REFERAT FRA MØTE I OVERORDNET SAMARBEIDSORGAN Møtedato: Fredag 1. juni 2012 kl. 1200-1430 Møtested: Fru Haugans Hotel, Mosjøen Tilstede Representanter fra kommunene: Ordfører Jann-Arne Løvdahl, ordfører Kai Henriksen, rådmann Signar Kristoffersen, ordfører Marit Bye (vara), rådmann Ronald Bjøru (vara). Representanter fra Helgelandssykehuset: Adm.dir Per Martin Knutsen, medisinsk direktør Fred A. Mürer, kommunikasjonssjef/sykepleiefaglig sjef Randi Erlandsen, avdelingsdirektør Venche Abel, avdelingssjef Anne Ingeborg Pedersen, avdelingsdirektør Knut Gullesen (vara). Brukerutvalget: Ernly Eriksen Fylkesmannen i Nordland: Sidsel Haraldsen (vara) For kommunenes forhandlingsutvalg møtte: Grete Bang og Kåre Nordnes Forfall: Ordfører Bjørnar Skjæran Rådmann Anne-Bjørg Aspheim Ordfører Bård Anders Langø. Avdelingssjef Grete Andreassen Kommuneoverlegeforum Helgeland: Kommuneoverlege Kirsten Toft Fylkesmannen i Nordland Fred Muller Ordfører Jann-Arne Løvdahl ledet møtet Referent: Samhandlingskoordinator Ivar J. Kirkfjell Sak 17/2012 Godkjenning av innkalling og saksliste. OSO godkjenner innkalling og saksliste. Sak 18/2012 Referat fra OSO-møte 4. januar 2012 OSO godkjenner innkalling og saksliste.
Sak 19/2012 OSOs vedtekter 2 Oppfølging av sakene 4/2012, 8/2012 og 13/2012. Til saken: - Notat fra Helgelandssykehuset fulgte saken/møteinnkallingen. - Konkrete forslag til endring i Overordnet Samarbeidsorgans (OSOs) vedtekter - utarbeidet av tverrfaglig nedsatt arbeidsgruppe fra kommunene, ble framlagt i møtet. Begge saksutkastene setter fokus på OSOs rolle som samarbeidsarena mellom kommuner og helseforetak på bakgrunn av erfaringer som hittil er vunnet. Helseforetaket ytret ønske om en mer administrativt og helsefaglig sammensetning av OSO tilsvarende Overordnet samarbeidsorgan mellom kommunene i Ofoten-Troms og UNN HF. Parallelt foreslår Helgelandssykehuset å holde fast ved en regelmessig og planlagt dialog mellom politisk nivå i kommunene og styrenivå/administrerende direktør i helseforetaket. Både representantene fra helseforetaket og kommunene ser behov for en opprydding for å få til en funksjonell samarbeidsarena og for å følge opp Samhandlingsreformen. Kommunene og Helgelandssykehuset vil i det nærmeste gi sine forhandlingsutvalg fullmakt til å legge fram et konkret forslag til vedtekter for OSO, herunder oppgaver, sammensetning og arbeidsform. Dette arbeidet bør kunne inngå i foreliggende sluttprotokoll fra forhandlingene om tjenesteavtaler i mai 2012. Her forplikter partene seg til å arbeide videre med bl.a. å utvikle arenaer for framtidig samarbeid mellom kommunene og helseforetaket, og partene vil tilstrebe å legge fram en innstilling innen 30.09.2012. 1. OSO tar notat og forslag til vedtektsendringer fra h.h.v. Helgelandssykehuset og kommunenes forhandlingsutvalg til orientering. 2. Kommunene delegerer arbeidet med å framlegge forslag til OSOs framtidig rolle, sammensetning og arbeidsform til sitt forhandlingsutvalg. 3. Helgelandssykehuset oppnevner tilsvarende arbeidsgruppe for samme formål. 4. Kommunene og Helgelandssykehuset bes tilstrebe å legge fram et omforent forslag til reviderte vedtekter for OSO til neste møte i september 2012 som ledd i oppfølgingen av forhandlingsprotokollen fra mai 2012. Sak 20/2012 Nye tjenesteavtaler Kommunenes og Helgelandssykehusets forhandlingsutvalg legger fram omforente forslag til tjenesteavtaler, h.h.v. avtalene 2, 4, 6, 7, 8, 9 og 10, samt tilhørende sluttprotokoll fra forhandlingene. Forhandlingene var sluttført 9. mai 2012. OSO tar tjenesteavtaler og sluttprotokoll til orientering og anbefaler kommuner og helseforetak å sluttbehandle foreliggende avtaler i nåværende form.
Sak 21/2012 Oppfølging av tjenesteavtaler 3 En arbeidsgruppe nedsatt av partene etter forhandlingene i januar 2012 og sammensatt av representanter fra kommunene og Helgelandssykehuset HF, har arbeidet fram prosedyrer og praktiske tilpasninger til tjenesteavtalene 3 og 5. Gruppen har vær sammensatt slik: - Julia Gruben, Nord-Helgeland - Lill-Inger Reinfjell, Indre Helgeland - Tania Walen, Ytre Helgeland - Grete Bang, Sør-Helgeland - Anne Ingeborg Pedersen, Helgelandssykehuset Mo i Rana - Torbjørg Paulsen, Helgelandssykehuset Mosjøen - Sølvi Albrigtsen Hansen, Helgelandssykehuset Sandnessjøen Torbjørg Paulsen har vært gruppens leder, og Ivar J. Kirkfjell har vært sekretær for gruppen. Arbeidsgruppen har fram til sitt siste møte 20.-21. mai 2012 arbeidet fram eller revidert prosedyrer og skjema på følgende områder: - Prosedyrebeskrivelse: Samhandling ved innleggelse av pasient - 24-timers-melding/Endringsvarsel - Meldingsskjema fra helseforetak til kommune om utskrivningsklar pasient - Utskrivnings-/registreringsskjema for helseforetaket: Oversikt over pasienter som forventes å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivelse - Utskrivnings-/registreringsskjema for kommunene: Kommunenes registreringsskjema ved utskrivning av pasient fra sykehus - Revidert avviksskjema til bruk mellom kommunene og Helgelandssykehuset - Medfølgende tekst til revidert avviksskjema til bruk mellom kommunene og Helgelandssykehuset - Prosedyre for melding av avvik fra kommune til Helgelandssykehuset - Prosedyre for melding av avvik fra Helgelandssykehuset til kommune - Interne avviksbehandlingsprosedyrer i Helgelandssykehuset. - Informasjonsbrev til kommunene om endring i intern avviksbehandling i Helgelandssykehuset Arbeidsgruppen har bedt om at de foreslåtte endringene blir implementert umiddelbart. I sluttprotokollen fra forhandlingene i mai er prosess for gjennomgang og revidering av foreliggende avtaler tatt inn som et område partene skal arbeide videre med fram til 30. september. I denne sammenhengen kan oppnevning av kliniske samarbeidsutvalg med eksempel fra foregående punkt, kunne være aktuelt. Dette ut fra behov for å utvikle gode pasientforløp på tvers av nivåer, og treffe praktiske tilpasninger relatert til foreliggende avtaler. Videreutvikling av arenaer og møteplasser for samarbeid mellom kommunene og Helgelandssykehuset HF oppfattes nødvendig både på administrativt og klinisk nivå, og på politisk plan, jfr. sak 19/2012 vedr. gjennomgang/revisjon av OSOs vedtekter. OSO tar muntlig orientering om et framtidig praktisk rettet oppfølgingsbehov relatert til Felles samarbeidsavtale og framforhandlede tjenesteavtaler til orientering.
Sak 22/2012 Lokal tvisteløsningsnemnd 4 Etablering av lokal tvisteløsningsnemnd er fremmet som sak for OSO med bakgrunn i Felles tjenesteavtale, kapittel 11. Til saken: - Notat fra Helgelandssykehuset fulgte saken/møteinnkallingen. Helgelandssykehuset har forventninger om en fast sammensatt nemnd der kommunene på Helgeland går sammen om representasjon. I prosedyrene bør legges opp slik at kommuner og helseforetak gir en skriftlig saksframstilling, og saksbehandler gis anledning til å presentere saken i nemnda. - Muntlig orientering om kommunenes krav til representasjon i en lokal tvisteløsningsnemnd: Hver enkelt kommune ønsker å oppnevne sine representanter til nemnda. En understreker at de fleste saker løses i dialog på lavest mulig nivå. Det er likevel behov for at en lokal tvisteløsningsnemnd etableres omgående, fordi flere saker venter på løsning. Vedtak 1. OSO ser behov for at en lokal tvisteløsningsnemnd blir etablert så snart som mulig i tråd med Felles samarbeidsavtale, kap. 11. 2. Tvisteløsningsnemnda skal kun ta saker som ikke lar seg løse gjennom dialog på lavest mulig nivå. 3. Kommune og Helgelandssykehuset oppfordres til å oppnevne representanter til nemnda. 4. Inntil videre behandles foreliggende tvistesaker forløpende i møter mellom Helgelandssykehuset og den kommune saken angår. Den enkelte kommune og Helgelandssykehuset oppnevner sine representanter. Sak 23/2012 Orienteringssaker Det ble orientert om 2 saker: Plassering av ambulansebåt Adm. dir. Per Martin Knutsen orienterte. Saken vil bli fremmet som styresak i løpet av høsten 2012, forutsatt at 3 spørsmål er avklart: - Alternativ båt stasjonert på Bjørn - Avtale mellom Helgelandssykehuset og Nordlandssykehuset om ambulansebåttjeneste i grensesonen mellom de to helseforetakenes geografiske ansvarsområder. - Tillatelse/tilrettelegging for ambulansebil på ferje. Inntil dette er klart, er ny ambulansebåt stasjonert på Bjørn. Det inngås en midlertidig driftsavtale med Redningsselskapet om ambulansetjeneste/ helsepersonelltransport i Lurøy. Ferieavvikling, stegning av fødestuer i Mosjøen og Brønnøysund Avd. direktørene Venke Abel og Knut Gullesen orienterte: Det er gjort en vurdering av risiko ved sommerstegning ved fødestuene i Mosjøen og Brønnøysund i 4 uker. Antallet fødende utgjør ikke noen stor gruppe i denne perioden, og det vil uansett ikke være risikofødende blant disse. Det er i utgangspunktet kun de friskeste/fødende med lavest risiko som selekteres til fødestuene. Disse vil i perioden med sommerstegning få sitt fødetilbud ved fødeavdelingene i Sandnessjøen og Mo i Rana. Fødestuene vil under ferieavviklingen ha jordmor tilgjengelig for poliklinikk og oppfølging. Det vil også være beredskap for følge av jordmor for fødende i transport til
fødeavdeling. 5 Det er enighet om at tillit er grunnleggende for å få til fleksible ordninger med bl.a. sommerstegning ved fødestuene. Vedtak Saken tas til orientering. Sak 24/2012 Møteplan Neste møte i OSO fastsettes til mandag 24. september 2012 kl. 1200. Møtet legges til Mosjøen. Sak 25/2012 Eventuelt Ingen saker.