Møteinnkalling Til: 5stk. Arbeidsutvalget Møtedato: 26.02.15 14 stk. Representanter med vara Faste observatører Arkiv: Møtested: R3 Møtetid: 17.00 Kopi til: SiT Konsernstyret Eierorganene Saksliste Referatsaker: Referat-sak 11/15 Velferdstingets møte den 25.11.14 Referat-sak 12/15 Arbeidsutvalget Referat-sak 13/15 SiT Konsernstyret Referat-sak 14/15 STi, SP, SR-DMMH, TJSF, BIS Referat-sak 15/15 Råd og utvalg som VT innstiller/velger til VT-saker: VT-sak 09/15 Valg til ankerådet i SiT Bolig /valg VT-sak 10/15 Suppleringsvalg kulturstyret /valg VT-sak 11/15 Årsoppgjørsdisposisjon VT-sak 12/15 Endringer i kulturstyret, reglement og retningslinjer* VT-sak 13/15 Forkurs VT-sak 14/15 Inventar Moholt 50/50* Eventuelt Møtekritikk Dersom du ikke kan møte, må du melde fra til Velferdstinget på tlf. 73 59 74 75, eller på mail: vt@velferdstinget.no slik at vi kan få skaffet en vararepresentant til deg. Anne Finstad /s/ Leder Kine Nilsen Myre /s/ Konsulent Postadresse: A lfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn H ejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 w w w.velferdstinget.no
VT-sak 30/ 14 Valg til Ankerådet i SiT Bolig 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Møtedato: 26.02.15 Saksbehandler: Kine Nilsen Myre VT-sak 09/15: Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim Vedlegg: Mandat for Ankerådet, vedtatt 6.3.2014 Hensikt med saken: Valg til Ankerådet i SiT Bolig Velferdstinget skal velge en representant til Ankerådet i SiT Bolig som skal sitte frem til det avholdes et nytt valg til høsten. Bakgrunn for saken: I følge mandat for Ankerådet i SiT Bolig, som ble vedtatt i Velferdstinget 6.3.2014, skal studentene representeres ved leder av Boligrådet og en student valgt av Velferdstinget, med Velferdstingets representant til Boligrådet som vara for Boligrådets leder. Studenten sitter et år av gangen, og velges ved høstens første VT-møte. Ankerådet har behov for å fatte vedtak fortløpende og for å sikre studentrepresentasjon så må VT velge en representant som kan sitte som medlem av Ankerådet frem til en ny representant blir valgt ved høstens første VT-møte. Saksbehandlers vurdering: Velferdstinget velger en representant som kan sitte som medlem av Ankerådet frem til en ny representant velges ved høstens første VT-møte. AUs innstilling AU innstiller ikke i personvalg Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Mandat for SiT Boligs ANKERÅDET Formål: Ankeorganet er et rådførende organ og behandler saker som omfatter avslag på søknad om bolig eller avslag på fornyelse av leieforhold. Markeds- og eiendomssjefen tar endelig avgjørelse i ankesaken basert på ankeorganets råd i saken. Sammensetning og struktur: Det opprettes et rådgivende ankeorgan bestående av 2 studentrepresentanter samt Markeds- og eiendomssjef i SiT Bolig. Studentene representeres ved leder av Boligrådet og en student valgt av Velferdstinget, med Velferdstingets representant til Boligrådet som vara for Boligrådets leder. Studenten sitter et år av gangen og velges ved høstens første VTmøte Markeds- og eiendomssjef er sekretær for ankeorganet, og har ansvar for å kalle inn til møter etter behov fra SiT Bolig. Krav til anke: Ankeorganet behandler saker som omfatter klager på avslag på søknad. Det vises til særskilte retningslinjer i saker som omfatter disse punkter i Tildelingsreglement for SiT Bolig: unntak fra kravet om studieprogresjon jf. 3, pkt. 2-5. vurdering av saker som krever særskilt behandling jf 5. Saker som ønskes vurdert av ankeorganet må sendes SiT Bolig senest tre uker etter dato for avslag. Dersom de formelle kravene til en anke ikke er ivaretatt avvises saken. Saksgang i behandling av ankesaker: SiT Bolig har gitt avslag på søknad om bolig eller fornyelse av leieforhold og mottar en klage i saken. Anken skal inneholde konkrete henvisninger til lov og eller regelverk, samt redegjøre for hvorfor det ønskes en ny vurdering i saken. Saksbehandler i SiT vurderer klagen med fokus på om det er: nye opplysninger i saken som fører til endret administrativ beslutning. Saken svares da ut av saksbehandler direkte. nye opplysninger fører ikke til endret administrativ beslutning i saken og saken videresendes til ankeorganet. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Markeds- og eiendomssjefen tar endelig avgjørelse i ankesaken basert på ankeorganets råd i saken. Beslutningen kan ikke påklages. Det skal foreligge svar på klage senest fire uker etter at all dokumentasjon er sendt inn til SiT. Formelle retningslinjer: Tildelingsreglement for SiT Bolig, vedtatt 6.februar 2014. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
AU-sak 06/ 15 Supleringsvalg til KulturstyretVT-sak 10/15: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Møtedato: 26.02.2015 Saksbehandler: Hans Petter Kleppan VT-sak 10/15: Suppleringsvalg til Kulturstyret Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget i Trondheim SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget KS: Konsernstyret i SiT Vedlegg: Reglement for Kulturstyret Instruks for ledelse i Kulturstyret Hensikt med saken: Å velge ett (1) nytt medlem til Kulturstyret med funksjonstid på et og et halvt (1,5) år. Å velge fem (5) nye rekkefølgevara med funksjonstid på et halvt (0,5) år. Bakgrunn for saken: Kulturstyret ble opprettet for å behandle søknader på SiT s Sponsorprogram som sponser ulike studentaktiviteter i Trondheim. Kulturstyret innstiller overfor SiT Sponsorprogram, og søknadene blir formelt godkjent av KS i etterkant. VT velger hvert år studentrepresentanter til Kulturstyret og alle studenter som betaler semesteravgift kan stille til valg. I fjor ble det gjort endringer i Reglementet for Kulturstyret, det ble blant annet vedtatt i VT at «Kulturstyret innstiller ovenfor SiT s Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormidler», noe som vil føre til en økning i arbeidsmengden til Kulturstyret. Kulturstyret skal nå bestå av ti (10) personer, en økning fra åtte (8). Kulturstyret skal nå også ha fem (5) vara, en økning fra tre (3). Denne økningen er ment for å kompensere for den økte Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
AU-sak 06/ 15 Supleringsvalg til KulturstyretVT-sak 10/15: 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 arbeidsmengden. Kulturstyret konstituerer seg selv med leder og nestleder. VT skal velge representanter som skal sitte i to (2) år og fem (5) rekkefølgevara som sitter i ett (1) år. Ved å sitte i Kulturstyret kan man dele ut SiT Sponsormidler og Velferdstingets sponsormidler til studentorganisasjoner som fortjener det. De siste årene har 100-130 studentorganisasjoner i Trondheim fått støtte gjennom at de har søkt om sponsormidler fra SiT Sponsorprogram. Følgende står i Kulturstyrets reglement om Kulturstyrets konstituering: 2 Sammensetning 2.1 Medlemmer Kulturstyret består av ti (10) faste medlemmer som velges av Velferdstinget i august/september. Det bør legges vekt på å få ett bredt sammensatt styre, med hensyn på lærested, kjønn og studentkulturell bakgrunn. 2.2 Funksjonstid Det skal til enhver tid sitte ti (10) faste medlemmer i Kulturstyret. Alle med funksjonstid på to (2) år, hvor det velges fem (5) nye representanter en gang i året, slik at det foregår ett års overlapp. Medlemmene sitter fra de blir valgt på Velferdstingets første møte etter sommeren. 2.3 Vararepresentanter Fem (5) rekkefølgevaraer velges av Velferdstinget med funksjonstid på ett (1) år. Disse skal velges samtidig som de faste medlemmene. Saksbehandlers vurdering Det har dessverre vært en del frafall i kulturstyret dette semesteret. Tre personer trukket seg fra vervet av ulike årsaker. Kulturstyret har nå kun ni aktive medlemmer og vi må derfor supplere Kulturstyret. Fordi AU i VT har fått muligheten til å supplere vara-listen har det ikke vært tatt opp som sak i VT gjennomgående i semesteret. Vi har hatt vararepresentanter som har kunne fylle inn, men varalisten er nå blitt tømt fortere enn det vi har klart å fylle den og vi står nå uten vara og mangler en representant i Kulturstyret. Derfor er denne saken kommet opp i velferdstinget på nytt. Det skal velges en (1) fast representanter med en funksjonstid på et og et halvt (1,5) år og fem rekkefølgevara med en funksjonstid på et halvt (0,5) år. AUs innstilling AU innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert 30.04.14 Instruks for Ledelsen i KULTURSTYRET 1.0 - Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget", "Forretningsorden for Velferdstinget" og "Økonomiinstruks for Velferdstinget" og "Reglement for Kulturstyret". 2.0 Kompensasjon Kulturstyrets leder og nestleder kompenseres i henhold til økonomiinstruks for Velferdstinget. Kompensasjonen til ledelsen i Kulturstyret deles likt mellom leder og nestleder. 3.0 Myndighetsområde Leder har det overordnede ansvaret for Kulturstyret. Dersom leder er forhindret, er nestleder leders stedsfortreder. 3.1 - Saksbehandler Leder er ansvarlig saksbehandler for de saker som behandles av Kulturstyret. 3.2 Leders ansvarsområder Kulturstyrets leder: Har ansvar for å imøtekomme forespørsler i forhold til reglement, frister og informasjon om SiT Sponsorprogram. Sørge for at det blir ajourført adresselister sammen med Velferdstingets konsulent umiddelbart etter valget. Sørge for at det blir gjort endringer i krav og kriterier i forhold til søknadsprosessen, dersom det er nødvendig. Er ansvarlig for å gi tilbakemelding til søkere som har fått avslag eller ikke fått behandlet søknad. Er ansvarlig for å skrive en avsluttende halvårsrapport sammen med nestleder etter endt behandlingsprosess. Har ansvar for at halvårsrapporten blir videresendt til Velferdstinget og Kulturstyrets kontaktperson i SiT, innen fristene som er satt i henhold til Reglement for Kulturstyret. Er ansvarlig for øvrige oppgaver pålagt leder i henhold til Reglement for Kulturstyret. Skal sørge for at styret er vedtaksdyktige under møter. Er ansvarlig for å fatte hastevedtak på vegne av Kulturstyret skulle dette være nødvendig jf. 4.5.2 «Reglement for Kulturstyret». Skal holde ett foredrag med Kulturstyrets kontakt i SiT og Velferdstinget, samt ett medlem fra Kontrollkomiteen i Velferdstinget, for alle medlemmer i Kulturstyret senest en måned etter valget. Skal kalle inn til konstituerende møte etter funksjonstiden utgår, samt holde tidsfrister for dette. Sende ut møteinnkalling, og sørge for at alle Kulturstyrets medlemmer mottar denne, senest fire (4) virkedager før møtet. Sitter til ny leder er valgt under konstituerende møte.
Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert 30.04.14 3.3 Nestleders ansvarsområder Kulturstyrets nestleder: Er leders stedfortreder. Skal sørge for protokollføring og regnskapsføring under hvert møte, og videresende dette til Velferdstinget i etterkant av hvert møte. Har ansvar for henting, førstebehandling (kontroll av datofrist) og protokollføring av søknader. Ansvarlig for all postbehandling i forbindelse med søknadsprosessen. Ansvar for å skrive en avsluttende halvårsrapport sammen med leder etter hver endt behandlingsprosess som videresendes Kulturstyrets kontaktperson i SiT, samt Velferdstinget, innen fristene som er satt i henhold til Reglement for Kulturstyret. Sørge for at nye medlemmer er oppdatert på mandat og Reglement for Kulturstyret. Er ansvarlig for at det blir ført referat for hvert møte, og at dette blir videresendt til alle Kulturstyrets medlemmer. Å sørge for at det er tilrettelagt et møterom samt materiell til hvert møte. Er ansvarlig for øvrige oppgaver pålagt nestleder i henhold til Reglement for Kulturstyret. Har ansvar for å kalle inn varamedlemmer dersom Kulturstyret ikke er vedtaksdyktige under møte. Sitter til ny nestleder er valgt under konstituerende møte. 4.0 - Møter 4.1 Stemmelikhet Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dersom leder ikke er tilstedeværende, har nestleder dobbeltstemme. 4.2 Innkalling og møteledelse Leder er ansvarlig for innkalling senest fire (4) virkedager før møtet. Leder har ansvar for avholdelse av møter, samt sitte som møteleder, i henhold til Reglement for Kulturstyret. Dersom leder forhindres påfaller dette nestleder Nestleder har ansvar for at det føres referat, protokoll og regnskap under hvert møte. Dersom nestleder er forhindret dette, påfaller ansvaret leder eller ett valgt medlem i Kulturstyret. 4.3 - Styringsdokumenter Ledelsen har overordnet ansvar for at det gjeldende reglement, Retningslinjer for SiT Sponsorprogram og eventuelle andre føringer fra Velferdstinget, overholdes i Kulturstyrets behandlinger. 4.4 - Informasjon Ledelsen har informasjonsansvar i forhold til Velferdstinget. Ledelsen har ansvar for at det videresendes referat, protokoll og regnskap etter hvert møte Kulturstyret holder.
Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert 30.04.14 Ledelsen har ansvar for at Kulturstyrets medlemmer er inneforstått med taushetsplikt under lukkede møter. 5.0 - Valg Leder av Kulturstyret har en valgperiode på ett (1) år. Leder velges i henhold til Reglement for Kulturstyret. Nestleder av Kulturstyret har en valgperiode på ett (1) år. Nestleder velges i henhold til Reglement for Kulturstyret. 5.1 Uttalelse Velferdstinget har rett til å be Kulturstyrets ledelse om uttalelse i studentkulturelle spørsmål i henhold Reglement for Kulturstyret. 6.0 - Endringer i instruksen Instruks for Ledelse i Kulturstyret vedtas av Velferdstinget med simpelt flertall. Forslag til endringer behandles av Arbeidsutvalget og vedtas av Velferdstinget. Endringer trer i kraft etter at møtet de er vedtatt på er hevet. Kulturstyrets ledelse plikter å uttale seg til Velferdstinget dersom det skjer endringer i instruks og reglement.
Vedtatt på VT-møte 01/14-23.01.14 oppdatert 30.04.14 1 - Mandat Reglement for KULTURSTYRET 1.1 - Formål Kulturstyret har som formål å styrke det sosiale tilbudet, den kulturelle og studentpolitiske aktiviteten til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT). 1.2 - Ansvar Kulturstyret er ansvarlig overfor Velferdstinget, og handler alltid på vegne av dem. Kulturstyret skal til enhver tid arbeide etter de prinsipper, målsetninger og vedtak som gjelder for Velferdstinget. Alle medlemmer i Kulturstyret har selv ansvar for å sette seg inn i de retningslinjer som er satt for tildeling av studentsosiale midler. 1.3 Innsyn Den i Velferdstinget som er ansvarlig for Kulturstyret, har til enhver tid rett til innsyn i alle Kulturstyrets dokumenter og prosesser. 1.4 Sponsorprogrammet Kulturstyret innstiller ovenfor SiT s Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormiddler 1.5 Uttalelsesplikt Kulturstyret har rett til å uttale seg ovenfor Velferdstinget i studentkulturelle spørsmål dersom det forelegges det av Velferdstinget. 2 Sammensetning 2.1 Medlemmer Kulturstyret består av ti (10) faste medlemmer som velges av Velferdstinget i august/september. Det bør legges vekt på å få ett bredt sammensatt styre, med hensyn på lærested, kjønn og studentkulturell bakgrunn. 2.2 Funksjonstid Det skal til enhver tid sitte ti (10) faste medlemmer i Kulturstyret. Alle med funksjonstid på to (2) år, hvor det velges fem (5) nye representanter en gang i året, slik at det foregår ett års overlapp. Medlemmene sitter fra de blir valgt på Velferdstingets første møte etter sommeren. 2.3 Vararepresentanter Fem (5) rekkefølgevaraer velges av Velferdstinget med funksjonstid på ett (1) år. Disse skal velges samtidig som de faste medlemmene. 3 Konstituering 3.1 Kulturstyrets ledelse Kulturstyret skal konstituere seg selv med leder og nestleder i midten av september. Leder og nestleder velges blant Kulturstyrets medlemmer, og sitter fra det konstituerende møtet heves til neste konstituerende møte i Kulturstyret heves.
Vedtatt på VT-møte 01/14-23.01.14 oppdatert 30.04.14 Konstituerende møte kalles inn av sittende leder eller nestleder for Kulturstyret. Sittende leder fungerer som møteleder og er ansvarlig for protokollføring. Dersom dette ikke er mulig påfaller ansvaret Kulturstyrets hovedansvarlig i Velferdstinget. 3.2 Ledelsens ansvar Leder og nestleders ansvarsområder og arbeidsoppgaver reguleres av Instruks for ledelse i Kulturstyret. 3.3 Valgmåte Velferdstingets reglement benyttes i valgsaker. 3.4 Mistillit Kulturstyret kan med 2/3 kvalifisert flertall vedta mistillit mot leder eller nestleder. Forslag om mistillit skal bekjentgjøres i møteinnkalling syv (7) dager før møtet. Den som får vedtatt mistillit mot seg går umiddelbart tilbake til det vervet en er valgt til av Velferdstinget. Den personen det stilles mistillit mot mister stemmerett i saken. Ved mistillit mot både leder og nestleder skal ekstern møteleder velges. 3.5 Nyvalg Dersom leder eller nestleder trekker seg, eller får vedtatt mistillit mot en eller begge av disse, skal det foretas nyvalg senest en måned etter vervet blir ledig. Nyvalgte sitter ut den gjeldene perioden Velferdstinget er ansvarlig for å kalle inn til konstituerende møte ved slike tilfeller. 4.0 Kulturstyrets Arbeid 4.1 Protokoll For hvert møte føres protokoll som skal innebære oversikt over hvem som har vært tilstede på møtet, hvilke saker som ble diskutert og hvilke vedtak som ble fattet. Protokollen sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.2 Regnskapsføring Kulturstyrets leder har ansvar for at det til enhver tid føres oversiktlig regnskap over hvilke summer som er tildelt, slik at styret til enhver tid har oversikt over hvor mye sponsormidler de har til gode å formidle. Regnskapet skal sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.3 Halvårsrapport Kulturstyret skal levere to halvårsrapporter i løpet av året, en etter hvert semester. Disse skal inneholde oversikt over søkere som er blitt tildelt penger, samt en klarlegging av behandlingsprosessen, søknadsforeninger- og lag fordelt i kategorier, mulige utfordringer og tilbakemeldinger angående arbeidsprosess og lignende. Det skal også være helhetlig oversikt over tildelte sponsormidler for hele semesteret, samt utdypet forklaring vedlagt de søknader som ikke er behandlet. Rapportene skal sendes til Velferdstinget innen 15. desember og 15.juni. 4.4 Vedtaksdyktighet
Vedtatt på VT-møte 01/14-23.01.14 oppdatert 30.04.14 Kulturstyret er vedtaksdyktige når minst fem (5) medlemmer inkludert leder eller nestleder er tilstede, og møtet er gyldig kalt inn. I mistillitssaker er Kulturstyret vedtaksdyktige når minst åtte (8) av medlemmene er tilstede, og møtet er gyldig kalt inn. 4.5 Krav til kvalifisert flertall Ett vedtak i Kulturstyret krever kvalifisert flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dersom leder ikke er tilstedeværende har nestleder dobbeltstemme ved stemmelikhet. 4.5.2 Hastevedtak Forekommer det behov for å behandle søknader etter den oprinnelige søknadsfristen har gått ut, kan den aktuelle søknad hastebehandles av leder for Kulturstyret. 4.6 Inhabilitet Et medlem i Kulturstyret er ikke inhabilt ved å være medlem av en paraplyorganisasjon. Medlemmet er inhabilt dersom personen er et aktivt medlem i en forening eller et lag, eller dersom medlemmet har sterk tilhørighet til laget eller foreningen. Medlemmet er inhabilt der det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet. Medlemmet plikter å stille seg inhabil i en sak i henhold til 4.6 første ledd. Videre kan Kulturstyret treffe avgjørelse om hvorvidt et medlem er inhabilt. I slike tilfeller deltar ikke medlemmet i diskusjonen. Den som er inhabil deltar ikke i behandlingen av saken, og må dermed være fysisk ute av rommet behandlingen foregår. Dersom dette fører til at Kulturstyret ikke blir vedtaksdyktige skal det innkalles vararepresentanter for å avgjøre saken. Medlemmer plikter å informere om disse forhold. 4.7 Lukking av møter Kulturstyrets møter er i utgangspunktet lukket, men kan åpnes ved kvalifisert 2/3 flertall. 4.8 Taushetsplikt Kulturstyrets medlemmer plikter å holde vedtak og diskusjonssaker innenfor møterommet. Det er ikke akseptert å snakke om vedtak eller innstillinger utenfor møterommet dersom endelig beskjed ikke er sendt ut til søker. 4.9 Møteinnkalling Møteinnkalling og dagsorden skal sendes ut senest fire (4) virkedager før møtet. Leder, nestleder og de fem (5) medlemmene som har sittet lengst i styret kan kalle inn til møter. 4.10 Gaver og invitasjoner til sosiale arrangement Kulturstyret skal ikke akseptere gaver eller annen form for goder fra søkere under behandlingsperioden. Invitasjoner til sosiale arrangement i regi av søkere eller andre med tilknytting til den aktuelle søknad skal ikke aksepteres. Dersom det er klart at en søker forsøker å påvirke søknadsprosessen igjennom gave, sosiale arrangement eller ved å ta direkte kontakt med medlemmer av Kulturstyret skal dette komme frem i behandlingen av søknad og Velferdstinget samt kontaktperson i SiT skal informeres. 5.0 Andre bestemmelser
Vedtatt på VT-møte 01/14-23.01.14 oppdatert 30.04.14 5.1 Reglementsendringer Endringer i Reglement for Kulturstyret kan kun gjøres av Velferdstinget. Uttalelse fra Kulturstyrets leder eller nestleder og Velferdstingets Kontrollkomité om alle foreslåtte endringer skal vedlegges sakspapirene for behandling i Velferdstinget. 5.2 Forhold til andre reglement Dette reglementet viker for Reglement for Velferdstinget.
AU-sak 08/ 15 Å rsoppgjørsdisposisjon 2014VT-sak 11/15: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Møtedato: 26.02.15 Saksbehandler: Anne Finstad VT-sak 11/15: Årsoppgjørsdisposisjon 2014 Definisjoner/forkortelser: SiT studentsamskipnaden i Trondheim KS Konsernstyret Hensikt med saken: Velferdstinget skal innstille på de prinsipielle retningslinjene for SiTs årsoppgjørsdisposisjoner og uttale seg om årsregnskapet og de foreløpig foreslåtte disposisjonene. Bakgrunn for saken: Velferdstinget skal i følge samarbeidsavtalen med konsernstyret i SiT innstille på de prinsipielle retningslinjene for årsoppgjørsdisposisjonene og uttale seg om årsregnskapet og årsoppgjørsdisposisjonene for SiT på overordnet nivå. Årsoppgjørsdisposisjonene er fordelingen av resultatet fra 2014. Siden det ikke blir utbetalt utbytte i SiT, så går dette til å øke egenkapitalen. Deler av denne egenkapitalen blir øremerket til særskilte formål, som blir omtalt som fond. Resten av midlene blir merket som annen egenkapital, det vil si at midlene ikke er øremerket, men fri kapital som kan øremerkes. Midlene Velferdstinget skal diskutere er den frie egenkapitalen til SiT. Hele eller deler av den frie egenkapitalen kan øremerkes i fond. Øremerkingen viser hva konsernstyret til en hver tid prioriterer å bruke egenkapitalen på, da det er hensiktsmessig å ha noen politiske føringer på bruk og avsetting av deler av egenkapitalen. Øremerking i alle fond er likevel bare førende, og konsernstyret har mulighet til å omdisponere midlene. Saksbehandlers vurdering: Regnskapet for 2014 er fortsatt å anses som interne og konfidensielle dokument i SiT, derfor kan ikke saksbehandler medgi foreløpig beløp for disponering av resultatet. Uavhengig av summen bør Velferdstinget kunne uttale seg om en fordelingsnøkkel for midlene. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
AU-sak 08/ 15 Å rsoppgjørsdisposisjon 2014VT-sak 11/15: 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 Her følger oversikt over fond i SiT slik de står i dag. Disse er øremerket egenkapital, der Velferdstinget skal uttale seg om hvor vi ønsker å fordele oppgjøret for 2014. Fond spesielle velferdstiltak: saldo 3,424 mill kr. Her øremerkes tradisjonelt utbytte fra SiT Eierselskap AS / Via Travel Tvete AS. Det har vært gitt et utbytte på 1 million kroner fra SiT Eierselskap AS til SiT hvert år, uavhengig av årets resultat. Denne praksisen anbefaler saksbehandler at videreføres, slik at vi er sikret påfylling til denne øremerkede egenkapitalen årlig, uavhengig av årets resultat. Det er vedtatt at SiTs sponsorprogram finansieres fra denne øremerkede egenkapitalen med 1 million kroner pr år. Reguleringsfond semesteravgift: saldo 372 tusen kr. Resultat i SiT Velferds enheter der det brukes semesteravgift skal øremerkes reguleringsfond semesteravgift, bortsett fra eventuelt overskudd fra SiT Idrett som skal øremerkes idrettsformål. I henhold til styresak B77/2011skal underskudd i SiT Idrett dekkes av Reguleringsfond semesteravgift. Fond barnehageformål: saldo 11,974 mill kr. Midler herfra vil kunne brukes i forbindelse med bygging av ny barnehage på Moholt. Behovet er beregnet til 20 mill. kr. Fond kaféformål: saldo 393 tusen. Dette er det gamle kantinefondet som er besluttet brukt til investeringer i kaféer i 2008 og 2009 (styresak B25/2008). Det er hittil brukt i underkant av 4 millioner kroner til formålet. Resterende beløp på 393 tusen kroner ble brukt i forbindelse med prosjektet «Andre boller» i 2014. Fond idrettsformål: saldo 74,774 mill. kr. Det er tidligere vedtatt å bruke 2,5 millioner kroner til Gløshaugen Idrettsbygg i forbindelse med nytt tilbygg for spinning. Dette står i ro til det er avklart hva som skal gjøres av oppgraderinger av Idrettsbygget. Det øremerkes fortsatt midler til planer om bygging av et 3. idrettsbygg. Fond utbyggingsformål: saldo 61,918 mill kr. Her øremerkes midler til studentboligbygging. I 2009 ble det brukt øremerket egenkapital på 55 millioner kroner til nye Berg studentby, samtidig ble det tilført 29 millioner kroner. Det er gjort vedtak i konsernstyret om at en er positive til å bruke midler herfra til Fengselstomt-prosjektet. Fond for omstilling (Utviklingsformål i SiT): saldo 3 mill kr. Skal dekke ekstraordinære kostnader i forbindelse med omstillingstiltak. Det er ikke brukt midler herfra de to siste årene. Det foreslås å omdøpe denne øremerkede egenkapitalen til Utviklingsformål i SiT. I 2014 vedtok Velferdstinget å fordele 50 % av midlene for 2013 til idrettsformål, 30 % til barnehageformål og 20 % til utbyggingsformål. Bakgrunnen for de 50 % til idrettsformål er at man har gjennom flere år prioritert å opparbeide en tilstrekkelig kapital til utvidelse av idrettstilbudet, og å få realisert et tredje idrettsbygg. 30 % til barnehageformålet ble begrunnet at man skal bygge ny barnehage på Moholt og resten ble plassert til utbyggingsformål, som har som hovedoppgave å samle opp nok egenkapital til å starte nye boligprosjekter. I Konsernstyret er det foreslått å fordele midlene omtrent slik: 1MNOK Spesielle Velferdstiltak ca 33 % Idrettsformål Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
AU-sak 08/ 15 Å rsoppgjørsdisposisjon 2014VT-sak 11/15: 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 ca 33 % Utbyggingsformål ca 20 % Barnehageformål ca 5 % til utviklingsformål i SiT og de resterende pengene til Reguleringsfond for semesteravgift Saksbehandler mener man bør sette av 1 mill til fond for spesielle velferdstiltak. Dette er de øremerkede midlene som man benytter seg av ved prøveprosjekter eller oppstart av nye velferds prosjekter. Velferdstinget vedtok i 2013 brukt 175.000 kr fra dette fondet, for å sørge for at Kulturstyret hadde 1 mill å fordele til studentforeninger. Saksbehandler mener at Velferdstinget bør legge seg på samme linje nå, for å sørge for at det er midler til disposisjon, om det skulle være til nye prosjekter eller for å opprettholde Kulturstyrets million. Velferdstinget har de senere årene prioritert hardt på både idrett og utbygging, og i år burde ikke være noe annerledes. Et håp om at man snart skal finne tomt til et tredje idrettsbygg og at det burde bygges studentboliger til boligmarkedet er mettet på studentboliger, burde vises med offensiv satsning på at fondene blir fylt. Likevel, siden det har blitt satset mye på disse områdene i så lang tid, har man nedprioritert andre ting. SiT ønsker å løfte innen teknologiutvikling, for å holde tritt med de andre samskipnadene. Dette er hvorfor KS har satt av 5 % av resultatet til utviklingsformål i SiT. Saksbehandler mener dette er bra satsning av SiT. Det er viktig å være frempå når det kommer til digitalisering og selvbetjeningsmuligheter på nett og mobil. Slike endringer koster penger og saksbehandler mener at man derfor burde sette av noe til dette formålet. AUs innstilling: Velferdstinget ønsker at SiT deler opp den frie egenkapitalen på følgende måte: 1MNOK Spesielle Velferdstiltak ca 33 % Idrettsformål ca 33 % Utbyggingsformål ca 20 % Barnehageformål ca 5 % til utviklingsformål i SiT og de resterende pengene til Reguleringsfond for semesteravgift Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 12/ 15 Endringer i Kulturstyret, reglement og rettningslinjer 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Møtedato: 2617.02.2015 Saksbehandler: Hans Petter Kleppan VT-sak 12/15: Endringer i Kulturstyret, reglement og retningslinjer Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget i Trondheim SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget KS: Konsernstyret Vedlegg: Forslag til endringer av Reglement for Kulturstyret Reglement for Kulturstyret Vedtak gjort ism Retningslinjer for og organisering av støtte og sponsing i SiT og VT Styringsdokument for støtteordning til studentfrivilligheten og studentvirksomheter i Trondheim Hensikt med saken: Tilrettelegge for effektivt arbeid i kulturstyret ved å: Endre reglement for kulturstyret Gi innspill til SiT Tilpasse søkeprosessen Bakgrunn for saken: Kulturstyret ble opprettet for å behandle søknader til SiT s Sponsorprogram, som sponser ulike studentaktiviteter i Trondheim. Kulturstyret ble opprettet som et innstillende organ overfor SiT Sponsorprograms midler, og søknadene blir formelt godkjent av KS i etterkant. En kartleggingsprosess ble gjennomført av en arbeidsgruppe for sponsing og støtte i 2013. Arbeidsgruppen besto av ledelsen i Velferdstinget, Halvard Danielsen (Informasjonsdirektør i SiT), Else Naustdal (Vise Administrerende Direktør, i SiT) og Espen Munkvik (Velferdsdirektør i SiT). I arbeidsgruppen ble det kartlagt hvor mye man sponser frivilligheten i Trondheim. Et av utfallene av arbeidet var bedre kjennskap til hvem vi sponser og hvor mye vi sponser dem med. For å bygge opp under frivilligheten i Trondheim bedre så Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 VT-sak 12/ 15 Endringer i Kulturstyret, reglement og rettningslinjer Velferdstinget 2013/14 behov for å endre på modellen for støtte til studentfrivilligheten og studentvirksomhet i Trondheim. Blant annet ble Velferdstingets sponsorprogram opprettet. Det ble blant annet gjort følgende vedtak ifbm VT-sak 40/13: Retningslinjer for og organisering av støtte og sponsing i SiT og VT: Arbeidsgruppen for støtte skal sammen utarbeide et forslag til nye retningslinjer for Kulturstyret, som skal vedtas i VT og KS. Velferdstingets ledelse skal komme med forslag til hvordan kulturstyret skal organiseres som skal vedtas av VT. Det skal foregå en evalueringsprosess av ordning og økonomisk organisering etter et halvt år, som skal orienters til VT og KS. Dette resulterte i endringer i reglement for kulturstyret igjennom VT-sak 04/14: Endringer i reglement for Kulturstyret. Endringene i reglementet for kulturstyret ble begrunnet på følgende måte: «Dagens antall medlemmer når fulltallig har fungert godt, men når deres arbeidsmengde og tidsperiode øker som konsekvens av VT-sak 40/13 er det fornuftig å også øke Kulturstyrets medlemstall, som tidligere vedtatt, for å sikre en rask og god behandlingsprosess av SiT og VT sin sponsing av studentfrivilligheten. Den faktiske økning i medlemsantall vil tre i kraft ved valg av Kulturstyremedlemmer i august 2014.» VT-sak 04/14 Endringer i reglement for Kulturstyret Endringene i kulturstyret har blitt fulgt opp underveis og basert på tilbakemeldingene fra kulturstyret ser vi behov for å foreta noen endringer. Tilbakemeldingene har gått på effektivitet i arbeidet på møtene og oppmøte fra medlemmene. Tilbakemeldingene: Problemet med effektiviteten i møtene begrunnes på tre måter; søknadene som er mottatt, ulike meninger og retningslinjene gitt av SiT. I dag mottar kulturstyret søknader både til Velferdstingets sponsorprogram og SiT s sponsorprogram, noen søknader mottas direkte sendt per epost, mens andre er utformet igjennom veiledning fra SiT sine internettsider. Dette bidrar til variabel kvalitet og struktur på søknadene, slik mangler det til tider informasjon som er kritisk til å kunne behandle en søknad, og søkeren får avslått søknaden med bakgrunn i formalfeil. Dette mener saksbehandler er synd da det brukes mye tid fra foreningens side og kulturstyrets side på arbeid som resulterer i ingenting. I henhold til reglementet sitter det ti personer i kulturstyret i dag. Alle saker diskuteres samlet med mindre det er noen som er inhabile i saken. Det tar tid for alle å ytre sine meninger, og det bidrar til unødvendig diskusjon over hver enkelt sak når det skal diskuteres i plenum. Retningslinjene fra SiT er utslagsgivende på dette området forteller kulturstyret i sine tilbakemeldinger. Retningslinjene gitt av SiT oppfattes som vage og at de derfor åpner opp for mye diskusjon rundt hvem som er berettiget støtte i sponsorprogrammet. Problemet med oppmøte fra medlemmene: Det er gitt tilbakemeldinger om at det skal ganske mye til for å få samtlige samlet så ofte som det trengs under behandlingsperioden for å være Formatted: Font: Bold Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 VT-sak 12/ 15 Endringer i Kulturstyret, reglement og rettningslinjer vedtaksdyktige og sørge for gode møter. Dette blant annet fordi kulturstyrets medlemmer ofte er engasjerte i andre aktiviteter med høyere prioritet, og utfordringer i forbindelse med obligatoriske oppgaver i utdanningen. Det blir ofte bruk for vararepresentanter, og kulturstyret opplever derfor en form for diskontinuitet Workshop på motivasjonsseminaret: Det ble gjennomført en workshop på seminaret som omhandlet kulturstyrets utfordringer. Det ble delt inn i grupper med en person i hver gruppe med kunnskap om kulturstyret, enten ved å sitte som medlem selv eller å ha jobbet med kulturstyret tidligere. I tillegg var det representanter fra Velferdstingene i Norge tilstede som bidro med perspektiv gjennom å fortelle hvordan de løser oppgavene. Etter en introduksjon fra daværende leder, diskuterte gruppene mulige løsninger som ble diskutert til slutt. Forslagene som kom under presentasjonene varierte fra gruppe til gruppe, noen hadde like tanker mens andre bidro med nye tanker. Et mylder av innspill som i stikkord kan oppsummeres på denne måten: Møteplan, fristene i kulturstyret, jobbe i mindre grupper, vedtaksdyktighet med mindre medlemmer, ansvarsområder, dokumentmaler, bedre retningslinjer, muligheter til å miste vervet, verdiene, mindre medlemmer i kulturstyret, flere medlemmer i kulturstyret, minimum grenser og maks grenser for søknader, søknadsgenerator, mer informasjon til søkerne, forventninger til og av medlemmene i kulturstyret. De forskjellige forslagene ble utdypet av gruppene og man stilte spørsmål rundt forslagene. Dette har gitt grunnlaget til saksbehandlers vurdering. Saksbehandlers vurdering: Saksbehandler synes kulturstyret har møtt utfordringene de står ovenfor veldig godt. Det er viktig at vi lytter til tilbakemeldingene vi får, slik at det fortsetter å være en positiv opplevelse for kulturstyrets medlemmer. Å lytte til tilbakemeldingene er også viktig for omdømme, og å sørge for at organisasjonene som søker støtte av kulturstyret oppfatter prosessen ryddig, smertefri og enkel er essensielt Tilpassinger i regelverket er ikke noe man skal gjøre for ofte, men da kulturstyret har gjort seg erfaringer med endringene i reglementet, og hatt utfordringer ved arbeidet er det viktig at det tilpasses slik at kulturstyret kan jobbe best mulig. Riktig nok skal dette ikke gå på bekostningen av kvaliteten i arbeidet kulturstyret gjør. Det er viktig å sørge for at de forskjellige perspektivene blir hørt og at man fortsatt har den samme tyngden av enighet bak et vedtak i kulturstyret. Derimot er det endringer som kan gjøres for å forenkle veien som går til vedtaket. Endringer i kulturstyrets oppbygning, sammensetting og arbeidsmetode I kulturstyrets reglement står det ingen begrensninger med tanke på arbeidsmetode. Det er saksbehandlers mening at man ikke behøver å være vedtaksdyktige for å diskutere en sak. Det burde være muligheter for kulturstyrets medlemmer å være delt inn i mindre grupper, gjerne med spesialiserte arbeidsområder, diskutere sakene og innstille på en sak for kulturstyret, og at kulturstyret da vedtar innstillingen etter presentasjon fra gruppen. På den måten kan man ha flere grupper som jobber med søknadene og dette vil bidra til effektivitet i behandlingsprosessen. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 VT-sak 12/ 15 Endringer i Kulturstyret, reglement og rettningslinjer Under seminaret kom det forslag både på å øke antallet medlemmer og minke antallet medlemmer i kulturstyret. Begge forslagenes hensikt er økt effektivitet. Fordi det nylig har blitt økt til ti medlemmer i kulturstyret ser saksbehandler på det som lite konstruktivt å endre på antall medlemmer i kulturstyret. Derimot ved å opprette mindre arbeidsgrupper innad i kulturstyret som bearbeider søknadene, lager innstilling og presenterer dette til et samlet kulturstyre et godt tiltak. Arbeidsgrupper vil føre til at resterende medlemmer kan ta en beslutning uten å måtte sette seg inn i hele budsjettet til organisasjonen som søker midler. Saksbehandler tenker dette vil bidra til økt effektivitet i behandlingsprosessen til kulturstyret. Størrelsen på søknaden kan være en utfordring for de mindre gruppene. De inneholder gjerne mye informasjon og det kan være vanskelig for en mindre gruppe å føle seg komfortabel med å behandle store summer. Det er en trygghet i at man kan være flere som jobber sammen dersom søknadssummen blir høy. Dersom det skal opprettes mindre arbeidsgrupper som skal behandle søknadene bør det derfor legges inn en klausul om at de ikke skal behandle søknader som gjelder store økonomiske summer alene. Det er saksbehandlers mening at det er stor tillitt innad i kulturstyret, og at det burde være muligheter for gruppene å behandle søknader opp til 20 000 kroner. Saksbehandlers forslag blir derfor at det legges til to paragrafer i kulturstyrets reglement om arbeidsgrupper. Den ene oppretter gruppene mens den andre regulerer arbeidet de kan gjøre. Det er viktig at arbeidsgruppene behandler de søknadene som er mest mulig like hverandre slik at kulturstyret ikke ender opp med forskjellsbehandling av søkere På grunn av intern organisering. 2.3 Arbeidsgrupper Kulturstyret skal deles inn i arbeidsgrupper bestående av tre (3) medlemmer. Arbeidsgruppene skal tildeles fokusområder hvor de behandler relativt like søknader. 4.4 Arbeidsgruppenes myndighet Arbeidsgruppene skal kunne gjennomgå søknader under 20 000 kroner. De skal lage innstillinger og presentere søknaden for resten av kulturstyret som sammen sluttstiller innstillingen. Dersom det er uenigheter i gruppen skal saken tas opp i et samlet kulturstyre, uten en på forhånd utarbeidet ferdig innstilling. I kulturstyrets regelverk heter det at: «Kulturstyret er vedtaksdyktige når minst fem (5) medlemmer inkludert leder eller nestleder er tilstede» Dette sikrer at ingen kan fatte ett vedtak med mindretall i kulturstyret. Saksbehandler mener dette er positivt, og at det ikke bør gjøres endringer med tanke på vedtaksdyktighet for å påvirke effektiviteten til kulturstyret. Det er da mer hensiktsmessig at man sørger for at de man velger inn i kulturstyret prioriterer og deltar i møtevirksomheten. Saksbehandler mener det kan være lurt å gjennomføre en rolle- og forventningsavklaring ved første møte kulturstyret gjennomfører, for å sikre at medlemmene er klar over forventet arbeidsmengde fra starten. Søknadene som mottas Det er problematisk at det mottas søknader som er strukturelt ulike. Kulturstyret bruker mye unødvendig tid på å forstå og skape oversikt i regnskapet til foreningene som søker. Under seminaret kom det innspill om en søknadsgenerator for kulturstyret. Det ble påpekt at det fungerer godt for kulturstyret som sitter for VT Oslo Akershus. I samtale med SiT har det blitt nevnt at måten de har digitalisert søknadsprosessen for helserefusjon på har vært en suksess. Saksbehandler mener det derfor burde opprettes en heldigital løsning for å søke på midler fra sponsorprogrammene, med helserefusjonsløsningen som mal. Det kan med fordel være et samarbeid mellom Velferdstingets sponsormidler og SiTs sponsorprogram i en sånn løsning da det vil gi lik presentasjon for søknadene gitt til kulturstyret. Da ville det bare være Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 VT-sak 12/ 15 Endringer i Kulturstyret, reglement og rettningslinjer aktuelt å sørge for et skille mellom kriteriene som ligger til grunn for tildeling og sørge for at gjenytelsene går til den organisasjonen som gir støtten. Retningslinjene til SiT s sponsorprogram Kulturstyret har igjennom flere år ropt både høyt og lavt om at det kan være vanskelig å vite hvem de skal gi midlene til. De etterlyser bedre retningslinjer fra SiT hvert år. Det viser seg og være mer et rop om et arbeidsverktøy som er bedre tilpasset kulturstyrets arbeid. Retningslinjene og verdiene som ligger i SiTs sponsorprogram i dag er gode, men de bør utformes som et internt arbeidsverktøy for kulturstyret så det blir lettere å se hvilke søknader man bør avslå før man ser på økonomien. Dette kan bidra til å øke effektiviteten og lette arbeidsmengden i kulturstyret. Kulturstyret har uttalt seg positivt ovenfor retningslinjene gitt i Velferdstingets sponsormidler. Det er derfor saksbehandlers mening at SiT bør se til utformingen av Velferdstingets sponsormidlers retningslinjer «Styringsdokument for støtteordning til studentfrivilligheten og studentvirksomheter i Trondheim» for utforming av et slikt dokument. Det er fortsatt viktig at kulturstyret skal kunne få utøve skjønn i saker de ønsker å støtte, det er da viktig at dette dokumentet blir et veiledende dokument og ikke rigide retningslinjer som skal følges slavisk. AUs innstilling: Velferstinget vedtar Reglement for kulturstyret med de endringer som måtte komme under møtet Velferdstinget henstiller SiT om å se nærmere på dokumentet Styringsdokument for støtteordning til studentfrivillighetenog studentvirksomheter i Trondheim som inspirasjon, og for å se på muligheten for å utvikle et internt arbeidsverktøy for kulturstyret. Velferdstinget mener arbeidsutvalget skal jobbe for at SiT i samarbeid med Velferdstinget og kulturstyret skal utvikle en søknadsgenerator som skaper en standard for søknader både til SiT s sponsorprogram og velferdstingets sponsormidler, hvor man ser til generatoren for helserefusjon for inspirasjon. Foreslåtte nye punkter i Reglementet: 2.3 Arbeidsgrupper Kulturstyret skal deles inn i arbeidsgrupper bestående av tre (3) medlemmer. Arbeidsgruppene skal tildeles fokusområder hvor de behandler relativt like søknader. 4.4 Arbeidsgruppenes myndighet Arbeidsgruppene skal kunne gjennomgå søknader under 20 000 kroner. De skal lage innstillinger og presentere søknaden for resten av kulturstyret som sammen sluttstiller innstillingen. Dersom det er uenigheter i gruppen skal saken tas opp i et samlet kulturstyre, uten en på forhånd utarbeidet ferdig innstilling. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Forslag til endringer i reglement for kulturstyret 1 - Mandat Reglement for KULTURSTYRET 1.1 - Formål Kulturstyret har som formål å styrke det sosiale tilbudet, den kulturelle og studentpolitiske aktiviteten til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT). 1.2 - Ansvar Kulturstyret er ansvarlig overfor Velferdstinget, og handler alltid på vegne av dem. Kulturstyret skal til enhver tid arbeide etter de prinsipper, målsetninger og vedtak som gjelder for Velferdstinget. Alle medlemmer i Kulturstyret har selv ansvar for å sette seg inn i de retningslinjer som er satt for tildeling av studentsosiale midler. 1.3 Innsyn Den i Velferdstinget som er ansvarlig for Kulturstyret, har til enhver tid rett til innsyn i alle Kulturstyrets dokumenter og prosesser. 1.4 Sponsorprogrammet Kulturstyret innstiller ovenfor SiT s Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormiddler 1.5 Uttalelsesplikt Kulturstyret har rett til å uttale seg ovenfor Velferdstinget i studentkulturelle spørsmål dersom det forelegges det av Velferdstinget. 2 Sammensetning 2.1 Medlemmer Kulturstyret består av ti (10) faste medlemmer som velges av Velferdstinget i august/september. Det bør legges vekt på å få ett bredt sammensatt styre, med hensyn på lærested, kjønn og studentkulturell bakgrunn. 2.2 Funksjonstid Det skal til enhver tid sitte ti (10) faste medlemmer i Kulturstyret. Alle med funksjonstid på to (2) år, hvor det velges fem (5) nye representanter en gang i året, slik at det foregår ett års overlapp. Medlemmene sitter fra de blir valgt på Velferdstingets første møte etter sommeren. 2.3 Arbeidsgrupper Kulturstyret skal deles inn i arbeidsgrupper bestående av tre (3) medlemmer, slik at de utarbeider innstillinger på relativt like søknader 2.4 Vararepresentanter Fem (5) rekkefølgevaraer velges av Velferdstinget med funksjonstid på ett (1) år. Disse skal velges samtidig som de faste medlemmene. 3 Konstituering 3.1 Kulturstyrets ledelse
Forslag til endringer i reglement for kulturstyret Kulturstyret skal konstituere seg selv med leder og nestleder i midten av september. Leder og nestleder velges blant Kulturstyrets medlemmer, og sitter fra det konstituerende møtet heves til neste konstituerende møte i Kulturstyret heves. Konstituerende møte kalles inn av sittende leder eller nestleder for Kulturstyret. Sittende leder fungerer som møteleder og er ansvarlig for protokollføring. Dersom dette ikke er mulig påfaller ansvaret Kulturstyrets hovedansvarlig i Velferdstinget. 3.2 Ledelsens ansvar Leder og nestleders ansvarsområder og arbeidsoppgaver reguleres av Instruks for ledelse i Kulturstyret. 3.3 Valgmåte Velferdstingets reglement benyttes i valgsaker. 3.4 Mistillit Kulturstyret kan med 2/3 kvalifisert flertall vedta mistillit mot leder eller nestleder. Forslag om mistillit skal bekjentgjøres i møteinnkalling syv (7) dager før møtet. Den som får vedtatt mistillit mot seg går umiddelbart tilbake til det vervet en er valgt til av Velferdstinget. Den personen det stilles mistillit mot mister stemmerett i saken. Ved mistillit mot både leder og nestleder skal ekstern møteleder velges. 3.5 Nyvalg Dersom leder eller nestleder trekker seg, eller får vedtatt mistillit mot en eller begge av disse, skal det foretas nyvalg senest en måned etter vervet blir ledig. Nyvalgte sitter ut den gjeldene perioden Velferdstinget er ansvarlig for å kalle inn til konstituerende møte ved slike tilfeller. 4.0 Kulturstyrets Arbeid 4.1 Protokoll For hvert møte føres protokoll som skal innebære oversikt over hvem som har vært tilstede på møtet, hvilke saker som ble diskutert og hvilke vedtak som ble fattet. Protokollen sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.2 Regnskapsføring Kulturstyrets leder har ansvar for at det til enhver tid føres oversiktlig regnskap over hvilke summer som er tildelt, slik at styret til enhver tid har oversikt over hvor mye sponsormidler de har til gode å formidle. Regnskapet skal sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.3 Halvårsrapport Kulturstyret skal levere to halvårsrapporter i løpet av året, en etter hvert semester. Disse skal inneholde oversikt over søkere som er blitt tildelt penger, samt en klarlegging av behandlingsprosessen, søknadsforeninger- og lag fordelt i kategorier, mulige utfordringer og tilbakemeldinger angående arbeidsprosess og lignende. Det skal også være helhetlig oversikt over tildelte sponsormidler for hele semesteret, samt utdypet forklaring vedlagt de søknader som ikke er behandlet. Rapportene skal sendes til Velferdstinget innen 15. desember og 15.juni. 4.4 Arbeidsgruppenes myndighet