpunkt (f.eks egne telefonnr.) for publikum og spesiell grupper som pårørende, berørte og media m.fl. Dersom dette opprettes må disse kunngjøres via hjemmesiden og sosiale medier. 5. Kommunikasjonskanaler Kommunens hovedkanal for kriseinformasjon vil være hjemmesiden, sosiale medier og media. Det er samtidig avgjørende at informasjonsbehovet for alle målgrupper ivaretas, herunder eldre og funksjonshemmede som kanskje ikke har forutsetninger for bruke elektroniske medier, eller fremmedspråklige som kanskje ikke har tilstrekkelig forståelse for informasjon som gis på norsk. Som en hovedregel skal all informasjon publiseres i åpne standarder og så langt det lar seg gjennomføre være universelt utformet. Ved behov skal informasjonen publiseres på andre relevante språk, også utover engelsk. Kommunen har følgende kanaler tilgjengelig for informasjon og kommunikasjon: Kommunikasjonskanaler Bruk Kommunens offisielle nettside. Hovedkanal for kommunal informasjon. Informasjonen skal være lett tilgjengelig og ved behov henvise til andre kanaler/kilder. Telefonnummer / Nettadresse Nettsiden har egen mobil og nettbrettversjon. Kommunens Facebookside. Kommunens side på nettstedet Facebook, åpnes

17 for to-veis dialog ved kriser. Kommunens servicetorg (telefon) Kommunens servicetorg skal alltid være bemannet ved kriser og alvorlige hendelser der informasjonsbehovet øker. Bemanningen dimensjoneres i forhold til situasjonen Er normalt bemannet i tidsrommet (vinter) og (sommer) Telefonsvarer? Viderekobling til brann/amk? Kommunens servicetorg (mobiltelefon/satelittelefon). Telefon som normalt er plassert på servicetorget. Dersom servicetorget ikke er operativt, eksempelvis ved strømbrudd på rådhuset, skal dette telefonnummeret fungere som kontaktpunkt til kommunen. Telefaks Kommunens telefaksnummer håndteres av kommunens servicetorg.?? Direktetelefon til kriseledelsen? Skoleportal/tilsvarende Felles system for håndtering av skolerelaterte saker? Kan brukes til kommunikasjon/varsling mellom skole og hjem. Kommunens offisielle e postadresse Kontaktpunkt for all informasjon som formidles gjennom e post. Håndteres normalt av servicetorget. Dersom det sendes det ut kriserelatert informasjon fra personlige e postadresser skal kommunens e-postadresse alltid være kopiaddressat. Dette for å kunne loggføre all kommunikasjon. postmottak@leirfjord.kommune.no

18 Ekstern e postadresse. Kontaktpunkt i tilfelle kommunens ordinære epostsystem (post@leirfjord.kommune.no) er ute av drift. Skal alltid være overvåket ved hendelser og kriser. Befolkningsvarsling Legge inn påloggingsinfo etc dersom dette anskaffes Plakatoppslag. Formidling av informasjon med plakater i aktuelle områder f.eks på lokale samlingspunkt, oppslagstavler, lyktestolper mv. Brosjyrer, løpesedler mv. Fordeling av løpesedler mv. i postkasser i regi av kommunen. Informasjon kan også fordeles via elever på skolene/barnehagene. Kan også fordeles gjennom Posten, tar lengre tid og må avklares i hvert enkelt tilfelle. Dør til dør varsling. Informasjon og varsling ved personlig oppmøte på det enkelte hus. Oversikt over hvilke boenheter som er besøkt skal føres i logg og informasjon/løpeseddel skal legges igjen på alle besøkte hus/eiendommer og i nærliggende postkasser. Dette for å sikre at alle boenheter blir varslet og får korrekt informasjon. Varsling med høyttaleranlegg Bil med ropert/høyttaleranlegg. Kan nyttes til varsling. Oversikt over områder som er besøkt føres i logg.

19 DSB - CIM. Web basert styringssystem for beredskap og krisehåndtering med modul for loggføring, rapportering og intern kommunikasjon. CIM brukes ved alle større hendelser og kriser. Alt personell med beredskapsfunksjoner skal ha opplæring på dette systemet. Påloggingsadresse: CIM e postadresse: Det er egen e postadresse til kommunen i CIM systemet. Dropbox. Nettbasert fildelingssystem der det også er mulig å dele kataloger med brukere uansett system. Merk: Kan ikke lagre sensitiv informasjon i dette systemet pga sikkerhet MERK! All informasjon/kommunikasjon som andre brukere/innbyggere mv. legger igjen på alle kanaler som styres av kommunen i en krisesituasjon skal loggføres. Samtidig skal det sikres at det ikke formidles eller blir liggende sensitiv informasjon på slike kanaler. Alle i sekretariatet skal ha brukertilgang og kunnskap om publisering på alle kommunens offisielle kanaler. I tillegg skal det alltid ligge en ajourført oversikt over påloggingsadresser, brukernavn og passord i en forseglet konvolutt i informasjonsberedskapskassen.

20 Kommunikasjonsutstyr Satellitt telefon. Plassering? Beredskapsmobiler. Hensikten er å sikre tilgjengelighet fordi de ordinære telefonnumre vil være kjent og i en krisesituasjon vil kunne få et så stort antall inngående samtaler at de i realiteten vil kunne bli blokkert. Det vil også kunne sikre at kriseledelsen og andre vil kunne skru av sine egne telefoner ved hvile m.m., men fortsatt kunne være tilgjengelig. Nummer? Numre/SIM-kort numre Vurdere reserve SIM-kort med annen leverandør dersom primærleverandørens nett går ned Telefonene lagres åpne, uten bruk av SIMkoder Mobiltelefonene er lagret i:? Beredskaps PCer. Alternativt øremerkede PC er til bruk ved krisehåndtering. Alle konfigurert med nødvendig programvare, klar til bruk. Inneholder ROS-analyser og planverk Ansvar for å ta PC ene frem jevnlig og oppdatere dem iht. rutiner må beskrives Oppbevares i? Kommer i så fall i tillegg til de øvride pcer som er i bruk i det daglige

21 Trådløst bredbånd. Trådløse bredbåndsrutere for å kunne gi tilgang til internett dersom tilgang ikke er mulig gjennom kommunens ordinære nett eller ved lokalisering på andre steder enn rådhuset. ICE har en annen dekningsgrad og teknologi i enn det ordinære mobilnettet. Oppbevares? Passord og bruker lagres sammen med utstyret. 6. Varsling via radio Ved større hendelser kan riksdekkende og lokale radio- og TV-kanaler pålegges å samarbeide med myndighetene. De nødvendige avtaler for slikt samarbeid foreligger. For Leirfjord kommune gjelder dette primært NRK Nordland. Anmodning om bistand til å formidle kriseinformasjon må komme via Fylkesmannen eller Politiet. 7. Ansvar for ajourhold og oppdatering.?