KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/14 Møtedato: 04.09.2014 Tid: kl 12.00 kl 14.15 Møtested: Møterom «Innsikten», Molde rådhus Sak nr: 24/14 30/14 Møteleder: Møtende medlemmer: Finn Myrland, leder (Ap) Evy Olin Strømme (V) Harald Valved (Sp) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Forfall: Are Krohn Venås (Frp) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Mette Hanekamhaug (Frp) Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Arne Sverre Dahl, rådmann (under sak 25/14) Terje Tveeikrem Sæter, seksjonsleder økonomi (under sak 25/14) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 24/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18. JUNI 2014 PS 25/14 PS 26/14 REFERAT OG ORIENTERINGER OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PS 27/14 REVISJONSRAPPORT FOR 1. HALVÅR 2014 PS 28/14 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2014 PS 29/14 PS 30/14 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 24/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 18. JUNI 2014 Protokollen fra møte 18.juni 2014 godkjennes. Side 1 av 5
Leder orienterte. Sekretæren svarte på spørsmål til protokollen fra forrige møte. PS 25/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Orienteringssaker: OS 10/14 OS 11/14 Statusrapport fra distriktsrevisor om oppfølging av nummerert brev nr 1 vedr revisjon av Molde kommune. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om at Molde Vann og Avløp har lyst ut åpen anbudskonkurranse. Når det gjelder de øvrige rammeavtalene, så har innkjøpssjef informert om at det blir lyst ut åpen anbudskonkurranse om disse innen kort tid. Distriktsrevisor vil følge med til dette er på plass og vil gi ny statusrapport i neste møte. Habilitet for lokalpolitikere «Bernt svarer: Er rådmannen din sønn? Du er ikke automatisk inhabil for det» - artikkel fra Kommunal Rapport, 19.05.2014 OS 12/14 Driftsrammer for budsjett 2015 og for planperioden 2015-2018 Rådmann Arne Sverre Dahl informerte og svarte på spørsmål om grunnlaget for saken «Driftsrammer for budsjett 2015 og for planperioden 2015-2018» som formannskapet har hatt til behandling 02.09.14. Rådmannen informerer at det ikke er endringer i forhold til planperioden, men at det er noen utfordringer i forhold til 2015. Dette skyldes bl.a. at en har forskjøvet gjennomføring av helse- og omsorgsplanen. Rådmannen sier at kommunen har grunnlag for de disposisjoner de gjør, men samtidig understreker han at det ikke skal mange utforutsette forhold til for at kommunen får ytterligere utfordringer. Molde kommune er avhengig av å ha balanse i sitt regnskap for 2015, for en kan ikke dekke inn et nytt underskudd. Noe av utfordringen for den økonomiske situasjonen er at kommunen får mindre skatteinntekter enn budsjettert, dette er en utfordring for hele kommunenorge. Terje Tveeikrem Sæter viste lysark med tabeller som synliggjør situasjonen - Nye økonomiske utfordringer - delvis dekning av nye økonomiske utfordringer - Foreslått rammereduksjoner - Foreslått rammeøkninger Side 2 av 5
PS 26/14 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar oppfølging av politiske vedtak pr 31.12.2013 til etterretning. Sekretær orienterte. PS 27/14 REVISJONSRAPPORT FOR 1. HALVÅR 2014 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2014 til orientering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for revisjonens rapport og svarte på spørsmål til rapporten og fordringen til BUF-etat. PS 28/14 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2014 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2014, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om innholdet i planen og redegjorde for de risikoforhold som er konstatert i Molde kommune. PS 29/14 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: «Saman om ein betre kommune» «Saman om ein betre kommune» er et prosjekt i regi av Kommunal- og regional departementet og KS. Prosjektet har vært rettet mot sykefravær, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og Side 3 av 5
omdømme. Molde kommune er deltaker i prosjektet og arbeider med tema sykefravær, men har også vært innom tema som rekruttering/kompetanse, omdømme og heltid/deltid. Kontrollutvalget fikk en orientering fra Personal- og org.sjef om Molde kommunes deltakelse i prosjektet «Saman om ein betre kommune» i juni 2013. Prosjektets hovedmål er å redusere sykefraværet i kommunen over et 5-års perspektiv. Kommunen har fått prosjektmidler til å iverksette tiltak og det ble redegjort for planlagte og iverksatte tiltak i dette arbeidet. Kontrollutvalget ønsket å følge opp denne saken videre og ville be om en ny orientering om et år. 04.09.14: Personal- og org.sjefen hadde ikke anledning til å komme i dagens møte. Ny orientering utsettes til neste møte 22.10.14. Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen 16.12.2013 med anmodning om å utarbeide nytt reglement. 04.09.14: Kontrollutvalgssekretariatet har mottatt et brev fra Molde kommune etter at sakene til møtet 04.09.14 var sendt ut. Brevet vil bli lagt frem for kontrollutvalget i neste møte. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Sekretariatet har tilskrevet kommunen om dette og bedt om å få slik oversikt. Grunnet manglende kapasitet i administrasjonen, var ikke oversikt over politiske vedtak ferdig til behandling i møte 06.05.2014. 04.09.14: Saken ble lagt frem i dagens møte under sak 26/14. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i møte 06.05.2014 i sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen skulle følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. 04.09.14:Distriktsrevisor orienterte om at Molde Vann og Avløp har lyst ut åpen anbudskonkurranse. Distriktsrevisor vil følge med til dette er på plass og vil gi ny statusrapport til kontrollutvalget i neste møte. Byggesak og Geodata Ny sak I den senere tid har det vært flere oppslag i pressen med fokus på saksbehandlingstiden for byggesaker i Molde kommune. Underbemanning i avdelingen har ført til at saksmengden har hopet seg opp og oppfølging av ulovlige tiltak og tilsyn har blitt nedprioritert. Stor utskiftning i etaten kan være noe av årsaken til problemene som har oppstått. Kontrollutvalget ønsker å se nærmere på situasjonen for byggesaksavdelingen i Molde kommune. Side 4 av 5
04.09.14: Kontrollutvalget ønsker en orientering om situasjonen i møtet i desember. Sekretær orienterte. I dette møtet var det lagt opp til følgende orientering fra revisjonen: Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Utvalget gjennomgikk de saker som var listet opp i saksframlegget. Det ble fremmet forslag til oppføring av følgende ny sak på oppfølgingslisten: Byggesak og Geodata Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 30/14 EVENTUELT Virksomhetsbesøk I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Utvalgets medlemmer kan komme med forslag til hvilken kommunal virksomhet det kan være aktuelt å besøke eller få informasjon om. Kontrollutvalget konkluderte i møte 18.06.14 i sak PS 23/14 Eventuelt, at de ønsker en orientering fra Molde Eiendom KF i utvalgets møte 22.10.14. Utvalgets medlemmer ble enige om at de ønsker orientering om følgende punkt: Molde Eiendom KF sin strategi og praktisering av denne Vedlikeholdsplan 2014 Hva gjør en for å sikre kommunens eiendommer? Etterslep vedlikehold pr 1/1-14 og 1/1-15 Hva blir gjort med eiendommer som ikke er i bruk? Er det aktuelt å selge eiendommer som ikke er i bruk for å bedre kommunens økonomi? Bemanning og organisering Finn Myrland Harald Valved Evy Olin Strømme leder Tove A. Melsæter Mette Hanekamhaug Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5