Endelig rapport etter undersøkelse av Suldal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Suldal kommune Vår ref: 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Eidsvegen 7 4230 SAND Tidsrom for undersøkelsen: 26. - 27. oktober 2011 Kontaktperson i kommunen: Endre Gjil Fra Statens kartverk: Anders Fekjær, leder Finn Isaksen Audun Bruflot Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Statens kartverk avdekket følgende to avvik under undersøkelsen: - Utlevering av matrikkelinformasjon manglende registrering. - Krav til protokoll og dokumentasjon ved oppmålingsforretning for grensejustering er ikke oppfylt. Statens kartverk avga følgende to merknader under undersøkelsen: - Kommunen har rutiner som sikrer at bygningsinformasjon blir ført fortløpende, men har ikke tilstrekklig kapasitet/beredskap som sikrer at tidsfrister rundt dette i alle tilfeller blir fulgt. - Kommunen mangler oppfølging/ kontroll på at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Utarbeidet dato 12. desember 2011 Anders Fekjær tilsynsansvarlig Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen
2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Vedlegg 3: Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Suldal perioden 26. 27.10.2011. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen inngår i prosjekt der Statens kartverk prøver ut matrikkellova 28 Tilsyn med matrikkelføringa. Prosjektet skal gi Statens kartverk erfaring i tilsyn, og grunnlag for å ta stilling til hvordan vi skal ivareta tilsynsansvaret i framtiden. Det er seks kommuner som er plukket ut og som har sagt seg villig til å delta i prosjektet. Undersøkelsene gjennomføres som systemrevisjon. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Suldal kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som tilsynsmyndigheten mener det er nødvendig å påpeke for å sikre kravene i matrikkelloven og matrikkelforskriften, og som ikke omfattes av definisjonen for avvik 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Utlevering av matrikkelinformasjon manglende registrering Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon 12. april 2011. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av de som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. AVVIK 2 Krav til protokoll og dokumentasjon ved oppmålingsforretning for grensejustering er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27, 34 og 38. Kommentarer: Protokollen er en del av dokumentasjonen fra oppmålingsforretningen før saken føres i matrikkelen. Protokollen skal gi opplysninger om forretningens gang og skal i korthet gjengi de forhold som klarlegges under oppmålingsforretningen. Blant annet skal den inneholde rekvisisjonsdato, avtaler om grensejustering med partenes underskrift m.m. Dersom det ikke er tatt med i protokollen skal dokumentasjonen også omfatte blant annet arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket.
5 Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 4 av 5 utlånte saker, så mangler det protokoll i en sak. 2 av protokollene mangler rekvisisjonsdato. Ingen av sakene inneholder arealregnskap eller verdianslag. 5. Merknader Det ble gitt følgende merknader under undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunen har rutiner som sikrer at bygningsinformasjon blir ført fortløpende, men har ikke tilstrekklig kapasitet/beredskap som sikrer at tidsfrister rundt dette i alle tilfeller blir fulgt. Kommentarer: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. Det skal føres fullstendige opplysninger om bygninger og bosteder senest når bygningen lovlig kan tas i bruk. Bestemmelsen innebærer at matrikkelinformasjon knyttet til bygning skal oppdateres samtidig med den løpende byggesaksbehandlingen. Dette for at både kommunen og andre samfunnsaktører som benytter bygningsinformasjon i matrikkelen til sine oppgaver alltid skal kunne legge til grunn at informasjonene jf. matrikkelloven 1 er pålitelig og ensartet. Matrikkelen skal oppfylle kravet til publisitet slik at private, f.eks. i forbindelse med omsetning av fast eiendom, skal kunne forholde seg til informasjonen i matrikkelen som gjelder undersøkelses- og informasjonsplikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen kun har en person til å føre bygningsinformasjon. Vi konstaterer imidlertid at dette i hovedsak representerer et problem for tilfellet av fravær (sykdom, ferieavvikling mv.). MERKNAD 2 Kommunen mangler oppfølging/ kontroll på at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk Kommentar: Det vises til matrikkelloven 21, jf. matrikkelforskriftens 57 andre ledd: Eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen ikke fører kontroll med at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis. Tiltakshaver får heller ikke nødvendig informasjon om denne plikten.
6 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. ------------------------------ Intervjuer 26.10.2011 5 personer ble intervjuet. ------------------------------ Sluttmøte 27.10.2011 Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
7 VEDLEGG 1 Varsel om tilsyn - Stavanger, Sola, Suldal, Larvik, Sandefjord og Siljan kommuner som lokal matrikkelmyndighet Vi varsler med dette gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner høsten 2011. De kommuner vi gjennomfører tilsyn hos i høst har på frivillig grunnlag stilt seg åpen for å bli undergitt et tilsyn. Dette som ledd i oppbyggingen av en tilsynsfunksjon i Statens kartverk. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring fremkommer i en tabell avslutningsvis i dette brevet. Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i 1980. Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkelloven stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Statens kartverk har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Undersøkelsen skal foregå i 3 utvalgte kommuner i Vestfold og Telemark og 3 utvalgte kommuner i Rogaland i løpet av høsten 2011. Disse er valgt ut på bakgrunn av beliggenhet, størrelse og aktivitet. Konkret vil vi undersøke hvordan kommunen som matrikkelmyndighet: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger, - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved - saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Statens kartverk ber om at rådmann, etatsjef og enhetsleder for matrikkellovarbeidet er tilstede i formøte og sluttmøte, og eventuelt andre personer i organisasjonen med instruksjons- eller avgjørelsesmyndighet innenfor matrikkellovarbeidet. Det vil på bakgrunn av tilsendt
8 organisasjonsplan og senest i formøtet bli klargjort hvilke andre personer i administrasjonen Statens kartverk ønsker å intervjue under undersøkelsen. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene vil inngå i en sammenstilling våren 2012. Kartverkets erfaring fra prosjektet skal brukes for å vurdere Statens kartverk sin tilsynsrolle. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Statens kartverk har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Statens kartverk ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Siste årsrapport for kommunen - Delegasjonsreglement for kommunens/kommunestyrets vedtak - Gjeldende kommuneplan - Dokumentasjon som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling av grensejusteringssaker fra rekvisisjon kommer inn til saken er avsluttet. Dokumentasjon på hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av bygningsinformasjon, registrering av adresser, føring av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, krav om retting, samt krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Dokumentasjon av internkontrollsystemet Statens kartverk har fått oppgitt kontaktpersoner i kommunene. Disse er navngitt under oppregningen av kopimottakere pr. e-post, og hvor dette brev følger som vedlegg, se nederst. Kontaktpersonene vil om ca en uke bli kontaktet for å få avklart om dato/tidspunktet for tilsynet passer. Vi vet at kommunene har stor arbeidsbelastning innenfor flere sektorer, men vi tillater oss likevel å be om at det tilstrebes at vårt forslag til tidspunkt skal imøtekommes. Uavhengig av dette så setter vi pris på snarest mulig å få bekreftet pr. e-post om det foreståtte tidspunktet passer. E-post kan sendes til undertegnede <anders.fekjaer@statkart.no>. Gjennom den kontakt vi viderefører med kontaktpersonene vil vi kunne utdype nærmere om prosjektet og gjøre avtale om hvem som skal intervjues. Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Uke 43: Stavanger kommune mandag 24. og tirsdag 25. oktober Uke 43 Suldal kommune onsdag 26. og torsdag 27. oktober Uke 44: Sola kommune tirsdag 1. og onsdag 2. november Uke 45: Siljan kommune mandag 7. og tirsdag 8. november Uke 45 Sandefjord kommune onsdag 9. og torsdag 10. november Uke 46 Larvik kommune tirsdag 16. og onsdag 17. november
9 Første dag går med til formøte, intervju av 5 6 personer og en kort oppsummering. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet ca. midt på dagen. Det kan bli aktuelt å be om kopi av et visst antall konkrete grensejusteringssaker og evt. saksdokumenter knyttet til de øvrige tilsynstemaene. Med vennlig hilsen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Audun Bruflot Kopi: Kontaktperson Adresse Post Rådmannen Postboks 8001 4068 STAVANGER Rådmannen Postboks 99 4097 SOLA Rådmannen Eidsvegen 7 4230 SAND Rådmannen Postboks 2020 3255 LARVIK Rådmannen Postboks 16 3749 SILJAN Rådmannen Postboks 2025 3202 SANDEFJORD
10 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Vedtak om delegasjon fra kommunestyret til rådmann 4. Kommunens delegasjonsreglement og klagereglement 5. Suldal kommune, internkontroll, styringsdelen, punkt A. 2.1 Administrativ oganisering hovedstruktur og punkt A. 2.3 Organisering av tenesteområda 6. Årsmelding 2010, Bygdeutvikling s. 62-65. 7. Grensejusteringssak etter matrikkellov (saksgang) 8. Rutiner ved føring av bygg i matrikkelen 9. Rutiner ved føring av adresse i matrikkelen 10. Matrikkeleining utan fullført oppmålingsforretning (saksgang) 11. Feilretting etter matrikkellov (saksgang) 12. Rutiner for krav om innsyn i og / eller utlevering av matrikkelopplysningar 13. Eksempel på dokumentasjon fra grensejusteringssaker, matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27, 34 og 38.
11 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke personer fra Suldal kommune som var direkte involvert i undersøkelsen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Suldal kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Siri Fahlvik Pettersen Rådmann X X X Endre Gjil Bygdeutviklingssjef X X X Jostein Skjelstad Avdeingsingeniør X X X Inge Vandvik Avdelingsingeniør X X X Hilde Bergjord Rådgiver X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Finn Isaksen, Audun Bruflot og Anders Fekjær med sistnevnte som tilsynsleder.