Endelig rapport etter undersøkelse av Kristiansand kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Kristiansand kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Serviceboks 417 4604 Kristiansand Tidsrom for undersøkelsen: 17. - 18. oktober 2012 Kontaktperson i kommunen: Hanna Sofie Nystad Fra Kartverket: John T Aalstad, leder Knut Holter Anders Fekjær Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar informasjonen. - I de tre utlånte grensejusteringsakene er kravene til dokumentasjon av areal og verdiregnskap ikke oppfylt
2 - I utlånt sak (saksnr. 201201240/ gnr. 500, bnr. 12) hvor anleggseiendom opprettes er ikke vilkårene mht selvstendig funksjonell enhet oppfylt. Det er ikke gitt merknader ved dette tilsynet. Utarbeidet dato : 5. november 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Matrikkelavdelingen
3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Kristiansand kommune i perioden 17. 18. oktober 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 (22) av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Kristiansand kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar informasjonen. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon være gjort kjent med at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon 12. april 2011. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av dem som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. Kommunen har ikke rutiner for slik registrering. AVVIK 2 I de tre utlånte grensejusteringsakene er kravene til dokumentasjon av areal og verdiregnskap ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 16 matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b og d. Kommentar: Dokumentasjon i tilknytning til grensejustering skal omfatte arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket. Avviket bygger på følgende observasjoner: I de tre utlånte sakene er det ikke skriftlig dokumentert at størrelsen på justert areal er mindre enn 5 % og at verdien ikke er større enn en 1G. Men ingen av sakene overskred disse begrensningene.
6 AVVIK 3 I utlånt sak (saksnr. 201201240/ gnr. 500, bnr. 12) hvor anleggseiendom opprettes er ikke vilkårene mht selvstendig funksjonell enhet oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 11 første ledd, siste setning og matrikkelforskriften 29. Kommentarer: I lovens 11 første ledd, siste setning står det, sitat: Vedkommende anleggseiendom skal være ei sjølvstendig funksjonell eining, klart og varig skilt frå den eller dei grunneigedommane eller anleggseigedommane den nye anleggseigedommen eventuelt blir skilt frå. Matrikkelforskriften 29, andre ledd, setter krav til at Bygningsdel som skal danne selvstendig anleggseiendom, skal være en separat enhet som er så klart funksjonelt skilt fra andre deler av bygningen at det ikke er hensiktmessig at anleggseiendommen inngår i sameie med disse. Anleggseiendommen gnr 500 bnr 12 er ikke ei sjølvstendig funksjonell eining. I kommentaren til forskriften 29, andre ledd, er dette bl.a. beskrevet som Anleggseiendom bør ha begrenset hopehav med naboeiendom, og være konstruksjonsmessig adskilt fra disse. Konstruksjonsmessig er anleggseiendommen en integrert del av naboeiendommen og kan vanskelig vurderes som klart og varig skilt frå..grunneigedommane... Enheten utgjør heller en funksjon i forhold til å løse adkomstbehov for andre eiendommer. For øvrig bemerkes at det er benyttet et gårdsnummer (gnr. 500) som ikke er er i samsvar med gårdsnummer for tilliggende grunneiendom, se matrikkelforskriftens 7 fjerde ledd, første setning. Avviket bygger på følgende observasjon: Etter undersøkelse av dokumentasjonen knyttet til opprettelse av anleggseiendom 500/12 finner tilsynet at lovens krav til selvstendig funksjonell enhet ikke oppfylt. 5. Merknader Det er ikke gitt merknader ved dette tilsynet. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. Ved intervjuer den 17. oktober 2012 ble 8 personer intervjuet.
7 Ved sluttmøte den 18. september 2012 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8
9
10
11
12
13
14 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Retningslinje for utlevering av personopplysninger fra matrikkelen, versjon 1 datert 12.4.2011 4. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011 5. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6.6.2012 6. Kommuneplan 7. Årsrapport for Kristiansand kommune 2011 8. Delegasjonsreglement 9. Rutine for grensejustering etter matrikkelloven 10. Rutine for oppmålingsforretning etter matrikkelloven 11. Organisasjonskart Kristiansand kommune med plan- og utviklingsetaten 12. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger 13. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
15 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Kristiansand kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ragnar Evensen Teknisk direktør, teknisk sektor X Harald Karlsen Teknisk direktørs stab, representerer rådmannen X X X Hanna Sofie Nystad Oppmålingssjef X X X Robert Hedland Avdelingsleder eiendomsmåling og seksjonering X X X Tor Erik Wasland Avdelingsleder matrikkel X X X John Svenke Svindstad Landmåler X X X Vidar Heggem Fører matrikkelenhet X X X Åse Follinglo Fører bygningsinformasjon X X X Stein Coward Fører adresser X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Knut Holter, Anders Fekjær og John Thomas Aalstad med sistnevnte som tilsynsleder.