Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Personalforvaltning

Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Personalforvaltning Audit & Advisory Mars 2013

Samandrag Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet 18.06.12, i sak nummer 32/12, gjennomført forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i fylkeskommunen. Føremålet med prosjektet har vore å undersøke korleis fylkeskommunen arbeider med å rekruttere, behalde og utvikle arbeidstakarane, og å avvikle arbeidsforhold i tilfelle der det er naudsynt. I tillegg har prosjektet omfatta problemstillingar knytt til vikarbruk og reduksjon av deltidsarbeid. Undersøkinga viser at innføringa av Personalportalen har hatt ei rekkje positive effektar for personalforvaltninga i fylkeskommunen, i form av automatisering av rutinar og klargjering av ansvar. Det er likevel framleis behov for å følgje opp tilbakemeldingar frå brukarane når det gjeld forbetringar av Personalportalen og kvalitetssystemet. Etter revisjonen si vurdering er det behov for å forbetre nokre av dei operative rutinane og prosedyrane på personalområdet, mellom anna for å sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. Det bør også vurderast om verktøy for gjennomføring av medarbeidarsamtalar er føremålstenleg utforma. Det føreligg eit behov for å klargjere kva konkrete oppgåver som inngår i personalansvaret på ulike leiarnivå. Det går også fram ein del av leiarar ikkje etterlever fylkeskommunen sine retningsliner for personalforvaltning, særleg når det gjeld bruk av prøvetid og gjennomføring av medarbeidarsamtalar. Revisjonen meiner fylkeskommunen må sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner, og at det bør stillast tydelegare krav til leiarar om korleis dei skal følgje opp tilsette i prøvetida. Fleirtalet av dei leiarane som har fått råd og rettleiing frå personalseksjonen er godt nøgde med den oppfølginga dei har fått, men ein del leiarar meiner personalseksjonen har for dårleg kapasitet. Fylkeskommunen bør vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. Ved rekruttering meiner revisjonen det kan vere risiko for at arbeidsmiljølova 14-2 og 14-3 om førerett, ikkje alltid blir etterlevd. Undersøkinga viser vidare at skulane ikkje alltid tar omsyn til ansiennitet på ein korrekt måte ved berekning av overtaligheit. Revisjonen meiner kontrollar av korleis overtalige blir identifisert ved skulane bør vurderast, og at det bør sikrast at informasjon om tenesteansiennitet i Personalportalen er korrekt. Fylkeskommunen må også sikre at tillitsvalte frå alle relevante organisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessane. Hovudutfordringa i dei vanskelege personalsakene er korleis desse sakene skal identifiserast, handterast og dokumenterast av linjeleiarane på ein tilstrekkeleg måte. Det er viktig at leiarane får god opplæring og moglegheit til å rådføre seg, også i ei tidleg fase av desse sakene. Fylkeskommunen bør vurdere å innføre ytterlegare retningsliner om vanskelege personalsaker, og det er særleg viktig å få avklart omgrep og fullmaktar knytt til irettesetting/åtvaringar til tilsette. Retningsliner for vanskelege personalsaker bør også gjerast betre kjent for linjeleiarane. Fylkeskommunen har i liten grad sett i verk systematisk arbeid for å redusere talet på tilsette som arbeider ufrivillig deltid. Revisjonen ikkje sjå at sentrale punkt i vedtaket frå fylkesutvalet i sak 110/12 om ufrivillig deltid, er følgt opp på ein tilstrekkeleg måte. Kartlegging av omfanget av ufrivillig deltid bør setjast i verk så snart som mogleg, og det må rapporterast kvart halvår i samsvar med vedtaket. I samband med avtalar om innleige av vikarar kan ikkje revisjonen sjå at fylkeskommunen har nokon sentrale kontrollmekanismar for å sikre at krava i regelverket om offentlige anskaffelser, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår er etterlevd. Fylkeskommunen må organisere innleige av vikartenester på ein måte som sikrar at desse regelverka er etterlevd. 2

Innhald Samandrag... 2 1. Innleiing... 5 1.1 Føremål og problemstillingar... 5 2. Metode... 6 2.1 Dokumentanalyse... 6 2.2 Elektronisk spørjeundersøking... 6 2.3 Intervju... 6 2.4 Verifiseringsprosessar... 6 3. Revisjonskriterium... 7 3.1 Rekruttering... 7 3.1.1 Arbeidsmiljølova... 7 3.1.2 Fylkeskommunale retningsliner... 8 3.2 Medarbeidarsamtalar... 10 3.2.1 Arbeidsmiljølova... 10 3.2.2 Fylkeskommunale retningsliner... 11 3.3 Åtvaringar og opphør av arbeidsforhold... 12 3.3.1 Forvaltningslova... 12 3.3.2 Arbeidsmiljølova... 12 3.3.3 Fylkeskommunale retningsliner... 12 3.4 Deltidsarbeid... 13 3.4.1 Arbeidsmiljølova... 13 3.4.2 Fylkeskommunale retningsliner... 13 3.5 Vikarbruk... 14 3.5.1 Arbeidsmiljølova... 14 3.5.1 Lov om offentlige anskaffelser... 14 3.5.2 Vikarbyrådirektivet... 15 3.5.3 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter... 15 4. Data... 16 4.1 Organisering av personalforvaltninga i fylkeskommunen... 16 4.2 System og rutinar i personalforvaltninga... 16 4.2.1 Fullmaktsreglement... 17 4.2.2 Personalhandbok og Leiarhandbok... 17 4.2.3 Personalportalen... 17 4.2.4 Kvalitetssystemet... 17 4.3 Erfaringar med Personalportalen og kvalitetssystemet... 17 4.4 Ansvar, oppgåver og samhandling... 19 4.4.1 Kjennskap til ansvar og oppgåver tillagt personalansvaret... 19 4.4.2 Oppfølging av personalansvaret... 20 4.4.3 Samhandling mellom personalseksjonen og linjeorganisasjonen... 21 4.4.4 Opplæring knytt til det å ha personalansvar... 22 4.5 Rekruttering... 24 4.5.1 Retningsliner for rekruttering... 24 4.5.2 Rekrutteringsbehov og løn... 26 4.5.3 Rekrutteringsprosessen... 26 3

4.5.4 Førerett til ledig stilling... 27 4.5.5 Overtaligheit ved dei vidaregåande skulane... 28 4.5.6 Bruk av prøvetid... 29 4.6 Medarbeidarsamtalar... 29 4.6.1 Gjennomføring av medarbeidarsamtalar... 29 4.6.2 Verktøy i Personalportalen for gjennomføring av medarbeidarsamtalar... 30 4.7 Handtering av vanskelege personalsaker... 32 4.7.1 Formell irettesetting / skriftleg åtvaring... 32 4.7.2 Oppseiing, suspensjon og avskil... 35 4.7.3 Bistand frå personalseksjonen i vanskelege personalsaker... 37 4.8 Reduksjon av ufrivillig deltid... 38 4.9 Bruk av vikarar frå vikarbyrå... 40 4.10 Felles praksis i personalforvaltninga... 41 5. Vurdering... 42 5.1 System og rutinar... 42 5.2 Roller, ansvar og oppfølging av personalansvaret... 42 5.3 Samhandling mellom linjeorganisasjonen og personalseksjonen... 43 5.4 Rekruttering... 43 5.5 Medarbeidarsamtalar... 45 5.6 Handtering av vanskelege personalsaker... 45 5.7 Arbeid med reduksjon av ufrivillig deltid... 46 5.8 Bruk av vikarar frå vikarbyrå... 47 6. Forslag til tiltak... 48 Vedlegg 1: Fylkesrådmannen sine kommentarar... 49 Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokument og litteratur... 52 Figurliste: Figur 1: Kjennskap til kva oppgåver som inngår i ditt personalansvaret. 19 Figur 2: Vurdering av råd og/eller rettleiing frå personalseksjonen... 22 Figur 3: Gjennomført opplæring knytt til personalansvaret... 23 Figur 4: Behov for opplæring knytt til personalansvaret... 24 Figur 5: Vurdering av retningsliner for rekruttering... 25 Figur 6: Gjennomførte medarbeidersamtalar i 2012... 30 Figur 7: Bruk av elektroniske verktøy for medarbeidarsamtalar... 31 Figur 8: Vurdering av retningsliner for formell irettesetting... 33 Figur 9: Kjennskap til manglande dokumentasjon av avvik/åtvaringar.... 34 Figur 10: Vurdering av retningsliner for oppseiing mv.... 36 Figur 11: Vurdering av felles praksis i personalforvaltninga... 41 4

1. Innleiing Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet 18.06.12, i sak nummer 32/12, gjennomført forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune. Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 1.1 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet har vore å undersøke korleis Hordaland Fylkeskommune arbeider med å rekruttere, behalde og utvikle arbeidstakarane, og å avvikle arbeidsforhold i tilfelle der det er naudsynt. I tillegg dekkjer prosjektet problemstillingar knytt til vikarbruk og reduksjon av deltidsarbeid. Følgjande problemstillingar har vore undersøkt: 1. Har Hordaland fylkeskommune gode rutinar for korleis leiarar med personalansvar på ulike nivå i organisasjonen utøver dette ansvaret? a. Er rutinar for personalforvaltning kjend i fylkeskommunen sin organisasjon? b. Er personalansvaret hos dei ulike leiarnivåa i fylkeskommunen tilstrekkeleg avklart? c. Er leiarar på ulike nivå medveten sitt personalansvar, og følgjer dei opp dette ansvaret i samsvar med regelverk og fylkeskommunen sine retningsliner? 2. Korleis fungerer samhandlinga mellom personalavdelinga sentralt og linjeleiarar i organisasjonen? a. Opplever linjeleiarar at dei får tilstrekkeleg støtte og rettleiing frå personalavdelinga sentralt i saker der det er behov for dette? b. Kva erfaringar har personalavdelinga og linjeleiarar med den nye Personalportalen? 3. Har fylkeskommunen gode og felles praksisar for a. medarbeidarsamtalar? b. rekruttering av nye arbeidstakarar? c. handtering av vanskelege personalsaker, under dette dokumentasjon av avvik og åtvaringar mv.? 4. Korleis arbeider fylkeskommunen for å nå måla om å redusere talet på deltidsstillingar? 5. I kva grad nyttar fylkeskommunen vikarbyrå, og korleis blir avtalar om innleie av vikarar handtert? 5

2. Metode 2.1 Dokumentanalyse Revisjonen har henta inn og gjennomgått relevant dokumentasjon om personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune. Dokumentasjonen omfattar mellom anna fullmaktsreglement, og ulike retningsliner og rutinedokument som ligg føre i Personalportalen, kvalitetssystemet, Leiarhandbok og Personalhandbok. Mykje av denne dokumentasjonen er berre tilgjengeleg elektronisk, og revisjonen fekk påloggingstilgong til dei aktuelle systema. 2.2 Elektronisk spørjeundersøking Som ein del av datainnsamlinga til prosjektet blei det sendt ut ei elektronisk spørjeundersøking til alle leiarar med personalansvar ved både ved fylkesadministrasjonen, tannhelseklinikkar, skular og OT/PPT. I undersøkinga blei det mellom anna henta inn informasjon om system for personalforvaltning, opplæring, medarbeidarsamtalar, handtering av vanskelege personalsaker og om korleis samarbeidet mellom den sentrale personalseksjonen og einingane fungerer. Spørjeundersøkinga var ute i perioden 3.-18. desember 2012. Av totalt 244 respondentar var det 161 respondentar (66 %) som svarte på undersøkinga. Revisjonen sendte også ut ei kort spørjeundersøking om bruk av vikarar frå vikarbyrå til avdelingsdirektørane i fylkeskommunen. Revisjonen fekk inn fem svar på denne undersøkinga, og oppnådde dermed ein svarprosent på 55. 2.3 Intervju For å få ein meir djuptgåande kjennskap til rutinar og praksis for personalforvaltning i fylkeskommunen, har revisjonen gjennomført intervju med to leiarar/tilsette ved personalseksjonen, tre leiarar med personalansvar i fylkesadministrasjonen, ein rektor og ein avdelingsleiar ved ein vidaregåande skule, samt ein overtannlege og ein klinikksjef innan same tannhelsedistrikt. Til saman utgjer dette ni intervju. Revisjonen har også gjennomført to telefonintervju med hovudtillitsvalde for dei to mest sentrale arbeidstakarorganisasjonane i fylkeskommunen. 2.4 Verifiseringsprosessar Det er skrive referat frå alle intervjua. Referat frå intervjua blei sendt til intervjuobjekta for verifisering, og alle intervjureferat er verifisert. Det er berre informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som er nytta i rapporten. Høyringsutkast til rapporten er sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale. Kommentarar om faktafeil er innarbeidd i rapporten. Fylkesrådmannen sin høyringsuttale er vedlagt rapporten som vedlegg 1. 6

3. Revisjonskriterium Innsamla data er vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lover, regelverk og relevante kommunale vedtak og retningsliner. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon 1. Revisjonskriteria er henta frå sentralt regelverk, hovudsakeleg arbeidsmiljølova, og frå Hordaland fylkeskommune sine interne retningsliner. 3.1 Rekruttering 3.1.1 Arbeidsmiljølova Førerett til ledig stilling Arbeidsmiljølova 2 14-2 og 14-3 omhandlar førerett til ledig stilling for ulike arbeidstakargrupper: «14-2. Fortrinnsrett til ny ansettelse (1) Arbeidstaker som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold har fortrinnsrett til ny ansettelse i samme virksomhet, med mindre det gjelder en stilling arbeidstakeren ikke er kvalifisert for. (2) Fortrinnsretten gjelder også arbeidstaker som er midlertidig ansatt og som på grunn av virksomhetens forhold ikke får fortsatt ansettelse. Dette gjelder likevel ikke arbeidstaker i vikariat. Fortrinnsretten gjelder dessuten for arbeidstaker som har akseptert tilbud om redusert stilling i stedet for oppsigelse. (3) Fortrinnsretten gjelder for arbeidstaker som har vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder i de to siste år. ( ) 14-3. Fortrinnsrett for deltidsansatte (1) Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. (2) Fortrinnsretten er betinget av at arbeidstaker er kvalifisert for stillingen og at utøvelse av fortrinnsretten ikke vil innebære vesentlige ulemper for virksomheten. (3) Fortrinnsrett etter 14-2, med unntak av 14-2 andre ledd første punktum, går foran fortrinnsrett for deltidsansatte. «Prøvetid Om bruk av prøvetid går det i 15-6 (1) i arbeidsmiljølova fram at: «Blir arbeidstaker som skriftlig er ansatt på en bestemt prøvetid, sagt opp, må oppsigelsen være begrunnet i arbeidstakers 1 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon 2 Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). LOV-2005-06-17-62. 7

tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.» Det går fram av same paragraf at prøvetid kan avtalast for ein periode på inntil seks månader, og at dersom arbeidstakar har vore fråverande frå arbeidet i prøvetida, kan arbeidsgjevar forlenge den avtalte prøvetida med ein periode som svarar til lengda av fråveret. 3.1.2 Fylkeskommunale retningsliner Fullmakter Fullmakter til å gjere tilsettingar er omtalt i fylkeskommunen sitt fullmaktsreglement 3. Det går her fram at organisasjonsdirektøren har fullmakt til å tilsette i alle stillingar i fylkesadministrasjonen, med unntak av andre stillingar på direktørnivå. Gjennom verifiseringa av rapporten blir det presisert at organisasjonsdirektøren i sitt fullmaktsreglement har gitt alle sine fullmakter på personalområdet til personaldirektøren. Ved dei vidaregåande skulene har opplæringsdirektøren fullmakt til å tilsette rektor, assisterande rektor og leiar for PPT. Rektorane og leiar for OT/PPT har fullmakt til å tilsette i stillingar innanfor skulen/eininga. Tilsvarande har fylkestannlegen fullmakt til å tilsette overtannlegar, medan overtannlegar har fullmakt til å tilsette i stillingar ved tannklinikkane. Direktørar for Skyss og Bybanen utbygging har fullmakt til å tilsette i stillingar innanfor sine einingar. Det går også fram av fullmaktsreglementet at fullmakt til å omplassere personale mellom fylkeskommunale einingar, og å overføre overtalig personale innan og mellom fylkeskommunale einingar, er lagt til organisasjonsdirektøren. Vurderingar før utlysning av stilling Av prosedyren «Rekruttering» 4 går det fram at følgjande vurderingar skal gjerast når ei stilling blir ledig: «Når ei stilling vert ledig må det vurderast etter drøfting med dei tillitsvalde om det er behov for stillinga i si noverande form. Det må vurderast om stillinga skal omgjerast til ei stilling med annan type kompetanse, eller om ressurssituasjonen tilseier at stillinga bør stå ledig. Avgjerdsinstans ved omgjering av stilling følgjer av delegasjonsreglementet.» 5 Det går også fram av prosedyren «Rekruttering» at personalseksjonen i samarbeid med linjeleiar og dei tillitsvalde skal gjere vurderingar i fire ulike punkt knytt til bruk av eksisterande tilsette før stillinga blir lyst ut. I rettleiinga «Prioritet ved førerett til ledig stilling» er det omtalt fem prioriterte vurderingar som skal gjerast i høve til bruk av eksisterande tilsette før ei stilling blir lyst ut. Overtaligheit ved dei vidaregåande skulane I rundskrivet Handsaming av omstillings- og overtalssaker i skolesektoren 6, går det fram at saker knytt til overtaligheit skal handsamast sentral i personalseksjonen. Det er utarbeidd nærare reglar både for overtalige miljøarbeidarar og overtalige lærarar. For overtalige miljøarbeidarar er reglane at rektor skal melde inn oversyn over overtalige miljøarbeidarar til personaldirektøren. Personaldirektøren skal i drøftingsmøte med dei fylkestillitsvalte for miljøarbeidarane avklare rangeringa av dei overtalige. Skulen skal etter dette kalle inn den overtalige miljøarbeidaren til samtale, og den tilsette skal gjerast merksam på at vedkommande kan ha hovudtillitsvalt med i møtet. I møtet skal rektor og den tilsette saman fylle ut skjema for overtalig tilsett, og det blir presisert at det er viktig at den overtalige sine ønske kjem 3 Fullmaktsreglement for Hordaland fylkeskommune, godkjent av fylkesrådmannen, sist revidert 06.12.2010. 4 Hordaland fylkeskommune: Rekruttering. Prosedyre. Godkjent av organisasjonsdirektøren 06.02.2012, s. 1. 5 Prosedyren Rekruttering, s. 1. 6 Hordaland fylkeskommune: Handsaming av omstillings- og overtalssaker i skolesektoren. Rundskriv PERSONAL 13/2009, datert 03.12.2009. 8

til uttrykk her. Etter at samtalen er avslutta skal skulen sende inn eit skjema for kvar overtalig miljøarbeidar. Ved tildeling av ny tenestestad skal ein nytte prinsippet om rimeleg reiseveg for den tilsette. For overtalige lærarar er reglane at rektor skal lage eit oversyn over stillingssituasjonen ved skulen, og ha drøftingsmøte med tillitsvalte på skulen når det gjeld spørsmålet om kven av lærarane som skal meldast som overtalige. Det blir presisert at det er viktig at alle aktuelle tillitsvalte tek del i denne prosessen, og hovudtillitsvalt kan delta dersom ein overtalig tilsett ikkje har ein tillitsvalt ved skulen. Etter at saka har vore drøfta med dei tillitsvalte, skal skulen kalle inn den overtalige læraren til samtale, og den tilsette skal gjerast merksam på at han/ho kan ha med seg sin tillitsvalte. I møtet skal rektor og den tilsette saman fylle ut skjema for overtalig tilsett, og det blir presisert at det er viktig at den overtalige sine ønske kjem til uttrykk her. Etter at samtalen er avslutta skal skulen sende inn eit skjema for kvar overtalig lærar, og den tillitsvalte skal ha kopi av dette skjemaet. Rangeringsprinsippa for overtalige lærarar (prinsippa skal følgjast også for miljøarbeidarar så langt dei passar) er som følgjer: 1) Kompetansekrav Formell undervisningskompetanse i fag 2) Forholdet mellom uoppseielege og ordinært tilsette Ordinært tilsette må erklærast overtalige før uoppseieleg tilsette 3) Tenestetid i Hordaland fylkeskommune Det blir her vist til berekning av tenestetid i hovudtariffavtalen for KS-området, det det går fram at det er samla tenestetid i Hordaland fylkeskommune som skal reknast med 4) Særlege omsyn Gjeld personlege/private/sosiale tilhøve Dersom det ikkje er mogleg å gje ny stilling til overtalige miljøarbeidarar eller lærarar, skal personaldirektøren foreta oppseiing. Oppsagte miljøarbeidarar og lærarar har førerett til ledig stilling i eit år etter at oppseiinga er effektiv. Utlysing Av prosedyren «Rekruttering» 7 går det fram at «linjeleiar skal utarbeide utlysningstekst og sende denne til personalseksjonen for utlysning». Det går vidare fram: «Som hovudregel skal alle stillingar lysast ut eksternt, og det vert vist til Hordaland fylkeskommune sine gjeldande retningsliner for annonsering. Vikariat og andre tidsavgrensa stillingar på inntil 1 år, for undervisningsstillingar inntil 6 månader, treng ein ikkje å lyse ut eksternt dersom det er kvalifiserte interne søkjarar. ( )» 8 Intervju og tilsetting Av prosedyren «Rekruttering» går det fram at intervju som hovudregel skal nyttast ved tilsetting på alle nivå. Linjeleiar, eller den han/ho gir fullmakt, er ansvarleg for gjennomføring av intervjuet. Innkalling til intervjuet skal skje i god tid (minst 5 dagar i forkant). Det går vidare fram av prosedyren «Rekruttering» at tilsetting skal vere skriftleg, og at standard tilsettingsbrev og arbeidsavtale for Hordaland fylkeskommune skal nyttast. 7 Hordaland fylkeskommune: Rekruttering. Prosedyre. Godkjent av organisasjonsdirektøren 06.02.2012, s. 1. 8 Prosedyren Rekruttering, s. 1. 9

Tillitsvalte sin rolle i tilsettingsprosessen Av prosedyren «Rekruttering» går det fram at tillitsvalte skal vere involverte på følgjande tidspunkt i rekrutteringsprosessen: Før utlysing: Ved vurderingar av om det er behov for stillinga i si noverande form, og om ein har eksisterande tilsette i organisasjonen som er aktuelle for stillinga. Eventuell bruk av intern utlysing skal også drøftast med tillitsvalte. Ved vurdering av søkjarane: Tillitsvalt skal ha kopi av utvida søkjarliste. Ved gjennomføring av intervju for leiarstillingar skal ein eller to representantar frå arbeidstakarorganisasjonane ha høve til å delta. Ved tilsetting: Hovudtillitsvalt skal få melding om tilsetting så snart aksept ligg føre. Introduksjon og bruk av prøvetid Det går fram av retningslinen «Introduksjon av nytilsette» 9 at næraste overordna leiar har ansvaret for å introdusere den nye arbeidstakaren i arbeidsoppgåver, gjeldande regelverk og retningsliner som regulerer arbeidsforholdet og fylkeskommunen som arbeidsplass, i samsvar med sjekklister utarbeidd av personalseksjonen. Det går fram av prosedyren «Rekruttering», fylkeskommunen sin standard arbeidsavtale og retningslina «Introduksjon av nytilsette» at alle tilsettingar skal gjerast med ei prøvetid på 6 månader. I retningslina «Introduksjon av nytilsette» er følgjande føremål for prøvetida spesifisert: «- medarbeidaren skal få avklart sine forventningar til fylkeskommunen som arbeidsgjevar og arbeidsstad. - Fylkeskommunen skal avklare om medarbeidaren tilpassar seg arbeidet, og om han/ho er tilstrekkeleg fagleg og personleg skikka.» 10 Det går fram at oppfølging i prøvetida bør gå føre seg ved hyppig kontakt og samtalar mellom den nytilsette og leiar, eller mellom den nytilsette og primærkontakt. Om avslutting av arbeidsforhold etter endt prøvetid går følgjande fram av retningslina: «Dersom prøvetida ikkje har svart til forventningane frå arbeidsgjevar si side kan ein avslutte arbeidstilhøvet ved slutten av prøvetida. Føresetnaden er at prøvetida er blitt brukt aktivt, at avvik er blitt påtalt og relevante tiltak og oppfølging er blitt gjennomført og dokumentert, jf. AML 15-6.» 11 Oppfølging av medarbeidar i prøvetida er også omtalt i fylkeskommunen si Leiarhandbok 12. 3.2 Medarbeidarsamtalar 3.2.1 Arbeidsmiljølova Etter arbeidsmiljølova 4-2 har arbeidsgjevar ansvar for å leggje til rette for medverknad frå arbeidstakarane: (1) Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal holdes løpende informert om systemer som nyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet. De skal gis nødvendig opplæring for å sette seg inn i systemene, og de skal medvirke ved utformingen av dem. (2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: a) det legges til rette for at arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid, b) arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger, 9 Hordaland fylkeskommune: Introduksjon av nytilsette. Retningsline. Godkjent av organisasjonsdirektøren, sist revidert 01.11.2012, s. 3. 10 Retningslinen Introduksjon av nytilsette, s. 1. 11 Retningslinen Introduksjon av nytilsette, s. 4. 12 Leiarhandbok for Hordaland fylkeskommune. 10

c) det legges vekt på å gi arbeidstaker mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar, d) arbeidstaker så langt som mulig gis mulighet til variasjon og for å se sammenheng mellom enkeltoppgaver, e) det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon. Medverknad frå arbeidstakarane kan sikrast i form av representativ innflytelse, gjennom arbeidstakarorganisasjonar eller annan kollektiv representasjon for dei tilsette, og som individuell innflytelse 13. Når det gjeld den individuelle innflytelsen vil medarbeidarsamtalar vere ein viktig arena for medverknad. 3.2.2 Fylkeskommunale retningsliner I Personalportalen er rutinar og verktøy for bruk i samband med medarbeidarsamtalar lagt inn under fanen «Kompetanse/Medarbeidarsamtale». Her er det referert at fylkeskommunen har følgjande punkt nedfelt i sin Tiltaksplan for likestilling og likeverd: «Alle tilsette skal få tilbod om èin årleg medarbeidarsamtale. I samtalen bør eit tema vere å kartlegge og klargjere den enkelte og organisasjonen sine behov for kompetanse på kort og lang sikt, samt å utforme planar for utvikling, støtte og oppfølging av den enkelte medarbeidaren for kvalifisering til nye utfordringar.» Det er også presisert at: «Alle leiarar med personalansvar skal gjennomføre årlege medarbeidarsamtalar med sine medarbeidarar.» Det er lagt ut tre ulike verktøy for gjennomføring av medarbeidarsamtalar i Personalportalen: «Forberedelse til medarbeidersamtale Oppfølging av medarbeidersamtale/avtalte utviklingstiltak Referat medarbeidersamtale» Under «Medarbeidarsamtalar - slik gjer vi det» står det følgjande i Personalportalen: «- Leiar har ansvar for å gjennomføra samtalane sine slik det er avtala. - Samtalen skal vere avtalt med medarbeidar 2 veker på førehand. - Både leiar og medarbeidar skal vere godt førebudde. - Medarbeidarsamtalane skal gjennomførast utan avbrot - slå av mobilen. - Set av nok tid til kvar samtale - inntil 2 timar. - Hugs at dette er ein samtale, snakk mykje, skriv mindre. - Begge partar må gjere sitt til at samtalen opplevast som nyttig og prega av openheit og respekt. - Alle tema i førebuingsskjemaet skal vera gjennomgått i løpet av samtalen - vinkling og vektlegging kan variera frå situasjon til situasjon. - Den einskilde medarbeidarsamtale er fortruleg og konfidensiell. - Mogelege avtalar eller anna som leiar og medarbeidar ønskjer å gjera skriftleg, kan førast inn i referat frå medarbeidarsamtalen.» 13 NOU: Medvirkning og medbestemmelse i arbeidslivet. 11

3.3 Åtvaringar og opphør av arbeidsforhold 3.3.1 Forvaltningslova Vedtak om oppseiing er eit enkeltvedtak etter forvaltningslova 14. Det går fram av 16 i forvaltningslova at det skal gis førehandsvarsel før enkeltvedtak blir fatta: «Part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. ( ) Forhåndsvarslet skal gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sitt tarv. I regelen gis forhåndsvarsel skriftlig. ( )» 3.3.2 Arbeidsmiljølova Kapittel 15 i arbeidsmiljølova omhandlar oppseiing av arbeidstakar. Av 15-1 går det fram at i tilfelle der arbeidsgjevar vurderer oppseiing, skal dette så langt det er praktisk mogleg drøftast med arbeidstakar og med arbeidstakar sine tillitsvalte, med mindre arbeidstakar sjølv ikkje ønskjer dette. Etter arbeidsmiljølova 15-7 (1) kan ein arbeidstakar ikkje seiast opp utan at det er sakleg grunngjeve i verksemda, arbeidsgjevar eller arbeidstakar sine forhold. Av 15-3 går det mellom anna fram at oppseiingar skal skje skriftleg. Ved tvist om eit arbeidsforhold er brakt til opphør etter reglane i 15-7 kan arbeidstakar normalt halde fram i stillinga så lenge forhandlingar går føre, jf. 15-11. I tilfelle der arbeidstakar har gjort seg skuldig i grovt pliktbrot eller anna vesentleg misleghald av arbeidsavtalen, kan arbeidsgjevar likevel gje avskil til arbeidstakar med umiddelbar verknad, jf. 15-4 (1). Dersom det er grunn til å tru at arbeidstakar er skuldig i slike forhold, kan arbeidsgjevar suspendere arbeidstakaren, jf. 15-3. Etter 17-3 har arbeidstakar rett til å krevje forhandlingar, mellom anna i samband med oppseiing og avskjed: «(1) Arbeidstaker som vil gjøre gjeldende at en oppsigelse eller avskjed er ulovlig, at det er brudd på lovens regler om fortrinnsrett eller at det har skjedd en ulovlig midlertidig ansettelse, innleie eller suspensjon, kan kreve forhandlinger med arbeidsgiver. Det samme gjelder hvis arbeidstaker vil kreve erstatning på grunn av forhold som nevnt i første punktum.» 3.3.3 Fylkeskommunale retningsliner Fullmakter I fullmaktsreglementet 15 går det fram at mynde til å gje formell irettesetting, seie opp, suspendere og gje avskil i utgangspunktet er lagt til den som har tilsettingsmynde. Unntak frå dette er stillingar der rektor, leiar for OT/PPT og overtannlegar har tilsettingsmynde, her er det opplæringsdirektøren og fylkestannlegen som har mynde til å gje formell irettesetting, seie opp, suspendere og gje avskil. Unntak gjeld også stillingar der direktør i Skyss og Bybanen utbygging har tilsettingsmynde. Her er fullmakt til å handtere vanskelege personalsaker lagt til samferdselssjefen for stillingar i Skyss, og til fylkesrådmannen for stillingar i Bybanen utbygging. Skriftleg åtvaring I rutinen «Skriftleg advarsel» i Leiarhandboka går det mellom anna fram at advarslar til arbeidstakar bør dokumenterast skriftleg for å sikre at arbeidsgjevar har dokumentasjon på dei 14 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). LOV-1967-02-10. 15 Fullmaktsreglement for Hordaland fylkeskommune, godkjent av fylkesrådmannen, sist revidert 06.12.2010. 12

forhold som blir tatt opp. Det står også at god dokumentasjon reduserer risikoen for misforståingar mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar. Det går fram at åtvaringar ikkje er lovregulert, og at det difor ikkje er formelle krav til korleis ei åtvaring skal sjå ut. Det blir i fortsettinga likevel stilt følgjande generelle krav til kva ei åtvaring bør innehalde: «En beskrivelse av det forhold det reageres på En beskrivelse av hva som forventes av arbeidstaker Hvilke konsekvenser det kan få dersom arbeidstaker ikke retter seg etter advarselen» Prosedyre for konflikthandtering ved skulane Fylkeskommunen har ein eigen prosedyre for handtering av konflikt ved dei vidaregåande skulane 16. Denne tar for seg både konfliktar der elevar er involverte, konfliktar mellom tilsette på same eller sidestilt nivå, og konfliktar mellom tilsett og overordna. Generelt går det fram at konflikten som hovudregel skal løysast der den oppstod, på lågast mogeleg nivå. Det blir også fremja generelle retningsliner om korleis konfliktar skal dokumenterast. Når det gjeld konfliktar mellom tilsette og overordna går det fram at neste administrative nivå skal involverast, og opplæringsdirektøren skal involverast dersom det er føremålstenleg. Dersom opplæringsdirektøren blir involvert, skal vedkommande etter samråd med hovudtillitsvalt/ fylkeshovudverneombodet avgjere korleis konflikten skal handterast vidare. Det vert presisert at retningslinene for handtering av konfliktar ikkje er meint å gripe inn i den overordna sitt tenestemessige tilsyn med og oppfølging av tilsette innanfor deira tenesteområde. Oppseiing, suspensjon og avskil Oppseiing, suspensjon og avskil blir omtalt i Leiarhandboka 17 og Personalhandboka. Retningslinene i Leiarhandboka tar mellom anna for seg formelle krav ved oppseiing eller avskjed, vurdering av grunnlaget for oppseiing eller avskjed, vurderingar knytt til suspensjon, gangen i ein oppseiings- eller avskjedsprosess, korleis drøftingsmøte skal gjennomførast og korleis oppseiingsbrev skal skrivast. Personalreglementet 18 for fylkeskommunen er tilgjengeleg både i Personalportalen og kvalitetssystemet. Her går mellom anna fram under punkt 13, «opphøyr av arbeidsforhold» at tillitsvald alltid skal kontaktast før avskjed/oppseiing blir sett i verk, med mindre arbeidstakaren sjølv ikkje ønskjer dette. 3.4 Deltidsarbeid 3.4.1 Arbeidsmiljølova I arbeidsmiljølova 14-3 går det fram at deltidstilsette har førerett til ledig stilling framfor at arbeidsgjevar føretar ny tilsetting i verksemda. Førerett for deltidstilsette føreset at arbeidstakar er kvalifisert for stillinga, og at utøving av føreretten ikkje vil innebere vesentlege ulemper for verksemda. Det går også fram av 14-3 at andre typar førerett til ledig stilling, (etter 14-2 i arbeidsmiljølova), i hovudsak skal prioriterast framfor tilsette som har førerett som deltidstilsette. 3.4.2 Fylkeskommunale retningsliner I sak 110/12 i fylkesutvalet 19 blei det gjort følgjande vedtak: 16 Hordaland fylkeskommune: Handtering av konflikt ved dei vidaregåande skulane i Hordaland fylkeskommune. Prosedyre. Godkjent av organisasjonsdirektøren/opplæringsdirektøren, sist revidert 01.02.2012. 17 Leiarhandbok for Hordaland fylkeskommune. 18 Personalreglement, godkjent av fylkesutvalet og gjeldande frå 25.08.2009. 19 Fylkesutvalet sak 110/12, behandla 25.04.2012: Status i høve deltidstilsette i Hordaland fylkeskommune og strategi for å redusere talet på deltidstilsette. 13

«I arbeidet med å redusere omfanget av uønskt deltid vert det lagt opp til følgjande tiltak i Hordaland fylkeskommune: 1. Hordaland fylkeskommune skal arbeide for å få ned talet på deltid gjennom aktiv bruk av lov- og regelverket ved rekruttering. 2. Det vert lagt ytterlegare til rette for at deltidstilsette kan få tilbod om arbeid på tvers i eininga t.d. ved å ha fleire delstillingar. 3. Deltidsproblematikken vert sett på dagsorden i møte med hovudtillitsvalde minst ein gong kvart år. 4. Det vert sett i gang eit arbeid for å kartlegge omfanget av uønskt deltid i fylkeskommunen og spesielt sjå på kvifor deltid er så utbreidd i einskilde sektorar. 5. Fylkesutvalet ber om å få halvårleg rapportering.» I fylkeskommunen sitt kvalitetssystem, er utviding av deltidsstilling omtalt i dokumentet «Prioritet ved førerett til ledig stilling» 20. Det går her fram at arbeidstakarar i deltidsstilling som ønskjer utviding av stillinga har 4. prioritet når det gjeld førerett til ledig stilling. Prioritering av deltidstilsette som ønskjer utviding av stillinga er kommentert på følgjande måte i dokumentet: «Når det gjeld deltidstilsette som ynskjer utviding av stillinga si er dette ein lovfesta rett. Korleis denne retten skal praktiserast i HFK må avklarast nærare. Føreretten er betinga av at arbeidstakar er kvalifisert for stillinga og at utøvinga av denne retten ikkje vil innebere vesentlege ulemper for verksemda. ( )». 3.5 Vikarbruk 3.5.1 Arbeidsmiljølova Arbeidsmiljølova tillèt innleige av personell frå vikarbyrå og liknande i same utstrekning som ei verksemd kan avtale midlertidige tilsettingar. Dette vil i praksis seie at innleige av personell må skje etter eit eller fleire av følgjande kriterium, jf. aml 14-9 (1): «a) når arbeidets karakter tilsier det og arbeidet atskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten, b) for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat), c) for praksisarbeid, d) deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten, e) for idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten.» Arbeidsgjevar skal etter 14-12 minst ein gong per år drøfte bruken av innleigd arbeidskraft, under dette praktiseringa av kravet om likebehandling, med dei tillitsvalde. 3.5.1 Lov om offentlige anskaffelser I 5 i lov om offentlige anskaffelser 21 blir følgjande grunnleggjande krav presisert: 20 Hordaland fylkeskommune: Prioritet ved førerett til ledig stilling. Rettleiing. Godkjent av personaldirektøren, sist revidert 01.02.2012. 21 Lov om offentlige anskaffelser. LOV-1999-07-16-69 14

«Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, b. bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse.» 3.5.2 Vikarbyrådirektivet Frå 1. januar 2013 blei vikarbyrådirektivet 22 gjeldande i norsk rett. Prinsippa i vikarbyrådirektivet vil også bli nedfelt i norsk rett gjennom endringar i arbeidsmiljølova, men desse endringane er førebels ikkje tredd i kraft 23. Vikarbyrådirektivet gjeld for innleigde arbeidstakarar frå byrå der utleigeverksemda omfattar meir enn 50 % av verksemda sine fast tilsette. Dei mest sentrale tiltaka som blir innført i samband med vikarbyrådirektivet er: Krav om at innleigde arbeidstakarar skal ha dei same løns- og arbeidsvilkåra som om vedkommande hadde blitt direkte tilsett i innleige-verksemda for å utføre dei same oppgåvene. Innføring av reglar som skal sikre etterleving av likebehandlingsprinsippet. Mellom anna reglar om opplysnings- og drøftingspliktar, samt innsynsrett. Innføring av eit solidaritetsansvar for innleigeverksemda for å utbetale lønn mv. etter likebehandlingsprinsippet. 3.5.3 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 24 gjeld for tenestekontraktar og byggeog anleggskontraktar som overstiger 1,6 millionar kroner eksl. mva. for fylkeskommunale myndigheiter. Av forskrifta går det fram at offentlege oppdragsgjevarar skal stille krav om løns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med gjeldande forskrifter eller i medhald til gjeldande landsomfattande tariffavtale for den aktuelle bransje ( 5). Oppdragsgjevar må også krevje at leverandøren og eventuelle underleverandører på førespurnad kan dokumentere at krav til lønnsog arbeidsvilkår er oppfylt ( 6), samt gjennomføre naudsynt kontroll av om krava til løns- og arbeidsvilkår blir overhalde ( 7). 22 Europa-parlamentets og rådets direktiv 2008/ /EF om vikararbeide (dansk versjon). Bruxelles, den 15. september 2008. 23 Jf. Lov om endringer i arbeidsmiljøloven og tjenestemannsloven mv. (likebehandling ved utleie av arbeidstakere mv.) LOV- 2012-06-22-23. 24 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. FOR-2008-02-08-112. 15

4. Data 4.1 Organisering av personalforvaltninga i fylkeskommunen Administrasjonen i Hordaland fylkeskommune er organisert med to stabsavdelingar og fem fagavdelingar. Kvar avdeling er inndelt i seksjonar i tråd med ansvarsområde og oppgåver. To av avdelingane, opplæringsavdelinga og tannhelseavdelinga, har eksterne einingar. Når det gjeld personalforvaltning i fylkeskommunen, blir det opplyst at hovudprinsippet er at mynde og ansvar ligg hos leiarane ute i lina, medan personalseksjonen har ein rådgjevande funksjon for desse. Linjeleiarane har ansvar for den daglege oppfølginga av medarbeidarane og gjennomføring av medarbeidarsamtalar. Særskilte oppgåver knytt til mellom anna tilsetting og lønsfastsetting, samt irettesetjing, oppseiing og avskil, er i dei fleste tilfelle lagt til eit høgare organisasjonsnivå enn den daglege oppfølginga av personalansvaret. Dette er organisert litt ulikt i dei ulike avdelingane i fylkeskommunen, jf. fullmaktsreglement som er referert nedanfor (4.2.1) og i revisjonskriteria (punkt 3.1.2 og 3.3.3). I fylkesadministrasjonen er det i hovudsak tre leiarnivå; fylkesrådmann, avdelingsdirektørar og seksjonsleiarar. Prinsippet for fordeling av personalansvar i avdelingane er at avdelingsdirektør har personalansvar for sine seksjonsleiarar, medan seksjonsleiarane har personalansvar for dei tilsette i seksjonen. I nokre høve er det innført eit fjerde leiarnivå under seksjonsleiar, i form av «kontorleiar», til dømes leiar for lønskontoret og leiar for senter for yrkesrettleiing. Opplæringsavdelinga og tannhelseavdelinga har ulike system i høve til organisering av personalansvaret i eksterne einingar. Ved dei vidaregåande skulane fungerer rektorane som einingsleiarar. Rektorane har tidlegare vore direkte underlagt opplæringsdirektøren, men frå februar 2013 er det innført eit system med regionleiarar, der tre regionleiarar er innplassert i strukturen mellom opplæringsdirektøren og rektorane. Rektorane har personalansvar for avdelingsleiarane ved skulen, og avdelingsleiarane har personalansvar for dei tilsette i si avdeling. Vidare har leiar ved det einskilde OT/PPT-kontor personalansvar for dei tilsette ved det aktuelle OT/PPT-kontoret. Ved tannhelseavdelinga har overtannlegen personalansvar for klinikksjefane i sitt klinikkområde, medan klinikksjef har personalansvar for dei tilsette ved klinikken. Personalseksjonen i sin noverande form blei oppretta i 2004. Tidlegare blei personalet med tilknyting til KS-tariffområdet handsama av personaldirektøren, medan personalet med tilknyting til det statlige tariffområdet (undervisningspersonalet) blei handsama av personalleiar ved opplæringsavdelinga. Seksjonen har mellom anna tolv lønsmedarbeidarar inkludert leiar for servicesenter løn, og ein stab på seks personalrådgjevarar. Seksjonen er leia av personaldirektøren. Personalseksjonen inngår i fylkeskommunen si organisasjonsavdeling. I intervju blir det opplyst at personalseksjonen har primærkontaktar som har ansvar for kvar sine avdelingar, slik at linjeleiarane kan vende seg til desse ved behov. Det blir vidare opplyst at dei tilsette ved personalseksjonen har overlappande kompetanse, slik at oppfølginga blir mindre personavhengig. 4.2 System og rutinar i personalforvaltninga Retningsliner for personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune er omtalt i ulike typar dokument. Nokre av dei mest sentrale retningslinene er gjengitt i avsnitta nedanfor. 16

4.2.1 Fullmaktsreglement I fylkeskommunen sitt fullmaktsreglement 25 går det fram kva stillingsfunksjonar som har fullmakt til å gjere tilsettingar, omplassere, gje permisjonar, fastsette løn, samt gje formell irettesetting, seie opp, suspendere og gje avskil. 4.2.2 Personalhandbok og Leiarhandbok Revisjonen har fått opplyst at mesteparten av informasjonen knytt til personalforvaltning fram til 2011 var samla i Personalhandboka og Leiarhandboka. Desse handbøkene er no i ferd med å bli fasa ut fordi fylkeskommunen har innført to nye elektroniske system - Personalportalen og Kvalitetssystemet - som i stor grad overtar funksjonen til dei gamle handbøkene. Personalhandboka og Leiarhandboka er framleis tilgjengelege på fylkeskommunen sitt intranett. 4.2.3 Personalportalen Personalportalen blei suksessivt tatt i bruk i heile organisasjonen frå hausten 2011 og fram til april 2012. Personalportalen inneheld rutinar og verktøy som skal nyttast ved gjennomføring av ulike oppgåver, til dømes gjennomføring av medarbeidarsamtalar, oppfølging av fråvære og utlysing av stillingar. Den enkelte medarbeidar legg sjølv inn informasjon knytt til uttak av ferie, fråvere mv., og leiar godkjenner den registrerte informasjonen før den går vidare til lønsseksjonen. Fråvere som er registrert i Personalportalen har den tilsette, leiar, leiar sin «tilretteleggar» og personal- og lønsmedarbeidarar innsikt i. Den enkelte sin lønsslipp er det berre den enkelte tilsette og lønsmedarbeidaren ved lønskontoret som har tilgang til. Referat frå medarbeidarsamtale er det berre den tilsette og denne sin næraste leiar som har innsikt i. 4.2.4 Kvalitetssystemet Kvalitetssystemet blei innført parallelt med Personalportalen, hausten 2011 og våren 2012. Kvalitetssystemet inneheld styringsdokument, gjennomføringsdokument, tilvising til regelverk med vidare på ulike område som administrasjon, personal, HMT, IT mv. Under fanen personal er mellom anna fylkeskommunen sitt Personalreglement 26 lagt ut, i tillegg til ulike retningsliner, prosedyrar og sjekklister. 4.3 Erfaringar med Personalportalen og kvalitetssystemet I spørjeundersøkinga går det fram at alle dei spurte har erfaring med å nytte Personalportalen 27, medan 71,1 % har erfaring med å nytte Kvalitetssystemet 28. Nesten samlege respondentar meiner at Personalportalen i stor grad (50 %) eller i nokon grad (49 %) fungerer på ein god måte 29. Dei som er intervjua gir også uttrykk for at Personalportalen er ein nyttig reiskap, og dei fleste seier at dei nyttar Personalportalen dagleg. Det blir også peikt på at innføringa av Personalportalen representerte ei betring i høve til tidlegare praksis. Det blir mellom anna fortalt at portalen har vore klargjerande i forhold til definering av personalansvaret, og at portalen skapar ei ryddig oversikt over saksgangen. Personalseksjonen har fått tilbakemeldingar om erfaringane med Personalportalen gjennom ei brukarundersøking, og tilbakemeldingane i denne undersøkinga var gode. 25 Fullmaktsreglement for Hordaland fylkeskommune, godkjent av fylkesrådmannen 28.01.2008, gjeldande frå 10.12.2010. 26 Personalreglement, godkjent av fylkesutvalet og gjeldande frå 25.08.2009. 27 N = 158 28 N = 155 29 N = 158 17

Det går samstundes fram at det er ulike tekniske utfordringar knytt til bruk av Personalportalen, til dømes at det er vanskeleg å få sletta informasjon som er feilregistrert, eller opplysningar om medarbeidarar som har slutta. Det blir også fortalt at Personalportalen fungerer dårleg i forhold til å generere rapportar, til dømes når det gjeld kontering ved skulane. Vidare blir det peikt på at rutineomtalane i Personalportalen ofte manglar konkrete prosedyreomtalar som tar for seg korleis noko skal gjerast, og kva verktøy eller skjema som skal nyttast. Enkelte rutinar for bruk av Personalportalen er heller ikkje lagt inn i portalen. Opplæring i bruk av Personalportalen blei gjennomført for alle leiarar med personalansvar, samt «tilretteleggarar», i forkant av at einingane skulle ta denne i bruk. Gjennom spørjeskjema og intervju blir det gitt uttrykk for at mange no har behov for eit oppfølgingskurs der dei kan ta opp utfordringar dei har blitt kjend med etter at dei har tatt systemet i bruk. Det blir også peikt på at det er behov for meir opplæring for å kunne gjere nytte av alle funksjonane i systemet. Enkelte opplyser også at dei ikkje har fått opplæring i bruk av Personalportalen. Frå personalseksjonen blir det fortalt at det er gitt tilbod om fleire typar fordjupingskurs knytt til dei ulike modulane i Personalportalen. Leiarane som er intervjua fortel at det er viktig å ha ein kvalitetssikringsfunksjon av informasjonen som medarbeidaren har lagt inn i Personalportalen, slik at ein kan vere trygg på at informasjonen er korrekt før ein godkjenner. Slik kvalitetssikring blir utført av stabane ved dei ulike avdelingane i fylkesadministrasjonen. Personalseksjonen opplever generelt at tilgangssystemet i Personalportalen fungerer bra. Når det gjeld kompetansemodulen kan det til dømes vere ei utfordring at rektorane berre har tilgang til kompetanse for personale på eigen skule. I samband med rekruttering kunne dei hatt nytte av å sjå kompetansebiletet for andre tilsette i fylkeskommunen. I spørjeundersøkinga blir det gitt uttrykk for at leiarar som har ansvar for å gjennomføre medarbeidarsamtalar er usikre på om personvernomsyn er ivareteke på ein tilstrekkeleg måte ved lagring av referat i Personalportalen (jf. punkt 4.6.2 i rapporten). Når det gjeld kvalitetssystemet, svarar 12 % at dette i stor grad fungerer på ein god måte, medan 61,1 % svarar i nokon grad 30. Til saman 15,7 % meiner at kvalitetssystemet i liten grad eller ikkje i det heile fungerer på ein god måte. Det blir kommentert at det kan vere vanskeleg å finne fram i kvalitetssystemet, og at det ikkje alltid er samsvar mellom innhaldet i kvalitetssystemet og dei ulike handbøkene i personalforvaltning som ligg på intranettet. I intervju gir dei fleste uttrykk for at dei bruker kvalitetssystemet lite, mykje mindre enn Personalportalen. Fleire gir likevel uttrykk for at kvalitetssystemet har potensial til å bli eit godt system ved at det gir høve til å samle mange dokument som tidlegare har vore distribuert på ulike måtar i form av brev, rundskriv og prosedyrar. Samstundes opplever fleirtalet av dei som er intervjua at dei ikkje har full oversikt over informasjonen i kvalitetssystemet, og at systemet blir opplevd som vanskeleg å finne fram i. Her blir det mellom anna vist til døme på at ein ikkje finn informasjon og skjema som ein brukte før kvalitetssystemet blei innført. Dei som er intervjua har to hovudtilnærmingar til kvalitetssystemet. Den eine tilnærminga er at kvalitetssystemet ikkje er så relevant for arbeidet ved deira seksjon/avdeling, og at ein har ikkje planar om å setje seg inn i dette. Den andre tilnærminga er at dei vanskane ein har med å bruke og finne fram i systemet truleg skuldast at systemet er nytt. Ein har tru på at kvalitetssystemet kan bli nyttig når ein blir vand med å bruke systemet, veit kor ein skal finne riktig informasjon, og er forbi fasen med tekniske oppstartsproblem. Ein av dei som er intervjua gir uttrykk for at systemet har funksjonalitet som vedkommande trur kan bli nyttig, men enno ikkje har tatt i bruk. Dette gjeld mellom anna funksjonalitet knytt til prosjektstyring. Frå personalseksjonen blir det peikt på at tilgangskontrollar i kvalitetssystemet gjer at personalseksjonen per i dag ikkje har tilgang til informasjon som er lagt ut for andre avdelingar. 30 N = 108 18

Dette skapar utfordringar for dei tilsette ved personalseksjonen når dei skal rettleie tilsette ved dei andre avdelingane, og det blir difor gitt uttrykk for at personalseksjonen burde hatt fleire tilgangar. Personalseksjonen har også opplevd utfordringar med å få tilsette i fylkeskommunen til å ta kvalitetssystemet i bruk. Sjølv om det blir opplyst at Leiarhandboka er i ferd med å bli fasa ut, er det fleire av dei intervjua som opplyser at dei bruker denne som oppslagsverk. 4.4 Ansvar, oppgåver og samhandling 4.4.1 Kjennskap til ansvar og oppgåver tillagt personalansvaret I spørjeundersøkinga svarar 31,4 % at det berre delvis er tilstrekkeleg klårt kva oppgåver som inngår i deira personalansvar 31. Ytterlegare 1,3 % svarar nei på spørsmål om dette er tilstrekkeleg klårt. Dette går fram av figur 1 nedanfor. Svarfordelinga mellom avdelingane i fylkesadministrasjonen viser at representantar for stabsavdelingane (organisasjons- og økonomiavdelinga) i større grad enn representantar for fagavdelingane opplever at det er avklart kva oppgåver som inngår i personalansvaret. Vidare går det fram at leiarar ved tannhelseavdelinga i større grad enn andre respondentar opplever at det er tilstrekkeleg klårt kva oppgåver som inngår i personalansvaret. Dei leiarane revisjonen har intervjua opplever likevel at det er avklart kva ansvar dei har på personalområdet. Nokre av dei som er intervjua kommenterer at innføringa av Personalportalen har medverka til at det har blitt tydelegare kva oppgåver som inngår i personalansvaret. Figur 1: «Opplever du at det er tilstrekkeleg klårt kva oppgåver som inngår i ditt personalansvar?» (N=105) 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Ja Delvis Nei Dei fleste av dei som er intervjua har ein stillingsinstruks. Instruksane er ofte på generelt nivå (t.d. instruks for alle rektorar), eller dei kan vere lite oppdaterte. Eit knapt fleirtal (57,3 %) svarar at det er samsvar mellom dei oppgåvene knytt til personalansvar som dei utfører i praksis, og dei oppgåvene dei skal ha i følgje stillingsinstruks 32. Ein tredel av respondentane meiner at det berre delvis er slikt samsvar, medan 2,5 % svarar nei til dette. Enkelte, i hovudsak representantar for fagavdelingar ved fylkesadministrasjonen, kommenterer at dei saknar klårare retningslinjer og/eller stillingsinstruksar som klargjer kva ansvar den enkelte leiar har på personalområdet. Representantar for skulane kommenterer at det er forskjell på ansvarsfordelinga som er nedfelt i retningslinene og måten arbeidet blir utført på i praksis. 31 N = 156 32 N = 157 19

I intervju og spørjeundersøkinga kjem det fram ulike synspunkt med høve til om ansvars- og rollefordelinga mellom dei ulike leiarnivåa i linja er avklart på ein god måte, og også på dette området er det forskjellar mellom dei ulike avdelingane i fylkeskommunen. Representantar for fagavdelingane ved fylkesadministrasjonen og representantar for skulane viser til at rolle- og ansvarsdelinga mellom dei ulike nivåa i linja kan opplevast som uklåre. Representantar for fagavdelingane ved fylkesadministrasjonen viser også til at dei er usikre på ansvarsfordelinga i personalforvaltninga mellom seksjonsleiar, direktør for fagområdet og personaldirektør. Representantantar for skulane gir uttrykk for at ansvarsfordelinga mellom avdelingsleiarar og merkantilt personale kan vere uklar. Når det gjeld skulane opplever personalseksjonen at ansvarsfordelinga mellom rektor og avdelingsleiarar kan vere ei utfordring. Gjennom intervju og spørjeundersøking går det fram at ansvars- og rolledelinga mellom personalseksjonen og einingane i all hovudsak blir opplevd som tydeleg. Enkelte gir uttrykk for at det nokre gonger kan oppstå uklårheiter om ansvarsfordelinga, til dømes i samband med rekruttering, lønsfastsetting eller vanskelege personalsaker. Fleire av rektorane meiner at ansvarsdelinga mellom skulen og personalseksjonen er lite føremålstenleg fordi rektor har for lite mynde på personalområdet. Det blir mellom anna oppfatta som ulogisk at rektorar kan tilsette, men ikkje gje formelle irettesettingar eller seie opp tilsette. Dei to intervjua hovudtillitsvalte meiner tvert imot det er viktig at mynden til å gje formelle irettesettingar og seie opp tilsette er lagt sentralt, fordi rektorar ikkje alltid har tilstrekkeleg kompetanse på regelverk og fylkeskommunen sine retningsliner for handtering av vanskelege personalsaker. Representantar for skular og tannhelseklinikkar fortel at ansvarsfordelinga mellom den enkelte eininga og fagavdelinga fungerer bra på personalområdet, både innan tannhelse- og opplæringsområdet. Revisjonen har fått opplyst at opplæringsavdelinga er i ferd med å gjennomføre ei omorganisering der det skal innførast regionleiarar som eit nytt ledd mellom opplæringsdirektør og rektor. Dette medfører at fullmaktsreglementet må vurderast på nytt. 4.4.2 Oppfølging av personalansvaret Det er stor variasjon blant leiarar med personalansvar når det gjeld talet på tilsette ein har personalansvar for. Blant dei som er intervjua varierer dette talet mellom tre og 34. I intervju blir det gitt uttrykk for at mellomleiarar, i form av seksjonsleiarar, klinikksjefar (tannhelse) og avdelingsleiarar (skule), har personalansvar for fleire tilsette enn leiarar på høgare nivå. Enkelte opplever at kontrollspennet er stort, og dette blir særleg nemnt som ei utfordring for avdelingsleiarar ved skulane. I intervju blir det gitt uttrykk for at dette medfører at enkelte oppgåver, til dømes utviklingsarbeid, må nedprioriterast. Enkelte leiarar opplyser også at dei har nedprioritert gjennomføring av medarbeidarsamtalar som følgje av at dei har personalansvar for svært mange tilsette. I intervju blir det peikt på at påminningar i Personalportalen fungerer som ei oppfølging av om den enkelte leiar utfører sitt personalansvar. Leiarane får til dømes påminningar viss det er medarbeidarsamtalar som ikkje er gjennomført, eller viss det er CVar som ikkje er lagt inn i systemet. Øvste leiarnivå får også informasjon i Personalportalen dersom eit lågare leiarnivå ikkje har utført pålagte oppgåver. Innan tannhelseavdelinga blir det opplyst at klinikksjefane si oppfølging av personalansvaret eit av fleire tema i faste samtalar som blir gjennomført mellom overtannlege og klinikksjef. Frå tannhelseavdelinga blir det også vist til at årlege skjema for eigenkontroll og rapportar som skal leverast inn fungerer som ei oppfølging av om klinikksjefar og overtannlegar etterlever krava som følgjer av det å ha personalansvar. Avdelingsleiar ved ein skule opplyser at vedkommande rapporterer til rektor innan faste fristar, til dømes når det gjeld opplegg for fag- og timefordeling for neste skuleår. Representantane frå fylkesadministrasjonen opplever at det ikkje blir 20