Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Styre Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Møtedato 14.12.2017 Møtested Gardermoen Park Inn Tid 09.00 13.00 Møteleder Steinar Marthinsen Referent Anita Østlund Referatdato 14.12.2017 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør Øst RHF Bente Aae, styrets nestleder, Helse Vest RHF Anne-Cathrine Braarud, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Kristine Torve, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Geir Henning Joten, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Jan Vilnes, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Rune Bye, observatør, KS Forfall: Trond M. Elsbak, styremedlem, Helse Nord RHF Paul M. Gundersen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Fra Administrasjonen deltok: Lars Erik Tandsæther, Administrerende direktør, HDO Ketil Are Lund, Direktør virksomhetsstyring og strategisk utvikling, HDO Anita Østlund, Avd.leder for Drift og endringer, HDO Innkalling og saksliste ble godkjent. 1
Saker som ble behandlet: Sak 48-2017 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 23. oktober 2017 Protokollen fra styremøtet 23. oktober 2017 fremlegges. 1. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 23. oktober 2017. Sak 49-2017 Virksomhetsrapportering Følgende områder ble fremlagt under virksomhetsrapporten: Økonomi, administrasjon og HR Drift og brukerstøtte av kontrollrom, radioterminaler, nødnett og nasjonalt legevaktsnummer Kunde- og tjenesteforvaltning Nødnett innføring Øvrige prosjekter Administrerende direktør er fornøyd med det økonomiske resultatet hittil i 2017. Kostnadene er vesentlig lavere enn budsjettert, og investeringer er noe lavere enn budsjettert. Utfordringene med å avklare endelig budsjett for 2017 har medført at HDO har holdt igjen å initiere noen aktiviteter, samtidig som omorganisering internt i justissektoren påvirket felles initiativ mellom nødetatene, noe som også medførte redusert kostnadspådrag i første halvår ifht budsjett. Gjennom 2.halvår har administrerende direktør jobbet med å få initiert de riktige tiltak for gjennomføring videre inn i 2018. Akkumulert omsetning pr. november er 147,2 mnok mot budsjett på 182,8 mnok. Budsjettavvik på 35,6 mnok skyldes at HDO har brukt lengre tid på å få initiert de nødvendige investeringsprosjektene, noe som medfører et redusert forbruk av investeringsmidler og kjøp av eksterne tjenester enn planlagt. Det har også vært mindre behov for å kjøpe eksterne tjenester enn planlagt. Dette siden HDO har prioritert å bruke egne ressurser i de tilfeller det har vært behov for fysisk tilstedeværelse på kontrollrom. HDO har også greid å utnytte egne interne ressurser på en god måte for å redusere kjøp av eksterne tjenester. Prosjekt retrofit har blant annet brukt 10,5 mnok mindre enn budsjettert, blant annet ved å kunne redusere eksternt tjenestekjøp. Administrerende direktør gjør oppmerksom på at virksomhetsrapporten har blitt oppdatert etter utsendelse av styrepapirene vedr. brukerfinansiering fra kommunehelsetjenesten. Dette legges inn i styrepapirene på AdminControl. Administrerende direktør har mottatt avslag på søknad om MVA kompensasjon for kommuneandel, ifht statlig kompensasjonsordning for nøytral moms fra Helsedirektoratet. HDO har fremdeles ikke mottatt innstilling fra Finansdepartementet vedrørende denne problematikken. Administrerende direktør jobber kontinuerlig for å forbedre kvaliteten på leveranser fra leverandøren, slik at innmeldte feil blir rettet og at forbedringer i kontrollromsløsningene kommer på plass. Antall åpne saker ved månedsslutt viser en positiv nedadgående trend, men administrerende direktør er opptatt av at leverandøren følges opp tett videre. Innføringen av nødnett er ferdigstilt. Siste kontrollrom ble levert til drift torsdag 2. november 2017, og HDO har nå 190 kontrollrom i drift. Administrerende direktør har tatt initiativ for å markere ferdigstillelsen av prosjektet. Prosjekt Retrofit er planlagt ferdigstilt i 2017, og dette sikrer at hele landet er på samme tekniske løsning. Pga. nødvendige avklaringer vedrørende valg av løsninger og gjennomføring av nødvendige risiko- og sårbarhetsvurderinger vil 7 kontrollrom ferdigstilles på ny løsning i 2018. Plan for dette utarbeides i samarbeid med kundene. 2
Administrerende direktør er godt fornøyd med framdriften i arbeidet med informasjonssikkerhet i HDO. Arbeidet med å dokumentere styringssystem for informasjonssikkerhet og å innføre reviderte prosesser, dokumenter og retningslinjer i HDO innen utgangen av året pågår. De to første månedene i 2018, vil bli brukt til interne revisjoner og koordineringer, slik at eventuelle nødvendige justeringer og støtte blir gjort for å sikre et tilfredsstillende resultat. Administrerende direktør ser at informasjonssikkerhet vil påvirke HDO på flere områder i 2018, og har tatt initiativ for å sikre en god styring av dette området videre. Blant annet vil det være sentralt for HDO å kunne vise at data håndteres iht «norm for informasjonssikkerhet», og det nye EU direktivet om personvern som trer i kraft 25.mai 2018. Sykefraværet har vært for høyt ifht den målsetning HDO har, men er vesentlig redusert i siste periode. En del nye forebyggende HR-tiltak er iverksatt. Det er ikke noen indikasjoner som peker på at vesentlige deler av sykefraværet er arbeidsrelatert. I en organisasjon av HDOs størrelse skal det få sykemeldinger til, før prosentvis andel blir stor. 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning. Sak 50-2017 Budsjettinnspill 2018 Administrerende direktør redegjorde for hvordan innspill til budsjett tar utgangspunkt i Økonomisk langtidsplan for HDO 2018-2021, behandlet av Styret i HDO HF 15.mars 2017 (sak 12-2017). Budsjettsaken tar også utgangspunkt i sak 38-2017 Budsjettinnspill HDO HF 2018 i styremøtet 31.august 2017. Budsjett for 2018 er satt opp basert på planlagt bemanning, lønns- og driftskostnader og investeringer. Budsjettet sammenlignes mot ØLP og tar for seg estimert finansieringsbehov, med fordeling på kunde- og eierfinansiering. Budsjett 2018 har følgende forutsetninger: Driftskostnader i 2018 er inflasjonsjustert med 2 %. Lønnskostnader i 2018 er inflasjonsjustert med 2,7 % i forbindelse med forventet lønnsoppgjør. Det forutsettes at kommunene får MVA fradrag for driftskostnader som er knyttet til kommunehelsetjenesten. Dette er fremdeles under avklaring, og HDO venter på en tilbakemelding fra Skattedirektoratet samt en anbefaling på hvordan denne MVA nøytral ordningen skal håndteres. Eventuelle økonomiske konsekvenser vil kun påvirke kommunehelsetjenesten. Budsjettet er basert på vedtatte oppdrag for HDO HF pr. nå og inkluderer ikke eventuelle nye oppgaver som ennå ikke er besluttet. Eventuelle kostnader som en følge av nye oppdrag vil derfor komme i tillegg til dette budsjettet. Oppdrag om videre arbeid med Interregional koordinering er ikke mottatt, dette er derfor ikke lagt inn i budsjett 2018. Budsjettet inkluderer nødvendig utskifting av utstyr som HDO eier og forvalter. HDO finansierer investeringen av anskaffelser og utskiftning av radioterminaler og kontrollromsutstyr i henhold en årlig plan, og kostnadene belastes den part som bestiller utstyret, med avskrivning over 3 år. Deler av investeringsbudsjett i 2018 er satt opp med beste estimat i og med at flere av disse anskaffelsene er i anbudsprosesser i 2017. Ytterligere detaljering av investeringsbudsjett må utarbeides etter hvert som anskaffelser gjennomføres. Budsjettet forutsetter at supportavtale for kontrollrommene i kommune- og spesialisthelsetjenesten reforhandles innen sommeren 2018. Budsjettet tar ikke høyde for eventuelle endringer i kostnader i denne. Budsjettet inkluderer ikke finansiering av eventuelle fellesfunksjoner, aktiviteter eller prosjekter i regi av andre juridiske enheter (f.eks. i Direktoratet for Samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)). HDO fikk 12.juni 2017 i brev fra Helse Sør-Øst RHF (deres ref. 17-4-2) i tilleggsoppdrag å levere tjenesten «Drift av nasjonalt hjertestarterregister». Dette oppdraget har ikke vært reflektert i oppdragsdokumenter til HDO, og ikke hensyntatt i økonomisk langtidsplan (ØLP). Innspill til budsjett 2018 inkluderer drift av hjertestarterregister. Driften av hjertestarter registeret faktureres Oslo universitetssykehus HF (Nakos), ihht dialog med Helse Sør-Øst RHF (ref. e-post fra Helse Sør-Øst RHF av 7.september 2017). 3
1. Styret godkjenner fremlagt budsjett for HDO HF 2018 på 186,1 mnok. Sak 51-2017 Risiko, internkontroll og avvik Administrerende direktør la frem status ifht risiko, internkontroll og avvik i HDO pr. november. Administrerende direktør vurderer det slik at HDO jobber kontinuerlig med å håndtere selskapets risiki. Risikoregisteret videreutvikles kontinuerlig og brukes som grunnlag for bl.a. virksomhetsplan og statusrapportering, samt underlag til budsjettprosess og økonomisk langtidsplan. Risikoregisteret benyttes i den enkelte avdeling, og benyttes til minimum månedlig gjennomgang med ledergruppen. Administrerende direktør mener at arbeidet med risikovurderinger og internkontroll viser en ytterligere modning. Arbeid med risikovurderinger krever kultur- og kompetansebygging, samt bevisstgjøring i hele organisasjonen. Spesielt vil ivaretakelse av eierskap og forvaltningsansvar stadig utfordre HDOs organisasjon og styringssystem. Det er derfor viktig at HDOs evne til å styre sin virksomhet basert på risikovurderinger og internkontroll viser en kontinuerlig utvikling og modning. Administrerende direktør tydeliggjør dog viktigheten av å styre risiko og internkontroll på et nivå tilpasset HDO størrelse, kompleksitet, organisasjon og bemanning. Dette betyr i effekt at HDO må være bevisst på antallet, og også omfanget av, internkontrollaktiviteter som iverksettes i 2018. 1. Styret tar saken til orientering og er godt fornøyd med det arbeidet som gjøres knyttet til risiko, internkontroll og avvik. Sak 52-2017 ADs orientering Administrerende direktør redegjorde for følgende saker i møtet: Tilsyn nødnett Besøk fra HOD, e-helseavdelingen Anbefaling fra direktoratet for e-helse Seminar om neste generasjons nødnett Program styreseminar Årshjul for oppfølging av felleseide selskaper 2018 Brukerbetaling i nødnett Status for nøytral mva for kommunene 1. Styret tar ADs gjennomgang til orientering. Sak 53-2017 Årsplan Styresaker Årsplanen for styresaker ble fremlagt. 1. Styret tar saken til orientering. 4
Styreleders orientering Styreleder orienterte om et møte med DSB v/ direktør Cecilie Daae. Eventuelt Administrasjonen informerte kort om neste generasjon nødnett (NGN). 5
Gardermoen, 14. desember 2017 Bente Aae Nestleder Paul M. Gundersen Trond M. Elsbak Anne-Cathrine Braarud Geir Henning Joten Kristine Torve Jan Vilnes Steinar Marthinsen Styreleder Anita Østlund Styresekretær 6