OMRÅDEPLAN 2012-2016 IKT. Juni 2012. Side 1 av 14

OMRÅDEPLAN 2012-2016 IKT Juni 2012 Side 1 av 14

1 FORMÅL...3 2 BAKGRUNN...4 2.1 REGIONAL LANGTIDSPLAN IKT...4 2.2 REGIONALE MÅLBILDER INNEN IKT TIL 2020...4 3 UTFORDRINGSBILDE PER SYKEHUSOMRÅDE...7 4 UTVIKLINGSMULIGHETER PER SYKEHUSOMRÅDE...12 5 GEVINSTREALISERING...13 6 INNOVASJON...13 7 RISIKOVURDERING AV FORESLÅTTE TILTAK...13 8 OPPSUMMERING...14 VEDLEGG 1: OVERSIKT OVER PROSJEKTOMRÅDE FOR 2011/12...14 Side 2 av 14

1 FORMÅL Helse Sør Øst har i styresak 088-2010 behandlet Langtidsplan for IKT området. Akershus universitetssykehus (Ahus) har lagt til grunn dette, samt Ahus sin vedtatte strategiplan fra juni 2011 i denne lokale områdeplanen for Ahus. Spesialisthelsetjenesten blir stadig mer avhengig av IKT for å nå sine mål i omstilling og modernisering av helsevesenet og Helse Sør-Øst har med bakgrunn i dette etablert en langtidsplan med strategiske føringer for IKT-området, jmf. vedtakspunkt 4 i styresak 094-2009. Langtidsplan IKT med strategiske føringer er utviklet med utgangspunkt i bestilling fra styret i styresak 094-2009. Planen er utviklet med utgangspunkt i nasjonale føringer, og i tett samhandling med helseforetakene og Sykehuspartner. Langtidsplan IKT vil være et sentralt verktøy for å sikre gjennomføring av prioriterte IKTløsninger for understøttelse av nasjonale målsettinger, virksomhetenes drift og regional omstilling. Planens perspektiv er avstemt med økonomisk langtidsplan og vil bli rullert hvert år for også å kunne understøtte budsjettprosessene. Helse Sør-Øst har i prosessen med rullering av langtidsplanen for 2013-16 signalisert at Ahus skal være et foregangssykehus innenfor det å ta i bruk IKT-løsninger for å bedre kvalitet, pasientsikkerhet, samhandling og effektivitet i helsetjenestene. Ahus vil derfor få en sentral plass i regionens definerte satsningsområder: Fra HSØ presentasjon. Strategisk utvikling. Forslag til IKT langtidsplan 2013-2016. I styresak 088 2010 er Langtidsplan IKT behandlet, og styret ber administrerende direktør med utgangspunkt i Langtidsplan IKT 2011-2014 gi helseforetakene i oppdrag å utvikle og styrebehandle områdevise IKT-planer. Formål: Formålet med de områdevise IKT-planene er å synliggjøre og sikre at initiativene prioritert i regional Langtidsplan IKT blir knyttet til planer i det enkelte helseforetak i de respektive sykehusområdene. I tillegg kan områdeplanen oppdateres med annen relevant bakgrunn (som for eksempel lokale styresaker) spesifikt for sykehusområdet. Lokale og regionale perspektiv bør sees i sammenheng og legge til rette for synkronisering og koordinering. Det respektive sykehusområde presiseres hvilke helseforetak som er tatt med i de områdsvise IKT-planene. Denne områdeplanen er ansett som dekkende for lokal langtidsplan IKT Side 3 av 14

2 BAKGRUNN 2.1 Regional Langtidsplan IKT Følgende styrevedtak vedrørende regional langtidsplan IKT ble enstemmig vedtatt i HSØ Rhf styresak 088-2010: 1. Styret slutter seg til at Langtidsplan IKT 2011-2014 legges til grunn for det videre arbeidet med utvikling av IKT i Helse Sør-Øst. 2. Styret understreker behovet for at utviklingen og prioriteringen innen IKT bidrar til realisering av bedre samhandling, styrket pasientsikkerhet og understøtter integrasjonsprosessene i de nye sykehusområdene i tråd med prioriteringskriteriene redegjort for i saken 3. Administrerende direktør gis fullmakt til å prioritere regionale budsjettmidler for IKT 2011 i tråd med føringene i Langtidsplan IKT 2011-2014 og i tråd med vedtak i sak 075 2010 mål og budsjett herunder fullmakt til å omprioritere ytterligere midler til investeringen innen IKT. 4. Styret understreker behovet for økt standardisering innen IKT nasjonalt og regionalt, og ber administrerende direktør sørge for at krav til standardisering legges til grunn regionalt og nasjonalt der det er lagt til rette for det. 5. Styret forutsetter at hovedregelen for videre regional utvikling skjer gjennom fellesregionale prosjekter med strenge krav til standardisering i tråd med styresak 107-2008 og 075-2010, at helseforetakene kun unntaksvis, og etter dialog med og føringer fra det regionale helseforetaket, kan iverksette og finansiere IKT-prosjekter utenom fellesregional portefølje. 6. Styret ber administrerende direktør sørge for at det i foretaksgruppen jobbes systematisk med gevinstrealisering ved innføring av ny teknologi, herunder organisasjonsutvikling og endring av arbeidsprosesser, og at det utarbeides indikatorer og måltall som følges opp gjennom tertialrapporteringen for hele prosjektporteføljen. 7. Styret ber administrerende direktør med utgangspunkt i Langtidsplan IKT 2011-2014 gi helseforetakene i oppdrag å utvikle og styrebehandle områdevise IKT-planer. 2.2 Regionale målbilder innen IKT til 2020 Helse Sør-Øst har angitt virksomhetsmål innen seks hovedområder og det er utarbeidet IKT målbilder frem til 2020 med bakgrunn i disse. Målbildene illustrerer et ambisjonsnivå for utvikling av felles tjenester samt standardisering og konsolidering innen IKT. Målbildene skal samtidig understøtte behovene for IKTutvikling med bakgrunn i nasjonale ambisjoner utarbeidet i forbindelse med samhandlingsreformen. Dette innebærer sterkere fokus på elektroniske løsninger som legger til rette for samhandling mellom behandlingsnivåer samt økt samhandling med pasienter og pårørende. Målbildene understøtter de respektive virksomhetsmålene i Helse Sør-Øst og illustreres som følger: Målbilde 1: Pasientbehandling For å tilrettelegge for helhetlig pasientforløp har Helse Sør-Øst vært en pådriver for utvikling og implementering av prosesstøttende elektroniske pasient- og journalløsninger, der all nødvendig klinisk informasjon følger pasienten i hele behandlingsforløpet (fra hjem til hjem inkl. prehospitale tjenester) og der helsepersonell får god og effektiv støtte til utøvelse av diagnostikk og pasientbehandling. Journalopplysningene er etablert med en enhetlig og strukturert form. Løsningene støtter også behandlingslinjer på tvers av foretak. Helseforetakene og avtalespesialistene benytter seg av nasjonalt etablerte ehelse-tjenester (herunder meldingsløft, helhetlig tilnærming til eresept, kjernejournal, nødnett, helseportal, løsninger for kvalitetsregister) der Helse Sør-Øst har vært en aktiv bidragsyter i utviklingen. IKT-tjenester er utviklet for å styrke informasjon og opplæringsmateriell til pasienter og pårørende, og løsninger tatt i bruk for å styrke dialog mellom pasienter og spesialisthelsetjenesten. Side 4 av 14

All bruk av papir til dokumentasjon og informasjonsutveksling er slutt. Målbilde 2: Forskning Det er etablert en distribuert, felles infrastruktur for forskningsmiljøene som sikrer Helse Sør-Øst grunnlaget for raske vitenskapelige og teknologiske fremskritt, og skaper muligheter for kunnskapsbasert innovasjon og forskning regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Herunder er det etablert forskningsadministrative løsninger, samhandlingsverktøy og effektiv elektronisk samhandling med eksterne forsknings- og universitetsmiljøer. For å støtte prioritert forskning har Helse Sør-Øst lagt til rette for samarbeid, gjenbruk av informasjon og forenkling som vil sparer tid, ressurser og kostnader for forskningen. Herunder etablert elektronisk støtte til forskningsdatabaser og kvalitetsregistre. For å bidra til å sikre god kvalitet på forskning har Helse Sør-Øst knyttet fangst, strukturering og tilgjengeliggjøring av kliniske data inn i en helhetlig informasjonsstruktur. Herunder er det etablert en arkitektur for kliniske datavarehus i en helhetlig struktur også opp mot biobanker. Målbilde 3: Kunnskapsutvikling og god praksis Strukturert informasjonsforvaltning bidrar til at Helse Sør-Øst gir helsepersonell og beslutningstakere riktig informasjon til riktig tid. Kliniske løsninger gir god prosesstøtte, herunder til realisering av behandlingslinjer og tilrettelegging for helhetlige pasientforløp og effektiv pasientlogistikk. Kliniske resultater måles systematisk og tilgjengelig gjøres for beslutningstagere og helsepersonell, fastleger, pasienter og pårørende for læring og bruk i klinisk praksis. Herunder gis det kontinuerlig og oppdaterte aggregerte opplysninger fra kvalitetsregistrene til bruk for beslutningsstøtte i klinikken. Pasienter har tilgang til egne pasientopplysninger, ut over kjernejournal Klinikere har direkte tilgang til oppdatert evidens-basert kunnskap i sin daglige digitale arbeidsflate slik at denne kunnskapen kan brukes i de løpende daglige beslutninger i forhold til diagnostikk og behandling. Behandlingslinjer og fagprosedyrer er gjort tilgjengelig for fagmiljøer, pasienter og pårørende via internett for å tilrettelegge for maksimal kunnskapsdeling. Målbilde 4: Organisering og utvikling av fellestjenester Helse Sør-Øst har innført nasjonale fellesløsninger for stab og støtte og etablert tilhørende fellestjenester i Sykehuspartner. Gjennom samlet og helhetlig IKT drift og forvaltning i Sykehuspartner har Helse Sør-Øst oppnådd de reduserte kostnader og den høynede kvalitet på IKT- leveransene, som ble vedtatt av styret i Helse Sør-Øst ved etableringen av felles tjenesteleverandør. Driftsmiljøer og leveranseprosesser er i økende grad blitt standardisert. Sykehuspartner distribuerer nasjonale tjenester driftet av Norsk helsenett eller andre regioner, og selv satt i stand til å påta seg tilsvarende nasjonale oppgaver. Det er lagt til rette for fellesregionalt arbeid med standardisering og forvaltning av termer, begreper, kodeverk, definisjoner med mer som understøtter internasjonal, nasjonal og regional samordning. Dette har bidratt til bedre samhandling i sektoren Målbilde 5: Mobilisering av medarbeidere og ledere Helse Sør-Øst har etablert støtteverktøy for systematisk leder- og medarbeideroppfølging i foretaksgruppen Side 5 av 14

Sammenlignbare indikatorer knyttet til HMS, ressursstyring, arbeidsplanlegging og kompetanseutvikling er tilgjengeliggjort for ledere i foretaksgruppen Prosesstøtte til endringsledelse og organisasjonsutvikling inngår som en integrert del av alle større systemimplementeringer og i virksomheten for øvrig Målbilde 6: Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring Helse Sør-Øst har sikret god beslutningsstøtte gjennom helhetlig virksomhetsstyring innen alle seks innsatsområdene. Gjennom utvikling og standardisering av IKT løsninger i foretaksgruppen, og effektivisering av tilhørende arbeidsprosesser, er relative driftskostnader vesentlig redusert i forhold til situasjonen i 2010. Felles regional porteføljestyring er etablert som et effektivt verktøy for prioritering og styring av utviklingen av ønskede fellestjenester innen akseptert risikobilde og gitte økonomiske rammer. Det er etablert ytterligere nye regionale fellestjenester innen IKT. Variansen i systemlandskapet er gjennom dette vesentlig redusert i forhold til tidligere år. Regional tiltaksliste: Den regionale langtidsplanen rulleres og skal vedtas i det regionale styret i juni 2012. Tiltakene under er forslag til de regionale prosjektene som vil ha stor påvirkning i hvert enkelt foretak. Disse innføringsprosjektene vil komme i tillegg til våre egne prioriteringer. Noen av de vil i liten grad, bortsett fra nytt RIS/PACS og ny ERPl, gi Ahus gevinster. Imidlertid vil de føre til en mer ensartet prosjektportefølje, og mer strømlinjeformet drift for Sykehuspartner. Nedfor er listen regionale tiltak der vi har satt inn tidspunktene for når dette er foreslått innført på Ahus: 1. Datavarehus og rapportering foreslås innført i 2013 2. Ny ERP(datavarehus) løsning foreslås innført i 2016. 3. Klinisk dokumentasjon skal ha felles løsning i regionen innen 2014. 4. Felles laboratorieløsning i hele regionen. Tidfestet kun for Østfold(2013) 5. Felles løsning for RIS/PACS innen 2013 for Ahus og Innlandet. 6. Digital samhandling, kjernejournal, avvikle papirutveksling. Ikke tidssatt. 7. Ny felles infrastrukturmodernisering for Ahus er dette foreslått til 2014, de andre HF 2012. Disse prosjektene vil medføre endringer for Ahus både funksjonelt, opplæringsmessig og muligens økonomisk. Det er fremdeles noe uklart hvordan de regionale prosjektene påvirker det enkelte HF sin økonomi. Spesielt hvordan dette påvirker tjenesteprisingen, samt avskrivninger. Under pnkt.6, digital samhandling ligger også prosjektet e-resept i tillegg til kjerne. For Ahus blir det avgjørende hva som besluttes når det gjelder klinisk dokumentasjon. Vi er foreløpig det eneste HF som utnytter de funksjonene som finnes i Dips, men i langtidsplanen foreslås det å løsrive elektronisk kurve og legge dette til en annen applikasjon. En slik endring vil gi oss noen utfordringer som må utredes. Side 6 av 14

3 UTFORDRINGSBILDE PER SYKEHUSOMRÅDE Spesifikt utfordringsbilde for sykehusområdet Ahus overtok et helt nytt bygg 1. oktober 2008. Fase-2, som ferdigstilte sykehotellet, ombygginger av Nye Nord og det siste sengebygget ble tatt i bruk i løpet av 2010. Bygget var planlagt med gode logistikkmuligheter, og mye teknologi for å automatisere manuelle arbeidsprosesser og sette oss i stand til å møte økte krav fra myndigheter og store forventninger fra innbyggerne. Forbedret kvalitet, redusere risiko for feilbehandling var satsningsområder som skulle bidra til at Ahus ble pasientenes førstevalg. Fra 1.1.2011 ble vårt opptaksområde utvidet og ca 160 000 nye personer fikk Ahus som sitt sykehus. Denne omstillingen sammen med ny organisering, manglende stabilitet i deler av ikt-løsningene, samt virksomhetsoverdragelsen til Sykehuspartner av 60,8 ikt-årsverk har gitt oss mange utfordringer, teknologisk, organisatorisk og omdømmemessig.. Foretakets utfordringer Virksomhetsoverdragelsen til Sykehuspartner 1.9.2010 har gitt Ahus utfordringer og ført til begrenset gevinstrealisering i de investeringene som er gjort. Kostnadene for å dekke tjenesteleveransene har i perioden 2009 til budsjettet 2012 økt med over 50 %, dvs ca 53 millioner kroner, avskrivinger ikke medtatt. Antall pc og brukere har økt med mindre enn 30 %. Den økonomiske utviklingen øker mer enn foretaket klarer å effektivisere, eller i bedre pasientbehandling. Strategisk plan for Akershus universitetssykehus 2012-2016 Ahus styre vedtok i juni 2011 strategisk plan for perioden 2012-2016. Områdeplanen for ikt er tilpasset vedtatte strategiplan. Strategisk plan har satt fokus på følgende satsningsområder: 1. Pasientens førstevalg (elektronisk samhandling) Ahus har som målsetning å være pasientens førstevalg. For å oppnå dette vil foretaket satse videre på forskning, og knytte til seg spesialister innenfor satsningsområdene. Samhandlingsreformen og foretakets evne til å tilby stabile elektronisk løsninger, holde et høyt medisinsk faglig nivå, og en forvaltningsorganisasjon for å sikre stabile elektroniske tjenester er avgjørende for hvordan Ahus og reformen blir oppfattet hos våre innbyggere. Ahus ønsker fortsatt å være i front med å tilby elektronisk tjenester, bla. bredde PLO(Pleie og omsorgsmeldinger), idriftsette e-resept når ferdigstilt, og kvalitetssikre kommunikasjonen mellom Ahus og våre samarbeidspartnere. Stabile elektroniske tjenester vil bidra til raskere og bedre beslutninger hos behandleren i både Ahus og utenfor. Ahus har siden 1989 vært i front i Norge elektronisk samhandling, og har sammen med det interne samhandlingsprosjektet alle muligheter for å lykkes med å redusere antall papirmeldinger og manuelle rutiner. Ahus skal bidra til at epikriser og elektroniske meldinger kan sendes hjem til pasientens og andre samarbeidspartneres sikre digitale postkasser. Det finnes flere aktuelle aktører i markedet, som f.eks Altinn eller Digipost. Det er satt i gang aktiviteter på regionalt og nasjonalt nivå som utreder alternativene. Dagens manuelle faksløsninger for ferdigbehandlende pasienter bør være avviklet innen Q4-2013. Vi vet ikke hvor mange faksmeldinger som Ahus mottok, men enkle beregninger anslår ca 5000 pr. mnd. Arbeidet og oppfølgingen av faks er tidkrevende. Mange av de mottatte faksene skal organiseres, og ofte skannes inn i ett eller annet datasystem etter mottak. Hva Ahus bruker av tid til å håndtere fakser er usikkert, men forsiktige anslag basert på tidsbruken rundt 30 MFS maskiner kan tyde på at Ahus bruker ca 3-5 dagsverk, ofte sykepleie ressurser. Side 7 av 14

Tiltak: - Ahus må innen 1.1.2013 etablere en forvaltningsgruppe/organ som har som sin oppgave å kvalitetssikre all elektronisk samhandling/meldinger mellom foretaket og våre samarbeidspartnere. Denne gruppen skal ha fokus på funksjonelt nivå, men nok kunnskap til å ha oppfølgingsansvaret ovenfor vår ikt tjenesteleverandør. Dagens desentrale løsning skal evalueres og konklusjon legges frem for LG innen Q-4 2012. - Ahus vil orientere seg, og bidra med konstruktive innspill og slik sikre at flere elektroniske løsninger etableres i vår kontaktflate med pasienten. - Ahus vil innen Q-1 2014 kun sende PLO meldinger for å melde ferdigbehandlet pasient. Pasientens førstevalg(effektivitet/kvalitet og opplæring) For å utnytte pasienten som ressurs, må opplæring av disse integreres i behandlingslinjen. Det skal kunne være mulig for pasienter og pårørende å lære om hvert steg i behandlingen og skape riktige forventinger og forutsigbarhet. I tillegg vil dette være med på å stille krav til leger ved avvik fra det forventede behandlingsforløpet. Behandlingstilbudet skal være effektivt, forutsigbart, og preget av godt samarbeid mellom ulike nivåer og avdelinger. For å lykkes med opplæring av pasienter må det være sømløs kommunikasjon mellom pasient og helsepersonell. Pasienten vil stå sterkere til selv å kunne forebygge sykdom, hindre at sykdommer forverres og til å øke egen livskvalitet. Ahus er av den oppfatning at samhandlingsreformen vil føre til økt krav og forventninger om mer informasjonsdeling, mer enn dagens lovverk tillater og praktiseres. Ahus har flere mobile tjenester som i dag ikke utnytter teknologien slik andre bransjer i samfunnet gjør. De nærmeste årene vil dette endre seg. Ahus skal samarbeide med Sykehuspartner være en pådriver ovenfor HSØ RHF slik at tekniske løsninger og lovverk kan tilpasses den virkelighet som vi alle er en del av allerede. Utvidet hjemmekontor løsning(dvs tilgang til pasientinformasjon på mobile enheter) for de av Ahus sine ansatte som har et dokumentert behov må etableres snarest. Dette gjelder primært ansatte som har sin aktive tjeneste hjemme hos pasientene, de som har løpende kontakt med kommune- og primærhelsetjeneste, men også ansatte som er i vaktordninger. Pasienter og pårørende, om de behandles i hjemmet eller utenfor foretaket, skal slippe å gjenta sine opplysninger til helsepersonalet. Informasjonen skal lages sentral og gjøres tilgjengelig innenfor tjenestlig behov. IKT løsningene må i mye sterkere grad følge opp den utviklingen om samhandling og mobilitet som vil bli en naturlig følge av samhandlingsreformen. Tiltak: - Ekstern tilgang til foretakets Epj systemer, såkalt utvidet hjemmekontorløsning, etableres innenfor dagens lovverk og sikkerhetsveiledere. Brukeravtaler inngås med de som har tjenstlig behov for en slik løsning. - I den grad det ikke etableres nasjonale eller regionale løsninger, skal Ahus legge til rette for, og bidra til, at pasienter og pårørende får opplæring i de tekniske løsningene som etableres i hjemmene slik at pasienten og Ahus etablerer gode samhandling og kommunikasjonsløsninger. Side 8 av 14 Pasientens førstevalg(mottak) Ahus skal utnytte de etablerte løsningene og være en aktiv pådriver for å sikre at disse vedlikeholdes og oppgraderes. Dette skal bidra til stabile løsninger, og nye muligheter for våre pasienter og samarbeidspartner. Pasientene skal gis mulighet til selv å mottaksregistrere seg både på skadelegevakten, akuttmottaket, og i poliklinikkene. Oversikt over ventetid for behandling på skadelegevakten bør kunne legges ut på sykehusets hjemmeside i løpet av perioden. Pasienten må kunne sjekke egen venteliste, og hvor langt i systemet søknad er kommet i vurderingen, både for innleggelse og poliklinisk behandling..

Tiltak: - Dagens løsning i akuttmottaket med whiteboard skal utnyttes på flere områder i foretaket. - Nasjonale, regionale eller markedsmessige sikre løsninger, skal tas i bruk slik at pasienten kan sjekke status på sine kontakter med Ahus. - Pasienten skal tilbys en utskrift, eller en elektronisk melding om hvem som har oppdatert og hatt innsyn i sin journal. 2. Et robust og fremragende forsknings- og innovasjonsmiljø Ahus har forskning som ett av de grunnleggende satsningsområdene. Allerede de første årene etter at vi fikk tilbake universitetsfunksjonene ser vi gode resultater av dette. God og målrettet forskning der resultatene fører til økt kvalitet, en bedre pasientopplevelse og flere effektive behandlingslinjer, kan frigjøre ressurser til mer og bedre pasientbehandling. Strategisk plan beskriver hvordan dette kan gjøres. Målsetningen er å frigjøre mer ressurser som kan føre til en ytterligere forsterkning på disse områdene, og økonomiske innsparinger, som setter oss i stand til å investere i gode løsninger. Ikt-løsningene de siste årene har ikke understøttet godt nok forskermiljøenes ønsker og krav. Forskernes krav om tilgjengelighet på den ene siden, og lovens krav til konfidensialitet har til nå vært konfliktfylt og skapt utfordringer hos både forskere og ikt-personell. Der har vært ressurskrevende å få til gode løsninger. Det er etablert noen areaer der dette er forsøkt løst. Ahus har bidratt med, og vil fortsatt bidra med for å få på plass løsninger som skal tilfredsstille både forskere og det til enhver tid gjeldende lovverket. Ahus vil fortsatt engasjere seg i arbeidet med å påvirke utviklingen av standardiserte datauttrekk fra våre sentrale databaser, slik at kostnadene kan reduseres, og kvaliteten forbedres. Etter hvert som flere og flere HF, også universitetssykehus, tar i bruk samme løsninger, vil disse arbeidene forenkles. Tiltak: - Styrke samarbeidet mellom forskermiljøene og resterende ikt-miljø i Ahus for å etablere gode løsninger. - Bistå miljøene med teknisk og sikkerhetsfaglig bistand slik at forskermiljøene opplever en reduksjon i plunder og heft situasjoner. 3. Den mest attraktive arbeidsplassen for helsepersonell Ahus har mange tekniske løsninger, langt flere enn andre foretak vi i dag kan sammenligne oss med, både i Norge og Europa. Dette krever en kontinuerlig opplæring og re- opplæring av de ansatte. Det ble gjort mye god opplæring i forbindelse med innflytting, og ved nyansettelser, men fremdeles mener vi dette må forsterkes og gjentas regelmessig for å sikre at våre ansatte er i stand å utnytte mulighetene i dagens løsninger. Frem til nå har opplæring av nyansatte vært fagspisset. IKT opplæring har vært e-læring, og dedikert opplæring i Dips og andre fagsystemer. Skal ansatte trives på jobb må de være trygge i egen jobbsituasjon. Hjelpemidlene som skal brukes må beherskes og løsningen må være stabile og forutsigbare. Det jobbes fortsatt med å stabilisere og forbedre de tekniske løsningene fra Sykehuspartner og Ahus sin side. For å skape trygghet og dempe plunder og heft situasjonene skal foretaket evaluere opplæringsplanene og vurdere behovet for reopplæring for de divisjonene/avdelingene/seksjonene som melder fra om dette. Divisjon for diagnostikk og teknologi skal i samarbeid med Kompetanseenheten i Q-1 2013 ha en gjennomgang av opplæringsbehovet for å sikre at alle ansatte har, ikke bare nødvendig kompetanse, men tips og råd om smartere måter å bruke systemene på, samt nødrutiner, og alternative løsninger når situasjonene krever det. Målet er å sikre nok kompetanse slik at den enkelte ikke hindres i å gjøre en god jobb, selv når ikt-løsningene ikke fungerer. Side 9 av 14

Tiltak - En proaktiv og kompetent teknisk support som forstår sykehusdrift. - Et proaktivt og kompetent fagmiljø som er i stand til å lære bort de smarte løsningene i fagsystemene. - Nærhet, synlighet og tilstedeværelse, som understøtter arbeidsprosessene ute i de klinisk operative miljøene. - Komme med konstruktive forslag til endringer av arbeidsprosesser der teknologien legger til rette for dette. - Bidra aktivt med konstruktive innspill til de regionale fagfora og leverandørene til produktutvikling 4. Ledende på samhandling med kommuner og bydeler Ahus har siden 1989 vært ledende, ikke bare å ta i bruk, men også i å etablere løsninger for elektronisk samhandling. I 2011 ble det sendt og mottatt 1 331 355 elektroniske meldinger mellom Ahus og våre samarbeidspartner, inklusive kvitteringsmeldinger. I 2009 var tallet 902 037, fordelt på 13 forskjellige meldinger. For Q-1 2012 er tallene allerede 376 452, noe som tyder på at vi vil passere 1,5 millioner meldinger i løpet av året. Antall meldingstyper vil øke i årene fremover, og det er et betydelig effektiviserings potensialet, både personell og kvalitetsmessig ved å kartlegge og prioritere hvilke områder som kan digitaliseres. Ahus, i likhet med de aller fleste sykehus i Norge har et stort potensial for å effektivisere informasjonsflyten internt og med sine samarbeidspartnere. Side 10 av 14

Antall elektroniske meldinger i Q-1, 2012: Januar februar m ars Utgående meldin ger Applikasjonskvitering 9317 8049 9493 Epikrise 26173 24241 27167 Fødselsavbruddsmeldinger (M FR) 227 185 192 Fødselsmeldinger (MFR) 470 431 428 Med isinsk Biokjem i (KKL, blodban k) 19984 18205 21082 Mikrobiologi 6296 6053 6161 NPR - Overføring 7 7 8 Neonatal (Pilot) 53 49 69 Patologi - Cytologi 2643 2228 2134 Patologi - H istologi 908 880 920 PLO-meldinger (P leie og omsorg) 255 266 232 Poliklinisk oppgjør (POLK) 86 70 246 Røntgensvar 2832 2615 2824 Ekstern Skrivetjeneste (Docum ed) 0 51 22 To tal utgående uten applikasjonskvittering 59934 55281 61485 Total utgående inkludert applikasjonskvittering 69251 63330 70978 Innkom mende meldin ger Applikasjonskvitering 50227 46223 50259 Henvisning (Kun reelle = positiv apprec ) 2608 2547 3222 PLO-meldinger (P leie og omsorg) 81 88 97 Rekvisisjon lab (K KL, Mbio) 6291 5256 6092 Ekstern Skrivetjeneste, svar (Docum ed) 0 51 22 To tal innkom mend e uten applikasjo nskvittering 8980 7942 9433 Total innkommende inkludert applikasjonskvittering 59207 54165 59692 Tiltak - Være en aktiv pådriver for å bredde PLO meldinger, derav avslutte faks løsningen - Ta i bruk e-resept når den er tilgjengelig - Være en aktiv pådriver i arbeidet med å etablere dialogmeldingene, og ta de aktivt i bruk. 5. Et sykehus som setter agendaen i Helse-Norge Ikt strukturen og mange av løsningen som ble implementert på Ahus og St. Olav, settes nå i drift andre steder i verden. Ahus har hatt ca 100 besøk pr. år siden innflytting. Vi registrer også at mange av de kravene som lyses ut ved byggingen av nye sykehus tar utgangspunkt i alle våre erfaringer, både gode og dårlige, og justerer sine krav. Ahus og St. Olav har bidratt aktivt med råd spesielt til Østfold sykehus, og Nye Karolinske i Stockholm. Vi har i 2011 etablert nye tjenester som baserer seg på etablert infrastruktur. Vi setter opp løsninger der medisinsk teknisk utstyr kobles inn i nettverket, og gir legene tilgang på informasjon som tidligere lå i lukkede systemer og håndteres manuelt. (skrive ut, transporteres til skanner,,skannes inn i pasientens journal). Foreløpige resultater på 2 utvalgte områder, som er satt i drift(ekg og Ultralyd) har bidratt til sterk forbedring av kvaliteten mhp pasientsikkerheten, økt mulighetene for flere undersøkelser, og redusert behovet for at leger, sykepleiere og kontorpersonell bruker tiden sin til å frakte papir til personell som må skanne dette inn. I tillegg brukes løsningen aktivt i undervisningen med nye leger. Det er stor nasjonal interesse for hva Ahus får til, og det som nå avdekkes av muligheter både innenfor kvalitetsforbedringer, raskere beslutninger, økt kapasitet(flere undersøkelser) og eliminering av manuelle rutiner. Talegjenkjenning, digital diktering Ahus har i mange år hatt diktering, først på bånd, siden digitalt da Dips ble innført i 2004/2005. I forbindelse med planlegging av Nye Ahus ble det besluttet å ta i bruk talegjenkjennings løsning fra Max Manus, basert på Phillips sin tekniske standard. Innføringen har møtt sterk motstand i flere legekretser, som med rette hevder at dette tar lengre tid., spesielt når diktatet produseres. Det har imidlertid vært liten oppmerksomhet om mulig innspart tid i etterkant når teksten eller diktatet er tilgjengelig, rett etter undersøkelsen, eller ved reinnleggelse. Det er heller ikke målt hvor mange henvendelser til ansvarlig lege i etterkant som er redusert etter innføringen av talegjenkjenning. Side 11 av 14

Det er helt på det rene at mange av de dokumentene som har blitt produsert gjennom talegjenkjenning og sendt fra Ahus ikke har ønsket kvalitet, noe som selvsagt bidrar til å redusere Ahus sitt omdømme. På Ahus brukes løsningen i varierende grad. Mange av de yngste legen skriver selv, noen dikterer og legger skrivearbeidet til sekretær. Det er også en mulighet til å sende digitale diktater til ekstern firma, men dette er lite brukt(73 stk i Q-1, 2012). Ett nytt element i diskusjonen om talegjenkjenning er Sykehuspartner sin tjenestepris. Ved å ha flere mulige løsninger tilgjengelige og i drift, øker tjenesteprisen fra Sykehuspartner kraftig, og vi må i perioden revurdere hvilke løsninger vi skal satse på. Det blir for dyrt å opprettholde 3 løsninger for å få skrevet ut de samme papirene. Tiltak: - Nasjonale og regionale målsetninger om epikrise tid skal nåes i løpet av 2013. - Beslutning i en avdeling skal ikke føre til kostnadsøkning i en annen. - Det skal gjennomføres en kartlegging av antall aktive talegjenkjenningslisenser. - Det skal frigis tid for ordbokansvarlig, slik at rettelser og kvaliteten i utsendte dokumenter øker. 4 UTVIKLINGSMULIGHETER PER SYKEHUSOMRÅDE Ahus har siden år 2000 sett på IKT løsninger for integrasjon mellom medisinsk teknisk utstyr og Dips. Implementeringen av ComPacs har gitt oss en helt annen mulighet for effektiv og kvalitetsforbedret tilgjengelighet av medisinsk informasjon slik at behandleren(legen) kan ta raske og bedre beslutninger.. Skanning, utskrift og manuelle rutiner benyttes fremdeles I 2011 ble det skannet inn 668 466 dokumenter til Dips. Dette er dokumenter som enten er produsert i medisinsk teknisk utstyr, innkomne fakser, eller via vanlig post. Antall utskrifter og kopier i Ahus i 2011 var 15 565 937 A4-ark fordelt på i underkant av 700 skrivere. Gjennomsnittlig skrives ut eller kopieres det ca 1 400 000 A4 ark pr måned i hele Ahus. Dette kan bety at vi ikke har klart å legge om arbeidsprosessene i vesentlig grad, eller at løsningene våre er så ustabile at de ansatte tar en utskrift for sikkerhets skyld. Innenfor området mottak av papir (faks, papirutskrifter og håndtering av post) er det potensielt mulig å frigjøre tid fra de ansatte, som kan brukes til mer pasientrettet arbeid, og øke pasientivaretakelsen. Ahus bør, og skal forbedre de nasjonale måltallene som er presentert i 2012. Ett av tiltakene vil være å gå systematisk tilverks og sette fokus på og automatisere dagens mange manuelle prosesser for datafangst. Fremdeles tas det utskrift fra medisinsk teknisk utstyr med som fraktes til et sted der det står en skanner, for så å bli skannet inn.. Kvaliteten er ofte variabel. Målsetningen skal ikke være å redusere antall årsverk av sykepleiere eller leger, men å snu fokuset og tidsbruk fra maskinene, manuelle rutiner, over på pasienten. Målsetningen er å bedre kvaliteten, øke behandlingskapasiteten, gi bedre data i undervisningssammenheng, forbedre grunnlag for forskning, og gjøre pasientinformasjon tilgjengelig i sann tid, ikke håndteres manuelt i ettertid. Tiltak: - Innen 2012 skal Ahus har etablert en stabil driftssituasjon av EKG, Ultralyd og C-bue - Hvert år i perioden skal Ahus etablere og sette i stabil drift minst 3 nye grensesnitt mellom Ikt-løsningene og medisin teknisk utstyr. - Forslag til prioriteringer gjøres i samarbeid med de kliniske avdelingene Side 12 av 14

5 GEVINSTREALISERING Ahus har tatt ut mange av gevinstene allerede. Ved innføring av talegjenkjenning både i bildediagnostisk senter og de kliniske avdelingene ble det redusert kraftig i merkantile årsverk. Det er mulig med foreslåtte tiltak å øke antall undersøkelser på noen områder, noe som bidrar til økte inntekter, og raskere tilbakemeldinger til pasientene både før, under og etter kontakten med oss. Imidlertid vil de største gevinsten for Ahus være å komme i balanse, og i samarbeid med Sykehuspartner og Helse Sør Øst RHF redusere ikt-utgiftene. Dagens betalingsmodell som er etablert har ført til at all innovasjon og nye løsninger får et så stort kostnadselement i seg, at de ofte ikke er forsvarlige å starte de opp. Det er også en viss spenning knyttet til hvilken tjenestepris Ahus får som følge av den regionale iktlangtidsplanen. Som en følge av konsolideringen og målsetningen med en felles tjenesteleverandør, kan vi håpe på en kraftig reduksjon i forhold til dagens kostnader. 6 INNOVASJON Ahus har en infrastruktur og løsninger som selv i dag er moderne etter 4 år, i praksis 6 år. Imidlertid må det jobbes med, og settes av ressurser til å sette sammen eller koble sammen informasjon fra flere separate løsninger og gjøre det tilgengelig for de medisinsk faglige miljøene. Compacs løsningene, whiteboard løsningen, og videreutviklingen av medikasjonsmodulen er alle aktuelle løsninger som med forholdsvis små investeringer kan realiseres i denne perioden. Ahus bør styrke egen kompetanse på løsninger der informasjon fra flere systemer kan kombineres. Det er noen små miljøer i dag, men innenfor de store pasientsystemene er dette i liten grad satt i system. Det bør også være mulig å redusere mange av de administrative manuelle registreringene, f.eks pasientbelegg, eller andre lokale databaser som registreres på nytt. Prinspippet bør være at data som finnes ett eller flere steder, må kunne trekkes ut fra kildebasene, og ikke registreres på nytt. Imidlertid vil dette kreve en styrking av analyseenheten eller gjenværende ikt-miljø. 7 RISIKOVURDERING AV FORESLÅTTE TILTAK Tiltakene som er satt under hvert av områdene vurderes å ha lav risiko og begrenset kostnad. Utvidet hjemmekontorløsning, der ansatte kan få tilgang til pasientopplysninger på en mobil enhet må selvsagt risikovurderes. Både om Sykehuspartner kan tilby oss en god nok teknisk sikkerhet, og Ahus ansatte er modne for slike løsninger. Behovet har vært meldt lenge. Ahus anser at den største risikoen er å få en forutsigbarhet i både økonomi, stabilitet og generell leveranser. Denne planen er på mange måter en konsolideringsplan, og lagt seg på et realistisk nivå for perioden 2012-2016. Vi har imidlertid sett at forutsetninger endres, og spesielt gir økonomien oss store utfordringer. Denne planen forutsettes derfor å rulleres hvert år, og knyttes tett opp til de investeringsplanene som foretaket legger opp til. Det er uklart hvordan de regionale og nasjonale løsningene som er presentert vil påvirke dagens løsninger i Ahus. Side 13 av 14

8 OPPSUMMERING Foreslått plan er knyttet opp til, og helt avhengig av det gjeldende vedtatte investeringsbudsjett. Det ideelle ville selvsagt vært å ha en økonomiplan som er knyttet til denne planen, men i dagens økonomiske situasjon anses dette ikke realistisk. Det legges derfor opp til en årlig rullering av områdeplanen, neste gang i forbindelse med budsjettarbeidet 2014. VEDLEGG 1: OVERSIKT OVER PROSJEKTOMRÅDE FOR 2011/12 - Applikasjonsoversikten. Side 14 av 14