ARKIVLEIAR I KYRKJELEG FELLESRÅD - SOKNERÅD. - oppgåver, fullmakter, posisjon

ARKIVLEIAR I KYRKJELEG FELLESRÅD - SOKNERÅD - oppgåver, fullmakter, posisjon 1. Innleiing s 2 2. Aktuelle arkivføresegner s 4 3. Kva er ein kyrkjearkivar? s 8 4. Kyrkjearkivaren - ansvar og oppgåver s 9 5. Organisering av arkivtenesta s 11 6. Eigenutvikling og kompetanseheving s 12 7. Yrkesetiske retningsliner for arkivarar s 13 8. Rettleiande stillingsomtale for arkivleiar s 14 9. Internasjonale retningslinjer for arkivarar s 15

INNLEIING Denne rettleiinga er utarbeidd for å gi retningslinjer og hjelp i arbeidet med å etablere gode og ryddige arkivforhold i store arkiveiningar så vel som i mindre. Omgrepet arkivleiar vil vere knytt til større avdelingar med eigen arkivfunksjon. I mindre einingar vil dette ansvaret vere knytt opp mot kyrkjeverje eller dagleg leiar. Kyrkjearkivar Vi har i denne samanhengen innført omgrepet kyrkjearkivar i avdelingar med ein eigen arkivleiar. Elektroniske system Elektronisk saksbehandling med elektronisk journal, elektronisk lagring av dokument, inngåande skanning av dokument er på full fart inn også i kyrkjelege organ. Dei nye bevarings- og kassasjonsreglane for elektronisk arkivmateriale legg nettopp til rette for elektronisk sak/arkiv. Reglane krev likevel at saksbehandlingssystema skal ha Riksarkivarens NOARK godkjenning. Nokre omgrep I dette dokumentet er det brukt nokre omgrep som skal giast ei nærmare forklaring. Offentleg organ Riksarkivaren har definert kyrkjeleg organ som offentleg organ. Dette inneber mellom anna at kyrkjelege organ er omfatta av forvaltningslova og offentleglova. Sjå elles kyrkjelova 38. Organ er å forstå som; kyrkjeleg fellesråd, sokneråd, sokneprest eller prost. Kvart organ skal ha sitt arkiv, det vil seie at kyrkjeleg fellesråd, sokneråd, sokneprest og prost skal ha sitt eige fråskilde arkiv, sjølv om ein vel å samarbeide om å løyse dei praktiske arkivoppgåvene. Kyrkjearkivar stilling som har funksjonar særleg knytt til arkivarbeidet, kan vere del av ei anna stilling, sekretær eller saksbehandlar. Kontekst i arkivmessig samanheng tyder det at dokumenta blir plasserte i sin rette samanheng, slik at ein har det nødvendige grunnlaget for å forstå innhaldet rett. Proveniensprinsippet opphavet til arkivmaterialet, altså kven som er "arkivskaparen". Akkvisisjon politikk for anskaffing og samlingsutvikling i arkivsamanheng. Aksesjonar tilvekst tilkomst til arkivet. Autensitet at eit dokument er kva det gir seg ut for å vere, for eksempel at avsendar sin identitet er rett. 2

Korleis få gjennomført arkivtiltak? Det er mange som hevdar det er vanskeleg å få gjennomslag for viktige arkivtiltak i eigen administrasjon. Det er heilt klart eit behov for å løfte haldningane til arkivarbeidet mange stader. Ofte er det manglande forståing for arkivarbeidet. Kva gjer vi dersom det er manglande motivasjon for gode arkivrutinar. Syter og klagar over at ingen forstår oss? Eller tek vi fatt på oppgåvene med optimisme og gjer noko? Har ein konkrete resultat og prosjekt å vise til er det lettare å argumentere for ressursar til arkivarbeidet. Saman med IKT-ansvarleg er den som har arkivansvar (kyrkjearkivaren) hovudpersonar når det gjeld å få til eit velfungerande, rasjonelt og forskriftsmessig arkiv. Tryggingsrutinar og arkivrutinar går hand i hand og overlappar kvarandre. Det blir tilrådt å bruke den kompetansen og støtte IKT-folka kan gi. Dei forstår kor naudsynt det er med bevaring av informasjon, og trongen for standardisering. Gå saman om å få til nødvendig og forskriftsmessig periodisering, og for å få utarbeidt interne reglar for bruk av IT i saksbehandling og arkivforvaltning. Det blir tilrådt at det blir laga ein plan over oppgåver som skal løysast i løpet av året, innanfor arkivområdet, og at denne vert lagt fram for leiinga. Andre tiltak som gjer arkivarbeidet synleg bør også vurderast. Arkivforvaltninga bør sjåast på som ein heilskap, og ein bør sørgje for at arkivet er i samsvar med gjeldande arkivføresegner og standard. Det kan vere nyttig å hente informasjon om korleis liknande problem er løyst i nabofellesråd og i kommunen. Ta gjerne kontakt med KA (brev/tlf./e-post) for råd, opplæring, tilrettelegging og oppfølging. KA kan også kontaktast for tilbakemeldingar på lokale planar og anna praktisk rettleiing i arkivsaker. God og sakleg argumentasjon og ei balansert framstilling av problema fører ofte til løysingar. Ver realistisk og ta ein ting om gongen. Tenk langsiktig, lag planar for utviklingsarbeidet og diskuter arkiv og arkivforvaltninga med jamne mellomrom for å halde saka varm. Lukke til med arkivarbeidet! 3

AKTUELLE ARKIVFØRESEGNER Rettleiingsmateriell Som rettleiing til ein del av føresegnene nedanfor vert det synt til Arkivhåndboken gitt ut av Riksarkivaren i september 2000. Arkivlova og arkivforskrifta Både i 6 i arkivlova og i 1-1 i arkivforskrifta er arkivansvaret i offentlege organ omtalt. 6 i arkivlova: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. 1-1 i arkivforskrifta: Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta her. Som offentleg organ blir rekna statleg,(kyrkjeleg*), fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf arkivlova 2. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. *) Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett. Arkivansvaret etter dei enkelte føresegnene i forskrifta her er knytte til organet, ikkje den enkelte tenestemann, med mindre anna er særskilt fastsett. Dette inneber at det er den øvste leiinga som står ansvarleg for at arkivarbeidet blir utført i tråd med dei lover og reglar som gjeld for offentlege arkiv, dvs. arkivlova og andre lover som vedkjem arkiv samt forskrifter til desse lovene. Oppgåver knytt til arkivet, kan delegerast, også overordna funksjonar og kontrolloppgåver, men ansvaret kan ikkje delegerast. Kyrkjeverja eller dagleg leier, sokneprest eller prost må alltid sikre seg at arkivarbeidet held mål, og det er kyrkjeverja, dagleg leiar eller sokneprest og prost som står ansvarleg på organet sin vegner, mellom anna i høve Riksarkivaren som tilsynsstyresmakt. Kyrkjelege organ er små einingar samanlikna med stat og kommune, vi må derfor finne praktiske måtar å nærme oss lov og forskrift. I arkivsamanheng er det viktig å finne samarbeidsmodellar mellom fellesråd, sokneråd, sokneprest og prost der det ligg til rette for det. Det er ingen ting i vegen for at alle desse organa kan ha ein felles arkivleiar kyrkjearkivar. Men organa må ha kvar sine arkiveiningar. *) Red. anm.: I kyrkjeleg fellesråd, sokneråd, sokneprest og prost er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt kyrkjeverja, dagleg leiar, sokneprest eller prost. 4

I følgje Arkivhåndboken vil det overordna ansvaret omfatte dei oppgåvene som er nødvendig for å oppfylle krava, og følgjande vil stå sentralt: Å tilsetje eller utnemne ein arkivansvarleg som har det operative (daglege) ansvaret for arkivarbeidet, og etablere ei felles arkivteneste under leiing av denne. Å sørgje for tilstrekkeleg bemanning til å utføre arkivarbeidet etter føresetnadene. Dersom den arkivansvarlege også har andre oppgåver, må det sørgjast for at det vert sett av tilstrekkeleg tid til arkivarbeidet. Å stille tilfredsstillande lokale og nødvendig utstyr til disposisjon for arkivtenesta. Lokale og utstyr skal oppfylle dei krava som er fastsett i gjeldande regelverk. Å sørgje for at arkivtenesta har dei nødvendige ressursane til å utføre arkivarbeidet etter føresetnadene, mellom anna midlar til innkjøp av nødvendige varer og tenester. Å leggje til rette for at arkivpersonalet held ein tilfredsstillande fagleg kompetanse, mellom anna gjennom kursdeltaking og deltaking på andre opplæringstiltak. Å sørgje for tilfredsstillande rapportering frå arkivtenesta slik at denne kan oppfylle sitt overordna ansvar etter føresetnadene. 2-1 i arkivforskriften: Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarlig. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. Det operative arkivansvaret, dvs. den daglege leiinga av arkivarbeidet i organet, skal etter forskrifta vere plassert ein stad, hos ein arkivansvarleg. Den arkivansvarlege skal vere dagleg leiar for arkivtenesta som utfører arkivarbeidet i organet sin administrasjon. Arkivtenesta skal organiserast som ei eiga eining og vere felles for heile organet. Vidare nemner arkivforskrifta ei rekkje oppgåver og plikter lagde til arkivtenesta - som altså skal leiast av ein arkivansvarleg - frå ein lagar eit til det endar i eit arkivdepot. I forskrift til arkivlova kap. 2 Arkivorganisering og arkivsystem og kap. 3 Arkivrutinar, er det detaljert omtale av oppgåvene som er lagt til arkivtenesta. 5

Forskrift om offentlege arkiv kap 2 og kapitel 3 Klikk på lenkene under dei viser til oppslag på lovdata.no Kapittel II. Arkivorganisering og arkivsystem A. Organisering og ordning 2-1. Organisering av arkivarbeidet 2-2. Arkivplan 2-3. Arkivnøkkel 2-4. Arkivordning 2-5. Oppstilling av arkivet B. Journal og elektroniske arkivsystem 2-6. Journalføring og anna registrering 2-7. Opplysningar i journal- og arkivsystem 2-8. Journalar på papir 2-9. Elektronisk journalføring 2-10. Kvalitetssikring av elektronisk journal og arkivsystem C. Lagringsmedium 2-11. Generelt 2-12. Papirkvalitet 2-13. Elektroniske saksdokument 2-14. Anna elektronisk arkivmateriale 2-15. Mikrofilm som arkivmedium Kapittel III. Arkivrutinar A. Behandling av post og saksdokument 3-1. Mottak og opning av vanleg post 3-2. Behandling av telefaks og elektronisk post 3-3. Behandling av dokument på ulike medium 3-4. Stempling av saksdokument 3-5. Registrering og fordeling 3-6. Behandling av dokument som tilhøyrer den same saka 3-7. Oppfølging av saksbehandlinga 3-8. Avskriving og arkivlegging 3-9. Kopibok 3-10. Interne utlån, intern informasjon 3-11. Eksterne utlån B. Periodisering av arkiv 3-12. Journalperiodar 3-13. Skarpt periodeskilje eller overlappingsperiode 3-14. Bortsetjing av arkivmateriale 6

3-15. Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv 3-16. Framfinning i elektronisk journal og arkiv frå avslutta periodar 3-17. Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot C. Arkivavgrensing, kassasjon, bevaring 3-18. Definisjonar 3-19. Arkivavgrensing 3-20. Bevaringspåbod 3-21. Kassasjon D. Overføring av arkiv 3-22. Overføringsliste 3-23. Behandling av overført arkiv 7

KVA ER EIN KYRKJEARKIVAR? Ei effektiv arkivteneste føreset at overordna ansvar for utstyr, lokale, arkivmateriale og oppgåver er avklara. Ein viktig del av arkivorganiseringa er å gjere ansvaret for overordna funksjonar og faste oppgåver eintydig og spesifiserte. Det vil seie ei fordeling av ansvar og oppgåver mellom kyrkjeverje/dagleg leiar, kyrkjearkivar og dei andre som er knytt til arkivtenesta (arkivmedarbeidarar). I vanleg språkbruk er arkivleiar synonymt med det arkivforskrifta kallar arkivansvarleg og slik blir det også nytta i Arkivhåndboken. Ein kan også bruke omgrepet "kyrkjearkivar" om arkivleiaren i kyrkjeleg sektor. I ei slik stilling vil det som regel inngå ein del oppgåver ut over dei reine arkivoppgåvene. Slike oppgåver kan t.d. vere sekretær- og saksbehandlingsoppgåver. Stillingsnemninga "Arkivleiar" var tidlegare mest brukt i statsforvaltninga. Det fanst også ein eigen instruks for arkivleiarar i staten, og ein del av ordlyden er brukt som grunnlag for dei aktuelle føresegnene i arkivforskrifta. Kyrkjearkivaren er leiar for organet si arkivteneste, som utfører arkivoppgåvene, og leier dei arkivfaglege daglege gjeremåla. Han/ho har ein funksjon som øvste faglege ansvarlege for arkivtenesta i organet anten dette er ei heiltids- eller deltidsstilling. Ansvaret for både arkivdanninga og arkivbevaringa kan leggjast til kyrkjearkivaren, som då blir fagleg overordna alle dei arkivansvarlege på dei einskilde tenestestadene og verksemdene. Det faglege leiaransvaret inneber i utgangspunktet ikkje personalleiaransvar, men det kan vere mogeleg at arkivleiaroppgåva blir lagd til ei stilling med personalleiaransvar. I nokre tilfelle kan kyrkjearkivaren også ha systemansvar for elektroniske journalar og sak/arkivsystem. Oppgåver, ansvar og fullmakt for ei slik stilling vil såleis variere frå fellesråd til fellesråd. Altså: Det å vere kyrkjearkivar tyder at ein har ein bestemt funksjon meir enn ei bestemt stilling. Denne funksjonen går ut på å vere leiar og fagleg ansvarleg for organet si arkivteneste. 8

KYRKJEARKIVAREN - ANSVAR OG OPPGÅVER Ansvar og fullmakter Funksjonen som kyrkjearkivar er avgjerande for at arkivarbeidet skal bli utført tilfredsstillande. Det er derfor viktig at kyrkjearkivaren får dei fullmaktene som er nødvendige, og den oppfølging som er lagt til det overordna arkivansvar. På tilsvarande måte kan det forventast at den som har funksjonen som kyrkjearkivar, utfører oppgåva med den presisjonen og fokus som oppgåva føreset. All delegering av ansvar skal skje skriftleg. Med ansvar må det følgje med ei viss fullmakt. Mange arkivfolk har ofte mye ansvar, men lita fullmakt. Blir ein peika ut til å vere kyrkjearkivar, og har fått dette ansvaret, må det informerast om det internt i organisasjonen. Dette er kyrkjeverja/ dagleg leiar si oppgåve. Kyrkjearkivaren sine oppgåver Kyrkjearkivaren er delegert leiaransvar for arkiv- og informasjonsforvaltninga i organet. Kyrkjearkivaren leier arkivtenesta i organet og har normalt følgjande oppgåver: (I følgje Arkivhåndboken vil følgjande oppgåver vere sentrale og bør normalt leggjast til arkivleiaren) Utarbeider planer for organet sitt arkivarbeid i samarbeid med leiinga, melde inn og dokumentere arkivtenesta sine behov for bemanning, lokale, utstyr og anna materiell samt eksterne tenester. Setje i verk planane på grunnlag av dei vedtak som er fatta. Personalansvar for og leiing av de tilsette i arkivtenesta. Sørge for tilstrekkelig faglig kompetanse i arkivtenesta. Intern og ekstern kursing og opplæring, jobbrotasjon og arbeidsfordeling. Sjå til at arkivarbeidet, både dei daglege og dei periodiske oppgåvene, blir utført i tråd med gjeldande lov- og regelverk, dels gjennom eigeninnsats dels gjennom oppfølging av dei tilsette i arkivtenesta. Holde oversikt over organet sitt arkivmateriale, arkivorganisasjon, samt interne instruksar og internt regelverk, jf. føresegnene om arkivplan. Jamleg rapportering til kyrkjeverje/dagleg leiar, særleg om slikt som krev tiltak for å bli i samsvar med gjeldande regelverk. Andre arbeidsoppgåver: a) føre tilsyn med at posthandsaming og arkivlegging skjer i samsvar med dei reglane som er fastsett i arkivplanen b) avlevering til og handsaming av fjernarkivet c) føre tilsyn med at gamalt og avslutta arkiv i organet er forsvarlig oppbevart og sikra d) tilpasse arkivrutinar for personregister i samarbeid med de registeransvarlege e) ta initiativ til naudsynt opplæring av arkivpersonalet f) ta initiativ til oppdateringar/endringar i arkivplanen g) være leiar for arkivforum i organet 9

Følgjande forhold er viktig for eit godt fungerande arkiv: 1. At arkivering skjer etter dei vilkåra som er lagt til grunn i arkivnøkkelen, at det skjer ei eintydig arkivering av saker etter emne og logikk. Dette gjer attfinning av saker enkelt. Arkivleiar må gi rettleiing og ha ansvaret for at alle som brukar arkivet får tilstrekkeleg opplæring. 2. Arkivet skal fungere formålstenleg som informasjonsbase for saksbehandlarane dvs. at post- og ekspedisjonsrutinane er klare og funksjonelle, tilrettelagde for organisasjonen. Informasjon må vere lett tilgjengeleg for alle. 3. Arkivrutinane blir følgde i heile organisasjonen, for eksempel at utlån av arkivmateriale skjer kontrollert, at det blir sørgt for regelmessig arkivperiodisering bortsetjing og overføring til fjernarkiv/arkivdepot. 4. Arkiv med personopplysningar skal vere spesielt godt sikra og det skal finnast konsesjon for dei personregistera ein har i verksemda. 5. Oppbevaringsforholda skal vere i samsvar med dei krava som er fastsette i lov og forskrift For å få til betring av arkivrutinane og opprydding i arkivet, er det viktig at følgjande forhold er på plass: 1. Delegering av arkivansvar og fullmakt skjer skriftleg frå leiing til arkivpersonale. Ein får då spesifisert kva som er delegert og kva arbeidsoppgåver kyrkjearkivaren har ansvar for. Slik delegering av fullmakt skal vere omtalt i arkivplanen. 2. Det blir laga ei liste over arbeidsoppgåver som høyrer med til arkivet, slik at ein får ei skriftleg ansvars- og oppgåvefordeling. 3. Forslag til endringar/tiltak blir lagde fram skriftleg i ei punktvis oversikt, gjerne med oversikt over kostnader dersom det må gjerast innkjøp eller frikjøp av personale. Andre aktuelle oppgåver: Ei stadig aktuell oppgåve er ansvar knytt til elektronisk produsert og lagra arkivmateriale, slik som e-post og andre dokument som berre finst elektronisk. Det trengst og arkivfagleg vurdering og behandling når system blir avslutta og nye blir tekne i bruk, fordi dokumentasjonen skal kunne lesast i lang tid framover. Kyrkjearkivaren bør altså vere aktiv deltakar ved innkjøp/byte av elektroniske system brukt til journalføring eller anna registrering av saksdokument. Elektroniske arkivsystem skal ha NOARK-godkjenning frå Riksarkivaren. 10

Kyrkjearkivaren bør også sørgje for at det blir etablert ei arkivgruppe/eit arkivforum i organet, der alle som har ansvar for arkivbehandling skal delta. Det er naturleg at kyrkjearkivaren er leiar for dette forumet. Kyrkjearkivaren skal halde seg oppdatert om den arkivfaglege og teknologiske utviklinga som har konsekvensar for organet si arkivbehandling, og gjennom arkivforum blir dette formidla vidare til resten av arkivtenesta. Kva ansvar og oppgåver har kyrkjeverja/dagleg leiar Det er kyrkjeverja/dagleg leiar som har ansvar for tryggleiken til arkiva og ansvar for at nødvendige ressursar og kompetanse er på plass. Vidare må kyrkjeverja/dagleg leiar sjå til at jamleg rapportering kan skje og formidle kor viktig arkivfunksjonen er. Oppsummering: Kyrkjearkivaren sine oppgåver vil nok variere ein del frå organ til organ. Dette vil blant anna avhenge av stort organet og organisasjon er, og av kva fullmakter som er gitt arkivleiaren for eksempel når det gjeld personalansvar og økonomi. I små organ med få tilsette, vil det vere naturleg at arkivleiaren er kyrkjeverja/dagleg leiar. Det samla ansvaret ligg då hos kyrkjeverje/dagleg leiar. I større organ blir mye av det praktiske arkivarbeidet delegert til arkivtenesta elles. Det bør utarbeidast instruks for kyrkjearkivaren, gjerne i samband med utarbeiding av ein arkivplan. Organisering av arkivtenesta Kyrkjeverje Kyrkjearkivar/ arkivleiar Arkivmedarbeidarar Arkivmedarbeidarar 11

EIGENUTVIKLING OG KOMPETANSEHEVING Vår tids raske endringar innan teknologi og organisasjonsformer, stiller store krav til dei som skal leie arkivtenesta på ein profesjonell og velkvalifisert måte. Det vil derfor vere nødvendig at arkivfolk må vere i permanent kvalifisering og profesjonalisering. Dette stiller krav til dei som skal leie arkivtenesta. Mange har lang erfaring og høg kompetanse, men lita formell utdanning i arkivfaget. Læring gjennom handling har vore den vanlege metoden. Å få formalisert eigen kompetanse kan vere tilrådeleg av omsyn til påverknad, fullmakt og eiga sjølvkjensle. Formell utdanning kan også gi meir fagleg tryggleik til å tematisere arkivsaker. KA gir i ei viss utstrekning auka kompetanse gjennom arkivkursa sine. Det er likevel aktuelt å styrkje arkivkompetansen gjennom lokale arkivfôra knytte opp mot kyrkjeverjelaga eller i prostinettverket. Kva for arkivutdanning finst i Noreg i dag? 1. Semesteremne og grunnfag i Arkivkunnskap ved Universitetet i Oslo. Til denne utdanninga blir det stilt krav om generell studiekompetanse. 2. Arkivakademiet, eit samarbeidsprosjekt mellom Norsk Arkivråd og Riksarkivaren. Har eksistert i ei 10 års tid. 3. Dokumentasjonsvitskap ved Universitetet i Tromsø. Er først og fremst retta mot biblioteksektoren. Studentar må ha studiekompetanse, men kan få godkjend arbeidserfaring som kompetansegivande. 4. KA sine kurs og opplæringstiltak. Desse er ikkje formelt kompetansegivande, men er å sjå på som interne opplæringstiltak. 5. Norsk Arkivråd tilbyr også ei grunnopplæring på seks delar delt inn i 3 modular. Dette blir arrangert regionalt. Dei har også større faglege seminar i samband med årsmøte, både sentralt og dei i regionale avdelingane. Ved akutte motivasjonsproblem: Søk saman som arkivleiarar i kyrkjeverjelaga på bispedøme- eller på prostinivå. Søk støtte hos kollegaer. 12

YRKESETISKE RETNINGSLINER FOR ARKIVARAR Alle som arbeider med arkiv i kyrkjeleg samanheng får tilgang til mye sensitiv informasjon om andre menneske med krav om teieplikt. Særleg ved innføring av sentralarkiv kjem ein i ein posisjon der informasjon om innbyggjarane i kyrkjelydane kjem til arkivet og blir samla ein stad. Reglane om teieplikt som finst i forvaltningslova, personopplysningslova og i særlovgivinga, skal sikre personvernet. Dessutan har fleire kommunar som yter tenester til fellesråd og sokneråd, interne reglar om tilgang til informasjon og utveksling av informasjon. Det er ikkje slik at alle bør ha tilgang til alt, sjølv om informasjonsteknologien har opna for tilgang til det meste for dei fleste. Sjølv om lovverket pålegg oss klare reglar for både arkivbehandling og teieplikt, vil vi stadig kome i situasjonar der lovverket ikkje kan hjelpe oss, og vi må gjere val der etiske retningslinjer er ei hjelp for å kunne gjere riktige val. På generalforsamlinga i Beijing i september 1996 vedtok den internasjonale arkivorganisasjonen, International Council on Archives (ICA), yrkesetiske retningslinjer for arkivarane i verda. Ei norsk omsetjing kom i 1998, utgitt som eige hefte i Riksarkivarens skriftserie "Rapporter og retningslinjer". Regelverket er delt inn i 10 grunnreglar der kvar grunnregel blir følgt av ein kommentar. Til saman utgjer dei det internasjonale regelverket. Sjå vedlegg. Det handlar om dei etiske hovudtemaa for arkivyrket: Kvifor skal vi arkivere for ettertida? Kva skal vere tilgjengeleg? I det internasjonale etiske regelverket for arkivarbeidet, er det skissert ein del arbeidsoppgåver som arkivmedarbeidarane skal vareta ut frå eit yrkesetisk perspektiv. Her viser ein til etiske retningsliner trykt som vedlegg. For ytterlegare informasjon og fordjuping, blir vist det til heimesidene til arkivverket med desse adressene: http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/yrkesetikk/retning.html og http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/yrkesetikk.html 13

Rettleiande stillingsutforming for arkivleiar Administrativ plassering Kyrkjearkivaren er administrativt underlagt kyrkjeverja/dagleg leiar, eventuelt direkte plassert under den leiaren som har ansvaret for verksemda sin administrative fellessaker. Ansvar Kyrkjearkivaren har eit overordna fagleg ansvar for den samla arkivtenesta for organet, for etablering av arkiv og for oppbevaringa av arkivmaterialet. Kyrkjearkivaren er systemansvarleg for elektronisk journal, for saksarkivet og elektronisk sak/arkivsystem. Kyrkjearkivaren skal sjå til at arkivverksemda er i samsvar med gjeldande lover og reglement og at arbeidsoppgåvene vert gjort på ein rasjonell og effektiv måte slik at brukarane får den service og de tenester dei har krav på, samt at arkivarbeidet vert gjort i tråd med dei yrkesetiske retningslinene for arkivarar. Kyrkjearkivaren skal rapportere til nærmaste overordna, har plikt til å påpeke manglar og feil og sjå til at desse blir retta opp. Kyrkjearkivaren skal være representert i utval som tek for seg saker som er viktige for organet si arkivforvaltning, og skal ha høve til å uttale seg i saker som gjeld arbeidsområdet. Kyrkjearkivaren er organet sin kontaktperson i saker som gjelder arkivverksemda. Arbeidsoppgåver: Arkivfagleg leiaransvar for personale som arbeider med arkiv. Ansvar for at vert gitt nødvendig opplæring, rettleiing og oppfølging innafor arbeidsområda. Ansvar for at det vert laga ein samla arkivplan og at denne blir halde vedlike. Ansvar for at det vert laga instruksar og reglement innafor arbeidsområda. Ansvar for at det vert brukt godkjent arkivnøkkel og at denne er oppdatert til ei kvar tid. Ansvar for at det vert brukt elektroniske sak-/arkivsystem i samsvar med offentleg standard. Ansvar for at arkivavgrensing og kassasjon skjer i samsvar med gjeldande regelverk. Ansvar for å føre tilsyn med arkivlokala og arkivrom og sjå til at desse er i forskriftsmessig stand. Ansvar for at organet sitt historiske arkivmateriale alltid er tilgjengelig (ordna, katalogisert og på lesbart medium). Ansvar for bruk og utlån av materiale frå arkivdepot. Ansvar for å innkalle til felles arkivforum med jamne mellomrom, leie møta og skrive referat. Delar av disse ansvarsområda og arbeidsoppgåvene kan, etter vedtak i kyrkjeleg fellesråd, løysast gjennom internt kyrkjeleg samarbeid. 14

Retningsliner for arkivarar 1. Arkivarar bør verne om arkivmaterialets integritet i all samanhengar, og på den måten sikre at det også i framtida blir ei truverdig kjelde til kunnskap om fortida. Arkivarane si viktigaste oppgåve er å oppretthalde integriteten i det arkivmaterialet dei har til forvaring. Arkivarane bør i sitt arbeid ta omsyn til dei legitime, men av og til motstridande rettar og interesser som kan oppstå hos arbeidsgjevarar, eigarar og brukarar av arkiv, og personar som er registrert i arkiv - i fortid, notid og framtid. Det er eit mål på arkivarane sin profesjonalitet kor objektive og upartiske dei er. Dei bør stå imot alt press som kan ha til formål å manipulere prov for på den måten å skjule eller vrengje fakta. 2. Arkivarar bør vurdere, velje ut og oppbevare arkivmateriale i historiske, juridiske og administrative kontekst; og slik halde på proveniensprinsippet, bevare og tydeleggjere arkivdokumenta sin opphavlege samanheng. Arkivarane bør arbeide i samsvar med allment godkjende prinsipp og praksis. Dei bør løyse oppgåvene sine i samsvar med arkivfaglege prinsipp, med omsyn til 1. korleis aktive arkiv og bortsettingsarkiv - også elektroniske arkiv og arkiv i multimediaformat - oppstår, blir vedlikehaldne og arkivlagt 2. utveljing og akkvisisjon av arkiv 3. sikring, bevaring og konservering av dei arkiva som dei har ansvar for 4. ordning, katalogisering, publisering og tilgjengeleggjøring av arkiva Arkivarane bør vurdere arkiv upartisk og basere sine avgjerder på ein grundig kjennskap til det administrative behovet og akkvisisjonspolitikken, til institusjonen sin. Dei bør ordne og katalogisere dei arkiva som skal bevarast i samsvar med arkivfaglege prinsipp (særleg omsynet til ytre og indre proveniens) og godkjend standard, så snart som ressursane tillét det. Arkivarane bør ta imot arkiv i samsvar med arkivinstitusjonen sin akkvisisjonspolitikk og ressursar. Dei bør ikkje skaffe arkiv som kan skade arkivdokumenta sin integritet eller vern; men samarbeide med andre arkivarar for å sikre at arkiv kjem til den arkivinstitusjonen der det er mest naturleg at dei blir oppbevarde. Arkivarar bør også samarbeide med sikte på å tilbakeføre arkiv som er komne på avvegar til det oppbevaringsstad der dei naturleg høyrer heime. 3. Arkivarar bør forsvare dokumenta sin autentisitet under arkivordning, bevaring og bruk. Arkivarar bør sikre at verdien til eit arkiv (også elektroniske arkiv og arkiv i multimediaformat) ikkje blir forringa gjennom kassasjons-, ordnings- og katalogiseringsprosessen. Eit eventuelt utveljing av arkivmateriale bør skje i samsvar med gjennomtenkte metodar og kriterium. Dersom originale dokument blir vurderte erstatta av andre format, bør dette skje i samsvar med originalen sin rettslege verdi, eigenverdi og informasjonsverdi. Dersom klausulerte dokument mellombels er tekne ut av eit arkiv, skal brukarar gjerast merksam på dette 15

4. Arkivarar bør sikre at arkivdokument også i framtida blir tilgjengelege og lesbare. Arkivarar bør velje ut dokument for bevaring eller kassasjon i fyrste rekkje for å bevare viktige kjelder til kunnskap om aktiviteten hos den personen eller institusjonen som skapte eller samla arkivet, men også med auge for at forskinga sine behov er skiftande. Arkivarar bør vere seg medvitne at innsamling av arkivdokument av tvilsamt opphav, same kor interessante dei er, kan verke oppmuntrande på ulovleg omsetning av dokument. Dei bør samarbeide med andre arkivarar og styresmakter som søkjer å straffeforfølgje personar mistenkte for tjuveri av arkivmateriale. 5. Arkivarar bør dokumentere disposisjonane sine i forhold til arkivmateriale, og bør vere i stand til å forsvare disposisjonane sine på fagleg grunnlag. Arkivarar bør hevde gode arkivrutinar gjennom heile livssyklusen til dokumenta, og i samarbeid med arkivskaparar vere spesielt merksame på nye informasjonsberarar og nye måtar å behandle informasjon på. Dei bør ikkje berre vere opptekne av noverande arkiv, men også forsikre seg om at dagens informasjons- og arkivsystem heilt frå starten har innebygde rutinar som sikrar at verdifulle dokument blir bevarde. Arkivarar som forhandlar om avlevering av eit arkiv med arkiveigaren eller arkivpersonalet hans, bør søkje å oppnå laglege avtalar med utgangspunkt i følgjande omsyn: Fullmakt til å overføre, donere eller selje arkivet; økonomiske vilkår; planar for vidare arbeid med arkivet i depot; opphavsrett og vilkår for tilgjenge. Arkivarar bør kontinuerleg dokumentere aksesjonar, konserveringstiltak og alt anna arbeid som blir gjort med arkiva. 6. Arkivarar bør søke å fremme størst mogleg tilgang til alt arkivmateriale og yte upartisk hjelp til alle brukarar. Arkivarar bør utarbeide både generelle og spesielle framfinningsmetodar for alle arkiv dei har i si varetekt. Dei bør tilby upartisk rådgjeving til alle, og utnytte tilgjengelige ressursar for å gi et balansert tilbod av tenester. Arkivarar bør svare høflig og tenestevillig på alle rimelige spørsmål, og oppmuntre til brei bruk av arkiva innafor dei rammer som er gitt i institusjonen sine retningsliner, bevaringsomsyn, lovverk og leveringsavtaler. Dei bør gjere greie for kva for tilgangsavgrensingar som gjeld, og desse avgrensingane må praktiserast rettferdig. Arkivarar bør fråråde reglar som i urimelig grad avgrensar bruk av arkiv, men kan gjere framlegg om, eller godta ein tidsavgrensa klausulering når dette er nødvendig for å oppnå avlevering. Arkivarar bør rette seg etter dei avtaler som er inngått i samband med ei avlevering, men dei bør søkje å omforhandle slike avtalar når høvet gir seg, dette for å prøve å få til ein friare tilgang. 7. Arkivarar bør respektere så vel retten til tilgjenge som personvernet, og arbeide innanfor rammene av relevant lovgiving. Arkivarar bør sjå til at så vel personvernet som den nasjonale tryggleiken blir varetekne utan at informasjon blir øydelagd, særleg med omsyn til elektroniske arkiv, der oppdatering og sletting er vanleg praksis. Dei bør trygge personvernet for både dei som har skapt arkiva, og for dei som finst registrert i arkiva, særleg dei som ikkje har hatt innverknad på bruken eller handteringa av materialet. 16

8. Arkivarar bør forvalte den tillit som dei er gitt til beste for samfunnet, og ikkje utnytte stillinga si til fordel for seg sjølv eller andre. Arkivarar bør halde seg frå å delta i aktivitet som kan skade den profesjonelle integriteten, objektiviteten og nøytraliteten deira. Dei bør ikkje ha økonomiske eller andre personlege fordeler på kostnad av arkivinstitusjonen, brukarane eller kollegenane deira. Arkivarar bør ikkje samle på originaldokument eller delta i noko som helst handel med arkivdokument for eiga rekning. Dei bør unngå å delta i aktivitet som kan gi publikum inntrykk av at dei pleier eigne interesser. Arkivarar kan nytte arkiva i institusjonen til forsking og publisering, når dette skjer på like vilkår med andre brukarar. Dei bør ikkje bruke eller gi vidare opplysningar som dei har fått gjennom arbeidet sitt med tilgangsavgrensa arkiv. Dei bør ikkje la den private forskings- eller publiseringsaktiviteten kome i vegen for utøvinga av oppgåvene sine for arkivinstitusjonen. I bruken av sitt av arkiv, bør dei ikkje nytte seg av kunnskapen sin om andre forskarar sine ikkjepubliserte resultat, utan fyrst å gjere merksam på dette. Dei kan omtale og kommentere andre sitt arbeid innafor sitt fagområde, også arbeid med grunnlag i materiale frå eigen institusjon. Arkivarar bør ikkje la seg påverke av press frå nokre utanfor profesjonen i forhold til korleis dei gjer arbeidet sitt eller oppfyller yrkespliktene sine. 9. Arkivarar bør søke å perfeksjonere seg i yrket ved systematisk og kontinuerlig å oppdatere sine arkivfaglige kunnskapar, og dele med seg av sine forskingsresultat og erfaring. Arkivarar bør trå etter å utvikle yrkesforståinga og ekspertisen sin, yte sitt til brei profesjonell kunnskap, og sikre seg at personar under deira rettleiing blir egna til å utføre oppgåvene sine på ein fullgod måte. 10. Arkivarar bør arbeide for lagring og bruk av vår felles arv av arkivmateriale, gjennom samarbeid med medlemer av deira eigen profesjon, og andre. Arkivarar bør søkje å fremje samarbeid og unngå konfliktar med yrkesbrørne deira, og løyse vanskar ved å oppmuntre til at arkivfaglege standard og etiske normer blir etterlevde. Arkivarar bør samarbeide med medlemer av andre og tilstøytande profesjonar, med felles respekt og forståing. For meir informasjon sjå utdrag frå internasjonalt regelverk http://www.arkivverket.no 17