KF Lokal personalhåndbok - brukerveiledning for redaktør Innhold 1. KF Lokal personalhåndbok og KF Infoserie... 2 2 Din rolle - Redaktør... 4 3 Skriv lokal tekst... 4 4 Lag lenker i lokal tekst... 6 5. Lag lokale kapitler... 8 5.1 Lese inn et dokument... 8 5.1.2 Lese inn et tomt dokument... 8 5.1.3 Lese inn et word-dokument... 8 5.2 Plassere dokumentet... 9 5.3 Åpne dokumentet... 10 5.4 Rediger dokumentet... 10 5.4.1 Om redigeringsverktøyet... 10 5.4.2 Opprett en kladd... 10 5.4.3 Åpne redaktørfunksjoner... 10 5.4.4 Lag nye kapitler... 11 5.4.5 Rediger i teksten... 11 5.4.6 Endre metadata... 12 5.4.7 Publiser dokument... 13 I denne veilederen kan du lære hvordan du legger inn og redigerer egen tekst. Vi gjør oppmerksom på at redaktørverktøyet bør brukes i Internet Explorer. 1
KF Lokal personalhåndbok og KF Infoserie KF Lokal personalhåndbok KF Lokal personalhåndbok ligger på intranettet fritt tilgjengelig for alle medarbeidere. Verktøyet for lokal redaktør, ligger imidlertid i KF Infoserie. Redaktørverktøyet for Lokal personalhåndbok ligger i KF Infoserie KF Lokal personalhåndbok har sitt utspring i KF Infoserie. Samtidig med at du som kunde får tilgang til den, blir den også lagt inn som et produkt i KF Infoserie. Hvis du har valgt KF Lokal personalhåndbok som ditt primære fagområde inne i KF Infoserie er det dette innholdet som vil åpne seg når du logger på. Har du valgt KF Personal som primært fagområde, må du bytte før du kan gå inn og redigere. 2
KF Personal Bytte fagområde Du vil nå se innholdsstrukturen i Lokal personalhåndbok: 3
2 Din rolle - Redaktør For å kunne legge inn lokal tekst i KF Lokal personalhåndbok må du ha en brukertilgang som Redaktør. De fleste brukere har kun én brukertilgang (Bruker), men administratorer og redaktører må ha et ekstra tilgangsnivå. Ofte kan administrator og redaktør være samme person, og det er da nødvendig å ha to brukertilganger. Hver gang du logger inn må du velge hvilken av rollene du skal bruke, men du kan enkelt bytte mellom dem etter at du er logget inn. Slik bytter du mellom brukerrollene: 1. Hold musepilen over Funksjoner. 2. Klikk på Bytt rolle. 3. Du får opp oversikt over dine brukertilganger. 4. Velg den som heter Redaktør. 5. Klikk på Velg rolle. 6. For å bytte tilbake til administratorrollen gjentar du prosedyren 3 Skriv lokal tekst Plasseringene for lokal tekst er forhåndsbestemt av Kommuneforlaget. Som en regel er det mulig å legge inn lokal tekst under hver undertittel. Plasseringen for lokal tekst er markert med en blå boks. Du kan velge om teksten skal publiseres som nyhet. I det du endrer en tekst, vil den gamle teksten bli lagret og kan gjenfinnes. Redigeringsbildet ser slik ut: 4
Du har følgende redigeringsmuligheter: Lagre Klipp ut Kopier Høyre-, midt- eller venstrestilt tekst Blokkjustert/ikke blokkjustert tekst Fjern formatering Lim inn Punktliste Lim inn ren tekst/uformatert tekst Marker alt Lag tabell Lag nettlenke Fet, kursiv eller understreket tekst Lag lenke til andre dokumenter i KF Infoserie Slik gjør du: 1. Åpne relevant kapittel i KF Infoserie 2. Finn den blå boksen som angir feltet for Lokal info 3. Klikk på knappen Rediger. 4. Boksen åpner seg og du kan begynne å skrive 5. Velg eventuelt Sett på nyhetsliste 6. Klikk på Lagre når du er ferdig Du kan nå åpne Lokal personalhåndbok fra intranettet og se teksten du har skrevet: 5
4 Lag lenker i lokal tekst Nettlenker Du kan lage lenker fra lokal tekst til nettsider (f.eks intranettet), til filer på kommunens server eller til e-postadresser. For å lage en lenke, klikker du på Du får opp en boks hvor du skal skrive inn nettadressen I feltet for Beskrivelse skriver du den teksten du vil brukeren skal klikke på. Teksten blir blå når den publiseres. Forklaring til filtypene: http:// https:// file:// mailto: Vanlige internett/intranettsider. Etterfølges av www. Vanlige internett/intranettsider. Etterfølges av www. Du må selv sjekke om siden du skal lenke til har adresse http eller https. Lenke til dokumenter (word, excel, etc). Her må hele stien til dokumentet legges inn. For å åpne en ny e-post til en mottaker. Etterfølges av e-postadresse Lag korrekte lenker: Når du skal lenke til en fil må du sjekke at stien ikke inneholder mellomrom. Du må i tilfelle endre filnavnet slik at det ikke inneholder mellomrom, sett for eksempel inn en understrek. Eks: M:\Internt\Arbeidsgiverpolitikk_lilleby.doc Vi anbefaler også at du unngår æ, ø og å i stien, da dette kan lage problemer med åpning av dokumenter. 6
Interne lenker Det er mulig å lenke internt i KF Lokal personalhåndbok. Slik gjør du: 1. Stå i det kapittelet du skal ha lenken fra. Klikk på Rediger. 2. Skriv teksten du vil ha. 3. Ikonet for intern lenke er en sort pil. Klikk på den. 4. Gå til innholdslisten og åpne kapitlet du vil lenke til. 5. Når du har åpnet kapittelet, klikker du på knappen Opprett inn intern lenke 6. En dialogboks åpner seg. Der skriver du inn lenketeksten. 7. Lagre. Du kan nå gå inn i lenken til KF Lokal personalhåndbok for å se teksten du har laget. 7
5. Lag lokale kapitler Når du skal lage og legge inn egne kapitler, bruker du samme fremgangsmåte som for å lese inn et dokument. Kapittelet er et eget dokument som du plasserer under de andre kapitlene i Lokal personalhåndbok. For å legge inn lokale kapitler skal du følge denne fremgangsmåten: 1. Lese inn et dokument 2. Plassere dokumentet 3. Skrive i eller redigere dokumentet 4. Publisere dokumentet. 5.1 Lese inn et dokument Du kan velge om du vil lese inn et eksisterende dokument (må være word 97/2003 doc) eller lage et tomt hvor du skriver inn tekst i etterkant. Slik gjør du: 1. Når du er logget inn som redaktør får du opp en egen meny i innholdsfeltet. Se bilde. 2. Når du skal lese inn et dokument begynner du med å klikke på knappen Sett inn dokument. 3. Du får da valget mellom å lage et tomt dokument eller laste inn et eksisterende dokument (må være word 97/2003 doc). 5.1.2 Lese inn et tomt dokument 1. Velg Tomt dokument 2. Skriv tittel på dokumentet. 3. Klikk på OK. 4. Du får beskjed om at dokumentet er satt inn. Klikk på OK for å bekrefte. Dokumentet er nå lagt inn og det neste du skal gjøre er å plassere det i riktig mappe. 5.1.3 Lese inn et word-dokument Dokumentet må være i word-format 97/2003 doc. 1. Velg Last inn dokument 2. Skriv tittel på dokumentet 8
3. Klikk på OK. En boks åpner seg som lar deg velge dokumentet fra ditt interne mappesystem: 4. Velg dokumentet og klikk på OK. 5. En boks åpner seg som bekrefter at dokumentet er lest inn. Klikk på OK. 5.2 Plassere dokumentet Etter at dokumentet er lest inn åpnes siden Plasser dokument. Du befinner deg nå her: Her er dokumentet Slik gjør du: 1. Finn og åpne det kapittelet dokumentet skal legges i 2. Klikk på dokumentet som skal plasseres, trekk det til riktig mappe og slipp. 3. HUSK Å LAGRE! 9
5.3 Åpne dokumentet For å åpne et dokument du har lastet inn, må du finne det i innholdsfeltet og åpne det derfra. Åpne og klikk på ønsket dokument og det åpner seg i tekstfeltet: 5.4 Rediger dokumentet 5.4.1 Om redigeringsverktøyet Når du redigerer i dokumentene dine, redigerer du de enkelte avsnitt hver for seg. Du kan endre både i overskriften og i innholdet i teksten. Overskriften retter du rett over verktøylinjen. Når du skal redigere i teksten, har du disse mulighetene: lage nye kapitler rette i teksten eller skrive ny tekst endre metadata på dokumentet dele dokumentet ved å tildele lese- og skriverettigheter flytte dokumentet til en annen mappe publisere dokumentet når du selv ønsker 5.4.2 Opprett en kladd Når du åpner dokumentet vil du i funksjonsfeltet ytterst til høyre, under Redaktørfunksjoner se en knapp som heter Opprett kladd. Klikker du på den, åpner det seg en kopi av det eksisterende dokumentet. 5.4.3 Åpne redaktørfunksjoner I feltet for Generelt vil det nå være en sterk gul farge som viser at du er i kladde-dokumentet. For å kunne skrive i dokumentet, må du klikke på knappen Rediger dokument. Da dukker det opp redigeringsknapper i funksjonsfeltet. 10
5.4.4 Lag nye kapitler For å lage et nytt kapittel må du først opprette en kladd og deretter klikke på Rediger dokument. Knappene finner du i panelet for redaktørfunksjoner. I innholdsfeltet til venstre vil du se en knapp for Rediger struktur. 1. Klikk på Ny. 2. Gi kapittelet en tittel, velg plassering og klikk på OK. Det skal nå se slik ut: 5.4.5 Rediger i teksten For å redigere i dokumentet må du først åpne det. Finn dokumentet i innholdsfeltet eller under Vis mine/dokument. Når du åpner dokumentet vil du i funksjonsfeltet ytterst til høyre, under Redaktørfunksjoner se en knapp som heter Opprett kladd. Klikker du på den, åpner det seg en kopi av det eksisterende dokumentet. I feltet for Generelt vil det nå være en sterk gul farge som viser at du er i kladde-dokumentet. For å kunne skrive i dokumentet, må du klikke på knappen Rediger dokument. Da dukker det opp redigeringsknapper i funksjonsfeltet. Klikk nok en gang på Rediger, den blå lenken som er kommet til syne øverst i kladden: 11
I kladden kan du endre teksten og strukturen i dokumentet, innsette interne lenker, nettlenker og merknader, tabeller, punktlister eller endre i teksten. Du kan lagre dokumentet uten å publisere det, og på den måten jobbe med det over flere dager, mens brukerne fremdeles kun ser det opprinnelige dokumentet. 5.4.6 Endre metadata Det gule feltet Generelt gir deg informasjon om dokumentet, tittel, dato, status, type og eier. Du kan endre metadata ved å klikke på knappen Rediger Generelt: Du vil da få opp følgende skjema som du kan fylle ut: 12
5.4.7 Publiser dokument For at dokumentet skal bli synlig for alle, må det først publiseres. Før dokumentet er publisert, er det bare du som redaktør som ser det, og det gir deg mulighet til å jobbe med det så lenge du trenger. Når du er klar til å publisere henter du opp dokumentet under Vis mine. Slik gjør du: 1. Klikk på Vis mine og velg Dokument. 2. Du får opp en oversikt over de dokumentene som er blitt lest inn i systemet. 3. Deretter kan du markere flere dokumenter på en gang, og klikke videre på Publiser, Ikke publiser eller Slett. Når dokumentet er publisert, vil du se datoen for publisering i kolonnen 13