I. INNLEIING Formål I Hordaland er det ønskjeleg at tilsette seier frå dersom dei får kjennskap til kritikkverdige forhold i n. Slik varsling er ein lovfesta rett for arbeidstakarane. Rutinane skal leggja til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i Hordaland, jfr. Arbeidsmiljølova 3-6, og gi kjørereglar for handtering av varsling. Varslingsrutinane kjem ikkje i staden for men som eit tillegg til annan avviksrapportering. Definisjon Med varsling er det her meint dei tilfella der arbeidstakar seier frå om kritikkverdige forhold i verksemda (også kalla whistleblowing ), jfr. Arbeidsmiljølova 2-4. Kritikkverdige forhold er forhold som er eller kan vera i strid med lover og reglar, n sine retningslinjer og kva som vert allment oppfatta som forsvarleg og etisk akseptabelt. Døme på kritikkverdige forhold kan vera forhold som kan medføra fare for liv og helse, mobbing og trakassering, korrupsjon, maktmisbruk, underslag, tjuveri, økonomisk svik, brot på teieplikta og diskriminering. Når er det varsling Det vert rekna som varsling dersom arbeidstakar seier frå om kritikkverdige forhold til a) leiinga eller andre ansvarlege i verksemda (intern) b) tilsynsstyresmakter eller andre offentlege styresmakter (ekstern) c) media m.v. (ekstern) Varsling internt i verksemda og til tilsyn/offentleg styresmakt bør vera prøvd før ein varslar media. II. VARSLINGSVEGAR INTERNT Internt bør arbeidstakar seia frå om kritikkverdige forhold til: 1. Nærmaste leiar på tenestestaden Det er ønskjeleg at nærmaste leiar får kjennskap til forholda og slik vert gitt høve til å retta dei opp. 2. Overordna leiar på tenestestaden Det kan vera nødvendig å gå til overordna leiar t. d. dersom nærmaste leiar er omfatta av varslingsgrunnlaget. Om ikkje meldinga vert handsama av nærmaste leiar, kan arbeidstakar også venda seg direkte til overordna leiar.
3. Varslingsutvalet Det kan vera aktuelt å gå til varslingsgruppa direkte t.d. dersom arbeidstakar meiner at dei føregåande instansane er omfatta av varslingsgrunnlaget eller varsling til leiarane på 4. tenestestaden ikkje er blitt følgd opp. Det kan også vera relevant å gå til varslingsutvalet dersom varslingsgrunnlaget omfattar eit vidare område enn tenestestaden. 5. Verneombod/tillitsvald Arbeidstakar kan også varsla verneombod eller tillitsvald som kan gå vidare med saka. III. SAKSHANDSAMING 1. Omfang Sakshandsamingsreglane gjeld for varsling på alle nivå i n nærmaste leiar, leiar av tenestestad og varslingsutvalet. 2. Varslingsmåte Varsling kan gjerast munnleg eller skriftleg. Ved munnleg varsling kan arbeidstakar ha med seg tillitsvald/verneombod/annan fullmektig. Varsling kan gjerast anonymt, men normalt vil det sikra betre saksgang og eit betre resultat for alle involverte dersom varslaren er kjend for den som vert varsla. 3. Gjennomføring 3.1 Innhald i varslinga Varslinga bør ha med: Fullt namn (kan vera anonym) Varslaren sin tenestestad (kan vera anonymt) Dato for rapportering Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjonen Konkret kva ein har observert Stad for handlinga Eventuell kjennskap til tidlegare saker 3.2 Skriftleg varsel Brev/andre dokument om varsling skal registrerast og førast i arkivsystemet slik det er gjort greie for under pkt. 3.8. E-post skal ikkje nyttast til å senda varsel. E-post kan koma bort og difor skal ikkje sensitiv informasjon knytt til personar eller verksemda gå gjennom e-postsystemet. Systemet er ikkje tilrettelagt for å sikra informasjon. 2
3.3 Munnleg varsel Den som tek i mot munnleg varsel må syta for å dokumentera tid, stad, kven som varslar og kva saka gjeld. Den som har varsla, bør attestera at dokumentasjonen gjengir på rett måte det som er varsla om. Dette er særleg viktig i saker som kan resultera i ansvar for enkeltpersonar. Arbeidstakar som varslar kan ha med seg tillitsvald/verneombod/annan fullmektig. Dokumentasjonen skal registrerast og førast i arkivsystemet slik det er gjort greie for under pkt. 3.7. 3.4 Anonymitet og fortrulegskap Med anonym varsling meinar ein varsling utan at varslaren sin identitet er kjend for den som tek mot varselet. Varsling kan gjerast anonymt, men normalt vil det sikra betre sakshandsaming og eit betre resultat for alle involverte dersom varslaren er kjend for den som vert varsla. Varslar som ønskjer å vera anonym, bør ikkje bruka e-post eller IP-adresse fordi det her let seg gjera å spora avsendaren. Anonymitet kan best sikrast ved skriftleg varsel der vedkomande ikkje let seg identifisera. Varslaren skal ikkje gjennom dokument eller på annan måte gjerast kjent for den som varselet gjeld utan at skriftleg samtykke er innhenta frå varslaren. Varslaren skal heller ikkje gjerast kjend for fleire enn det som er heilt nødvendig for sakshandsaminga. Det kan verta nødvendig å gjera identiteten kjend for personar som vert involverte i ei nærmare undersøking av saka. Varslaren skal i så fall få opplysning om dette. Varslar som gir opp namnet sitt må vera førebudd på at den som det vert varsla om som hovudregel vil ha rett til partsinnsyn i sakdokumenta, også opplysningar om kven som har gitt varselet, jfr. forvaltningslova 18 og 19. Den som vert varsla skal orientera varslaren om dette. Sjølv om varslaren sitt namn ikkje kjem fram direkte, kan det gå fram av samanhengen i varselet kven vedkomande er. Det kan difor vera vanskeleg å sikra varslaren anonymitet. Utanom leiar, postmottakar og eventuell sakshandsamar skal ikkje andre kjenna varslaren sin identitet utan at varslaren vert gjort kjend med det. Ved varsling til varslingsutvalet vil medlemene, sekretæren og postmottakar/arkivar kjenna varslaren sin identitet. 3.5 Melding til varslaren Varslaren skal få melding om at varselet er motteke. Snarast mogeleg og innan to veker skal det opplysast om saksgangen og når det kan ventast å liggja føre eit resultat. Tek det meir enn seks månader å få gjort noko med saka, må varslaren få melding om dette. Det må her takast omsyn til personvern og teieplikt t.d. i forhold til den det er varsla om. Varslaren skal orienterast om utfallet av varslinga. Varslaren må også verta orientert dersom det viser seg at det ikkje er funne å vera noko kritikkverdig forhold. Orientering må gjevast på ein god måte slik at varslaren har mogelegheit til å forstå kvifor saka vert avslutta. Det må også gjevast informasjon om kven som kjenner hans/hennar identitet og på kva nivå saka vert handsama. Varslaren har ikkje krav på nærmare innsyn i sakshandsaminga eller kva vurderingar som vert gjort i saka. Ved orientering til varslaren må det takast omsyn til at det ikkje vert gitt opplysningar det er teieplikt for, t.d. personopplysningar om den det er varsla om. 3
Rutiner Fylkesutvalet 12.10.2007 Dersom varslet skulle vera sendt elektronisk, skal det stadfestast at varselet er motteke, jfr. eforvaltningsforskrifta 6. 3.6 Melding til den det vert varsla om. Kontradiksjon Ved mottak av varsel bør leiar først undersøkja om påstandane i varselet kan vera riktige. Om dei viser seg ikkje å vera rette, bør leiar, av omsyn til arbeidsmiljøet, nøye vurdera om den eller dei påstått involverte skal underrettast om varselet. Varslaren kan ha vore i god tru men har teke feil av faktum i saka eller andre omstende. Dersom leiar finn grunn til å gå vidare med saka, skal den det vert varsla om, som hovudregel så tidleg som råd er, verta underretta om at det er motteke varsel, kva opplysningar som er gitt og vidare saksgang. Dette bør gjerast på ein skånsam måte. Unntak frå dette vil vera i saker der det av omsyn til vidare etterforsking er viktig at vedkomande ikkje vert gjort kjend med varselet. I tilfelle varselet gjeld konkret enkeltperson har vedkomande innsynsrett i saksdokumenta etter forvaltningslova 18 og 19 og personopplysningslova 18. Han/ho skal få gjera seg kjend med skuldingane og kva opplysningar som er gitt om forholdet, og få høve til å gi sin versjon (kontradiksjon). Når saka er ferdig handsama, må vedkomande få orientering om utfallet av saka, også om det ikkje er funne kritikkverdige forhold. 3.7 Journalføring og arkivering Mottekne varsel skal journalførast og arkiverast i samsvar med arkivlova med forskrifter. I n sitt elektroniske sakarkivsystem skal namnet på saka vera tilgjengeleg for alle. Dette føreset at saka får eit namn som ikkje røper personopplysningar eller kan koplast til person/verksemd. Det enkelte dokumentet skal vera unnateke for offentleggjering i den grad det er heimel for det, og det skal gjerast tilgjengeleg berre for dei som må kjenna dokumentet i samband med handsaminga. I einingar som brukar elektronisk saksarkivsystem skal det ved registreringa leggjast inn avgrensa tilgang. Tilgangen skal avgrensast til leiar, postmottakar og eventuell namngjeven sakshandsamar. Tilgangsavgrensing skal gjerast uavhengig av organisatorisk nivå. Arkivleiar i sentralarkivet opprettar tilgangsgrupper. E-post om varsling vert teken ut på papir, journalført og arkivert på vanleg måte og så sletta. Brev og tilsvarande som inneheld sensitive personopplysningar vert journalført og arkivert etter vanlege rutinar. Dei skal ikkje skannast elektronisk. Kvar varslingssak får eige sakarkivnummer. Dokument i varslingssak skal arkiverast nedlåst i sikra skap som berre leiar og arkivansvarleg har tilgang til. Saker under handsaming skal vera nedlåst hos leiar, eventuelt sakshandsamar. 4
I sentraladministrasjonen er det fysiske arkivet plassert på kontoret til arkivleiar (sentralarkivet). Arkivleiar og ein tilsett i sentralarkivet har nøkkel. I tillegg skal sekretæren for varslingsutvalet kjenna til kor nøkkelen er å finna. Særskilt for varslingsutvalet: Det er oppretta ei eiga tilgangsgruppe i sakarkivsystemet som omfattar dei tre medlemene i gruppa, sekretæren og to som fører post/dokument på fylkesrådmannen sitt kontor. I tillegg er arkivleiar ved sentralarkivet omfatta. 3.8 Personvern og teieplikt. Sletting av personopplysningar Teiepliktreglane i forvaltningslova/andre lover på området gjeld også i varslingssaker. Så få som mogeleg bør kjenna til kven varslaren er. Men det kan bli nødvendig å gjera kjend varslaren sin identitet for dei personane som vert involverte i ei nærmare undersøking av saka. Varslaren skal i så fall få opplysning om dette. Opplysningar om kritikkverdige forhold knytt til namngitte personar skal behandlast i samsvar med personopplysningslova. Ligg det føre personopplysningar i elektroniske dokument skal desse som hovudregel slettast innan to månader etter at saka er ferdigbehandla. Det må sikrast papirkopi for arkivering. Sjå elles Rutinar for innsyn, retting og sletting. Dokument med opplysningar som ikkje er arkivverdige, t.d. grunnlause påstandar, bør slettast straks. 3.9 Oppfølging Alle varsel skal vurderast. Reglane om sakshandsaming i forvaltningslova gjeld. Leiaren skal avgjera korleis varselet skal følgjast opp og avgjerda må kunna dokumenterast i ettertid. Leiaren bør sjølv ta avgjerda om å avslutta saka. Avgjerda med kva tiltak som skal setjast i verk må kunna dokumenterast i ettertid. Saker sende til varslingsutvalet vert avgjort av utvalet i møte. Dersom resultatet av varslingssaka er at det har skjedd tenesteforsøming, skal ei eventuell personalsak registrerast som eiga sak for å sikra at sakshandsamingsreglane for slike vert følgde. 4. Rapportering Rapportering av avvik frå denne rutinen skal følgja prosedyre for avviksbehandling (jfr. dok. 3.1 Avviksbehandling og eigenkontroll ). Avviksrapport og forslag til korrigerande tiltak skal inngå i behandlingsgrunnlaget til leiinga sin årlege gjennomgang av informasjonstryggleiksarbeidet. IV. VARSLINGSUTVALET Varslingsutvalet er det øvste organet for behandling av varsling i Hordaland. Varslingsutvalet skal greia ut og eventuelt handtera kritikkverdige forhold som kjem fram gjennom varsling i linja. 5
Varslingsvegar Arbeidstakar kan seia frå til kvar enkelt av medlemene eller til utvalet på adresse oppretta for dette føremålet. Varsling kan også skje gjennom tillitsvald og/eller verneombod. Samansetjing Fylkesrådmannen, leiar av utvalet Organisasjonsdirektøren HMT-sjefen Fylkeshovudverneombodet Oppgåver a. Kritikkverdige forhold Utvalet skal greia ut om kritikkverdige forhold har funne stad. Dette kan gjerast med støtte frå ekspertise utanfor utvalet. b. Tiltak Utvalet skal kome med forslag om høvelege tiltak og kontrollera at desse vert gjennomførte. c. Hemn (gjengjeldelse) Utvalet skal etter melding undersøkja om arbeidstakarar som varslar om kritikkverdige forhold vert utsette for gjengjelding frå arbeidsgivar. Møtefrekvens Utvalet møtest når det vert meld saker som skal handterast på øvste nivå, og seinast innan 14 dagar etter at saka er meld. Utover dette har utvalet eit fast møte i året for å drøfta om rutinar og system fungerar etter intensjonen. 6
Vedlegg I Arbeidsmiljølova 2-4, 2-5 og 3-6 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. 2-5. Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. 3-6. Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. 7
Vedlegg II Rapportering i saker som gjeld varsling etter AML 2-4 VARSLINGSUTVAL Leiar av tenestestaden Den tilsette sin næraste leiar Tillitsvalde/ Verneombod Melding frå arbeidstakar om kritikkverdige tilhøve 8