Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 BYGLAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET Møte nr. 03/15 MØTEBOK Dato: Onsdag 14.10.2015 kl. 09.00-10.00 Stad: Kommunehuset, formannskapssalen Tilstade: Hallvard Lauvdal, leiar Olav Lidtveit Marit Taksdal Sigmund Lien Knut A. Austad (1. vara) Åse Heistein hadde forfall Dessutan møtte: Konstituert revisjonssjef Tommy Pytten Steinar Risinggård Utvalssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste: SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 07/15 KOMMUNEREKNESKAPEN FOR 2014, BYGLAND KOMMUNE SAK 08/15 ASYLMOTTAK GJENNOMGANG AV REVISOR SAK 09/15 OPPSUMMERINGSNOTAT Referatsaker: R 02/15 Melding om uavhengnad frå revisor R 03/15 Engasjementsbrev frå revisor R 04/15 Protokoll frå Setesdal Revisjonsdistrikt IKS R 05/15 Møtebøker frå styret i Agder Sekretariat Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Kvinesdal, 14.10.2015 Agder Sekretariat Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær Utskrift sendes: Kontrollutvalets medlemmer og 1. varamedlem, ordførar, rådmann, revisor, Jorunn S. Tveiten og Setesdølen 2
Møtebok 14. oktober 2015 Bygland kontrollutval SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboka frå møte 2. juni 2015 vert godkjend. SAK 07/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 1. Kontrollutvalet tilrår ein budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 på kr. 707 831. 2. Kontrollutvalet sitt vedtak skal i medhald av 18 i Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 07/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 Vedlegg: 1. Agder Sekretariat, styret sak 06/15 2. Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, revisjonssjefen sitt framlegg til budsjett for 2016. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal etter 18 i forskrift om kontrollutval utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heiter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalets og revisjonens samla verksemd. Kontrollutvalssekretariatets budsjettframlegg Driftstilskotet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalet, frå sakshandsaming til utsending av innkallingar og utskrifter, samt arkivhald med meir. Styret i Agder Sekretariat handsama budsjettet i møte 2. september 2015 og legg i sitt budsjett opp til at driftstilskotet frå kvar av eigarkommunane vert kr 120.000 for 2016. Kommunerevisjonens budsjettframlegg Sekretariatet har motteke revisjonssjefen sitt framlegg til budsjett frå Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for 2016. 3
Kontrollutvalet sine utgifter Ifølge forskrifta skal utgifter til kontrollutvalets samla verksemd være ein del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligare er det en eigen post i budsjettframlegget til dekning av utvalet sine utgifter. Dette gjelder bl.a. møtegodtgjering, reiseutgifter, kurs mm. Vidare gjer ein framlegg om å auke beløpet for Andre konsulenttenester til kr 70.000. Budsjettframlegget: Det framlagde budsjettframlegg for kontroll og tilsyn bygger på Førre års budsjettramme Framlegg til budsjett for Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for 2016 Vedteke budsjett for Agder Sekretariat for 2016 Tilskot til revisjonsdistrikt Kommunen sin del av sekretariatstenester Kontrollutvalets utgifter : Budsjettframlegg 2016 Vedteke budsjett 2015 Vedteke budsjett 2014 Kr. 487 831 Kr. 464 865 Kr 455 505 Kr 120 000 Kr. 117 000 Kr. 114 000 Møtegodtgjersle :m.m. Kurs og andre utg. Andre konsulenttenester Kr 70.000 Kr 70.000 Kr 70.000 Totalbudsjett Kr 707 831 Kr. 681 865 Kr. 669 505 Framlegg til vedtak: 1. Kontrollutvalet tilrår ein budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 på kr. 707 831. 2. Kontrollutvalet sitt vedtak skal i medhald av 18 i Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret. SAK 08/15 ASYLMOTTAK GJENNOMGANG AV REVISOR Knut A. Austad ynskte er vurdering av om han var ugild i saka. Utvalet var samrøystes samd i at han ikkje var ugild. Kontrollutvalet tek utgreiinga frå revisor til etterretning. 4
Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 08/15 ASYLMOTTAK Gjennomgang av revisor Vedlegg: Brev frå Setesdal Revisjonsdistrikt, datert 30.06.2015 Bakgrunn: I brev frå Bygland kommune, v/ ordførar Leiv Rygg, datert 20.01.2015, kom det fram eit ønske om at kontrollutvalet gjorde ein formell gjennomgang av saka omkring drift av asylmottak på Verksmoen i Bygland slik Fylkesmannen i Aust-Agder hadde bede om. Kontrollutvalet gjorde i møte 4. mars 2015 slikt vedtak i saka: «Kontrollutvalet vil be Setesdal Revisjonsdistrikt IKS om å gjera ei utgreiing av kommunen si sakshandsaming omkring drift av asylmottak på Verksmoen i Bygland.» I brevet frå Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, datert 30.06.2015, gjer revisor greie for gjennomgangen av saka, og skriver: «Setesdal Revisjonsdistrikt IKS har etter anmodning fra kontrollutvalget gjennomført en formell gjennomgang av saken. Vi har på selvstendig grunnlag vurdert om det foreligger brudd på kommunelovens bestemmelser. Vi har også vurdert om det foreligger brudd på kommunens delegasjonsreglement. Vi har ikke funnet grunnlag for å reise kritikk av selve saksbehandlingen. Vi vil imidlertid påpeke viktigheten av å sikre tilfredsstillende oversikt over gjeldende reguleringsbestemmelser i kommunen.». Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet tek utgreiinga frå revisor til etterretning. SAK 09/15 OPPSUMMERINGSNOTAT Notatet vert teke til orientering. Notatet vert lagt fram i første møte i nytt kontrollutval. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen Sak 09/15 Oppsummering av kontrollutvalet sitt arbeid i valperioden 2011-2015 5
Vedlegg: Notat frå Agder Sekretariat Agder Sekretariat har laga ei kort oppsummering av kontrollutvalet sitt arbeid i denne valperioden basert på årsmeldingane for årene 2011-2014 samt dei saker som har vært handsama i 2015. Forslag til vedtak: Notatet vert teke til orientering. Notatet vert lagt fram i første møte i nytt kontrollutval. Referatsaker: Desse sakene vart referert og teke til orientering: (R 02/15 og R 03/15 vert også referert i neste møte i nytt utval) R 02/15 Melding om uavhengnad frå revisor R 03/15 Engasjementsbrev frå revisor R 04/15 Protokoll frå Setesdal Revisjonsdistrikt IKS R 05/15 Møtebøker frå Agder sekretariat Eventuelt 6