Institutt for helse- og omsorgsfag Arkivref: 2015/2954 VGU001 Dato: 28.08.2015 MØTEREFERAT Utvalg/møte i: Møteleder/referent: Møtedato: 28.08.2015 Til stede: Fusjon faggruppe helse- og omsorgsfag Instituttleder Nina Emaus / kontorsjef Vibeke Guddingsmo Fusjonssekretariatet: Bjarte Toftaker HiH: Linda Løvdal, Anne Clancy og studentrepresentant Rita Helme HiN: Wenche Falch, Lisa Øien, tillitsvalgt Hege Olsen Richardsen UiT: Nina Emaus, Marta Grongstad, tillitsvalgt Sigrun Kongslien Sekretær for arbeidsgruppa: Vibeke Guddingsmo (UiT) Forfall: Kristoffer Wilhelmsen, studentrepresentant Tromsø Ellen Therese Nilssen, studentrepresentant HiN, og en tillitsvalgt fra HiH (NSF har ikke valgt sin representant enda) Saksliste: 1. Godkjenning av referat fra forrige møte 25.06.2015 2. Siste nytt om fusjonsprosessen v/bjarte Toftaker 3. SAKS-søknadene som er sendt inn v/nina Emaus 4. Kort orientering om refusjon av reiseregninger og lønn til studenter v/sekretær Vibeke Guddingsmo 5. Utdanning og forskning v/nina Emaus a. Utdanninger som hører til flere steder avklaring om hvem som bør ha ansvaret for dem b. Mulige utviklingsoppgaver 6. Styring og ledelse v/nina Emaus a. Styrets sammensetning bør HiN og HiH få egne representanter i styret fra 01.01.16? b. Stedlig ledelse hvilke arbeidsoppgaver og omfang skal det ha? 7. Kompetansekartlegging hvordan bør det gjennomføres? v/nina Emaus 8. Eventuelt Studentenes representasjon i det nye instituttet Presisering av korte punkter synlighet på websider Stipendiater veilederrollen Representasjon Samarbeid Neste møte er 11.9. kl 10-14 i Narvik Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
1. Sak 1 godkjenning av referat fra forrige møte Det kom merknader til sak 4 diskusjon av veien videre utdanning og forskning og sak 6 eventuelt Ad sak 4 diskusjon om veien videre: utdanning og forskning Merknader til referatet vedrørende denne setningen: Ved HiH og HiN arbeider ansatte på tvers av instituttene i dag, og dette er det ønskelig å fortsette med selv om man etter at fusjonen er gjennomført vil høre til ulike fakulteter og institutter ved UiT. Merknad til referatet: Det ble presisert at man ved Høgskolen i Harstad kan ta oppdrag på tvers av avdelingene. Fra Høgskolen i Narvik ble det presisert at det er helt nødvendig å ha arbeid på tvers også etter fusjonen. Presisering til tabellen over utdanningene, UiT har deltidsutdanning for Bsc sykepleie i Tromsø/Troms, samt i Hammerfest/Finnmark. Tabellen skal brukes i rapporten, og det skal ryddes mer i kategoriseringen av videreutdanninger/master. Forskning og utviklingsarbeid: IHO, UiT og HiH har forskningsgrupper ved sine enheter. IHO har seks forskningsgrupper, og HiH har to forskningsgrupper. (Merknad til referatet: Høgskolen i Narvik har medlemmer i forskningsgruppene ved HiH). Ved HiN er det ikke en formell gruppe, da det så langt ikke har vært et ønske om å etablere. (Merknad til referatet: HiN har en strenge formelle krav til forskningsgrupper, og de har ikke fått opprette forskningsgruppe på grunn av at kravene ikke har vært oppfylt) Av IHOs vitenskapelige ansatte deltar ca halvparten i forskningsgrupper ved instituttet. De ca 70 personene som ikke er med i forskningsgruppe på IHO er ansatte som ikke har et definert forskningsprosjekt, eller de forsker på prosjekter som ikke passer med forskningsgruppene på IHO sin profil. (Merknad til referatet: de som ikke har forskningsarbeid arbeider med utviklingsprosjekter) Organisering av instituttet I brevet rektor ved UiT har skrevet til Harstad og Narvik om fusjonen står det at det skal være stedlig ledelse ved enhetene. Det er alle i faggruppa (merknad til referatet: fusjonsfaggruppa) enige om at det skal være. Det skal være en stedlig leder som har personalansvar for alle de vitenskapelige ansatte ved hver av campusene. 11. september i Narvik kl 10-14 5. oktober på Skype for Business eller i Tromsø kl 10-14 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Tilleggsmerknad: Representanter fra Harstad og Narvik fremmet forslag om å få sykepleie inn i navnet på instituttet. Det ble ikke gjennomført avstemning, men gjennom diskusjon kom det fram at det ikke var enighet i faggruppa om å endre på instituttnavnet. Fra referat nummer 2 for faggruppen helse- og omsorgsfag innfører vi merknadsfrist på referatet slik at de enkelte kan gi skriftlige merknader. 2. Siste nytt om fusjonen ved Bjarte Toftaker, fusjonssekretariatet Rapportene fra faggruppene skal leveres 9.10. Hovedsaken i neste rektorrådsmøte er fordeling av SAKS-midler. Det er 11 mill kr i potten, og de har mottatt søknader for 37, 5 mill kr. Fusjonssekretariaet vil innstille på at 6 av de 11 mill kr går til faggruppene. Universitetsledelsen følger opp departementet for å få større pott til dette i 2016. Statsbudsjettet kommer i oktober, så da får vi forhåpentligvis vite mer. Universitetsstyret skal utvides med representanter fra Narvik og fra Harstad. Det skal velges 1 teknisk adm, 1 ekstern, 1 vitenskapelig og 1 student. Faglig aktivitet ved Campus Harstad diskuteres i rektorrådet. Det vil bli lagt stor vekt på kommunikasjon i fusjonen framover. Sekretariatet vil legge ut nyhetssak minst en gang per uke. Snart kommer det en sak om ansattes rettigheter og plikter. Det skal være eget seminar om fusjonen med professor Lars Glasø som innleder 15. oktober. Ledere, verneombud og tillitsvalgte ved berørte enheter blir også invitert til seminaret. Det er greit å få frem eventuell uenighet i referatene og rapporter fra faggruppene. Styrene bør kjenne til det som er av uenigheter. Det blir laget sak til rektorrådet 19. oktober basert på faggruppenes rapporter. Ledere av faggrupper skal presentere arbeidet i 20 minutter på felles styreseminar. Styrene skal diskutere sakene etterpå, deretter blir det fattet beslutninger om organisering. Lederne blir tilsatt etter det, så starter arbeidet med innplassering av ansatte. Enkelte ansatte kan få sin plikt fordelt ved flere enheter, men de skal kun være ansatte et sted. Fusjonssekretariatet regner med at 90 % av de ansatte er innplassert innen 1. januar 2016. Styremøtene er åpne møter, så alle som ønsker kan være tilhørere. Dersom man blir invitert som observatør kan man bli invitert til å uttale seg om saker. Møtene 26. og 27. oktober er på The Edge hotel i Tromsø, så alle som ønsker det kan møte opp for å høre på det som diskuteres. Bjarte oppfordret faggruppe til å få fram gode forslag og vise kreativitet. Etter Bjartes orientering ble det debatt om mulighetene for et eget institutt for sykepleie. Ingen av representantene fra IHO ønsker å gå videre med et forslag om opprettelse av eget institutt for sykepleie. Det støttes heller ikke fra Høgskolen i Narvik. Fra Høgskolen i Harstad ble det viktigheten av at faggruppen har diskutert tematikken fremhevet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
Fra UiT sin side er det et viktig spørsmål hva som vil skje med de enhetene som ikke hører til sykepleie dersom det skal skilles ut et eget institutt for sykepleie. På IHO har det ikke vært reist noen debatt om deling av instituttet, men det er allikevel klart at de ansatte ved IHO ikke er samstemte om at instituttet bør deles. Instituttleder mener det er enklere å samarbeide på tvers av fagfeltene dersom vi beholder et samlet institutt. Sykepleie som fagområde vil ikke stå frem som et sterkt forskningsmiljø om det skilles ut som en egen enhet, da fire av seks forskningsgrupper er tverrfaglig sammensatt. UiT mener at de nye campusene må involveres i instituttet og at det må lages gode strukturer for å få et sterkt institutt som er gode både på utdanning og forskning. Strukturen må legge opp til mest mulig tverrfaglig samarbeid. Representantene fra Harstad vil ta med seg tilbakemeldingene fra møtet og drøfte det i sin enhet. Innspill til prosessen: 3. SAKS-søknadene SAKS står for Samarbeid, Arbeidsdeling, Konsentrasjon og Sammenslåing Nina gikk gjennom søknadene som alle hadde fått tilsendt på epost i forkant. For lange filnavn gjorde at ikke alle hadde fått åpnet filene. Søknadene ble gjennomgått i møtet. Fra studieleder i Tromsø ble det spilt inn at kulturbygging er viktig, ikke bare for sykepleie, men for hele IHO. Pengene vi fikk i forrige fusjon ble brukt til å møtes, både hele instituttet og sykepleierutdanningen, og det bør vi også gjøre i denne fusjonen. Må søke på midler fra 2016. Til neste møte vet vi hvor mye vi har fått, deretter må vi prioritere mellom sakene. Hvilke arbeidsgrupper skal nedsettes, hvilke prosjekter vil vi satse videre. 4. Kort orientering om refusjon av reiseregninger og lønn til studenter Studentene får lønn slik det er beskrevet i skrivet som ble sendt fra fusjonssekretariatet til den enkelte studentorganisasjonene. Studentene henvender seg til sine respektive administrasjoner for å få utbetalt lønn og refundert reiseutgifter. Studentrepresentant fra Harstad ønsket å få refusjon for tapt arbeidsfortjeneste. Sekretær i faggruppen for fusjon sender henvendelse til Harstad om dette. 5. Utdanning og forskning Det har ikke vært møter slik det sto i referat fra møte 1 at det skulle være mellom ledere for de andre faggruppene for fusjon og Nina Emaus for å avklare hvilke videreutdanninger og kurs vi skal be om eierskapet til. Noen av utdanningene og kursene kan høre til flere steder, og det er viktig at vi får synliggjort for universitetsstyret hva vi vil be om å få ansvar for. Det er nødvendig for å avklare styringslinjene, eierskap til studieprogrammer, samt å få på plass en bemanningsplan. Utdanninger som hører til flere steder vil definitivt være bachelor i sykepleie som fra nyttår er tilstede på fire campuser, Harstad, Narvik, Hammerfest og Tromsø. Narvik er UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
avhengig av sykehuset som praksisplass. Fra Narvik ble det foreslått at Harstad og Narvik begynner å snakke sammen om utveksling av lærere. Det betyr ikke at ansatte skal bytte arbeidssted mot sin vilje, men det er ønskelig med utveksling av faglig kompetanse. Det vil gi en synergieffekt å utveksle erfaringer og arbeidsmåter. Utviklingsoppgaver: viktig å diskutere fag og samkjøring. Hva er man gode på ved de ulike campusene? Hva vil vi med instituttet og hva er realistisk å få til innenfor en 4- årsperiode? Utdanningsutvikling vi er nødt til å bli bedre på IKT og læring. Det må sees mer på dagens pedagogikk for å matche 20-årige studenter. Praksisplasser det er avtaler ved Det helsevitenskapelige fakultet som er inngått på overordnet nivå. De nye campusene må involveres i de nye avtalen. Ved at lærerne har vært sensorer på tvers av institusjonene har de allerede lært mye av hverandre. Sak på neste møte: Videreutdanningene sees på i egen sak på neste møte. Viktig at vår gruppe beskriver hvilke emner vi vil be om ansvar for. Enkelte studier/emner kan høre til flere steder, derfor må det avklares hvem som skal ha ansvar for hva. 6. Styring og ledelse Når det gjelder sak om instituttstyret rakk vi ikke å diskutere saken. Det tas videre til et senere møte. Her er oversikt over IHOs styre per i dag. Det sittende styrets sammensetning: 9 medlemmer totalt: 1 instituttleder/styreleder 3 faste vitenskapelige medlemmer + 3 vara 1 teknisk/adm medlem + 1 vara 2 eksterne medlemmer 2 studentrepresentanter + 2 vara Oppnevningsperiode 27.02.2014-31.07.2017 Stedlig ledelse Vi må få laget en oversikt over arbeidsoppgavene til en stedlig ledelse, per i dag vet vi ikke hvilke oppgaver som skal høre til campus Harstad og Narvik på fakultetsnivå, og det er ikke enkelt å få svar på det heller. Gruppa for organisasjon og ledelse ser på dette. Oppgavene for dagens dekan i Narvik er et dokument på tre sider. Kanskje vil noen av de oppgavene hun har i dag løses av instituttleder og kontorsjef i framtiden. Stedlig ledelse og nærhet til ledelse er viktig. Man trenger noen å diskutere løsninger med og få veiledning fra. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5
Stedlige ledere må ha personalansvar og kjenne lokale forhold. De må kunne utfordre ansatte og vite om deres styrker. Det er viktig for å utvikle instituttet. Det er også viktig med nærhet til studenter som har problemer i studiet. Ledelse på campus må være solid og god. Stedlig ledelse må knyttes til studieprogram. Problemet med å ha både studieleder og assisterende instituttleder på samme sted er at det blir problemer med linjer, hvem har egentlig ansvar for hva og hvor mye ressurser skal vi bruke på ledelse. Noen ganger kan det være motsetninger mellom disse, og det kan oppleves uklart for ansatte. Hvem er det egentlig som bestemmer faglig og personlig. Gode beskrivelser må på plass for de enkelte lederne. I Narvik har de en rektor, to dekaner og en direktør, og de er gode funksjonsbeskrivelser for alle rollene. De har en liten organisasjon, og de oppgavene de har gjort har vært på samme nivå som rektorat og fakultet. Narvik anbefaler å ikke stresse med prosessen om ny lederstruktur på IHO, men å ta seg litt tid til å lande hvordan man vil ha det. Vi må bringe saken videre til neste møtene. Det er en viktig sak vi trenger interne diskusjoner rundt dette og konkrete, detaljerte lister over hva man trenger ledelse av. Funksjonsbeskrivelse for lederstillingene må lages. Bjarte oppfordrer til at man tar kontakt med de øvrige miljøene. Sykepleierforbundet tok opp at det er viktig med stedlig ledelse og at det er tilstrekkelig ledelse. Nærhet til de ansatte er viktig for lokal ledelse. Oppgaver som ansvar for timeplanlegging, arbeidsplaner, praksiskoordinering og veiledning i forhold til studiesituasjoner er viktig å få gjort lokalt. 7. Kompetanse på tvers Høgskolen i Narvik har allerede fylt ut kompetansekartleggingsskjema. Faggruppa ble enige om at vi bruker det samme skjemaet som Narvik har tatt utgangspunkt i, men fyller på et punkt til; undervisningstema. Vi trenger å vite hva den enkelte kan undervise i. Sekretær for faggruppa føyer på dette, og sender skjemaet til lederne. Vi trenger å ha oversikt over dette når rapporten skal leveres. Informasjonen som skrives i skjemaene vil være offentlig. Det meste av informasjonen derfra kan hentes fra Christin og CVene/personkortene til den enkelte. De ansatte fyller selv ut skjemaet og sender til sin leder. Meningen med å fylle ut skjemaet er å synliggjøre fagmiljøenes kompetanse og eventuelt kommentere kompetanseutviklingsbehov i rapporten. 8. Eventuelt Studentenes representasjon i det nye instituttet ble spilt inn som en sak fra studentrepresentanten fra Harstad. Saken tas med videre på neste møte. Punktene nedenfor ble spilt inn fra Høgskolen i Harstad som viktige å arbeide videre med: UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6
Synlighet på websidene det er viktig å få med på websidene at det er studier i Harstad Stipendiater lokalt er ønskelig å få til, det er viktig for de vitenskapelige ansatte med doktorgrad å kunne veilede doktorgradsstipendiater. Praksisråd (dvs møter med praksisfeltet) må fortsatt avholdes i det lokale miljøet Nasjonale organer viktig å få med representasjon ikke bare fra Tromsø-miljøet. Fortsatt samarbeid med UiN vektlegges. Også fra Narvik poengteres det at punktene som ble tatt opp ovenfor er viktige også for dem og for Hammerfest-miljøet. Wenche Falch tar ansvar for å booke møterom og mat til møtet 11.09.2015 i Narvik møtet varer fra kl 10-14. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7