Styresak Regionale samarbeidsorgan - RESO - evaluering etter 2 års virke

Transkript

1 Direktøren Styresak Regionale samarbeidsorgan - RESO - evaluering etter 2 års virke Saksbehandler: Steinar Pleym Pedersen Saksnr.: 2010/75 Dato: Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Vedtekter RESO Lofoten (eksempel) Brev til RESOene vedr. oppsigelse av avtalen Innledning Helse Nord ga i styresak 86/2010 Nordlandssykehuset HF anledning til å organisere sitt samarbeid med kommunene gjennom 3 overordnede regionale samarbeidsutvalg for hver av regionene Salten, Lofoten og Vesterålen. Organisasjonsformen kalles RESO. Tilsvarende vedtak ble gjort i Nordlandssykehuset HFs styre i sak 75/2010. Ordningen er forskjellig fra de andre helseforetakene og er en prøveordning for 2 år. De andre har etablert ett overordnet organ, betegnet OSO. Helse Nord er av den prinsipielle oppfatningen at Nordlandssykehuset bør organisere sitt samarbeid med kommunene slik de andre helseforetakene har gjort. I denne saken gis styret orientering om at dagens organisasjonsform med henvisning til nevnte vedtak, er sagt opp som samarbeidsmodell og at den skal evalueres med henblikk på eventuell endring. I henhold til Overordnet samarbeidsavtale og Oppdragsdokumentene, skal helseforetaket og kommunene ha et formelt samarbeidsorgan. Administrerende direktør ber styret støtte at evalueringen skjer i regionrådene og fremlegges for det enkelte RESO før styret får til behandling egen sak om evt. endring av organisasjonsformen i novembermøtet. Om endring velges, mener en kunne iverksette denne fra Oppsigelsen har også vært oppe i RESOene og det er innstilt på at de etablerte regionrådene skal være høringsorgan. Historikk I styresak 5/2010 i Nordlandssykehuset ble slikt vedtak fattet: I samarbeid med kommunene i foretaksområdet, skal Nordlandssykehuset HF etablere ett overordnet og representativt samarbeidsutvalg som arena for rutinemessig samhandling mellom første- og andrelinjen jfr. Oppdragsdokumentet. I den grad kommunene finner det tjenlig, kan regionrådene være hensiktsmessige organer for oppnevning av representanter fra kommunesiden. Innhold og organisering av dette samarbeidet drøftes med regionrådene og legges fram for styret til godkjenning. Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

2 Vedtaket førte til protester fra regionrådene der de mente at denne organisasjonsformen ikke kom til å tjene samarbeidet på en likeverdig måte og det ble krevd 3 organ: Regionalt samarbeidsorgan Salten Regionalt samarbeidsorgan Lofoten Regionalt samarbeidsorgan Vesterålen Kravet fra kommunene resulterte i forannevnte styrevedtak I Helse Nord RHF og Nordlandssykehuset HF. Det ble utarbeidet vedtekter og overordnet samarbeidsavtale mellom kommunene og Nordlandssykehuset HF. Konstituering av 3 RESO Nordlandssykehuset og kommunene, via de etablerte regionrådene - avtalte at de tre RESOene skulle konstitueres og komme i arbeid ultimo september For kommunene tok dette mer tid enn planlagt og konstitueringen skjedde slik: RESO Lofoten (måtte utsettes pga uvær til flykansellering) RESO Salten RESO Vesterålen RESO har 4 medlemmer fra hver av partene. Det betyr at av 21 kommuner er 12 representert i RESO. Til sammenligning kan nevnes at det i UNN sitt opptaksområde er det 31 kommuner og de er representert ved 6 av disse. I tillegg tillitsvalgte fra hver av partene og ett medlem utpekt av Brukerutvalget. RESO Salten har hatt sekretariatet i regi av Salten regionråd, mens sekretariatet for RESO Lofoten og RESO Vesterålen har vært tillagt Samhandlingsavdelingen. De øvrige helseforetakene UNN HF, Helse Finnmark HF og Helgelandssykehuset HF har etablert samarbeidet med kommunene via ett OSO (Overordnet samarbeidsorgan) OSOene er sammensatt av 6 representanter fra hver av partene pluss tillitsvalgte og brukersiden som tilsvarende i RESO. Direktørens vurdering RESO har fungert som en prøveordning i 2 år. I 2011 var det 5 møter i Lofoten, 3 i Salten og 1 i Vesterålen. I 2012 har det pr. nu vært 3 møter i Lofoten, 2 i Salten og 4 i Vesterålen. Isolert sett er det etablert gode relasjoner til kommunene, men det er 4 viktige punkter å nevne: 1) Drøftingene i RESO blir ikke helhetlige kun Nordlandssykehusets representanter ivaretar helhetsperspektivet, mens de kommunale representantene som naturlig er har det regionale/geografiske perspektivet. Med en slik utvikling har RESO fått en mer lokalpolitisk" profil. De store linjer for Nordlandssykehuset blir vanskelig å drøfte. RESO har ikke vist seg egnet som organ for erfaringsutveksling og etablering av felles løsninger/avtaler for alle kommunene, jfr. arbeidet med tjenesteavtalene. Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

3 2) Møtefrekvensen blir x 3 for Nordlandssykehusets representanter. Det er svært ressurskrevende. Dette tilsvarer møter/år mens de andre HFenes representanter har 4-6 møter/år. 3) Saksbehandlingen krever også selvsagt mye mer med 3 organer. Det skal nevnes at for RESO Salten har sekretariatet blitt ivaretatt av regionrådet, men samhandlingsavdelingen har også bidratt her. 4) Det er ikke grunnlag for å hevde at likeverdigheten partene imellom har blitt bedre ivaretatt med RESO versus OSO. a) Helhetsperspektivet I vedtektene for RESO Lofoten (eksempel) er formålet slik formulert: RESO har som formål å legge til rette for gode og sammenhengende pasientprosesser/pasientforløp ved å utvikle et velfungerende klinisk og administrativt samarbeid mellom kommunene Flakstad, Moskenes, Vestvågøy, Vågan og Nordlandssykehuset. I vedtektene for UNN HF er følgende formulert: OSOs formål er å legge til rette for gode sammenhengende pasientprosesser ved å utvikle et velfungerende samarbeid mellom kommunene og UNN. I vedtektene for Helgelandssykehuset er følgende formulert: OSOs formål er å utvikle et velfungerende samarbeid mellom kommunene og Helgelandssykehuset, for dermed å legge til rette for gjennomføring av samhandlingsreformen og videreutvikling av god samhandling, gode prosesser og gode sammenhengende pasientforløp. Ut fra forannevnte er det rimelig klart at vedtektene ved de andre foretakene har hele opptaksområdets perspektiv, mens Nordlandssykehusets 3 samarbeidsorgan har sitt eget regionale/geografiske perspektiv. Dette fører som naturlig er til at både prinsipielle, strukturelle, økonomiske og faglige drøftinger blir innskrenket og ulik i våre tre RESOer. Faktisk er det slik at en viktig sak for RESO Lofoten og Nordlandssykehuset, ikke har den samme interessen i f.eks Salten. Videre er vår erfaring også at i saker hvor kommunene ut fra Nordlandssykehusets perspektiv bør nærmest være en enhet ikke er interessert i dette. Eksempler: Fødetilbudet i Lofoten Intensivsaken i Vesterålen Etablering/innfasing av øyeblikkelig hjelp plasser i kommunene I arbeidet med tjenesteavtalene 1, 3, 5 og 11 ønsket Nordlandssykehuset å etablere et felles kommunalt forhandlingsutvalg. Dette støttet Lofoten og Vesterålen, mens RESO Salten ville stå på egne ben. I forhold til tjenesteavtalene 2, 4, 6, 7, 8, 9 og 10 ble de gjenstand for egne behandlinger i hvert av RESOene. Selv om utgangspunktet var like avtalemaler, er det ulike formuleringer i avtalene - dog begrenset slik at pasientforløp og øvrige forpliktelser for NLSH ikke er forskjellig kommunene imellom. Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

4 Salten Regionråd satte RESO Salten tilside i arbeidet med disse tjenesteavtalene og delegerte avtaleansvaret til prosjektet Sunnhet i Salten. Dette tolkes som en indikasjon på at RESO som organisasjonsform ikke har den nødvendige tyngden. b) Krevende organisasjonsform Det er åpenbart at samlet møtefrekvens for Nordlandssykehusets ledelse er krevende. I tillegg utfordres NLSH av 2 og tredoblet saksbehandling. Det er også slik at møtene i Vesterålen legges til denne regionen og det samme skjer i de andre RESOene. Det betyr rimelig stort ressursuttak i forhold til reiseutgifter og dagsfravær for deltakerne. c) Partenes likeverdighet Det var en tydelig oppfatning fra kommunenes side at likeverdigheten i utgangspunktet ikke var tilstede om Nordlandssykehuset ensidig valgte å opprette ett OSO. Det ble våren 2010 gjennomført møter med de politiske lederne av de tre regionrådene, og det framkom som et rimelig bastant krav at de ikke godtok en slik ensidig oppnevning. De ville ha innflytelse på organisasjonsformen, og krevde 3 overordnede organ. Dette resulterte i prøveordningen. Kommunene har hatt ledervervet i de tre RESOene, mens administrerende direktør har vært nestleder. Representantene fra Nordlandssykehuset har, foruten administrerende direktør - vært en klinikksjef, en avdelingsleder/enhetsleder og lederen for samhandlingsavdelingen. Det har ikke fremkommet merknader/signaler om ikke likeverdighet i drøftingene. Ei heller har en mottatt slike merknader fra de kommunene som ikke er representert i RESO. Det er i alle saker som har vært behandlet oppnådd konsensus. Det skal administrerende direktør og lederne ha kreditt for. d) Evalueringen Kommunene er klar over at organisasjonsformen RESO er en prøveordning med 2 års virketid. For ordens skyld ble kommunene v. RESOene, jfr. vedlegg tilskrevet om oppsigelse av ordningen. En velger i denne evalueringen ikke å be høringsinstansene besvare detaljerte spørsmål, men mer gi en begrunnet beskrivelse av erfaringene med organisasjonsformen Regionalt samarbeidsorgan (RESO). Herunder bes vurdert noen hovedspørsmål i forhold til dagens status: 1. Generell erfaring med arbeidet i RESO 2. Har det regionale (Lofoten Vesterålen Salten) perspektivet blitt godt nok ivaretatt? 3. Har helhetsperspektivet Nordlandssykehusets opptaksområde blitt godt nok ivaretatt? 4. Har de kommunene som ikke er representert i RESO fått innflytelse; og evt. på hvilken måte? 5. Særlige fordeler med RESO-organiseringen. 6. Eventuelle svakheter med RESO-organiseringen. Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

5 7. Dersom annen organisasjonsform velges vil kommunene bli representert av færre medlemmer. Vil dette kunne svekke kommunenes innflytelse; og evt. på hvilken måte? 8. Dersom ja på forannevnte spørsmål; hvordan forhindre det? Styret utfordres også med å komme med innspill/spørsmål til evalueringsrunden. Konklusjon Styret er i denne saken orientert om at arbeidet med evaluering av samarbeidsmodellen med kommunene iverksettes. Styret slutter seg til at Regionrådene i Salten, Lofoten og Vesterålen er høringsinstanser og at vurderingene derfra legges fram for de tre RESOene forut for styrebehandling i november. Gitt at det blir vedtatt endring av organisasjonsform, forventer styret iverksetting med virkning fra Styret inviteres til å fatte følgende Vedtak: 1. Styret tar saken til orientering og slutter seg til den beskrevne hørings- og evalueringsprosessen. Tilråding: Avstemming: Vedtak: Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

6 Vedtekter for Regionalt Overordnet Samarbeidsorgan (RESO) mellom Nordlandssykehuset HF og kommunene Flakstad, Moskenes, Vestvågøy og Vågan. Vedtatt i partssammensatt utvalg Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

7 1 Formål RESOs har som formål å legge til rette for gode og sammenhengende pasientprosesser/pasientforløp ved å utvikle et velfungerende klinisk og administrativt samarbeid mellom kommunene Flakstad, Moskenes, Vestvågøy, Vågan og Nordlandssykehuset HF. 2 Oppgaver I tråd med formålet skal RESO ha følgende oppgaver: Følge opp Overordnet Samarbeidsavtale mellom Nordlandssykehuset HF og kommunene, herunder: Avklare saker av prinsipiell, administrativ, faglig og økonomisk karakter, samt gjensidig informasjonsutveksling. Oppnevne medlemmer til eventuelle kliniske samarbeidsutvalg (KSU). KSU er et adhocutvalg på faglig nivå og har brukerrepresentanter. Jfr. Pkt 5.2 i Overordnet samarbeidsavtale mellom kommunene og Nordlandssykehuset HF. Se fotnote. Godkjenne retningslinjer for samarbeid der det er nødvendig og formålstjenlig. Avgjøre uenighetssaker Evaluere overordnet samarbeidsavtale årlig Avvikle en årlig felles samhandlingskonferanse 3 Representasjon RESO har 8 medlemmer, hvor Nordlandssykehuset HF og kommunene har 4 representanter hver. Kommunenes representanter oppnevnes av kommunene i Lofoten. Vertskommunene skal ha 1 representant. Nordlandssykehusets HFs representanter oppnevnes av direktøren. Medlemmene oppnevnes for 4 år av gangen. Første gang for ett år fram til kommunevalget En brukerrepresentant, oppnevnt av Brukerutvalget Nordlandssykehuset HF, har møte- og talerett. Fylkeslegen i Nordland har møte- og talerett. Det oppnevnes personlig vara for alle faste representanter. Vararepresentantene får tilsendt alle saksdokumenter, men har stemmerett bare når fast representant er forhindret. Ved forfall sørger den faste representanten selv for at vara innkalles, og informerer leder i RESO om dette. Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

8 4 Myndighet Konkrete samarbeidstiltak som krever interkommunal enighet, skal forelegges Regionalt overordnet samarbeidsorgan før iverksetting. RESO tar beslutninger på vegne av kommunene de representerer og Nordlandssykehuset HF, med de begrensninger som følger av lovverk og overordnet samarbeidsavtale. Ved uenighet mellom RESOene, kan direktøren i NLSH drøfte situasjonen med nestlederne fra Nordlandssykehuset HF, og med lederne fra kommunene. Tiltak som har vesentlige økonomiske eller andre konsekvenser og som går ut over den fullmakt partene har, må behandles på ordinær måte i kommunene og helseforetaket før eventuell behandling i RESO. 5 Budsjett RESO har ikke eget budsjett. Partene i samarbeidet bærer selv sine kostnader, inkludert kostnader knyttet til de årlige samhandlingskonferansene. 6 Arbeidsform RESO konstituerer seg selv. Ledelse ivaretas av kommunene. Nestleder og sekretærfunksjon ivaretas av NLSH.. Saker som ønskes tatt opp i RESO meldes Samhandlingsavdelingen. RESO kan opprette egne utvalg og arbeidsgrupper, og kan for øvrig innkalle andre representanter ved behov. RESO konstituerer seg på første møte hver høst med valg av leder, nestleder og sekretariat. Funksjonstiden er ett år, men ledelsen fungerer inntil ny ledelse er konstituert. Om møtevirksomheten: 1. RESO har møte ca 4-6 ganger pr. år 2. Møtene er åpne. 3. Møter kan avholdes som fysiske møter, videokonferanse eller telefonmøte 4. Det utarbeides og vedtas møteplan for hvert kalenderår før året starter 5. Leder/nestleder/sekretariat samarbeider om å sette opp saksliste. 6. Saker til RESO må meldes senest 4 uker før møtet Om det skal gjøres unntak må det ha leders godkjenning og saken må være så viktig at den ikke kan utsettes til neste møte. 7. Innkalling, dagsorden og sakspapirer sendes medlemmer og varamedlemmer senest 3 uker før møtet 8. Innkalling, dagsorden og sakspapirer sendes kun på mail 9. RESO kan ikke gjøre beslutninger i saker som ikke er meldt og utsendt på forhånd 10. Kun RESOs 8 medlemmer har stemmerett 11. RESO er beslutningsdyktig med det antall medlemmer som møter 12. Der ikke annet er bestemt tas avgjørelser ved simpelt flertall. 13. Ved avstemming hvor det ikke oppnås enstemmighet, skal det protokolleres hvordan den enkelte har stemt. Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

9 14. Referater anses godkjent dersom møtedeltakerne etter en frist på 4 døgn ikke har gitt tilbakemelding om ønskede endringer 15. Referat fra møter skal være tilgjengelig for alle interesserte senest en uke etter møtet 16. Referater legges ut på kommunenes og Nordlandssykehusets hjemmeside. Sekretæren sender møtereferat til kommunenes postmottak. 17. Det kan i spesielle tilfeller innkalles til ekstraordinære møter med minimum en ukes varsel 18. Leder, nestleder og sekretariat danner et arbeidsutvalg, for prioritering av saker til RESO. 7 Endringer i vedtektene RESO kan med 2/3 flertall av de fremmøtte deltakerne foreslå endringer i vedtektene. Vedtektsendringene drøftes på et møte, og endelig forslag drøftes i påfølgende møte. Forslag til vedtektsendringene må deretter behandles i kommunene og i NLSH før de er gyldige. 8 Nye lover og forskrifter Om endringer i RESOs vedtekter nødvendiggjøres av endringer i Lover og/eller forskrifter taes dette opp ved første anledning og endringer foretaes. Fotnote.jfr. 2 Kliniske samarbeidsutvalg (faglig nivå) oppnevnes ved behov (ad-hoc-utvalg) av og rapporterer til RESO. Utvalgene (KSU) har som hovedoppgave å utvikle og evaluere retningslinjer for faglig samarbeid som skal sikre gode og effektive pasientforløp. Utvalgene skal videre sørge for kunnskaps- og kompetanseutveksling innenfor fagområdet. Det forutsettes at de ulike utvalgene samarbeider der det er relevant. Ved utarbeidelse av retningslinjer og prosedyrer skal det være brukermedvirkning i prosessene. Retningslinjer/prosedyrer som utarbeides av de kliniske samarbeidsutvalgene skal godkjennes av RESO Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

10 Samhandlingsavdelingen RESO Salten v. leder Hild Marit Olsen Notveien Bodø Deres ref.: Vår ref.: 2011/409/SPP Dato: Evaluering av Regionalt samarbeidsorgan (RESO) oppsigelse av gjeldende avtale Styret i Nordlandssykehuset HF gjorde i sak 75/2010 slikt vedtak: 1. Med forbehold om Helse Nord sin aksept organiseres det overordnede samarbeidet med kommunene i Salten/Tysfjord, Lofoten og Vesterålen via 3 regionale råd. Rådene skal ha like mange medlemmer fra kommunene og helseforetaket. Antall medlemmer skal vurderes i samarbeid med kommunene, herunder også spørsmålet om flere fellesmøter (OSO) i løpet av året. 2. Organisasjonsformen betraktes som en prøveordning i 2 år og skal evalueres med henblikk på videreføring eller justering av modell. Styret i Helse Nord RHF gjorde i sak 86/2010 slikt vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF justerer sitt opprinnelige vedtak i oppdragsdokumentet for 2010, pkt slik av NLSH HF gis anledning til å organisere sitt samarbeid med kommunene gjennom 3 overordnede samarbeidsutvalg for hver av regionene salten, Lofoten og Vesterålen. 2. Denne organisasjonsmodellen etableres som en prøveordning med inntil 2 års varighet. Ordningen skal evalueres. 3. Styret i Helse Nord RHF ser det som ønskelig at NLSH HF i forlengelsen av prøveperioden organiseres sitt samarbeid med kommunene på måter som er mer i samsvar med ordningen ved øvrige helseforetak/foretaksområder. 4. Dette vedtaket videreføres til NLSH HF gjennom foretaksmøte snarest. Begge vedtakene vedlegges her. Direktøren vil i egen sak i f.k. RESO møte drøfte gjennomføringen av evalueringen. Dette ansees som et formelt varsel om at evaluering vil bli iverksatt, jfr. ovennevnte vedtak og Styresak 55/12 Møtedato: 12. september

11 følgelig også en oppsigels av avtaler inngått mht RESO som organisasjonsform for samarbeidet. Med vennlig hilsen Steinar Pleym Pedersen Avdelingsleder Styresak 55/12 Møtedato: 12. september