BRUKERINSTRUKS FOR MIN FORENING Innhold 1. Førstegangsregistrering av forening 2. Oppdatering av forening som allerede er registrert 3. Sende søknad til Velferdstingets Kulturstyre Søke om driftstøtte Søke om prosjektstøtte, investeringsstøtte eller incentivstøtte Søke om underskuddsgaranti Søke om publikasjonsstøtte 1. Førstegangsregistrering av forening Registrering av en forening på Min Forening forutsetter at du som ønsker å registrere den selv er registrert på SiOs Min side. Dersom du ikke har dette må du registrere deg på Min side først. På UiO og HiOA finnes det reglement for registrering av studentforeninger, før dere registrerer foreninger ved disse lærestedene bør dere se gjennom disse slik at dere vet hva som kreves. Reglement UiO Reglement HiOA Slik registrerer du din forening: 1. Logg deg inn via Min side. 2. Klikk på Min Forening i menyen til venstre. 3. Velg Registrering av ny forening på siden som kommer opp. 4. Fyll ut skjema: Generell informasjon om foreningen Foreningens navn Forklarende tekst til foreningens navn Beskriv foreningens formål og drift (maks 150) Kun foreningens navn. En kort beskrivelse av foreningens navn. En utfyllende beskrivelse som deres formål og aktiviteter (mer utdypende en forrige punkt). 1
Forklarende tekst til foreningens navn på engelsk Beskriv foreningens formål og drift på engelsk (maks 150 ord) Foreningens nettside Er foreningen del av en annen forening, i så fall hvilken? Foreningens undergrupper (om noen) Samme som Forklarende tekst til foreningens navn, men på engelsk Samme som Beskriv foreningens formål og drift, men på engelsk Fyll ut adressen til deres nettside (for eksempel egen nett-, eller Facebook-side) Fylles ut dersom din forening er tilknyttet en annen forening, eksempelvis at den er et lokallag av en større organisasjon, eller inngår i en form for paraplyorganisasjon (for eksempel Det Norske Studentersamfund, SBIO eller en fakultetsforening). Fylles ut dersom enten/og/eller: Fordeling av driftsansvar, dvs. at fastsatte grupper i foreningen har ansvar for ulike sider av driften, for eksempel kommunikasjon, funksjonær eller økonomi. Ulike aktiviteter: Undergrupper med egen aktivitet, for eksempel et kor, en pub eller en hytte. NB! Informasjonen i punktene over vil være synlige for andre på nett. Type forening Velg den kategorien i nedtrekksmenyen som best beskriver deres hovedformål. Kategoriseringen ligger til grunn for inndeling av foreninger på SiOs og de ulike lærestedenes nettsider. Foreningens kontaktinformasjon Adresse Organisasjonsnummer Foreningens telefonnummer Foreningens e-postadresse Dersom foreningen ikke har en egen postkasse, oppgi c/o adresse. Fyll inn foreningens organisasjonsnummer (hvis man er registrert i Brønnøysundregisteret) Dersom foreningen ikke har et eget telefonnummer som er i bruk, brukes kontaktpersonens telefonnummer. Samme som for telefonnummer. Lærested og medlemmer Lærested Det lærested som foreningen har (størst) tilhørighet til. 2
Linje/Fakultet Antall medlemmer Antall medlemmer ved primært lærested Antall medlemmer ved andre SiOlæresteder Velg enten en spesifikk linje/fakultet, eller alternativet Alle dersom foreningen er generell for hele lærestedet. Antall medlemmer er det totale antallet medlemmer i foreningen. Antall medlemmer ved lærestedet angitt under Lærested Antall medlemmer som studerer ved andre læresteder enn primærlærestedet. Dersom foreningen har medlemmer som ikke er studenter, skal de trekkes fra her. Antall aktive medlemmer Antall medlemmer som bidrar til den daglige driften i foreningen, utover å betale medlemskap. For foreninger med mange medlemmer som ikke defineres som aktive, bør antallet medlemmer på primærlærested, og evt. andre SiO-tilknyttede læresteder, gjenspeile tilsvarende antall aktive medlemmer. Vedtekter Foreningens vedtekter Last opp foreningens vedtekter. For at registreringen av foreningen skal bli godkjent, må den ha vedtekter. En veiledningsmal for innholdet i vedtekter og hvordan de kan settes opp finner du her. Avkryssningsboks Må krysses av. Les nøye igjennom teksten før du gjør dette. Klikk på Registrer studentforening Rediger kontaktpersoner for foreningen Her er det mulig å legge til flere kontaktpersoner. Disse må allerede være brukere av Min side for å kunne registreres. Kontaktpersoner i foreningen registreres ved den e-postadressen som de er registrert med på Min side. Når du er registrert som kontaktperson kan du selv legge til og slette andre kontaktpersoner i foreningen. 3
2. Oppdatering av forening som allerede er registrert 1. Logg inn på «Min Side» med din egen bruker-id. 2. Klikk på Min Forening i menyen til venstre (forutsatt at du er registrert som kontaktperson på foreningen du ønsker å oppdatere, hvis du ikke er det, ta kontakt med SiO Foreninger) 3. Klikk på navnet til foreningen som du ønsker å oppdatere) 4. Oppdater og husk å klikke på Oppdater informasjon nederst. 5. Den som er logget inn kan gi brukertilgang til andre medlemmer av foreningen. De som skal få tilgang må være registrert som brukere i SiO. Hvordan registrere en bruker? 3. Sende søknad til Velferdstingets Kulturstyre om økonomisk støtte Forutsetninger For å kunne søke Velferdstingets Kulturstyre, må foreningen være registrert i SiO, og informasjonen må være oppdatert (kontaktperson, vedtekter etc.). Se Førstegangsregistrering av forening og Oppdatering av forening som allerede er registrert for hvordan du gjør dette. Veiledninger til de ulike søknadene Driftstøtte Prosjektstøtte, investeringsstøtte eller incentivstøtte Underskuddsgaranti Publikasjonsstøtte Typer av støtte Det finnes flere typer støtte å søke om. Dersom du ønsker å søke om flere typer støtte, må det fylles ut en søknad for hver type. Støtteoversikt Driftsstøtte Prosjektstøtte Støtte til foreningens ordinære drift gjennom et semester/år Støtte til arrangement utover foreningens daglige drift. Jubileer, 4
store enkeltprosjekter. Underskuddsgaranti Publikasjonsstøtte Til samme formål som prosjektstøtte, men garantien blir kun utbetalt dersom arrangementet går i underskudd i henhold til budsjetterte billettinntekter. Støtte til utgivelse av studentpublikasjoner (medier som ikke er trykte søker om ordinær driftsstøtte) Søke om driftstøtte 1. Gå inn på foreningens profilside under Min Forening i menyen til høyre. 2. Klikk på Søk om støtte under til høyre på foreningens profilside. 3. Velg alternativet Driftstøtte og klikk deretter på Velg type støtte for å komme til skjemaet: Punkt i søknadsskjemaet Søknadsbeløp Perioden det søkes for Hvor mange arrangementer hadde foreningen i forrige søknadsperiode? Det beløp det ønskes å søke om Velg et av alternativene i nedtrekksmenyen. Her fylles inn hvor mange utadrettede arrangement (kun tall), dvs. aktiviteter utenom styremøter og liknende, som foreningen hadde i forrige søknadsperiode. For førstegangssøkere, dvs. som ikke har søkt om denne typen støtte før, fylles dette feltet ut med 0. Hvor mange arrangementer skal foreningen ha i søknadsperioden? Her fylles inn hvor mange utadrettede arrangement (kun tall), dvs. aktiviteter utenom styremøter og liknende, som foreningen skal ha i perioden det søkes for. Husk: Driftsstøtte for hele året kun kan søkes om i vårsemesteret. Foreningens kontoinformasjon Kontonummer Kontonummer kan enten være registrert på foreningen eller knyttet til fødselsnummeret på en av de ansvarlige. NB! Vi anbefaler at kontonummeret er registrert på foreningen, fordi eventuelle mislighold følger kontonummeret og dermed også kontoinnehaver. For å få et kontonummer, må foreningen registrere seg i enhetsregisteret i Brønnøysund og få et organisasjonsnummer. SiO Foreningers veiledning til registrering i 5
Brønnøysundregisteret: Få deg et nummer på 20 minutter! Navn på den som eier kontoen Kontoadresse, Postnr og Poststed Kontaktperson Kontoeier er den personen i foreningen som er registrert som eier av kontoen i banken. Dette er som oftest den banken sender brev til. Fyll inn adressen til kontoeieren, dvs. foreningen, eller den person som eier kontoen (ikke adressen til banken). Dersom foreningen er registrert på noens hjemmeadresse, bruk c/o, slik at det navnet som står på postkassa også står som registrert adresse. Den person som registrerer søknaden blir automatisk satt opp som kontaktperson. Sørg derfor for at den person som skal kontaktes om søknaden også registrerer den. Klikk på Gå videre NB: Viktig informasjon før du laster opp vedlegg: Det skal kun lastes opp ett vedlegg i søknadsskjemaet på Min Forening. Dette vedlegget lager du i Kulturstyrets søknadsgenerator, som du finner på http://kulturstyret.studentvelferd.no/. Når du skal lage vedlegg i generatoren må du huske følgende: Nødvendige dokumenter som skal inn i søknadsgeneratoren: Regnskap for forrige periode, Budsjett for søknadsperioden, Årsberetning/Semesterberetning for forrige søknadsperiode, Program for søknadsperioden, Søknadsbrev og eventuelt oversikt over egenkapital. Generatoren er utstyret med egen brukerveiledning. Om dokumentene: Dokumentene som lastes opp i søknadsgeneratoren skal gi ytterligere informasjon om foreningens drift og planer. Sørg for at disse er så konsise som mulig for å gi Kulturstyret et godt behandlingsgrunnlag. Dersom ett eller flere av de påkrevde dokumentene ikke er med, vil ikke søknaden bli behandlet. Dersom foreningen søker støtte på semester- eller årsbasis, er det viktig at ovennevnte dokumenter dekker tilsvarende perioder, både for den forrige perioden og perioden som det nå søkes for. Med forrige søknadsperiode menes det semester/år foreningen sist søkte støtte for. Med perioden det søkes om menes inneværende semester/år. Førstegangssøkere: Nystartede foreninger, som ikke har regnskap eller aktivitetsplan for tidligere perioder, trenger kun å ha med budsjett og aktivitetsplan for perioden det søkes om. Nye søkere oppfordres til å søke støtte per semester. Foreninger som har vært i drift en stund, men ikke har søkt Kulturstyret tidligere, anbefales å ta med regnskap og aktivitetsplan fra tidligere for å gi Kulturstyret mest mulig informasjon om foreningen. 6
Vedleggsinfo: For å legge til et vedlegg, Velg vedlegg i rullegardinmenyen Klikk på Choose file og velg dokumentet du har laget i søknadsgeneratoren. Klikk på Create attachment Klikk på Ferdig for å sende inn søknaden Søke om prosjektstøtte, investeringsstøtte eller incentivstøtte 1. Gå inn på foreningens profilside under Min Forening i menyen til venstre. 2. Klikk på Søk om støtte til høyre på foreningens profilside. 3. Velg alternativet Prosjektstøtte og klikk deretter på Velg type støtte for å komme til skjemaet: Punkt i søknadsskjemaet Søknadsbeløp Kort prosjektbeskrivelse Det beløp det ønskes å søke om En kort sammenfatning av prosjektet. (Mer utførlige beskrivelser skal inngå i vedleggene.) Prosjektets start- og sluttdato Start- og sluttdato for prosjektet. Ved investeringsstøtte angis for eksempel dato for innkjøp eller igangsettelse angis. Foreningens kontoinformasjon Kontonummer Kontonummer kan enten være registrert på foreningen eller knyttet til fødselsnummeret på en av de ansvarlige. NB! Vi anbefaler at kontonummeret er registrert på foreningen, fordi eventuelle mislighold følger kontonummeret og dermed også kontoinnehaver. For å få et kontonummer, må foreningen registrere seg i enhetsregisteret i Brønnøysund og få et organisasjonsnummer. Studentlivs veiledning til registrering i Brønnøysundregisteret: Få deg et nummer på 20 minutter! 7
Navn på den som eier kontoen Kontoadresse, Postnr og Poststed Kontaktperson Kontoeier er den personen i foreningen som er registrert som eier av kontoen i banken. Dette er som oftest den banken sender brev til. Fyll inn adressen til kontoeieren, dvs. foreningen, eller den person som eier kontoen (ikke adressen til banken). Den person som registrerer søknaden blir automatisk satt opp som kontaktperson. Sørg derfor for at den person som skal kontaktes om søknaden også registrerer den. Klikk på Gå videre Legg til vedlegg i søknaden NB: Viktig informasjon før du laster opp vedlegg: Det skal kun lastes opp ett vedlegg i søknadsskjemaet på Min Forening. Dette vedlegget lager du i Kulturstyrets søknadsgenerator, som du finner på http://kulturstyret.studentvelferd.no/ Når du skal lage vedlegg i generatoren må du huske følgende: Nødvendige dokumenter som skal inn i søknadsgeneratoren: Fullstendig budsjett for prosjektet (ikke det samme som foreningens ordinære driftsbudsjett), Prosjektbeskrivelse. Generatoren er utstyret med egen brukerveiledning Hvis prosjektet er et fast arrangement må du også ta med: Regnskap for forrige arrangement, Beretning for forrige arrangement. Hvis foreningen, eller evt. moderforening, ikke søker om driftsstøtte for perioden skal følgende dokumenter fra søker eller søkerens moderforening tas med: Regnskap for forrige periode, Budsjett for søknadsperioden, Årsberetning/semesterberetning forrige periode, Program for søknadsperioden Dersom foreningen ikke er støtteberettiget til eller velger å ikke søke om driftsstøtte fra Kulturstyret, skal også forrige ferdigstilte regnskap samt oppdaterte vedtekter for foreningen tas med Om dokumentene: Dokumentene skal gi ytterligere informasjon om prosjektet. Sørg for at disse er så konsise som mulig for å gi Kulturstyret et godt behandlingsgrunnlag. Dersom ett eller flere av de påkrevde dokumentene ikke er med, vil ikke søknaden bli behandlet. Dersom foreningen søker støtte på semester- eller årsbasis, er det viktig at ovennevnte dokumenter dekker tilsvarende perioder, både for den forrige perioden og perioden som det nå søkes for. Med forrige søknadsperiode menes det semester/år foreningen sist søkte støtte for. Med perioden det søkes om menes inneværende semester/ år Førstegangssøkere: Nystartede foreninger, som ikke har regnskap eller aktivitetsplan for tidligere perioder, trenger kun å ta med budsjett og aktivitetsplan for perioden det søkes om. Nye søkere oppfordres til å søke støtte per semester. Foreningen som har vært i drift en stund, men ikke har søkt Kulturstyret tidligere, anbefales å ta med regnskap og aktivitetsplan fra tidligere for å gi Kulturstyret mest 8
mulig informasjon om foreningen. Vedleggsinfo: For å legge til et vedlegg: Velg type vedlegg i rullgardinsmenyen Klikk på Choose file og velg dokumentet du har laget i søknadsgeneratoren. Klikk på Create attachment Klikk på Ferdig for å sende inn søknaden Søke om underskuddsgaranti Se veiledning for prosjektstøtte. Søke om publikasjonsstøtte 1. Gå inn på foreningens profilside under Min Forening i menyen til venstre. 2. Klikk på Søk om støtte til høyre på foreningens profilside. 3. Velg alternativet Publikasjonsstøtte og klikk deretter på Velg type støtte for å komme til skjemaet: Punkt i søknadsskjemaet Søknadsbeløp Perioden det søkes for Antall numre det søkes støtte til Det beløp det ønskes å søke om Velg et av alternativene i rullegardinsmenyen Antall utgivelser i søknadsperioden. Foreningens kontoinformasjon Kontonummer Kontonummer kan enten være registrert på foreningen eller knyttet til fødselsnummeret på en av de ansvarlige. NB! Vi anbefaler at kontonummeret er registrert på foreningen, fordi eventuelle mislighold følger kontonummeret og dermed også kontoinnehaver. For å få et kontonummer, må foreningen registrere seg i enhetsregisteret i Brønnøysund og få et organisasjonsnummer. 9
Studentlivs veiledning til registrering i Brønnøysundregisteret: Få deg et nummer på 20 minutter! Navn på den som eier kontoen Kontoadresse, Postnr og Poststed Opplysninger om publikasjonen: - Antall - Prosentandeler - Løssalgspris - Abonnementspris - Antall sider per nummer - Antall numre gitt ut i forrige periode Kontaktperson Kontoeier er den personen i foreningen som er registrert som eier av kontoen i banken. Dette er som oftest den banken sender brev til. Fyll inn adressen til kontoeieren, dvs. foreningen, eller den person som eier kontoen (ikke adressen til banken). Under hvert punkt i denne delen må det fylles i opplysninger både for inneværende og forrige søknadsperiode. Med forrige søknadsperiode menes det semester/år foreningen sist søkte støtte for. Med perioden det søkes for menes inneværende semester/år For førstegangssøkere angis opplysninger i forrige periode med 0. Den person som registrerer søknaden blir automatisk satt opp som kontaktperson. Sørg derfor for at den person som skal kontaktes om søknaden også registrerer den. Klikk på Gå videre Legg til vedlegg i søknaden NB: Viktig informasjon før du laster opp vedlegg: Det skal kun lastes opp ett vedlegg i søknadsskjemaet på Min Forening. Dette vedlegget lager du i Kulturstyrets søknadsgenerator, som du finner på http://kulturstyret.studentvelferd.no/ Når du skal lage vedlegg i generatoren må du huske følgende: Nødvendige dokumenter som skal inn i søknadsgeneratoren: Regnskap for forrige periode, Budsjett for søknadsperioden, Årsberetning/Semesterberetning for forrige søknadsperiode, Program for søknadsperioden, Søknadsbrev og eventuelt oversikt over egenkapital. Generatoren er utstyret med egen brukerveiledning. Om dokumentene: Dokumentene skal gi ytterligere informasjon om prosjektet. Sørg for at disse er så konsise som mulig for å gi Kulturstyret et godt behandlingsgrunnlag. Dersom ett eller flere av de påkrevde dokumentene ikke er med, vil ikke søknaden bli behandlet. Dersom foreningen søker støtte på semester- eller årsbasis, er det viktig at ovennevnte dokumenter dekker tilsvarende perioder, både for den forrige perioden og perioden som det nå søkes for. Med forrige søknadsperiode menes det semester/år foreningen sist søkte støtte for. Med perioden det søkes om menes inneværende semester/ år Førstegangssøkere: Nystartede foreninger, som ikke har regnskap eller aktivitetsplan for tidligere perioder, trenger kun å ta med budsjett og aktivitetsplan for perioden det søkes om. Nye søkere oppfordres til å søke støtte per semester. 10
Foreningen som har vært i drift en stund, men ikke har søkt Kulturstyret tidligere, anbefales å ta med regnskap og aktivitetsplan fra tidligere for å gi Kulturstyret mest mulig informasjon om foreningen Alle som søker publikasjonsstøtte må levere ett eksemplar av hvert nummer som ble utgitt i forrige søknadsperiode til Kulturstyret. Disse kan leveres på Villa Eika på Blinder eller sendes i posten til: Velferdstingets Kulturstyre, Postboks 1088, Blindern, 0317 Oslo. Førstegangssøkere: Nystartede foreninger, som ikke har tidligere utgivelser for tidligere perioder, trenger kun å sende inn budsjett og aktivitetsplan for perioden det søkes om. Nye søkere oppfordres til å søke støtte per semester. Foreningen som har vært i drift en stund, men ikke har søkt Kulturstyret tidligere, anbefales å legge ved regnskap og aktivitetsplan fra tidligere for å gi Kulturstyret mest mulig informasjon om foreningen. Vedleggsinfo: For å legge til et vedlegg, Velg type vedlegg i rullgardinsmenyen Klikk på Choose file og velg dokumentet du har laget i søknadsgeneratoren. Klikk på Create attachment Klikk på Ferdig for å sende inn søknaden 11