Voss kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Voss tinghus Dato: 21.08.2015 Tidspunkt: 09:30 14.45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Oddvar Martin Jansen Leiar FRP Siv Anita Jønsson Nestleiar AP Bjarne Gjerme Medlem KRF Tore Eikeland Medlem R Audhild Rygg Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Stilling Torbjørg Austrud Kommunalsjef, Tekniske tenester, sak PS 27/15 Jon Spilo Prestegard Leiar bygg og eigedom, sak PS 27/15 Helene Stråtveit Verksemdscontroller, sak PS 28/15 Eilev Aalvik Økonomisjef, sak PS 28/15 Odd Jakob Storebø Revisjonssjef IHR Linda Præstiin Forvaltningsrevisor IHR, sak PS 30/15 og PS 33/15 Roald Breistein Hordaland fylkeskommune, Sekr. for kontrollutvalet Oddvar Martin Jansen utvalsleiar Roald Breistein utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 25/15 PS 26/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 27/15 Presentasjon av Bygg og eigedom 2014/364 PS 28/15 Kvartalsrapport for 2. kvartal 2015 - Rådmannen orienterer 2014/2 PS 29/15 Byggjerekneskap rehabilitering av Voss ungdomsskule - midtfløyen - Uttale frå kontrollutvalet PS 30/15 Forvaltningsrevisjon kommunale innkjøp i Voss kommune - Revisjonsrapport 2014/30 2014/416 PS 31/15 IHR presenterer revisjonsstrategi 2015 og rekneskapsrevisjonen så langt 2014/2 PS 32/15 Budsjett 2016 for kontroll og tilsynsarbeidet i Voss kommune 2014/11 PS 33/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon 2014/12 PS 34/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/9 PS 35/15 Referatsaker RS 33/15 Avgjersle i KOFA som gjeld Voss kommune 2014/4 RS 34/15 RS 35/15 RS 36/15 RS 37/15 Vedtak i KST 21.5.15 årsmelding og årsrekneskap Voss idrettshall KF Vedtak i KST 21.5.15 Årsmelding og årsrekneskap Voss kommune 15/01681-3 - Vedtak KST, 21052015, Sak 36/15, Val av kontrollutvalet hausten 2015 15/01409-1 - Tilbakemelding til Arbeidstilsynet etter tilsyn Kommunalavdeling oppvekst 2014/2 2014/2 2014/387 2014/4 RS 38/15 ECM analyse 2014/2 RS 39/15 RS 40/15 ad Prosedyre for bruk av bil- og sjåførkort for fylling av drivstoff Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for 2016 2014/2 2014/192 RS 41/15 Brev frå KPMG 28.5.15 til Tysnes om hablitetsvurdering 2014/200 RS 42/15 Notat frå Thommessen dagsett 12.6.15 om hablitetsvurdering 2014/200 2
RS 43/15 Oppfølging selskapskontroll Hardangerbrua frå Hordaland fylkeskommune 2014/379 RS 44/15 Handlingsplan Hardangerbrua 2014/379 RS 45/15 Innkalling til generalforsamling i Voss Eigedom AS 2014/13 RS 46/15 Innkalling til generalforsamling Voss energi AS 2014/13 RS 47/15 Vedtak i KST 18.6.15 varslingssak i Voss kommune 2014/396 RS 48/15 PS 36/15 Vedtak i KST 18.6.15 Tilstandsrapport for grunnskulen i Voss kommune 2014 Eventuelt 2014/4 PS 25/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Forslag til sakliste og innkalling vart samrøystes vedteke. PS 26/15 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Møteprotokoll frå forrige møte vart samrøystes vedteke. PS 27/15 Presentasjon av Bygg og eigedom Informasjonen vert teken til orientering. Kommunalsjef, Torbjørg Austrud, og einingsleiar Bygg og Eigedom, Jon Spilo Prestegard, presenterte verksemda i Bygg og Eigedom og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. 3
PS 28/15 Kvartalsrapport for 2. kvartal 2015 - Rådmannen orienterer informasjonen om 2. kvartalsrapport 2015 vert teken til orientering. Verksemdscontroller Helene Stråtveit og økonomisjef Eilev Aalvik presenterte 2. kvartalsrapport 2015 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kvartalsrapporten vart lagt fram for utvalet på papir i møtet. vart samrøystes vedteke. Informasjonen om 2. kvartalsrapport 2015 vert teken til orientering. PS 29/15 Byggjerekneskap rehabilitering av Voss ungdomsskule - midtfløyen - Uttale frå kontrollutvalet Forslag til uttale 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå IHR og tar dei til etterretning 2. Kontrollutvalet har merka seg at det i byggjerekneskapen ikkje er gjort greie for kva som er årsaken til det store avviket og det vil vera ei føremon om ein i framtida kan finne fram til rutinar som sikrar at dette skjer. 3. Kontrollutvalet ber om at denne uttalen vert lagt ved saka til kommunestyret 3.9.2015 Etter felles diskusjon kom kontrollutvalet fram til slikt ekstra punkt 3 i uttalen: Kontrollutvalet registrerer at det ikkje er gjort greie for det store meirforbruket og at det heller ikkje er levert evalueringsrapport som ein del av denne prosjektrekneskapen, jf vedlegg til økonomireglementet. Kontrollutvalet ønskjer også at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for kva som er årsaken til det store meirforbruket i byggjeprosjektet rehabilitering av Voss ungdomsskule spesialromsfløyen. Etter dette vart slikt vedtak og uttale samrøystes vedteke. Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for kva som er årsaken til det store meirforbruket i byggjeprosjektet rehabilitering av Voss ungdomsskule spesialromsfløyen. Uttale: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjonane frå IHR og tar dei til etterretning. 2. Kontrollutvalet har merka seg at det i byggjerekneskapen ikkje er gjort greie for kva som er årsaken til det store avviket og det vil vera ei føremon om ein i framtida kan finne fram til rutinar som sikrar at dette skjer. 3. Kontrollutvalet registrerer at det ikkje er gjort greie for det store meirforbruket og at det heller ikkje er levert evalueringsrapport som ein del av denne prosjektrekneskapen, jf. vedlegg til økonomireglementet. 4. Kontrollutvalet ber om at denne uttalen vert lagt ved saka til kommunestyret 3.9.2015 4
PS 30/15 Forvaltningsrevisjon kommunale innkjøp i Voss kommune - Revisjonsrapport Forslag til innstilling På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Kommunale innkjøp i Voss kommune, ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. Setje ned ei bredt samansett gruppe tilsette på tvers av avdelingar, som er involvert i innkjøp, for å vurdere korleis innkjøp i kommunen, i eit bredt perspektiv, kan verta organisert meir føremålstenleg. Det vil sei at føresetnadane for at organiseringa skal kunne fungere, bør vera på plass. 2. Tydeleggjera ansvaret for policy og rutinar samt ansvaret for kontrollar for å sikre etterleving av prosesskrav og avtalar som kommunen har inngått. 3. Utarbeide skriftlege overordna instruks for innkjøp 4. Utarbeide ein innkjøpsstrategi 5. Sikrar at dei som skal gjennomføre avrop på rammeavtalar har tilgang til gjeldande rammeavtalar. 6. Inngå flest mogeleg rammeavtalar 7. I større grad etablerer rutinar for å sikra at kommunen følgjer anskaffingsregelverket og inngåtte rammeavtalar. 8. Implementerer e-handel snarast mogeleg. 9. Etablerer rutinar for opplæring som sikrar at involverte i innkjøp har naudsynt kompetanse 10. At leiarane må utarbeide ein plan for større anskaffingar i budsjettåret. 11. Tydeleggjere kor viktig det er at konkurransegrunnlaget er i samsvar med anskaffingsregelverket. 12. Å melde attende til kontrollutvalet innan 1.11.2015 kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kontrollutvalet har ansvar for å følgje opp at tilrådingar som er vedteke av kommunestyret vert følgd opp. Forvaltningsrevisor Linda Præstiin og revisjonssjef Odd Jakob Storebø presenterte resultatet av den gjennomførte forvaltningsrevisjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ønskjer at IHR får 15 minuttar til å presentere rapporten for kommunestyret 3.9.15. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Kommunale innkjøp i Voss kommune, ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. Setje ned ei bredt samansett gruppe tilsette på tvers av avdelingar, som er involvert i innkjøp, for å vurdere korleis innkjøp i kommunen, i eit bredt perspektiv, kan verta organisert meir føremålstenleg. Det vil sei at føresetnadane for at organiseringa skal kunne fungere, bør vera på plass. 2. Tydeleggjera ansvaret for policy og rutinar samt ansvaret for kontrollar for å sikre etterleving av prosesskrav og avtalar som kommunen har inngått. 3. Utarbeide skriftlege overordna instruks for innkjøp 4. Utarbeide ein innkjøpsstrategi 5. Sikrar at dei som skal gjennomføre avrop på rammeavtalar har tilgang til gjeldande rammeavtalar. 6. Inngå flest mogeleg rammeavtalar 7. I større grad etablerer rutinar for å sikra at kommunen følgjer anskaffingsregelverket og inngåtte rammeavtalar. 8. Implementerer e-handel snarast mogeleg. 9. Etablerer rutinar for opplæring som sikrar at involverte i innkjøp har naudsynt kompetanse 10. At leiarane må utarbeide ein plan for større anskaffingar i budsjettåret. 11. Tydeleggjere kor viktig det er at konkurransegrunnlaget er i samsvar med anskaffingsregelverket. 5
12. Å melde attende til kontrollutvalet innan 1.11.2015 kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kontrollutvalet har ansvar for å følgje opp at tilrådingar som er vedteke av kommunestyret vert følgd opp. PS 31/15 IHR presenterer revisjonsstrategi 2015 og rekneskapsrevisjonen så langt Kontrollutvalet tar revisjonsstrategien og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2015 frå IHR til orientering. Det vart ikkje nok tid til å handsame denne saka og den vart difor utsett til neste møte. Saka vart utsett til neste møte. PS 32/15 Budsjett 2016 for kontroll og tilsynsarbeidet i Voss kommune Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Voss kommune til vidare handsaming. I samsvar med forskrift for kontrollutval 10 og 13 skal kontrollutvalet i løpet av 2016 utarbeide analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette må det setjast av ekstra midlar til i budsjettet slik det vart gjort i 2012. Det vert difor lagt inn kr. 50.000 i post 13750 Ekstra tiltaksmidlar til lovpålagt arbeid med analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2016. Kontrollutvalet ønskjer vidare at kollonna «Rekneskap pr. 12.8.15» i budsjettforslaget vert skifta ut med «Budsjett for 2014». Med desse endringane vart forslag til vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre, inkludert justeringar som vart gjort i møtet. Budsjettframlegget vert å sende Voss kommune til vidare handsaming. PS 33/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan... 2. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, ressursbruk og tidspunkt for levering av revisjonsrapport. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan 17.09.2015. 4. Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet 08.10.2015. 6
Kontrollutvalet starta drøfting av denne saka, men grunna for lite tid i møte vart ferdiggjering utsett til neste møte. Saka vert utsett til neste møte PS 34/15 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Møte formannskap/plan- og økonomiutval 21.5. og 28.5.15 vart også teke med i gjennomgangen. Etter dette vart desse møteprotokollar gjennomgått i dette møtet: Kommunestyret 23.04., 21.05. og 18.06.2015 Formannskap/plan- og økonomiutval 16.04., 30.04., 07.05., 21.5., 28.5. og 25.06.2015 Utval for miljø og kultur 30.04. og 04.06.2015 Utval for nærings og tiltaksarbeid 28.04.2015 Utval for levekår 05.05.2015 Kraftfondet 28.04. og 16.06.2015 vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 35/15 Referatsaker RS 44/15 Handlingsplan Hardangerbrua Kontrollutvalet ser positivt på at Hardangerbrua AS har sett i verk nokre av tiltaka som går fram av vedtaket i kommunestyret i Voss kommune. På bakgrunn av at det er planlagt at fleire av tiltaka, punkt 1 og 4, skal setjast i verk i samband med hhv. valet hausten 2015 og for rekneskapsåret 2016, ber kontrollutvalet om ny status i form av skriftleg tilbakemelding innan 01.12.2015. Dei andre referatsakene vart tekne til orientering. 7
PS 36/15 Eventuelt Det kom ikkje fram noko under dette punktet. 8