MØTEREFERAT Styringsgruppe i prosjektet Kystplan Midt- og Sør-Troms Dato 5.11.2013 Vår ref. Antall sider Kl 9:10-11:20 Malin Ek 3 Sted Kunnskapsparken, Finnsnes Til stede: Forfall: Fysisk: Dag Sigurd Brustind, ordfører Ibestad Fred Flakstad, ordfører Torsken kommune Geir Fredriksen, kommunalsjef Lenvik kommune Trine-Lise W. Fossland, daglig leder Sør-Troms regionråd (Prosjektansvarlig) Herbjørg Valvåg, daglig leder Midt-Troms regionråd Malin Ek, Prosjektleder Kystplan Midt- og Sør-Troms På Video: Stein Arne Rånes, sentral prosjektleder Kystplan Troms, Troms fylkeskommune, observatør i styringsgruppen Ivar B. Prestbakmo, ordfører Salangen kommune Referat sendes til: Medlemmer og varamedlemmer i Styringsgruppen Postmottak i kommunene Medlemmer og varamedlemmer i interkommunalt kystsoneplanutvalg Administrative kontaktpersoner I tillegg blir referatet lagt ut på hjemmesiden til prosjektet (http://www.sortromsregionraad.no/default.asp?cmd=350&artid=13 og så snart som mulig også på www.kystplantroms.no) Saksliste: 22/13. Status i prosjektet 23/13. Regnskapsrapport pr. 31.10.2013 24/13. Kartarbeid i prosjektet 25/13. Budsjettjusteringer ny søknad 26/13. Eventuelt 22/13 Orientering om prosjektet Informasjon om aktuelle ting i prosjektet blev presentert, se vedlagt presentasjon. - Ny representantene i interkommunalt kystsoneplanutvalg blir valgt i Torsken kommune, hvilket gjør at den politiske representasjonen blir sterkere. Inhabilitet i kystsoneplanutvalget med hensyn til næringsinteresser og muligheter for å komme med høringsuttalelser vært diskutert. - Interkommunalt samarbeid i henhold til kap. 9 i plan- og bygningsloven er ikke en overkommunal plan, men en sammensetning av flere formelt selvstendige planer og at kommunene har ansvaret for at lovens krav til saksbehandling blir fulgt. - Formål og resultatmål med planleggingen vært presentert. Det som er særlig relevant i forhold til styringsgruppens oppgave er delen av resultatmålet som går på å legge rette for at det skal finnes et godt grunnlag for revisjon av planene i neste runde. - Det er lagt opp til å få innspill fra 4 arbeidsgrupper i prosjektet: 1. Fiskeri, 2. Havbruk, 3. Reiseliv, friluftsliv og anadrome laksefisk interesser og 4. Havn, farvann og Forsvaret. Styringsgruppen foreslår at anadrome laksefisk interesser endres til fritidsfiske for å ha en breiere dekning av aktuelle interesser. - To større folkemøter skal arrangeres i høringsperioden for planprogrammet, et i Midt- og et i Sør- Troms. Valg av sted vært diskutert, det er ikke nødvendigvis byene som vil være logiske i forhold til kystsoneplanen, men på den andre side er det der det finnes mest folk med forskjellige interesser.
MØTEREFERAT side 2 Møtedato 5.11.2013 Vedtak: Informasjonen tas til orientering. Inhabilitetsspørsmålet skal sjekkes med jurist hos Fylkesmannen eller KS Styringsgruppen foreslår at anadrome laksefisk interesser endres til fritidsfiske for å ha en breiere dekning av aktuelle interesser. 23/13 Regnskapsrapport pr. 31.10.2013 Regnskapsrapport vært presentert, se vedlagt presentasjon. Bruken så langt ligger på 961 942kr. Vedtak: - Man ser behov for tilleggsfinansiering av prosjektet. - Styringsgruppen poengterer at en viktig jobb skal gjøres i kommunene og at registrering av timebruken er veldig viktig. 24/13 Kartarbeid i prosjektet Se vedlagt presentasjon og diskussjonsgrunnlagsdokument. Kartarbeid inkluderer: Gamle planer Oversikt hva finnes og hva skal beaktes i planarbeidet fremover Skanning, georeferering, digitalisering Visualisering - helhet Annen eksisterende informasjon Innsamling fra statlige databaser o.l. (inkl. Astafjord data) Deling/visualisering Forslag underveis Tegning/fremstilling Visualisering/vising Analyser Basert på geografisk informasjon Kombinert med annen informasjon Endelig plan Tegning/fremstilling Visualisering/vising Prosjektleder har ikke tid til å utføre alt dette i tillegg til alt annet arbeid prosjektet og utarbeidelsen av den interkommunale planen innebærer. Kommunene skal gjøre en stor del av jobben, men en slik stor interkommunal prosess krever ressurser når strukturene ikke er på plass. Det finns alternative maler for å gjennomføre jobben, med innkjøp av konsulenttjenester, interkommunalt samarbeid og ansettelse av kartressurs. Vedtak: Styringsgruppen ser det som viktig å avgrense arbeid og analyser til det som er hensiktsmessig og nødvendig for å utarbeide en god plan. Styringsgruppen er enig om at kartarbeidet er en viktig del av prosjektet og at man ved utføringen av dette vil satse på maler som bidrar til kompetanseheving i regionene og som legger til rette for fremtidig planlegging. 25/13 Budsjettjusteringer ny søknad Man ser behov for mer ressurser for å kunne gjennomføre prosjektet. Et utkast til budsjett vært presentert. Stein Arne presenterte fire alternative løsninger for å løse ressursbehovet: Omdisponering av egeninnsats, å søke kommunale næringsfond, å søke vederlagsmidler fra fremtidige oppdrettsanlegg fra kommunene eller å søke de opp til 600 000 av prosjektmidler som det finnes mulighet for å få fra prosjektet Kystplan Troms.
MØTEREFERAT side 3 Møtedato 5.11.2013 Vedtak: Kystplan Midt- og Sør-Troms søker Troms Fylkeskommune om 600 000 med en revidert versjon av det fremlagte budsjettforslaget som utgangspunkt. 26/13 Eventuelt Styringsgruppen ser gjerne at viktig informasjon blir sent til postmottak i kommunene. Vedtak: Prosjektleder sender referater og de viktigste e-postene og dokumentene til postmottak i alle kommuner. Finnsnes 5.11.2013 Referent Malin Ek Vedlegg 1. Dokument - diskusjonsgrunnlag 2. Presentasjon fra møtet
Bjarkøy Gratangen Harstad Ibestad Kvæfjord Lavangen Salangen Skånland Sør-Troms regionråd NOTAT / DISKUSJONSGRUNNLAG TEMA: Kartressurs Kystplan Midt- og Sør-Troms Problemstilling Prosjektet Kystplan Midt- og Sør-Troms omfatter 13 kommuner og er et 3-årig prosjekt med en prosjektleder på heltid. Prosessen er krevende og har en komplisert organisering for å ivareta alle involverte parter. Prosjektleder skal i det løpende arbeidet ivareta styringsgruppen, det interkommunale planutvalget, kontaktgruppen med administrativt personell, 3-4 arbeidsgrupper som skal gi innspill til prosessen, samt samarbeidet i den sentrale prosjektgruppen. Dette i tillegg til det praktiske arbeidet med planprogram og plan med høringer, innspill mm I tillegg til dette vil selve kartarbeidet gi utfordringer, et arbeid som etter vår vurdering vil være umulig å ivareta innenfor den samme stillingen. Som styringsgruppe er det vårt ansvar å ivareta at prosjektet har tilstrekkelige ressurser til å komme i mål ihht planen. Kartarbeidet i prosjektet Kartarbeidet vil i den videre prosessen bestå av: 1. Eksisterende grunnlag fra kommunene, scanning og innregistrering Frist settes til 01.03.14 Kommuneplanens arealdel er digital i mange kommuner, av reguleringsplaner er kun de nyeste digitale Reguleringsplaner, minimum som omriss Ansvaret ligger hos den enkelte kommune, men vi regner med at det er behov for støtte Skanning og georeferering kan gjøres i kommunene (i samarbeid om skannere og jobbing?), men når det gjelder digitalisering trenges sannsynligvis mer kompetanse. Grunninformasjonen fra kommunene må kvalitetssikres (erfaring fra Midt- Trøndelag, Kartverket kan være behjelpelig) 2. Importere eksterne data Informasjon fra statlige etater og implementering av dette Astafjordprosjektet Evt. tilleggsinformasjon fra kommunene / andre Frist settes til 01.03.14 3. Analysere Bearbeide og sette sammen informasjonen til et helhetlig bilde Analysere og gi innspill til avklaringer underveis Kvalitetsutredningsprosesser der det er nødvendig Ferdig innen til 01.06.14 4. Endelig framstilling Sør-Troms regionråd Side: 1
Illustrering av forslag underveis Tegning av endelig plankart i henhold til SOSI standarder Sy sammen og dele opp kartgrunnlag før utsending av plan Ferdig innen til 01.07.14 5. Innarbeide innspill fra høring plan o Utføre korrigeringer og legge inn innspill fra høringen Tekniske utfordringer / systemer I tillegg til personellressurs, må det avklares hvilke program og system som skal benyttes og hvordan data skal ivaretas på en god måte både i og etter prosessen. Prosjektet skal både ivareta kartarbeidet i og for den enkelte kommune, og sammensyingen som skal gjøre at vi får en sømløs plan på tvers av kommune- og regiongrensene. Alle kommunene bruker i dag GISLine, mens Troms fylkeskommune og sektormyndigheter bruker ArcGIS. De to systemene har noe forskjellig bruksområde og terskel, noe som gjør at vi ikke vurderer det som aktuelt å gjøre endringer på verktøysiden. Det vil være naturlig at sammensying og analyser for prosjektet gjøres i ArcGIS, noe som vil medføre en del konverteringsprosesser mellom systemene underveis. Det finnes programvare som nyttes til dette. Prosjektet må ha en samlet plass for fysisk lagring av involvert informasjon (store datamengder). Det er viktig å sikre tilgjengelighet både i prosessen og for ettertiden. En fornuftig backupprosedyre må sikres. Vi har etterlyst felles retningslinjer og anbefalinger av verktøy og metoder fra det sentrale prosjektet. Så langt er det ikke kommet, og vi må derfor etablere en egen plattform som på best mulig måte ivaretar mulighetene for koordinering og effektiv ressursutnyttelse. Mulige modeller / løsninger Vi har diskutert mulige modeller for å kunne ivareta kartarbeidet i prosjektet. Det er ikke budsjettert med ekstra kostnader til dette, så her må det søkes midler (kr. 600.000 kan søkes fra sentralt prosjekt under forutsetning av at beløpet kan matches med egeninnsats eller andre midler). Ansatt ressurs o Fordeler: Kontroll på kostnadene Reduserte kostnader Bygger kompetanse som kan nyttegjøres i fortsettelsen Kan evt. kombineres med stilling som felles ressurs i regionen eller i fylkeskommunen (Satsingen i LUK er bygging av kompetanse, evt. interkommunale plankontor) o Ulemper: Tar tid å få på plass (først finansiering, så ansettelse) Begrenset tidsperiode (1 år) o Forutsetning Side 2
Må settes i en større sammenheng, enten som forløper til interkommunalt plan/gis-samarbeid eller som en fylkeskommunal ressurs (GIS-stillingen hos TFK er vakant og det ser ikke ut til at den skal erstattes. Etter det vi vet har fylkeskommunen finansiert en slik stilling i prosjektet som en fellesressurs i prosjektperioden) Kjøpe tjenester o Fordeler o Ulemper Kan hentes inn relativt raskt Kan bli kostbart Må kjøre anbudsprosesser og sikre at anbudet er dekkende ift behovet Bygger ikke kompetanse i regionen o Aktuelle tiltak Sjekke hva Kartverket kan bidra med ift grunnlagsdata, hva det vil koste og om de kan gjennomføre oppgavene innen vår tidsplan. (Malin sjekker) Sjekke hva Kartverket kan bidra med ift grunnlagsdata, hva det vil koste og om de kan gjennomføre oppgavene innen vår tidsplan. (Malin sjekker) Etablere interkommunalt GIS-samarbeid (forløper til interkommunalt plankontor?) o Fordeler Kan etableres relativt raskt Beholder og utvikler kompetansen i regionen Er ihht LUK-satsingen og kan muligens hente midler der? o Ulemper Kan bli utfordrende å få frigitt ressurser fra kommunene Vil kreve ekstra organisering og oppfølging Vil ta tid om man tenker seg en mer permanent modell En kombinasjon av flere alternativer Vurdering / diskusjon: For styringsgruppen vil det være viktig å sørge for at prosessen blir ivaretatt slik at det ikke oppstår forsinkelser eller forskyvninger som hindrer god gjennomføring. Vi ser for oss at uansett hvilken modell som velges, så må første fase (Eksisterende grunnlag fra kommunene, scanning og innregistrering) sikres gjennom innkjøpte tjenester. Kommunene skal gjøre jobben, men alt må importeres til fellesløsning på ArcGIS og kvalitetssikres. Det er grunn til å tro at kommunene trenger støtte i dette arbeidet, samt at det kan effektiviseres gjennom støtte. Det er også grunn til å tro at kommunene må følges opp tett for å få dette på plass. Det må derfor, så snart som mulig avklares hvem som kan levere slike tjenester, om tjenestene kan levers innen fristen, hva dette koster (budsjett) og hvordan dette kan finansieres. MVH Trine-Lise Side 3
STYRINGSGRUPPEMØTE OM KARTARBEID Kystplan Midt- og Sør-Troms 05.11.2013 Prosjektleder Malin Ek, malin@strr.no, 46638699 Interkommunalt kystsoneplanutvalg Salangen: LEDER Ivar B. Prestbakmo (Ordfører), Jarle Adolfsen Berg: NESTLEDER Guttorm Nergård (ordfører), Roar Åge Jakobsen (varaordfører) Dyrøy: Knut Arne Johansen (KS), Terje Johansen (KS) Gratangen: Ronny Grindstein (ordfører), Rita Roaldsen (varaordfører) Harstad: Halvar Hansen (leder planutvalg), Håvard Solhaug, (nestleder planutvalg) Ibestad: Dag Sigurd Brustind (ordfører), Børge Arvesen (styreformann, Kleiva Fiskefarm) Kvæfjord: Torbjørn Larsen (ordfører), Karin Johansen (varaordfører) Lavangen: Albert Pedersen (teknisk sjef), vara ikke oppnevnt Lenvik: Louis Edvardsen (leder utvalg for miljø og forvaltning), Heidi Tove Olsen, (KS, vara FM) Skånland: Einar Aune (ordfører), Tor Martin Torbergsen(FM) Sørreisa: Jarl Kato Solset (leder teknisk- og arealutvalget), Ole E. Langaune (nestleder teknisk- og arealutvalget) Torsken: Bjørn Lauransen (teknisk sjef), Arne Alver (ingeniør) Tranøy: Inger Andreassen (KS), Arnt Einar Nilsen (KS) Styringsgruppemøte 1
Interkommunalt samarbeid PBL kap. 9 Ansvaret for at lovens krav til saksbehandling blir fulgt, ligger fortsatt på den enkelte kommune. I praksis må derfor kommunene være enige om hvordan planarbeidet i hovedtrekk skal drives, og det må være enighet om de rammene som gis styret. Det er det enkelte kommunestyre som treffer det endelige planvedtak for sitt område. Styret har ikke myndighet til dette. Det følger av dette at en interkommunal plan ikke er en «overkommunal plan», men en sammensetning av flere formelt selvstendige kommunale planer. Mål Planen skal gi sjøretta næringer mulighet til økt verdiskaping i tråd med prinsippet om bærekraftig utvikling. Eksisterende og fremtidig arealbehov til ulike aktiviteter må veies mot hverandre, miljøforhold, lokale og politiske interesser, samt føringer fra myndigheter. Planen vil dekke sjøområdene i de deltakende kommunene, men bruk og vern langs kysten skal ses i sammenheng på begge sider av strandlinjen. Bred deltakelse i prosessen skal skape eierskap til planen hos brukere av kystsonen og offentlig forvaltning. Styringsgruppemøte 2
Resultatmål Resultatmålet med planarbeidet er oppdaterte, kunnskapsbaserte, juridisk bindende planer for sjøområdene i de 13 deltakende kommunene. Planen blir fremstilt i en felles interkommunal prosess men blir del av hver enkelt kommuneplan gjennom vedtak i det enkelte kommunestyre. Ett annet resultatmål er at det skal finnes et godt grunnlag for revisjon av planene i neste runde. Arbeidsgrupper Fiskeri Oppdrett Reiseliv, friluftsliv, anadrome laksefisk Havn, farvann, forsvaret Styringsgruppemøte 3
GROV TIDSPLAN 2013 2014 2015 2016 Vår Sommer Høst Vinter Vår Sommer Høst Vinter Vår Sommer Høst Vinter Prosjekt-oppstart Delegasjon av planmyndighet (13*KST->IKPU) Planprogram Høring Planoppstart (IKPU) Vedtak planprogram (IKPU) (IKPU) (IKPU) Behandling av innspill (IKPU) Plan: kart, beskrivelse, bestemmelser Vedtak av plan (13*KST) Høring Videreføring KST = Kommunestyre IKPU = Interkommunalt kystsoneplanutvalg Tidsplan 2013-2014 2013 2014 JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES 8.3:SG 27.6:SG 1.10:SG 30.1: SG 5.11:SG Delegasjon av planmyndighet (kommunestyrene) Prosjektoppstart 6.5:KG1 Fastsetting av planprogram Planprogram (interkommunalt planutvalg) IKPU 30.9. IKPU 18.11 IKPU 20.1 29.8: KG2 Forslag KG 22.10 Planforum Varsel planoppstart, kunngjøring Høring Bea 20.11.-13-15.1.-14 rb. Folkemøter KG MØTER: Interkommunalt Planutvalg (IKPU) Kontaktgruppe/Prosjektgruppe (KG) Prosjektets styringsgruppe (SG) Folkemøter Planforum Plan (kart, bestemmelser, beskrivelse) KG IKPU Utarbeiding planforslag Innsamling data Forslag arb.gr. Analyser Konsekvensutredning Plankart Trykk Planbestemmelser, beskrivelse KG SG IKPU Kunngjøring Høring 6 uker KG Bearb. Saksframlegg Forsknings dager 20-29.9. Planprogram Plan Analyser og utredninger Kartproduksjon Forsknings dager Oppsummering, videreføring Styringsgruppemøte 4
Tidsplan 2015-2016 2015 2016 JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES Bearb. SG7 Planprosess IKPU SG8 SG9 Vedtak av plan (kommunestyrene) Kunngjøring SG10 KG Bearb Oppsummering, Videreføring MØTER: Interkommunalt Planutvalg (IKPU) Kontaktgruppe/Prosjektgruppe (KG) Prosjektets styringsgruppe (SG) Folkemøter Planforum Kartproduksjon Analyser og utredninger Plan Oppsummering, videreføring Forsknings dager Regnskap pr. 31.10.2013 År 1 Budsjett År 2 År 3 Sum 1-3 lønn prosjektleder, inkl. sos utg 394 142,36 620000 620000 620000 1860000 Adm. kostn. vertskommune (kontorleie, data mm) 50 000,00 50000 50000 50000 150000 møteutgifter/reise 45 108,77 30000 30000 30000 90000 kompetansebygging/formidling 7 223,69 30000 30000 30000 90000 innsats komm.ansatte, 15 kommuner 265 950,00 600000 600000 600000 1800000 innsats deltakere (møter) 149 600,00 180000 180000 180000 540000 timer PA (regionråd) 25 000,00 25000 20000 25000 70000 diverse 24 917,00 10000 10000 10000 30000 961 941,82 1545000 1540000 1545000 4630000 Styringsgruppemøte 5
Budsjett Kystsoneplan 2 2014 2015 Sum Annonsering høring 30000 30000 60000 Trykking planer 10000 25000 35000 Møtekostnader høringsmøter 30000 25000 55000 Reisekostnader tillegg 20000 20000 40000 Kartressurs 150000 150000 300000 Innkjøp/leie/kurs systemer 150000 150000 300000 Konsulenttjenester 150000 50000 200000 0 540000 450000 990000 Egeninnsats timer 105000 105000 210000 SUM 645000 555000 1200000 Finansiering: Tilskudd Troms fylkeskommune 600000 Tilskudd kommunene 390000 30.000 * 13 Egeninnsats timer 210000 470 timer SUM 1200000 Kartarbeid - deler Gamle planer Oversikt hva finnes og hva skal beaktes i planarbeidet fremover Skanning, georeferering, digitalisering Visualisering - helhet Annen eksisterende informasjon Innsamling fra statlige databaser o.l. (inkl. Astafjord data) Deling/visualisering Forslag underveis Tegning/fremstilling Visualisering/vising Analyser Basert på geografisk informasjon Kombinert med annen informasjon Endelig plan Tegning/fremstilling Visualisering/vising Styringsgruppemøte 6
Behov: Kartverktøy i kommunene Behov: Kartverktøy til analyser GisLine På plass ArcGIS På plass Kommunalt ansatte Prosjektleder Sentralt prosjekt «Kartressurs» Interkommunalt samarbeid Gamle planer i brukelig form Datagrunnlag i brukelig form (Statlige datasett ) Visualisering av forslag og innspill Behov: Kartinnsyn GisLine innsyn ArcGIS online Annet 600 000 kr På plass Konsulent Alminneligheten, interessenter Utarbeidelse av planforslag Tegning av ferdig plan Kommunalt ansatte Prosjektleder Sentralt prosjekt Gamle planer i brukelig form Datagrunnlag i brukelig form (Statlige datasett ) «Kartressurs» Interkommunalt samarbeid Konsulent Visualisering av forslag og innspill Utarbeidelse av planforslag Alminneligheten, interessenter Tegning av ferdig plan Styringsgruppemøte 7