1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 5. mars 2009, kl 09.00-11.30 Sted: Hovedbygget, aud H2 - Attestanter var.lønn og reiseregninger - Sentral lønnstjeneste
2 Agenda : Pagaweb-ansatteregistrering erfaringer fra piloten SVT, - og plan for videre utrulling til ansatte Lønnsprosessen Bevisstgjøring av brukerstøtte-rollen Reiser i utlandet Ny avtale fra 1.3.2009 Reiser i Norge Nye satser fra 1.3.2009 Tilskudd-Stipend i arbeidsforhold Rutiner Merverdiavgift Rutiner for reiseregninger Innspill fra nettverket Paga-web: - registreringsinfo/-detaljer Eventuelt
3 Status Lønnsprosessen Desentral registrering i PAGAweb Alle enheter er på desentral registrering Runder med videreopplæring våren 2009 Ansatte får tilgang til PAGAweb i løpet av våren 2009 SVT-fakultetet er pilot og ansatte får opplæring i løpet av mars Erfaringer så langt Vi lager en plan for opplæring Møter med innføringslederne før påske Informasjonsfolder norsk/engelsk Informasjonsmøter pr. fakultet
4 Bevisstgjøring av rollene Brukerstøtterollen Fra registrerer til brukerstøtte Skape gode opplevelser for brukerne Trygghet for attestantene i møte med brukerne Kurs i service for alle attestantene
5 REISER i UTLANDET - endret avtale fra 1.3.2009 Nettverksmøte var.lønn og reiseregninger 05.03.2009 Inger H Talberg
6 Reiser i utlandet endret avtale fra 1.3.2009 med overnatting Se http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/reiser/lover Viktigste endringene Reiser med overnatting: - Ulegitimert nattillegg er fjernet - Overnatting SKAL dekkes kun etter originalbilag begrenset oppad til bestemte grenser for hvert enkelt land Max refusjon. - Ved overnatting i annet land på veg til oppdragsstedet SKAL det dekkes overnattingsutgifter etter regning for overnattingsstedet.
7 Reiser i utlandet endret avtale fra 1.3.2009 (forts) Viktigste endringene: (forts) - NATTILLEGG - Overstiger utgifter til overnatting den maksimale nattsatsen, kan nattsatsen i særskilte tilfeller overskrides, men det SKAL da gis en begrunnelse for overskridelsen på reiseregningen. - Maksimalsatsene for hvert enkelt land skal ikke reduseres ved sammenhengende opphold over 28 døgn.
8 Reiser i utlandet - Kompensasjon for overnatting utenfor hjemmet fra 1.3.2009 Formål: Godtgjørelse for å være borte fra hjemmet Kompensasjonstillegg på kr 400,- ved tjenestereiser i utlandet. - skattepliktig - ikke feriepengeberettiget - ikke pensjonspliktig Godtgjørelsen gis for hele døgn og for påbegynte døgn på 12 timer og mer. - hvis reisen varer mindre enn ett døgn, gis godtgjørelsen hvis fraværet varer på 12 timer eller mer.
9 Reiser i utlandet endret avtale fra 1.3.2009 10 Kompensasjon for reisetid Viktigste endringene: Godtgjørelse for reisetid utenom ordinær arbeidstid er økt fra 15 til 30 minutter pr reisetime. Reise mellom flere forretningssteder regnes som reisetid. Tid som tilbringes på hotell og lign regnes ikke som reisetid.
10 REISER i Norge - endret avtale fra 1.3.2009 Nettverksmøte var.lønn og reiseregninger 05.03.2009 Inger H Talberg
11 Godtgjøring for reiser før 1.3.2009 Registrering av reiseregninger i Pagaweb: Tjenestereiser som startet før 1.3.2009 registreres som før da lønnssystemet kun har gjeldende satser pr 28.2.09 inntil nærmere beskjed. Det HASTER likevel med å få registrert disse reiseregningene i Pagaweb, da gjeldene satser fra 1.3.2009 vil bli oppdatert i løpet av mars. Reiseregninger som gjelder tjenestereiser før 1.3.2009 og som leveres etter at Pagaweb er oppdatert med satser og endringene gjeldende fra 1.3.2009, må disse sendes Lønnstjenesten for registrering. Nærmere beskjed om Pagaweb-oppdateringen vil bli gitt fra Lønnstjenesten.
12 Godtgjøring for reiser fra og med 1.3.2009 Registrering av reiseregninger i Pagaweb: Tjenestereiser som starter etter 1.3.2009 kan først registreres i Pagaweb når systemet er klarert for de nye endringene. Dette ventes utført i løpet av mars. Registrering av reiseregninger vedrørende utland må derfor ikke foretas før nærmere beskjed fra Lønnstjenesten. Til ATTESTANTER VAR.LØNN og REISEREGNINGER! Hvis behov for utbetaling før tilpasningene i Pagaweb er utført, må reiseregningene oversendes Lønnstjenesten for registrering.
13 Reiser i Norge - endringer fra 1.3.2009 Nye satser: Ulegitimert dagdiett Ulegitimert døgndiett Bruspenger Grensen for legitimerte overnattingsutgifter Måltidsfradrag for dagdiett Satser uendret for: - Ulegitimert nattillegg - Skyssgodtgjørelse
14 TILSKUDD-/STIPEND i arbeidsforhold Nettverksmøte Var.lønn og Reiseregninger 5. mars 2009 v/ Inger H Talberg
15 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold Gjelder utbetaling til ansatte som gjelder: - Forskningstermin/-tilskudd, forskningsstipend - Faglige tilskudd, reisestipend Se Statens reiseregulativ, se 1 pkt 2, dep.kommentarer: Særavtalen gjelder ikke stipendreiser. ----- Avklaring om behandlingen og utbetalingskravene vedrørende tilskudd/stipend i arbeidsforhold, må være tatt senest på tildelingstidspunktet og meddelt mottaker.
16 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - NTNUs retningslinjer - Utbetaling - rutinebeskrivelse NTNUs retningslinjer vedrørende støtte til utenlandsopphold under forskertermin, se http://www.ntnu.no/administrasjon/avdelinger/personal/forskertermin_re tningslinjer.htm Rutinebeskrivelse Utbetaling av tilskudd/stipend, se http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/reiser/tilskuddstipend Sentrale bestemmelser: - Skatteplikten hjemlet i skattelovens 5-1, 1. legg - Trekkreglene hjemlet i skattebetalingslovens forskrift av 21.12.2007 nr 1766, 5-6-11
17 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - Krav til utbetaling og - oppgjør Utbetalings- og oppgjørskravene må gjøres kjent for mottaker (den ansatte) senest på tildelingstidspunktet. Krav til utbetalingen: - Arbeidstaker dokumenterer bruken av tilskuddet, - anbefaler å bruke utarbeidet oppgjørsskjema, se http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/reiser/skjemabank - Trekk- og skatteplikten bortfaller KUN når tilskuddet har gått til å dekke nødvendige reelle merutgifter. Dokumentasjonskravet for trekk-/skattefri utbetaling er arbeidstakers ansvar.
18 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - trekkplikt for arbeidsgiver / (- skattepliktig med fradragsmulighet ved ligningen) Hovedregel: Stipend i arbeidsforhold er skattepliktig inntekt når: Nær sammenheng mellom utført arbeid og den fordel som er oppnådd, at det er naturlig å se stipendiet som en fordel vunnet ved arbeid. Stipend utbetales som personlig understøttelse. Trekkpliktig stipend innrapporteres i lønns- og trekkoppgavens kode 161-A.
19 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - Betingelser for trekkfritak Stipend skal dekke reelle merutgifter som er nødvendig av hensyn til jobben (formålet med tilskuddet/stipend) Beløpet skal kun dekke reelle merutgifter som påløper ved utøvelsen av formålet for stipend, for eksempel reise, opphold og lign. jobbrelaterte utgifter. Arbeidsgiver ikke har grunn til å tro at beløpet gir arbeidsvederlag / overskudd. Arbeidstaker utarbeider en endelig oppgave med nødvendig dokumentasjon som viser hva utgiftene virkelig har beløpt seg til etter at oppholdet er avsluttet. Trekkfri stipend innrapporteres i lønns- og trekkoppgavens kode 818.
20 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - Attestasjon og utbetaling Grunnlaget: Tildelingsbrev /-betingelser for tilskudd/stipend mv. (Utarbeides ved bevilgende enhet) Ved forskuddsutbetaling skal bilaget vedlegges kostnadsoverslag, evt. tildelingsbrev som dokumentasjon. Arbeidstakers endelig oppgave med nødvendig dokumentasjon av utgiftene. Oppgjørsskjema finner du her: http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/reiser/skjemabank Nødvendig dokumentasjon av reelle merkostnader (reise, opphold, og lign. jobbrelaterte utgifter). Kvitteringer og evt. annen bekreftelse som spesifiserer merkostnadene. Forskuddsbeløpet skal påføres oppgjørsbilaget.
21 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - Arbeidstakers dokumentasjon og spesifikasjon Vilkår for arbeidsgivers vurdering om trekkfritak ved utbetaling, er at arbeidstakers dokumentasjon ikke gir grunn til å tro at tilskuddet/stipendet gir overskudd /-ingen form for arbeidsvederlag som dekker private formål. Uten tilstrekkelig spesifikasjon og bekreftelse vil beløpet bli trekkpliktig. Arbeidsgivers vurdering er uavhengig av om skattyter gis fradragsrett ved ligningen.
22 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - Attestasjon og utbetaling Kontroll og vurdering av trekkplikt: Betingelser ved tildelingen gir rammen for vurdering og kontroll. Forskuddsutbetaling kontrolleres med hensyn til beløpets størrelse. Kostnadsoverslaget gir grunnlag for attestantens vurdering av trekkfritak og overskudd (trekkpliktig) del. Arbeidstaker skal levere endelig regnskapsoppsett med nødvendig dokumentasjon etter avsluttet opphold. Endelig oppgjør kontrolleres og vurderes i henhold til arbeidstakerens dokumentasjon av de reelle merutgiftene. Hvis betingelser for trekkfritak er oppfylt, vil stipendet bli trekkfritt, helt eller delvis. - Hvis ikke tilstrekkelig dokumentasjon er utbetalingen trekkpliktig. Forskuddsutbetalt beløp skal påføres oppgjørsbilaget og gir fradrag ved endelig oppgjør.
23 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - Eksempel på vurderingsalternativ under utenlandsopphold 1) Arbeidstaker har ingen forsørgerbyrde. 2) Arbeidstaker har forsørgerbyrde (familie/husstand) både i Norge og i utlandet under oppholdet. 3) Arbeidstaker har med hele familien/husstanden til utlandet.
24 Tilskudd/stipend i arbeidsforhold - Vurdering av merkostnader ved utenlandsopphold Vurdering av merkostnader vedrørende: - Kost og reise foretas ut fra de ulike alternativene. - Bolig foretas ut fra arbeidstakers dokumentasjon og spesifikasjon av reelle merkostnader, dvs. bokostnader påløpt under utenlandsoppholdet, sammenlignet med de bokostnader som arbeidstaker normalt har i Norge. - Skole, barnehage, mv foretas ut fra sammenlignede utgifter som arbeidstaker normalt ville hatt i Norge. - Utstyr, innbo, og lignende foretas ut fra formålet og begrunnelse. - Andre utgifter (språkkurs, arbeidsreiser mv) som understøtter tilskuddets formål. - Hvis tilskuddet går med til dekning av private-/personlige understøttelse, vil dette alltid være trekkpliktig.
25 Eventuelt: ELKOM-beskatning og registreringsprosedyrer Økonomiportalen oppdatering i gang for Lønn/Reise MVA-behandling for reiseregninger på eksternfinaniserte prosjekt. Diverse info til nettverket Kurstilbud våren-09: Arbeid i utlandet 17.3.2009 Utlendinger i Norge 18.3.2009 Lønn-Innføring 23.-25.3.2009 Reise- og oppholdsutgifter 20.-21.4.2009 Regnskapsposteringer lønn (april/mai-09) Neste nettverksmøte 7.5.09, sted?
26 ELKOM-beskatning ELKOM-tjenester med skriftlige avtaler registreres som fast forskuddstrekk ved lønnsutbetaling månedlig. Oppstart fra og med 2009. - Endelig avregning av skattetrekkgrunnlaget blir foretatt som tidligere på november-lønn. Rutine for ELKOM-avtaler: - registrering, oppfølging og kontroll: Utførende: Att. Fastlønn (evt. ELKOM-kontakten?) - Tilgang/Endring/Avgang av fast forskuddstrekk registreres i henhold til inngått avtale og antall abonnement. 1 ab kr. 333,- 2 (eller flere) ab kr 500,- Pagaweb: Blankett Andre meldinger - Faste-tillegg/-trekk Utførende: Att. Variabel lønn og reiseregninger (evt. ELKOM-kontakten) - Kontroll og oppfølging av betalt godtgjørelse og endelig avregning for beskatning.
27 Økonomiportalen Lønnsprosessen http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/prosess/nettverksmoter Om Lønnsprosessen Nettverksmøter Møtereferat fra 2007 dato + foiler Nettverksoversikt Oppdatert pr 4.3.09 Rutinebeskrivelse Lønnsprosessen (ikke oppdatert) Tilskudd/Stipend http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/reiser/tilskuddstipend (oppdatert i hht foiler i dag)
28 Merverdiavgift Reiseregninger A) - Prosjekter med fradragsrett for MVA B) - EU-finansierte prosjekter Nettverksmøte for attestanter var.lønn.reiseregninger 05.03.2009 v/ Inger H Talberg
29 Merverdiavgift Reiseregninger A) - Prosjekter med fradragsrett for MVA Gjelder godtgjørelse knyttet til prosjekt *) som har rett til å fradragsføre mva Persontransport ( 8%) Hotellovernatting ( 8%) *) Eksternfinanisierte forskningsprosjekter, dvs. prosjekt i 3.- serien, - men ikke alle! (- og noen på 5..-serien) Lokal prosjektstøtte (LP-rollen) og Attestant Var.Lønn.Reise må være i dialog for avklaringer på hvilke prosjekter dette gjelder. For mer detaljer, se Økonomiportalen-Regnskap-Merverdiavgifthttp://www.ntnu.no/eksternweb/multimedia/archive/00009/Persontransport_og_ho_9429a.pdf
30 Merverdiavgift Reiseregninger A) - Prosjekter med fradragsrett for MVA Utfører: Attestant VarLønnReise - Sum beløp for refusjon persontransport og/eller hotellovernatting skal konteres slik: - Art 7121- Reiseutgifter med fradrag for mva. (TT-kode 1282) - Andre godtgjørelser og refusjoner konteres slik: - Art 7131 Tjenestereiser ansatte Reiseregningen i Pagaweb, se egen registrerings- og kontrollprosedyre.
31 Merverdiavgift Reiseregninger A) - Prosjekter med fradragsrett for MVA Prosedyrer for reiseregningen i PAGAweb Utfører: Attestant VarLønnReise - Sum reisegodtgjørelse minus utlegg til persontransport og hotellopphold konteres: - Art 7131 Tjenestereiser ansatte - Sum utleggsrefusjon til persontransport og hotellopphold konteres til: - Art 7121 Reiseutlegg med fradrag for mva. MERK! Konteringsspesifikasjonen MÅ oppgis slik i feltet Merknader : 7121 MVA+ beløp / 7131
32 Merverdiavgift Reiseregninger B) - EU-finansierte prosjekter EU godtar ikke for utgifter som er knyttet til indirekte kostnader som merverdiavgift i Norge og andre land. Reiseregninger som inneholder slike avgifter må derfor posteres i regnskapet til egen konto/art (7794). EU krever at alle indirekte avgifter skal være spesifisert og dokumentert ved bilag.
33 Merverdiavgift Reiseregninger B) - EU-finansierte prosjekter Utfører: Attestant VarLønnReise - Gjelder alle reiseregninger knyttet til prosjektnr 62 -serien. - (Noen EU-prosjekter godtar indirekte kostnader som merverdiavgift og lign. Avklares med EU-prosjektstøtten ved enheten.) Følgelig må alle reiseregninger som inneholder kvitteringer hvor det fremgår merverdiavgift og lignende kostnader (uansett type utlegg) summeres særskilt og posteres til egen art (7794). - Gjelder alle utlegg (uansett type) hvor kvittering er spesifisert for betalt merverdiavgift og lign. i Norge og fra andre land.
34 Merverdiavgift Reiseregninger B) - EU-finansierte prosjekter Prosedyrer for reiseregningen i PAGAweb Utfører: Attestant VarLønnReise - Utleggsrefusjon og annen godtgjørelse uten avgifts-beløp konteres: Art 7131 Tjenestereiser ansatte (sum reiseregning uten MVA-utlegg ) - Det er selve MVA-beløpet som skal konteres til: Art 7794 EU-prosjekter MVA (sum kun spesifisert MVA-beløp og lign. ) MERK! Konteringsspes. for EU-prosjekt MÅ oppgis slik i feltet Merknader : 7794 EU + mva.beløpet / 7131
35 Merverdiavgift -Reisregninger MERK feilen! Reiseregningens felt MVA (PAGAWEB) må ikke brukes, da dette innehar en feil som gjør at utleggslinje slettes og dermed ingen utbetaling. (Dette gjelder inntil nærmere beskjed om retting er foretatt) Lønnstjenesten 5.3.2009
36 Innspill fra nettverket: Nettverksmøter evaluering/rammer: Tid til pause hvis møtet varer lengre enn 1 time Man bør snakke HØY og TYDELIG i store fora Egne nettverksmøter for VLR og FL foretrekkes Nettverksmøter bør settes opp max 3 timer, med unntak av faglig opplæring Agenda sendes ut i god tid før møtene Alle MÅ bli bedre til å melde aktuelle saker Ompostering av reiseregninger Ompostering av lønn, honorar mv Selvstendig næringsdrivende http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/selvnaring Refusjon av reiseutlegg til ansatte i PAGAweb
37 Diverse info til nettverket: Etablere interne rutiner for oppdatering til - nettverksdeltakelsen i lønnsprosessen Nettverksoversikt, se http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/prosess/nettverksoversikt - BDM- og Attestant- fullmakter, Fullmaktsoversikt, se http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/fullmaktsregister - endring/avgang i PAGA-tilgangsrettigheter (ihht. roller mv) Oversikt systemadm. v/lønnstjenesten. REISEFORSKUDDsbilaget må kun gjelde reise en ansatt. Hvis Gruppe -reise MÅ IKKE bruke Forskuddsskjema-lønn/reise, - Regnskapstjenesten kontaktes for behandling og utbetaling. FORSKUDDSBILAG Sett på kostnadsstedsnr. på Forskuddsbilag lønn/-reise i Merknader - eller Attestant -feltet. Status for innlevering av bilag for 2008? Dekning av besøksreise til hjemmet (- i Norge)
38 PAGAweb - registreringsdetaljer HUSK: Velg riktig arbeidsforhold på personen hvis flere! Må registrere kostnadssted (evt. prosjekt, analyse) i grunnkonteringen på alle nye personer, og deretter kan denne overstyres når bilagene legges inn. Glemmer man dette vil personen ligge uten grunnkontering, og følgelig vil ikke overstyring fungere, og bilaget blir postert i regnskapet uten belastningssted (dvs. feilpostering som krever oppretting) Ha som god vane å Logg-ut av PAGA når den ikke er ibruk.