FINNMARK IDRETTSKRETS Styret Styreprotokoll 15/12-14 Fra styremøte i Lakselv 24.-25.januar 2014 Til stede: May Bente Eriksen Ole Dyrstad Ingrid Steinlein Thorbjørn Johnsen Jon-Arne Dolonen Trond Østgård Marit Arntzen leder nestleder medlem medlem medlem organisasjonssjef idrettsfaglig konsulent SAKSLISTE S-SAK 69/12-14 GODKJENNING AV PROTOKOLLER S-SAK 70/12-14 SAKER TIL ORIENTERING S-SAK 71/12-14 LANGTIDSPLAN 2014 2016 S-SAK 72/12-14 LANGTIDSBUDSJETT 2014 2016 S-SAK 73/12-14 ÅRSPLAN 2014 S-SAK 74/12-14 BUDSJETT 2014 S-SAK 75/12-14 FORDELING AV REPRESENTANTER FRA IDRETTSRÅD OG SÆRKRETSER/REGIONER TIL IDRETTSKRETSTINGET 2014 S-SAK 76/12-14 SAKER TIL IDRETTSKRETSTINGET 2014 S-SAK 77/12-14 DEKNING AV DELTAKELSE FRA IDRETTSRÅD TIL IDRETTSKRETSTINGET 2014 S-SAK 78/12-14 FORSLAG OM ENDRING AV TILSKUDDSORDNINGEN TIL VOFO S-SAK 79/12-14 SAMARBEIDSAVTALE MED UiT NORGES ARKTISKE UNIVERSITET S-SAK 80/12-14 AVSETNINGER I BALANSEN S-SAK 81/12-14 MØTEPLAN 2014 S-SAK 82/12-14 DISPONERING AV OVERSKUDD FOR REGNSKAP 2013
S-SAK 68/12-14 GODKJENNING AV PROTOKOLLER Følgende protokoller er til godkjenning; - Protokoll 13/12-14 fra styremøte i Karasjok fredag 18.oktober 2013 - Protokoll 14/12-14 fra styremøte (mailmøte) mandag 6.januar 2014 Protokoll 13/12-14 fra styremøte i Karasjok fredag 18.oktober 2013, og protokoll 14/12-14 fra styremøte (mailmøte) mandag 6.januar 2014, godkjennes. S-SAK 69/12-14 SAKER TIL ORIENTERING a) Representasjoner May Bente Eriksen; Fylkeskommunens strategiseminar, Vadsø 28. 30.10.13 25-års jubileet for samarbeidet Finnmark Murmansk fylke, Murmansk 20 23.11.13 Møte med Sportskomiteen i Murmansk, Murmansk 22.11.13 Møte i Barents Sportskomite Norge, Tromsø 17.12.13 Møte med Finnmark fylkeskommune vedr. regionale kulturstrategier, Vadsø 22.01.14 Ole Dyrstad: Seminaret «Ærlig talt», Hammerfest 13. 11.13 Konferansen om barne- og ungdomsidrett, Trondheim 21.- 22. 11.13 Trond Østgård; NIF s lov- og domseminar, Oslo 24. 27.10.13 Fylkeskommunens strategiseminar, Vadsø 28. 30.10.13 Møte med Ishavskraft, Alta 13.11.13 «Ærlig talt» - konferanse, Alta 14.11.13 25-års jubileet for samarbeidet Finnmark Murmansk fylke, Murmansk 20 23.11.13 Møte med Sportskomiteen i Murmansk, Murmansk 22.11.13 Møte med NIF og Norges ishockeyforbund, Oslo 03.12.13 Møte med Olympiatoppen, Oslo 03.12.13 Møte med NIF og særforbund, Oslo 04.12.13 Møte med NIF og idrettskretser (org.sjefer), Oslo 05.12.13 Møte i Barents Sportskomite Norge, Tromsø 17.12.13 Marit Arntzen; NIFs utviklingsdager for utdanningskontakter, Oslo 23.- 24. 10.13 Kommuneforum, Vadsø 28.-30.10.13 Ærlig talt, Hammerfest 13.11.13 NIFs barne- og ungdomskonferanse, Trondheim 21.-22.11.13 Stiftelsen Extra-samling, Oslo 06.-08.12.13
b) Foreløpig regnskap pr.31.12.13 Viser til vedlagte regnskap. Org.sjefen vil orientere nærmere om regnskapet på styremøte. c) Status handlingsplan 2013 Viser til vedlagte status for handlingsplan 2013. Status for planen vil bli gjennomgått på møtet. d) Idrettslagsundersøkelsen 2013 Org.sjefen vil redegjøre undersøkelsen på møtet. Orienteringene tas til etterretning. S-SAK 71/12-14 LANGTIDSPLAN 2014 2016 Vedlagt ligger forslag til langtidsplan 2014-2016 for Finnmark idrettskrets. Planen bygger i hovedsak på idrettskretsens lovpålagte oppgaver og NIF s vedtatte Idrettspolitiske dokument (IPD) 2011 2015. Planen er lagt opp etter NIF s forslag til mal for langtidsplaner i idrettskretser, med 6 innsatsområder; - 1. Aktiviteten - 2. Idrettsorganisasjonen - 3. Finansiering og rammebetingelser - 4. Idrettsanlegg - 5. Idrett og folkehelse - 6. Idrett og samfunn Langtidsplanen 2014 2016 skal endelig godkjennes av Finnmark idrettskrets sitt ting i Kautokeino 10.mai 2014. Forslaget til langtidsplan, med innkomne endringer fra styremøte, for Finnmark idrettskrets 2014 2016 godkjennes. Planen legges fram på idrettskretstinget 2014 for endelig vedtak. S-SAK 72/12-14 LANGTIDSBUDSJETT 2014 16 Vedlagt følger forslag til langtidsbudsjett 2014 2016. I langtidsbudsjettet har man lagt til grunn 3 % økning i inntekter og utgifter. Man har også lagt til grunn at administrasjonen reduseres fra 3,6 stillinger til 3,0 stillinger fra 1.mars 2014. Styret i Finnmark godkjenner forslag til langtidsbudsjett 2014 2016. Langtidsbudsjett 2014 2016 legges fram for idrettskretstinget 2014 for endelig godkjenning.
S-SAK 73/12-14 ÅRSPLAN 2014 Vedlagt følger forslag til årsplan for 2014 for Finnmark idrettskrets. Årsplan 2014 er utarbeidet på bakgrunn av idrettskretsens lovpålagte oppgaver og NIF s vedtatte Idrettspolitiske plan (IPD) for denne perioden. I tillegg er det tatt med vår involvering i idrettens Barentssamarbeid. Tiltakene i årsplan 2014 bygger videre på de overordnede målene som er satt opp i vår Langtidsplan 2014 2016. Årsplan 2014 for Finnmark idrettskrets, med vedtatte tillegg fra styremøte, godkjennes. S-SAK 74/12-14 BUDSJETT 2014 Vedlagt følger forslag på Budsjett 2014 for Finnmark idrettskrets. Budsjettet har tatt utgangspunkt i forslag til Årsplan 2014, vårt foreløpige regnskap for 2013, samt forventede tilskudd fra NIF og Finnmark fylkeskommune for 2014. Forslag til Budsjett 2014 for Finnmark idrettskrets godkjennes. S-SAK 75/12-14 FORDELING AV REPRESENTANTER FRA IDRETTSRÅD OG SÆRKRETSER/REGIONER TIL IDRETTSKRETSTINGET 2014 Vedlagt følger forslag til fordeling av representanter fra idrettsråd og særkretser/regioner til Finnmark idrettskrets sitt ting i Kautokeino 10.-11.mai 2014. I lov for Finnmark idrettskrets heter det; 9 Representasjon på idrettskretstinget På idrettskretstinget møter med stemmerett: a) Idrettskretsens styre. b) 35 representanter fra særkretsene c) 35 representanter fra Idrettsrådene i henhold til idrettskretsens lov. d) Idrettslagene med 1 representant hver Særkretser og idrettsråd skal tildeles like mange representanter. Representanter må være valgt på årsmøte/ting eller oppnevnt av styret etter fullmakt og meldt idrettskretsen senest en uke før tinget.
Videre møter uten stemmerett, men med tale- og forslagsrett i de saker som ligger innenfor utvalgets/komiteens arbeidsområde: a) Lederne i de faglige utvalg/komiteer, eventuelt nestleder eller styremedlem dersom leder er forhindret fra å møte. b) Kontrollkomiteens medlemmer. c) Valgkomiteens medlemmer. d) Revisor. Idrettskretsens styre fastsetter hvor stor del av representantenes reiseutgifter som skal dekkes av idrettskretsen. Reiseutgiftsfordeling kan benyttes. Fordelingen er gjort etter antall lag for særkretser/regioner, og etter antall medlemskap for idrettsråd. Forslag til fordeling av representanter fra idrettsråd og særkretser/regioner til Finnmark idrettskrets sitt ting i Kautokeino 10.-11.mai 2014 godkjennes.. S-SAK 76/12-14 SAKER TIL IDRETTSKRETSTINGET 2014 I forbindelse med saker som skal behandles på idrettskretstinget kan styret foreslå saker som skal opp. I denne forbindelse foreslås det at styret foreslår følgende saker; - Driftsmidler til særkretser/regioner Driftsmidler til særkretser/regioner Styret i Finnmark idrettskrets har tidligere vedtatt at dagens kriterier skal tas opp på nytt på idrettskretstinget. Dette fordi vi i dag kun har 15 særidretter som har etablert særkrets/region, dette av totalt 40 særidretter. Flere av særforbundene uten særkrets/region har kommet med innsigelser på dagens ordning, og NIF har også uttalt at det er aktiviteten for særidretten som bør gi grunnlag for tilskudd, og ikke organisasjonsformen til idretten. Dagens tildelingskriterier gir tilskudd etter antall lag og medlemmer i særidretten i Finnmark. En ny ordning kan forvaltes etter mange forskjellige kriterier, og styret bør bestemme seg for hvilken ordning man skal gå for. Finnmark idrettskrets tar opp følgende sak på idrettskretstinget 2014; - Driftsmidler til særkretser/regioner Styret i Finnmark idrettskrets bes at det arbeides videre med følgende modell; - Særkretsene får tilskudd slik som i dag, men en prosentsats på 20% av rammebeløpet settes av til regioner og særidretter uten særkrets i fylket, midler som de kan søke på til tiltak for sine klubber i kretsen. I forbindelse med idrettskretstinget settes det av tid til et idrettspolitisk tema; - Idrettens framtid i Finnmark
Temaet knyttes opp mot Finnmark fylkeskommunes Idrettspolitiske handlingsplan 2015 2020, som skal utarbeidet og vedtas i 2014 i fylkeskommunen. S-SAK 77/12-14 DEKNING AV DELTAKELSE FRA IDRETTSRÅD TIL IDRETTSKRETSTINGET 2014 Idrettskretsene har et særskilt ansvar for å følge opp idrettsrådene i kretsen. I denne sammenheng har FIK brukt å dekke kostnadene for representanter fra idrettsrådene til idrettskretstinget. Finnmark idrettskrets dekker opphold- og reise for to representanter fra hvert idrettsråd i fylket til idrettskretstinget 2014. Det forutsettes at representantene fra idrettsrådene samordner reisene sine. SAK 78/12-14 FORSLAG OM ENDRING AV TILSKUDDSORDNINGEN TIL VOFO Idrettens Studieforbund Finnmark v/finnmark Idrettskrets fremmer følgende forslag til Voksnopplæringsforbundet i Finnmark: Prosedyrer for tildeling av tilskudd, som tildeles på bakgrunn av vo-timetall året før, endres slik at søknader ikke er nødvendig. Tildeling gjøres administrativt og godkjennes av voksenopplæringsforbundets styre før utbetaling til det enkelte studieforbund. S-SAK 79/12-14 SAMARBEIDSAVTALE MED UiT NORGES ARKTISKE UNIVERSITET Viser til vedlagte forslag til samarbeidsavtale. Den foreslåtte samarbeidsavtalen mellom NIF, Olympiatoppen, Troms idrettskrets, Finnmark idrettskrets og UiT Norges arktiske universitet er en videreføring av tidligere avtaler mellom Universitetet i Tromsø (UiT) og Høgskolen i Finnmark (HiF) med Norges Idrettsforbund, Olympiatoppen og henholdsvis Troms og Finnmark idrettskretser. Som en følge av fusjon mellom UiT og HiF er det utarbeidet en ny og justert avtale. Finnmark idrettskrets slutter seg til samarbeidsavtalen mellom NIF, Olympiatoppen, Troms idrettskrets, Finnmark idrettskrets og UiT Norges arktiske universitet. S-SAK 80/12-14 AVSETNINGER I BALANSEN I forbindelse med regnskapsavslutning for 2013 er det behov for å rydde litt opp i balansen vår.
Styret i Finnmark idrettskrets omdisponerer avsetningene i balansen slik; - Post 2171 avsetning etterutdanning ansatte kr.20 410 overføres post 2000 egenkapital - Post 2173 Styrets disposisjon kr.180 128 avsettes til ny avsetting i balansen til; Rehabilitering/vedlikehold Idrettens hus. - Post 2182 Avsetning Murmanskutveksling kr. 21 848 overføres post 2000 egenkapital S-SAK 81/12-14 MØTEPLAN 2014 Følgende datoer er allerede spikret for møter og konferanser; - Styremøte FIK, Lakselv 24.-25.01.14 - OLT Nord Tromsø 30.01.14 - Barents Sportskomite Norge, Tromsø 30.01.14 - Barents Sportkomite, Tromsø 31.01.14 - KS konferanse, Alta 19.-20.02.14 - Årsmøte VOFO, Hammerfest 01.-02.03.14 - Anleggsseminar, Hammerfest 12.-13.03.14 - Barents Winther Games, Tromsø 04.-06.04.12 - NIF Org.sjef-møte, Gardermoen 08.05.14 - IK-ledermøte, Gardermoen 09.05.14 - FIK ting, Kautokeino 10.-11.05.14 - Saksbehandlerseminar, Østfold 14.-15.05.15 - NIF ledermøte, Bergen 23.-25.05.14 - Arctic Race, 13.-17.08.14 - IK-ledermøte, 12.-14.09.14 - - NIF s lov- og domkonferanse, Oslo 24.-26.10.14 - NNI-møte, Bodø 01.-02.11.14 - NIF samling Gen.sekr og org.sjefer, Oslo 03.-04.12.14 I tillegg til disse møtene må vi få på plass styremøter i Finnmark idrettskrets og Superhelga vår. Aktuell dato for Superhelga vil være 17.-19.10.14. I tillegg til overstående møter fastsettes følgende møter; - Styremøte i Tromsø under Barents Winter Games (4.-6.april) - Superhelga i Alta 17.-19.oktober. S-SAK 82/12-14 DISPONERING AV OVERSKUDD FOR REGNSKAP 2013 Finnmark idrettskrets sitt regnskap for 2013 viser i dag et overskudd pr.31.12.13 på totalt kr. 802 056, inkludert overskuddet på kr. 227 197 for Barents Sportskomite. Overskuddet skyldes i hovedsak reduserte kostnader på avd. 10 Administrasjon og avd.20 Idrettens Hus.
Årsaken til de reduserte kostnadene er nedbemanning i administrasjonen fra 3,6 stillinger til 3,1 stillinger, og at man ikke har foretatt investeringer på Idrettens Hus. Finnmark idrettskrets hadde et underskudd i 2012 på kr.423 046 og i 2011 på kr.126 196. Det foreslås derfor at årets overskudd overføres vår Egenkapital post 2000 for å styrke denne posten. Barents Sportskomite sitt overskudd foreslås overført Egenkapital BU post 2001, og disponeres av styret i Barents Sportskomite Norge. Finnmark Idrettskrets sitt regnskapsmessige overskudd for 2013 overføres balansen Egenkapital post 2000. Barents Sportskomite sitt overskudd for 2013 foreslås overført Egenkapital BU post 2001, og disponeres av styret i Barents Sportskomite Norge