Saksfremlegg Arkivsak: 09/4062-1 Sakstittel: BINGSFOSSHALLEN I SØRUM KF - RENHOLDSAVTALE K-kode: 037 Saksbehandler: Stein Kristian Andersen Innstilling: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF gis ikke tillatelse til å si opp avtalen med Sørum kommunale eiendomsselskap KF om utførelse av renholdstjenester. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF har bedt om kommunestyrets tillatelse til å si opp avtalen med Sørum kommunale eiendomsselskap KF om utførelse av renholdstjenester. Vedlegg: 1. Møteprotokoll fra styremøte i Bingsfosshallen KF 17.09.2009 2. Saksframlegg til sak 20/09 i styremøte 17.09.2009 i Bingsfosshallen KF 3. Notat datert 25.09.2009 fra Sørum kommunale eiendomsselskap KF Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Avtale om utførelse av renholdstjenester mellom Sørum kommunale eiendomsselskap KF og Bingsfosshallen i Sørum KF. Saksutredning: Bakgrunn for saken: I tillegg til ordinært renhold på dagtid har Bingsfosshallen i Sørum KF behov for renhold av lokaler og utstyr etter arrangementer på kvelds- og helgetider. Ihh til saksframlegg til styret er dette renhold som utføres eller bekostes av vedkommende arrangør. I tillegg kommer behov for periodisk renhold av tak, tribuner og sceneteppe. Styret i Bingsfosshallen KF har i sak 20/09 bedt om kommunestyrets tillatelse til å si opp avtalen om utførelse av renholdstjenester med Sørum kommunale eiendomsselskap KF og legge sitt renholdsbehov ut på anbud. Saksopplysninger: Daglig renhold av Bingsfosshallen utføres i samsvar med konsumprisregulert fastprisavtale mellom de to foretakene. Renhold av tak, tribuner og sceneteppe avtales og faktureres særskilt. Sørum kommunale eiendomsselskap KF utfører alt renhold i Sørum kommunes bygg. Arbeidet utføres med egne ansatte. Ordningen er en videreføring av den ordningen som gjaldt før foretakene ble opprettet, da eiendomsavdelingen i servicesenteret organiserte renholderne. Ved opprettelsen av foretakene ble det uttrykkelig presisert fra kommunestyrets side at opprettelse av foretak ikke var et tiltak for å fremme konkurranseutsetting eller privatisering av kommunale arbeidsoppgaver. Dette er bakgrunnen for at det i avtalen om utførelse av renholdstjenester er tatt inn bestemmelse om at oppsigelse av kontrakten krever kommunestyrets vedtak.
Forhold til eksisterende plandokumenter: I Handlingsprogram med økonomiplan 2010-2013 for begge fortakene er det implisitt lagt til grunn at eksisterende avtale om utførelse av renholdstjenester skal videreføres. Forhold til gjeldende vedtak: Ved opprettelsen av foretakene ble det lagt til grunn at renholdstjenester i kommunale bygg skal utføres av Sørum kommunale eiendomsselskap KF. Prinsippet er videreført ved alle senere økonomiplan- og årsbudsjettbehandlinger. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Drift, vedlikehold: Bærekraftig utvikling: Konkurranseutsetting av kommunale tjenester vil kunne være til skade for det trepartssamarbeidet som er en betydelig bidragsyter til en fortsatt bærekraftig utvikling av kommuneorganisasjonen. Bemanningskonsekvenser: Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? nei Alternative løsninger: Kommunestyret kan gi styret i Bingsfosshallen i Sørum KF tillatelse til å si opp renholdsavtalen med Sørum kommunale eiendomsselskap KF slik at styret kan legge dette arbeidet ut på anbud etter reglene i Lov om offentlige anskaffelser og i samsvar med kommunestyrets forutsetning fra sak 63/05 om at alle som arbeider for Sørum kommune skal ha norske lønns- og arbeidsvilkår. Vurdering: Etter rådmannens vurdering bør en mulig innsparing ved å legge renholdstjenestene i Bingsfosshallen i Sørum KF ut på anbud veies opp den negative effekten som en slik konkurranseutsetting av kommunale arbeidsoppgaver kan få på det årelange partssamsamarbeidet mellom politikk, administrasjon og fagforeninger. Utskrift av saken til: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF, ved daglig leder Styret i Sørum kommunale eiendomsselskap KF, ved daglig leder Sørumsand, den 6. oktober 2010 Rannveig E. Eidet, rådmann
Vedlegg 1 Møteprotokoll SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Utvalg: Møtested: Møtedato: Styret for Bingsfosshallen i Sørum KF Bingsfosshallen 17.09.2009 Møtetidspunkt: kl 19-20 Følgende representanter møtte: Ivar Egeberg, Styreleder Senterpartiet Anette Carnarius Elseth, FrP Helge Seiertun, Sørum Kulturforum Kjell Hulby, Sørum Idrettsråd Følgende representanter hadde forfall: Følgende vararepresentanter møtte: Følgende representanter møtte ikke: Randi Michaelsen, Ap Møtet ble ledet av Ivar Egeberg Av 5 representanter møtte 4, inkludert møtende vararepresentanter. Underskrifter: Ivar Egeberg Anette Carnarius Elseth Helge Seiertun Kjell Hulby Dette ble diskutert: Styreleder informerte om endringen i styresammensetningen og vedtektene for Bingsfosshallen i Sørum KF som var blitt vedtatt av Kommunestyret 2. September 09. Sak 09/1403-4. Rådmannens representant, kultursjef Erik Vea, går ut. Ny sammensetning i styret er tre representanter valgt av kommunestyret og to representanter fra kulturlivet i Sørum
Kommune, fortrinssvis en fra Idrettsrådet og en fra Kulturforum.Som ny styrerepresentant ble Randi Michaelsen Ap valgt. Sten Magne Berglund ble valgt som vararepresentant. Styreleder informerte om vedtaket i Kommunestyret 2. September 09. Sak 08/4299-6. Kommersielle inntekter i Bingsfosshallen. Vedtak: 1. Avtale om rett til å disponere reklameplass mellom Bingsfosshallen og annonsør godkjennes. 2. Avtale om formidling av reklameplass i Bingsfosshallen mellom Bingsfosshallen og formidler godkjennes. 3. Retningslinjer for salget godkjennes. 4. Følgende endring foretas i fordelingsnøkkelen: Hallen 20.000 og Formidler 10.000. Daglig leder sender et brev for kort å informere Idrettsrådet og Kulturforum om vedtaket. Styreleder tar kontakt med Idrettsrådet og Kulturforum og drøfter saken. Deretter forfatter styreleder daglig leder et tilbudsbrev til lag og foreninger. Daglig leder gikk gjennom situasjonsrapporten som ble drøftet og tatt til etterretning. Daglig leder gikk gjennom Resultatrapporten som ble drøftet tatt til etterretning. Daglig leder gikk gjennom månedlig budsjettoppfølging for august som ble drøftet og tatt til etterretning. Kommentarer til postene var: 66 posten er økt med kr 175.000 for å finansiere innsetting av glass i lydskilleveggene på galleriet. Kr 100.000 kommer fra Kommunens disposisjonsfond og kr 75.000 fra Bingsfosshallens disposisjonsfond. Post 65 er så vidt overskredet grunnet styrevedtak om å bruke kr 58.000 fra disposisjonsfondet til utskifting av utstyr. 67 posten er overskredet grunnet bruk av advokat til utforming av kontrakt i Sak 08/4299. Kommentarene legges inn på den månedlige budsjettoppfølgingen. Møteliste for høsten er torsdag 22. Oktober og torsdag 26. November. Begge dagene kl 19.00 i Bingsfosshallen. Sakliste Utvalgsaknr. Arkivsaknr. Tittel 19/09 09/3807 GODKJENNING AV REFERAT 16.06.09 20/09 09/3808 RENHOLDSAVTALE
Sak 19/09 Sakstittel: GODKJENNING AV REFERAT 16.06.09 Behandling: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet referatet og godkjente det slik det forelå. Vedtak: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF godkjente møteprotokollen slik den forelå Sak 20/09 Sakstittel: RENHOLDSAVTALE Behandling: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet saken. I henhold til renholdsavtalen mellom Bingsfosshallen og Sørum Kommunale Eiendomsselskap av 18.12.2006 pkt. 3, kreves det et Kommunestyrevedtak for en oppsigelse av kontrakten.. Styret ble enige om å be Kommunestyret godkjenne en oppsigelse av renholdsavtalen med Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en eventuell anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. Vedtak: Styret i Bingsfosshallen vedtok å innstille overfor Kommunestyret en oppsigelse av renholdsavtalen mellom Bingsfosshallen i Sørum KF og Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF av 18.12. 2006. Dette for å kunne fremme en eventuell anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. Saken oversendes Kommunestyret for vedtak og Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF til orientering.
SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 20/09 Vedlegg 2 Sakstittel: RENHOLDSAVTALE Arkivsaknr: 09/3808 Saksbehandler: BING//ELGRA Ellen Margrete Graarud K-kode: 080 Saksnummer Utvalg Møtedato 20/09 Styret for Bingsfosshallen i Sørum KF 17.09.2009 Administrasjonens innstilling: Styret i Bingsfosshallen innstiller på å si opp kontrakten Bingsfosshallen i Sørum KF har om renholdstjenester fra Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. Styrets vedtak oversendes Kommunestyret for godkjenning av oppsigelse av renholdsavtale.. Tidligere behandlinger:
Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/3808-1 Sakstittel: RENHOLDSAVTALE K-kode: 080 Saksbehandler: Ellen Margrete Graarud Innstilling: Styret i Bingsfosshallen innstiller på å si opp kontrakten Bingsfosshallen i Sørum KF har om renholdstjenester fra Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. Styrets vedtak oversendes Kommunestyret for godkjenning av oppsigelse av renholdsavtale.. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Oppsigelse av renholdskontrakt for inngåelse av ny renholdsavtale Vedlegg: Avtale om utførelse av renholdstjenester av 18.12.2006, utdelt på møtet Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Møteprotokoll av 28.04.2009, under Dette ble drøftet, pkt 2.a. Økonomiplan for Bingsfosshallen i Sørum KF 2010-2013 Saksutredning: Bakgrunn for saken: Under behandlinger til Økonomiplan for Bingsfosshallen i Sørum KF ble det lagt vekt på viktigheten av å få ned kostnadene og få opp inntektene for å få innfridd budsjettmålene i planen. Ett av tiltakene er å se på mulighetene for å få ned renholdskostnadene. Saksopplysninger: Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF avtale om renholdstjenester inneholder renholdsartikler og toalettartikler og en renholdet på 70% på dagtid for kr 531.556 i 2009. En fast pris som justeres etter KPI. Det må betales ekstra for blant annet nedvask av innvendig tak, rens av tribuner og sceneteppe. De reelle renholdskostnadene for Bingsfosshallen vil i 2009 bli over kr 570.000,- Bingsfosshallen har i tillegg til daglig renhold behov for renhold av lokaler og utstyr etter arrangementer på kvelds- og helgetider. Arrangører må i dag utføre dette selv eller bestille vask fra en dugnadsgjeng via Bingsfosshallen. Det kunne være ønskelig å se på andre renholdsmodeller og kostnadsløsninger enn dagens ved å se dag- kvelds- og helgerenholdet under ett. Med dagens bruk og antagelig fremtidig merbruk av hallen, ser man at det har vokst frem et mer fleksibelt behov for regulert renhold enn fra kl 06.00-11.15 mandag fredag. Forhold til eksisterende plandokumenter: Økonomiplan for Bingsfosshallen i Sørum KF 2010-2013
Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ukjent Drift, vedlikehold: Ukjent Bærekraftig utvikling: Hensikten med en ny avtale er å få ned renholdskostnadene ved å se dag- kvelds-og helgerenholdet under ett. Bemanningskonsekvenser: Ukjent Alternative løsninger: 1. Styret i Bingsfosshallen kan innstille på å si opp kontrakten Bingsfosshallen i Sørum KF har om renholdstjenester fra Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. 2. Styret kan innstille på å beholde dagens renholdsavtale med Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF Vurdering: Samarbeidet, kvaliteten og servicen som Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF gir Bingsfosshallen i det daglige renholdet er svært god, noe som daglig leder også har uttrykt overfor renholdsleder v/eiendomsforetaket. Men Bingsfosshallen er i tillegg til å være gymsal for to skoler på dagtid, også en flerbrukshall med et større behov for renhold. Det er mange aktører inne i løpet av året og disse utøver et mer eller mindre renhold som gir ekstraarbeid for den faste renholder. Daglig leder bruker mye tid på å lære opp tilfeldige arrangører som ønsker å utføre renholdet selv. Det er mellom annet utstyr i hallen så som 1000m2 gulvmatter som ikke skal moppes, men som må maskinvaskes og hvor det er viktig at arrangør er opplært og etterettlig. Man møter også mange aktører som ønsker å betale for renholdet og hvor det er viktig hvem de bruker. Det er også perioder og dager i uken hvor det på grunn av bruken er et større behov for vask av parketten i hallen på ettermiddagstid enn kl 06.00 om morgenen eller kanskje behov for begge deler. Eller det kan være dager hvor man har behov for renhold av tribuner-/annet på ettermiddagstid fordi hallen ellers er opptatt av brukere. Dagens renholdsavtale oppleves som altfor rigid og kostbar i forhold til det Bingsfosshallen har behov for. Det er også vanskelig for daglig leder å få hjelp til opplæring av arrangører, ikke på grunn av manglende vilje fra renholder, men fordi arrangører nødvendigvis ønsker dette på kveld- og helgetid. Daglig leder ser et stort behov for å kunne knytte renholder sterkere inn i et samarbeid til døgndriften av hallen. Det har vært uttrykt et ønske fra styret om å knytte lag og foreninger nærmere til driften av hallen. Med nødvendig opplæring og utstyr kunne dette vært en modell å se nærmere på. Andre løsninger kan være å ha en fast renholder på Bingsfosshallen som i tillegg til det daglige renholdet, kunne ytt hjelp til arrangører på kveldstid og helger mot betaling. Daglig leder innstiller derfor på alternativ 1 om å si opp kontrakten Bingsfosshallen i Sørum KF har om renholdstjenester fra Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale
Notat Vedlegg 3 Til: Fra: Rådmannen v/ eiersekretæriatet Sørum kommunale eiendomsselskap KF Kopi til: Dato: 25.9.2008 Emne: Sak 20/09 Renholdsavtale arkivsaknr.: 09/3808 Til godkjenning før Til behandling den Kommentarer ønskes før Rådmannen ønsker uttalelse på sak 20/09 fra Bingsfosshallen i Sørum KF. Det er hyggelig at Bingsfosshallen er fornøyd med renholdstjenestene som SK Eiendom leverer og vi ønsker selvsagt å levere dette også i framtiden. Våre leveranser omfatter renhold som gis i ordinær arbeidstid i ukedagene inklusiv alt av utstyr og papir/såpe. Ved en eventuell anbudsinnhenting er det viktig å være klar over flere momenter. I kontrakten er det ikke kun lønn og såpe/papir som inngår. Andre kostnader er maskiner og utstyr som er nødvendig til renholdsdriften samt personalbehandling/administrasjon. Det vil ved en anbudsinnhenting tilfalle ledelsen i Bingsfosshallen oppfølgingen av de eksterne kontraktene som måtte inngås. Alt av utstyr som er nødvendig for renholdsdriften må også tas med i anbudet. Konklusjon: SK Eiendom KF ønsker å videreføre dagens avtale. Hvis avtale med annen leverandør ønskes, må anbudsgrunnlag utarbeides av andre enn SK Eiendom KF. Utstyr til renholdsdriften må erstattes av en eventuell ny tilbyder. All oppfølging av en ny renholdskontrakt vil tilfalle Bingsfosshallen i Sørum KF.