SAKSLISTE Styre/råd/utvalg: Møtested: Kommunehuset Møtedato: 28.01.2014 Tid: 12:30 Det innkalles med dette til møte i Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 14/1 14/78 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 14/2 14/41 LEDER AMU 2014 14/3 14/42 VELFERDSMIDLER 2014 14/4 13/62 BRUK AV BHT RESSURSER 2013 14/5 14/43 BRUK AV BHT RESSURSER 2014 14/6 13/711 FRAVÆR 2013-2. OG 3 KVARTAL Sakene er utlagt på Kommunehuset fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til sekretæren, tlf. 32711400. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Prestfoss, 23.01.2014 Jens Sveaass (sign.) rådmann 1
Sak 1/14 Arkivsaknr.: 14/78-2 Løpenr.: 314/14 Arkivnr.: MØTE 033 Saksbeh.: Siri Skare 28.01.2014 AM-14/1 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Rådmannens forslag til vedtak: Møteprotokollen fra møtet den 25.11.2013 godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll av 25.11.13 SIDE: 2
Sak 2/14 Arkivsaknr.: 14/41-1 Løpenr.: 185/14 Arkivnr.: 033 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud 28.01.2014 AM-14/2 LEDER AMU 2014 Rådmannens forslag til vedtak: Leder i AMU 2014: Jens Sveaass Nestleder i AMU 2014: Toril Marlene Staxrud Vedlegg: Oversikt sammensetning av arbeidsmiljøutvalget 2011-2015 Saksutredning skal bestå av 5 personer fra arbeidstakersiden og 5 personer fra arbeidsgiversiden. Arbeidstakersiden hadde leder og nestleder i utvalget i 2013, og det er arbeidsgiversiden som skal ha lederfunksjonene i 2014. Forslag til leder og nestleder er som følgende: Leder i AMU 2014: Jens Sveaasss Nestleder i AMU 2014: Toril Marlene Staxrud SIDE: 3
Sak 3/14 Arkivsaknr.: 14/42-1 Løpenr.: 188/14 Arkivnr.: 450 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud 28.01.2014 AM-14/3 VELFERDSMIDLER 2014 Rådmannens forslag til vedtak: Velferdsmidler for 2014 fordeles som følgende: Prosjekt Holmenkollstafett kr. 5 000,- Sommerfest kr. 20 000,- Vedlegg: Søknad med vedlegg fra kommunens joggegruppe. Saksutredning Det ble av AMU i 2012 bestemt at felles julebordsfeiring utgår pga. dårlig oppmøte over noen år, og erstattes av en sommerfest med litt mer midler enn tidligere. Fra 2012 ble julebord arrangert på den enkelte arbeidsplass. I 2012 og 2013 var kommunen med i Holmenkoll stafetten og det ble en suksess på tvers av sektorene. Kommunen klarte å stille et lag og hvis kommunen klarer å stille med flere lag er dette ønsket utifra bla. folkehelseprinsippet. I kjølevannet av Holmenkollstafetten er det opprettet en treningsgruppe som trener sammen hver torsdag etter arbeidstid (kl. 15.30). Dette er løpetrening og den er åpen for alle som vil bli med. Det er ujevnt nivå på deltakerne i gruppa og alle hensyntas. Oppstart i denne treningsgruppa for 2014 er torsdag 9. januar. De som står for arrangering av løpetrening søkte i fjor om midler til å dekke noe av utgiftene til deltakelse i Holmenkollstafetten, utgifter til påmelding og noe til transport, noe som ble avslått fra AMU. Representantene fra Sigdal kommune endte med å betale dette selv. Forslag for fordelig av Velferdsmidler 2014 er derfor som følgende: Prosjekt Holmenkollstafett kr. 5 000,- Sommerfest kr. 20 000,- SIDE: 4
Sak 4/14 Arkivsaknr.: 13/62-4 Løpenr.: 193/14 Arkivnr.: 440 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud 28.01.2014 AM-14/4 BRUK AV BHT RESSURSER 2013 Rådmannnens forslag til vedtak: Redegjørelse for bruk av ressurser i 2013 tas til etterretning. Vedlegg: Årsrapport Sigdal kommune 2013 fra BHT Saksutredning Hvert år legges det frem en plan for hvordan ressurser via Bedriftshelsetjenesten er tenkt brukt for inneværende år. Tidligere har det vært etterspurt fra AMU hvordan ressursbruken faktisk er brukt. Denne oversikten begynte vi med i 2011. I 2013 ble ressurser fra Bedriftshelsetjenesten brukt som vist i vedlegget. SIDE: 5
Sak 5/14 Arkivsaknr.: 14/43-1 Løpenr.: 195/14 Arkivnr.: 440 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud 28.01.2014 AM-14/5 BRUK AV BHT RESSURSER 2014 Rådmannens forslag til vedtak: Bruk av BHT ressurser 2014 tas til orientering. Vedlegg: Handlingsplaner fra BHT Saksutredning ønsker en redegjørelse for hvordan Bedriftshelsetjeneste (BHT) ressursene blir brukt hvert år. Bedriftshelsetjenesten består i dag av deltidsansatte som jobber onsdag, torsdag og fredag. Personalsjefen har mottatt handlingsplaner for virksomheter som har fått dette av BHT. I tillegg en redegjørelse for hvordan ressursene benyttes i 2014. Faste årlige tiltak for hele kommunen: 1 2 Tiltak: Sykefraværsoppfølging; 12 Oppfølgingsutvalgsmøter, m innkallinger, for- /etterarb Pliktig helseovervåkn utsatte grupper (feier, renseanlegg, vaktmester hver 3 år) 3 Deltagelse/planl HMS møter AMU møter 6 møter Verneomb forum 6 møter AKAN AMU møter Pleie- og omsorg 6 møter+ referat 4 Bistand ved kartlegging arbeidsmiljø SIDE: 6
Sak 5/14 Virksomheter som ønsker handlingsplaner må selv ta kontakt med Sigdal- og Krødsherad bedriftshelsetjeneste. Dersom virksomheter har ønske om tiltak må dette tas opp med Bedriftshelsetjenesten. Bedriftshelsetjenesten har fått ny e-post adresse: post@sigdalbht.no I tillegg til det som kommer frem av oversikten er Bedriftshelsetjenesten tilgjengelig for akutt problematikk som oppstår gjennom året. Eksempler på dette kan være arbeidsmiljøproblematikk, rusproblemer, pålegg fra arbeidstilsynet etc. SIDE: 7
Sak 6/14 Arkivsaknr.: 13/711-4 Løpenr.: 259/14 Arkivnr.: 461 &14 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud 28.01.2014 AM-14/6 FRAVÆR 2013-2. OG 3 KVARTAL Rådmannens forslag til vedtak: Fraværsstatistikk for 2. og 3. kvartal 2013 (NAV) tas til orientering. Saksutredning Konklusjon: Grunnet stor usikkerhet rundt fraværstallene fra eget personalsystem, er det bestemt av AMU at kommunen foreløpig kun rapporterer på tallene fra NAV. Legemeldt fravær 2. kvartal 2013 er på 5,6% (1. kvartal var 6,8%) og legemeldt fravær 3. kvartal 2013 er på 5,8%. Det har gått ned med 1 prosentpoeng fra 1. kvartal 2013. 26,4% av de sykemeldte i 2. kvartal 2013 var gradert sykemeldt og 28,9% av de sykemeldte i 3. kvartal 2013 var gradert sykemeldt. Bakgrunn: Grunnet usikkerhet rundt kommunens egen fraværsrapportering og innrømmelse fra EVRY at det ikke fungerer som det skal, har kommunen i AMU bestemt å foreløpig forholde seg kun til fraværsstatestikk som er legemeldt fravær til NAV. Offentlige rapporter Med den offentlige statistikken kan vi sammenligne oss med andre kommuner og landsgjennomsnittet. Statistikken fra NAV viser det legemeldte fraværet. NAVs statistikk for 2. of 3. kvartal 2013: Det legemeldte fraværet for 2. kvartal viser et samlet fravær på 5,6 %, og for 3. kvartal er fraværet på 5,8%. Landsgjennomsnittet totalt for 2. kvartal er på 5,1 % og for 3. kvartal er den på 5,5%. Landsgjennomsnittet for kommunal virksomhet er i 2. kvartal på 6,9% og for 3. kvartal SIDE: 8
Sak 6/14 på 7,0%. Fraværet fordelt på varighet i 2. kvartal viser det høyeste fraværet er i 8 uker 20 uker (2,3 %) og over 39 uker (1,2 %). Fraværet fordelt på varighet i 3. kvartal viser det høyeste fraværet er i 8 uker 20 uker (1,7 %) 30 uker 39 uker (1,6%). Aldersgruppen som har mest fravær fordeler seg slik i 2. og 3.. kvartal 2013: Aldersgrupper: 2/11 3/11 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 2/13 3/13 16-20 0,4% 0,0% 0,0% 3,4% 0,7% 0,9% 3,5 % 2,4% 4,0% 21-29 1,6% 3,6% 2,3% 5,5% 4,7% 4,9% 5,8 % 3,6% 3,4% 30-39 6,0% 9,1% 8,0% 7,7% 8,1% 5,8% 6,2 % 4,0% 3,8% 40-49 6,0% 6,2% 10,8% 10,3% 7,1% 8,7% 6,3 % 8,6% 4,4% 50-59 5,0% 5,9% 4,1% 2,4% 6,1% 6,7% 6,5 % 4,6% 8,6% 60-69 7,5% 5,6% 6,9% 1,3% 3,4% 6,5% 10,2% 6,1% 6,5% Dette viser at for 2. kvartal var det høyeste fraværet når vi ser på prosentpoeng i aldersgruppen 40-49 år, fulgt av 60-69 år og 50-59 år. For 3. kvartal viser det høyest fravær sett i prosentpoeng i aldersgruppen 50-59 år, fulgt av 60-69 år og 40-49 år. Fraværet mellom kvinner og menn fordeler seg slik for 2. og 3. kvartal 2013: Kjønn: 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 2/13 3/13 Kvinner 7,2% 6,0 6,2% 6,5% 6,3 % 5,7% 6,2% Menn 2,9% 2,5 4,8% 7,6% 9,4 % 5,1% 3,8% Fordelingen av fravær mellom yrkesgruppene i 2. og 3. kvartal 2013: Yrkesgrupper: 2/12 3/12 4/12 1/13 2/13 3/13 Administrative ledere: 6,4% 3,0% 2,3% 6,4 5,9 Akademiske yrker 3,0% 5,7% 9,6% 6,4 3,0 Yrker med kortere høyskole- og 2,0% 2,8% 5,3% 3,0 5,7 universitet utd. og teknikere Kontor og kundeservice yrker: 0,0% 0,0 2,7% 0,0 0,0 Service og omsorgsyrker: 6,9% 8,7 9,0% 6,9 8,7 Prosess- og maskinoperatører, 0,0% 2,0 2,8 transportarbeidere mv. Yrker uten krav til utdanning: 20,4% 10,2 6,3% 20,4 10,2 Fordelingen av fravær i organisasjonsenheten for 2. og 3. kvartal 2013: Enheter: 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 2/13 3/13 Helse- og sosial 7,5% 6,3% 8,2% 7,7% 7,9 % 6,0% 5,8% Kultur 0,0% 2,2% 3,1% 5,6% 0,8 % 0,9% 1,4% Landbruk 1,4% 0,0 0,0% 6,9% 0,0 % 1,4% 5,4% Oppvekst 5,2% 3,8% 3,2% 6,8% 6,9 % 6,3% 7,8% Sentraladministrasjon 4,7% 7,0% 2,6% 0,2% 1,4 % 3,6% 3,4% Teknisk 6,9% 5,5% 0,1% 2,3% 3,8 % 2,7% 1,1% 26,4% av de sykemeldte i 2. kvartal 2013 var gradert sykemeldt. 28,9% av de sykemeldte i 3. kvartal 2013 var gradert sykemeldt. SIDE: 9
Sak 6/14 Vurdering: Ved å ta med offentlige rapporter inn i fraværsrapporteringen vil vi ikke få totaloversikt ned på hver enkelt avdeling, men vi kan få sammenlignet oss med andre kommuner og se hvordan vi ligger an der. Vi kan også sammenligne oss med landsgjennomsnittet. SIDE: 10