SKATVAL SKILAG KLUBBHÅNDBOK

Transkript

1 SKATVAL SKILAG KLUBBHÅNDBOK VERSJON

2 INNHOLDSFORTEGNELSE. 1. REVISJONSHISTORIKK SIDE 2. VEDTATT LOVVERK 3. MÅLSETTINGER 3.1 Langsiktige 3.2 Kortsiktige 3.3 Intensjoner Barmarkstrening Vintertrening 4. ORGANISASJON OG ANSVAR 4.1 Årsmøte instruks 4.2 Instruks styre 4.3 Instruks styre medlemmer 4.4 Instruks utvalg og komiteer 5 ADMINISTRASJON 5.1 Arkivering 5.2 Erfaringsmateriell 5.3 Samarbeidsprinsipper 5.4 Møter 5.5 Statutter for insattspokal 5.6 Statutter for æredsmedlemmer 6. ØKONOMI 6.1 Målsetting 6.2 Prinsipper( Rutiner) 6.3 Fullmaktsmatrise 6.4 Budsjettering 6.5 Hva dekker laget for medlemmer 7 MATERIELL OG ANLEGG 7.1 Mål 7.2 Handlingsplan VEDLEGG. 1. Målsetting kortsiktig 2. Handlingsplan 2

3 1. REVISJONSHISTORIKK DENNE HÅNDBOK SKAL REVIDERES TIL HVERT ÅRSMØTE FOR Å HOLDE MÅLSETTINGER OG VEDLEGG OPPDATERT TIL EN HVER TID. Versjon Produsert av. Godkjent av. Distrubert SSL Endringer Dato Dato Dato 1.0 Per Dybwad Styret 1/8-97 1/8-97 ingen 1.1 Per Dybwad Punkt 4.4 og vedlegg Per Dybwad Punkt 4.4 og vedlegg 1 og Per Dybwad Styret 7/6-01 7/6-01 Vedlegg 1 og Per Dybwad Punkt Vedlegg 1 og Liv Hugnes Styret 8/6-04 8/6-04 Vedlegg punkt Vedl Liv Hugnes Styret 26/5-05 8/6-05 Punkt 4.4- Vedlegg 1 og Per Dybwad Styret 15/6-06 Punkt 5.5/5.6 Vedlegg 1 og Per Dybwad Styret 13/ Div.punkter + Vedlegg 1 og Per Dybwad Styret 15/ Div.punkter + Vedlegg 1 og Per Dybwad Styret 5/ Div.punkter + Vedlegg 1 og Per Dybwad Styret 12/ Punkt Vedlegg 1 og Per Dybwad Styret 8/11-11 Punkt Vedlegg 2 3

4 2. VEDTATT LOVVERK Basis-Lover for Idrettslag vetatt på årsmøte Revidert årsmøte MÅLSETTINGER 3.1 Langsiktige - Det skal arbeides for å aktivisere flest mulig innen skiidrett på alle nivå. - Det skal arbeides aktivt for å øke rekrutteringen til aktiv skiidrett. - Fremme skiaktiviteter som mosjons aktivitet - Gjennom aktiv satsning skape et positivt miljø for ungdommen - Skilaget skal skape foreldre engasjement til drift av klubben. - Skilaget skal til en hver tid ha et anlegg som er tilrettelagt for at skiidrett kan utføres på en trygg og sikker måte av alle som er interesserte. - Skilaget skal forestå løypeoppkjøring på Forbordsfjellet. - Det skal være en handlingsplan som oppdateres hvert år. Vedlegg Kortsiktige Se vedlegg 1. ( 1-2 år) 3.3 Intensjoner Barmarkstrening Intensjonen for barmarkstrening er å gi et tilbud til rekrutter og aktive utøvere. Det er veldig viktig å få dratt med barn/ungdom på dette for å kunne øke re krutteringen til skiidretten. Skilaget bør satse på å ha en innetime i hallen pr. uke i tillegg til en utetime for kondisjonstrening. Timen inne bør bestå av styrketrening og instruksjon i den enkelte grenens finesser for å få de nyrekrutterte interessert. Lederne for de tre utvalgene er ansvarlig for å sette opp et opplegg og gjennomføre fellestrening, målsetning bør være en(1) fellestrening pr. uke. Lederne er også ansvarlig for å skaffe trener og å annonsere dette tilbudet til aktive og andre interesserte. Se vedlegg Vintertrening Det skal være organisert trening 2 ganger pr. uke der det skal være personer som er delegert ansvaret for treningen, slik at dette kan organiseres på en fornuftig måte. Det må også være en målsetting at en form for skiskole skal avholdes hver vinter. Se vedlegg 2. 4

5 4. ORGANISASJON OG ANSVAR 4.1 Årsmøte instruks Årsmøtet er klubbens høyeste organ for beslutninger. Årsmøte skal være premissgiver og oppfølger av skilagets styre. 4.2 Instruks styret Styret skal forestå og se til at alle lagets aktiviteter blir utført gjennom året. Styret skal iverksette årsmøtets vedtak. Styret skal legge frem budsjett og regnskap for årsmøte Styre skal legge frem målsetninger for årsmøte 4.3 Instruks for styre medlemmer LEDER: - Skal se til at lagets totale interesse felt blir ivaretatt på en god måte. - Skal innkalle og lede årsmøter, styremøter og medlemsmøter - Skal lede og følge opp kortsiktige og langsiktige målsetninger - Ha kontakt med presse og media i alle saker angående organisatoriske og økonomiske spørsmål. - Skal følge opp komiter/utvalg slik at de ivaretar tildelt ansvar. - Alle ledere avkomiteer/utvalg rapporter til formann NESTLEDER: - Skal ha ansvar for lagets anleggs og byggningsmasse, slik at disse er i forskriftsmessig stand etter gjeldene statlig/kommunale lover. - Være stedfortreder for formann og da ivareta dennes plikter. - Ha overordnet ansvar for Svartkamhytten SEKRETÆR: - Skrive referater fra alle lagets ordinære møter og distrubere dette. - Bistå formann med skriveoppgaver angående lagets aktiviteter - Bistå formann i kontakten med lagets utvalg/komiteer - Ha ansvaret for info. Angående skilaget i Framgang - Ha ansvaret for oppdateing av lagets nettside. KASSERER: - Føre lagets behov for regnskapsførsel til årlig drift og anleggsvirksomhet. - Holde lagets sponsoravtaler oppdatert. - Holde budsjett og fullmaktsmatrisen oppdatert. STYREMEDLEM: - Har ansvaret for lagets maskinpark. - Ansvar for prioritering oppkjøring løypenett og føring av kjøreliste - Være lagets representant i idrettskole styret. 5

6 4.4 Instruks for utvalg og komiteer GENERELLE INSTRUKSER: Leder av utvalg/komiteer er ansvarlig for å konstituere gruppen, samt fordele arbeidsoppgavene slik at gruppens arbeidsområde blir ivaretatt på den beste måten. Komite/utvalgsmedlemmene rapporterer til leder i komite/utvalg den enkelte er valgt inn i. Komite/utvalgs leder rapporterer til leder eller sekretær. Komite/utvalgs ledere er medlem av idrettsskole utvalget. HOPPUTVALG: Ivareta både sportslig og økonomiske aktiviteter i forbindelse med hoppgruppen.( Trening,renn,rekrutering e.t.c ) Forestå preparering av bakkene sommer og vinter slik at de til en hver tid er operative. En av utvalgets medlemmer er ansvarlig for bakkene. SKISKYTERUTVALG: Ivareta både sportslig og økonomiske aktiviteter i forbindelse med skiskytergruppen.( Trening,renn,rekrutering e.t.c ). Formann av utvalget har ansvaret for vedlikehold og utlån av lagets skiskyter våpen LANGRENNSUTVALG: Ivareta både sportslig og økonomisk aktiviteter i forbindelse med langrennsgruppen. ( Trening,renn,rekrutering e.t.c ) Forestå preparering av tur/konkuranseløyper sommer og vinter slik at de til en hver tid er operative. Ved feil på utstyr ( scootere), samt prioritering av hvilke løyper som skal oppkjøres skal henvendelsen rettes til styremedlem. Generell oppkjørings prioritering er lysløype og løype til Svartkamhytta. Neste er treningsløyper på fjellet. En av utvalgets medlemmer er ansvarlig for løypenettet. Det skal settes opp kjørelister. HYTTE OG SALGSKOMITE: Ivareta drift av skihytte og innkjøp/salg i forbindelse med arrangement.ivareta vareinnkjøp til Svartkamhytta. Ha ansvaret for utleie av skihytten. Sjekk av kloakk. UTDANNINGSKONTAKT. Ivareta klubbens behov for å nyutdanne personell innen de forskjellige idrettslige aktiviterer klubben har. ALLIDRETTSKONTAKT. Ivareta og legge opp aktiviteter som inngår som en del av allidretten. TRIMKONTAKT. Være kontakt for de som ønsker å gå turløp. Forestå aktivitet en gang pr uke for aktivie trimmere. ( senior trim) i skisesongen. Være skilagets kontakt mot FRAM I.L trimgruppe. 6

7 VALGKOMITE INSTRUKS Valgkomitene skal bestå av tre personer. ( Fortrinnsvis fra avgåtte styremedlemmer) Valgkomitene skal på fritt grunnlag finne personer til alle valgbare verv i Skatval Skilag. Leder hovedstyre velges på årsmøte for 1 år. Alle andre verv for 2 år. Valgkomitene skal finne leder av de forskjelige komite/utvalg. Alle nye som skal velges må være forespurt. 5 ADMINISTRASJON 5.1 Arkivering. Alle inngående og utgående korrespondanse skal arkiveres av den som motar eller sender, det skal settes inn i mappe. På første møte skal korrespondansen overlates til sekretær som arkiverer korrespondansen i egne permer inndelt i kategorier. 5.2 Erfaringsmateriell Alle erfaringsnedtegnelser skal lagres i egne permer. Årsberetninger fra komiteer og utvalg skal også lagres som erfaringsdata. 5.3 Sammarbeidsprinsipper Det skal være et god samarbeid mellom alle deler av klubben, slik at alle føler at de blir hørt og bidrar positivt. Klubben skal ha som prinsipp å samarbeide med alle andre klubber i distriktet. 5.4 Møter Årsmøte skal avholdes i tidsrommet mai/juni. Det skal skrives referat fra dette møtet. Styres møte skal avholdes jevnlig, minst to gang hvert år. Det skal skrives referat fra dette møtet. 5.5 Statutter for insattspris.( Ingen automatikk i utdeling hvert år.) Gavekort kr. 1000) - 15 år eller eldre. - Sportslik utmerket seg på kretsplan og/eller deltat i NM/landsrenn. - Aktiv pådriver for skisporten i bygda og i skilaget - Utdeles kun en gang til hver person 5.6 Statutter for æredsmedlemmer. - Deltatt aktivt i skilagets administrasjon/aktiviteter/trenerside i en kontinuerlig periode på mer en 15 år. - På en spesiell måte ha utmerket seg til lagets fremme. 5.7 Heder for KM og MN(Gavekort kr 200) Vinnerne heders på Årsmøtet. 5.8 NM vinner. Junior/senior ( kr 2000) Gies som et stipend 7

8 6. ØKONOMI 6.1 Målsetting Skilaget skal til en hver tid ha en sund og balansert økonomi. Det skal alltid være nok innestående på kontoen å dekke løpende fordringer. Dette betyr at ingen kan oppta kassakredit uten godkjenning av årsmøtet. 6.2 Prinsipper( Rutiner) Her skal beskrives prinsippet for fakturering og regnskapsførsel. Rutiner skal lages for uttak av varer og tjenester, samt hvordan oppgjør etter arrangement skal være ordnet. 6.3 Fullmaktsmatrise Fullmaktsmatrisen skal vise hvilken fullmakt hver stilling kan forplikte klubbben for ovenfor tredjemann. Ved overskridelse av fullmakten kan stillingshaver få erstatningsansvar over for klubben og tredjemann. Låneopptak kan kun godkjennes av årsmøte og skal protokollføres hvem som har fått fullmakten. FULLMAKT STILLING STØRRELSE BESKRIVELSE Varer og Tjenester Årsmøte Ubegrenset Årsmøte kan gi fullmakten videre til styre og formann Varer og tjenester Styre < Over dette beløpet må fullmakt fra årsmøte foreligge " Leder < Over må styre godkjenne " Kasserer <5.000 Over må formann godkjenne " Sekretær <5.000 " " Nestformann <5.000 " " Styremenlem <5.000 " " Utvalg/komit eledere Betale påmelding til renn og innkjøp av bensin/olje produkter til skuter Over må en med høyerer fullmakt godkjenne Investeringer Årsmøte Ubegrenset Årsmøte kan gi fullmakt videre til styre og formann " Styre > Over må fullmakt fra årsmøte foreligge " Formann > Over må fullmakt fra styre foreligge 8

9 6.4 Budsjettering Budsjetteringen skal være inndelt i to budsjetter. Et driftsbudsjett og et investeringsbudsjett. Budsjetteringen skal være realistisk. Det skal inneholde alle nødvendige og kjente utgiftsposter/innteksposter. Budsjettet skal settes opp og godkjennes av styret før det legges frem for årsmøte for endelig godkjenning. 6.5 I henhold til lagets økonomi kan laget dekke følgende punkter: - Skilaget dekker startkontigent på renn( Unntak klubbrenn med premiering) - Skilaget dekker avgift for kretslag. - Skilaget dekker dokumenterte utgifter inntil 1000kr pr.deltager pr. arrangement for deltagelse på skiskoler og hovedlandsrenn/ norgesmesterskap. - Det kan også sendes skriftelig søknad om dekking av utgifter utover dette, som skal være styret i hende før 1. nov og 15.april i gjeldene sesong. Alle søknader behandles på styremøte. - Ved inngåelse av private sponsoravtaler så vil dette gå i fra trekk på støtte fra skilaget. 7. MATERIELL OG ANLEGG 7.1 Mål Målet er å ha materiell og anleggsmasse som er fungsjonerbart til sitt formål. Det skal til en hver tid være i slik forfatning at vedlikeholds kostnadene kan holdes på et minimum. Dette betyr at vedlikehold er en kontinuerlig faktor som må taes høyde for i budsjettsammenheng. 7.2 Handlingsplan Det skal til hvert årsmøte utarbeides en handlingsplan over ny anskaffelser og vedlikehold over eksisterende materiell/anlegg. Det skal beskrives hvem har ansvaret for anskaffelsen eller vedlikeholdet. Det skal også foreligge en oppdatert oversikt over klubbens materiell og anleggs eie. se vedlegg 2 9

10 VEDLEGG 1. MÅLSETTING KORTSIKTIGE(1-2 år) Ferdigstille dekket i lysløypen. Fylle på jord Pågår Lage egnet gapahuk ved skihytta Bli enig om strafferunde plassering Aktiv rekruttering av utøvere til langrenn/hopp/kombinert/skiskyting Opprette et trenerteam til barmarkstrening for alle grener. Delta aktivt i idrettskolen Montere Hinderløype Pågår Kompetanse heving på trenersiden. Alle grener Start maling av byggnings massen( Grå bu + Bu skiskyter) 5 nye skiver skiskyteranlegg Heis hoppbakkene OK Rulleskiløype Div.Gjerder Plassere ut brakker INVESTERINGER : > Lage egnet gapahuk ved skihytta Aktivitetsløype Pågår 5 nye skiver skiskyteranlegg Rulleskiløype Div. vedlikehold 10

11 VEDLEGG 2. HANDLINGSPLAN ÅRLIGE SKI AKTIVITETER: Aktivitets dag Familiedag Alle aktiviteter. Arrangeres siste sønd. i sep. Kretsrenn 7år- senior. Langrenn og Hopp/kombiner Kretsrenn 10 år- senoir Skiskyting Barneskifestival 3år - senior Langrenn og Hopp. Arrangeres siste sønd. i Feb. Skiskyterdag 7år - senior Skiskyting Poengrenn og Klubbrenn Arrangere Hoppskole og Skiskole og Skiskyterskole TRENING BARMARK: 5-7år dekkes av allidretten 8-10 år i sammarbeid med idrettskole 8-senior. Trening 1 dag i uken fra 1. Sep til 1 jan. Deles i felles trening og grenspesifikke. 12år-senior. Trening en dag i uken i styrkerommet. Felles trening på langrenn med andre klubber. Plasthopping: Hver onsdag fra 1 onsdag i juni. ( Juli stopp) Felles samling siste lørdag i hver mnd * Det er ønskelig å ha en felles høst samling for alle. Dette for å styrke det sosiale i skilaget og virke som en motivasjonsfaktor. TRENING SNØ: * Trening 2 dager i uken for alle grener. Samme dager for å skape miljø. Hytte åpen. Når det gjelder utstyr er lagets holdning at dette skal begrenses i de lavere årsklasser. Eks. Årsklasse 7 10 år. Kun et par ski, 11 12år max 2 par ski. For alle treninger skal det være en ansvarlig trener tilstede. Få satt sammen trener team slik at belastningen kan fordeles. PREPAREING AV ANLEGG: Langrenstrase Kjøreliste Hoppbakker Sette opp rullerings liste for å spre belastningen. Skileikanlegg Kjøre med maskin/ lag slettebrett Skiskyterarena Kjøre med maskin standplass og forann skivene 11

12 UTLÅN AV UTSTYR: Utstyr leies ut pr. Sesong. Leietaker føres inn i bok og kviterer for motak. Utstyret leveres inn etter sesongen. Hoppski/m. Sko/ Hjelm kr 500. Dress kr Skiskytergevær Skihytte kr. 500 pr.år kr.1000 for hel dag og kr.500 for halv dag Halv pris for aktive medlemmer Ved utlån av hele anlegget kr pr. arrangement Se også eget utlånsnotat. Skal signeres ved utlån TRENINGSAVGIFT: Kr. 300,- pr. person som deltar på organisert trening pr. år. Alle grener. Kr. 800,- pr.person i amunusjons avgift. Dette dekker all amunusjon som brukes i lagets regi. INVESTERINGER LANGSIKTIGE: Vedlikeholde anlegget slik at det er i forskriftsmessig stand til en hver tid. Utvikle anlegget slik at det vil være atraktiv for alle brukergrupper sommer og vinter. Bygge garasje på fjellet sammen med Fjellstyret Maling av bygningsmasse/annet vedlikehold. Rulleskiløype i sprint trase. Utvide med flere skiver på skiskyterarena STØTTE TIL MEDLEMMER: Se håndbok.. Se forslag på årsmøte om støtte til styre og utvalgsledere ØKONOMI: En må se på avsetninger på høyrente konto, for å ha penger fremover. Innteksmålsetting. Sponsorer kr + div kr. 12

13 ÅRSHJUL 2011/12. SKATVAL SKILAG AKTIVITET KOMMENTARER NÅR ANSVAR Funksjon Treninger Alle grener høst/vinter, fra Utvalgsledere Tirsdag/Torsdag oktober (skyting Og onsdager inne i fra august??) hallen skiloddbøker fra kretsen (21 stk?) Kontingentinnkreving Hopprenn Telenorkarusell dele ut + kreve inn finne rodegåere, dele ut material, kreve inn material Her er det hopp og kombinert. Både nord og sør trøndelag Taes etter snøforholdene, evt. som en del av treningskveldene okt./nov. (innen 1.12) desember og januar (utdeling), februar (innkreving) Siste mandag i Januar og påfølgende mandager i Februar Kasserer Kasserer Hopputvalgsleder Nestleder + Hopp- og langrennsutvalget Langrenn Skøyting, kretsrenn Langrennutvalgs leder Hopprenn Her er det hopp og Hopputvalgsleder kombinert. Både nord og sør trøndelag Barneskifestival 6/3-11 Aktiviteter for å Styremedlem fremme gleden av Styret/ Utvalg skigåing Klargjøring av hoppbakken. Klargjøring av hoppbakken for plasthopping april/mai Hopputvalget leder Plasthopptrening vår/sommertrening mai - okt Hopputvalget leder OPPFØLGER STYRET Leder Nestleder nestleder Leder Nestleder Sekretær Leder Styremedlem Leder Leder Rydding etter vinteren Rydde områdene for mai/juni Styresmedlem Styremedlem Når snøen har gått rusk og rask Alle Årsmøte 7. juni juni Styret Leder 13

14 Svartkamhytta Vasking og serveringsoppsett, ved tilgjengelig Blues Hopp konsert + hoppkonkurranse Prøve å få til Skiskyting i tillegg til hopping Aktivitetsdag Bestemme aktiviteter og se på nye Dugnad for klargjøring til vinteren Vasking av skihytta Vedlikehold Bygningsmasse Rydding av løypetrasé, gress klipping, stenge plastbakkene, klargjøre skiskytterarena, osv. Rundvask en gang pr.år. Sjekke om trengs noe i mellom Følge opp at alt er i orden og sørge for maling av alle hus Vedlikehold Maskiner Sørge for at alt er i orden til sesongen Sponsoravtaler finne sponsorer / følge opp sponsorkontrakter Bygdedag Oddetalsår ( ) Regning fjellstyret Send regning til fjellstyret på 4000 kr Driftstøtte + Hall leie Momsrefusjon Aktivitetsmidler Felles avsluttning etter sesongen Søk om dette på nettet til Stj. Kommune Søknad til skiforbundet. Kommer mail Søkes til idrettsrådet. Kommer mail Styre setter ned en komite august Nestleder nestleder 1. lørdag i september september september/oktober høst, før sesongen Leder Styret + utvalgene Sekretær. Styret + Utvalgene Styremedlem +Utvalgsledere Hytte komite Leder Sekretær har hovedansvar Styremedlem Nestleder kontinuerlig Styremedlem Styremedlem kontinuerlig Jon Fløan Styremedlem Start okt. - des Sponsorutvalg. Settes ned leder Juni Sekretær sekretær Januar Kasserer Kasserer Før 15. mars Leder Leder Etter jul Leder leder Okt/Nov Leder leder April Utvalgsledere Sekretær 14