INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid / sted: Onsdag 18. februar 2015 kl i formannskapssalen.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Svein Olsen (nestleder/fungerende leder), Edita Schultz (medlem), Jon Harald Rømteland (medlem), Nils Ludvig Ulstrup innkalles som vara Henny Heskestad har meldt forfall - vara Tone Ramsland innkalles INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid / sted: Onsdag 18. februar 2015 kl i formannskapssalen. SAKSLISTE ORIENTERING v/administrasjonen: - Endrede rutiner for oppfølging av politiske vedtak - Håndhevelse av nullkonsesjon i Lindesnes kommune - Salg av tomt på Gahre industriområde - ble kjøpsopsjonen tatt i bruk? - Kommentere avvik i FR-rapporten Offentlige anskaffelser - Innkjøpsrutiner bes oversendt til kontrollutvalget (se vedlegg) SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2015 SAK 03/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimsrevisjon, status selskapskontroll Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Inhabilitet og forfall bes meldt til Willy Gill, tlf / willy.gill@asekretariat.no Kopi sendt til: Ordfører, rådmann, revisor. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Spangereid, 9. februar 2015 Svein Olsen Nestleder/fungerende leder Willy Gill Utvalgssekretær 2 2

3 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE 1. Formål og omfang Formålet med rutinen er å sikre at innkjøp av varer, tjenester, bygge- og anleggsvirksomhet på vegne av Lindesnes kommune skjer i henhold til enhver tid gjeldende innkjøpsreglement og de til enhver tid gjeldende og relevante lover med tilhørende forskrifter. Vedlegg 1 gir en oversikt over hvilke forskrifter som gjelder i forbindelse med lov om offentlige anskaffelser. 2. Ansvar Rådmann og etatssjefene har ansvaret for at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger denne rutinen og innkjøpsreglementet. Innkjøpskoordinator er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av denne rutinen. 3. Oppgavefordeling Ved behov for forklaring til enkelte av begrepene i rutinen, vises det til begrepsdefinisjoner i innkjøpsreglementet, samt forklaringer på siste side i rutinebeskrivelsen. Ulike kjøpstyper er definert for å forenkle rutinene basert på beløpsgrenser. Beløpsgrensene skal praktiseres ut fra totalkostvurdering. Det er ikke tillatt å dele opp kjøp i prosjekter eller liknende for å komme under eksempelvis den nasjonale grenseverdi og det er kommunen som helhet som skal vurderes i denne sammenhengen. Beløpsgrensene beregnes med unntak av små engangskjøp, eksklusiv merverdiavgift (MVA). Definisjonen av de ulike kjøpstypene med beløpsgrenser er fastsatt i innkjøpsreglementet til Lindesnes kommune Enhetsleder sine oppgaver I tillegg til ansvarsdelingen i kjøpstypene nedenfor, har enhetsledere ansvaret for følgende oppgaver: Å utpeke medarbeidere som bestiller mot inngåtte avtaler og utføre engangskjøp i hht denne rutinen. Påse at alle kjøp utføres i hht relevante gjeldende lover, forskrifter og gjeldende HMS regelverk Påse at alt anskaffelsesarbeid utføres innenfor kommunens etiske retningslinjer og innkjøpsreglement. Kontrollere at mottatte varer/tjenester er uten feil og mangler og i hht leveringsslipp/vedlagte pakkseddel. Avvik noteres på dokumentet og meldes til aktuell leverandør. Påse at faktura blir betalt ved forfall. Ansvar for retur til leverandør ved eventuelle feilsendinger/ reklamasjoner. Utføre fakturakontroll mot pakkseddel og avtalt pris og innkjøpsreglement. Enhver regning, nota eller faktura skal være nummerert og inneha minimum følgende opplysninger: Leverandørens navn og adresse og organisasjonsnummer. Er faktura belagt med mva må leverandørs org.nr også inkl. bokstavene MVA Kjøperens navn og adresse Klar beskrivelse av vare / tjeneste Klar beskrivelse av kvantum eller omfanget av det som er levert Klar beskrivelse av vederlaget (summen) som er betalt for varen / tjenesten Ved avtalte rabatter skal disse klart fremgå Side 13 av 13

4 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE Ved benyttelse av A-konto skal avregning av denne klart fremgå Klar angivelse av stedet der varen er levert eller tjenesten ytet Bestillers navn Kontrollere at det er budsjettdekning for det aktuelle behovet. Utarbeide eventuelt konkurransegrunnlag i samarbeid med innkjøpskoordinatoren, når dette er nødvendig. Definere behov og utarbeide teknisk spesifikasjon og kvalitetsspesifikasjon ved store eller mellomstore engangskjøp. Gjøre seg kjent med og overholde kommuneovergripende rammeavtaler. - Varer som ligger innenfor en inngått rammeavtale skal rekvireres i henhold til rammeavtalens bestemmelser. - Det er kun unntaksvis ved tvingende objektive grunner at man kan gå utenom rammeavtalen. Grunnen må kunne dokumenteres senere. - En rammeavtale er et bindende dokument både for kjøper og leverandør, og skal overholdes. Små engangskjøp (akutte småanskaffelser med verdi mindre eller lik 500,- NOK). - Slike kjøp skal begrenses til akutte småanskaffelser som ikke kan planlegges eller samles opp på en samlefaktura. - Ved slike kjøp skal varen(e) betales kontant mot kvittering som viser vareslag, mengde og pris. Kassebilaget skal være original fra leverandøren. - Utgiftene til små engangskjøp refunderes ved at enhetsleder attestester/anviser refusjonskrav. Ved flere små engangskjøp innenfor samme måned skal disse samles i et refusjonskrav Innkjøpsskoordinators oppgaver I tillegg til ansvarsdelingen i kjøpstypene nedenfor har Innkjøpskoordinator ansvaret for følgende oppgaver: Utarbeide og inngå kommuneovergripende innkjøpsavtaler. Følge opp evt reforhandle inngåtte kommuneovergripende avtaler. Periodisk evaluere inngåtte kommuneovergripende avtaler. Benytte juridisk forsvarlige kontrakter. Gi rådgivning og kvalitetssikring til andre i kommunen som forbereder anskaffelser. Kvalitetssikre og eventuelt utarbeide konkurransegrunnlag vedrørende kjøp på kommunens vegne og kunngjøre disse i hht gjeldende regelverk for anskaffelser over nasjonal grenseverdi. Vurdere riktig anskaffelsesprosedyre og kvalitetssikre gjennomføringen av denne i hht. gjeldende regelverk for anskaffelser over nasjonal grenseverdi. Gi råd og eventuelt lede og gjennomføre evt. leverandørforhandlinger. Kvalitetssikre og eventuelt utarbeide kontrakter /rammeavtaler Tilgjengeliggjøre informasjon om nye kommuneovergripende avtaler. 4. Avtalevilkår Som minimum skal en avtale være skriftlig og inneholde tilbudsforespørsel/konkurransegrunnlaget med kommunens alminnelige vilkår for kjøp av varer/tjenester, antatt tilbud og presisering av eventuelle avklaringer. Se vedlegg 6. For områder hvor det er utarbeidet norske standarder (NS) eller statens standardkontrakter søkes disse benyttet. Endringer i avtaler skal som regel skje skriftlig. Side 24 av 13

5 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE 5. Beskrivelse av rutiner for de ulike kjøpstypene 5.1. Rutinebeskrivelse for mindre engangskjøp Dette omfatter kjøp i følgende størrelsesorden: Verdi mindre enn ,- NOK eks MVA. Se vedlegg 1 flytskjema for mindre engangskjøp, som gir en kort beskrivelse av flyten i oppgavene. Tabellen nedenfor angir hvilke oppgaver som skal utføres og av hvem. Gjennomføring av mindre engangskjøp Nr Oppgave/medvirker 1 Vurdering av verdi på anskaffelsen x 2 Utarbeide leverandøruavhengig beskrivelse av produkt/tjeneste x 3 Kontrollere at budsjettmidler foreligger x 4 Utarbeide leverandøruavhengig teknisk/kvalitets spesifikasjon i overensstemmelse x med relevante gjeldende lover og forskrifter 5 Identifisere leverandører x 6 Sende forespørsel til minst 3 ulike leverandører i hht alminnelige retn.linjer for kjøp av handelsvarer evt. ditto for tjenester, der dette er praktisk mulig x 7 Motta tilbud/ registrere priser, avvik x 8 Evaluere tilbud ut fra anskaffelses-, service-, bruks-, tilleggs og x avhendingskostnader 9 Velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud x 10 Oppbevare navn på forespurte leverandører, deres priser og underlag for valg i x kontrollerbar tilstand 11 Signere bestilling / kontrakt x Medarbeider Enhetsleder Innkjøpskoordinator Side 35 av 13

6 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE 5.2. Rutinebeskrivelse for mellomstore engangskjøp Dette omfatter kjøp i følgende størrelsesorden: Verdi mellom ,- NOK eks MVA og nasjonal grenseverdi. Se vedlegg 2, flytskjema for mellomstore engangskjøp, som gir en kort beskrivelse av flyten i oppgavene. Tabellen nedenfor angir hvilke oppgaver som skal utføres og av hvem. Gjennomføring av mellomstore engangskjøp Nr Oppgave/medvirker Medarbeider Enhetsleder Innkjøpskoordinator Etatssjef 1 Vurdering av verdi på anskaffelsen x 2 Utarbeide leverandøruavhengig beskrivelse av produkt/tjeneste x 3 Kontakte Innkjøpskoordinator x 4 Samle behov og vurdere videre prosedyrevalg x 5 Kontrollere at budsjettmidler foreligger (x) x 6 Utarbeide leverandør uavhengig teknisk/kvalitets spesifikasjon i overensstemmelse x med relevante gjeldende lover og forskrifter 7 Identifisere leverandører x 8 Sende skriftlig forespørsel til minst 3 ulike leverandører i hht SK alminnelige x retningslinjer for kjøp av handelsvarer evt ditto for tjenester. 9 Motta skriftlige tilbud/ registrere priser, avvik x 10 Evaluere tilbud ut fra anskaffelses-, service-, bruks-, tilleggs og x (x) avhendingskostnader 11 Velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud, dersom mulig x x 12 Oppbevare navn på forespurte leverandører, deres priser og underlag for valg i x kontrollerbar tilstand 13 Ferdigstille anskaffelsesprotokoll, se vedlegg 5 x 14 Motta skatteattester fra valgt leverandør, ikke eldre enn 6 måneder (attest både fra x skatteoppkrever og Skatt Sør (MVA)) 15 Dersom kontrakten gjelder tjeneste- eller bygg- og anleggsvirksomhet, motta utfylt x HMS-egenerklæring fra valgt leverandør 16 Signere bestilling / kontrakt x (x) angir hvem som sekundært kan utføre oppgaven etter nærmere avtale Rutinebeskrivelse for store engangskjøp Dette omfatter kjøp i følgende størrelsesorden: Verdi større eller lik nasjonal grenseverdi. Se vedlegg 3, Flytskjema for store engangskjøp, som gir en kort beskrivelse av flyten i oppgavene. Tabellen på neste side angir hvilke oppgaver som skal utføres og av hvem. Side 46 av 13

7 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE Gjennomføring av anskaffelsesprosedyre ved samlet verdi over nasjonal grenseverdi Nr Oppgave/medvirker 1 Vurdering av verdi på anskaffelsen x 2 Utarbeide leverandøruavhengig beskrivelse av produkt/tjeneste x 3 Kontakte Innkjøpskoordinator x Medarbeider Enhetsleder 4 Samle behov hvis nødvendig x 5 Kontrollere at budsjettmidler foreligger x 6 Vurdere hvilken forskrift som kommer til anvendelse x 7 Vurdere og velge anskaffelsesprosedyre, herunder kvalitetssikre forskriftsanvendelse 8 Utarbeide leverandør-uavhengig teknisk/kvalitets spesifikasjon i overensstemmelse x med relevante gjeldende lover og forskrifter 9 Godkjenne teknisk / kvalitets spesifikasjon x 10 Utarbeide prisskjema x 11 Utarbeide endelig konkurransegrunnlag, bestående av generell del, kravspesifikasjon, x (x) prisskjema, alminnelige innkjøpsvilkår, skjema for HMS-erklæring og kopi av kunngjøring, som skal kvalitetssikres av Innkjøpskoordinator 12 Utarbeide kunngjøring med tilhørende frister som skal kvalitetssikres av x (x) Innkjøpskoordinator 13 Sende kunngjøring til Norsk lysingsblad x (x) 14 Logge interessenter og sende ut konkurransegrunnlag x (x) 15 Motta tilbud ( i uåpnet tilstand) x (x) 16 Utarbeide protokoll for tilbudsåpning x (x) 17 Foreta tilbudsåpning, fylle ut åpningprotokollen. NB! alltid 2 representanter for SK x (x) som utfører dette 18 Utarbeide anskaffelsesprotokoll x (x) 19 Vurdere og foreta eventuelle avvisning, skal alltid kvalitetssikres av innkjøpssjef x X 20 Vurdere kvalifikasjonskriterier og foreta eventuell tilbudsforkastelse x (x) 21 Foreta eventuelle avklaringer der det er tillatt x (x) 22 Foreta forhandlinger der det er tillatt x (x) 23 Vurdere tilbudene i fht tildelingskriteriene i Konkurransegrunnlaget x (x) 24 Utføre innstilling x (x) 25 Godkjenne innstilling, foreta tildeling x Innkjøpskoordinat or Etatssjef 26 Meddelelse til samtlige tilbydere om tildeling med begrunnelse for valget, med ca 10 x (x) dagers klagefrist 27 Foreta evt. kontraktsavklaringer (signering skal ikke gjøres før etter klagefristens x (x) utløp) 28 Signere kontrakt / rammeavtale x 29 Foreta tildelingskunngjøring der dette er påkrevet x (x) 30 Anskaffelsesprotokoll ferdigstilles x (x) 31 Anskaffelsesprotokoll oppbevares i kontrollerbar tilstand x (x) 32 Gjøre avtalen kjent internt i kommunens administrasjon x (x) (x) angir hvem som sekundært kan utføre oppgaven etter nærmere avtale. x Side 57 av 13

8 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE 5.4. Regelmessige leveranser Er det regelmessige leveranser med verdi større enn ,- NOK eks mva/år, skal valg av leverandør skje i følge forskrift om off. anskaffelser og saken skal vurderes av Innkjøpskoordinator. Ved kjøp av denne typen bør det overveies om det er hensiktsmessig å komme fram til en flerårig rammeavtale for leveransen. Den samlede verdi av en planlagt flerårig rammeavtale er da grunnlaget for kjøp i hht mellomstore engangskjøp eller store engangskjøp. I så tilfelle vil videre innkjøp av denne typen varer falle inn under leveranse innenfor rammeavtaler. Er leveransene av mindre størrelse følges rutinen for mindre engangskjøp. Det er kun Innkjøpskoordinator som kan inngå kommuneovergripende rammeavtaler på vegne av Lindesnes kommune. Ved konkurranse om kommuneovergripende rammeavtaler med antatt samlet verdi over nasjonal grenseverdi utnevnes en brukergruppe som deltar i anskaffelsesprosessen. Denne gruppen erstatter medarbeider og ansvarlig leder i rutinen store engangskjøp. Side 68 av 13

9 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE 6. Begrepsdefinisjoner I tillegg til begrepsdefinisjonene i innkjøpsreglementet, gjelder følgende definisjoner: Anskaffelse: Engangskjøp: Nasjonal grenseverdi: Økonomisk mest fordelaktig tilbud: Kunngjøring: Terskelverdi: Tilbydere: Regelmessige leveranser: Innkjøpskoordinator: Et kjøp eller en forpliktelse om kjøp av varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider. Kjøp av en vare eller tjeneste som ikke utføres mer enn en gang i året. Den verdi som til enhver tid fastsettes i Forskrift om offentlige anskaffelser, som grensen oppad for direkte anskaffelse (ref 11-2 / 2-1 (2) i forskrift om off. anskaffelser). Verdien fastsettes av Fornyings- og administrasjonsdepartementet og Innkjøpskoordinator oppdateres ved endringer i denne verdien. (Per 2006 er denne lik ,- NOK eks mva.) Det tilbudet som for kommunen er mest fordelaktig mht totaløkonomi, hvor selve anskaffelseskostnaden og service-, bruks-, avhendings-, og tilleggskostnader som anskaffelsen forårsaker vurderes. Offentliggjøring i hht forskriftene i nasjonal- og eventuelt europeisk kunngjøringsdatabase. Den verdi som til enhver tid fastsettes av Nærings- og handelsdepartementet for når anskaffelser skal utlyses i hele EØSområdet. Innkjøp oppdateres ved endringer i denne verdien. De firmaer som har levert bindende tilbud til Lindesnes kommune i en pågående anskaffelsesprosess. Kjøp som foretas oftere enn en gang årlig. Innkjøpskoordinator er her ment som et begrep og referert til som institusjon. P.t er økonomisjef innkjøpskoordinator VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2. Vedlegg 3: Vedlegg 4: Oversikt over forskrifter knyttet til lov om off. anskaffelser Flytskjema for mindre engangskjøp Flytskjema for mellomstore engangskjøp Flytskjema for store engangskjøp - Slutt på rutinebeskrivelsen Side 79 av 13

10 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE VEDLEGG 1 Oversikt over de ulike forskriftene tilhørende lov om offentlige anskaffelser. Lov om offentlige anskaffelser har to forskrifter som kommer til anvendelse for kommunen: Forskrift om offentlige anskaffelser (også kalt vareforskriften). Vareforskriften gjelder for all anskaffelse av varer, tjenester og bygge og anleggsvirksomhet. Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (også kalt klagenemndforskriften). Klagenemnda for offentlige anskaffelser skal være et rådgivende organ som behandler klager om brudd på lov om off. anskaffelser med tilhørende forskrifter. Nemnda skal bidra til at tvister om offentlige anskaffelser løses på en effektiv, uhildet og grundig måte. Nyttig link for beskrivelse av prosedyrer etc: (slutt vedlegg 1) Side 10 8 av 13

11 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE VEDLEGG 2 Flytskjema for mindre engangskjøp Finnes det allerede en rammeavtale for produktet / produktområdet? På OFA sine hjemmesider ligger kommunens gjeldende rammeavtaler. Verdi større enn 500,- Nei Betales kontant, refusjon mot original kvitteringhvor vi ikke har avtale Ja Verdi større eller lik ,- Nei Pris forespørsel til minst 3 ulike leverandører (dersom det finnes), med utgangspunkt i kommunes innkjøpsreglement. Ja Benytt skjema på vedlegg 3 og ta kontakt med Innkjøp. Tilbud vurderes ut fra anskaffelses-, service-, bruks-, tilleggs-, og avhendingskostnader Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges. Navn på forespurte leverandører, deres pris og underlag for tildeling skal oppbevares i kontrollerbar tilstand - Slutt på vedlegg 2 - Side 11 9 av 13

12 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE VEDLEGG 3 Flytskjema for mellomstore engangskjøp Finnes det allerede en rammeavtale for produktet / produktområdet? På kommunens intranett sider under fag / innkjøp / gjeldende innkjøpsavtaler, finnes oversikt over hvilke avtaler som er inngått. Verdi større eller lik ,- Ja Benytt vedlegg 4 flytskjema for store engangskjøp Nei Behov defineres, og krav spesifiseres Til Ingen andre med samme behov? Ja Behov samles Nei Utarbeide en kravspes med leverings- og betalingsbetingelser med utgangspunkt i SK alminnelige retningslinjer for kjøp av handelsvarer evt. ditto for tjenester. Forespørsel sendes til minst 3 leverandører (dersom det finnes) Tilbud vurderes ut bl.a. anskaffelses-, service-, bruks-, tilleggs-, og avhendingskostnader og miljøhensyn Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges. Den lille anskaffelsesprotokollen ferdigstilles. Protokollen og samtlige tilbud skal oppbevares i kontrollerbar tilstand. - slutt på vedlegg 3 - Side av 13

13 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE VEDLEGG 4 Flytskjema for store engangskjøp. Finnes det allerede en rammeavtale for produktet / produktområdet? På kommunens intranett sider under fag / innkjøp / gjeldende innkjøpsavtaler, finnes oversikt over hvilke avtaler som er inngått. Verdi større eller lik ,- Nei Benytt flytskjema for mellomstore engangskjøp Behov defineres, og krav spesifiseres Vurdere hvilken forskrift og hvilken del i forskrift, som kommer til anvendelse. Kvalitetssikre vurdering og valg av anskaffelsesprosedyre Innkjøpskoordin Utarbeide konkurransegrunnlag Kvalitetssikre konkurransegrunnlag mht innkjøpsfaglige vilkår og anskaffelsesprosedyre Innkjøpskoordin Fortsettelse neste side Side av 13

14 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE Fortsettelse fra forrige side Utarbeide kunngjøring(er) og frister Kvalitetssikre kunngjøring Innkjøpskoordi Tilbudsåpning Utarbeide anskaffelsesprotokoll Avvisning, avklaring, evt. forhandling Kvalitetssikre eventuell avvisning eller tilbudsforkastelse Innkjøpskoordi Vurdere tildelingskriteriene og velge leverandør. Fortsettelse neste side Side av 13

15 RUTINE FOR INNKJØP AV VARER, TJENESTER OG BYGGE- OG ANLEGGSARBEIDER TIL LINDESNES KOMMUNE Fortsettelse fra forrige side Meddelelse til samtlige tilbydere om tildeling med begrunnelse og ca 10 dagers klagefrist. Kontraktsavslutning og signering etter klagefristens utløp Evt kunngjøring av tildeling Anskaffelsesprotokoll ferdigstilles og oppbevares i kontrollerbar tilstand - Slutt på vedlegg 4 - Side av 13

16 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 01/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 16

17 LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/14 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Jon Harald Rømteland, fungerende leder Edita Schultz, medlem Henny Heskestad, medlem Nils Ludvig Ulstrup, varamedlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Barnevernsleder Jan Terje Einarsmo Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Svein Olsen, nestleder Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERING Barnevernsarbeidet i kommunen v/barnevernet Sør SAK 12/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 13/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 08/14 Kommunestyret , vedtak FR Oppfølging av vedtak Underskrift: Jon Harald Rømteland Fungerende leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 17

18 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Valg av møteleder. Kontrollutvalget valgte Jon Harald Rømteland som møteleder. Godkjenning av innkalling og saksliste. Innkallingen ble godkjent. Sakslisten med tillegg av orientering fra rådmannen ble godkjent. ORIENTERING Barnevernsarbeidet i kommunen v/barnevernet Sør, v/ Jan Terje Einarsmo. Einarsmo orienterte om følgende: Barnevernet Sør, historikk i samarbeidet, utgiftsfordeling, konkrete utfordringer i Lindesnes, prosess fra bekymringsmelding til tiltak, og til evt. omsorgsovertakelse, fosterhjem, mulige årsaker til mange omsorgsovertakelser, planarbeid, forebyggende arbeid, tverrfaglig samarbeid, ressurssituasjon etc. Kontrollutvalget vedtok følgende uttalelse etter mottatt orientering: Konklusjon/Uttalelse: Kontrollutvalget har fått god informasjon om barnevernsarbeidet i kommunen. Utvalget er bekymret for at det ikke er tilstrekkelig med ressurser til forebyggende tiltak, f.eks. i helsestasjonstjenesten. SAK 12/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 18

19 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg SAK 13/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER, LINDESNES KOMMUNE Forvaltningsrevisor presenterte rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger i rapporten. 2. Kommunestyret ber om at det innen 1. juni 2015 gis skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak på området. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune fra Kommunerevisjonen Vest, datert november 2014 Saksopplysninger: Bakgrunn: Dette prosjektet er prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon som er vedtatt av kommunestyret. Rapporten har på vanlig måte vært på høring hos kommunen. Endelig rapport ble ferdig i november 2014 og legges med dette frem for behandling. Revisjonen vil presentere rapporten i møtet. Problemstillinger: Forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært gjennomført med følgende problemstillinger: 1. Har Lindesnes kommune etablert rutiner som bidrar til overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Er utvalgte enkeltanskaffelser i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Avgrensning og metode: Prosjektet har hatt fokus på større anskaffelser over kr i drifts- eller investeringsregnskapet foretatt i 2012 og Forvaltningsrevisjonen er basert på dokumentanalyse, analyse av data fra regnskapet og intervju/samtale med administrasjonen. Resultatet av undersøkelsen: Punkt 1 Rutiner: Revisjonen har utledet som revisjonskriterium at kommunen bør ha skriftlige rutiner på innkjøpsområdet. 19

20 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg For årene 2012 og 2013 hadde kommunen ikke skriftlige innkjøpsrutiner, og offentlige anskaffelser ble i begrenset grad omtalt i økonomireglementet. I 2014 har kommunen utarbeidet nytt økonomireglement og laget skriftlige rutiner for innkjøp. Revisjonen mener at det gjenstår et arbeid med å forankre innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen hos ansatte og ledelse. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Punkt 2 Enkeltanskaffelser. Revisjonen har gjennomgått seks anskaffelser og vurdert disse opp mot bestemmelser om offentlige anskaffelser. De utvalgte enkeltanskaffelser er vurdert opp mot følgende kriterier: Hvorvidt anskaffelsene bygger på konkurranse i henhold til forskriften. Hvorvidt konkurranse er kunngjort i samsvar med krav i forskriften. Om oppdragsgiver har foretatt et holdbart anslag over anskaffelsens verdi. Om det er ført protokoll i samsvar med kravene. Om skatteattest og HMS-egenerklæring er innhentet. Gjennomgangen av enkeltanskaffelsene viser at ingen av anskaffelsene er gjennomført i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det finnes en eller flere mangler ved samtlige undersøkte anskaffelser. Manglene er av varierende vesentlighetsgrad. Revisjonen mener at kommunen bør ha fokus på de krav som bestemmelsene om offentlige anskaffelser angir, og arbeide for at disse følges ved alle offentlige anskaffelser. For ytterlige detaljer om undersøkelsen vises det til selve rapporten. Revisors anbefalinger: På bakgrunn av funnene kommer revisjonen med følgende anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at innkjøpsreglement og innkjøpsrutiner blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at anskaffelser gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Høringssvar fra rådmannen: Rapporten ble sendt på høring til rådmannen som har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten på side 30. Rådmannen viser til tiltak for å bedre kvaliteten på anskaffelsesarbeidet og til ønske om å følge opp anbefalingene for å få best mulig kvalitet på området. Vurdering: Jeg råder kontrollutvalget til å følge opp revisjonens anbefalinger i innstillingen til kommunestyret. I tillegg bør det settes en frist for tilbakemelding til kontrollutvalget. 20

21 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger i rapporten. 2. Kommunestyret ber om at det innen 1. juni 2015 gis skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak på området. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Kontrollutvalgskonferansen 2015 deltakelse fra Lindesnes. EVENTUELT Kontrollutvalget ønsker orientering om følgende tema fra administrasjonen: - Endrede rutiner for oppfølging av politiske vedtak - Håndhevelse av nullkonsesjon i Lindesnes kommune - Salg av tomt på Gahre industriområde - ble kjøpsopsjonen tatt i bruk? - Innkjøpsrutiner bes oversendt til kontrollutvalget - Kommentere avvik i FR-rapporten Offentlige anskaffelser på neste møte REFERATER Ref. 08/14 Kommunestyret , vedtak FR Oppfølging av vedtak Konklusjon: Referatet ble tatt til etterretning. 21

22 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 02/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. I 2015 er det kommunevalg, og det kan få betydning for antall møter til høsten. Min anbefaling er at det nå settes opp 3 møter våren 2015, ett møte i september og ett møte i november. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på vårens møter. Forslag til vedtak: Det avholdes møter i kontrollutvalget følgende datoer i 2015: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Onsdag 18. februar kl. 16 Årsmelding Diverse v/ rådmannen Torsdag 16. april kl. 16 Årsregnskap 2015, Selskapskontroll Felles presentasjon av regnskapet for KU og FS Onsdag 27. mai kl. 16 Onsdag 23. september kl. 16 Budsjett 2016 November Opplæring nytt utvalg 22

23 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 03/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2014 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som er basert på fjorårets årsmelding. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 23

24 Lindesnes kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Forslag Agder Sekretariat 24

25 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Lindesnes kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Ansvarlig revisor har fremlagt som foreskrevet uavhengighetserklæring. Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2013 ble behandlet i kontrollutvalget 7. april Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Lindesnes kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget viser til revisors merknader knyttet til budsjettavvik regnskapsskjema 1B og budsjettavvik regnskapsskjema 2A og 2B. Agder Sekretariat 2 25

26 Kontrollutvalgets årsmelding for Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 4. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 27. mars 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Lindesnes kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon i møte den etter innstilling fra kontrollutvalget. Planen inneholder følgende prioriterte områder: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 1 1 Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2 7 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere eksisterende rutiner, og foreta kontroll av om større anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser Det kan være aktuelt å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt er å vurdere om Lindesnes kommune følger retningslinjer for beregning av selvkost Det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til kommunens bruk av spesialundervisning. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon Politiske vedtak. I 2013 bestilte kontrollutvalget gjennomføring av prosjekt nr. 1, altså oppfølging av politiske vedtak (system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak). Kommunerevisjonen Vest arbeidet med prosjektet høsten 2013 og rapporten ble lagt frem for kontrollutvalget Agder Sekretariat 3 26

27 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten og videreutvikle/etablere et hensiktsmessig system for registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak. 3. Rådmannen bes om å komme med en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen Oppfølging: Rådmannen har fulgt opp rapporten med sak til kommunestyret den Denne er referert for kontrollutvalget I første møte i 2015 vil rådmannen gi en muntlig tilbakemelding til kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser. Dette prosjektet ble gjennomført i 2014, og kontrollutvalget behandlet rapporten i møte den I rapporten kommer revisjonen med følgende anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at innkjøpsreglement og innkjøpsrutiner blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at anskaffelser gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger i rapporten. 2. Kommunestyret ber om at det innen 1. juni 2015 gis skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak på området. Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Planlegging av selskapskontroll. I vedtatt plan for selskapskontroll for inneværende periode er selskapet Specto AS prioritert. Gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontroll i Specto AS har i hovedsak blitt gjennomført høsten Rapport forventes fremlagt på nyåret 2015 med påfølgende behandling i kontrollutvalg og kommunestyre våren Agder Sekretariat 4 27

28 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Kontrollutvalgets virksomhet Lindesnes kontrollutvalg har fem medlemmer. Følgende medlemmer har møtt fast i 2014: Benjamin Le Maitre, leder permisjon. Arild Tharaldsen, nestleder t.o.m. 1. halvår. Fritatt etter søknad. Svein Olsen, nestleder f.o.m. 2. halvår. Henny Heskestad, medlem. Edita Schultz, medlem. Jon Harald Rømteland, medlem. Nils L. Ulstrup, vara er innkalt fast som følge av leders permisjon. Møter og saker I løpet av 2014 har det vært avholdt 5 møter og behandlet 13 saker. I tillegg kommer referatsaker og orienteringer. Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Dato Ansvarlig Tema Revisjonen Forvaltningsrevisjon Politiske vedtak Oppvekstsjef Personalsjef Uønsket hendelse ved kulturtorvet Etiske retningslinjer Administrasjonen Presentasjon av årsregnskapet Oppvekstsjef Økonomisjef Rådmannen Salg av tomt Gahre industriområde Barnevernsleder Revisjonen Levevilkår for ungdom Rutiner for tilgang/avgang anleggsmidler etc. Barnevernsarbeidet i kommunen Forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser Øvrige saker Budsjett for kontroll og tilsyn 2015: Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn i sitt møte den 21. oktober 2014 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Revisjonsordning - eventuell endring av selskapsavtale for Kommunerevisjonen Vest. Etter at revisjonsordningen ble vurdert i 2013, sendte kommunestyret saken over igjen til kontrollutvalget for å forberede en sak om endringer i kommunerevisjonens vedtekter. Denne saken ble utredet av sekretariatet og kontrollutvalget fattet følgende vedtak i møte den 3. juni 2014: 1. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å avvente endelig beslutning om revisjonsordning til det foreligger avklaringer omkring kommunestrukturen. 2. Kontrollutvalget mener det er et eierspørsmål å utrede endringer i selskapsavtalen for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder. Agder Sekretariat 5 28

29 Kontrollutvalgets årsmelding for Det bør benyttes juridisk bistand ved eventuell utarbeidelse av endringer i selskapsavtalen. Endringer i selskapsavtalen må vedtas av samtlige eierkommuner. Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 6 29

30 30

31 31