BEREDSKAPSPLAN ved ulykker og dødsfall blant studentar og tilsette Innhald Innleiing s. 2 Beredskapsteam s. 3 VARSLINGSPLAN s. 4 Kriseteam s. 5 Handlingsplan ved alvorleg ulykke s. 6 Handlingsplan ved uventa dødsfall s. 7 Handlingsplan ved dødsfall etter sjukdom s. 8 Informasjon s. 9 Dødsfall i ferietid s. 9 Seremoniar ved dødsfall s. 10 Minnestund s. 11 Økonomi- og personalkontoret ved HiMolde har ansvar for at beredskapsplanen blir gjennomgått og oppdatert kvart år og at den er lett å finne for studentar og tilsette. Det bør vere beredskapsøvingar med 1-2 års mellomrom. 1 av 11
INNLEIING Beredskapsplanen er eit hjelpemiddel for tilsette og studentar ved Høgskolen i Molde til bruk ved dødsfall, alvorlege ulykker og andre krisesituasjonar. Siktemålet er at alle som er berørt, blir tekne hand om på ein god måte, samstundes som naudsynte gjeremål blir utført med respekt og verdigheit. Planen skal sikre at ein på førehand har tenkt gjennom og laga rutiner for kva som skal gjerast i vanskelege situasjonar der liv og helse er berørt. Planen er utarbeidd som ei handbok, som når ein situasjon oppstår sier noko om - kva som skal gjerast - av kven - i kva for rekkjefølgje Det er viktig å streke under at beredskapsplanen ikkje er meint som eit dokument som alltid skal følgjast slavisk. Den skal gi råd og rettleiing, men ein må vurdere kvar einskild situasjon for seg og tilpasse tiltaka til denne. Det er i alle høve beredskapsteamet (sjå s. 3) som tar stilling til korleis hendinga skal handterast frå høgskolen si side. Varslingsplanen viser korleis ein skal gå fram med å varsle om ein akutt situasjon som er oppstått (sjå s. 4). Handlingsplanane viser steg for steg kva som skal gjerast og kven som er ansvarleg i ulike situasjonar (sjå s. 6-8). Det er og sett opp nokre moment som kan vere nyttige påminningar mellom anna når det gjeld informasjon, minnestund, gravferd m.v. (sjå s. 9-11). 2 av 11
BEREDSKAPSTEAM Beredskapsteamet er ei gruppe tilsette som har eit overordna ansvar for høgskolen si handtering av alvorlege ulykker, dødsfall og andre krisesituasjonar. Gruppa, der høgskoledirektøren er leiar, skal alltid bli varsla når ei slik hending oppstår og skal sjå til at tiltak blir sette i verk av dei rette personane i samsvar med beredskapsplanen. Beredskapsteamet er sett saman slik: - Høgskoledirektør, leiar p.t. Gerd Marit Langøy - Rektor p.t. Solfrid Vatne - Studiesjef p.t. Sissel A. Waagbø - Personal- og økonomidirektør p.t. Randi Gammelsæter - Informasjonssjef p.t. Jens P. Straumsheim Om varsling sjå s. 4 3 av 11
VARSLINGSPLAN Den som først blir merksam på ulykke/krisesituasjon er ansvarleg for varsling. Når du varsler, gi melding om - kven du er - kva som har skjedd - kor ulykkesstaden er - kor mange som er skada Hugs å notere kven som er varsla når. 1. Dersom situasjonen tilseier det, ring FØRST: MED. NØDHJELP: 113 POLITI: 112 BRANN/REDNING: 110 2. INNAFOR ARBEIDSTIDA (08.00 15.45/15.00) Sei frå til studentservice/sentralbord ved HiMolde. Eksternt anrop: 71 21 40 00 Internt: 155 eller 9 Studentservice varsler vidare beredskapsteamet i slik rekkjefølgje: Kontor tlf. Mobil tlf. Høgskoledirektør (leiar) 148 915 714 40 Rektor 026 905 156 49 Studiesjef 130 474 178 91 Personal- og økonomidirektør 124 456 616 58 Informasjonssjef 121 957 001 94 3. UTANOM ARBEIDSTIDA: Varsle beredskapsteamet direkte. Den første som svarer, varsler dei andre. Den i beredskapsteamet som først blir varsla, har ansvaret for at teamet kjem i funksjon. Rekkjefølgje: (Hvis ikkje svar, gå vidare) Mobil tlf. Høgskoledirektør (leiar) Gerd Marit Langøy 915 71 540 Rektor Solfrid Vatne 905 15 649 Studiesjef Sissel A. Waagbø 474 17 891 Personal- og økonomidirektør Randi Gammelsæter 456 61 658 Informasjonssjef Jens P. Straumsheim 957 00 194 4 av 11
KRISETEAM Når ein situasjon er oppstått, kan beredskapsteamet knytte til seg medhjelparar ved å etablere eit kriseteam. Kriseteam er såleis ei gruppe personar som er samansett ut frå den aktuelle hendinga og som skal hjelpe til med å ta hand om konkrete oppgåver som må løysast. Medlemene kan kome frå ulike delar av høgskolemiljøet, og også eksterne kan vere med, dersom det ligg til rette for det. I mange høve vil det og vere naturleg at ein eller fleire frå beredskapsteamet er med i eit kriseteam. (Sjølv om det er oppretta kriseteam, er det alltid beredskapsteamet som sit med ansvaret og som har styringa med det som blir gjort i regi av høgskolen.) Døme på stillingar/funksjonsområde som det kan vere aktuelt å ha med i eit kriseteam: - dekan/kontorsjef - studieleiar - studentrådgjevar - leiar/styremedlem i Studenttinget - leiar/styremedlem i Studentersamfunnet - leiar/styremedlem i Erasmus Student Network - administrative leiarar med personalansvar - driftsleiar i Statsbygg - kontaktperson ved praksisstudium - nære kolleger/medstudentar I nokre høve kan det vere aktuelt å hente inn kompetanse utanfrå for å få bistand i arbeidet. Her er det naturleg å nemne Molde kommune sitt kriseteam for omsorgsberedskap 1.. 1 https://www.molde.kommune.no/modules/service.aspx?objecttype=service&service.id=495&category.id=640 5 av 11
ALVORLEG ULYKKE Akutt fase Oppfølging ANSVARLEG Den som først får kjennskap til hendinga Politi Høgskoledirektør Beredskapsteam Rektor Beredskapsteam/kriseteam Rektor TILTAK Ring ev. Med. nødhjelp 113 Politi 112 Brann/redning 110 Gi ev. førstehjelp Varsle i samsvar med varslingsplanen (s. 4) Varsle pårørande Gi informasjon Granske hendinga Kalle inn beredskapsteamet (s. 3) Notere kven som har vore vitne Varsle andre, t.d.: dekan, studieleiar, studentrådgjevar, næraste føresette med personalansvar, Studenttinget. Vurdere oppretting av kriseteam (s. 5) Planleggje vidare arbeid. Fordele oppgåver. Svare på spørsmål frå media Kontakt med pårørande. Ev. blomsterhelsing. Informasjon til studentar, tilsette og ev. praksisstad (sjå s. 9) Vurdere omsorgstiltak overfor kolleger/medstudentar Ev. avlyse undervisning/andre arrangement Kontakt mellom høgskolen og ev. andre instansar Føre aktivitetslogg Svare på spørsmål frå media Etterarbeid Beredskapsteam/kriseteam Arbeidsmiljøutval/ Læringsmiljøutval Personal- og økonomidir. Vurdere behov for vidare oppfølging av studentar/tilsette Evaluere handteringa av situasjonen. Utarbeide rapport. Vurdere korleis ein kan førebyggje/hindre at liknande hendingar oppstår i framtida Klarleggje ev. forsikrings-/erstatningsansvar Ev. melding til Arbeidstilsynet 6 av 11
UVENTA DØDSFALL Akutt fase ANSVARLEG Den som først får kjennskap til hendinga Lege Politi Høgskoledirektør Beredskapsteam Rektor TILTAK Ring ev. Med. nødhjelp 113 Politi 112 Brann/redning 110 Varsle i samsvar med varslingsplanen (s. 4) Stadfeste dødsfall Varsle pårørande Gi informasjon Granske hendinga Kalle inn beredskapsteamet (s. 3) Notere kven som har vore vitne Varsle andre, t.d. dekan, studieleiar, studentrådgjevar, næraste føresette med personalansvar, Studenttinget Vurdere oppretting av kriseteam (s. 5) Planleggje vidare arbeid. Fordele oppgåver. Svare på spørsmål frå media Oppfølging Beredskapsteam/kriseteam Rektor Kontakt med pårørande. Kondolanse/blomster. Avklare kulturell bakgrunn/livssyn Informasjon til studentar, tilsette og ev. praksisstad (sjå s. 9) Vurdere omsorgstiltak overfor kolleger/medstudentar Ev. avlyse undervisning/andre arrangement Kontakt mellom høgskolen og eksterne instansar Vere tilgjengeleg for spørsmål og samtalar Flagging Markering/minnestund Informasjon om gravferd, tilrettelegging, transport m.v. Representasjon frå høgskolen ved gravferd Føre aktivitetslogg Svare på spørsmål frå media Etterarbeid Beredskapsteam/kriseteam Adm. og faglege leiarar Personal- og økonomidir. Vurdere behov for vidare oppfølging av studentar/tilsette Evaluere handteringa av situasjonen. Utarbeide rapport. Er det noko høgskolen kunne ha gjort for å hindre dødsfallet? Klårgjere og rydde kontor og pc i samråd med dei pårørande Vurdere sletting av personopplysningar i datasystem Klarleggje ev. forsikrings-/erstatningsansvar. Pensjon. Ev. melding til Arbeidstilsynet 7 av 11
DØDSFALL ETTER SJUKDOM Når dødsfallet har skjedd ANSVARLEG Den på varslingsplanen som først får kjennskap til dødsfallet Dekan/kontorsjef/ studieleiar/studentrådgjevar, næraste føresette TILTAK Varsle: Dekan/kontorsjef/studieleiar/studentrådgjevar, næraste føresette med personalansvar Varsle: Rektor Høgskoledirektør Administrative leiarar Studentservice/sentralbord Studenttinget Oppfølging/ etterarbeid Adm. og faglege leiarar Personal- og økonomidir. Informasjon til studentar og tilsette Kondolanse/blomster. Kontakt med pårørande. Flagging Minnestund Informasjon om gravferd, tilrettelegging, transport m.v. Representasjon frå høgskolen ved gravferd Klårgjere og rydde kontor/pc i samråd med dei pårørande Vurdere sletting av personopplysningar i datasystem Forsikring/pensjon 8 av 11
INFORMASJON Generelt Det oppstår eit stort informasjonsbehov ved alvorlege ulykker, eventuelt dødsfall. Politiet har ansvar for informasjon om at ei ulykke eller dødsfall har skjedd det gjeld både generelt ut til samfunnet og til dei pårørande. Ein må rekne med at det raskt vil kome spørsmål til høgskolen frå presse og andre. Desse blir handterte av rektor, gjerne i samråd med politiet. Tilsette elles og studentar må vere varsame og vurdere nøye korleis dei ordlegg seg dersom dei blir kontakta av media direkte. Det beste vil oftast vere å vise vidare til rektor/beredskapsteam. Beredskapsteamet vurderer når og korleis informasjon skal bli gitt internt. Både tilsette og studentar må informerast, og dei bør ikkje få den første meldinga gjennom rykte, medieoppslag eller spørsmål utanfrå. Det er viktig at slik informasjon er konsis og nøktern, slik at det i minst mogeleg grad blir mistydingar omkring det som har hendt. Opplysningar om minnestund og gravferd må vere tydelege og kome så snart råd er, slik at dei som ønskjer å delta kan få høve til det. Det kan vere tenleg å leggje inn melding om dette på høgskolen si heimeside Melding om dødsfall Når ein student/tilsett er gått bort, er det viktig å gi faktisk informasjon om det som har hendt. Ei slik melding bør kome raskt og ha ei nøktern form. Det beste vil ofte vere om melding til medstudentar blir gitt i samband med undervisning eller når det elles er råd å samle dei. Også for tilsette bør ein, så langt råd er, invitere til ei kort samling. Dersom det av praktiske grunnar blir nytta e-post, bør denne helst ikkje bli ståande åleine, men følgjast opp munnleg. Etter at meldinga er gitt, bør ikkje medstudentar bli overletne til seg sjølv. Det er mange tankar som melder seg i ein slik situasjon, og ein bør ta seg god tid, slik at det blir høve til å stille og svare på spørsmål. Det kan vere tenleg at fleire i ansvarlege funksjonar er til stades, til dømes frå avdelingsleiinga/-administrasjonen, studieleiar, faglærar, studentrådgjevar og tillitsvalde. Det bør leggjast til rette for at studentar kan vere saman etter at meldinga er komen. I samband med informasjon om dødsfall kan det vere høveleg å også orientere om minnestund, gravferd o.l. dersom dette er fastsett. Nokre kan få sjokkliknande reaksjonar når dei møter ein dødsbodskap. Desse må for all del ikkje bli verande åleine, og i slike høve bør ein hente inn relevant kompetanse for å bistå; det kan vere både eksternt og frå høgskolen sine fagmiljø i helse- og sosialfag. Studentrådgjevar vil naturleg ha ei sentral rolle i ein slik samanheng. Studentane sine organisasjonar må alltid bli informert, med tanke på arrangement av ulike slag. NB! Ved sjølvmord må ein alltid avklare med pårørande kva som skal seiast. DØDSFALL I FERIETID Dersom dødsfallet har skjedd i ein periode då medstudentar har vore borte frå høgskolen, og gravferda har funne stad, kan det vere naturleg å ha ei markering/minnestund når dei igjen er samla. Har dødsfallet skjedd i sommarferien, bør det bli markert med ein minutt stille eller på anna høveleg vis når haustsemesteret tar til og undervisninga kjem i gang igjen. 9 av 11
SEREMONIAR VED DØDSFALL Flagging Så snart tilsette og studentar er informerte, flaggar ein på halv stong. Flagging skal skje både ved melding om dødsfall, under minnestund og ved gravferd. Så snart gravferda er over, skal flagget vere på heil stong. Det gjeld og for minnestunda, dersom ho kjem etterpå. Handelsflagget skal nyttast. Høgskoledirektøren tar avgjerd dersom det oppstår tvil i spørsmål om flagging. Ansvaret for det praktiske ligg hos IT-sjefen. Minnestund Minnestund bør haldast så snart det høver og vere open for alle i høgskolemiljøet. Det er viktig at tid og stad blir kunngjort tydeleg, så snart det er klart. Når det ligg til rette for det, skal pårørande bli inviterte, og dei bør få høve til å vere med på å drøfte opplegg og innhald, dersom dei ønskjer det. Beredskapsteamet har ansvar for at det blir halde minnestund, men det kan vere naturleg å overlate den praktiske gjennomføringa til andre. Gravferd Det skal leggjast til rette for at tilsette og studentar kan få høve til å delta i gravferda, t.d. med tanke på undervisningsfri/stans i arbeidet og ev. opplegg for felles transport. Det er viktig at tid og stad blir kunngjort tydeleg, så snart det er klart. Beredskapsteamet ser til at nokon som representerer høgskolen offisielt, er til stades. Til vanleg vil det vere blomar, krans e.l. som ei siste helsing frå høgskolen. Uformell møtestad Dersom ein ser behov for det, kan det leggjast til rette for ein møteplass for dei som kjente eller stod den avdøde nær, der ein kan vere saman og dele kjenslene med kvarandre. I spesielle høve, t.d. etter særleg dramatiske hendingar, kan det vere rett at tilsette i ansvarlege funksjonar er til stades, eventuelt studentrådgivar eller andre ressurspersonar. I rommet kan ein setje blomar og bilde av den som er død og la lys brenne. Det kan og vere aktuelt å leggje ut kondolanseprotokoll. Ulike religionar og livssyn Det kan vere studentar og tilsette som ut frå livssyn og religion ser annleis på seremoniar og markeringar enn det som er mest vanleg i Noreg. Dei ansvarlege bør i kontakt med pårørande undersøkje kva som høver ut frå livssyn og kulturbakgrunn. Pårørande Det er viktig at den første kontakten med pårørande blir tatt frå høgskoleleiinga. 10 av 11
«HUSKELISTE» FOR MINNESTUND Tydeleg informasjon om tid og stad. Alle som ønskjer det, må få høve til å delta. Etter nærare vurdering blir arbeid og undervisning innstilt. Beredskapsteamet tar avgjerd om dette. Høveleg lokale. Blomar og lys, ev. bilete av den avdøde Vedkomande studieleiar leier minnestunda når ein student er gått bort Næraste føresette med personalansvar leier minnestunda når ein tilsett er gått bort Forslag til innhald: Musikk/song/dikt e.l. Åpningsord Minnetale frå høgskolen Ein minutts stille Ev. andre minneord e.l. (medstudentar, kolleger ) Musikk/song/dikt e.l. Avslutningsord informasjon om gravferd o.a. Minnestunda bør ikkje være langvarig som oftast vil ca. ein halv time vere nok. 11 av 11