Habiliteringsseksjonen for barn og unge (HABU) - rapportserie SLUTTRAPPORT. www.habu.no

Sørlandet sykehus HF Medisinsk klinikk, Barnesenteret 1 Habiliteringsseksjonen for barn og unge (HABU) - rapportserie SLUTTRAPPORT www.habu.no UTVIKLING OG IMPLEMENTERING AV ET INTERAKTIVT NETTSTED FOR BRUKERE OG FAGPERSONER Forfattere Lied, Øyvind Lerdal, Bjørn HABU rapportserie nr 12 30. mars 2007

2 1. SAMMENDRAG AV PROSJEKTET Våren 2004 lanserte HABU sitt eget nettsted www.habu.no Nettstedet var i oppstarten en tradisjonell informasjonsside, men ble gradvis utviklet til også å inneholde en passordsikret medlemsdel. Her var det mulig å utveksle mer sensitiv informasjon rundt det enkelte barn. Den åpne delen av nettstedet er siden oppstarten videreutviklet og gir nå bl.a. muligheter for brukerne til å stille spørsmål til tjenesten, til å finne frem til ventetider og til å melde seg på kurs. Nettstedet har økende antall besøk. Det har vært en stor utfordring å få den lukkede medlemsdelen til å fungere etter intensjonen og spesielt en del tekniske utfordringer som har vært vanskelige å løse. En ekstern evaluering av både den åpne og den lukkede, passordbeskyttede medlemsdelen er gjennomført og viser god kvalitet på nettstedet. Kronikerplanen til Helse Sør ga signaler om at brukerne av habiliteringstjenstene ønsket mer og bedre informasjon om tjenesteapparatet og om innholdet i tilbudene. Med dette utgangspunktet har HABU, Kristiansand, arbeidet med å utvikle nettstedet til å bli en felles nettpottal for alle habiliteringstjenstene i Helse Sør. Dette arbeidet er ennå kun i sin spede begynnelse. Vi tror interaktive internettløsninger tilhører fremtiden for habiliteringsfeltet, men det er ressurskrevende og krever mentale omstillinger hos ansatte i hjelpeapparatet. Bjørn Lerdal Prosjektansvarlig Øyvind Lied prosjektleder

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. SAMMENDRAG AV PROSJEKTET... 1 2. BAKGRUNN... 4 3. MÅL... 5 3.1. FORMÅL... 5 3.2. MÅLGRUPPE... 5 3.3. ORGANISERING... 5 3.4. STYRING... 6 4. STRATEGISKE VALG OG RESULTATEVALUERING... 6 4.1 ETABLERE ET EGET PROSJEKT SAMORDNET MED PROSJEKT FELLES NETTPORTAL FOR BARNEHABILITERINGSTJENESTENE I HELSE SØR... 6 4.2 TILBY 30 FORELDRE OG FAGERSONER TILGANG TIL MEDLEMSDELEN... 6 4.3 UTARBEIDE ENKEL BRUKERMANUAL... 6 4.4 OPPFØLGING AV DEN ENKELTE BRUKER FOR KVALITETSSIKRING AV INNHOLD OG TEKNISK FUNGERING... 6 4.5 UTVIKLE OG IMPLEMENTERE ET EGET E-POST SYSTEM... 6 4.6 VIDEREUTVIKLE INNHOLD OG FUNKSJONALITET... 6 4.7 GJENNOMFØRE EN EVALUERING AV NETTSTEDET I SAMARBEID MED HØGSKOLEN I AGDER(HIA)... 8 4.8 SAMORDNE OG BRUKE ERFARINGENE FRA HABUS LUKKA MEDLEMSDEL I UTVIKLINGEN AV EN FELLES NETTPORTAL FOR BARNEHABILITERINGSTJENESTENE I HELSE SØR... 8 5. RESSURSBRUK... 8 6. AVSLUTNING/KONKLUSJON... 8

4 2. BAKGRUNN Sørlandet sykehus HF, ved Habiliteringsseksjon for barn og unge (HABU), Kristiansand, ble av Helsedepartementet i 2001 tildelt et 5-årig prosjekt for å utvikle et tverrfaglig program for intensiv habilitering/trening av barn med hjerneskader (PIH). Prosjektarbeidet er avsluttet, men videre drift er likevel sikret ved at PIH fra 2007 er etablert som et regionalt henvisningskompetansesenter. Egen prosjektrapport for PIH vil foreligge fra 01.04.07. I mandatet for prosjektet ble det forutsatt, som en egen delmålsetting, at moderne teknologi skulle tas i bruk i kommunikasjonen mellom brukere og fagpersoner på ulike nivå. Parallelt med utviklingsarbeidet i PIH ble derfor arbeidet med å utvikle et interaktivt nettsted igangsatt. Det ble i samarbeid med sykehusets IT-seksjon inngått en utviklingsavtale med programvarehuset Pragma A/S. 15. mai 2004 ble den åpne delen av www.habu.no lansert og høsten samme året startet arbeidet opp med å utvikle en lukket medlemsdel for foreldre og fagpersoner i PIH. Vi ønsket å kunne tilby foreldre og fagpersoner muligheten for å sende registreringerprotokoller av treningaktivitet, diskutere faglige spørsmål, laste med ulike registreringsskjema, videoer og treningsprogrammer i et sikret system. Figur 1 Figuren viser hvordan man så for seg oppbyygingen av den interne (passordbeskyttede) og eksterne delen av hjemmesiden www.habu.no Programvarehuset Pragma og IT-avdelingen på Sørlandet sykehus arbeidet gjennom 2005 med utviklingsarbeidet med god støtte fra en egen referansegruppe med representanter fra ulike fagmiljøer på sykehuset og en brukerorganisasjon (Cerebral-Parese Foreningen). Spesielt arbeidet med å utvikle den lukka medlemsdelen viste seg å være både teknisk og personalmessig mer krevende en antatt for å få dette til å fungere som et fullverdig

5 hjelpemiddel i kommunikasjonen og samarbeidet mellom foreldre og fagpersoner. Det ble derfor i mars 2005 søkt om kr. 1 500 000 i prosjektmidler fra Sosial og helsedirektoratet (SHdir) til eget fullverdig prosjekt over 3 år. I mai 2005 fikk HABU tildelt kr. 200 000.- til videre utviklingsarbeid og implementering og det ble fra Shdir presisert at dette var en delfinansiering og at en spesielt ønsket å støtte evalueringen av nettstedet. På grunn av at det ikke var mulig å fullfinansiere prosjektet ble arbeidet i dette prosjektet gjennomført med noe lavere intensitet og fremdrift enn opprinnelig forutsatt og det ble prioritert å overføre midlene fra SHdir til 2006. HABU hadde parallelt søkt Helse Sør RHF om midler til et prosjekt for utvikling av en felles nettportal for alle barnehabiliteringstjenestene i Helse Sør og vi så her en mulighet for å samordne disse midlene slik at en kunne ansette en prosjektleder i full stilling. På denne måten kunne en få til et fullverdig prosjekt med egen prosjektleder og frigjort fra det øvrige utviklingsarbeidet i PIH. I januar 2006 fikk HABU tildelt 350 000 til utvikling av en felles nettportal for barnehabiliteringstjenestene i Helse Sør og kunne dermed realisere planene om en egen prosjektstilling. 3. MÅL 3.1. Formål Bruken av internett er generelt sterkt økende i samfunnet som informasjons og kommunikasjonskanal og dette gjelder også for brukere av og ansatte i helsevesenet. Det er vår erfaring at dagens unge foreldre som kommer i kontakt med barnehabiliteringstjenestene, har internettbruk som en helt naturlig del av sin daglige informasjonsinnhenting og kommunikasjon med omverdenen. Ut fra dette perspektivet, har vi sett viktigheten av at det offentlige hjelpeapparatet også tar denne teknologien i bruk, både for å formidle kvalitativ god helseinformasjon, men ikke minst for å utnytte de mulighetene som eksisterer for bedre kommunikasjon mellom brukere og fagpersoner. Vi har derfor på denne bakgrunn ønsket å utvikle et interaktivt nettsted som i tillegg til å være en åpen nettside for tjenesteinformasjon også gir muligheter for brukere og fagpersoner å kommunisere via internett innenfor et passordsikret system. En lukket medlemsdel vil i mye større grad kunne gi muligheter for interaktivitet. 3.2. Målgruppe Den primære målgruppen for prosjektet er foreldre og fagpersoner innen fagfeltet barnehabilitering. I tillegg er foreldre og fagpersoner tilknyttet PIH en spesifikk målgruppe i forhold til den lukka medlemsdelen av nettstedet. 3.3. Organisering Utviklingsarbeidet har i hovedsak foregått gjennom et kontinuerlig samarbeid mellom prosjektleder og PIHs prosjektgruppe og i direkte samarbeid med foreldre og fagpersoner som har tilgang til medlemssiden. Videre har sykehusets IT seksjon og IT-konsulentfirmaet Pragma A/S bidratt med datafaglig kompetanse. Evalueringen av nettstedet er foretatt av en ekstern konsulent Cifuentes Konsult v/ Mauricio Cifuentes i samarbeid med prosjektleder. I oppstarten av prosjektarbeidet ble det opprettet en egen referansegruppe bestående av en representant for brukerorganisasjonene (CP foreningen) for Lærings og mestringssenteret (LMS) og representanter fra HABU. Referansegruppa ble en viktig diskusjonsgruppe i forhold til hvordan nettstedet skulle bygges opp stukturelt, hva slags funksjonalitet og på selve innholdet.

6 3.4. Styring Det ble ansatt egen prosjektleder, Øyvind Lied som har hatt ansvaret for prosjektet og det daglige utviklingsarbeidet av nettstedet. Det overordnede prosjektansvaret er ivaretatt av seksjonsleder Bjørn Lerdal. Prosjektleder og prosjektansvarlig har hatt løpende møter hvor strategi og utviklingsutfordringer er drøftet. 4. STRATEGISKE VALG OG RESULTATEVALUERING Det ble i statusrapporten for 2005 satt opp en fremdriftsplan på 8 punkter hvor fokus først og fremst var på den lukka medlemsdelen. I det følgende er hver av punktene kommentert i forhold til resultatet av arbeidet som er gjennomført i 2006. 4.1 Etablere et eget prosjekt samordnet med prosjekt Felles nettportal for barnehabiliteringstjenestene i Helse sør. Det ble ved hjelp av støtten fra Helse Sør og SHdir opprettet en egen prosjektlederstilling for å drive utviklingsarbeidet. Se for øvrig punkt 8. 4.2 Tilby 30 foreldre og fagersoner tilgang til medlemsdelen Ved utgangen av 2006 hadde 35 foreldre og lokale fagpersoner tilgang til det lukka systemet. Det er ikke mulig å hente ut statistikk på antall treff på medlemsdelen, men det er vårt inntrykk basert på antall meldinger i e-postsystemet at det har vært en gradvis økning i bruken av systemet. Når nye grupper av barn begynner i PIH får foreldre og lokale fagpersoner på første samling informasjon og undervisning i bruken av systemet og tilbud om tilgang. 4.3 Utarbeide enkel brukermanual Det er utarbeidet en kort og enkel bruksanvisning for hvordan en kan komme inn og hvordan en kan bruke det integrerte e-post systemet. Denne bør utvikles videre og omfatte flere funksjoner. 4.4 Oppfølging av den enkelte bruker for kvalitetssikring av innhold og teknisk fungering Det har i hele 2006 vært jevnlig kontakt med brukerne av medlemsdelen for å følge opp feil og spørsmål om systemet. Det har vært og oppstår fortsatt tekniske feil som bla. har medført at brukere ikke har kommet inn i systemet. Prosjektleder har i samarbeid med sykehusets IT seksjon og Pragma A/S søkt å løse den enkelte brukes problemer underveis. 4.5 Utvikle og implementere et eget e-post system For å bedre funksjonaliteten i den lukka medlemsdelen ble det i juni 2005 bestemt å etablere et eget e-post system integrert i medlemsdelen. For å holde kostnadene nede ble det valgt å bruke et gratis e-post program (SquirreMail). Det viste seg imidlertid at e-post systemet var vanskelig å integrere i det eksisterende programvare, men i løpet av 2006 ble dette løst og alle brukere har nå muligheten til å sende og motta e-post med eventuelle vedlegg. Hver bruker får sin interne e-postadresse og oversikt over adressene til foreldrene og fagfolkene i sin gruppe. 4.6 Videreutvikle innhold og funksjonalitet Når det gjelder den lukka medlemsdelen er det opprettet menyer og strukturer for de ulike nivåene i systemet jfr. modell (figur 1) Systemet er lagt opp slik at den enkelte foreldre og fagperson tildeles bestemte tilganger ut fra hvilken tilknytning/rolle de har ift. til et bestemt barn. Foreldrene avgjør hvilke fagpersoner de ønsker skal ha tilgang til opplysninger om deres

7 barn. Gradvis er det lagt inn informasjon på de ulike nivåene PIH medlem, gruppe og team. Det legges ut informasjon om neste PIH-samling, utdrag fra undervisning som er holdt under samlinger, bilder fra samlingene, aktuell litteratur, møtereferater fra TS team, treningsprogrammer mv. På den åpne delen av nettsiden har det vært fokusert på å bedre kvalitet og utvide funksjonalitet. Det er tilrettelagt en egen side for ungdommer som deltar på HABUs ungdomssamlinger hvor ungdommene selv kan være med å lage innholdet og de har mulighet til å delta en i lukket diskusjonsgruppe (passordbeskyttet). All kursvirksomhet i HABU annonseres og administreres nå via nettstedet og påmeldinger skjer også elektronisk. Det er videre etablert svartjeneste hvor det gis mulighet for å sende inn spørsmål til HABU via eget skjema. Det er lagt opp til rutiner hvor spørrerene skal få svar innen en uke. Foredrag og kurs som gjennomføres i regi av HABU legges ut med power pointpresentasjoner og oppsummeringer. Generelt har en i større grad greid å øke antallet og kvaliteten på artikler som legges ut. Antall brukere av nettstedet har gradvis økt fra 8-10 treff pr dag rett etter lanseringen i 2004 til et snitt på 30 treff pr. dag i januar/februar 2007. Diagram 1 viser utviklingen når det gjelder antall treff og brukere de siste 6 måneder. Brukerstatestikk www.habu.no 1200 1000 800 antall 600 Antall treff Antall brukere 400 200 0 September Oktober November Desember Januar Februar Figur 2. Diagrammet viser antall treff og antall brukere (en bruker telles kun 1 gang) som har benyttet www.habu.no i perioden september 2006 til mars 2007.

8 4.7 Gjennomføre en evaluering av nettstedet i samarbeid med Høgskolen i Agder(HIA) Prosjektleder og prosjektansvarlig var opptatt av å sikre en ekstern evaluering av nettstedet. I tråd med dette ønske, ble det ved årssikifte 2006/2007 gjennomført en egen ekstern evaluering av www.habu.no inklusiv den lukka medlemsdelen. Evalueringen er utført av Cifuentes Konsult v/ Mauricio Cifuentes i samarbeid med prosjektleder. Det ble i utgangspunktet rettet en forespørsel til HIA i forhold til å gjennomføre en evaluering som en prosjektoppgave, men det lot seg ikke gjøre på det aktuelle tidspunkt. Det ble derfor inngått en avtale med Cifuentes Konsult. Evalueringen ble gjennomført med en brukerundesøkelse og det ble foretatt en faglig vurdering ut fra anerkjente kvalitetskriterier for offentlige nettsteder. (jfr. www.norge.no) Brukerundersøkelsen ble gjennomført elektronisk via nettsiden. Det var dessverre svært få svar som kom inn på denne delen av undersøkelsen. Evalueringen konkluderer med en generell god kvalitet og sammenlignet med andre nettsteder over gjennomsnittet. (4 av 6 stjerner) Videre konkluderes det med at medlemsdelen har god sikkerhet, og at en med relativt enkle grep vil kunne forbedre nettsiden betraktelig. Det vises for øvrig til vedlagte rapport: Evaluering av nettstdet www.habu.no HABUs rapportserie nr. 9 februar 2007. 4.8 Samordne og bruke erfaringene fra HABUs lukka medlemsdel i utviklingen av en felles nettportal for barnehabiliteringstjenestene i Helse Sør Parallelt med utviklingsarbeidet av nettstedet ble det etablert et nærmere samarbeid mellom barnehabiliteringstjenestene i Helse Sør for å starte prosessen med å utvikle en felles nettportal. Tjenestene ble i 2005 invitert til et felles informasjons og drøftingsmøte sammen med en representant for Helse Sør hvor www.habu.no og den lukka medlemsdelen ble presentert. Interessen fra de ulike barnehabiliteringstjenestene i Helse Sør til å inngå i et nærmere utviklingsarbeid var blandet og det viste seg at det på dette tidspunktet ikke var mulig å etablert et mer forpliktende utviklingssamarbeid. Imidlertid ønsket Helse Sør RHF at dette prosjektarbeidet likevel skulle videreføres og har bevilget kr. 250 000 i støtte til dette for 2007. Det legges da opp til en gradvis utvikling sammen med en eller 2 andre habiliteringstjenester som ønsker å delta i et utviklingsarbeid. 5. RESSURSBRUK SHdir har for 2006 gitt et tilskudd på kr 200 000.- til utvikling og implementering av et interaktivt nettsted for brukere og fagpersoner. Midlene er i hovedsak brukt til lønn for prosjektleder og til gjennomføring av evalueringen. Det vises til revidert regnskap. 6. AVSLUTNING/KONKLUSJON Den åpne delen av www.habu.no blir mer og mer brukt av foreldre og fagfolk, og vi får gode tilbakemeldinger på den informasjonen som legges ut. Utfordringen er å klare å oppdatere hjemmesiden med nok ny informasjon. Hjemmesiden har også medført en mer effektiv drift av vår kursvirksomhet og vi ser at hjemmesiden nå har en stadig økning i antall treff. Det er en større utfordring å få den lukkede medlemsdelen til å funger etter intensjonene. Dette har ikke minst sammenheng med tekniske vansker, men også å få brukerne aktivt med i å bruke systemet. Også muligheten til å utvikle, markedsføre og veilede i bruken av systemet har vært begrenset på grunn av begrensede ressurser. Gjennom støtten fra SHdir og Helse Sør i 2006 har en fått muligheten til å engasjere en prosjektleder og det har gitt positive resultater i

9 form av en kvalitativt og teknisk bedre nettside både på den åpne delen og på medlemsdelen. Et eget e-post system er integrert i medlemsdelen, svartjeneste er etablert, kurstilbud og påmelding skjer via nettsiden, ungdommer har egen side med diskusjonsgruppe og antall brukere har gradvis økt. Evalueringen som er foretatt konkluderer med 4 av seks stjerner og at data-sikkerheten på medlemsdelen er god. Det konkluderes også med at det ikke er store endringer som skal til for å forbedre nettsiden og rapporten vil i den sammenheng være et godt redskap for det videre utviklingsarbeidet. Utviklingen av en felles nettportal for alle habiliteringstjenesten i Helse Sør har så langt gått tregt. Dette henger sammen med mange forhold: Helse Sør RHF har manglet en klar og proaktiv strategi for kommunikasjon mellom brukerne og tjenesteapparatet. Barne- og voksenhabiliteringstjenestene er små tjenester, med begrensede ressurser til annet en den primære kliniske virksomheten. Vi i prosjektet har så langt sannsynligvis manglet nødvendig gjennomføringskraft (og mandat) til å løfte frem prosjektet til å bli et felles nettsted for all habilitering i Helse Sør. I tillegg tror vi at det eksisterer et genereasjonsproblem. Dette er knyttet til at mange ansatte og ledere i habiliteringstjenstene tilhøre besteforeldregenerasjonen. Man har rett og slett ikke har voks opp med internett, hjemmepc, hotmail og Google-ing, og ser ikke de fantastiske mulighetene for kommunikasjon og informasjonssøking som finnes på internett.