Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 18. januar 2011 kl. 16.00 på møterom Mosvannet

ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 1-2011 Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 18. januar 2011 kl. 16.00 på møterom Mosvannet SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 1/11 Godkjenning av protokoll fra møte 14.12.2010 2/11 Utkast til prosjektmandat: Forvaltningsrevisjon "Avlastning" 3/11 Årsmelding 2010 - kontrollutvalget i Stavanger 4/11 85 tilrådinger for egenkontroll i kommunene - status/oppfølging av utredning 5/11 Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. januar 2011 6/11 Forvaltningsrevisjon: Tilbudet til utsatte grupper (rusvern). Utvidet rapport EVENTUELT MELDINGER 1/11 Skatteinngangen for november Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Stavanger, 10. januar 2011 Arnt-Heikki Steinbakk Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

MELDINGSSAKER Periode: 15. desember 2010-18. januar 2011 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 1/11 200800017-44 Skatteinngangen for november 2

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800156 : E: 049 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger 18.01.2011 1 /2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14.12.2010 Det vises til vedlagt protokoll fra kontrollutvalgets møte den 14. desember 2010. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner protokoll fra møtet den 14.12.2010. SANDNES, 29.12.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Protokoll fra møte 14.12.2010 Tilbake 3

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201000063 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger 16.11.2010 2 /2011 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT: FORVALTNINGSREVISJON AVLASTNING Bakgrunn: På møte 15. juni 2010 ba kontrollutvalget revisor om å legge fram utkast til prosjektmandat innenfor temaet Avlastning. I den forbindelse ble det spesielt pekt på: Oppfølging av tidligere rapport Brukerundersøkelser Helgeavlastning Kvalitetssystemer Saksutredning: Kontrollutvalget behandlet også en rapport innenfor det samme området i 2008. Denne rapporten konkluderte med at kommunen bør utarbeide et kvalitetssystem for de ulike avlastningstypene (som a-lastning i bolig, hjemmeavlastning/private besøkshjem og avlastning ved private firmaer). prioritere å foreta brukerundersøkelser overfor brukerne Kommunen kan vurdere om det er muligheter til å gi brukerne mer helgeavlastning Ved kontrollutvalgets oppfølging av denne rapporten kom det fram følgende: Kvalitetssystem: Kommunen har et fungerende kvalitetssystem for alle tjenester etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven. Via gjennomført brukerundersøkelse har kommunen fått ett element til på plass i forhold til systematisk å kunne vurdere og forberede kvaliteten på tjenestene som leveres. Dagsenter og avlastning har også utarbeidet serviceerklæringer som er under behandling og vil bli sluttbehandlet politisk. Brukerundersøkelser: Høsten 08 ble det gjennomført brukerundersøkelse rettet mot avlastning i bolig. Helgeavlastning: Kommunen vil bearbeide tilbakemeldinger fra brukerundersøkelsen for å få mer kunnskap om etterspørselen. Revisor har i sitt utkast til prosjektmandat foreslått at formålet med rapporten skal være å forklare årsakene til dagens situasjon, med dramatiske utgiftsvekst og usikkerhet omkring kjøp av private avlastningstjenester, og bidra til å sikre en bedre økonomisk styring med avlastningstjenesten fremover. Ut fra dette formålet er det foreslått å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvordan styres tjenestetilbudet innen avlastning, med tanke på innhold, omfang, økonomi og valg av leverandør? Hva kan forklare den dramatiske utgiftsveksten i forbindelse med kjøp av private avlastningstjenester? Hva skiller det kommunale avlastningstilbudet fra det private? 4

Hva er grenseoppgangen mellom avlastningstjenester, heldøgns botilbud, miljøtjeneste/praktisk bistand, og et rent behandlingstilbud? I hvilken grad skiller Stavangers avlastningstilbud fra andre kommuners avlastningstilbud? Hvordan kan kommunen sikre en bedre økonomisk styring med avlastningstjenesten? Kontrollutvalget må ved bestilling av prosjektet ta stilling til om de foreslåtte problemstillingene er dekkende det kontrollutvalget ønsker å se nærmere på med prosjektet. Slik utkastet til prosjektmandat foreligger nå, har det et arbeidsforbruk på 400 timer. Kontrollutvalget må også ved bestilling tenke gjennom om det er ønskelig å få prosjektet levert innen siste møte i nåværende kontrollutvalg så sant det lar seg gjøre fra revisors side. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger bestiller forvaltningsrevisjon innenfor Avlastning i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger, med de eventuelle endringer som kom fram i møtet. SANDNES, 05.01.2011 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat Tilbake 5

Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Stavanger Kommune Utarbeidet dato/sign.: 10.01.2011/SK Enhet: Gjennomgått dato/sign.: Side: Sak: Mandat Avlastningstjenesten for barn og unge År: 2011 1 av 3 Bakgrunn Rapport i 2008 Rogaland Revisjon gjennomførte et prosjekt om avlastningstjenesten i Stavanger kommune i 2008. Oppsummeringen av denne gjennomgangen var: Kommunen bør utarbeide et kvalitetssystem for de ulike avlastningstypene (som avlastning i bolig, hjemmeavlastning/private besøkshjem og avlastning ved private firmaer). Dette systemet kan da inneholde serviceerklæringer og brukerundersøkelser samt rutiner for registrering og vurdering av alle typer klager. Samlet sett vil dette kunne bedre kvaliteten i kommunens avlastningstilbud. Det er nylig blitt utarbeidet foreløpig serviceerklæring for tjenesten avlastning i bolig. Kommunen vil her utarbeide ny serviceerklæring og som vil bli behandlet politisk. Kommunen bør prioritere å foreta brukerundersøkelser overfor brukerne. Dette kan avdekke spesielle problemer i de ulike tilbud. Kommunen er imidlertid kjent med generelle ønsker fra brukerne og har satt i gang tiltak for å imøtekomme disse ønskene. Kommunen kan vurdere om det er muligheter til å gi brukerne mer helgeavlastning. Dette vil styrke kommunens avlastningstilbud og treffe brukerønskene mer. I rapporten fra 2008 ble det pekt på at privat og kommunalt tilbud ikke er sammenlignbart, verken når det gjelder faglig innhold eller pris. Kommunens tilbud er et mer rent omsorgstilbud, mens det private leverer tjenester som grenser opp mot behandling. Det betales også mer for private tjenester enn for offentlige. Disse vurderingene er blitt særdeles aktualisert i dagens situasjon i Stavanger kommune: Den aktuelle situasjonen De siste årene har utgiftene til kjøp av private avlastningstjenester til barn og unge økt dramatisk. Budsjettet for eksternt kjøp av pleie-, omsorg- og avlastningstjenester fra i 2010 på 21,5 millioner krone. I tertialrapporten for 2. tertial 2010 er prognosen på kjøpte tjenester 93,5 millioner kroner (jf. kommunalstyret for levekår 07.01.11). Det vil si at merforbruk på ca. 72 millioner kroner. I saksfremlegget pekes det på flere forhold som kan forklare utgiftsveksten. Blant annet: Det er i gjeldene rammeavtaler ikke satt begrensninger oppad mht. hvor mange brukere de private leverandørene kan levere tjenester til. Kommunen har på sin side begrenset kapasitet til å levere avlastningstjenester. Dette har medført økt bruk av de private leverandørene..der kapasiteten til enhver tid synes å kunne tilpasses etterspørselen. På andre områder vil begrenset kapasitet kunne fungere som en kontrollmekanisme mht. merforbruk. Uklar grenseoppgang mellom avlastningstjenester, heldøgns botilbud og miljøtjeneste/praktisk bistand. Det har ikke vært tilstrekkelig avklart hvilke avlastningstjenester som skal omfattes av brukervalgordningen.

Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Stavanger Kommune Utarbeidet dato/sign.: 10.01.2011/SK Enhet: Gjennomgått dato/sign.: Side: Sak: Mandat Avlastningstjenesten for barn og unge År: 2011 2 av 3 Formål Hensikten med prosjektet er å forklare årsakene til dagens situasjon, med dramatiske utgiftsvekst og usikkerhet omkring kjøp av private avlastningstjenester, og bidra til å sikre en bedre økonomisk styring med avlastningstjenesten fremover. Problemstillinger Ut fra ovenstående bakgrunn og formål, vil prosjektet kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Hvordan styres tjenestetilbudet innen avlastning, med tanke på innhold, omfang, økonomi og valg av leverandør? Hva kan forklare den dramatiske utgiftsveksten i forbindelse med kjøp av private avlastningstjenester? Hva skiller det kommunale avlastningstilbudet fra det private? Hva er grenseoppgangen mellom avlastningstjenester, heldøgns botilbud, miljøtjeneste/praktisk bistand, og et rent behandlingstilbud? I hvilken grad skiller Stavangers avlastningstilbud fra andre kommuners avlastningstilbud? Hvordan kan kommunen sikre en bedre økonomisk styring med avlastningstjenesten? Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. Et utdrag aktuelle kilder til revisjonskriterier gjengis under. Kriterier for hva som regnes som en avlastningstjeneste, hva denne skal inneholde, og hva denne ikke skal inneholde. Definisjon av fritt brukervalg og hvilke avlastningstjenester som skal omfattes av denne. Gjeldende rammeavtaler for kjøp av avlastningstjenester, og dennes konkurransegrunnlag (formål: kjøp av avlastningstjenester for foreldre med funksjonshemmede barn) Grenseoppgangen mellom avlastningstjenester, heldøgns botilbud, miljøtjeneste/praktisk bistand og et rent behandlingstilbud Sammenligninger med andre kommuner. Organisering av avlastningstilbudet. Som i praksis synes å innebære at det private og offentlige tilbyr to ulike tjenester til ulik pris, at det private er et supplement til det kommunale når kommunen har manglet kompetanse og/eller kapasitet. Og som har ført til at kapasiteten øker i takt med etterspørselen, uten at en har hatt de nødvendige økonomiske kontrollmekanismene for å begrense merforbruket. Vedtaksrutiner Revisjonskriteriene vil bli utviklet i prosjektet.

Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Stavanger Kommune Utarbeidet dato/sign.: 10.01.2011/SK Enhet: Gjennomgått dato/sign.: Side: Sak: Mandat Avlastningstjenesten for barn og unge År: 2011 3 av 3 Metodevalg Tilnærmingen vil basere seg på gjennomgang av relevante styringsdokumenter fra kommuner, samt intervjuer med sentrale aktører i kommunen, og hos de to private tilbyderne. Også tilgjengelige statistiske data og nøkkeltall (for eksempel økonomitall og brukerundersøkelse fra 2008) vil bli tatt med i vurderingsgrunnlaget. Det vil også bli foretatt en liten datainnsamling i to andre kommuner for å vurdere hvordan de definerer avlastningstjenester og grenseoppgangen til andre tjenester. Det vil også være aktuelt å se på hvordan den økonomiske utviklingen har vært i de to kommunene. Det kan også bli aktuelt å intervjue representanter fra spesialisthelsetjenesten for å få nærmere klarhet i grenseoppgangen mellom avlastningstjenester og behandling. Men dette vil det bli tatt stilling til etter hvert i prosjektet. Omfang Tidsanslag til prosjektplanlegging, kartlegging, analyser og rapportering er ca. 400 timer. Det tas forbehold om at problemstillinger og revisjonskriterier kan bli endret.

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800008 : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger 18.01.2011 3 /2011 ÅRSMELDING 2010 - KONTROLLUTVALGET I STAVANGER Bakgrunn Sekretariatet har utarbeidet forslag til årsmelding for 2010 for kontrollutvalget i Stavanger. Årsmeldingen oppsummerer kontrollutvalgets arbeid i året som har gått. Saksutredning Forslag til årsmelding bygger på tidligere forslag, med enkelte endringer. Årsmeldingen er i stort grad sett opp mot vedtatt årsplan for 2010. I forhold til årsplan for 2010 er kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt. Det er imidlertid et avvik når det gjelder mottatte ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter bestilt for levering i 2010. Disse ventes å foreligge vinteren 2011. Kontrollutvalget orienteres fortløpende om framdriftsplanene på bestilte prosjekter. Det vises til vedlagte forslag til årsmelding for 2010 for utfyllende oversikt. Eventuelle endringer som måtte komme fram på møtet innarbeides i årsmeldingen av sekretariatet før den videresendes til bystyret. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner framlagt utkast til årsmelding 2010 for kontrollutvalget. Årsmeldingen videresendes bystyret til orientering sammen med tidligere vedtatt årsplan 2011. SANDNES, 08.01.2011 Wencke S. Olsen Sekr.leder Tilbake Vedlegg: Utkast til årsmelding 6

Vedlegg: Årsmelding 2010 for kontrollutvalget Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Årsmelding 2010 Kontrollutvalget i Stavanger 7

1. Innledning: Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, som på vegne av bystyret skal føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Ordningen er hjemlet i Kommuneloven (KL) og i Forskrift om kontrollutvalg (forskriften). Kontrollutvalget er ikke underlagt andre organer enn bystyret, og rapporterer og innstiller derfor også direkte til bystyret. 2. Kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalget i Stavanger har følgende medlemmer: Arnt H. Steinbakk leder Jens Jakob Dreyer nestleder Kristin Bade Veire Christian Rugland Ellen Solheim Numeriske varamedlemmer: 1. Thor Middelthon 2. Cecilie Bjelland 3. Marit Hvidsten 4. Tor Ytre-Arne 5. Åsleik Rannestad 3. Kontrollutvalgets arbeid i 2010 Kontrollutvalget har i 2010 hatt 8 møter. Ett av årets planlagte møter ble avlyst pga lite saker. Det har vært behandlet i alt 53 ordinære saker. I tillegg kommer meldingssaker og saker tatt opp under eventuelt. Kontrollutvalget har tre hovedarbeidsområder; regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette innebærer følgende hovedoppgaver: 1. Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m 2. Gjennomføre selskapskontroll i henhold til vedtatt plan 3. Utarbeide nye planer for slike kontroller minst en gang i valgperioden, samt rullere disse ved behov. 3.1 Regnskap Kontrollutvalget har behandlet årsmelding og regnskap 2009 for Stavanger kommune og kommunale foretak. Kontrollutvalget har også gitt uttale til Stavanger bystyre vedr. årsregnskapet. Kontrollutvalget skal påse at revisors merknader til årsregnskapet følges opp av admini-strasjonen. Utvalget fikk på møte i oktober orientering fra administrasjonen om hvordan revisors forbehold og presisering i revisjonsberetningen for 2009 er fulgt opp av administrasjonen. Kontrollutvalgets vedtak er videresendt bystyret til orientering. Kontrollutvalget mottar årlig orientering fra revisor om revisors årsplaner for det løpende revisjonsarbeidet, samt revisors uavhengighetserklæring. Dette som et ledd i kontrollut-valgets lovpålagte tilsyn med kommunens revisor. Konstateres det misligheter ved revisjon eller på annen måte, orienterer revisor umiddelbart kontrollutvalget, jfr. forskrift om revisjon 3. Det er ikke rapportert om hendelser i 2010. Kontrollutvalget har budsjettansvar for budsjettet for kontroll og tilsyn, og har i den forbindelse lagt fram budsjettforslag for 2011. I tillegg har regnskap for kontroll og tilsyn 2009 samt tertialrapporter for 2010 for kontroll og tilsyn blitt behandlet i utvalget. Kontrollutvalgets budsjettforslag omfatter i hovedsak kontrollutvalgets kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Tilbake 8

3.2 Forvatningsrevisjon: Kontrollutvalget skal ifølge forskriften avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltnings-revisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Rapportene med funn og anbefalinger samt rådmannens kommentarer til disse er derfor oversendt bystyret for sluttbehandling fortløpende Kontrollutvalget har i 2010 gjennomført forvaltningsrevisjon i tråd med KL og forskriften. Alle bestilte prosjekter er i tråd med bystyrets vedtatte Plan for forvaltningsrevisjon. Utvalget har i 2010 behandlet tre bestilte forvaltningsrevisjonsrapporter: Miljø og bærekraftig utvikling Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett (tilbakesendt for utvidelse av prosjektet) Tilbudet til utsatte grupper, rusvern (tilbakesendt for utvidelse av prosjektet) Ved årets utgang er disse rapportene bestilt for levering i 2010 ikke ferdigstilt: Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett (ny behandling) Tilbudet til utsatte grupper rusvern (ny behandling) Samfunnssikkerhet Eiendomsforvaltning og vedlikehold IKT Kontrollutvalget har i tillegg bestilt følgende rapporter for levering i 2011: Innkjøp Bestiller/utførerorganiseringen Sykehjem/kvalitet i pleie- og omsorg Avlastning Verifikasjon av byggeprosesser Driftsavtaler (bestilt i 2009, utsatt) Kontrollutvalget har direkte innstillingsrett til bystyret ved realitetsbehandling av sak ang. forvaltningsrevisjonsrapport. 3.2.1 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Forskriften pålegger også kontrollutvalget ansvar for å påse at bystyrets vedtak i fbm forvaltningsrevisjon følges opp av administrasjonen. I løpet av 2010 har kontrollutvalget behandlet oppfølging av følgende tidligere behandlede rapporter: Kvalitetsutvikling i skolen. Innhold/kvalitet i SFO Psykiatri og psykisk helse for barn og unge Husleier næringsbygg Psykiatri og psykisk helse for voksne Kontrollutvalgets vedtak ang. oppfølging er videresendt bystyret til orientering. 3.3 Selskapskontroll: Kontrollutvalget har ansvar for å se til at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m, jfr. Kommunelovens 77.5. Selskapskontroll skjer i tråd med Plan for selskapskontroll vedtatt av bystyret. Kontrollutvalget har i 2010 behandlet følgende selskapskontroller:. Ivar IKS Forus Næringspark IKS Sørmarka Flerbrukshall IKS Stavangerregionen Havn IKS Kontrollutvalget har ved årets utgang utestående følgende rapporter bestilt for levering i 2011: Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS Nord-Jæren Bompengeselskap IKS Rogaland Revisjon IKS 9

Rapport fra gjennomført selskapskontroll oversendes bystyret for sluttbehandling så snart disse er ferdigbehandlet i kontrollutvalget. 4. Øvrig arbeid i kontrollutvalget Utenom saker som nevnt ovenfor har kontrollutvalget i 2010 bl.a. behandlet følgende saker: Utarbeiding av møteplan, årsplan og årsmelding Orientering om skatteregnskapet for 2009 Kort gjennomgang av rapporten 85 tilrådinger for egenkontroll i kommunene Kontrollutvalget inviterer kommunale ledere til å orientere for kontrollutvalget dersom man har behov for det. Følgende har vært gjennomgått i løpet av året: 19.01.2010 Fungerende rådmann Kristine Hernes orienterte om Stavanger kommunes arbeid med internkontrollen 13.04.2010: Økonomisjef Kristine Hernes, leder SK-Regnskap Solveig Kirketeig og regnskapssjef Mette Hegdal orienterte om Stavanger kommunes regnskap og årsmelding for 2009 19.10.2010 Levekårsdirektør Per Haarr orienterte om Stavanger kommune og den kommende samhandlingsreformen 16.11.2010 Leder SK-Regnskap Solveig Kirketeig og regnskapssjef Mette Hegdal orienterte om administrasjonens oppfølging av revisors forbehold og presisering i revisjonsberetningen for 2009 5. Måloppnåelse m.m. I forhold til årsplan for 2010 er kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt. Det er imidlertid et avvik når det gjelder mottatte ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter bestilt for levering i 2010 på 5 rapporter. For to av disse skyldes dette at kontrollutvalget har bedt om en utviding etter at rapporten var ferdigstilt. Utestående rapporter ventes å foreligge vinteren 2011. Kontrollutvalget orienteres fortløpende om framdriftsplanene på bestilte prosjekter. Kontrollutvalget ser det som viktig å holde seg oppdatert i forhold til sitt fagområde. Medlemmer fra kontrollutvalget har derfor deltatt både på landsomfattende konferanser for kontrollutvalg og på lokal konferanse på Sandnes i november. Kontrollutvalget har i sitt arbeid et nært samarbeid med kommunens valgte revisor og sekretariat. Revisor utfører regnskapsrevisjonen samt forvaltningsrevisjon og selskaps-kontroll etter kontrollutvalgets bestilling. Ved framlegging av rapporter har ansvarlig forvaltningsrevisor møtt for å presentere rapportene. Oppdragsansvarlig revisor har i tillegg vært til stede på alle møter i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat er kontrollutvalgets administrasjon, og sørger for å saksbehandle alle kontrollutvalgets saker. Forskriften pålegger sekretariatet at alle saker skal være forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet bistår kontrollutvalget med dette samt øvrig administrasjonsarbeid. Representant fra sekretariatet skal være til stede på alle møtene. Stavanger, 18. januar 2011 Arnt H. Steinbakk Leder kontrollutvalget Jens Jakob Dreyer, nestleder Christian Rugland Ellen Solheim Kristin Bade Veire Tilbake 10

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800227 : E: 030 &18 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger 18.01.2011 4 /2011 85 TILÅRDINGER FOR EGENKONTROLL I KOMMUNENE - STATUS/OPPFØLGING AV UTREDNING Bakgrunn Kommunal- og regionaldepartementet nedsatte i 2008 en arbeidsgruppe som skulle se nærmere på egenkontrollen i kommunene. Arbeidsgruppa la i 2009 fram rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Økonomidirektør/fungerende rådmann Kristine Hernes orienterte kontrollutvalget på møte den 19. januar om Stavanger kommunes arbeid med rapporten/status. Det har på nasjonalt plan blitt pekt på at kontrollutvalgene bør se nærmere på om og hvordan denne rapporten har blitt fulgt opp i kommunene. Rapporten inneholdt i denne omgangen først og fremst anbefalinger til kommunene, ikke pålegg. Departementet har likevel bedt kommunen om å starte arbeidet med å ta stilling til hva som kan gjennomføres/implementeres av de anbefalingene som kommer fram i rapporten. Rapporten er delt inn i anbefalinger rettet mot disse aktørene: Kommunestyret, kontrollutvalget, kommunen/administrasjonssjefen (rådmannen) og revisor, se vedlegg. Saksutredning: Denne saken tar i første omgang for seg anbefalingene overfor kontrollutvalget, og gir en oversikt over status pr. utgangen av 2010, se vedlegget. Oversikten tar for seg alle anbefalinger som er rettet mot kontrollutvalget i første del. I tillegg er det tatt med anbefalinger i de andre delene der kontrollutvalget er nevnt. Som det går fram av oversikten er det i hovedsak snakk om tre typer status i forhold til tilrådingene i utredningen: Tilrådninger som allerede er gjennomført, tilrådninger som er delvis gjennomført og tilrådninger som ennå ikke er gjennomført. Flere tilrådinger venter på lovendring, men kan med fordel likevel gjennomføres. Kontrollutvalget kan her ta stilling til om det er ønskelig å forslå tiltak når det gjelder disse. Eksempler på ikke gjennomførte forhold som likevel kan tas opp i forbindelse med kommunevalget 2011: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman medformannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Rapporten inneholder også tilrådninger overfor revisor og kommunen/administrasjonssjefen. Noen av disse er gjennomgående, og vil derfor være aktuelle for flere (for eksempel både kontrollutvalget og revisor). For videre arbeid foreslås at kontrollutvalget tar stilling til om det finnes punkter innenfor tilrådingene overfor kontrollutvalg som man vil peke spesielt på. Videre foreslås det at kontrollutvalget ber om en tilbakemelding fra revisor på status knyttet til anbefalinger hvor revisor er nevnt til neste møte, og en orientering fra rådmannen på møtet deretter. Utvalget vil da ha ganske god oversikt over status i forhold til egenkontrollen i kommunen ved starten av 2011. 11

Dersom kontrollutvalget ønsker å knytte spesielle kommentarer til anbefalingene som spesielt retter seg mot utvalget, kan det gjøres ved å endre/komme med en tilføyelse til forslag til vedtak. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger ber om at revisor orienterer på neste møte om status på kommunens oppfølging av rapportens anbefalinger. Rådmannen bes om å orientere kontrollutvalget om status på møtet i februar. SANDNES, 03.01.2011 Wencke S. Olsen sekr.leder Vedlegg: Oversikt over tilrådinger Tilbake 12

85 tilrådinger for egenkontroll i kommunene. Status på anbefalinger som først og fremst retter seg mot kontrollutvalget Anbefaling Status G (gjennomført) DG (delvis gjennomført) IG (ikke gj.ført) Kontrollutvalget: Tilråding 1: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman medformannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. Tilråding 2: Det er behov for rettleiing om arbeidet i kontrollutvalet som er tilpassa behova til medlemmene i utvalet. Tilråding 3: Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. Tilråding 4: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Tilråding 5: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange Lovendring er foreløpig ikke foreslått. Kontrollutvalget bør likevel vurdere å kontakte kommunen for å be om at kontrollutvalget velges etter denne modellen Sekretariatet vil i samarbeid med revisor ha opplæring for alle nye kontrollutvalg på de første møtene etter at nytt utvalg er konstituert. Det foreslås også å ta en oppfølgingsrunde ca. ett år etter valget. I tillegg anbefales å delta på sentrale konferanser. Det vil også bli delt ut generell informasjon til nye utvalg, også elektronisk dersom det lar seg gjennomføre. Har i liten grad vært gjennomført i kommunene. På generelt grunnlag er det behov for forskjellig type erfaringsbakgrunn, det kan være innenfor økonomi/jus/ statsvitenskap, erfaringer fra lokalpolitikken eller innenfor kommunal administrasjon, tilsyn generelt m.m. Gjelder først og fremst kommuner som kun har 3 medlemmer i kontrollutvalget. Kontrollutvalget i IG DG IG G

medlemmer det bør vere i kontrollutvalet. Tilråding 6: Av pedagogiske omsyn bør kommunelova 77 nr. 2 endrast slik at medlemmer i kommunestyrekomitear etter kommunelova 10a kjem med i opprekninga av kven som er avskorne frå val til kontrollutvalet. Tilråding 7: Leiarar og styremedlemmer i kommunalt åtte selskap bør ikkje kunne sitje i kontrollutvala. Kommunelova bør endrast på dette punktet, og ein aktuell ordlyd i ei ny setning i 77 nr. 2 kan vere: Det samme gjelder den som er leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap mv. som kan være gjenstand for selskapskontroll, jf. 77 nr. Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontroll- utvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Tilråding 9: Ordninga med eige sekretariat for kontrollutvalet bør bli evaluert. Tilråding 10: Kompetansen og ressurstilgangen i sekretariata bør Stavanger har 5 medlemmer, Er en presisering av gjeldende regler, som kan synes noe uklare. Krever lovendring. Kommunene kan anmodes om å velge medlemmer til kontrollutvalget i tråd med dette Kontrollutvalget i Stavanger holder sine møter for åpne dører. Dep. har nedsatt et utvalg for å se nærmere på konsekvenser av å ha åpne dører i kontrollutvalget som hovedregel. Gjelder en evaluering av lovkravet som kom i 2004 Et velfungerende sekretariat med bredest mulig kompetanse er forutseting for gode tjenester til IG/G IG G IG IG

kartleggjast. Tilråding 11: Forskrifta om kontrollutval bør slå fast at korkje medlemmer av kontrollutvalet eller medlemmer av kommunestyret kan vere sekretær for kontrollutvalet. Ein aktuell ordlyd i kontrollutvalsforskrifta 20 tredje ledd kan vere: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Tilråding 34: Det er behov for rettleiing til folkevalde i kommunestyra og i kontrollutvala om finansforvaltning og kontrollen med finansforvaltninga. kontrollutvalget Det finnes en del sekretariatsordninger rundt om i landet som ikke tilfredsstiller lovens krav. Det gjelder ikke sekretariatet som benyttes i Stavanger, som er en godkjent ordning. Er et ansvar både for rådmannen og for revisor IG G DG Tilråding 39: Det er behov for rettleiing retta mot til kontrollutvalsmedlemmene om kva revisor gjer i rekneskapsrevisjonen. Rettleiinga bør bidra til at ein unngår vanlege misforståingar om kva revisor gjer og ikkje gjer. Kontrollutvalget kan be revisor om dette, er noe en også vil komme tilbake til når revisor orienterer om anbefalinger rettet mot revisor. Tilråding 40: Det er behov for rettleiing Norsk KommuneRevisorForbund har nedsatt ei gruppe for DG DG

om kontrollutvalet sitt påse ansvar overfor rekneskapsrevisor. Kontrollutvala bør få vite om rolla til revisor, dei formelle krava til revisor og gode spørsmål som ein kan stille revisor for åetablere ein dialog og for å få informasjon om arbeidet hennar eller hans. Tilråding 45: Kontrollutvala bør be revisor orientere om det interne kvalitetsarbeidet sitt og om den kvalitetskontrollen ho eller han gjennom-går som medlem i NKRF eller andre organisasjonar. Tilråding 49: Revisor bør orientere kontrollutvalet om kva ho eller han gjer i samband med å sjå etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggende måte og med forsvarleg kontroll. På bakgrunn av orienteringa bør kontrollutvalet vurdere behovet for å tinge forvaltningsrevisjon av den økonomiske internkontr og internkontroll elles Tilråding 54: Det er behov for rettleiing til medlemmene i kontrollutvalet om den overordna analysen med nokre døme på korleis slike analysar kan gjerast. Tilråding 55: Kontrollutvala bør leggje forvaltningsrevisjonsrapportar som er ferdigbehandla ut på nettet, så framt dei er offentlege. å se nærmere på dette, og har lagt fram forslag til hvordan kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor kan utøves. Må avtales med revisor. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. Må avtales med revisor. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. Viktig oppgave Gjøres til en viss grad i dag, både på revisors nettsider, på nettsidene til sekretariatet og på nettsidene til Stavanger kommune, kontrollutvalget IG DG

Tilråding 56: Det bør vere rettleiing og arenaer for erfaringsutveksling der kontrollutvala og sekretariata kan få kunnskap om korleis dei kan gjere gode tingingar. Tilråding 58: Revisor bør orientere kontrollutvalet om korleis revisjonsarbeidet er planlagt, og kva det omfattar og ikkje omfattar. Kontrollutvalet har eit ansvar for å skaffe seg denne informasjonen, jf. kontrollutvalsforskr 6 Tilråding 59: Kontrollutvala bør oppmode revisor til å gjere kontrollutvalet merksam på område der utvalet bør vurdere å tinge forvaltningsrevisjon og andre kontrollar. Tilråding 61: Departementet bør klargjere bruken av omgrepa om selskapskontrollen i kontrollutvalsforskrifta og revisjonsforskrifta. Tilråding 63: Kommunane som eigarar bør avtale korleis selskapskontrollen best kan samordnast mellom eigarkommunane. Dette er et viktig omåde. Det er tatt initiativ fra flere sekretariater om å få kursing på dette, både fra NKRF og FKT Gjøres årlig av revisor Gjøres til en viss grad i dag ved utarbeiding av/oppdatering av planer. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. Det foreligger pr. i dag en del uttaler fra Departementet som til dels motsier hverandre. En endelig gjennomgang av status kan være nødvendig, gjerne ved at det fastsettes regler for utvidede mulighet for kontroll i ikke-heldeide selskaper Koordineres av sekretariatet, slik at alle eierkommuner får tilbud om kontroll når den er initiert fra en av eierne IG G DG DG G Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget

Tilråding 73: Kommunestyra må setje av tilstrekkelege ressursar til kontrollutvalet sitt arbeid, mellom anna til rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Tilråding 74: Rolla som medlem i kontrollutvalet tilseier at ein ikkje tenkjer parti, men kontroll. Tilråding 75: Det er behov for rettleiing om rolla og arbeidet som medlem i kontrollutvalet. Rettleiinga bør få fram hovudtrekk i dei forventningane og rettane som ligg til rolla som medlem i utvalet, mellom anna i lova og forskrifta. Rettleiinga bør òg få fram ulike personlege erfaringar om korleis kontrollutvalet og medlemmene kan lukkast med oppgåvene og ansvaret sitt. Rettleiinga bør vidare få fram korleis ordføraren, administrasjonssjefen, revisoren og sekretariatet kan medverke til at kontrollutvalet lukkast. Tilråding 76: Kommunestyra må forstå og ta ansvaret for å leggje til rette for ein velfungerande eigenkontroll. Dette handlar òg om tilstrekkelege løyvingar. Er et politisk spørsmål så lenge det ikke er lovregulert. Kontrollutvalget i Stavanger har fram til nå ikke fått beskåret sine budsjettforslag Et viktig tema som bør være en del av politikeropplæringen Rettledningsmateriale utenom den opplæring som gis av sekretariat og revisor etter valget er et statlig anvar. KS arbeider med opplæringspakker overfor kommunestyrer og kontrollutvalg etter neste valg. Orientering om kontrollutvalget og deres oppgaver bør være en del av den generelle folkevalgtopplæringa rettet mot kommune(by-)styret. Kontrollutvalget i Stavanger har fram til nå ikke fått beskåret sine budsjettforslag DG G Samspillet mellom kontrollutvalget og administrasjonssjefen Tilråding 77: Kontrollutvalet bør sende Dette er gjennomført i Stavanger G

kopi av møteinnkallingane sine til administrasjonssjefen for å halde henne eller han orientert. Tilråding 78: Administrasjonssjefen bør trekkjast inn i arbeidet med den overordna analysen som ligg til grunn for planen for forvaltningsrevisjon. Tilråding 84: Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Tilråding 85: Fylkesmannen bør i samband med planlegging og gjennomføring av tilsyn halde seg orientert om planar og resultat i den kommunale eigenkontrollen. Det bør vere eit mål at kommunar ikkje får tilsyn på område der dei nyleg har gjennomført eller snart skal gjennomføre forvaltningsrevisjon. Dette bør gå fram av relevante styringsdokument frå departementa til fylkesmannen. Administrasjonssjefen har vært invitert til å komme med innspill til planen, men ikke direkte til den overordnede analysen. Bør vurderes gjennomført. Forsøkes gjennomført, men kan forbedres Sekretariatet sjekker med jevne mellom hvilke tilsyn som er gjennomført og sender kopi av rapport til kontrollutvalget. Fylkesmannens planer for det enkelte år gjennomgås også Det er liten kontakt opp mot andre tilsynsmyndigheter DG DG DG wencols

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800198 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger 18.01.2011 5 /2011 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER PR. JANUAR 2011 Bakgrunn: Til hvert møte i kontrollutvalget legges det fram en oppdatert oversikt over status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, se vedlegg. Saksutredning: Oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget, med oppdatert oversikt fra revisor over antatt dato for ferdigstillelse. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Oversikten viser også når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontroll-utvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. For fullstendig oversikt over prosjekter i inneværende valgperiode finnes til slutt liste over helt ferdigbehandlede prosjekter. Til dette møtet foreligger ingen nye rapporter til behandling, men for bestilling av prosjektet Avlastning legges det fram utkast til prosjektmandat. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for januar 2011 til orientering. SANDNES, 29.12.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt Tilbake 13

Rogaland kontrollutvalgssekretariat Vedlegg: statusoversikten, vedlegg KONTROLLUTVALGET I STAVANGER Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. januar 2011 Vedtatte prosjekter under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Estimert timeforbruk Anslått ferdigstilt pr. august Merknader Bestilt for levering i 2010: Samfunnssikkerhet 08.12.09 350 30.11.10 Viker foreløpig Eiendomsforvaltning og vedlikehold 08.12.09 350 31.12.10 IKT 08.12.09 350 31.12.10 Bestilt for levering i 2011: Innkjøp 14.12.2010 300 Bestiller/utførerorganiseringen Sykehjem /kvalitet i pleie- og omsorg 19.10.2010 350 t Avlastning Verifikasjon av byggeprosesser 15.06.2010 150 Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett 20.01.09 350 Rapport behandlet 19.10.2010, utsatt Tilbud utsatte grupper (rusvern) 08.12.09 350 Rapport behandlet 15.11.2010, utsatt Prosjekt utvidet 15.11. Prosjekt utvidet 14.12. Driftsavtaler 08.12.09 350 Utsatt Selskapskontroller Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS 19.10.2010 150 t Nord-Jæren Bompengeselskap AS 19.10.2010 30 t Rogaland Revisjon IKS I løpet av 2011 14.10.08 230 30.09.10 Oppfølging av prosjekter behandlet i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Behandlet Planlagt oppfølging og svarfrist Skal utgifter føres i drifts- eller investeringsregnsk? Miljø, internt, lokalt og regionalt arb. for bærekraftig utvikling 20.01.09 13.04.10 Første møte i 2011 Selskapskontroller: IVAR IKS 14.10.08 16.03.10 Innen utg. 2010 Forus Næringspark AS 14.10.08 16.03.10 Innen utg. 2010 Sørmarka Flerbrukshall IKS 19.01.10 07.09.10 Sept. 2011 Stavanger Interkommunale Havn IKS 14.10.08 15.11.2010 1. sept. 2010 Status/dato for evt. purring 12.06.07 01.09.09 3 md etter byst.vedtak Ikke bystyrebeh.? 14

Ferdigbehandlede prosjekter der oppfølging er behandlet i perioden: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt Oppfølging Kontrollutvalgets oppfølging: igangsatt behandlet Psykiatri og psykisk helse for voksne 17.03.09 07.09.10 Ferdigbehandlet Husleier næringsbygg 22.01.08 07.09.10 Ferdigbehandlet Psykiatri og psykisk helse for barn og unge 20.01.09 07.09.10 Ferdigbehandlet Kvalitetsutvikling i skolen. Innhold/kvalitet i SFO 22.01.08 15.06.10 Ny rapport vurderes i neste periode Kommunal bostøtte 12.06.07 03.11.09 Ny rapport vurderes siste del av perioden Etikk 20.03.07 13.10.09 Ny rapport vurderes siste del av perioden Avlastning tilbudet til barn og unge 24.05.05 17.03.09 Ny rapport vurderes siste del av perioden Kontantsalg 04.04.06 12.12.08 Ny rapport vurderes Forhandlingsutvalgetets rolle 17.03.09 Ingen oppfølging, ferdigbehandlet Styring av byggeprosjekter 12.06.07 20.01.09 Ny tilbakemelding til bystyret fra adm Selvkost innen VAR-området 12.06.07 01.09.09 Ferdigbehandlet AFP-ordningen 22.01.08 Beh. Ingen oppfølging, ferdigbehandlet 09.06.09 Kjøp og salg av 24.05.06 17.03.09 Ferdigbehandlet utbyggingsområder/eiend./bygninger Oppfølging av fosterhjem 04.09.07 Ferdigbehandlet 11.11.08 Kvalitet på sykehjem 29.08.06 14.10.08 Ferdigbehandlet Husleietap 02.09.08 Ferdigbehandlet Aktivitetsbasert inntekter vurdering av ordningen 15.03.05 13.05.08 Ferdigbehandlet Selskapskontroller Lyse Energi AS 28.02.07 11.03.08 Ferdigbehandlet Tilbake 15

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900069 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger 18.01.2011.6 /2011 FORVALTNINGSREVISJON: TILBUDET TIL UTSATTE GRUPPER (RUSVERN). UTVIDET RAPPORT Bakgrunn: På møte den 16. november behandlet kontrollutvalget i Stavanger denne rapporten. Kontrollutvalget valgte da å utvide rapporten med en del nye problemstillinger. Opprinnelig var rapportens formål å vurdere kvaliteten av rusverntiltak til aktuelle personer i Stavanger, slik kvaliteten oppleves av brukerne og styres av administrasjonen. Ut fra dette formålet ble det bestemt å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvordan er rusverntjenesten og boligtjenesten til brukerne av rusverntjenesten organisert og styrt? Hvordan styres kvaliteten? o Hvilke kvalitetsmål brukes? o Hvilke rutiner, retningslinjer og prosedyrer er satt? o Hvilke redskaper bruker kommunen for å vurdere kvaliteten på tjenestene (brukerundersøkelser, objektive kvalitetsindikatorer osv.)? o Med hvilken ressursinnsats og kompetanse blir tjenestene levert? Hvilket samsvar er det mellom målsettinger og praksis (resultater) og hvordan rapporteres dette? Hvilke utfordringer har kommunen i forhold til samordning av ulike rusforebyggende tiltak? Hvordan er brukeropplevelsen av kvaliteten på tjenestene? forebygging av rusavhengighet se på sammenlignbare kommuner er tilbudet tilstrekkelig? Ved behandling på møtet i november vedtok kontrollutvalget å utvide rapporten innenfor rapportens opprinnelige formål. Det ble derfor på neste møte presentert en oversikt fra revisor over de områder rapporten skulle utvides med, der man også så nærmere på det totale rusverntilbudet i Stavanger. Saksutredning: Utvidet rapport er nå forelagt kontrollutvalget til ny behandling. Rapporten består nå av to deler, der første delen er en beskrivelse av det totale rusverntilbudet, mens den andre delen av rapporten er en vurdering og analyse av boligtildelingen. Revisor har ved utarbeiding av rapporten bl.a. lagt til grunn lovverk og politiske vedtak innenfor området. I tillegg er det i forbindelse med rapportens første del foretatt intervjuer med en rekke sentrale aktører i kommunen og ved SUS for å få klarhet tilbudenes omfang, innhold og antall brukere. Side 1 av 3

Dessuten er det i forbindelse med rapportens andre del foretatt intervjuer med administrasjon levekår, Eiganes og Tasta helse- og sosialkontor, Hundvåg og Storhaug helse- og sosialkontor, rehabiliteringsseksjonen, barnevern og til slutt brukere/pårørende. Samlet oversikt over revisjonskriterier og metode finnes i rapportens vedleggsdel (s 58-62 ). Hovedfunn i rapportens første del; det totale rusverntilbudet i Stavanger: Revisor poengterer det store omfanget av aktører og tiltak på rusfeltet, og stiller spørsmål ved om det blir for fragmentert og for mange aktører. Revisor oppsummerer ved å vise til at kommunen står overfor to nøkkelutfordringer. Den ene er å få oversikt over hva som finnes av aktører og tiltak, og vurdere om dette er tilstrekkelig, og tilpasset brukernes behov. Den andre utfordringen blir å kommunisere dette ut, først og fremst mot brukere og pårørende, men også mot ansatte i kommunen. Hovedfunn i rapportens andre del; analyse av boligtildelingen: Kort oppsummert finner revisor at Stavanger kommune har et variert og differensiert tilbud til rusmisbrukere. Hovedinntrykket fra brukerundersøkelsen i 2009 er at brukerne er meget fornøyd med tjenesten. Kommunen har imidlertid mange på venteliste; pr. september 2010 står 66 rusmisbrukere på venteliste, hvorav 46 er aktuelle nå. Selv om antall rehabiliteringsboliger har økt med 22% fra 2007, står altså likevel mange på venteliste, flere over ett år. Dette har med flere forhold å gjøre, bl.a. er det liten utskifting i boligene. Revisor nevner at det kan være gode grunner for det, da bolig er en avgjørende faktor for å lykkes. Revisor anbefaler derfor at man har tett oppfølging av brukerne for å sikre at det hele tiden er dem med størst behov som får tildelt bolig. I den forbindelse bør kommunen sikre at ventelistene bli bedre styringsredskaper. Kommunens utgifter til rusvern steg markant fra 2007 2009, men kommunen bruker likevel mindre ressurser enn gjennomsnitt av andre storbykommuner. Revisor finner også at det er samhandlingsutfordringer knyttet til bruk av IP (Individuell Plan) og til kommunikasjonen mellom barnevern, NAV, kommune og rusvern. Det vises til selve rapporten for utfyllende opplysninger om funn og anbefalinger. Samlet sett anbefaler revisor kommunen: Å skaffe en oversikt over det eksisterende rusverntilbudet i kommunen, og synliggjøre dette overfor brukere, pårørende og ansatte. Å gjøre ventelistene til bedre styringsredskaper i forbindelse med tildeling av rehabiliteringsboliger. Å se nærmere på praksisen for avviksregistrering på rusfeltet. Å sørge for at alle rusmisbrukere som har behov for Individuell plan får tilbud om det. Rådmannen har kommentert rapporten, og gir bl.a. følgende tilbakemeldinger: Til rapportens første del; det totale rusverntilbudet: Rådmannen støtter revisor i at det er viktig at kommunen har god oversikt over det totale tilbudet. Oversikt over rusvernområdet og synliggjøring via nettsidene vil inngå som et tiltak i kommunes ruspolitiske handlingsplan, som er under oppdatering/revidering. Side 2 av 3

Til rapportens andre del; boligtilbudet: Når det gjelder ventelistene, har kommunen i dag en ordning som man er godt fornøyd med når det gjelder vurdering ved ledige boliger. For at ordningen skal fungere er det vesentlig at man har et bevisst forhold til hvem som til en hver tid er prioritert, noe som vurderes kontinuerlig. Man vil også arbeide med å finne beste funksjonalitet i fagsystemet for å registrere om boligbehovet er nå eller i framtiden. Når det gjelder anbefalingen vedr. avviksregistreringen nevner rådmannen at det gjennom flere år har vært arbeidet systematisk med dette innenfor levekårsområdet. Rustjenesten har imidlertid ikke hatt det samme fokus på avviksregistrering som pleie- og omsorgstjenesten. Rådmannen vil derfor iverksette tiltak for å øke bevisstheten rundt dette. Til slutt kommenteres det bl.a. at kommunens tekniske verktøy for utarbeiding av IP-planer for rusmisbrukerne ikke er optimalt. Kommunen vil derfor bl.a. innføre elektronisk IP, noe som vil medføre en opplæringspakke som også omfatter rollen som plankoordinator. For utfyllende informasjon om rådmannens kommentarer vises til den vedlagte rapportens side 9-11. Kontrollutvalget har ansvar for at bystyrets vedtak i forbindelse med behandling av gjennomført forvaltningsrevisjon følges opp. Rapporten inneholder ingen lovbrudd som må rettes snarest, men kommer med anbefalinger til kommunen. Det foreslås at administrasjonens oppfølging av rapportens anbefalinger følges opp ca. 3 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret. Kontrollutvalget innstiller direkte til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Stavanger slutter seg til de anbefalinger som går fram av den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Tilbudet til utsatte grupper (rusvern), og tar rapporten til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp i løpet av våren 2011, ca. 3 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret. SANDNES, 12.01.2011 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Side 3 av 3